INGENIERIA DEL SOFTWARE

INDICADORES DE GESTION

DESARROLLADORES: -Isaac Cabrera -Vsquez Oswaldo

Octubre de 2011

NDICE GENERAL pp. INTRODUCCIN........ Indicadores de Gestin........... 3 4

Sistema de Informacin para la Administracin o Ejecutiva (EIS) ...... 4 Sistema de Soporte de Decisiones (SSD)...... 5 Los Indicadores de Gestin son un MEDIO y no un FIN..... Desagregacin de Indicadores de Gestin.... Ventajas de Contar con Indicadores de Gestin... 8 11 11

Metodologa general para el establecimiento de indicadores de gestin.. 12 Reglas prcticas para la implementacin de un conjunto o sistema de indicadores......... 15 Lecciones aprendidas sobre la base de experiencias previas en el uso de indicadores.. 16 Potenciales dificultades en la elaboracin de indicadores... 17 Errores al establecer indicadores y como evitarlos... 18

Presentacin de los indicadores... 19 Implantacin de un Sistema de Indicadores... 20 CONCLUSIN....... 22

INTRODUCCIN El presente trabajo contiene una visin en que

las organizaciones estn

experimentando

un proceso de

cambios

importantes e impredecibles en muchos casos, pasando de una situacin de proteccin regulada a entornos abiertos altamente competitivos. La naturaleza de la competencia empresarial propia de la era

industrial, donde la incorporacin de alta tecnologa ha sido lo ms importante, se est transformando rpidamente. En la actual era de la informacin, las empresas ya no pueden obtener ventajas competitivas sostenibles slo mediante la aplicacin de nuevas tecnologas a los bienes fsicos. El logro de la competitividad de las organizaciones debe estar referido al correspondiente plan, el cual fija la visin, misin, objetivos y estrategias corporativas con base en el adecuado diagnstico situacional, mientras que el control de este plan se enmarca en una serie de acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades planteadas en el. En esta medicin, los indicadores de gestin se convierten en los signos vitales de la organizacin, y su continuo monitoreo permite establecer los condiciones e identificar los diversos sntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades. En una organizacin se debe contar con el mnimo nmero posible de indicadores que nos garanticen contar con informacin constante, real y precisa sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, vitales de la organizacin. la ejecucin presupuestal, la incidencia de la gestin, todos los cuales constituyen el conjunto de signos

INDICADORES DE GESTION:

Son los Signos vitales de una organizacin que permiten cuantificar la medida en que las actividades dentro de un proceso o el resultado del mismo cumple con los objetivos trazados. A su vez comunican estrategias de arriba abajo y resultados de abajo a arriba de la organizacin, verificando las tcnicas de control y los procesos de mejoramiento de las actividades. Estos Indicadores pueden ser valores, unidades, ndices, series estadsticas, entre otros. Son factores que establecen el logro y el cumplimiento de la misin, objetivos y metas de un determinado proceso. Igualmente parte de dos sistemas de informacin fundamentales para la gerencia de las organizaciones: Permitiendo explorar los datos de la misma forma como piensas: identificando y entendiendo las tendencias, patrones y detalles con tcnicas de anlisis de datos. Sistema de Informacin para la Administracin o Ejecutiva (EIS): El funcionamiento de su empresa se monitorea con consultas de los principales indicadores de desempeo (KPIs). La mejor manera de poner al alcance de los administradores y de toda la organizacin esa informacin es implementando Sistemas de Informacin Ejecutiva que interacten con el usuario de forma fcil e intuitiva, y le

comuniquen el comportamiento de cada indicador de desempeo en lo particular y la salud corporativa en general.

EIS = Cmo estoy?

Pero no el Por qu estoy as?

