| ORD.: NP 2073 ANT; ORD.DGOP N° 1293 del 28/11/16; ORD.OGOP N° 152 del | 12/02/18; ORD.DGOP N° 372 del | | | 17/04/18. MAT. Instruye uso del Libro de Obra Digital (LOD). INC.: Especificaciones Técnicas LOD. Santiago, 12 OCT 291g DE: LUCAS PALACIOS COVARRUBIAS. ‘SUBSECRETARIO DE OBRAS PUBLICAS SEGUN DISTRIBUCION En relaci6n al proceso de implementacién del Libro de Obra Digital, impulsado Por Ia Direccién General de Obras Publicas y que se encuenita alineado a lo eslablecido por el Presidente de la Republica en lo referente a la Modernizacién del Ministerio de Obras PUblicas y el proyecto de Ley sobre Transformacién Digital Ge! Sector Publice, considerando Io instruide en los ORD.DGOP citados en el antecedente, se hace necesario informar que a partir de Enero 2019, todos los Contratos de obras de infraestructura publica deberdn utizar el Libro de Obra Digital Por ello, se solicita contemplor que las Bases de Licitacién de vuestros respectivos contratos, contengan el uso de esta herramienta, la que debe ser con cargo al Contratista, al igual que el uso de la Firma Electronica Avanzada del residente, En lo que respecta a la Fima Electronica del Inspector Fiscal, deberé ser con Cargo al Servicio, en tanto se concrete el uso de la Firma Elechénica Avanzada dispuesta por MINSEGPRES. Cabe sefialar, que de acuerdo alo establecido en el art. N° 7° de la Ley N°19.79, [08 actos, contratos y documentos de los érganos del Estado, para ser Vallidos, deben ser firmados mediante Firma Electronica Avanzada, Por Tanto se sugiere resaucrdar la integridad de la gestién ministerial utifzando este tipo de firma para todos los efectos que tengan relacién con el uso del Libro de Obra Digital ‘DIRECCION DE AEROPUERTOS 2 18. ACT. 208, Fecha 16 a2A oes. Asimismo, 38 solcita. oficiar a la Diteccién General de Obras Publicas, antes del die 10 de Octubre, consignando el nombre del funcionatio/a que deberd estor Sp Permanente contacto con esa Direccién General, a efectos de coordinar los femas relacionados a la cemecta y efectiva implementacion de la herramienta, Fara ello, deberén informar a Mery Olivares Sagredo, la informactén sefialada al correo: mery.olivares@mop.gov.cl Saluda gtentamente a Usted, MCM/LRS/MOS DISTRIBUCION - Director General de Aguas. Director General de Concesiones. Director Nacional de Vialidad. + Director Nacional de Obras Portuarias (5). + Director Nacional de Obras Hidraulicas (S$). - Director Nacion ). - Director Nacional de Arquitectura (5). - Departamento de Control de Gestién DGOP - Oficina De Partes DGOP Proceso SSD N°12365560Especificaciones Técnicas Libro de Obra Digital (LOD) Este documento contiene las especificaciones técnicas para la contrataci6n del servicio y uso del Libro de Obras Digital (LOD) en los contratos de obras del Ministerio de Obras Piblicas. En una lera_ parte se estipulan los requerimientos minimos para la correcta contratacién ¢ implementacién del servicio por parte del contratista; en la segunda parte se detallan un conjunto de consideraciones para el uso de la herramienta; y, por dltimo, se anexa informacion adicional |. Contratacién del Servicio por parte del Contratista 1. Generalidad del Servicio a Contratar la contratacién © implementaci6n del servicio de Libro de Obra Digital serd de cargo del Contratista, debiendo considerar los costos de ello en sus gastos generales, y consiste en la Provisién de un libro de obras por medio de una plataforma tecnolégica digital con visualizacién web a través de acceso por internet publico. Fl Libro de Obras es un libro que contiene toda comunicacién que el inspector Fiscal (IF) dirija al Contratista en relacién al cumplimiento del contrato, ademés de las anotaciones relativas al desarrollo de un contrato de obras, tales como la resolucién de adjudicacién del contrato, identificacién del inspector fiscal, del profesional residente, subcontratistas que participaron en la Obra con sus correspondientes autorizaciones, especialistas que participaron en el contrato de obra, prevencionista de riesgos, etc. El servicio de LOD deberd ser contratado y dispuesto por el contratista luego de la adjudicacién del contrato de obra y hasta S dias habiles antes de la entrega del terreno, y permanecera abierto hasta la fecha de la recepcién definitiva de la obra, 0 recepcidn tinica si fuese el caso. El Libro de Obras Digital estaré conformado por un libro maestro de carécter unidireccional, que solo podra escribir el Inspector Fiscal, y que contiene las comunicaciones o instrucciones dadas Por él al Profesional Residente de la obra (contratista). Las anotaciones deberdn ser foliadas, con registro de fecha y hora, y suscritas con firma electrénica avanzada. 