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LECCIN N VI PLANEAMIENTO DE AUDITORIA

CAPACIDAD A DESARROLLAR Elabora una estrategia a seguir para la ejecucin de su exmen segn el objetivo previamente establecido, definiendo el alcance de los procedimientos a aplicar en los diferentes rubros.

1. Concepto. Pretender efectuar una auditora sin un planeamiento previo, es tan delicado y riesgoso como querer practicar una operacin quirrgica a un paciente sin haber planeado con antelacin los detalles mnimos, basndose en los antecedentes que obran en su historia clnica. En dichos planeamiento mdico, posiblemente se tendr en cuenta el objetivo de la operacin, los pasos a seguir, personal especialista, herramientas, tiempo, etc. De igual forma el auditor antes de iniciar la auditoria deber obtener la informacin suficiente para elaborar su plan de accin, en concordancia con los objetivos y alcances de la auditoria preestablecidos y seguir todo un proceso que veremos ms adelante. La primera norma de Auditoria generalmente aceptada, relativa a ejecucin de trabajo denominada Planeamiento y supervisin dice La Auditoria debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los asistentes del auditor, si los hay debe ser debidamente supervisado. 2. Enfoque del Planeamiento Estratgico. El Auditor antes de iniciar el trabajo enve una carta de compromiso al cliente, a fn de prevenir interpretaciones equivocadas respecto al objetivo y alcance de su responsabilidad y el tipo de informe que emitir. Es as que ltimamente se habla del planeamiento estratgico para enfatizar sobre la estrategia global que debe considerar el auditor en el alcance y resultado de su examen. Durante el desarrollo de sta fase es necesario recordar que el enfoque ser de arriba hacia abajo, es decir teniendo en cuenta que nuestra opinin se emitir sobre los Estados financieros en su conjunto, y por lo tanto antes de aplicar procedimientos de auditora especficos a una cuenta necesitamos primero conocer el negocio, obteniendo informacin de los niveles gerenciales respecto a sus objetivos, organizacin, polticas de sus actividades bsicas mbito de aplicaciones (nacional o internacional), sistema contable e informacin financiamiento etc. NO olvidemos que los grandes problemas se conocen y manejan arriba, y que por lo tanto de arriba
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se ve todo bosque y de abajo solo alcanzamos a ver el rbol. Por consiguiente, podemos considerar el planeamiento que realiza el auditor durante el desarrollo de cada una de ellas. A. Recoleccin y estudio de la Informacin Es indudable que para efectuar una buena planeacin de la auditoria, se necesita contar oportunamente con la informacin de la empresa a examinar. Dicha informacin que puede recolectarse en forma verbal o escrita, servir para que el auditor se familiarice con la empresa y la explote al mximo en su planeamiento, cuidando de aprovechar aquello que es importante y pertinente. En tal sentido, a continuacin se detalla algunos elementos de informacin que podra considerarse: Entrevista con el Cliente Visita a instalaciones y observacin de las operaciones Entrevista con los directivos o gerentes de las reas bsicas Entrevista con el gerente de contabilidad o contador general Entrevista con el auditor interno Recopilacin y estudio de documentacin bsica Informes de auditora externa Compresin preliminar del control interno.