Sistema de Soporte de Decisiones (SSD) Sistema de Soporte de Decisiones es una Tcnica de Anlisis que nos permite evaluar el comportamiento de una o ms variables de negocio para apoyar la toma de decisiones. Los SSD tienen cuatro caractersticas principales: incorporan datos y modelos, son diseados para asistir en los procesos de decisin, no reemplazan, sino que apoyan a la toma de decisiones y su objetivo es mejorar la efectividad de las decisiones y no la eficiencia con la que esas decisiones son tomadas.

SSD = Por qu estoy as?

Los indicadores de gestin son, ante todo, informacin, es decir agregan valor no solo datos, Los cuales deben de tener los atributos de la informacin, tanto de forma individual como cuando se presentan agrupados.

Siendo informacin, los indicadores de gestin deben de tener los atributos de la informacin, tanto en forma individual como cuando se presentan agrupados.

Exactitud: La informacin deben representar la situacin o el estado como realmente es.

Forma: Existen diversas formas de presentacin de la informacin, que puede ser cuantitativa o cualitativa, numrica o grfica, impresa o visualizada, resumida y detallada.

Frecuencia: Es la medida de cun a menudo se requiere, se recaba, se produce o se analiza.

Extensin: Se refiere al alcance en trminos de cobertura del rea de inters. Adems tiene que ver con la brevedad requerida, segn el tpico de que se trate.

Origen: Puede originarse dentro o fuera de la organizacin. Lo fundamental es que la fuente que la genera sea la fuente correcta.

Temporalidad: La informacin puede hablarnos del pasado, de los sucesos actuales o de las actividades o sucesos futuros.

Relevancia: La informacin es relevante si es necesaria para una situacin particular.

Integridad: Una informacin completa proporciona al usuario el panorama integral de lo que necesita saber acerca de una situacin determinada.

Oportunidad: Para ser considerada oportuna, una informacin debe estar disponible y actualizada cuando se la necesita. Vale la pena tener en cuenta que hoy da son muchos los factores que

afectan el desempeo de la organizacin, el reducir la incertidumbre a niveles razonables es a travs de tener informacin admirable.

Los Indicadores de Gestin son un MEDIO y no un FIN:

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Algo fundamental que hay que tener en cuenta es que los indicadores de gestin. Los indicadores muchas veces se convierten en la meta que hay que alcanzar y todo el mundo se alinea tratando de lograr, a toda costa, el valor del indicador. Con esto, el indicador pierde su naturaleza esencial de ser gua y apoyo para el control, y se convierte en un factor negativo de consecuencias graves tanto para las personas como para la organizacin. Naturaleza: En cuanto a su naturaleza se refiere, los indicadores se clasifican segn los factores claves de xito. Definitivamente los indicadores de gestin deben reflejar el

comportamiento de los signos vitales o factores clave o crticos. As encontramos los indicadores de efectividad, eficacia y eficiencia.

Vigencia: Segn su vigencia, los indicadores se clasifican en temporales y permanentes.

Temporales: Cuando su validez tiene un lapso finito, por lo regular cuando se asocian a lo largo de un objetivo a la ejecucin de un proyecto, al lograrse el objetivo o cuando ste pierde inters para la organizacin, los indicadores asociados debern desaparecer. Permanentes: Son indicadores que se asocian a variables o factores que estn presentes siempre en la organizacin y se asocian por lo regular a procesos. El indicador por s mismo como los valores asociados a l deben ser objeto de constante revisin y comparacin con las caractersticas cambiantes del entorno y de la organizacin. Nivel de Generacin: Se refiere al nivel de la organizacin, estratgico, tctico u operativo, donde se recoge la informacin y se consolida el indicador. Nivel de Utilizacin: Se refiere al nivel de la organizacin, estratgico, tctico u operativo, donde se utiliza el indicador como insumo para la toma de decisiones. Valor Agregado: Es normal encontrar en las organizaciones un numero exagerado de indicadores, la mayora de los cuales no Soportan un anlisis de valor agregado, en el sentido de la utilidad que para las personas tiene la informacin que la relaciona con ellos. Quiz la mejor manera de identificar si un indicador genera o no valor agregado est en relacin directa con la calidad y oportunidad de las decisiones que se puedan tomar a partir de la informacin que ste brinda. Es claro que si un indicador no es til para tomar decisiones no debe mantenerse.
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Los diferentes tipos de indicadores son necesarios. Pero como podris comprobar en la mayora de vuestras organizaciones son el resultado de los indicadores de gestin. As que estaremos obligados a identificar y/o definir indicadores de gestin si realmente nuestra intencin es administrar eficazmente y eficientemente los mismos.

