SUB GERENCIA DE LOGISTICA

ELABORACIN Y APROBACIN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DE LA MPCH

FINALIDAD BASE LEGAL

: :

Preveer la Compra de Bienes, Servicios y Obras para atender las Necesidades Operativas de cada Unidad Organica LEY N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado publ.(27-07-1997) D.S. N 083-2004 PCM. Reglamento de la ley Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades (27/05/03), Art. 39 y 50 Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) O.M. N 001-2006-GPCH (13/01/2006) Manual de Organizacin y Funciones (MOF) D.A. N 004-2006-GPCH/A (02/06/2006) Gerencia de Administracin / Gerencia de Asesoria Juridica

PI-01-SGL

REQUISITOS - ANTECEDENTES

UNIDAD ORGANICA

ACCIN 1 Sub Gerente: Mediante documento requiere necesidades de bienes, servicios y obras a todos los organos municipales

DURACIN

Sub Gerencia de Logistica

Unidades Organicas

Alcaldia

Gerencia General Municipal

Sub Gerencia de Secretaria General

Gerencia de Sistemas e Informatica

- Plan Operativo Institucional aprobado - Presupuesto Institucional de Apertura

1 S.G Logistica

1d

INICIO

2 Unidades Organicas 3 S.G. Logistica

1 Elaboran Cuadro de Necesidades acorde a Plan Operativo 1 Sub Gerente: Recepciona y deriva al Tcnico responsable Solicita a GPP, partidas presupuestarias para realizar ajustes 2 Tcnico Administrativo: Procesa y consolida y valoriza informacion remite a rea de Procesos para elaboracin de PACC 3 Tecnico Procesos: Recepciona exp. Tcnico de obras e incluye requerimientos en proyecto del Plan Anual de Adquisiones 4 Sub Gerente: Proyecta la Resolucin Gerencial Firma PAAC y visa Resolucin e Informa a Alcaldia

5d 10 m 8d 7d Proyecta y remite documento Elaboran Cuadro de Necesidades

Recepciona, consolida,valoriza reajusta Formula PAAC

Toma Conocimiento

4 Alcaldia 5 Gerencia Central de Administracin 6 Gerencia de Asesoria Juridica 7 Gerencia General Municipal 8 Sub Gerencia de Secretaria General 9 S.G. Logistica

1 Alcalde: Toma conocimiento 1 Gerente: Toma conocimiento, visa Resolucin y deriva

1d 1d

Informa a Alcaldia, Proyecta Resolucin

1 Gerente: Toma conocimiento, visa Resolucin y deriva

1d

GCAyF Toma Conocimiento y visa Resol.

1 Gerente: Toma conocimiento, Firma Resolucin y deriva

1d GAJ Toma Conocimiento y visa Resol. Firma Resolucin Recepciona, registra y enumera Publica en la WEB

1 Sub Gerente: Recepciona, registra y enumera Resolucin, Distribuye y archiva 1 Sub Gerente: Comunica a SEACE mediante vinculo informatico 2 Tcnico: Registro y publica en el sistema electronico SEACE

1d

2d

Comunica a SEACE

10 G. Sistemas e Informatica

1 Dispone la publicacin en la Pagina Web. TOTAL

1d 30 d FIN

59

SUB GERENCIA DE LOGISTICA

ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS MENORES A 3 UIT

FINALIDAD BASE LEGAL

: :

Atender con las Necesidades Operativas de cada Unidad Organica LEY N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado publ.(27-07-1997) D.S. N 083-2004 PCM. Reglamento de la ley Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades (27/05/03), Art. 39 y 50 Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) O.M. N 001-2006-GPCH (13/01/2006)

PI-02-SGL

REQUISITOS - ANTECEDENTES

UNIDAD ORGANICA

ACCIN

DURACIN

Unidad Organica

Gerencia de Administracin / Sub Gerencia de Tesoreria Sub Gerente

Sub Gerencia de Logistica

- Pedido de Adquisicin Firmado

1 Gerencia Central de Administracin 2 Sub Gerencia de

1 Secretaria: Recepciona requerimiento, registra y remite a Gerencia 2 Gerente: Aprueba con VB y deriva 1 Secretaria: Recepciona, registra y remite a Sub Gerente 2 Sub Gerente: Solicita verificacion de stock en almacenes a) Si existe stock, requerimiento se entrega con PECOSA b) Toma conocimiento y autoriza cotizacin del bien o servicios 3 Tcnico Cotizador: Solicita cotizacin a 03 Proveedores, elabora cuadro comparativo firma e informa a Sub Gerente 4 Sub Gerente: Recepciona cuadro comparativo y da conformidad, se remite a Sub Gerencia de Contabilidad para codificacin

