MANUAL DE

GESTIÓN DE PROYECTOS

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Mónica Paolini Nombre: Sven Herlitz Nombre: Sven Herlitz

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:

 MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS Código: MN-03
Versión: 01
Aplicado a: Toda la Organización Fecha: 30-12-2020

1. INTRODUCCIÓN
El presente manual se desarrolla a partir de la necesidad de plasmar los conceptos
básicos, la descripción de los procesos, los responsables implicados y las fases de un
proyecto, con la finalidad de poder alcanzar las metas básicas de optimizar, estandarizar,
formalizar y tener indicadores con los cuales evaluar la Gestión de Proyectos en AguaEx.

2. OBJETIVOS

El presente manual tiene como objetivo el poder optimizar y formalizar procesos dentro
de la organización enfocados en la Gestión de Proyectos. Para ello, se tratarán los
siguientes puntos:

 Definir conceptos básicos que se emplean en la Gestión de Proyectos.

 Identificar a los responsables dentro de los cargos y funciones de AguaEx, que
asumen un rol dentro de la Gestión de Proyectos.
 Alinear la Gestión de Proyectos en AguaEx a las cuatro Fases de un Proyecto.

3. ALCANCE
Este manual tiene como alcance la gestión individual de cada uno de los proyectos
desarrollados dentro de AguaEx. Está enfocado en transmitir los pasos y procedimientos
a cumplir en cada una de las cuatro Fases de un Proyecto dentro de la empresa, con el
objetivo de poder alcanzar las metas básicas de optimizar, estandarizar, formalizar y
tener indicadores con los cuales evaluar la Gestión de Proyectos en AguaEx.

Este documento al ser impreso o estar fuera de la Intranet AGUAEX Chile se considera una copia no controlada
Página 3 de 10
 MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS Código: MN-03
Versión: 01
Aplicado a: Toda la Organización Fecha: 30-12-2020

4. DEFINICIONES GENERALES

• Proyecto: Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,

servicio o resultado único.
• Gestión de Proyectos: es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas
y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
• Ciclo de vida del Proyecto: Es la serie de fases que atraviesa un proyecto desde
su inicio hasta su conclusión.
• Fases de un Proyecto: Es un conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de
manera lógica, que culmina con la finalización de uno o más entregables. Las fases
pueden ser secuenciales, iterativas o superpuestas. Son acotadas en el tiempo, con
un inicio y un final o punto de control.
Aunque los proyectos varían en el tamaño y en el grado de complejidad que
contienen, se definen cuatro fases por defecto, como se presenta a continuación:
1. Inicio: Procesos realizados para definir un nuevo proyecto al obtener la
autorización para iniciar el proyecto o fase. Ocurre con una Propuesta
Aprobada y una Orden de Compra (OC). Se constituye el Proyecto y se
definen las partes interesadas del proyecto (Acta de constitución del
Proyecto).
2. Planificación: En Reunión de Inicio con cliente se identifican los interesados
de cada parte y se verifican objetivos y alcance. Posteriormente, se verifican los
Recursos, el Cronograma, la Logística, HSEC, Acreditaciones, el Control de
Riesgos y los Formatos de salida, entre otros.
3. Ejecución, Monitoreo y Control: Durante esta fase se integran las personas
y otros recursos para alcanzar los objetivos propuestos, coordinando cada uno
de los involucrados. El Monitoreo y Control permite medir y supervisar
regularmente el avance, a fin de identificar las desviaciones respecto a la
planificación del proyecto.
4. Cierre: Cierre formal con el que se determina que concluye el proyecto. Se
formaliza la aceptación del producto tanto internamente como por parte del
cliente. Junto con los formatos de las fases anteriores, se une el formato de
cierre formal.
• Propuesta: Parte de una oportunidad o una solicitud realizada por un potencial
cliente en respuesta a una necesidad. Es un documento que describe los objetivos
del estudio, el alcance, definición de forma inicial de los recursos, plazos, costos y
riesgos que vamos a tener durante la elaboración del proyecto una vez sea
aprobado. Incluye aspectos técnicos y económicos.
• Propuesta Aprobada: Propuesta (y revisión de la misma) que ha sido aceptada
por parte del cliente. Debe ir acompañada de la Orden de Compra.
• Orden de Compra (OC), Orden de Servicio, Contrato: Documento formal donde

