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MINISTERIO DE ECONOMIA CONTADURIA DE LA PROVINCIA

SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA

Por Cr. Francisco Angel Cruz

Cra. Mariana Vega Contadura Gral. de la Provincia de Jujuy

INTRODUCCION El Sistema de Administracin Financiera pretende regularizar la administracin financiera y establecer los sistemas de control del sector pblico provincial.Para lograr el cumplimiento y la interpretacin de la Ley de Administracin Financiera, se tiene como objetivo principal la INFORMATIZACION de las actividades del sector pblico relacionadas con esta reglamentacin.La Administracin Financiera est integrada por los siguientes mdulos: 1. Mdulo de Presupuesto 2. Mdulo de Tesorera 3. Mdulo de Crdito Pblico 4. Mdulo de Contabilidad 4-1. Sistema de Ejecucin Presupuestaria 4-2. Sistema de Contabilidad propiamente dicha A los que tambin se agregarn: 5. Mdulo de Control de Personal 6. Mdulo de Sueldos El desarrollo de los mdulos antes mencionados estar a cargo del personal dependiente de la Secretara de Hacienda del Ministerio de Economa.El desarrollo de todos estos sistemas y sub-sistemas se ha dividido en etapas, entre ellas: Etapa 1: Sistema de Ejecucin Presupuestaria

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Etapa 2: Sistema de Control de Personal Etapa 3: Sistema de Tesorera Etapa 4: Sistema de Sueldos Etapa 5: Sistema de Contabilidad Propiamente Dicha Etapa 6: Sistema de Presupuesto Etapa 7: Sistema de Crdito Pblico

Grficamente sera:

Mdulo de Presupuesto

Mdulo de Tesorera

S.I.A.F.

Mdulo de Crdito Pblico

Mdulo de Contabilidad

Control de Personal

Sueldos

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PLATAFORMA SELECCIONADA Para concretar este proyecto se estudiaron y evaluaron distintas alternativas que ofrece el mundo de la informtica.- En primera instancia, se consider a UNIX como plataforma para la implementacin de Oracle como motor de base de datos. Ante la existencia de un equipo IBM AS/400, se consider la alternativa de utilizar el mismo como Servidor de Base de Datos, siendo DB2 el motor correspondiente. Sobre esta arquitectura se realizaron pruebas, y ante la satisfaccin obtenida de sus resultados, se tom la decisin de potenciar el entorno incrementando las capacidades de procesamiento de dicho equipamiento. Con respecto al Servidor de Aplicaciones se opt por trabajar sobre un ambiente Windows NT y aplicaciones en entorno visual.Para permitir el acceso de las estaciones de trabajo remotas, se llev a cabo la instalacin de un Sistema de Acceso Remoto (RAS), con capacidad para dieciseis (16) lneas configuradas como solo entrantes, las cuales conforman un grupo rotativo de manera que se accedan a cualquiera de ellas mediante el marcado de un nico nmero de cabecera. Se eligi como medio de comunicacin la Red Telefnica, ya que haciendo uso del servicio Centrex (implementado en el Gobierno de la Provincia), los costos de implementacin y operacin resultan menores en relacin a otras tecnologas y medios de transmisin de datos. Se balancearon ventajas y desventajas de cada plataforma propuesta y se decidi confiar en esta ltima, apoyado en que cada vez existe mayor cantidad de soluciones tecnolgicas de este tipo implementadas en el mercado.Vale decir, se seleccion una plataforma moderna basada en la arquitectura Cliente/ Servidor y en el trabajo con sistemas abiertos que estar conformada por lo siguiente: HARDWARE El mismo est compuesto por: Equipo IBM AS/400 C Servidores de redes Servidores de acceso Remoto Estaciones de trabajo Locales Estaciones de Trabajo Remotas Modems

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HUBS

Y todo lo necesario para la implementacin de una red de aproximadamente 30 estaciones de trabajo remotas y 40 estaciones de trabajo locales.-

Estacin de Trabajo Local HUBS

Estacin de Trabajo Local

IBM - AS/400

Servidor de red RAS

Estacion de Trabajo Remota

Estacin de Trabajo Remota

Grficamente:

SOFTWARE

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Para el desarrollo de los sistemas antes mencionados se eligi la herramienta Case GeneXus basada en una nueva metodologa de desarrollo.-