Para poder interpretar lo que est ocurriendo Para tomar medidas cuando las variables se salen de los lmites establecidos Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.

Desagregacin de Indicadores de Gestin:

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Los hay puntuales, acumulados, de control, de alarma, de planeacin, de eficacia, de eficiencia, temporales, permanentes, estratgicos, tcticos, operativos, entre otros. Indicadores Sectoriales o de rea

Ventajas de Contar con Indicadores de Gestin:

Satisfaccin de clientes Internos y Externos.

Calidad del servicio prestado. Imagen que se tiene sobre las actividades realizadas.

Monitoreo y Seguimiento del mejoramiento de los procesos.

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Permite que las mejoras no sean puntuales sino continuas (Reingeniera vs. Mejoramiento Continuo).

Ciertos cambios podran ser graduales. Motivar a los miembros de la organizacin para alcanzar metas. Estimular y promover el trabajo en equipo. Generar procesos de Innovacin. Comparacin Permanente de Procesos Exitosos: Facilita la gerencia por resultados, Igual parmetro de medicin entre entidades y evaluar e implementar las prcticas exitosas de entidades u organizaciones del sector.

Comunicacin Eficiente Hacia el Interior de los Procesos: Eliminacin de barreras, Facilita la integracin del personal y motiva el logro de objetivos comunes.

Metodologa general para el establecimiento de indicadores de gestin: Traemos a colacin el hecho de que lo fundamental no es solamente lograr los resultados esperados, si no lograrlos con el mejor mtodo y el ms econmico. Hacer lo correcto correctamente Hacer lo correcto, significa entregar al cliente el producto con las caractersticas especificadas, en la cantidad requerida, en el tiempo pactado, en el lugar convenido y al precio estipulado. Hacer lo correcto es ser eficaces
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Correctamente, significa procurar emplear siempre los mejores mtodos, aprovechando de manera optima los recursos disponibles. Correctamente es ser eficientes El tener presente siempre hacer lo correcto correctamente estaremos en la senda de la efectividad y la productividad. Existe un instrumento de diagnstico y evaluacin de la efectividad en trminos de la eficacia, lo correcto y de la eficiencia, correctamente.

Matriz de Mejoramiento Contino:

Lo correcto correctamente significa que estamos siendo efectivos, ya que lo que implica que nuestro producto cumple con los requisitos del cliente y de la empresa (eficacia), y correctamente significa que estamos haciendo un uso adecuado de nuestros recursos. Lo no correcto incorrectamente, que sera el extremo opuesto del anterior, es realmente grave ya que no solamente nuestro producto no es lo
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que el cliente requiere, es lo no correcto, sino que adicionalmente estamos haciendo un empleo inadecuado de recursos, es hacerlo incorrectamente. Lo incorrecto correctamente quiere decir que aunque estamos siendo eficientes, no somos eficaces. O sea que el producto que estamos fabricando con el mtodo mejor y ms econmico no es el requerido por el cliente. Lo correcto incorrectamente nos sita en una posicin de eficacia pero de ineficiencia. Estamos atendiendo correctamente los requisitos del cliente pero nuestros recursos no estn siendo aprovechados racionalmente. Productividad Baja

Y Cmo sabe la empresa dnde est, en que cuadrante y qu debe Hacer para llegar a donde desea ir? Con Hechos y Datos Adoptando un sistema adecuado de indicadores de gestin, lo que significa contar con un conjunto de indicadores que permitan construir un plan de vuelo, controlar el desarrollo del plan, tomar las medidas de ajuste pertinentes para corregir cualquier desviacin oportunamente y alcanzar el objetivo que se propuso inicialmente.