Este documento al ser impreso o estar fuera de la Intranet AGUAEX Chile se considera una copia no controlada
Página 4 de 10
 MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS Código: MN-03
Versión: 01
Aplicado a: Toda la Organización Fecha: 30-12-2020

se solicita el servicio aprobado (de la propuesta aprobada) con el detalle del precio,
las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.
• Cliente: Persona o entidad a la cual le prestamos un servicio directo o le
realizamos un estudio específico. AguaEx es contratado por el cliente.
• Mandante: persona o entidad que utilizará los productos resultantes del proyecto,
y pide el servicio al cliente. AguaEx se presenta como empresa subcontratista ante
el Mandante.
• Check list de gestión de proyecto: Es un registro que lista todos los procesos
involucrados dentro de la gestión de un proyecto
• Acta de Constitución del Proyecto: es un documento que representa la partida
de nacimiento de un proyecto, en el que se incluye: identificación del proyecto
(número, revisión aprobada, título), identificación del cliente, número de
OC/contrato, fechas inicio y fin; responsables del proyecto por parte de AguaEx e
identificación de responsables por parte del cliente, así como el alcance general del
proyecto.
• Interesados del Proyecto ( stakeholders ): Un interesado es un individuo, grupo u
organización que puede afectar, verse afectado o percibirse a sí mismo como
afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto. Pueden ser internos
o externos al proyecto, pueden estar involucrados activamente, pasivamente, o
desconocer el proyecto. Ejemplo de interesados internos: Encargado de proyecto,
Asesor de Proyecto, miembros del equipo. Ejemplo de interesados externos: Clientes,
usuarios finales, proveedores.
• Encargado de Proyecto: Es la persona asignada en AguaEx para liderar al equipo
responsable de alcanzar los objetivos del proyecto, con las habilidades técnicas
específicas y las competencias generales en materia de gestión de proyectos, con la
capacidad y potestad de ser la primera voz ante el cliente para fines operacionales y
logísticos en dicho proyecto.
• Asesor de Proyecto: Es la persona asignada en AguaEx con algo más de
experiencia y confianza de parte del cliente, cuya función será asegurar la calidad
técnica del servicio, comunicación y medición de cercanía con el cliente, asegurando
la creación de experiencia comercial mediante fidelización del cliente. Junto con el
Encargado, será responsable de la entrega formal del cierre del Proyecto a la
Gerencia.
• Reunión de Inicio ( Kick off meeting) : encuentro entre el o los responsables
designados en AguaEx (Encargado de proyecto, otros, etc), y el cliente para hablar
de todo lo que tenga que ver con el nuevo proyecto y dónde se establece,
formalmente, su arranque.

Este documento al ser impreso o estar fuera de la Intranet AGUAEX Chile se considera una copia no controlada
Página 5 de 10
 MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS Código: MN-03
Versión: 01
Aplicado a: Toda la Organización Fecha: 30-12-2020

5. RESPONSABILIDADES

Encargado de Proyecto:

 Responsable de la correcta gestión del proyecto basado en los estándares de este

manual y el sistema de gestión integrado (SGI) de la organización.
 Coordina y lleva a cabo la fase de Planificación: Preparación, Logística, y Operación
(desarrollo operacional y técnico) del proyecto.
 Es la primera voz ante el cliente para fines operacionales y logísticos.
 Lidera la aplicación de procedimientos de trabajo seguro en terreno, verifica y exige su
cumplimiento.
 Programa y coordina las actividades de este plan con las distintas especialidades,
incorporando la calidad, la seguridad y la protección del medio ambiente al trabajo
habitual para obtener el máximo de provecho de los recursos.
 Lidera el mejoramiento continuo del proceso en terreno.

Asesor de Proyecto:
 Asegurar la correcta gestión del proyecto basado en los estándares de este manual.
 Asegura la calidad técnica del servicio.
 Asegurar la comunicación y la medición de cercanía con el cliente.
 Asegurar la creación de experiencia comercial.
 Asegurar la experiencia SGI.
 Realiza junto con el/la encargado/a, la entrega del proyecto terminado a la Gerencia.

