N° 661 -2013-P.R/GOB.REG.TACNA Fecua, 10 DIC 2013 vistas: El Informe N° 419-2013-SGDO-GRPPAT/GOB REG. TACNA, emitido por la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial r CONSIDERANDO: / Que, el Articulo 191° de la Constitucién Politica de! Estado, especifica que los Gobiernos Regionales gozan de autonomia politica, econémica y administrativa en asuntos ZEST, 80 su competencia yore /| A Que, conforme al articulo 5° de la Ley N° 27867, Ley Organica de Gobiernos le “Regionales, es mision de los Gobiemnos Regionales, organizary conduc la gestion publica Cy Pome SO fegional de acuerdo a sus competencias exclusivas, compartidas y delegadas, en el marco X la regién. Hse \as politicas nacionales y sectoriales, para contribuir al desarrollo integral y sostenible de Que, mediante Oficio N®_ 1415-2013-SGDO-GRPPATIGOB.REG.TACNA, | la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, presenta al Director Regional de Administracién el proyecto de Directiva para el seguimiento y control Ge los almacenes periféricos en todos los proyectos de inversion, para que emita conformidad. Que, mediante Oficio N° 2897-2013-ORA/GOB.REG.TACNA, la Direccion Regional de Administracion, presenté alcances para ser incorporados al proyecto de Directiva en mencién, y puesto en consideracion de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial Que, mediante Informe N° 419-2013-SGDO-GRPPATIGOB.REG.TACNA, | la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, con los faportes efectuados por la Oficina Ejecutiva de Contablidad, la Oficina Ejecutiva de ‘AAbastecimientos y Gestion Patrimonial, y consensuado con la Sub Gerencia de Desarrollo Organizacional, culminé con el procedimiento para la formulacion y revision de la Directiva Disposiciones Normativas para ta Administracion y Control de los Almacenes Periféricos en los Proyectos de Inversién Pablica’. Que, conforme a lo dispuesto por la Ley de Bases de la Descentralizacion N° 27783, modificada por las Leyes N° 27950 y 28139, Ley Organica de Gobiernos Regionales N° 37867 modificada y complementada por las leyes N* 27802, 28013, 26961 y 28926; con la conformidad de la Gerencia General Regional y con visacion de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, Gerencia de Infraestructura, Greina Regional de Administracion y la Oficina Regional de Asesoria Juridica del Gobierno Regional de Tacna SE RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: APROBAR, la Directiva Ejecutiva Regional N° 005:2013- PRIGOBREGTACNA, denominada "“DISPOSICIONES NORMATIVAS | PARA | 1% SRMINISTRAGION Y CONTROL DE LOS ALMACENES PERIFERICOS EN LOS PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA”, que en anexo se adjunta como parte integrante de la presente resolucion.eeoUEA Era pai cS Ne 661 -2013-P.R/GOB.REG.TACNA recua, 10 DIC 2013 ARTICULO SEGUNDO: DEJAR SIN EFECTO toda norma que se oponga a la presente Directiva, ARTICULO TERCERO: NOTIFIQUESE, con la presente resolucion a las instancias competentes del Gobierno Regional de Tacna, para su conocimiento y fines conforme a Ley. REGISTRESE Y CUMPLASEDIRECTIVA GENERAL REGIONAL Ne 005 -2013-GGR/GOB.REG.TACNA. renee 19 DIC 2 1 OBJETIVO Establecer normas y procedimientos para mejorar la gestién administrativa y control de los Almacenes Periféricos a cargo de los Proyectos de Inversién Publica ejecutados por la modalidad de Admjnistracién Directa, |. FINALIDAD. Contar con un instrumento técnico-normativo que permita controlar adecuadamente los ingresos y salidas de las existencias de bienes y/o materiales que permanecen en custodia temporal en los Almacenes Periféricos. IL BASE LEGAL + Ley N® 27444; Ley del Procedimiento Administrative General y sus modificatorias. = Ley N2 27867; Ley Orgénica de Gobiernos Regionales sus modificatorias y ampliatorias las Leyes N® 27902, 28013, 28161, 28926, 28961, 28968 y 29053. Ley NE 27785; Ley Orgénica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Repiiblica. Ley N® 28411; Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto y sus modificatorias Ley N® 28716; Ley de Control interno de las Entidades del Estado y su modificatoria el Decreto de Urgencia N@ 067-2009. Ley N® 29151; Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Decreto Legislative N? 1017; Aprueba la Ley de Contrataciones del Estado. Ordenanza Regional N° 033-2010-CR/GOB.REG.TACNA; Reglamento de Organizacién y Funciones (ROF) del Gobierno Regional de Tacna. Decreto Supremo N® 184-2008-EF; Aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1017, Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Ley N2 22056; instituye el Sistema Nacional de Abastecimiento. Resolucién de Contraloria General N° 320-2006-CG; Aprueba las Normas de Control Intern Resolucién