AUDITORIA RECURRENTE Tratndose de auditora recurrente o que se realiza por segunda vez, mucha de la informacin antes descrita ya obra en nuestros archivos, por lo que se requerir actualizarla para su inmediata explotacin; asimismo, el auditor obtendr la informacin adicional que considere necesario para complementar su estudio. La informacin materia de revisin y estudio podra ser la siguiente: Papeles de trabajo de la auditora anterior, donde encontraremos entre otros el programa de auditora y evaluacin de control interno de ese entonces. Esta informacin y los dems papeles generales y especficos constituyen elementos muy valiosos para el planeamiento en general, inclusive estos ltimos para proyectar las nuevas cdulas a utilizar. Estudio de los trminos de referencia en cuanto a compromisos y responsabilidad del auditor sobre el trabajo, subrayando aquello que merezca atencin especial. Indagar con el nivel gerencial de las reas bsicas y de informacin financiera sobre cambios importantes en la poltica de produccin, ventas, finanzas, situacin del mercado, de procedimientos contables, informtica y de organizacin, suscitados despus de la ltima visita. Averiguar sobre problemas y cambios importantes suscitados en algn sistema o deficiencia significativa de control interno que se haya dado a cuenta a la alta direccin que nos proporcione elementos de juicio para determinar el grado de confianza que merece. Revisar correspondencia recibida y que tenga importancia significativa sobre aspectos materia de nuestro examen. Considerar la aplicacin de nuevos dispositivos legales en vigencia durante el perodo examinado, as como los nuevos pronunciamientos en contabilidad y auditora. _______________________________________________________________________________________ 26

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Tener en cuenta memorias, ltimos informes de auditora interna y externa asi como de gestin presentados a la gerencia general, directorio y organismos gubernamentales. Actualizar el archivo permanente. Al concluir sta labor el auditor prepara lo siguiente: Una descripcin resumida de las prcticas y procedimientos contables y de control, aspectos de la organizacin, lineamientos de polticas, procedimientos, etc. Esto deber sustentarse con toda la documentacin obtenida de la entidad. Si fuere posible obtener o preparar flujo gramas sobre procedimientos de las reas importantes o bsicas de la entidad. B. Elaboracin del Plan estratgico El auditor en base a su experiencia y a la informacin recolectada (auditoria por primera vez) o el conocimiento acumulado (auditoria recurrente) determinar la estrategia global para el desarrollo del examen, que consiste bsicamente en definir en forma adelantada cuales sern los principales aspectos /reas funcionales o componentes de los estados financieros) que se dar preferente atencin en el examen; por lo que se determinar cul es el riesgo global de la auditora en la entidad y cules son los riesgos individuales para los componentes seleccionados, determinando para stos ltimos el tipo de procedimientos a aplicar (Pruebas de cumplimiento, sustantivas o analticas). Esto nos permitir orientar mejor el esfuerzo en el desarrollo de examen, desechando aquello que no tiene importancia. Dichos componente estn conformados bsicamente por los ciclos de transacciones, cuyo control contable se reproduce a travs de las cuentas. Entre los ciclos de transacciones tenemos: Sistemas de informacin, ventas/cobros, compras/pagos, mano de obras, Inventario/produccin.
CICLOS SISTEMA DE INFORMACION CONTROLES OPERATIVOS 1. Nomenclatura o Plan de cuentas claro y analtico a travs de la subclasificacin de cuentas. 2. Presupuesto de ejecucin y capital 3. Plan anual de utilidades 4. Contabilidad de responsabilidad y de costos 1. Polticas y procedimientos de venta 2. Proyecciones de venta y procedimientos relacionados con su planeacin y control. 3. Procedimientos y control en la fijacin de precios. 4. Procedimientos de evaluacin y aprobacin del crdito. 5. Polticas, procedimientos y controles para retirar o vender activos. 6. Procedimientos y control de la cobranza. Polticas, procedimientos y controles de compras. COMPRAS Y PAGOS Polticas, procedimientos y controles de compras de bienes y proyectos capitalizables. Procedimientos para evaluar y seleccionar proveedores. Controles operativos en cuentas por pagar. MANO DE OBRA 1. Polticas, procedimientos y control sobre: Contratacin y administracin del personal.

VENTAS Y COBROS

Pago de Salarios y prestaciones sociales

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Control del costo laboral. Medicin de la productividad. 1. Planeacin, programacin y control sobre: El Proceso y etapas de la produccin 2. El costo estndar de produccin y sus variaciones Los residuos y material desechado en la produccin El movimiento de los inventarios. Medicin y control de los presupuestos y la productividad de la produccin.