Administrador de Contrato:
 Asegurar el cumplimiento de las obligaciones,
 Seguir y controlar que el contrato se desarrolle según lo estipulado en el documento
del acuerdo, sin desviaciones

Asesor de Prevención de Riesgos:

 Responsable de la Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente del proyecto.
 Asesora al Encargado de Proyecto sobre los temas de seguridad y salud ocupacional
del proyecto.
 Generación de documentación de Seguridad y Ambiente requerida dentro del proyecto.
 Supervisa la correcta ejecución de los trabajos en terreno en el ámbito de seguridad,
entregando recomendaciones cuando se requiera.
 Realiza Capacitaciones, charlas y actividades relacionadas con la Prevención de Riesgos
del proyecto.

Este documento al ser impreso o estar fuera de la Intranet AGUAEX Chile se considera una copia no controlada
Página 6 de 10
 MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS Código: MN-03
Versión: 01
Aplicado a: Toda la Organización Fecha: 30-12-2020

Ayudantes de Terreno:
 Responsable por la correcta instalación de equipo de medición y elementos en campo,
así como del completo retiro de los mismos.
 Apoyo en actividades de logística dentro de las fases de planificación y ejecución del
proyecto, bajo la coordinación del Encargado de Proyecto.
 Apoyo en actividades de Orden y Aseo dentro de las fases de planificación, ejecución y
cierre del proyecto, bajo la coordinación del Encargado de Proyecto.

Comercial:
 Coordinar los recursos y el equipo de trabajo para el desarrollo de diversos estados de
pagos y así sea oportuna su entrega.
 Establecer procedimientos, control y seguimiento de los proyectos desde la aceptación
de la orden de servicio hasta el cierre del proyecto teniendo el resguardo y
actualización de la información de cada trabajador según sea necesario.
 Actividades directas relacionadas a proceso de facturación.

RRHH:
 Ejecutar el proceso de reclutamiento y selección, inicio, mantención y término de la
relación laboral de los trabajadores de la empresa, manteniendo el resguardo y
actualización de la información de cada trabajador según sea necesario.
 Cooperar con las distintas actividades y gestiones administrativas dentro de cada
proyecto, ya sea gestionando la información solicitada de Recursos Humanos o
alimentando los distintos sistemas de información, participando activamente en estos
procesos.
 Realizar mantención y proponer mejoras a los distintos procesos de tratamiento de
información de la empresa, mediante la elaboración de documentos, informes de
gestión y reportes de indicadores de gestión de personas, con enfoque en gestión de
proyectos.
 Planificar, ejecutar y monitorear los distintos procedimientos inherentes a la Gestión de
Recursos Humanos, con enfoque en gestión de proyectos.
 Apoyo directo en procesos de acreditación del personal asignado a cada proyecto.

Este documento al ser impreso o estar fuera de la Intranet AGUAEX Chile se considera una copia no controlada
Página 7 de 10
 MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS Código: MN-03
Versión: 01
Aplicado a: Toda la Organización Fecha: 30-12-2020

6. FASES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

La gestión de proyectos en AguaEx se desarrolla en cuatro fases, cuyos antecedentes pueden

ser ubicados en el registro DI-02 Mapa de Procesos de AguaEx, e incluyen:
1. Inicio
2. Planificación
3. Ejecución, Monitoreo y Control
4. Cierre

6.1 INICIO

Esta fase está compuesta por todos aquellos procesos realizados para definir un nuevo
proyecto al obtener la aprobación para iniciarlo. El propósito es alinear las expectativas del
cliente/mandante con los objetivos del proyecto, identificar a los interesados, y dejar registro
de identificación del proyecto, donde queda designado por parte de AguaEx el responsable
del mismo (Encargado de Proyecto).

Esta información se plasma en el documento Acta de Constitución del Proyecto . Cuando se

aprueba el acta de constitución del proyecto, el proyecto es autorizado oficialmente y el
Encargado del Proyecto es autorizado a aplicar recursos de la organización a las actividades
del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que:
 Proporciona un vínculo directo entre el proyecto y los objetivos estratégicos de la
empresa,
 Crea un registro formal del proyecto y,
 Muestra el compromiso de la empresa con el proyecto.