Jefatural N2 118-80 INAP/DNA; Aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Abastecimiento, * Resolucién Jefatural N2 335-90-INAP/DNA, Aprueba el Manual de Administracién de ‘Almacenes para el Sector Publico Nacional. + Norma General del Sistema de Abastecimiento SA.05 Unidad en el Ingreso Fisico y 2T. TsCustodia Temporal de Bienes, IV, ALCANCE La presente directiva es de aplicacién en todos los Almacenes Periféricos a cargo de los Proyectos de Inversién Publica que ejecuta el Gobierno Regional de Tacna por la modalidad de Administracién Directa, siendo de cumplimiento del personal administrativo, técnico y profesional que labora en los referidos Almacenes asf como en los proyectos u obras en ejecucién y del personal que laboran en las Areas de Almacén, GLOSARIO DE TERMINOS a) ALMACEN CENTRAL Es el érea o ambiente apropiado 0 espacio fisico adecuado, destinado para recibir, verificar, registrar y conservar temporalmente los diversos bienes y/o materiales adquiridos, donados y/o transferidos a la institucién, entregandolos a quien corresponda en condiciones éptimas de operacién y/o funcionamiento, ALMACEN PERIFERICO ‘Se define como la aérea o ambiente que depende del Almacén Central y que por razones de.distancia y oportunidad se hace necesario su acondicionamiento, para mantener en ellos un determinado stock de bienes y/o materiales, cuyo procedimiento de almacenamiento y distribucién es similar al que se aplica en el Almacén Central. EXISTENCIA FISICA DE ALMACEN Se considera existencia fisica de almacén a aquellos bienes que se encuentran fisicamente y por un tiempo prudencial en los diversos ambientes del Almacén Central 0 en los Almacenes Periféricos. GUIA DE REMISION-RECEPCION DE BIENES Constituye un documento fuente que se utiliza y sustenta el trasiado de los bienes y/o materiales a diferentes destinos y forma parte del sistema de control de los almacenes, Permitiendo la identificacién de actividades que se puedan estar realizando. ) NOTA DE ENTRADA AL ALMACEN Documento que sirve para registrar el ingreso de bienes y/o materiales al Almacén Central en condicién de donacién, transferencia o saldo de un proyecto u obra, debidamente sustentado. f) NOTADE SALIDA Documento fuente que es utilizado en los Almacenes Periféricos y que sustenta la salida de los bienes y/o materiales con destino a la ejecucién del proyecto/obra PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA Documento que sustenta la salida de los bienes y/o materiales del Almacén Central con destino al usuario final; es decir, formaliza la distribucién de los bienes y/o materiales ue se encuentran internados de manera temporal en el Almacén 227sh) _ REPORTE DIARIO DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN Documento que da a conocer las ocurrencias diatias que se suscitan en el Almacén Periférico, de forma detallada y precisa, que incluye desde la descripcién del bien y/o ‘material hasta la asignacin especifica que le corresponda, TARIETAS BINCARD Denominacién que se le otorga a las Tarjetas de Control Visible, que tienen como finalidad registrar el movimiento (no valorizado) de cada bien almacenado, refiejando el saldo de éstos. Es de uso exclusivo y permanente del personal responsable tanto del Almacén Central como del Almacén Periférico, debe ubicarse junto al grupo de bienes en ella registrados. DISPOSICIONES GENERALES 6.1 EL Almacén Periférico es un drea fisica determinada bajo criterios y técnices adecuadas, destinada a la custodia y conservacidn de los bienes y/o materiales que van a ‘emplearse en la ejecucién de los diferentes Proyectos de Inversién. Las actividades que en él se realiza esencialmente son las que corresponden a los procesos técnicos de almacenamiento y distribucién. El Jefe de Proyecto/ Residente de Obra debe conducir la organizacién e implementacién del Almacén Periférico, para la custodia temporal de los bienes y/o materiales, teniendo en cuenta los aspectos de seguridad, mantenimiento, conservacién y distribucion, que permitan un mejor control y cumplimiento de las actividades en el Almacén Periférico. Los bienes y/o materiales que permanezcan en el Almacén Periférico por periodo superior a los tres (03) meses 0 que luego de una evaluacién se determine que no van a ser utilizados en los Proyectos de Inversién Publica, deben ser informados en su situacién al Jefe de Proyecto/Residente de Obra, a fin de que adopte las decisiones mas convenientes con respecto al proyecto o se determine su ingreso al Almacén Central para su disposicién y utilizacién seguin las normas correspondientes establecidos para los. bienes en condicién de saldos y sobrantes de bienes, eviténdose de esta manera su deterioro y/o vencimiento. ‘Son factores a considerar en la seleccién y organizacién de los Almacenes Periféricos, los siguientes: a. Area Requerida: El espacio a elegir debe permitir que las operaciones que en ella se realicen se efectien de manera adecuada, sin que haya tropiezos por falta de espacio. Se determina en base a la cantidad y volumen de los bienes, tomando en cuenta sobre todo la magnitud del proyecto/obra. b. Seguridad.