15 m 15 m INICIO 15 m 1h Secretaria: Recepciona, registra, deriva

Cotizador

Girador Sistema

Almacen

Sub Gerencia de Contabilidad / Sub Gerencia de Presupuesto

Observacin: A.- No se otorga conformidad cuando es mayor a 3 UIT, se considera para otro tipo de proceso como: Adj. Menor Cuantia Adj. Directa Selectiva: Licitacion Publica:

Logistica

Atiende pedido, entrega PECOSA

si
Stock no Cotiza, Elabora Cuadro Comparativo

1d

Presentan requerimiento

no 3 Sub Gerencia de Contabilidad 4 Sub Gerencia de Logistica 1 Sub Gerente: Dispone se gire O/C u O/S 2 Tcnico Girador : Ingresa datos a sistemas SIAM , emite formato de O/C o O/S, ingresa en SIAF, verifica aprobacin fase Compromiso, adjunta documentacion sustentatoria y remite a Sub Gerencia, caso contrario se remite a Sub Gerencia de presupuesto para otorgar disponibilidad 3 Sub Gerente: Revisa, evalua y firma Orden y deriva exp. S.G. 5 Sub Gerencia de Logistica 1 Cotizador: Si es O/C, lleva copia a proveedor para que atienda, debiendo entregar los bienes al almacen destinado con Guia de Remision y Factura . 2 Almacenero: Envia facturas y guia de remisin a logistica para que orden de compra sea liquidada con respectiva PECOSA y rebajada del KARDEX, se registra en el Libro de Compras, Cuando la compra es alimentos, ingresan a almacen y se envia documento a sub Gerencia de Sanidad Si es O/S- se lleva copia a proveedor para que atienda, el servicio requerido, el area usuaria debera emitir informe de conformidad. 6 Sub Gerencia de Contabilidad 7 Sub Gerencia de Tesoreria 1 Tcnico Copntable: Recepciona y devenga orden O/c o O/s con toda la documentacion sustentatoria y la remite a la Sub G.Tesoreria 1 Sub Gerente: Recepciona y ordena Fase Girado de O/c o O/s., realiza pago al proveedor verificando firma del almacenero en O/c por el ingresos de bienes o de Conformidad del servicio recibido. TOTAL 3d 1d 1h Da Conformidad del "SERVICIO" recibido 3h 15 m 2h 15 m 1h 1 Tcnico Contable: Procede a codificar, devuelve 1 h

Aprueba

si

no
Conformidad

si

Codifica y devuelve

Ordena Giro de O/C - O/S

Ingresa al SIAM emite Formatos; ingresa al SIAF verifica aprobacin

revisa, evalua y firma orden

si
Aprueba

no

Contabilidad: revisa / Presupuesto: otorga disponibilidad

Lleva copia O/C O/S a proveedor para atencin;

Recepciona bienes, firma O/C, envia fact. Y guia de remisin, registra Kardex

Registra en Libro Compras

Contabilidad: devenga O/C u O/S, dispone pago

Archivo

FIN

60

SUB GERENCIA DE LOGISTICA

COMPRAS MAYORES A 3 UIT

FINALIDAD BASE LEGAL : : Atender con las Necesidades Operativas de cada Unidad Organica LEY N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado publ.(27-07-1997) D.S. N 083-2004 PCM. Reglamento de la ley Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades (27/05/03), Art. 39 y 50 Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) O.M. N 001-2006-GPCH (13/01/2006) Manual de Organizacin y Funciones (MOF) D.A. N 004-2006-GPCH/A (02/06/2006) PI-03-SGL REQUISITOS - ANTECEDENTES - Pedido de Adquisicin y Informe Firmado por el area solicitante - Resolucin nombrando el Comit Especial permanente N UNIDAD ORGNICA ACCIN 1 Secretaria: Recepciona pedido y deriva a Gerente 2 Gerente: Evala, acepta requerimiento 1 Sub Gerente: Realiza un estudio referencial de precios en mercado si el monto de la compra y/o servicio a adquirir supera las 3 IUT se deriva al area de Procesos de Seleccin 2 rea de Procesos: Emite un informe a Sub Gerencia de Presupuesto para solicitar certificacion presupuestal * Plazos Adj. Directa Selectiva:..11 dias Licitacion Publica:..23 dias Concurso Pblico . 23 dias 4 Sub Gerencia de Logistica 1 Sub Gerente: Si esta certificacion no es autorizada se comunica a la unidad organica requiriente y se archiva; en caso de haberse obtenido la certificacion presupuestal se verifica los topes segn el SEACE para determinar tipo del proceso de seleccin y se elabora informe a Gerencia General para la aprobacion del expediente. 5 Gerencia General Municipal 6 Sub Gerencia de Logistica 7 Comit Especial Permanente 8 Gerencia General Municipal 9 Comit Especial Permanente 1 Gerente: Aprueba Bases Administrativas con un Memorando 1 Miembros: Recepciona Exp.y Bases aprobadas, realiza convocatoria Nacional por el Sistema Electronico de Contrataciones del Estado (SEACE), Considera los tiempos establecidos por el SEACE segn sea la modalidad del proceso. - Llegada la fecha segn el calendario del SEACE recepcionan las propuestas tecnicas y economicas en sobres cerrados, - EL comit se reune para la evaluacion. Efectua evaluacin Tcnica y posteriormente evaluacin econmica, asigan puntaje, elaboran actas, otorga buena pro al proveedor ganador - De no formularse apelacin de los proveedores en 5 dias Hbiles, se da por concentida la buena Pro; caso contrario regresa a etapa de resgistro, elabora Contrato y firman ambaspartes.(opcional) 10 Gerencia General Municipal / Gerencia de Administracin / Gerencia de Asesoria Juridica / 11 Sub Gerencia de Logistica 1 Sub Gerente: Revisan y firman contrato, se procede a gira la orden de compra o de servicios segn el caso. (continua con el mismo procedimiento de adquisicin de bienes o servicios menores a 3 UIT) TOTAL 30 das FIN 1h
Archivo
DURACIN