Como parte del desarrollo de la gestión de un proyecto, se introduce y generaliza el uso del
documento Check list para la Gestión del Proyecto, a partir del cual se presenta a detalle el
listado de fases y procesos que deben cumplirse dentro del desarrollo de un proyecto.

La Fase de Inicio contempla dos procesos principales:

1. Aprobación del proyecto por parte del cliente
2. Constitución del proyecto

Los documentos generados dentro de esta fase son dos (Documentos de Salida):
1. FR-65-INICIO_Acta-Constitución-Proyecto
2. FR-66-Check-List_Gestión-Proyecto

Este documento al ser impreso o estar fuera de la Intranet AGUAEX Chile se considera una copia no controlada
Página 8 de 10
 MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS Código: MN-03
Versión: 01
Aplicado a: Toda la Organización Fecha: 30-12-2020

6.2 PLANIFICACIÓN

La fase de Planificación está compuesta por aquellos procesos que establecen el alcance
total del esfuerzo, definen y refinan los objetivos y desarrollan la línea de acción requerida
para alcanzar dichos objetivos.

La naturaleza de un proyecto puede requerir el uso de reiterados ciclos de realimentación

para análisis adicionales. Es probable que se requiera una revisión de la planificación a
medida que se recopilan o se comprenden más características o información sobre el
proyecto.

Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto pueden
generar la necesidad de reconsiderar uno o más de los procesos de planificación lo que
conlleva en esta fase a actividades iterativas o continuas.

La Fase de Planificación contempla los siguientes procesos:

 Reunión de Inicio con cliente
 Registros del proyecto
 Alcance
 Recursos
 Cronograma
 Logística
 Comunicación
 HSEC
 Acreditación
 Riesgos
 Formatos y registros

Parte de los documentos de entrada dentro de esta fase se ubican en el repositorio del
Sistema de Gestión Integrado de AguaEx, entre ellos el MN-02 Manual de Salida a
Terreno.

Formatos y registros de salida de la Fase de Planificación, que forman parte del Sistema de
Gestión Integrado de AguaEx son los siguientes (Documentos de Salida):
 Carpeta de arranque aprobada
 FR-38 Reporte Adquisición en Terreno
 FR-36 Chequeo de EQUIPOS
 Archivo Excel Jornadas en terreno
 FR-44 Solicitud de fondos
 FR-46 Orden de Compra
 FR-19 Estudio de necesidades de EPPs
 FR-22 Solicitud de EPP
 FR-46 Orden de compra para EPPs
 FR-23 Entrega y Recepción EPP firmado
 Guías de Despacho
 Entre otros
Este documento al ser impreso o estar fuera de la Intranet AGUAEX Chile se considera una copia no controlada
Página 9 de 10
 MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS Código: MN-03
Versión: 01
Aplicado a: Toda la Organización Fecha: 30-12-2020

6.3 EJECUCIÓN, MONITOREO Y CONTROL

La Fase de Ejecución está compuesta por aquellos procesos realizados para completar el
trabajo definido en la fase de Planificación, a fin de satisfacer los requisitos del proyecto.
Este Grupo de Procesos implica coordinar recursos, gestionar el involucramiento de los
interesados, e integrar y realizar las actividades del proyecto conforme a los objetivos que se
persiguen.

El beneficio clave de este Grupo de Procesos es que el trabajo necesario para cumplir con
los requisitos y objetivos del proyecto se lleva a cabo de acuerdo con lo planificado. Gran
parte del presupuesto, recursos y tiempo del proyecto se utiliza en la realización de los
procesos de esta fase.

El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control está compuesto por aquellos procesos

requeridos para hacer seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del
proyecto, para identificar áreas en las que se requiera realizar cambios y para iniciar los
cambios correspondientes.

Monitorear es recolectar datos de desempeño del proyecto, producir medidas de desempeño

e informar y difundir la información sobre el desempeño. Controlar es comparar el
desempeño real con el desempeño planificado, analizar las variaciones, evaluar las
tendencias para realizar mejoras en los procesos, evaluar las alternativas posibles y
recomendar las acciones correctivas apropiadas según sea necesario. El beneficio clave de
este Grupo de Procesos radica en que el desempeño del proyecto se mide y se analiza a
intervalos regulares, a partir de eventos apropiados o cuando ocurren condiciones de
excepción a fin de identificar y corregir variaciones respecto del plan para la gestión del
proyecto. El monitoreo continuo proporciona al equipo del proyecto y a otros interesados
conocimientos sobre el estado del proyecto y permite identificar las áreas que requieren más
atención.