- EI lugar donde se ubique el Almacén Periférico debe reunir condiciones que eviten el deterioro o merma ocasionado por agentes atmosféricos, asi como reservar la integridad humana y fisica ante acciones de terceros 0 de desastres naturales. 2s65 642 ©. Infraestructura Disponible.- Considerar areas 0 edificaciones que por sus caracter(sticas resulten apropiadas y cuyo costo de acondicionamiento resulte econémico. Los Almacenes Periféricos deberén contar con equipos, herramientas e implementos de seguridad necesarios para efectuar la conservacién, manipulacién, proteccién y control de los bienes y/o materiales en custodia temporal: mobiliario y equipo necesario para la uubicacién de los bienes y/o materiales, a fin de preservarlos de la humedad, calor y frio; asimismo, debe contar con extintores apropiados de acuerdo a la naturaleza del proyecto y botiguin de primeros auxilios conteniendo medicacién bésica. La distribucién y clasificacién de los espacios en los Almacenes Periféricos debe ser evaluada cuidadosamente, poniendo especial énfasis en aquellos bienes y/o materiales que tienen una condicién de fragilidad, dimensi6n y periodo de vencimiento; asimismo, para que su identificacién sea gil y oportuna. Se debe evitar ubicar los bienes de un mismo tipo en lugares de almacenaje diferentes. Los bienes y/o materiales que se encuentren en custodia en los Almacenes Periféricos deben ser protegidos de los elementos naturales como la humedad, luz, calor, luvia, etc,, segtin las técnicas estipuladas en las Normas Técnicas de Construccién, Manual del dos que norman su conservacién y utilizacién. fabricante u otros documentos especi Los espacios fisicos destinadas a servir de Almacén Periférico deben ser rodeadas de los medios necesarios para proteger a los bienes y/o materiales almacenados, mobilirio, ‘equipos ast como las instalaciones de riesgos internos y externos, para evitar robos 0 sustracciones, acciones de sabotaje, incendios, inundaciones, etc. El acondicionamiento de los bienes y/o materiales se debe realizar en forma tal que se evite: 4) Despostillados, roturas 0 aplastamientos; b) Datios por manchas con grasa u otro agente nocivo; ©) Deterioro en el acabado; 4) Dafios por causas climatoldgicas; y e) Pérdida parcial, total o extravio, El Jefe de Proyecto/Residente de Obra como responsable de la ejecucién del proyecto/obra, debe cumplir con verificar permanentemente el ingreso la salida de los bienes y/o materiales al/del Almacén Periférico El Responsable del Almacén Periférico depende funcionalmente del Jefe de Proyecto/ Residente de Obra y administrativa y técnicamente del Jefe del Area del Almacén Central, debiendo cumplir con remitir a esta instancia los Informes de los movimientos mensuales del Almacén a su cargo, El Jefe de Proyecto/Residente de Obra en coordinacién con el Jefe del Area del Almacén Central, mediante documento debe cumplir con asignar las funciones al personal responsable del Almacén Periférico, con la finalidad de que se form: eresponsabilidad, para que mantengan al dia y debidamente sustentada toda la informacién y documentacién relacionada con el ingreso y la salida de los bienes y/o materiales que se custodian de manera temporal en el Almacén Periférico. 6.13 La designacién del personal responsable del Almacén Periférico, debe ser realizada de manera idénea, considerando cumplir los siguientes requisitos: Instruccién Secundaria completa/Estudios de Nivel Técnico/ o Estudios Superiores no concluidos. * Capacitacién relacionada al manejo de almacenes o afines. * Experiencia no menor de 02 afios, en el Sector Publico y en el manejo de almacenes. * No tener antecedentes administrativos ni penales relacionados con la gestién administrativa o manejo de almacenes. 