Optimizacién de Procesos Médulo 2: gCémo intervenir en los procesos? Leccién 2: Mejora de pracesos y creacién de valor UNEGOCIOS FEN-UCHILE ae Ndcteo epucanivoCurso: Optimizacién de Procesos Leccién 2: Mejora de procesos y creacién 4g | ppg uNtcocios Médulo 2: {Cémo intervenir en los procesos? ane FN UCHLt Efectos de transformacién gracias al perfeccionamiento simple Elobjetivo de esta practica es lograr el perfeccionamiento de los procesos por medio de una serie de cambios simples que se pueden efectuar durante la modelacién. Como primera medida debemos considerar los modelos de pracesos actuales y su lista de contingencias. A partir de aqui se abren dos caminos: Pa Hazclic estas iméeenes ora ver los camines, Luego se procede a Ia elaboracién del procedimiento. Aquellos cambios que no se logren incluir, se deben presentar como una lista de oportunidades de mejora. A continuacién revisaremos cada uno de los caminos. LP >)‘A. Por medio de una serie de preguntasCurso: Optimizacién de Procesos Lecci6n Médulo 2: 2Cémo intervenir en los procesos? jejora de procesos y creacion 9 yg de valor Preguntas de facilitacion Alude a una serie de preguntas simples e indagatorias que ayudan a observar diversos aspectos del proceso, que es factible de perfeccionar gracias 2 las respuestas de los participantes. A continuacién se presentan ejemplos de preguntas de faciltacién: 1. scules a lbgica del proceso? 5. 2Se cumple el aspecto normativo? 3 sity corencias evidentis? Se excede el cumplimiento? 3. 3Se puede uniformar el proceso? 6 Su ulliie seropiadarnents ae ‘“ la tecnologta? 4. cExisten controles basicos? . 5 7. Son accesibles los formularios? Se puede agregar autocontrol?, : : 8. ¢En qué ayuda la participacién global en la modelacién?, Luego de esto, el facilitador determina lo que se puede llegar a implementar durante la modelacién, dejando nota de las Oportunidades de Mejora Futura (OMF) que por falta de tiempo, estudio o presupuesto, no se pueden implementar atin. Hor clic an ls preguntas subrayadss para ver las defniciones de cada concept —@-?-s1. eCual es la légica del proceso? El simple paso del tiempo provoca que una serie de definiciones queden obsoletas. Se trata de tareas sin justificacién, pasos innecesarios 0 movimientos improductivos. Por eso es bueno revisar la légica interna del proceso.2. dHay carencias evidentes? Cuando se modela un proceso. por primera vez, encontraremos zonas grises n donde un hacer evidente no se realiza.je puede uniformar el proceso? modela un pr opiniones respecto al hacer por pz los participantes pueden s¢ lo que se debe trabajar con dedicacion4, EExisten controles basicos? éSe puede agregar autocontrol? Los controles basicos son importantes de tener enta en todo momento del como soporte y tribuye a la efic5. éSe cumple el aspecto normativo? éSe excede el cumplimiento? ados por se debe cumplir cumplir “ma: elementos que no han sido requerid6. éSe utiliza apropiadamente la tecnologia? brechas funcion ece la tecnologia que efectivamente se le da. Debe contai on manuales —_actualizado:7. £Son accesibles los formularios? La model tard los formular rdenes de facturacién ormularios debe contar con un der al8. cEn qué ayuda la participacién global en la modelacién? Cuando se lleva a cabo la modelacién integrando a los diversos estamentos wolucrados, se incrementa la modelacién y por ende, la productividad. Al requerir del aporte de todos, los individuos se sienten considerados, lo que conlleva efectos beneficiosos para la organizacién.Curso: Optimizacién de Procesos Lecci6n Médulo 2: 2Cémo intervenir en los procesos? jejora de procesos y creacion 3g de valor Anilisis de contingencias Otro de los caminos existentes para perfeccionar el proceso mediante cambios simples que se pueden lograr durante la modelacién es el andlisis de contingencias. Una contingencia ser entendida como la excepcion al curso normal de los eventos. Es decir, corresponde a cualquier situacién que interfiere l2 normalidad del proceso y dentro de su clasificacién, podemos distinguir dos tipos: + Aquellas que conocemos de antes y para la cual tenemos un plan de contingencia + Aquellas que no conocemos y que obligan a una reaccién competente de los profesionales que participan en el proceso, Dado que las contingencias son sucesos excepcionales, lo dptimo es tratarlas como tal, sin darles el mismo espacio visual que el curso normal de los eventos. Es necesario poder destacarlas como situaciones indeseadas para poder identificarlas y hacerlas visibles. Con esto, aumenta la probabilidad de solucionar una gran parte de ellas durante la modelacién. —@-? 