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Reglas prcticas para la implementacin de un conjunto o sistema de indicadores: Existen algunas reglas prcticas para la implementacin de un conjunto de indicadores, las cuales se muestran a continuacin:

Debe hacerse por etapas (tal como se expuso en el punto anterior). Fuerte implicacin y participacin de los directivos. Debe contemplarse y conducirse como un cambio y no como un

No pasar a otra etapa sin probar y consolidar la actual.

simple cambio de herramienta.

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No solo se trata de implantar un nuevo sistema o cambio, sino

adems de crear procedimientos que en el futuro sirvan para que el sistema evolucione.

Se deben clarificar los papeles de las diferentes reas funcionales, El sistema de indicadores y su control debe obedecer a las opciones

para efectos del control.

organizativas y no a la inversa.

Lecciones aprendidas sobre la base de experiencias previas en el uso de indicadores:

En la elaboracin de indicadores siempre se tienen experiencias que deben servir de base para corregir a futuro y no volver a cometer nuevamente errores o incongruencias, tales elementos se muestran a continuacin:

Subestimacin de metas. Debilidad (en toma de decisiones) de equipos tcnicos para establecer Dificultades para el establecimiento de responsabilidades sobre el Descoordinaciones para la validacin de los indicadores y su difusin Debilidad de su articulacin con los esquemas de planificacin

indicadores y valores a alcanzar.

cumplimiento e incluso seguimiento y reporte de los valores a alcanzar.

al interior de los pliegos.

y programacin estratgica del gasto.

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Potenciales dificultades en la elaboracin de indicadores:

De igual forma en la elaboracin de indicadores se pueden presentar dificultades que debemos tener en cuenta para que no se presenten a futuro, tales dificultades potenciales se muestran a continuacin:

Cmo formular objetivos estratgicos y desagregar las metas? Cmo medir los productos cuyos resultados se obtienen a largo Qu unidades o reas deben generar indicadores? Cmo construir las formulas? Cmo medir resultados de una gestin de una unidad que dependen Disponibilidad de datos histricos. Dificultad para medir insumos y productos por falta de sistemas No se percibe el valor agregado de elaborar indicadores. Realizar los indicadores se transforma en una carga burocrtica y no Realizar los indicadores se transforma en una carga burocrtica y no

plazo?

de la gestin de otras varias unidades?

contables financieros.

se estimula el inters por la evaluacin.

se estimula el inters por la evaluacin.

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Errores al establecer indicadores y como evitarlos: ERORES COMO EVTARLOS

Los indicadores de gestin que miden Focalizarse en los objetivos clave de la actividad en lugar del desempeo la organizacin, lo cual mantendr proveen data menos til y una la atencin en las metas esenciales. sobrecarga de informacin. Focalizacin en metas de corto plazo Los modelos de control de gestin a expensas de objetivos de largo ayudan a asegurar la inclusin de plazo, es inconveniente, debido a objetivos de corto y largo plazo. la presin por inmediato. La falta de conocimiento de las Invertir tiempo en desarrollar buenas medidas gestin de resultados, sean pueden medidas de resultados, aun cuando utilizados ocasionar que los indicadores de esto no es una tarea fcil deficientemente. Demasiados indicadores financieros comparados con Los modelos de control de gestin los pueden utilizarse para establecer un un desempeo

indicadores de calidad, por ejemplo, balance adecuado. pueden ocasionar un desempeo no equilibrado esenciales. La manipulacin de los datos para Los indicadores maliciosos se pueden mejorar el desempeo, sobre todo reducir estableciendo indicadores de cuando la recompensa o el "castigo" gestin equilibrados, verificando la
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descuidar

reas

dependen de los indicadores. Peligro al especificar los

data involucrada en ellos. datos, Focalizar los indicadores de gestin los indicadores de "bonito saberlo" en vez de los "necesario saber".

porque puede ser interesantes en en los objetivos clave, acabando con lugar de necesarios.