GENEXUS es una herramienta inteligente preparada para asistir al analista en todo el ciclo de vida de la aplicacin. La misma consiste en describir las visiones de los usuarios para modelar el sistema y construir, a partir de este modelo, el soporte computacional (bases de datos y programas) para soportarlo, logrando as un desarrollo incremental, facilitando las actualizaciones del sistema segn nuevos requerimientos de los usuarios finales.Genexus soporta mltiples plataformas de ejecucin a partir de una nica especificacin.En nuestro caso en particular, en que se seleccion la arquitectura Cliente/Servidor, la estacin de trabajo Cliente es un PC basado en Windows o Windows NT el lenguaje de las estaciones de trabajo Clientes es Visual Basic el servidor de base de datos DB2 IBM- AS/400.-

A continuacin se describirn los detalles del Sistema de Ejecucin Presupuestaria, el cual es parte integrante del mdulo de Contabilidad y que se desarroll como primera etapa.-

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SISTEMA DE EJECUCION PRESUPUESTARIA

INTRODUCCION El sistema de Ejecucin Presupuestaria, tiene como objetivo principal sustentar la definicin tcnica de la Nueva Ley de Administracin Financiera. A tales efectos, proporcionar un proceso descentralizado de elaboracin y ejecucin de presupuesto, lo que permitir que las jurisdicciones tengan un mayor grado de participacin en la definicin de prioridades para la asignacin de los recursos, siempre con el control del Organismo Rector.Este sistema se basa en el concepto de interrelacin de sistemas y en el criterio de centralizacin normativa y descentralizacin operativa, donde la centralizacin implica la normalizacin de procedimientos y la descentralizacin se basa en que la administracin de los mismos se ejecute en cada una de las instituciones publicas.El sistema prevee la coordinacin entre la Direccin Provincial de Presupuesto, la Tesorera y la Contadura de la Provincia para la ejecucin del presupuesto, fijando pautas y normativas para conformar la estructura orgnica de la Administracin Provincial.-

OBJETIVO En sntesis, se pretende: Formalizar los procedimientos administrativos y operativos, para la registracin de las etapas del gasto segn los principios de la Ley de Administracin Financiera. Obtener estados de ejecucin presupuestaria en tiempo real, para la toma de decisiones a nivel gerencial. Reglar los procedimientos administrativos para la cumpliendo con las etapas del mismo, en tiempo real. ejecucin de los gastos,

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FLUJOGRAMA A continuacin se presenta el flujograma base usado como punto de partida para el desarrollo del sistema. Este diagrama de flujos pretende explicar en rasgos generales las particularidades de la etapa del gasto, detallando cules seran los pasos a seguir en caso de tratarse de un gasto sobre partidas de Bienes y Servicios. Cabe aclarar, que se tom esta partida por ser la que necesariamente cumple con todas las caractersticas del movimiento de un gasto.-

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Etapas del Gasto

Usuario U.D.0.
Inicio
Requiere Bs. Ss. Elabora N.P.(3)
Not a de Ped i

Sector Compra y/o Hab.Cont.

Responsable U.D.0.

Responsable U.D.0.

Trmites Administrativos

Recibe N.P.
Not a de Ped id Controla

existencia de Bienes.

SI

Existe Inv. de Bs.

Entrega Bienes

NO

Interviene el Sist. De Ej. Presupuestaria Dertermina partida presup.a utilizar. Estima importe del Gasto.

Fin
Verifica Disponibilidad Crdito Para aceptar esta registracinn el sistema verifica disponibilidad del saldo de la cuota presupuestaria correspondiente al gasto

NO

Existe Crd. Disp.

SI

Genera Orden de Provisin (2)

O.Pr.

Remite para Autorizacin

O.Pr.

Recibe
O.Pr.

Las O.de Prov. Se generan con ncorrelativo por Reparticin

Recibe O.Pr. Rechazada

O.Pr.

NO

Autoriza

SI

Recibe Comunicado de Rechazo

Comunica

1
Archiva

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Etapas del Gasto

Usuario U.D.0.

Sector Compra y/o Hab.Cont.

Responsable U.D.0.
1

Proveedores

O.Pr.

Recibe Autorizacin

De corresponder intervencin preventiva Trib. De Cuentas

Modifica reserva interna en caso de corresponder, de acuerdo a la orden de la superioridad

El sistema permite realizar modificacin y/o anulacin de una O. De Provisin

Reserva Interna

P.C.

Crea Expte. Elabora Pedido de Cotizacin (2)y Documentacin necesaria Exp. para el sist.compras de acuerdo al rgimen de contrataciones del Est.

Este mdulo no se desarroll por indicacin de la superioridad

Remite Pedido de Cotizacin P.C.

Recibe y Cotiza P.C. Enva Cotizacin P.C.

Recibe Cotizacin P.C.