6.14 El Jefe del Area del Almacén Central a través del personal encargado del Control de los Almacenes Periféricos, debe cumplir con efectuar supervisiones periédicas y permanentes a estos espacios que custodian los bienes y/o materiales con destino a los, proyectos de inversin piiblica. En caso de observarse irregularidades puede inclusive recomendar la separacién o término de vinculo laboral del personal involucrado, tal situacién de producirse no lo exime de la determinacién de las responsabilidades administrativas, penales o civiles a que hubiere lugar. Al concluir el proyecto u obra, el Almacén Periférico debe ser desactivado, debiendo el Almacenero Periférico efectuar un inventario de los saldos existentes para luego elaborar el Acta de Saldos y el Acta de Sobrantes de los materiales y/o bienes, en presencia del Jefe de Proyecto/Residente de obra y Jefe o representante del Area del Aimacén Central, para que sean internados segiin detalle siguiente: = Los saldos en condicién de nuevos que no hayan sido utilizados, serén ingresados en el formato respectivo que se precisa en la presenta Directiva para su internamiento en el Almacén Central que para tal efecto se emitird una NEA valorizada. = Las Herramientas, Equipos Usados y Bienes en condicién de usados serdn internados al Area de Patrimonio mediante la respectiva Guia de Desplazamiento debidamente firmada y autorizada. * Los materiales en condicién de usados, sern ingresados al Almacén Central en condicin de sobrantes, mediante la respectiva Guia de Remisién. “iy. oispostciones especricns i ‘ey ‘ Be, J} Siendo el almacenamiento de los bienes y/o materiales un proceso técnico cuyas actividades “jf estén referidas a la ubicacién y custodia temporal de los bienes en un determinado espacio fisico. El proceso de almacenamiento que se realiza tanto en un Almacén Central como en un Almacén Periférico involucra realizar las siguientes fases: recepcién, verificacién, internamiento, registro, conservacién y custodia. ‘A. DELARECEPCION DE LOS BIENES ¥/O MATERIALES 2THLa recepcién consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del momento que los bienes han efectuado su ingreso al Almacén Periférico, previa verificacién de la cantidad, peso, medida, etc,, segin sea el caso. Cuando se produzca una recepcién de los bienes con ingreso directo al Almacén Periférico, esta accién debe realizarse bajo responsabilidad, en presencia de personal del Almacén Central, debiendo tenerse @ la vista la Guia de Remisién y Orden de compra. La documentacién que acredita la recepcidn de los bienes también debe contar con la conformidad del Jefe de Proyecto/Residente de Obra y Supervisor. La recepcién de los bienes y/o materiales involucra por parte del Responsable del Aimacén Periférico, examinar, verificar la cantidad, peso, medidas, marca, seri, etc., segin sea la naturaleza del bien. De ser necesario para optimizar la funcién de recepcién, se requeriré la presencia de un personal técnico especializado. Se debe cumplir con efectuar las anotaciones de las observaciones a que hubiere lugar, debiendo éstas insertarse en la documentacién de recibo, con la siguiente Informacié: "Nombre de la persona que hace la entrega. * Nombre de la persona que recibe los bienes y/o materiales. De preferencia colocar firma y post firma, Tipo de vehiculo, marca y ntimero de placa del vehiculo utilizado en el transporte 0 traslado de los bienes y/o materiales. = Fecha y hora de la recepcién de los bienes y/o materiales. Una vez producida la recepcién de bienes acreditada con la documentacién que se precisa en el literal a.2, el Responsable del Almacén Periférico debe coordinar con el personal administrativo del proyecto para la presentacién de la PECOSA, lo cual debe realizarse en un plazo m&ximo de 48 horas, contados a partir de la ocurrencia de la recepcién de los bienes y/o materiales. B, DE LA VERIFICACION DE LOS BIENES ¥/O MATERIALES ba b2 Esta fase del almacenamiento se realiza de manera simulténea con la recepcién y con la presencia del personal del Area del Almacén Central y Proveedor, cuando los bienes ‘y/o materiales son directamente recepcionados en el Almacén Periférico. Esta fase implica realizar una verificacién cuantitativa y cualitativa al momento que se realiza la recepcién de los bienes. La verificacién cualitativa implica realizar una verificacién de las caracteristicas y propiedades de los bienes y/o materiales recepcionados conforme a las Especificaciones Técnicas que se adjuntan a la Orden de Compra, La verificacién cuantitativa implicar determinar y comprobar que las cantidades recepcionadas sean iguales en cantidad a lo solicitado en la documentacién que se acredita para la recepcién (Orden de Compra/Guia de Remisién).b.3_En caso de encontrarse diferencias en términos de cantidad, el personal responsable del Aimacén Periférico solamente dard conformidad a lo que se viene recepcionando, debiendo realizar las anotaciones respectivas en la documentacién de recibo de los bienes y/o materiales. b.S En caso que se observe diferencias notorias y distorsionadas en la cantidad y caracteristicas de los bienes y/o materiales, asi como desperfectos 0 mala calidad, éstos deberdn ser rechazados, debiendo procederse a su retiro inmediato. DEL INTERNAMIENTO DE LOS BIENES Y/O MATERIALES 1 Comprende el conjunto de actividades relacionadas con la ubicacién de los bienes y/o materiales en el Almacén Periférico, buscando que su identificacién y manipulacién sea répida, eficiente y oportuna. 