4ptimizacién de Procesos Lecei6n 2: Mejora de procesos y creacion 4g .Cémo intervenit en los procesos? de valor Médulo Contingencias que pueden ser evitadas Las contingencias que se evitan durante la modelacién desaparecen como tales, pues estén solucionadas mediante cambios en las actividades. Las contingencias residuales son aquellas que no se logran resolver de inmediato, ya sea por complejidad, envergadura, poca relevancia, tiempo, costo o una combinacién de factores. Estas pasan a ser autométicamente oportunidades de mejora. ‘También podria ocurrir que una contingencia se evite parcialmente y entonces también sea residual. Si una contingencia afecta a varias actividades, se indica en cada actividad y luego se referenci Hazclic ene toten verde para ver mas informacién, —@-?-b 4). >) IModelos visuales corregidos Se deben presentar los modelos visuales corregidos, mapas de nivel I © contenedores correspondientes, flujogramas de informacién y listas de tareas. Debido a los perfeccionamientos aplicados, lo mis probable es que haya cambios 2 nivel del flujograma o en la lista de tareas.Curso: Optimizacién de Procesos Leccién 2: Mejora de procesos y creacion 5 yg Médulo 2: 2Cémo intervenir en los procesos? de valor Efectos del perfeccionamiento Muchos pequefios cambios equivalen a una transformacién del proceso, como sucede en la Modelacién Visual Participativa (MVP). Asi, el proceso ya no est supeditado a la arbitrariedad de alguien con mayor experiencia 0 la subjetividad de una jefatura. Gracias a la formalizacién del proceso, las interacciones se objetivan, permitiendo generar una trazabilidad vital para una mejor comunicacién interna en la organizacion.Curso: Optimizacién de Procesos Leccién 2: Mejora de procesos y creacién gpg | ppg uNtcocios Médulo 2: {Cémo intervenir en los procesos? ane Fe-UCHILE Creacién de valor Actualmente, el fin fundamental de la mayoria de entidades se centra en la creacién de valor, siendo la base de todas sus decisiones. En un entorno altamente volitil como el actual, hay que identificar las oportunidades que constituyan creacién de valor. Esto exige una constante renovacion de conocimientos, aptitudes, innovacién y bUsqueda de ventajas en el mediano y largo plazo, que posibiliten una adecuada toma de decisiones. Existen dos conceptos fundamentales en torno a la creacién de valor: 1. No existe acuerdo a la hora de determinar cual es la mejor més adecuada forma para evaluar si una empresa crea o destruye valor. 2. La confusién existente respecto a la creacién de valor esté siempre en la empresa (y sus expectativas), pero no en el destino ves ahf donde se produce la confusién, pues hay que distinguir entre generacién de valor para la organizaciin o el cliente y el valor creado como riqueza para los accionistas. —@-?-sEN UCHILE Curso: Optimizacién de Procesos Lecci6n 2: Mejara de procesos y creacién 7g Médulo 2: Cémo intervenir en los procesos? de valor Cadena de Valor Siel mapa de procesos representa todo el quehacer de la organizacion, la cadena de valor representa sélo la parte que agrega valor al cliente. No obstante, resulta innecesario hacerla por separado. Michael Porter (1947) sefiala que: “Todo el quehacer de la empresa debe capturarse en una actividad / — primaria 0 de soporte. Las clasificaciones de las actividades de valor son arbitrarias y han de escogerse para que den una idea cabal del negocio. La ordenacién a a aa deberia seguir el orden del proceso”. Haeclic ena imagen para verlsendetale i er PhErcan ences Cada a el lal a areal belated Deere ace ‘Cadena de valor ce Porte (2008)Curso: Optimizacién de Procesos Leccién 2: Mejora de procesos y creacion g yg Médulo 2: 2Cémo intervenir en los procesos? de valor iExcelente! Para finalizar, te invitamos a participar en el foro y compartir tus conocimientos. Para acceder al foro, cierra esta ventana haciendo clic en la esquina superior derecha. iHasta pronto! UNEGocios FEN UCHIEL