PROCEDIMIENTO

comPRAS Y ADQUISICIONES
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO
LOR ENVIOS S.A.S| DOCUMENTO CONTROLADO
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________

CONTENIDO
1. OBJETO..................................................................................................2
1.1. Objetivos Específicos.........................................................................2
2. ALCANCE................................................................................................2
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA...............................................................3
4. DEFINICIONES........................................................................................3
5. ASPECTOS GENERALES............................................................................4
6. RESPONSABILIDAD.................................................................................5
7. CLASIFICACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS.........................................5
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO........................................................7
9. VERIFICACION DE PRODUCTOS, BIENES Y SERVICIOS..............................9
10. ANEXOS Y REGISTROS.........................................................................9
CONTROL DEL DOCUMENTO...........................................................................14

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 1
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________

1. OBJETO.
Determinar y asegurar que todos los productos, bienes y servicios que se
pretendan adquirir o alquilar y que estos tengan incidencia directa o indirecta en la
seguridad y salud en el trabajo, no constituyan un nivel de peligro alto para los
colaboradores de LOR ENVIOS S.A.S o a cualquiera que sea su tipo de vinculación,
incluyendo contratistas y subcontratistas.

1.1. Objetivos Específicos.

 Asegurar que los productos, bienes y servicios adquiridos o alquilados que
tengan incidencia en la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) no
constituyan una fuente de peligro para los trabajadores.
 Determinar los pasos que se tendrán en cuenta por LOR ENVIOS S.A.S. para
la compra o adquisición de los productos y servicios.
 Identificar y evaluar los productos de interés de conformidad con las
obligaciones de seguridad y salud en el trabajo.

2. ALCANCE.
Este procedimiento tiene un alcance aplicable a todos los procesos de LOR ENVIOS
S.A.S en el requerimiento de productos, bienes y servicios (compras y
contrataciones), teniendo en cuenta que su aplicabilidad tendrá que ser conforme
a la Política Integral de Gestión HSEQ para el desarrollo de cualquier actividad que
GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS
S.A.S| P Á G I N A | 2
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________
genere un riesgo, este aplica desde el momento en que se identifica una necesidad
hasta el seguimiento y evaluación de los proveedores de los productos, bienes y
servicios.

Este procedimiento debe ser aplicado por todas las áreas que requieren bienes y/o
servicios, con el fin de disminuir así los riesgos operacionales, financieros, legales y
de seguridad y salud en el trabajo, que puedan afectar a la organización.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
 Decreto 1072 de 2015. Artículo 2.2.4.6.27. Adquisiciones.
El empleador debe establecer y mantener un procedimiento con el fin de
garantizar que se identifiquen y evalúen en las especificaciones relativas a las
compras o adquisiciones de productos y servicios, las disposiciones relacionadas
con el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST por parte de la empresa.

 Resolución 0312 de 2019.

Por la cual se establecen los estándares mínimos del sistema de gestión de la
seguridad y salud en el trabajo.

4. DEFINICIONES.
 Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una
empresa.

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 3
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________
 Área responsable: Área en la cual se requiere la adquisición del producto,
bien o servicio.
 Departamento de Compras: Área o sección de una empresa que se encarga
de la compra de productos y servicios.
 Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos: Proceso
para establecer si existe un peligro y definir las características de este.
 Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud
de los trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.
 Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más
exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser
causada por éstos. Fuente: Decreto 1072 de 2015, Art. 2 numeral 34.
 Productos: Cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un
trabajo u operación.
 Seguridad y Salud en el Trabajo: Es la disciplina que trata de la prevención
de las lesiones y las enfermedades causadas por las condiciones del trabajo,
y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores.
 Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a
las necesidades de un cliente.
 Proveedor: organización o persona que suministra un producto o un
servicio.
 Factura y/o Factura electrónica: documento que soporta transacciones de
venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de
sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el
cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el
presente Decreto en relación con la expedición, recibo, rechazo y
conservación.
GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS
S.A.S| P Á G I N A | 4
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________
 Registro único tributario - RUT: Es el mecanismo único para identificar,
ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas
por la DIAN.