2. Los bienes y/o materiales deben agruparse en estantes 0 mobiliario determinado, considerando su tipo, cantidad, peso, dimension, volumen, periodo de vigencia, etc. 2. Los materiales de construccién en el Almacén Periférico deben internarse conforme a las especificaciones que demanda el vigente Reglamento Nacional de Edificaciones. DEL REGISTRO DE LOS BIENES Y/O MATERIALES dA Constituye un sistema de registros y reportes en los que se consignan datos sobre ingresos y salidas de bieries y/o materiales del Almacén Periférico. Los registros y reportes se elaborardn en forma manual o mediante procesos automaticos de datos. 4.2. Concluida con la ubicacién de los bienes y/o materiales se procederé a la apertura de las respectivas Tarjetas de Control Visible (BINCARO), para realizar su registro y control de los ingresos y salidas, tarjeta que seré colocada al grupo de bienes registrados, en un lugar visible. 3. El registro y control de las existencias se realiza a través de los documentos siguientes: Tarjetas de Control Visible de Almacén Periférico. Resumen Mensual del Movimiento de Almacén Periférico. Parte Diario del Movimiento de Almacén Periférico. Conciliacién mensual del movimiento del Almacén Periférico. d.d Los documentos fuente necesarios para efectuar los registros son: = Guias de Remision ~ Recepcién de Bienes * Notas de Salida DE LA CONSERVACION Y CUSTODIA DE LOS BIENES ¥/O MATERIALES Comprende los siguientes aspectos: Stesa) Proteccién de los Bienes y/o Materiales.- Esté referida a la implementacién de ‘mecanismos y actividades que sean necesarios y que conduzcan a su proteccidn de os elementos naturales como el calor, la humedad, la lluvia, etc. b) Proteccién del local donde funciona el Almacén Periférico.- Es en referencia a las reas fisicas que han sido destinadas a servir de Almacén Periférico las cuales deben ser rodeadas de medios de seguridad necesarios para proteger a las personas, a los bienes y/o materiales almacenados, mobiliario y equipo existente, ello con la finalidad de prevenir riesgos internos y externas, tales com * Robos; = Sustracciones; * Incendios; * Inundaciones; * Acciones de Sabotaje, etc. ©) Proteccién al personal del Almacén Periférico.- Debe contemplarse aspectos de Proteccién al personal que labora en el Almacén Periférico, para evitar dafios que Puedan poner en riesgo su integridad fisica, para tal fin se dotaré de los equipos e implementos de seguridad necesarios para la adecuada manipulacién de materiales, teniendo como base el Reglamento Nacional de Edificaciones, Norma G.050 Seguridad, durante la construccién. Asimismo, es importante disefiar planes de seguridad que debe contemplar planes de evacuacién y primeros auxilios para casos de siniestros (incendios, terremotos, Inundaciones). 1X, DE LA IMPLEMENTACION DE PROCEDIMIENTOS Los bienes y/o materiales a ser retirados del Almacén Central con destino a los Almacenes Periféricos, solamente podrén ser retirados por el personal designado como Almacenero y encargado de cada Almacén Periférico, previa coordinacién con el Jefe del Proyecto/Residente de la Obra. El personal designado como Almacenero Periférico verificaré los bienes y/o materiales a ser retirados del Almacén Central de acuerdo a lo consignado en la Orden de Compra, debiendo luego de esta verificacién elaborar la respectiva PECOSA, la misma que deberd estar firmada por el Jefe del proyecto/Residente de Obra, Inmediatamente elaboraré la Guia de Remisidn-Recepcién de Bienes (04 ejemplares), documento este que seré obligatorio gestionar en el Area de Almacén para poder trasladar los materiales de Almacén Central al Almacén Periférico del Proyecto/Obra, cuya distribucién es de la siguiente manera: = 01 Ejemplar: Almacén Central. "01 Ejemplar: Area de Seguridad y Guardiania, * 01 Ejemplar: Personal Administrativo del Proyecto (control administrativo). 01 Ejemplar: Almacén Periférico. 2Teis) La Gerencia Regional de Infraestructura a través de la Sub Gerencia de Obras asi como las demés Gerencias Regionales de linea, Ejecutiva de Abastecimiento y Gestién Patrimonial (Area de Almacén y Area de Gestién 0 Control Patrimonial), sobre los frentes de trabajo implementados y la conformacién de los diferentes Almacenes Periféricos, sefialando lo siguiente: * Nombre del Jefe de Proyecto/ Residente de Obra. * Nombre del personal designado como Almacenero Periférico, quién quedard autorizado para el retiro de los materiales y/o bienes del Almacén Central. 