Selecciona y Adjudica

Ajusta Compromiso Preventivo (Reserva Interna)

Este Ajuste podr realizarse mediante el item de modificacio nes a los Provisorios

Compromiso

Emite Orden de Compra (4) por c/u de los proveedores.y registra O.C. compromiso definitivo

Remite para autorizacin.

El Sist. permite la emisin de varias O. De Compra a partir de una O.Provisin. En esta etapa se controla con la cuota financiera del mes y recurso que corresponda, de acuerdo a las condiciones de pago

Autoriza y conforma la O.C. O.C. 2

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E.G.

Usuario U.D.0.

Sector Compra Responsable y/o Hab.Cont. U.D.0.

2 Notifica a c/ Proveedor y enva O.C. O.C. Espera Recepcin Bienes

Proveedores

Contadura

Tesorera

Recibe O.C. O.C.

Devengado

Recibe

Entrega Bienes.

Controla y emite Inf.de Recep.(4) conformado por quien entrega. I.R. Recibe Bs. Y conforma I.R. 3 Archiva Cronologicam. I.R.

1 2 4 Arch.Numrico y Cronolgico En el Expte. hasta recepcin de factura. Recibe Factura F

Recibe Inf.de Recep. 2

Enva Factura F

En esta etapa se deben tener en cuenta los distintos tipos de documentos que se entreguen. El Sist. Deber permitir la emisin de varias O. Pago a partir de una Orden de Compra (dependiendo de las condiciones de pago)

Emite .O.P.(5) Registra Devengado OP OP OP OP OP

Remite Expte. Con documentac. y O.P. Exp. Recibe Exp.

Exp.
Control por parte de la contaduria de la Provincia en caso de que los expedientes sean remitidos.

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E.G.

Usuario Sector Compra Responsable y/o Hab.Cont. U.D.0. U.D.0.

Proveedores

Contadura Tesorera
3

Interviene ???? Desglosa y enva exp. OP Exp.

Recibe Exp.
Archiva por Reparticin

FIN MODULO DE EJECUCION PRESUPUESTARIA

Emite cheque Formaliza transf. Entrega efvo. u otros valores. Emite recibo (2) y enva exp. Exp. Recibe Exp., valores y recibo. Exp. Controla, Rc.

Pago

Conforma Rc. y entrega. Rc. 2

Recibe Rc. Rc. 2 Registra el Pago

Por N Correlativo

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FLUJO DE DATOS DE LA APLICACION

Con el grfico que se presenta a continuacin se pretende explicar en rasgos generales cules son los mdulos principales de esta aplicacin y las partes intervinientes en el funcionamiento de este circuito de Ejecucin Presupuestaria.Como puede observarse en la figura de nivel 1, el Sistema cuenta con 3 mdulos principales:

1. Definicin de Presupuesto: para lo cual la Direccin de Presupuesto, luego de haber programado el Presupuesto del ejercicio en cuestin, deber brindrselo a las Reparticiones para su correcto accionar.2. Ejecucin Presupuestaria: mediante este mdulo se realizar toda la carga de movimientos atinentes a una Reparticin.3. Definicin de Cuotas Financieras: permite que Tesorera de la Provincia estime los valores con los que se contar para la Ejecucin Presupuestaria, a partir de los Recursos Propios, Rentas Generales y Recursos Afectados que en cada caso corresponda.-

Los Entes y Organismos Rectores que participan en el proceso son: Direccin Provincial de Presupuesto Contadura de la Provincia Tesorera de la Provincia Las Reparticiones Proveedores En el diagrama se muestra el movimiento que existir entre ellos haciendo uso del sistema, lo que incluye autorizaciones, registracin de erogaciones , movimiento de formularios, etc.-

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1
Direccin Provincial de Presupuesto Datos Presupuesto Definicin Presupuesto

Presupuesto Aprobado Modificado

Reparticin

3
Tesorera Definicin Cuota Financiera Cuotas Financiera Datos Movimientos

O.Pago Pago Comprobantes Proveedor

2
Ejecucin Presupuestaria Actualizacin Tablas Autorizacin Contadura General de la Provincia

Figura Nivel 1

Haciendo ms detallado el grfico anteriormente descripto podremos pasar a la Figura en nivel 2, donde:

El Mdulo de Definicin de Presupuesto consta, para el sistema de Ejecucin

Presupuestaria, de dos sub-mdulos: 1. Crditos del Presupuesto: donde se cargan los crditos originales y su distribucin en cuotas presupuestarias, vale decir: los valores iniciales de cada partida con asignaciones a las distintas reparticiones. 2. Ajustes Este sub-mdulo permite realizar los distintos ajustes (Refuerzos y Transferencias) a los crditos originales asignados a cada reparticin, quedando registrados mediante los instrumentos legales correspondientes dichos ajustes para un posterior control. De igual manera, se podrn ajustar las cuotas presupuestarias asignadas para cada una de las partidas, guardando siempre un histrico de los cambios realizados.-