5. ASPECTOS GENERALES.
 Este procedimiento debe permitir establecer los requisitos de Seguridad y
Salud en el Trabajo requeridos para la compra de productos, bienes y
servicios.
 Determinar los requisitos de compra desde el punto de vista de seguridad y
salud en el trabajo
 Comunicar a los proveedores los requerimientos en materia de Seguridad y
Salud en el Trabajo establecidos en la organización.
 Identificar los peligros y riesgos en los productos, bienes y servicios
recibidos garantizando que durante su desempeño se cumpla con los
requisitos en SST.
 Realizar las medidas de prevención y control recomendadas por Seguridad y
Salud en el trabajo para las nuevas adquisiciones.

6. RESPONSABILIDAD.
 Gerente: Suministrar los recursos para el desarrollo de la inducción.
 Responsable del SG-SST: Garantizar que todo el personal que ingresa a la
empresa reciba inducción.

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 5
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________
 Dirección Administrativa y TH: Informar de manera oportuna al responsable
del SG-SST el ingreso del personal para que programe la inducción.
 Dirección Contable y Financiera: Revisor proceso en temas de normatividad
contable y financiera.

7. CLASIFICACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS.

LOR ENVIS S.A.S. tendrá en cuenta la siguiente clasificación de productos para su
adquisición:

Productos Descripción
o Equipos de computo
Oficina o Impresoras
o Escritorios
o Sillas
o Escobas
o Traperos
o Detergentes
Aseo
o Blanqueadores
o Desinfectantes
o Software desarrollador
Software o Paquete Office
o Antivirus
o ContaPyme
o Satelital

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 6
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________
o Busos
o Pantalones
o Botas
o Guantes
Dotación o Cascos
o Camisas
o Trajes Tyvek
o Otros,
Equipo de Seguridad y Salud o Extintor
en el Trabajo o Iluminación
o Botiquines

Servicios
Servicios de internet
Servicios públicos
Capacitación y formación
Ejecución exámenes de
medicina ocupacional
Mantenimiento locativo
Mantenimiento o reparación
GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS
Descripción
o Mantenimiento e instalación de redes
o Agua, energía, recolección de residuos.
o Contratación de servicios de auditorios y
programas de capacitación.
o Examen de ingreso, periódicos y egreso
o Compra y alquiler de elementos para el
mantenimiento de las instalaciones de la
organización.
o Servicios de reparación de computadores
S.A.S| P Á G I N A | 7
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________
de equipos, muebles y y actualización de software
enseres

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

a. Solicitud compra o alquiler.

Diligenciamiento del DA-FT-012. FORMATO DE REQUISICION DE PRODUCTOS O
SERVICIOS.V001, especificando en el las cantidades, descripción y uso de los
productos solicitados. Este formato es diligenciado en forma consecutiva.

b. Establecer requisitos de compra en SST.

Se asegurará que los productos estén bajo los estándares de Seguridad y salud en
el trabajo definidos por el SG-SST y documentados en el anexo 1 de este
procedimiento.

c. Elaboración del pedido.

Mediante el DA-FT-013. FORMATO ORDEN DE COMPRA.V002se diligencia y se
firma por los responsables del proceso de compras.

d. Envío pedido al proveedor.

Envía orden de compra al proveedor mediante correo electrónico corporativo
autorizado por la empresa.

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 8
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________

e. Control documentación y requisitos de compra.

El responsable de compras revisa la documentación exigida y se asegura que se
cumpla con todos los requisitos documentados.

f. Acepta producto solicitado.

Recibo y verificación de los productos, se verifica que estos cumplan con las
cantidades solicitadas, calidad de los productos y estado general de los mismos.

Si los productos están conforme a lo solicitado, será firmada remisión de productos

emitida por el proveedor.