9.2 RECEPCION DE LOS BIENES Y/O MATERIALES EN LOS ALMACENES PERIFERICOS a) b) La Guia de Remisién (G/R) acredita la recepcién de los bienes y/o materiales al Almacén Periférico, por tanto debe encontrarse indicado en forma clara y precisa el nimero, fecha de salida del Almacén Central, procedencia, los datos personales de la Persona que ha recepcionado los bienes y/o materiales del Almacén Central, conductor del vehiculo y detalle de los materiales o bienes a recepcionar; asimismo, la Guia debe hacer constar la firma del Almacenero Periférico, con las anotaciones u observaciones a que hubiera lugar, en caso corresponda. ‘la llegada de cada bien y/o material el personal del Almacén Periférico estd obligado a efectuar nuevamente una revisién minuciosa de la cantidad, peso, calidad, medida, Cédigo patrimonial, etc,, en relacién a la O/C y G/R. En caso de merma en cantidad y Peso debe efectuar bajo responsabilidad las observaciones y realizar las coordinaciones con el Almacén Central, de suscitarse irregularidades insubsanables debe cumplir con informar por escrito al Jefe de Proyecto/Residente de Obra. Inmediatamente después de recepcionados los bienes y/o materiales, debe proceder @ su ubicacién segin su tipo, cantidad, fragilidad, calidad, etc, en los lugares designados y apropiados para los mismos. Seguidamente se apertura la respectiva Tarjeta de Control Visible de Almacén (BINCARD), por cada material o bien ingresado, tomando en cuenta lo detallado en el documento de entrega, procurando ser claro y especifico. Cada ingreso y egreso de los materiales y/o bienes se registraré en esta Tarjeta, con indicacién de la fecha y rniimero de la Nota de Salida, la salida de bienes se hard de acuerdo a su llegada y solicitud diaria, utilizando el Formato de Nota de Salida (en original y dos copias), debidamente numerada y cuya distribucién serd segtin detalle: * Original: el mismo que se adjunta al Informe del Movimiento Mensual del Almacén Periférico, a ser entregado al Jefe de Proyecto/Residente de Obra y Almacén Central. + era. Copia: Para Archivo del Almacén Periférico. = 2da. Copia: Para el personal que retira los bienes y/o materiales. STrTs GtKy) El personal responsable del Almacén Periférico mensualmente elaborard y remitird al Almacén Central y al Jefe de Proyecto/Residente de Obra, el informe del Movimiento Mensual de Almacén Periférico teniendo en consideracién el Texto Unico Ordenado del Clasificador de Gastos Publicos del sistema de gestién presupuestal, elaborados en formatos tnicos establecidos en la presente Directiva, conteniendo la siguiente informacién: * Resumen Mensual de Movimiento de Almacén Periférico. Resumen de la Valorizacién Mensual de! Movimiento de Almacén Periférico. * Resumen Mensual del Consumo de Combustibles por Maquinaria (Obra) De igual manera, la informacién consignada en el movimiento mensual del Almacén Periférico deberd encontrarse debidamente sustentada: los ingresos con copias de las Gulas de Remision u otro documento andlogo; y, las salidas de los bienes y/o materiales con las Notas de Salida debidamente numeradas, de igual manera las salidas de combustible, con sus respectivas Ordenes de Atencién para su ingreso y Nota de Salida para su egreso, FI personal responsable de! Almacén Periférico queda obligado a presentar puntualmente todos los meses la informacién referida en el Numeral f) del presente acépite, hasta el 3er. dia habil del mes siguiente, caso contrario se le responsabillzard Por cualquier anomalia que pudiera suscitarse por incumplimiento de sus responsabilidades. El personal responsable del Almacén Periférico deberd aperturar un archivador, mediante el cual se llevard un control estricto del formato denominado “Hoja de Cargo”, en el que se consignaré la relacién de herramientas y equipos que es entregado a cada trabajador, lo cual por ser bienes de entrada y salida diaria deberén figurar constantemente en el resumen e informe mensual, Se llevaré un estricto control para la recuperacién de los mismos y para verificar su estado 0 conservacién. En el caso de la culminacién de una obra, los Almaceneros Petiféricos solictaran al Personal que labora en la obra, el internamiento de todas las herramientas y equipos ue les fueron entregados con sus respectivos cargos, quedando obligados @ entregar al personal cesado en obra, la Constancia de No AG ienes, la misma que contard con el V8B@ del Ingeniero Residente, Area de Gestién o Control Patrimonial asi como el Responsable del Aimacén Periférico de Obra, En el caso de que exista Personal que tenga pendiente la entrege o regularizacion de bienes, el Almacenero Periférico debe cumplir con informar por escrito tal situacién, detallando los nombres del personal y bienes que adeuden, caso contrario los faltantes serén de su responsabilidad. Cuando se