PROCEDIMIENTO

ENVIO DE GIRO
Versión:16

1. OBJETIVO
Asegurar que el envío de un giro cumpla con los requisitos legales, las políticas establecidas por
la compañía y las necesidades del usuario remitente.

2. ALCANCE

Macroproceso Proceso Subproceso Otros (Externos)

Mece Gestión Operaciones Prestación de servicio

3. POLITICAS

3.1 Ningún colaborador, administrador o especialista de servicio de un punto de atención al

público está autorizado para enviar giros en nombre o por cuenta de un remitente. Cualquier
modificación, adición o suplantación del documento de identificación por parte del especialista
en servicio se considera una falta grave que genera consecuencias para el PAP de
conformidad con el contrato suscrito entre el colaborador y la compañía.

3.2 Los giros menores a $1.500.000 pueden ser enviados sin realizar confirmación previa a
cualquier punto de atención al público a nivel nacional; aquellos que superen o igualen este
valor, deben ser confirmados con el punto de atención al público de destino y deben ser
cobrados preferiblemente en el punto de atención al público con el cual se confirmó la
capacidad de pago para asegurar la prestación del servicio.

3.3 La compañía controla a través de la aplicación Sieweb Live del punto de atención al público,
el monto y número de operaciones en efectivo o medios de pago realizadas por un remitente
y destinatario. Cuando estos alcancen o superen los límites establecidos se les solicitará el
diligenciamiento del formato virtual “Información Básica de Usuarios”, el cual se muestra
automáticamente en la aplicación y cuyo registro estará vigente por un año. Esta información
es solicitada por disposiciones legales que regulan el servicio de Giro y, por ende, debe ser
diligenciada en su totalidad. A su vez se controlan las operaciones en los últimos 30 días y
cuando se alcance el límite establecido, el sistema no permite la creación de más giros como
acción preventiva dentro del mismo mes.

3.4 Cuando un remitente envíe giros por un valor igual o superior a $10’000,000, el especialista
de servicios del punto de atención al público de origen se comunicará con el supervisor de
operaciones regional para coordinar la recogida y/o aseguramiento del dinero (Consignación,
caja fuerte).

3.5 La compañía controla a través de la aplicación Sieweb Live del punto de atención al público
la prestación del servicio de envío de giros a personas o entidades que aparezcan en listas
restrictivas (remitente o destinatario), en cuyo caso el sistema genera una alerta y el

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especialista de servicios del punto de atención al público debe comunicar al remitente que la
operación no se puede ejecutar por problemas con el sistema (La información y causas del
bloqueo de la operación a un usuario final es de total y completa confidencialidad, por ello,
por ningún motivo se debe informar al usuario las razones de la no recepción del giro). En
caso de que el usuario insista en hacer la operación, se le debe entregar el formato de
radicación de PQRs, si no lo acepta, debe informar al usuario que se debe comunicar con
experiencia al cliente de la Compañía.

3.6 El envío de giros medios de pago solo aplica para personas naturales, mayores de edad
(colombianos y extranjeros), que cumplan con los requisitos establecidos.

3.7 El valor máximo por operación de giro es de $3.000.000, este valor es diferente en los PAP
ubicados en las redes aliadas, canal virtual Para valores superiores a este monto deben
realizarse varias operaciones hasta cubrir el valor solicitado por el usuario remitente,
cobrando una tarifa independiente para cada una de las operaciones postales realizadas
(factura de venta).

3.8 El monto y la cantidad máxima de operaciones de envío de giros por medios de pago será
controlada por la compañía. Para valores superiores al monto establecido deben realizarse
varias operaciones hasta la cantidad máxima establecida para cubrir el valor solicitado.

3.9 Una vez generada la prueba de admisión (Factura de Venta) no se debe devolver el dinero
al remitente. En caso de que el usuario remitente solicite la devolución del dinero, el
especialista en servicio debe registrar la solicitud de devolución según el procedimiento
solicitud cambio de destinatario y devolución de Giro.

3.10 Los datos básicos de la operación (Nombres y apellidos completos, número de

identificación) deben ser ingresados a la aplicación de la información tomada directamente
del documento original de identificación presentado para la ejecución de la operación, que
para la mayoría de los casos es la cedula de ciudadanía.

3.11 Es responsabilidad del Especialista en Servicio, al realizar giros por medios de pago, la
verificación de la autenticidad de la tarjeta presentada por el remitente y asegurarse que ésta
le pertenece al remitente.