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El Mdulo de Ejecucin Presupuestaria Propiamente dicho, implica la

conjugacin de: 1. Actualizacin de Tablas Bsicas: permitir la carga, por parte de los agentes designados por el Organismo Rector (Contadura de la Provincia.), de todos los datos necesarios para el funcionamiento del Sistema. Entre ellos se tiene: Nomenclador, Cdigo Postal, Establecimiento, Bancos, Rubros, Actividad, Escalafn, Finalidad, Funcin, Beneficiarios, etc.2. Registracin de Movimientos: este sub-mdulo, tal vez el mdulo ms importante, nos presenta todas las opciones de carga de un movimiento que deber pasar por las distintas etapas del gasto.-

El Mdulo de Definicin de Cuotas Financieras, implica la intervencin de Tesorera en esta aplicacin, en dos actividades bsicas:
1. Carga de Cuotas Financieras permite la asignacin de los valores de las cuotas financieras con las que se trabajar a fin de autorizar el ingreso de compromisos definitivos.2. Ajustes a las Cuotas Financieras: Tal como se explic con las cuotas presupuestarias, en muchos casos se hace necesario efectuar ajustes sobre los valores de cuotas financieras por medio de refuerzos o transferencias.-

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2.1
Datos Tablas Actualizar Tablas Bsicas Tablas Bsicas

1.1
Carga Presupuesto Datos Presupuesto Direccin Provincial de Presupuesto

1.2
Contadura General de la Provincia Carga Ajustes Presupuesto

Presupuesto Aprobado Modificado

Reparticin

2.2
Autorizacin Registrar Movimientos

Datos Presupuesto O.Pago pago

Datos Movimientos

Tesorera

Proveedor

Comprobantes

3.1
Carga Cuota Financiera Datos Cuotas Financieras

3.2
Ajustes Cuotas Financiera

Figura Nivel 2

En un nivel de detalle mucho ms especfico, los mdulos y sub-mdulos anteriormente descriptos se desagregan en varias tareas que deben cumplirse obligatoriamente en todo movimiento de gasto.Para ello se prepar un grfico en nivel 3 que representa, en rasgos generales, todas las etapas por las que deber tramitarse un gasto, con las autorizaciones y flujo de formularios correspondientes.-

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La sub-divisin ms importante se presenta a continuacin en un grfico de nivel 3 donde el mdulo de Registracin de Movimientos consta de las siguientes etapas:

Mdulo de Registracin de Movimientos

1. Definicin del movimiento, donde se registra el alta del movimiento con la asignacin de los datos cabecera.2. Registracin de Reserva Interna: En esta etapa se realiza la reserva provisoria del crdito presupuestario, para ello el sistema prevee el control con la cuota presupuestaria correspondiente segn la fecha de la reserva.En los casos en que el gasto responda a partidas de bienes y servicios (partidas 2, 7 y 8), el sistema permitir la emisin de un formulario de Orden de Provisin el cual tendr como membrete los parmetros (Jurisdiccin Unidad de Organizacin), definidos para dicha reparticin, con numeracin correlativa automtica.Caso contrario el sistema permitir el ingreso del importe reservado sin la emisin del comprobante de Orden de Provisin.3. Compromiso Definitivo: Esta etapa del gasto implica una registracin y afectacin definitiva de los saldos Presupuestarios. Este compromiso puede presentarse como Orden de Compra, Compromiso Definitivo, Reposicin de Fondos o Viticos.En caso de tratarse de partidas 2, 7, 8 el sistema presentar la opcin de carga e impresin de la Orden de Compra, donde se registrarn los datos necesarios para este tipo de formulario. Una vez aceptada la orden de compra el sistema prevee la carga de los compromisos de pago relacionados con dicho compromiso.Caso contrario, el sistema dar la opcin de carga del formulario del compromiso definitivo, lo que generar el formulario impreso correspondiente, que tambin estar numerado en forma correlativa e independiente de la Orden de Compra, y con los datos de la Reparticin correspondiente.El monto del Compromiso Definitivo desafecta el valor del movimiento en la etapa de provisorio sobre los saldos presupuestarios, de manera tal que queda reflejado por nica vez mediante la registracin definitiva.-