traslade personal de un frente a otro, esté obligado a exigit que internen los bienes a su cargo y efectuar el descargo correspondiente, El personal del Almacén Periférico deberd tener cuidado en el llenado de los Formatos y Tarjetas BINCARD, evitando en lo posible borrones, enmendaduras y adulteraciones. STSIx 60m) Toda la informacién emitida y proporcionada por el personal responsable del Almacén Periférico debe ser veraz, caso contrario de detectar falsedad en la misma se informaré a los érganos superiores para las sanciones que el caso amerite. DE LAS OBLIGACIONES DEL ALMACENERO PERIFERICO 10.1 Es de su responsabilidad directa: a) Recepcionar y suscribir la conformidad sobre el ingreso y egreso de los bienes y/o ‘materiales, que se encuentran internados en el Almacén Periférico, previa revision y verificacién. Registrar, contillar y controlar el movimiento de las mensuales de entradas, salidas y saldos de existencias. Proteger, custodiar y controlar las existencias en custodia. Coordinar la oportuna reposicién del STOCK de materiales. Mantener informacién al dia del stock de los bienes que tiene mas salida. Deberé mantener al dia sus Tarjetas BINCARD y sus archivos respectivos. Emitir el Parte Diario de Movimiento del Almacén Periférico. Efectuar el cierre de almacén el titimo dia laborable de cada mes, emitiendo los Teportes del movimiento mensual de las existencias de acuerdo alo establecido en la presente Directiva, deblendo los mismos ser remitidos al Almacén Central, debidamente refrendado por el Jefe de Proyecto/Residente de Obra. Realizar periédicamente un inventario de los bienes y/o materiales a su cargo, para cruzar informacién contenida en las Tarjetas de Control Visible y verificar la existencia de los saldos existentes. Coordinar permanentemente con el personal administrativo del proyecto respecto de {a presentacién de la documentacién necesaria que acredite la recepcién y salida de los bienes del Almacén Periférico, cuando corresponda tras funciones inherentes @ la gestién de almacenes y que disponga el Jefe del Area del almacén. fencias emitiendo los reportes 10.2 Deberé contar con los siguientes archivos: a) Archivo de Guias de Remisién — Recepcién Bienes. b) Archivo de Hojas de Cargo de Herramientas y Equipos. ¢) Archivo de Notas de Salida, d) Archivo con Informes mensuales de! Movimiento del Almacén Periférico. @) Archivo de Pedido de Combustible/Lubricantes. f) Archivo de Guias de Remisin en Transito (Max. 04 dia). 8) Archivo de copias de Ordenes de Compra y PECOSAS, pe==.Xl, ACTOS DE DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN EL ALMACEN PERIFERICO SEES jenuncia voluntaria o accidente grave, el Jefe de Proyecto/Residente de Obra debe realizar las iguientes acciones: 6Comunicar de manera inmediata @ su Jefe Inmediato y al Area de Almacén de la Oficina Ejecutiva de Abastecimiento y Gestién Patrimonial, sobre los motivos de! cambio del Almacenero ¢ indicar en el mismo informe el nombre de la persona que asumird esta nueva responsabilidad y su efectividad. El nuevo personal reemplazante, conjuntamente con el Jefe del Area de Almacén Central 0 Su representante y con la presencia del Jefe de Proyecto/Residente de Obra realizaré un inventario masivo al Almacén Periférico, con la finalidad de verificar y establecer los saldos existentes, Se debe levantar el Acta de Entrega de Cargo correspondiente, la cual deberé de estar debidamente firmada por el Almacenero saliente y el Almacenero entrante, Jefe de Proyecto /Residente de la Obra y el Jefe del Area de Almacén Central. Se debe tener en cuenta en la informacién, las instalaciones, con sus muebles, enseres y otros. XII. DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DEL ALMACEN PERIFERICO 12.1 El Inventario Fisico de! Almacén Periférico se realizara como una forma de verificacién fisica de constatar la existencia y presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservacién 0 deterioro y condiciones de seguridad. 12.2 La Oficina Ejecutiva de Abastecimiento y Gestién Patrimonial a través del Area del Almacén deberd realizar periédicamente inventarios inopinados a los Almacenes Periféricos, empleando los siguientes tipos de Inventario: " Inventario Masivo.- incluye a todos los bienes almacenados, comprende la verificacién fisica de bienes y/o materiales que se encuentran en custodia en el ‘Almacén Periférico. Es parte del Inventario General y se realiza de manera trimestral = Inventario Selective. Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados, Se realiza periédicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de STOCK se mantiene al dia, se encuentran completos y exactos, verificando que las existencias fisicas concuerden con los registros de las Tarjetas de Control Visible {BINCARD) y el reporte digital que exista. 