En caso de no ser aceptado debido al no cumplimiento de las especificaciones

solicitadas mediante DA-FT-026 ACTA DE ENTREGA Y RECIBIDO DE
REQUISICIONES.V001 los productos son devueltos al proveedor, en este caso no
se firman remisiones emitidas por el proveedor y el proceso retorna al paso de
revisión de orden de compra por parte del proveedor."

Diligencia el DA-FT-026 ACTA DE ENTREGA Y RECIBIDO DE REQUISICIONES.V001

donde se especifica el ítem solicitado, la cantidad y la descripción del mismo, este
formato es firmado por la persona que realiza la solicitud de producto o servicio,
en casos puntuales donde el proveedor entrega directamente en la base al líder o
responsable de proceso, se solicita una copia del recibido a satisfacción del
producto acorde a los documentos del proveedor (remisión de productos), sin este
documento no se aceptaran facturas.

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 9
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________
g. Recibido y aprobación de factura y remisión a área
financiera.
Recibo e inspección de las facturas radicadas, se evidenciará la fecha de recibo,
persona que recibe, firma y sello de recibo, luego de este procedimiento la factura
respectiva es enviada al área financiera.

9. VERIFICACION DE PRODUCTOS, BIENES Y SERVICIOS.

LOR ENVIOS S.A.S. verificará la compra y adquisición de los productos y servicios y
el cumplimiento de las condiciones de salud y seguridad en el trabajo de
conformidad con la normatividad vigente. Para la correcta verificación se tendrán
en cuenta las siguientes consideraciones:
o Características del producto y/o servicio
o Proveedor
o Factura de compra o adquisición
o Área solicitante
o Posibilidad de generación de peligro/riesgo
o Cumplimiento de estándares de higiene y seguridad según el producto y/o
servicio adquirido
o Dejar evidencia de la verificación realizada

Todas las facturas, constancias, contratos y en general cualquier documento que

se genere en aplicación del presente procedimiento harán parte integral de este.

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 10
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________
10. ANEXOS Y REGISTROS.
DA-FT-012. FORMATO DE REQUISICION DE PRODUCTOS O SERVICIOS.V001
DA-FT-013. FORMATO ORDEN DE COMPRA.V002
DA-FT-026 ACTA DE ENTREGA Y RECIBIDO DE REQUISICIONES.V001

Anexo 1. ESPECIFICACIONES PARA LOS PRODUCTOS O SERVICIOS

RELACIONADOS CON SSTA:
Proveedores Requisitos a exigir
 Soporte pago parafiscales
Modificación o  Cursos específicos y permisos de trabajo según labor a
ampliación de desempeñar, (para trabajos en altura superior a 1,5m
infraestructura certificado de trabajo en altura)
 Para arreglos eléctrico debe poseer tarjeta CONTE
Asesorías  Soporte pago parafiscales
Especializadas en  Entrega de licencia en salud ocupacional de los profesionales
SST que suministren la asesoría.
Computadores,  Es necesario que dentro de las especificaciones técnicas del
equipos de equipo se preferían aquellos que tienen certificado o eco-
comunicación etiqueta que garantiza el menor uso de energía y de materiales
tóxicos. Entre los certificados más conocidos se pueden
observar los siguientes:

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 11
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________
Proveedores Requisitos a exigir
 Sistema de recolección y gestión ambientalmente segura de los
residuos ley 1672 del 2013; (aplica para fabricantes de los
equipos).
 Información sobre la disposición final de equipos si es una
empresa que los comercializa
Elementos de  Fichas técnicas de los elementos a suministrar que cumpla con
protección las normas internacionales de acuerdo con la matriz de epp
personal
Exámenes  Licencia para la prestación de servicios de salud ocupacional de
médicos: los profesionales que realizan los exámenes.
Examen  Certificado de calibración de los equipos utilizados para los
ocupacional, exámenes.
Visionarias,  Licencia de la IPS
audiometrías,
otros.
Extintores y  Certificado del agente extintor (polvo químico) utilizado.  Hoja
recarga de seguridad
Fumigación  Se solicita que presenten las hojas de seguridad de los
químicos utilizados, y que sean conocidas por el personal que
realice la fumigación.
 Presentar el procedimiento de aplicación de sustancias de
control de plagas.
 Solicitar afiliaciones a seguridad social del personal que vaya a
realizar el trabajo.