1 Gerencia Central de Administracin 2 Sub Gerencia de Logistica

15 m 15 m 1d

Unidad Organica INICIO

Gerente General / Gerencia de Administracin

Sub Gerencia de Logistica Sub Gerente rea Procesos

Comit Especial

Proveedor

Sub Gerencia de Presupuesto

Efectua requerimiento 1h Administrador: Evalua y Acepta Requerimiento Realizada estudio referencial de mercado define tipo de proceso, solicita certificacin presupuestaria Codifica, y certifica mediante informe

3 Sub Gerencia de Presupuesto

1 Tcnico: Recepciona el informe, analiza y remite a logistica con la codificacion y certificacion presupuestal, devuelve documentos

1h

2h

no

Autoriza

si
Gerente General: Revisa evalua, aprueba

1 Gerente: Revisa, evalua, y Aprueba el Proceso de seleccin de bienes, Servicios y Obras 1 Sub Gerente: Recibe expediente aprobado y deriva al Comit Especial 1 Miembros:: Elabora Bases Administrativas que regiran el proceso de seleccin las se envian a Gerencia General para su aprobacion

1d

1h Recepciona y deriva 1d Elabora Bases no 1h * 11 / 23 d

G. General Aprueba

si

Realiza Convocatoria mediante Sistema SEACE, establece cronograma, resgistra etc.

si
5d Ejecuta proceso: evalua, elabora actas otorga buena pro Firman Contrato, devuelven Apelacin

no
1 Gerente: Revisan, y firman contrato, devuelve 1d Elabora Contrato,

Dispone girar O/C O/S y tramita

61

SUB GERENCIA DE LOGISTICA

ELABORACIN Y APROBACIN DEL CUADRO DE NECESIDADES CONSOLIDADO MPCH

FINALIDAD BASE LEGAL

: :

Preveer la Compra de Bienes,Servicios y Obras para atender las Necesidades Operativas de cada Unidad Organica Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado publ.(27-07-1997) D.S. N 083-2004 PCM. Reglamento de la ley Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades (27/05/03), Art. 39 y 50 Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) O.M. N 001-2006-GPCH (13/01/2006) Manual de Organizacin y Funciones (MOF) D.A. N 004-2006-GPCH/A (02/06/2006)

PI-04-SGL

REQUISITOS - ANTECEDENTES - Directiva de Elaboracin POI - Proyecto del Plan Operativo Institucional

UNIDAD ORGNICA

ACCIN 1 Sub Gerente: Mediante documento requiere necesidades de bienes, servicios a todos los organos municipales.

DURACIN

1 S.G Logistica

1d

Sub Gerencia de Logistica INICIO

Unidades Organicas

Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

2 Unidades Orgnicas

1 Elaboran Cuadro de Necesidades acorde al proyecto del Plan Operativo, segn formato aprobado en directiva, remiten

12 d proyecta y remite documento Elaboran Cuadro de Necesidades

3 S.G. Logistica

1 Sub Gerente: Recepciona y deriva al Tcnico responsable 2 Tcnico Administrativo: Verifica la informacin de acuerdo a las Asignaciones Presupuestales, procesa, consolida y valoriza para cada unidad organica y remite a Sub Gerente 3 Sub Gerente: Visa y remite Cuadro de Necesidades a GPP para integrar al Plan Operativo e incorporar en el Presupuesto Institucional y posteriormente elaborar el Plan Anual de Adquisiciones (PAAC) TOTAL

10 m 15 d

1d

Verifica informacin segn Asignacin Presupuestal

30 d

Recepciona, consolida,valoriza informacin Integra en Plan Operativo e Incorpora en Presupuesto

Visa y remite a GPP

Elabora PAAC

FIN

62