ADMINISTRACIÓN

EXITOSA DE
PROYECTOS
ESTIMACIÓN DEL COSTO A
LA TERMINACIÓN
En cualquier momento durante el proyecto es posible estimar o pronosticar cuáles serán los
costos totales a la terminación del proyecto o paquete de trabajo con base en el análisis del costo
real incurrido y el valor devengado del trabajo realizado. Existen varios métodos para determinar
el el costo pronosticado a la terminación (CPAT), también conocido como costo estimado a la
terminación (CET). La fórmula para calcular el CPAT utilizando este primer método es:
Un segundo método para determinar el costo pronosticado a la terminación supone que, sin
importar el índice de eficiencia que el proyecto o paquete de trabajo ha experimentado en el
pasado. La fórmula para calcular el CAPT utilizando este método es:

Costo pronosticado a la terminación = Costo acumulado real + (Costo total presupuestado - Valor
devengado acumulado)
CPAT=CAR + (CTP - VDA)
CPAT=CAR + Reestimación del trabajo que falta por realizar
Otra medida que puede resultar de interés es el índice de desempeño a la terminación (IDT),
que es el índice de desempeño requerido para el resto del trabajo, con el fin de que el proyecto
o paquete de trabajo se completen dentro de su costo total presupuestado. La fórmula para
calcular el IDT es:

IDT= (CTP-VDA) / (CTP-CAR)

 Control de costos
La clave para el control de costos efectivo es analizar el desempeño de los costos de manera
periódica y oportuna. Empieza con el cálculo de un presupuesto inicial por etapas, que muestra
cómo seespera que se gasten los costos a lo largo de la duración del proyecto. El control de
costos consiste en lo siguiente:
1. Analizar el desempeño de los costos para determinar cuáles paquetes de trabajo pueden
requerir una acción correctiva.
2. Decidir qué acción correctiva específica debe aplicarse.
3. Revisar el plan del proyecto, incluyendo estimaciones de las duraciones y los costos, para
incorporar la acción correctiva planeada.
Administración de flujo efectivo
Es importante administrar el flujo de efectivo en un proyecto, lo cual consiste en asegurarse de que
se reciben a tiempo pagos del cliente, de modo que se tenga dinero suficiente para cubrir los
costos de la ejecución del proyecto: el pago de la nómina a los empleados, las facturas de los
materiales y los subcontratistas y los gastos de viaje.
El contratista podría tratar de negociar las condiciones de pago que requieren que el cliente cumpla
uno o más de los puntos siguientes:
Proporcione un primer pago al inicio del proyecto.
Realice pagos mensuales iguales con base en la duración esperada del proyecto.
Proporcione pagos frecuentes, como pagos semanales o mensuales en vez de pagos
trimestrales.
Acciones para el cierre de un
proyecto
Cuando el equipo o el contratista terminan el proyecto de un cliente deben comprobar si todos
los productos convenidos han sido entregados en efecto. Estos entregables podrían incluir
manuales de capacitación o de procedimiento, diseños, diagramas de flujo, equipo, inmuebles,
software, folletos, conferencias, reportes, videos o datos.
El proceso para cerrar el proyecto implica varias acciones, entre otras:
Cobrar y efectuar los últimos pagos
Evaluar y agradecer al personal
Evaluar a posteriori un proyecto
Documentar las lecciones aprendidas
Organizar y archivar los documentos del proyecto
Ultimos pagos
Una actividad que se debe desempeñar durante la fase de cierre es asegurarse de que se le
han cobrado todos los pagos al cliente. Muchos incluyen una cláusula de pagos sujetos al
avance, la cual prevé que el cliente efectuará el último pago cuando el proyecto quede
terminado.
Recomendaciones y
evaluaciones del personal
Una acción importante para cerrar el proyecto es el reconocimiento y la evaluación del personal,
Los proyectos exitosos deberían termianr con algún tipo de reconocimiento y celebración. Ésta
puede ser desde una reunión informal después del trabajo hasta un evento formal, con oradores
de la organización del cliente o diplomas de reconocimiento a los participantes del proyecto. en la
fase de cierre del proyecto, el gerente debe preparar por escrito una evaluación del desempeño
de cada miembro del equipo, en la cual mencione cómo cada uno de ellos ha ampliado su
conocimiento como resultado de su asignación al proyecto.
Evaluación a posteriori de un
proyecto
El gerente del proyecto debe tener una junta con cada uno de los miembros del equipo. Estas
juntas permiten que los integrantes proporcionen sus impresiones personales respecto al
desempeño del proyecto y lo que se podría hacer mejor en proyectos futuros.
A continuación se presentan algunos temas que se podrían discutir:
Desempeño técnico
Desempeño del presupuesto
Desempeño del programa
Planeación y control del proyecto
 Cómo archivar los documentos
del proyecto
Durante el cierre del proyecto, el equipo o el contratista deben asegurarse de que las copias de los
documentos adecuados del proyecto sean organizadas, clasificadas y archivadas correctamente de
manera que puedan ser consultadas con facilidad para su uso futuro. Por ejemplo, el contratista tal
vez quiera utilizar parte de la información de los costos reales y del programa de un proyecto
determinado como ayuda para preparar un programa y una estimación de costos para la
propuesta de otro proyecto.
 Retroalimentación del cliente
Tener una junta de evaluación a posteriori con el cliente o patrocinador es tan importante como
tener juntas internas para evaluar el proyecto a posteriori en la organización del proyecto. El
objeto de la junta debe ser determinar si el proyecto proporcionó al cliente los beneficios que
esperaba, evaluar el grado de satisfacción del cliente y obtener retroalimentación que sirva para
relaciones de negocios futuras con ese cliente u otros.
Terminación anticipada del
proyecto
Existen muchas circunstancias que requieren que un proyecto sea terminado antes del
tiempo previsto. Por ejemplo, suponga que una empresa está trabajando en un proyecto
de investigación y desarrollo con material avanzado que tiene ciertas propiedades de
temperaturas extremadamente bajas. Después de cierta cantidad de trabajo de desarrollo
y algunas pruebas, se determina que el desarrollo posterior del materia costaría mucho
más y tomaría más tiempo de lo que se pensaba originalmente.
Gracias por su atención