INVENTARIOS Y PRODUCCIN

Para definir el enfoque para cada uno de los componentes, se contempla el ambiente de control y riesgos inherentes, ya que el ambiente de control nos permitir establecer el grado de confianza que podemos depositar en los controles existentes de los sistemas de informacin y contabilidad. Entonces del resultado del anlisis que se haga del ambiente de control y del riesgo inherente, el auditor estar en condiciones de orientar sus mayores esfuerzos (procedimientos sustantivos) a los aspectos que denotan mayor riesgo y reducirlos donde el riesgo sea menor. Es en esta subfase, donde se toma decisiones tentativas sobre el tipo de procedimientos a aplicar para cada uno de los componentes, procediendo a elaborar un resumen de todos los aspectos importantes y pertinentes analizados, y se elabora un cuadro resumen, que llamaremos Hoja de decisiones Tentativas para los Componentes de los Estados financieros:

HOJA DE DECISIONES TENTATIVAS PARA LOS COMPONENTES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

COMPONENTE

FACTORES DE RIESGO

CALIFICACION DEL RIESGO

INHERENTE CONTROL

CONTROLES CLAVES/ ENFOQUE DE AUDITORIA

TIPO DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Ventas/Ctas cobrar

por Cambios de clientes principales a gran nmero de clientes. Modificacin de procedimiento de crditos.

De cumplimiento: Rastreo de algunas facturas de ventas. Analticos: Comparando provisin de cobranzas morosas del ao anterior con el presente. Sustantivos: Ampliar los saldos a circularizar, incluyendo clientes nuevos y morosos.

Autorizacin de crdito a nuevos clientes Medio Bajo

De otro lado, en sta subfase del Planeamiento se elabora el Plan general.

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Estructura el Plan General 1. Descripcin de las actividades de la entidad (Describir las actividades bsicas que realiza la entidad) 2. Objetivos de auditoria Definicin del objetivo general y alcance del examen Definicin de los objetivos especficos para el examen de cada rea o componente. 3. Problemas especiales Identificar las reas o componente de mayor riesgo y menor riesgo. Por los de mayor riesgo, determinar los procedimientos mnimos a cumplir, en relacin a sus objetivos. Por las de menor riesgo limitar la revisin. 4. Informacin general Tambin se podr describir el alcance especfico a cada rea y los mtodos utilizados para la seleccin de las muestras. Preparar programas de auditora y cuestionarios de evaluacin del control interno para cada rea o componente. 5. Presupuesto de tiempo Resumir el tiempo presupuestado (plazo) 6. Personal Categora del personal especialista. C. Programacin de la Auditora Constituye la tercera subfase del Planeamiento, donde despus de haberse definido el enfoque individualizado, de la auditoria para los principales ciclos de transacciones, el auditor elabora los diversos procedimientos de auditora para cada uno de los componentes de los Estados financieros. Cabe sealar, que en todos los casos se aplicarn procedimientos sustantivos, incidiendo en los componentes o reas de mayor riesgo. Es as que cuando el auditor no confa en los controles internos de los ciclos de transacciones, aplicar pruebas sustantivas suficientes para lograr los objetivos de su examen, sin embargo, cuando los controles internos si brindan confianza limitar las pruebas sustantivas, teniendo presente el riesgo de deteccin. Los procedimientos de auditora se llevan al programa de auditora cuyo contenido, alcance y aplicacin se analiza en el captulo siguiente:

AUDITORIA A ESTADOS FINANCIEROS EXAMEN DE CAJA Y BANCOS

Muchos de los errores y anormalidades que suceden en las empresas con respecto al dinero tiene su origen principalmente en las deficiencias de control interno, tanto en el manejo como en su contabilizacin, tales como: Falta de separacin de funciones entre caja y contabilidad Falta de unidad de caja Falta de pliza de fianza para los empleados que manejan efectivo. No se registran los ingresos en forma inmediata, ni se depositan intactos en el banco a la brevedad posible. No se acostumbra como medida de seguridad pagar con cheques sino en efectivo; es decir no se utiliza fondo fijo para los gastos menudos y cheques para todos los dems. No se practican arqueos de caja en forma sorpresiva, dejndose constancia escrita de los
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mismos. Etc. Por tal razn es sumamente importante la evaluacin del control interno que practica el auditor, no solamente para graduar al alcance de sus procedimientos de auditora, sino tambin para sugerir recomendaciones a la empresa, que permita fortalecer sus controles, en resguardo de sus recursos financieros. Debe entenderse que nuestro examen a sta cuenta se orienta bsicamente a obtener suficientes elementos de juicio que nos permita formarnos una opinin razonable, sobre el dinero en efectivo y en bancos expuestos en el balance general, as como su correcto manejo y contabilizacin durante el perodo que se examina. Objetivos bsicos del examen Los objetivos que persigue el auditor al examinar caja y bancos, puede resumirse en los siguientes: a. Determinar si se presentan todos los fondos recibidos o que existen b. Asegurarse de la correccin de los ingresos y egresos registrados. c. Asegurarse de que el Saldo de caja sea correcto. d. Determinar si los fondos o depsitos que se presentan llenan las condiciones de disponibilidad.

Programa de Auditora
CLIENTE:__________________________________________________________________________ PERIODO DEL EXAMEN______________________________________________________________ CUENTA O RUBRO__________________________________________________________________ PROCEDIMIENTOS REF P/T HECHO POR FECHA TRMINO

CAJA 1. Aplique el cuestionario de control interno, a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que algunas respuestas deben ser confirmadas. 2. Enumere los fondos que deben recontarse, confirmando su naturaleza y nombre de los custodios con un funcionario autorizado. 3. Efecte un arqueo simultneo de los fondos y valores. 4. Determine el saldo de caja de la siguiente forma: Saldo segn libros a la fecha del ltimo asiento. Mas ingresos no registrados desde la fecha del saldo segn libros a la fecha del arqueo. Menos egresos no registrados desde la fecha del saldo segn libros. Saldo al momento del arqueo. 5. Recuente e inspeccione fsicamente: Billetes y monedas Cheques, observando que estn a nombre de la empresa debidamente endosados o investigando cheques de fecha posterior a la del recuento o fuera de lo normal. Facturas, recibos o vales provisionales, que estn formando parte de los fondos, observando que estn debidamente aprobados, sean fechas recientes y se refieran a desembolsos normales, propios del negocio. En cuanto a los no autorizados, obtenga aprobacin de las personas
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facultades para ello.

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6. Detalle en sus papeles de trabajo: Billetes y monedas recontadas Cheques recibidos, indicando: fecha, banco, girador, beneficiario, endoso o importe. Facturas, recibos, vales indicando: fecha, nombres, concepto, importe y aprobacin. Cheques girados por la empresa an no entregados a los beneficiarios, sealando: fecha, banco, beneficiario e importe. 7. Si como resultado del arqueo encontrar diferencia (faltante o sobrante) obtenga una explicacin obtenga una explicacin escrita del custodio. En caso de importes significativos, investigue esta diferencia despus de levantada el acta de arqueo.