3.12 No se devolverá el valor cobrado por el servicio (tarifa) del envío del Giro al usuario, a
excepción en los casos en que se establezca el incumplimiento del contrato giro nacional por
parte de la compañía.

3.13 Es responsabilidad del Especialista en Servicio indicarle al usuario si requiere la emisión

de facturación electrónica.

3.14 El Especialista en Servicio deberá entregar el cambio exacto al usuario que realice el envío
de un giro cuando este no entregue el valor exacto del dinero a enviar, dicho cambio no debe

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ser inferior al que arroje la diferencia a devolver y por el contrario se le deberá ajustar a la
cifra superior más cercana.

4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Actividad 1. Recibir la solicitud verbal: El usuario remitente se acerca al punto de atención al

público a solicitar el servicio de envío de Giro. Escucha atentamente la solicitud verbal del cliente,
indaga sobre el valor del giro y el lugar hacia donde desea enviarlo.

Accede a la página web www.efecty.com.co para calcular la tarifa del giro y verificar que exista
el Punto de atención al público en el lugar señalado por el Usuario remitente, puede consultar
también el tarificador físico para conocer el valor del Giro. Informa al usuario la tarifa,
disponibilidad del punto de atención al público y la(s) modalidad(es) disponible(s) en el PAP para
la prestación del servicio (efectivo o medio de pago, si aplica), con el fin de que el Usuario indique
si está interesado en que el servicio le sea prestado.

Actividad 2. Solicitar y registrar la información del remitente: A continuación, se relaciona

la información requerida por cada tipo de persona y el respectivo registro:

Persona natural:
Solicite al usuario el documento original cedula con hologramas, cedula electrónica o digital e
ingrese en el sistema el tipo y número de documento de identidad.

Persona natural extrajera a nivel nacional

Solicite al usuario la cedula de extranjería vigente expedida por Migración Colombia o el
pasaporte vigente del país origen e ingrese en el sistema el tipo y número de documento de
identidad.

Persona natural extrajera venezolana a nivel nacional

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Solicite al usuario uno de los siguientes documentos e ingrese en el sistema el tipo y número de
documento de identidad.
• La cédula de extranjería vigente expedida por Migración Colombia
• Pasaporte vigente del país origen.
• Cédula venezolana vigente o vencida.
• Permiso Especial de Permanencia (PEP) vigente. La vigencia es dos años a partir de la
fecha de expedición.
• Permiso por Protección Temporal (PPT) vigente. La vigencia es diez años a partir de la
fecha de expedición.

CÉDULA VENEZOLANA

PERMISO ESPECIAL DE PERMANENCIA

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PERMISO POR PROTECCIÓN DE TEMPORAL

Una vez ingresa la información al sistema, éste verifica si el usuario ya fue enrolado:

o Si el Remitente no se encuentra enrolado y presenta su documento de identidad,

proceda conforme al procedimiento enrolamiento de Usuarios.

Si Sieweb live solicita el número de verificación para el PIN, ingrese a la WIKI para que le
proporcione el número de verificación, digítelo en la aplicación y proceda con la siguiente actividad.

Persona jurídica

Solicite a la persona que actúa en nombre de la empresa que presente el certificado de existencia
y representación legal de la compañía con vigencia no inferior a treinta (30) días , carta de
autorización del representante legal con huella, firma y en papelería membretada de la empresa
con relación de los giros que va a enviar, copias ampliadas al 150% de: la cédula de ciudadanía
del representante legal firmada y del documento de identidad de la persona enrolada y Rut
,ingrese el número NIT con el digito de verificación en la aplicación Sieweb Live. El sistema
verifica si la Empresa ya fue enrolada:

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✓ Si el Remitente no se encuentra enrolado, proceda conforme al procedimiento

enrolamiento de usuarios. Los documentos anteriormente mencionados deben ser
archivados por un periodo de cuatro meses en el punto de atención al público.

Tanto para los usuarios persona Natural como Jurídica:

✓ Si el remitente no se encuentra enrolado y no presenta los documentos anteriormente

descritos (para persona natural o jurídica), infórmele que no es posible la prestación
del servicio.
✓ Si Sieweb live solicita la captura de la huella del remitente y ésta no coincide con la
capturada en el momento de su enrolamiento (por enfermedades en la piel o cambio
de la persona enrolada que representa la persona jurídica), proceda según lo
establecido en el instructivo modificación información de enrolamiento.
✓ Si Sieweb live solicita la captura de la huella y coincide con la del enrolamiento,
proceda con la siguiente actividad.