La Fase de Ejecución, Monitoreo y Control contempla los siguientes procesos:

1. Cumplimiento documental Encargado de terreno (mensual)
2. Cumplimiento documental HSEC (mensual)
3. Cumplimiento documental RRHH (mensual)
4. Cumplimiento Adquisición (diario)
5. Cumplimiento gabinete (mensual)
6. Cumplimiento Técnico (mensual)
7. Cumplimiento Comercial (mensual)

Formatos, registros y procesos de salida de la Fase de Ejecución, Monitoreo y Control,

alguno de ellos que forman parte del Sistema de Gestión Integrado de AguaEx son los
siguientes (Documentos de Salida):
 Excel Gestión de Pagos AguaEx, Cliente
 Excel Producción en Terreno
Este documento al ser impreso o estar fuera de la Intranet AGUAEX Chile se considera una copia no controlada
Página 10 de 10
 MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS Código: MN-03
Versión: 01
Aplicado a: Toda la Organización Fecha: 30-12-2020

 E200

Este documento al ser impreso o estar fuera de la Intranet AGUAEX Chile se considera una copia no controlada
Página 11 de 10
 MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS Código: MN-03
Versión: 01
Aplicado a: Toda la Organización Fecha: 30-12-2020

 FR-28 Informe Gestión

 Informe de HH trabajadas (FTE-full-time equivalent)
 F-30-1
 Orden de información en servidor-Teams
 Envío de resultados AL CLIENTE, seguimiento, revisiones
 Envío de EDP AL CLIENTE, seguimiento, facturación
 Entre otros

6.4 CIERRE

La Fase de Cierre está compuesta por el(los) proceso(s) llevado(s) a cabo para completar o
cerrar formalmente un proyecto, fase o contrato. Este Grupo de Procesos verifica que los
procesos definidos se han completado, y establece formalmente que el proyecto o fase del
mismo ha finalizado. El beneficio clave de este Grupo de Procesos es que las fases,
proyectos y contratos se cierran adecuadamente.

La Fase de Cierre contempla responsabilidades y verificación por parte de los interesados

involucrados dentro del proyecto:
 Encargado-Asesor
 Encargado-Asesor
 Comercial
 HSEC
 Orden y aseo
 RRHH
 Líder Técnico

El Documento de Salida de esta Fase está representado por el registro FR-66-Check-

List_Gestión-Proyecto, que forma parte del ciclo de vida de cada proyecto y culmina con
la firma y validación de cada uno de los interesados, identificados en el registro FR-65-
INICIO_Acta-Constitución-Proyecto

7. Registros
MN-02 Manual de Salida a Terreno
FR-65-INICIO_Acta-Constitución-Proyecto
FR-66-Check-List_Gestión-Proyecto
FR-38 Reporte Adquisición en Terreno
FR-36 Chequeo de EQUIPOS
FR-44 Solicitud de fondos
FR-46 Orden de Compra
FR-28 Informe Gestión
FR-19 Estudio de necesidades de EPPs
FR-22 Solicitud de EPP
FR-46 Orden de compra para EPPs

Este documento al ser impreso o estar fuera de la Intranet AGUAEX Chile se considera una copia no controlada
Página 12 de 10
 MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS Código: MN-03
Versión: 01
Aplicado a: Toda la Organización Fecha: 30-12-2020

FR-23 Entrega y Recepción EPP firmado

Excel Jornadas en terreno
Excel Gestión de Pagos AguaEx, Cliente
Excel Producción en Terreno

8. Control de cambios

Control de Cambios

Versión y Fecha Punto Qué Había Qué Hay

01 (30-12-2020) No Aplica No Aplica Primera versión del documento

Este documento al ser impreso o estar fuera de la Intranet AGUAEX Chile se considera una copia no controlada
Página 13 de 10