PROCEDIMIENTOS

REF P/T

HECHO POR

FECHA TRMINO

9. Controle el monto del fondo fijo arqueado con la cuenta control del mayor general 10. Verifique que el ltimo cheque de reposicin del fondo fijo emitido antes del arqueo haya sido debidamente contabilizado. 11. Si existiera efectivo por sueldos y/o jornales impagos en poder del cajero, deber proceder como sigue: Si el efectivo no est ensobrado: Efecte el arqueo total del mismo. Si est ensobrado: Deber comprobarse que todos los sobres efectivamente tienen contenido, arqueado un nmero representativo de los mismos verificando que el total ensobrado concuerde con el de la nmina. 12. Tome nota de los ltimos documentos girados a la fecha del arqueo, tales como cheques, facturas, recibos, papeletas de depsito, partes de cobranza, etc. 13. Establecer independientemente el monto de las cobranzas pendiente por depositar mediante la suma de: facturas por ventas al contado, partes de cobradores, totales de cintas de cajas registradoras y los listados de cobros por correspondencia. Durante esta labor: Observe la fecha y secuencia numrica de los documentos. Pase revista a los talonarios de los documentos verificando el ltimo utilizado y los posteriores an no usados. 14. Asegrese posteriormente que los fondos provenientes de cobranzas fueron depositados intactos, cotejndolos contra el libro caja o bancos, papeletas de depsito y despus con los Estados bancarios, investigando cualquier cheque devuelto por el banco. 15. Verifique que los comprobantes de gastos tomados en fondos fijos arqueados, hayan sido incluidos en la reposicin inmediata al arqueo. 16. Indague acerca de los cheques de la misma empresa, incluidos en los fondos arqueados. Verifique si los cheques del personal tienen un motivo legtimo de ser (canje autorizado, etc.) 17. Con relacin a los cheques de canje incluidos en el arqueo
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verifique posteriormente que no hayan sido devueltos impagos por el banco. 18. Si el arqueo de caja se efecta posteriormente a la fecha del balance, compruebe la documentacin sustentatoria de las transacciones realizadas desde esa fecha del arqueo.

PROCEDIMIENTOS

REF P/T

HECHO POR

FECHA TRMINO

BANCOS 1. Aplique el cuestionario de control interno, a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que algunas respuestas deben ser confirmadas. 2. Obtenga de la empresa, una relacin de las personas autorizadas a firmar cheques durante el perodo bajo examen comprobando si los cambios suscitados fueron comunicados oportunamente al banco. 3. Obtenga asimismo de la empresa lo siguiente: Conciliaciones bancarias de los meses seleccionados como prueba y los subsiguientes Estados bancarios Libro de caja y/o bancos, etc. 4. Solicite confirmacin directa de los saldos con bancos, incluyendo todas las cuentas que hayan tenido movimiento durante el ejercicio, an cuando no tengan saldos al fin del ao. La confirmacin deber comprender tambin informacin adicional sobre prstamos por pagar, intereses, gravmenes, juicios o contingencias de toda clase que el cliente puede tener. 5. En relacin a las conciliaciones bancarias a la fecha del balance: Verifique su correccin aritmtica Comprueba las partidas que aparezcan en la conciliacin, comparando el movimiento registrado durante el mes en el libro auxiliar de bancos contra el que muestra los Estados bancarios. Cercirese que todas las partidas pendientes de tomar por el banco o por la empresa, estn incluidas en la conciliacin. 6. Verifique que todas las partidas de conciliacin que aparezcan en la conciliacin al final del mes inmediato anterior a la fecha del balance hayan sido tomadas por el banco o por la empresa segn corresponda, durante el curso del siguiente mes, o bin que aparezcan en la conciliacin practicada a la fecha del balance. 7. Obtenga los Estados de cuentas bancarias por el mes posterior a la fecha del balance y confronte contra stos las partidas de conciliacin no tomadas por el banco a la fecha del balance. Investigue las partidas importantes no tomadas por el banco durante ese mes, con respecto a las partidas de conciliacin no tomadas por la empresa a la fecha del balance, discutir los montos significativos con los funcionarios de la empresa para que dichas partidas se registren en libros. 8. Compruebe las transferencias bancarias por el perodo de 7 das antes y despus de la fecha de la conciliacin bancaria del mes seleccionado, verificando la respectiva carta-orden y su registracin contable.

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9. Efecte una comprobacin de caja por los meses seleccionados, conciliando los totales de ingresos y egresos segn registros auxiliares con los totales de depsitos y retiros segn Estados bancarios.

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