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1.- INTRODUCCIN
Este documento proporciona la secuencia construccin de un Diagrama de Flujo. de pasos necesarios para la
Muestra la importancia de dos aspectos clave en este proceso: - La planificacin previa a la construccin requiere la definicin clara del objetivo de su desarrollo y el establecimiento, a priori, del resultado de dicho proceso. - El Diagrama de Flujo debe expresar fielmente el proceso real en estudio. Dota de una simbologa y una metodologa comunes para todos los diagramas, por lo que se simplifica la interpretacin de los mismos y se homogeneiza la pauta de comportamiento de todos los responsables de su desarrollo.
Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organizacin responsable de su difusin y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigacin..) 1
3.- RESPONSABILIDADES
a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:
- Seguir las reglas que se sealan en el procedimiento para su correcta construccin, interpretacin y utilizacin.
b) Direccin de Calidad:
- Asesorar, a aquellos que as lo soliciten, en las bases para la construccin y utilizacin del Diagrama de Flujo.
Caractersticas principales
A continuacin se comentan una serie de caractersticas que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta. Capacidad de Comunicacin Permite la puesta en comn de conocimientos individuales sobre un proceso, y facilita la mejor comprensin global del mismo. Claridad Proporciona informacin sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.
4.2.- SMBOLO
Definicin
Imagen o figura con la que se representa un concepto.
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5.- PROCESO
5.1.- DIAGRAMA DE FLUJO
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el
proceso en grandes
bloques
o reas
de
Identificar los grupos de acciones ms relevantes del proceso y establecer su secuencia temporal. Esta esquematizacin global del proceso a analizar servir de ayuda para guiar el proceso de construccin del diagrama. Ejemplo:
Paso 6: Identificar y documentar los pasos del proceso. Esta actividad puede comenzar, tanto por el primer paso del proceso, como por el ltimo, no existiendo ningn criterio que indique mayor eficacia en alguno de los dos enfoques. Sea cual sea la direccin en que se realice, si se considera til, realizar una revisin en la direccin contraria. Las preguntas a realizar para la identificacin y documentacin de los pasos del proceso son las siguientes: - Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como materias primas, informacin, etc?. Sealar estas entradas, por medio de los smbolos apropiados, en el diagrama. - Existen resultados significativos como consecuencia de este paso, tales como informacin, etc?. Sealar estos resultados, por medio de los smbolos apropiados, en el diagrama. - Una vez realizado este paso, cul son las actividades inmediatamente siguientes que debemos realizar?. Sealar estas actividades, mediante el smbolo apropiado, en el diagrama.
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Partiendo del primer paso, realizar este proceso hasta alcanzar el ltimo o viceversa. Dibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre de arriba abajo o de izquierda a derecha. Ejemplo:
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Paso 7: Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisin o bifurcacin. Cuando se llega a un paso en el que existe un punto de decisin o de bifurcacin: a) Escribir la decisin o alternativa de acuerdo con la simbologa utilizada e identificar los posibles caminos a seguir mediante la notacin adecuada. En general, cuando se trata de una toma de decisin, se incluye dentro del smbolo una pregunta y la notacin de las dos ramas posibles correspondientes se identifican con la notacin SI/NO. b) Escoger la rama ms natural o frecuente de la bifurcacin y desarrollarla, segn lo dispuesto en el "Paso 6", hasta completarla. c) Retroceder hasta la bifurcacin y desarrollar el resto de las ramas de igual modo. Paso 8: Revisar el diagrama completo. Comprobar que no se han omitido pasos, pequeos bucles, etc. y que el proceso tiene una secuencia lgica. En caso de que existan dudas sobre parte del proceso representado, realizar una observacin directa del proceso o contactar con expertos de ese rea para su aclaracin. El resultado final de este paso es el Diagrama de Flujo del proceso en estudio.
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c) Examinar cada smbolo de actividad. Este examen puede poner de manifiesto las deficiencias que arrastra el diseo del proceso mediante cuestiones tales como: - Es necesaria esta operacin?. - Cul es la relacin coste-valor aadido que aporta?. - Es una operacin redundante?. - Es fuente de errores frecuente?. d) Examinar los smbolos de documentos o bases de datos. En general, en las empresas, la documentacin y las bases de datos son fuentes de errores, duplicacin de tareas y realizacin de trabajo intil, por ello deber comprobarse para cada uno de estos elementos si: - Es til la informacin que contiene?. - Es redundante dicha informacin?. - Se mantiene al da?. - Es la nica fuente para esta informacin?. - Cmo se puede utilizar para el seguimiento y mejora del proceso? Cuanto ms sistematizado sea el anlisis del Diagrama de Flujo, ms sencilla y eficaz puede resultar la mejora del proceso en estudio.
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5.4.- UTILIZACIN
Debido a sus caractersticas principales, la utilizacin del Diagrama de Flujo ser muy til cuando: - Se quiere conocer o mostrar de forma global un proceso. - Es necesario tener un conocimiento bsico, comn a un grupo de personas, sobre el mismo. - Se deben comparar dos procesos o alternativas de uno dado. - Se necesita una gua que permita un anlisis sistemtico de un proceso. Utilizacin en las fases de un proceso de solucin de problemas. El Diagrama de Flujo es una herramienta de gran aplicacin en la solucin de problemas: - En la fase de definicin de proyectos para identificar oportunidades de mejora, guiar la estimacin de costes asociados al problema, identificar los organismos implicados en el mismo y establecer las fronteras de la misin del grupo de trabajo que debe abordarlo. - En el inicio de cualquier proyecto, para unificar el conocimiento bsico de los participantes en el mismo. - En la fase de diagnstico, para la planificacin de las recogidas de datos y para la elaboracin de teoras sobre las causas. - En la fase de diseo de soluciones, para guiar en el diseo de sistemas de control y para la identificacin de posibles focos de resistencia al cambio. - En la fase de implantacin de soluciones, para mostrar el proceso y los cambios realizados y para identificar las necesidades de formacin existentes.
6.- ANEXOS
Ejemplo 1 La falta de herramientas
En una empresa de transportes, el taller de mantenimiento tena fama de causar muchos retrasos. Un equipo de mejora empez a investigar y comprob en primer lugar que el taller entregaba los vehculos, en general, con unos das de retraso respecto a las estimacin del tiempo necesario para realizar la reparacin. El segundo paso del equipo fue construir un Diagrama de Flujo para obtener conocimientos sobre lo que realmente ocurra en el taller de mantenimiento. El Diagrama de Flujo centr la atencin del equipo en la bsqueda y obtencin de herramientas.
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Posteriores investigaciones confirmaron que el problema principal del taller era la falta y la mala gestin de las herramientas de trabajo.
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Ejemplo 2
En una lnea area un equipo de mejora tena como misin el anlisis del proceso que se segua para emitir los billetes y las tarjetas de embarque para los pasajeros que llegaban al aeropuerto sin billete. Construy a este fin un Diagrama de Flujo del proceso. El Diagrama muestra que el pasajero debe hacer dos colas: una en el mostrador de billetes para su obtencin y/o facturar el equipaje, y otra en la puerta de embarque para obtener la tarjeta de embarque.
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El equipo redise el proceso y consigui eliminar una de las dos colas, dando acceso a los agentes del mostrador de billetes a la base de datos del sistema de asignacin de plazas.
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