Actividad 3. Confirmar el punto de atención al público destino: Confirme con el usuario

remitente el punto de atención al público en la ciudad o municipio donde el destinatario reclamará
el giro.

En caso de que el valor del giro sea igual o superior a un millón quinientos ($1’500.000) confirme
la capacidad de pago del punto que indica el Usuario, utilizando el siguiente menú:

Seleccione el punto de atención al público y registre el valor a confirmar.

El PAP destino acepta o rechaza la solicitud, una vez le es notificado en un tiempo máximo de 3
minutos).

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Si la respuesta es positiva, continúe con la siguiente actividad, en caso que la respuesta sea
negativa, ubique un nuevo PAP y genere una nueva solicitud.

Actividad 4. Confirmar información del destinatario: Solicite los datos del usuario
destinatario (tipo de documento, número de documento, nombres y apellidos) y verifique si se
encuentra entre los usuarios destinatarios frecuentes que muestra la aplicación.

• Párrafo 1. Para las contraseñas el tipo de documento es cédula de ciudadanía

• Párrafo 2. Para documentos de otros países con excepción Venezuela, el tipo de

documento es cédula de extranjería.

• Párrafo 3. Para documento del país vecino Venezuela, el tipo de documento es cédula
venezolana, PPT Y PEP

Si la información proporcionada por el usuario remitente corresponde a la mostrada en Sieweb

Live (tipo de documento, número de documento, nombres y apellidos), continúe con la siguiente
actividad, de lo contrario, infórmele al usuario remitente que el destinatario se debe presentar a
la oficina más cercana para realizar una solicitud de modificación información de enrolamiento
con los siguientes documentos: fotocopia del documento de identidad al 150% y el documento
identificación original.

Si el remitente manifiesta urgencia en el envío del Giro, sugiérale enviarlo a otro destinatario.

Si el destinatario no está registrado en la aplicación, proceda a crearlo y a diligenciar todos los

campos solicitados por Sieweb Live.

Actividad 5. Confirmar si el remitente acepta la tarifa: De acuerdo con el monto del Giro,
confirme con el Usuario el valor de la tarifa que le muestra Sieweb Live.

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No olvide que el remitente puede elegir una de las siguientes opciones:

• Escoger que el valor de la tarifa para el giro se descuente del valor que será entregado al
Destinatario y por consiguiente, el valor del giro para el destinatario será menor al
entregado en el PAP.

• Entregar en el PAP el valor de la tarifa más el valor del giro y así, el valor recibido por el
Destinatario no se verá afectado.

Actividad 6. Confirmar la forma de pago: Confirme con el usuario la forma de pago para el
envío del Giro, si la forma de pago es tarjeta débito o tarjeta crédito continúe con la actividad 8,
en el caso que sea efectivo continúe con la siguiente actividad.

Actividad 7. Recibir y verificar autenticidad del dinero: Reciba el dinero y verifique la

cantidad confirmada por el usuario remitente (teniendo en cuenta la selección de la opción de
pago de la tarifa del servicio para el giro).

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Verifique la autenticidad de billetes y monedas de acuerdo con el documento externo

“Identificación de Billetes “Falsos” expedido por el Banco de la República (Billetes y Monedas /
Características). En caso de encontrar billetes o monedas falsos, debe informar al remitente y
solicitar su respectivo cambio. El especialista en servicios no está autorizado para destruir billetes
falsos. Continúe con la actividad 9

Actividad 8. Recibir y verificar autenticidad de la tarjeta: Reciba la tarjeta y realice la

autenticación de acuerdo con lo indicado en la capacitación de medios de pago. Sí la tarjeta es
crédito solicite el documento de identificación del remitente y verifique que la tarjeta le pertenece
al remitente. Si evidencia alguna inconsistencia, informe al remitente que no es posible realizar
el envío del giro por este medio de pago.

Actividad 9. Verificar los datos de la operación con el Remitente: Lea y confirme los datos
tomados del documento de identificación original: Datos del remitente (Nombres, Apellidos,
Teléfono, Dirección, correo electrónico si aplica o si se requiere factura electrónica), Datos del
Destinatario (Nombres, Apellidos, Teléfono y Dirección), Punto de atención al público Destino,
Valor del giro y Tarifa. Corrija si es necesario.