12.3 Los Almaceneros Periféricos no tendrén participacién directa en la realizacién de la toma de ‘los Inventarios, solo intervendran para apoyar en la ubicacién de los bienes y/o materiales. 12.4 Los Almacenes Periféricos, deberén ser dotados de medios adecuados como winchas, calibradores, metros, balanzas (romanas], etc., que permitiré certificar las medidas, denominaciones, pesos, cédigos, etc., en el desarrollo de los inventarios. RESPONSABILIDADES 13.1, Son responsables de la implementacién y cumplimento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva: 22 Tsa) Gerencias Regionales de Linea que ejecutan proyectos de inversi6n publica y que constituyan Almacenes Periféricos; ») £1 Organo de Supervisién de! Gobierno Regional de Tacna, en lo que le corresponda; ¢) La Oficina Ejecutiva de Abastecimiento y Gestién Patrimonial; d) El Jefe del Area de Almacén Central; e) Personal responsable del Control de los Almacenes Periféricos (Almacén Central); 4) Jefes de Proyectos/Residentes de Obra; 2) Personal responsable de los Almacenes Periféricos; h) Personal que labora en el Almacén Central y Almacenes Periféricos, La Oficina de Tecnologta de Informacién (OT), es responsable de implementar sistemas informéticos que permitan mejorar el registro y control del suministro de bienes y/o materiales que ingresan y salen de los Aimacenes Periféricos, asi como del Almacéin Central. XIV. DISPOSICIONES FINALES PRIMERA.- Los casos no previstos en la presente Directiva serén resueltos segiin corresponda por la Oficina Regional de Administracién y la Oficina Ejecutiva de Abastecimiento y Gestién Patrimonial a través del Area de Almacén, En caso sea necesario apoyo legal se requeriré de la participacién de la Oficina Regional de Asesoria Juridica. SEGUNDA.- Ei incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva seré considerado como faltas de cardcter disciplinario, sujetas de la imputacién de sanciones o de {CERA.- La presente Directiva entra en vigencia al dia siguiente de su aprobacién mediante fo resolutivo correspondiente, debiendo ser distribuido a las instancias involucradas para su iplementacidn y cumplimiento, ‘XV. ANEXOS: Se constituyen como Anexos los respectivos Formatos a ser utilizados en la administracién y control de los Almacenes Periféricos y que forman parte de la presente Directiva, siendo los siguientes: Formato 01: Gula de Remisién - Recepcién de Bienes. Formato 02: Nota de Salida. Formato 03: Pedido de Combustible/Lubricante, Formato 04: Parte Diario de Movimiento de Almacén Periférico. Formato 05: Hoja de Cargo de Herramientas y Equipos. Formato 06: Tarjeta BINCARO. Formato 07: Relacién de Bienes y/o Materiales en condicién de Saldos, Formato 08: Resumen Mensual del Movimiento de Almacén Periférico. Formato 09: Resumen Valorizado Mensual del Movimiento de Almacén Periférico. Formato 10: Resumen Mensual de Consumo de Combustible/Lubricantes por Maquinaria/ SSIs= Fontaro won Tv. IN. eee GUIA DE REMISION-RECEPCION DE BIENES [N° ecio0 FoR [NPORDEN 0 COMPRA SUN a © DIRECC| Ay Jaci Perc. "RTREGUE CONFORM ECT CONTE& TACNA PROYECTO/OBRA: SOLICITANTE DESTINO NOTA DE SALIDA DESCRIPCION DEL MATERIAL FORMATO N2 02 DESTINO/UTILIZACION JEFE PROYECTO) ING RESIDENTE ARMA S10 "ALMACENERO PERIFERICO 7RECIBI CONFORME éla FORMATO NE 03 TACNA pEDIDO DE COMBUSTIBLE/LUBRICANTES PROYECTO/OBRA %, SOLICITANTE CONDUCTOR/OPERADOR i VEHICULO/MAQUINARIA : PLACA ORDEN DE COMPRA (COMBUSTIBLE [UNIDAD | CANTIDAD. (OBSERVACION |GASOLINA DE 95 OCT »\, [GASOLINA DE 90 OCT \ GASOLINA DE 84 ocT [PETROLEO TLUBRICANTES [UNIDAD | CANTIDAD. (OBSERVACION [ACEITE DE MOTOR [ACEITE DE TRANSMISION [ACEITE HIDRAULICO. JGRASA lprros (ESPECIFICAR) ENTREGUE CONFORME JEFE PROYECTO/ RECIBT CONFORME ALMACENERO PERIFERICO RESIDENTE DE OBRA ‘CONDUCTOR/OPERADORPARTE DIARIO DE MOVIMIENTO DE ALMACEN DE PERIFERICO> FORMATO N2 05 aera HOJA DE CARGO DE HERRAMIENTAS Y EQUIPOS PROYECTO / OBRA NOMBRES ¥ APELLIDOS DEL TRABAIADOR EVENTUAL: ‘MARTILLO NIVEL DE MANO SERRUCHO DE .. ‘ARCO DE SIERRA CARRETILLA T/BUGUI LINTERNA COMBA DE...... OTROS (*) ESPECIFICAR(*). PLANCHA COMPACTADORA \VIBROAPISONADOR GRUPO ELECTROGENO BOMBA DE AGUA ( ) OTROS (*) ( ) ESPECIFICAR(*).. FECHA... MAESTRO DE OBRA FIRMA DEL TRABAIADOR EVENTUAL ‘sy, NOMBRE: NOMBRE: ‘ont ne: DNINE G Nota: Este Formato sera utilizado en los Almacenes Periféricos de Obra Sb49s A eusty yenuay upzeuiry tap aor ‘7 Wink onvinn | — See | eae | wom | woe [enna | wamwnanaemomommar [a ‘owsNa>VWIV 13a 3¥aWON ‘vudo 30 auNaaISaH foimnowa 130 333 ‘vugo/019340Nd SOGTVS 30 NOIDIGNOD Na S31VIYILVI O/A SAN3Id 3G NODVIaY comouvnos oeoa CRONE {PORTE FRO De VALORIERGION WENGUAL DE ALWAGEN ETT —