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 12
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________
Proveedores Requisitos a exigir
 Permiso de autoridad competente.
 Se informa que deben recoger y llevarse los residuos de la
fumigación, tales como químicos, envases, etc. Verificar
disposición final de residuos.
 Actas de disposición final.
 Licencia ambiental del proveedor.
 Preferir siempre las luminarias ahorradoras
Luminarias  Gestión posconsumo de Bombillas (que reciban las luminarias
usadas)
 Solicitar afiliaciones a seguridad social del personal que vaya a
realizar el trabajo
 Elemento de protección personal
 Procedimiento de trabajo seguro Para la instalación de aire
Instalación,
acondicionado superior a 1,5m los siguiente mas todo lo
compra y
anterior  Certificado de trabajo en alturas del último año,
mantenimiento
ficha técnica de los equipos, Kardex de entrega de elementos
preventivo y
de protección personal, permiso de trabajo y coordinador de
correctivo de aire
trabajo en alturas.
acondicionado
 Se preferirá el uso de refrigerantes R-507 y R-410ª, los cuales
contribuyen a la reducción sustancial del calentamiento
mundial que se está consiguiendo con el uso de los HFC.
Hidrofluorocarbonos.
Mantenimiento de  Elementos de Protección personal
equipos de  Solicitar afiliaciones a seguridad social del personal que vaya a

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 13
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________
Proveedores Requisitos a exigir
realizar el trabajo.
cómputo
 Actas de disposición final de Tóner
fotocopiadoras
 Licencia del proveedor final de Tóner
 Licencia ambiental para la disposición final y almacenamiento
de los residuos
Servicio de  Revisión técnico-mecánica de vehículos
recolección de  Póliza de Responsabilidad civil extracontractual
residuos  Certificados de disposición final
 Fotografías de vehículos que hacen la recolección para
garantizar cumplimiento de la NTC1692
 Caracterizaciones del agua periódicamente cada 8 meses
Suministro de durante el primer año de servicio y posterior a este tiempo
agua potable mensualmente.
 Registro INVIMA
 Licencia de funcionamiento
Capacitaciones
 Pago de parafiscales y hojas de vida para los capacitadores
Equipos de higiene  Ficha técnica del equipo
industrial  Certificado de calibración del equipo y del patrón
 Licencia salud ocupacional profesional
Estudios higiénicos  Certificado de calibración de los equipos
 Pago de parafiscales
 Especificaciones en el manejo de residuos de riesgo biológico.
Vacunas  Acta de disposición de residuos
 Protocolo técnico de la operación

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 14
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________

CONTROL DEL DOCUMENTO.

Versión 001
Creado el, 06-12-2021
Se crea procedimiento, versión inicial del documento.
Elaborado por, Tatiana Montealegre Barreiro - Jefe SST
Revisado por, Zayra Rodriguez – Director Admón.
Aprobado por, Lucas Rodriguez, Representante legal.

Versión 002
Actualizado el, 9-01-2024
Actualización del procedimiento, Actualización estructura del documento y revisión
2024

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 15
 COMPRAS Y
ADQUISICION
ES
DA-PRO-004
Versión.002
Fecha. 9-01-2024
________________________________________________________________________________________
Elaborado por, Tatiana Montealegre Barreiro - Jefe SST
Revisado por, Zayra Rodriguez – Director Admón.
Aprobado por, Lucas Rodriguez, Representante legal.

GESTIÓN DOCUMENTAL – DOCUMENTO CONTROLADO –LOR ENVIOS

S.A.S| P Á G I N A | 16