Infórmele al remitente que:

• Si el usuario destinatario no cobra el giro dentro de los 30 días siguientes en que el mismo
estuvo a su disposición, le será devuelto de manera automática y para su cobro deberá
presentar los documentos de identificación autorizados para el pago de un giro. Ver
procedimiento de pago de Giros.

• Transcurrido el tiempo señalado anteriormente (30 días calendario), el giro estará

disponible para el usuario remitente por un periodo de 90 días calendario, momento en el
cual el giro pasa a estar Inactivo (no distribuible). La activación para su entrega debe
tramitarse por el usuario remitente de acuerdo con el procedimiento solicitud de
activación de giros.

Si el envío del giro es realizado en efectivo, continuar con la actividad 11, si es con tarjeta débito
o crédito, continuar con la siguiente actividad.

Actividad 10. Ejecutar pasos del datáfono: Si la información es correcta, ejecute los pasos que
indica la pantalla de Sieweb Live POS y el datafono, hasta generar la impresión del voucher. En
caso de presentar alguna inconsistencia e inquietud, consulte con el auxiliar de operaciones
regional para solicitar el soporte requerido.

Actividad 11. Crear el giro: Si la información es correcta, proceda a grabar la operación en la

aplicación Sieweb Live hasta generar la impresión de la prueba de admisión (Factura de Venta).

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Actividad 12. Entregar prueba de admisión y voucher: Entregue el documento soporte de la

transacción (Factura de Venta POS o Soporte de Facturación Electrónica) al Remitente de
acuerdo con la modalidad de pago y solicítele verificar la información contenida en el documento
y el cambio (si aplica).

• Prueba de admisión (Factura de Venta POS o Soporte de Facturación Electrónica) para

operaciones en efectivo.

• Prueba de admisión (Factura de Venta POS o Soporte de Facturación Electrónica) y

voucher, para operaciones con tarjeta débito

• Prueba de admisión (Factura de Venta POS o Soporte de Facturación Electrónica) y Copia

del voucher, para operaciones con tarjeta de crédito.

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El PAP debe archivar los soportes de las transacciones realizadas con tarjeta débito y crédito por
un año (copia del voucher para transacciones con tarjeta débito y el voucher original firmado por
el Usuario con el número de cédula y teléfono para tarjetas crédito).

Los soportes pueden ser enviados vía mensaje de texto o por correo electrónico.

Si requiere realizar cambio de destinatario debe hacerse conforme lo estipula en el

procedimiento solicitud cambio destinatario y devolución de Giro.

5. FLUJOGRAMA

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ENVIO DE GIRO
Remitente Especialista en Servicio

Inicio

1 Recibir solicitud verbal

Acceder a efecty.com.co,
del servicio
consultar e informar tarifa y
disponibilidad de cobertura.

2 Solicitar información del

¿Aceptación remitente
Sí
del Servicio?

No

Fin ¿Remitente Enrolamiento de

No
enrolado? Cliente

SI

Modificación de
¿Coincide
No información de
huella?
enrolamiento

SI

3 Confirmar información
del destinatario

4 Seleccionar Punto de
Atención Destino
PUNTO DE ATENCION AL PUBLICO

5 Seleccionar el medio
de pago

6 Recibir y verificar
Medios de autenticidad del dinero
NO
pago?

7 Recibir y verificar
autenticidad de las
SI
tarjetas

8 Verificar informacion
del Giro con el
remitente

9 Ejecutar los pasos del

datafono

10 Crear el Giro

11 Entregar Prueba de
adminsión y Voucher

Fin

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6. CONTROL CAMBIOS

Fecha de elaboración Versión Comentario

Se adiciona el tipo de
documento cedula
28/04/2021 14 venezolana vencida
Se adiciona la cédula digital y
electrónica.
Se agrega como documentos de
identificación Permiso Especial
de Permanencia (PEP) vigente.
La vigencia es dos años a partir
de la
25/11/2021 15
fecha de expedición. Permiso por
Protección Temporal (PPT)
vigente. La vigencia es diez
años a partir de la fecha de
expedición.
Se elimina de la política 3.7 ATM.
Se crea política 3.13. Se incluye
en la actividad 4 el PPT y PEP.
Se incluye en la actividad 9.
Confirmación de los datos del
remitente correo electrónico si
aplica o si se requiere factura
22/12/2022 16
electrónica. Se incluye en la
actividad 12 (Factura de Venta
POS o Soporte de Facturación
Electrónica). Se incluyen
imágenes alusivas al POS con la
funcionalidad de factura
electrónica.

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