1 Profesional Residente Podra Unicamente dejar constancia de la lectura de cada folio emitido por el if, también mediante firma electronica avanzada, Ambas partes podran visualizar en tiempo real todo lo que se registre. EILOD estard conformado ademas por todos los libros auxiliares que a juicio del inspector Fiscal sea necesario autorizar, los que serdn bidireccionales y tendrén por finalidad registrar las Comunicaciones entre otros agentes relevantes del contrato. El acceso de esos otros agentes (usuarios) deberd estar sujeta a la aprobacién previa del IF, los que tendran acceso con nombre de usuario y clave.eens £1 LOD deberd implementar el uso de la firma electronica avanzada otorgada por el Ministerio Secretaria General de la Republica (MINSEGPRES) para todo funcionario piiblico que acceda al LOD y que tenga que realizar firmas sobre él, Para usuarios que no sean funcionarios publicos y gue tengan que realizar firma electrénica avanzada en el LOD, estos deberan seguir utilizando la actual modalidad que otorga la aplicacién. Por lo tanto el servicio de LOD deberd otorgar las 2 modalidades de firma electronica avanzada, la que actualmente se utiliza, por medio de tacken y también la nueva otorgada por la MINSEGPRES. Requerimientos Minimos del Servicio ~ _Gapacidad suficiente para almacenar todas las anotaciones con todos sus contenidos, con todos sus vinculos electrénicos, con todos sus archivos adjuntos, con sus firmas electrénicas y {a fecha y hora de proceso de cada anotacién, mientras se desarrolle el contrato. = _ Servicios de mantencién, Housing y Hosting de la plataforma tecnolégica, ~ Periodicidad de respaldo de la informacion, por parte del proveedor del servicio, deberd ser diaria en forma incremental y completa en forma semanal, ~ Mecanismos de autentificacién de usuarios que aseguren la pr Unicidad y seguridad del ingreso de informacién. ~ Mesa de Ayuda para la atencién de consultas y gestién de solucién de posibles problemas, tanto de uso como de fallas de la plataforma. ~ _Gpacitacién a los usuarios en el uso de la plataforma digital (de ser necesaria) ~ _ Firmas electrénicas avanzadas del residente y de su subrogante. = Acceso via nombre de usuario y clave para las demas personas autorizadas por el IF. 7 _ Todas las licencia de uso y servicios complementarios por la duracién efectiva del contrato. ~ ta solucién debe encontrarse operativa y con acceso remoto las 24 horas del dia los 7 dias de a semana, con un uptime minimo de 98,5% promedio medido de manera mensual ~ Una ver escrita la anotacién en el libro, el usuario debe poder pre-visualizar la pagina antes Ge su firma y emisién definitiva, como una instancia de validacién de lo registrado. ~ Un Fespaldo digital mensual que considere todas las anotaciones y documentos adjuntos, clspuesto en el lugar y forma que establezca el Ministerio (se dispone del software Alfresco, Gue es un administrador de contenidos; el respaldo debers ser entregado en un medio digital ue soporte el Ministerio, publicado bajo un ftp seguro). ~ Respaldo digital de toda la informacién al momento del cierre del LOD (en la recepcién definitva de la obra), dispuesto en el lugar y forma que establezca el Ministerio (se dispone del software Alfresco, que es un administrador de contenidos; el respaldo deberd ser entregado en un medio digital que soporte el Ministerio, publicado bajo un ftp seguro). ~ Una ver cerrado el LOD, se deberd poder visualizar en la web por un periodo adicional de 5 afios a través de la misma plataforma tecnoldgica del proveedor del servicio, facidad, confidencialidad, 3. Perfiles de Usuarios El sistema debe soportar Ia utlizacin de distintos perfiles de usuario, permitiendo para cada parte Crear, al menos: un administrador del Libro de Obras Digital Maestro (Inspector Fiscal y Residente de empresa contratista, respectivamente), un administrador suplente, un asistente que genere 2Eee borradores de transacciones para el Libro de Obras Digital Maestro sin capacidad de firmarlos Gigitalmente, un administrador de cada