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El Compromiso definitivo se controla, en primera instancia, con los saldos presupuestarios; si es aceptado el sistema presenta la opcin de generar los compromisos de pagos (reflejado en base a las condiciones de pago pactadas), los cuales son controlados con los valores de cuotas financieras previamente definidas por Tesorera.En caso de que el monto asignado a algn compromiso supere el valor disponible de la cuota financiera, la aplicacin frena el procedimiento, con lo cual el usuario deber repactar con el proveedor o bien pedir ajustes sobre las cuotas financieras.Las cuotas financieras sern definidas por rango de tiempo, lo que implica una definicin de fechas de comienzo y final del rango con estimacin de valor financiero con el cual se contar en ese lapso de tiempo.En los casos en que se cargue directamente el Compromiso Definitivo, el sistema prevee la generacin automtica del Compromiso Provisorio, de manera tal de cumplir siempre con todas las etapas del gasto.Cabe aclarar que, un Compromiso Provisorio o Reserva Interna puede derivarse en ms de un Compromiso Definitivo (existir un Compromiso Definitivo por proveedor), dependiendo de la cantidad de Proveedores o bien de la distribucin con que se realice la compra (compromiso).Si el Compromiso se tratara de una Reposicin de Fondos Fijos, el sistema presenta dicha opcin para su eleccin y controla con los valores asignados previamente como Lmite de Reposicin.Los viticos se basan en la registracin de los datos relacionados con el mismos especificando agente, nivel, categora, lugar, das, motivos, etc. Quedando todo registrado con la emisin de un formulario especialmente diseado.4. Devengado: Una vez concluida la etapa del Compromiso Definitivo, se realiza la etapa de Devengado. El mismo se genera a partir de la recepcin de bienes y/o una certificacin de servicios u obras. En esta etapa el sistema genera un Informe de Recepcin (para partidas 2, 7 y 8), el cual refleja claramente los conceptos que se pagarn posteriormente al visto bueno de lo recibido.Se recepciona el remito o algn otro comprobante por parte del proveedor o bien del sector involucrado de manera tal de registrar la conclusin parcial o total de lo comprometido en forma definitiva.-

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5.- Mandado a Pagar: En esta etapa se genera la Orden de Pago. La misma puede incluir ms de un comprobante (factura, recibos, rendicin de gastos, liquidacin de haberes, etc.) que pertenezcan a distintos Compromisos Definitivos y a un mismo proveedor.

Para poder realizar esta etapa, el sistema requiere la carga previa de los comprobantes relacionados con los compromisos adquiridos. El sistema asume por defecto las fechas de pago de los compromisos adquiridos cargados en las condiciones de pago pactadas en el momento de cargar el compromiso definitivo, permitiendo la edicin de los mismos.

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2.1
Datos Tablas Actualizar Tablas Bsicas Tablas Bsicas

1.1
Carga Presupuesto Datos Presupuesto Direccin Provincial de Presupuesto

1.2
Contadura General de la Provincia Carga Ajustes Presupuesto Presupuesto Aprobado Modificado

2.2.1
Autorizacin Definicin Movimiento

Datos Presupuesto Datos Movimientos Reparticin

Datos Movimientos

2.2.2
Orden de Provisin Registrar Reserva Interna

3.1
Control Cuota Financiera Carga Cuota Financiera

2.2.3
Proveedor Orden de Compra Registrar Compromiso Definitivo

3.2
Ajustes Cuotas Financiera

Datos Cuotas Financieras

Comprobante Entrega (Remito, Certificado de Obra,Etc)

2.2.4
Informe de Recepcin Registrar Devengado

Tesorera

2.2.5
Factura Registrar Mandado a Pagar Orden de Pago

2.2.6
Registrar Pago Comprobante de Pago

Figura de Nivel 3

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Mdulo de Registracin de Recursos A todos estos mdulos desarrollados se le adicion el mdulo de Recursos, el cual registra todos los ingresos de cada reparticin segn sus Fuentes de Financiamiento, vale decir : Ingresos por Rentas Generales, Ingresos por Recursos Afectados, y/o Ingresos por Recursos Propios.Este Mdulo se basa en primer lugar en la estimacin del crdito original realizada por la Direccin de Presupuesto para cada partida presupuestaria, permitiendo la registracin de los ingresos antes mencionados y controlando dichos valores. A partir de los controles efectuados el sistema informa al sector de Tesorera sobre los ajustes necesarios para que se modifiquen y actualicen los valores de las cuotas financieras con los que trabaja el sistema en la etapa de compromiso definitivo.Este sistema se encuentra en la etapa de Produccin, habiendo sido aceptado por las reparticiones por su interfaz grfica, normalizada y de fcil entendimiento. Diariamente se especifican nuevos requerimientos lo cual implica tareas de mantenimiento continuas.

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