Libro Auxiliar adicional, un perfil de responsable superior con atribucién para modificar a los administradores del contrato; y perfiles limitados a la visualizacién. Debido a que tanto el residente del contratista como el IF pueden ser reemplazados por un delegado o suplente durante el transcurso del contrato, el sistema debe permitir mediante la herramienta de gestién de usuarios, la administraciOn de esta situacién. La solucién deberd, ademas, posibilitar fa incorporacién de otro tipo de usuarios o roles, siempre y cuando éstos se encuentren dentro de lo permitido por la reglamentacidn vigente para el MOP. 4. Confidencialidad de la Informacién Respecto a la informacion que se registre a través del LOD, en cualquiera de sus libros, debe considerarse plena confidencialidad y reserva por parte del adjudicatario del servicio contratado, Ninguna anotacién, anexo, folio, registro, transacciin, dato, archivo o elemento contenido en el LOD puede ser empleado para otros fines que no sean los estrictamente considerados, ni ser entregados a terceros sin el consentimiento escrito del representante del Ministerio para los efectos. Conforme a lo anterior, queda establecido que el Ministerio de Obras Publicas serd el Propietario de toda la informacién contenida en todos los documentos y libros 5. Requerimientos Adicionales Deseados ~ _Envio de notificaciones via email: aviso automético al Profesional Residente de la obra, de cada anotacién hecha y firmada por el inspector Fiscal ~ Capacidad de edicién de texto. ~ El Contratista deberd tener en la obra, a disposicién de todos los usuarios del LOD y de todos aquellos intervinientes autorizados, un computador conectado a internet y con todas las condiciones necesarias que permitan un eficiente y correcto uso del Libro de Obras Digital ~ _Categorizacion de Notificaciones: contar con una categorizacién antes de generar un registro en el Libro de Obras para efectuar resimenes por tipo de instruccidn, |. Principales Consideraciones Respecto del Uso del LOD 1. Generalidades La comunicacién entre las partes se estructurara en base al intercambio de informacién (instrucciones, notas relevantes, documentos adjuntos, consultas y respuestas, etc) contenida en mensajes suscritos con Firma Electrénica Simple o Avanzada, que seran enviados a través de la Plataforma tecnolégica digital contratada. Para esto, tanto el IF como el Profesional Residente deberén poser un dispositive con su Firma Electronica Avanzada y su correspondiente certificado.een Toda documentacién escrita, cursada entre las partes tales como cartas, oficios 0 correos electrénicos, planos o esquemas, planos AAs Built e imagenes, entre otros, se incluiran como archivos adjuntos, anexos al Folio respectivo y deberan estar claramente identificadas. 2. Posibles Tipos de Libros Auxiliares y Periodos de Mantencion Durante el desarrollo del contrato, el IF podré autorizar la apertura de otros libros (libros auxiliares) que operen en la plataforma, a fin de mantener una eficiente comunicacién con otros Intervinientes del contrato. El IF deberd dejar constancia en el Libro de Obras Maestro, tanto de la apertura de otros libros auxiliares, como de los profesionales autorizados para escribir en ellos, quienes deberén actuar mediante usuario y clave. LIBRO DE COMUNICACIONES: Ser mantenido abierto un Libro de Comunicaciones Digital, desde la fecha en que se haya realizado la entrega de terreno al Contratista, hasta la fecha de término de la Obra. LIBRO DE TOPOGRAFIA: Si la Obra contempla el involucramiento de esta especialidad, y cuenta con Asesoria Técnica a la Inspecci6n Fiscal, seré mantenido abierto un Libro de Topografia Digital, desde la fecha mas posterior entre la que se haya realizado la entrega de terreno al Contratista y la de inicio del contrato de Asesoria, hasta la fecha de término de la Obra. LIBRO DE LABORATORIO: Si la Obra contempla la participacién de laboratorista(s) dentro de! equipo del Contratista, y cuenta con Asesoria Técnica a la Inspeccién Fiscal, seré mantenido abierto un Libro de Laboratorio Digital, desde la fecha més posterior entre la que se haya realizado |e entrega de terreno al Contratista y la de inicio del contrato de Asesoria, hasta la fecha de término de la Obra. LIBRO DE PREVENCION DE RIESGOS: Si la Obra cuenta con Asesoria Técnica a la Inspeccién Fiscal, ser mantenido abierto un Libro de Prevencién de Riesgos Digital, desde la fecha més posterior entre la que se haya realizado la entrega de terreno al Contratista y la de inicio del contrato de Asesoria, hasta la fecha de término de la Obra UBRO | MODALIDAD | USUARIOS QUE | TIPODE | PUEDEN ESCRIBIR | RECIBEN INTERVIENEN. FIRMA, ANOTACIONES ELECTRONICA UBRODE | Unidireccional |Z Inspector | Firma Inspector Fiscal | Responsable ‘oBRAS Fiscal (titular | Electrénica | (titularo designado por osubrogante) | Avanzada. | subrogante) el contratista, 2. Responsable designado por el contratistape Beas UBRODE | Bidireccional |i. inspector — | Nombre Inspector Fiscal___| inspector Fiscal COMUNICA Fiscal (titular | usuario | (titular 0 (titular o CIONES ‘osubrogante) | clave. subrogante) subrogante) 2. Responsable designado | Requieren _| Responsable Responsable por el autorizacién | designado por el | designado por contratista. | de IFO. contratista el contratista. 13. Otros usuarios Otros usuarios tras usuarios autorizados autorizados por —_| autorizados por por IFO. IFO, IFO. UBROS | Bidireccional | d.inspector | Nombre Inspector Fiscal__| Inspector Fiscal AUXILIARES Fiscal (titular | usuario | (titular o (titular 0 © subrogante) | clave. subrogante) subrogante) 2. Responsable designado por | Requieren | Responsable Responsable elcontratista. | autorizacién | designado por el __| designado por 3.0tros de IFO, contratista el contratsta, usuarios autorizados Otros usuarios | Otros usuarios por FO. autorizados por | autorizados por IF. LF. OTROS LIBROS DIGITALES: En el caso que la Obra cuente con Asesoria Técnica a la inspeccién ‘scal, el/la Inspector/a Fiscal deberd informar por cualquier medio escrito al Contratista, si se Fequeriré uno o més libros digitales, para abordar la comunicacién atingente a otras especialidades entre Contratista y Asesoria, De ser requerido esto, debera ser acompafiado con los fundamentos que correspondan, y respaldados estos por la autoridad que adjudicé el contrato de Obra. Una vez tramitada la Resolucién de adjudicacién, cuenta con un plazo no superior a 15 dias para solicitar el LOD respectivo, En esta misma comunicacién, el/la Inspector Fiscal deberd ademas informar la(s) fechas) de apertura y cierre. La fecha o fechas de apertura, no podra en ningtin caso ser posterior 2 30 dias de iniciado el contrato, y suls) cierre(s) no posterior a la fecha de término de la Obra. 3. Usuarios Los tinicos usuarios permitidos serdn los siguientes, para los respectivos libros digitales: Libro de Obras: Inspector/a Fiscal y Residente del Contratista. Sélo el/la Inspector/a Fiscal podrs realizar anotaciones y luego firmar; el Residente s6lo podré firmar como también agregar, desea, “Tomé conocimiento’, Libro de Comunicaciones : Inspector/a Fiscal, Residente del Contratista, Residente de la Asesoria, y las personas que visiten la Obra. Las comunicaciones pueden ser entre todos estos usuarios que 5Co Podran ser tanto emisores como receptores de las mismas, excepto el/iaInspector/a Fiscal, quien odrd ser solamente receptor y firmarla Otros libros: Los respectivos profesionales de una misma especialidad del Contratista y de la Asesoria, siendo las especialidades Topografia, Laboratorio, Prevencién de Riesgos, y todas las demas que sean establecidas segtin lo especificado en el punto2, “Otros Libros”. Todos los Profesionales podran realizar anotaciones, en el libro digital respectivo de su especiaidad, Pudiendo actuar como emisor y receptor. Il, Informacién Anexa 1, _Normativa y Reglamentos Aplicables - DS MOP N° 75, de 2004, Reglamento para Contratos de Obras Publicas. ~ Ley N? 19.799, de 2002, del MINSEGPRES (*), Sobre firma electronica ~ 0S N* 26, de 2001 del MINSEGPRES, sobre reserva de los actos y documentos de la Administracién del Estado. ~ 0S N" 81, de 2004 del MINSEGPRES, que aprueba norma técnica para los érganos de la administracién del Estado sobre interoperabilidad de documentos electrénicos. ~ BSN" 77, de 2004 del MINSEGPRES, que aprueba norma técnica sobre eficiencia de las comunicaciones electrénicas entre drganos de la administracién del Estado y entre éstos y los ciudadanos. DS N° 83, de 2005 del MINSEGPRES, que Aprueba norma técnica para los érganos de la administracién del Estado sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electronicos (*) Ministerio Secretaria General de la Presidencia