Riesgos de medir procesos de trabajo Focalizarse en los objetivos clave y que son fciles de controlar, en lugar generar un efecto cascada hacia de aquellos que tienen mayor valor medidas de mayor valor agregado. potencial. No comparara actividades similares, La calidad de los datos debe ser alta y lo cual puede ocasionar sentimientos los principios para de injusticias y falta de confianza en comparaciones los indicadores de desempeo. por consenso. deben establecer establecerse

Presentacin de los indicadores:

Es vital que los indicadores sean administrables, a fin de que no se convierta su anlisis en un proceso engorroso que en lugar de ahorrar tiempo ocupe ms de lo necesario. Estos se pueden presentar como:

Grficas Tablas Grficos con seguimiento Grficos de control

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Implantacin de un Sistema de Indicadores: El siguiente es un procedimiento para implantar un sistema de indicadores en una organizacin: 1. Crear un grupo de trabajo de indicadores (PLANEAR). 2. Identificar de las actividades a medir (PLANEAR). 3. Establecer en un procedimiento de medicin (Objetivo, asignacin de responsabilidades preparacin de administracin del sistema) (PLANEAR). 4. Ejecucin del proceso (HACER). 5. Seguimiento al sistema a medir y puesta en marcha de las acciones correctivas (VERIFICAR). 6. Ampliar razonablemente el nmero de indicadores (ADMINISTRAR). Cualquier metodologa que permita implementar un sistema de indicadores de gestin debe tener en cuenta los elementos asociados con un indicador, para permitir una adecuada retroalimentacin, y adems presentar informacin clara y complementarse con otras herramientas de gestin que ayuden a analizar causas y a establecer puntos de mejora para sustentar as la decisin a tomar. Si es posible, debe mostrarse la relacin que presenta con otros indicadores. Objetivo. Muestra la mejora buscada, hace evidente el reto. Definicin. Debe ser simple y clara, e incluir adems slo una caracterstica. Responsabilidad. Indica el rea duea del indicador y por lo tanto la responsable de las acciones que se deriven del mismo.
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 Recursos. De personal, instrumentos, informticos, entre otros. Periodicidad. Debe ser la suficiente para informar sobre la gestin. Nivel de referencia. Pueden ser datos histricos, un estndar establecido, un requerimiento del cliente o de la competencia, o una cifra acordada por consenso en el grupo de trabajo. Puntos de lectura. Debe tenerse claro en qu punto se llevar a cabo la medicin, al inicio, en una etapa intermedia o al final del proceso.

CONCLUSIN

Una vez finalizada la investigacin se concluye que el positivo inters de Indicadores de gestin es un
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instrumento

de

medicin

de

las variables asociadas a las metas, los cuales pueden ser cualitativos o cuantitativos, y se entienden como la expresin cuantitativa del comportamiento o el desempeo de toda una organizacin o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algn nivel de referencia, puede estar sealando una desviacin sobre la cual se tomarn acciones correctivas o preventivas segn el caso. En el desarrollo de los Indicadores se deben identificar necesidades propias del rea involucrada, clasificando segn la naturaleza de los datos y la necesidad del indicador. Esto es fundamental para el mejoramiento de la calidad, debido a que son medios econmicos y rpidos de identificacin de problemas. El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el

desempeo del rea mediante parmetros establecidos en relacin con las metas, as mismo observar la tendencia en un lapso de tiempo durante un proceso de evaluacin y establecer un conjunto de indicadores de gestin es una parte clave de un sistema de medicin de desempeo. Por ltimo implementar un sistema de indicadores de gestin, si es construido apropiadamente, ofrece muchos beneficios a la organizacin; sin embargo, si el sistema es implementado y conducido indebidamente puede afectar el desempeo de la organizacin.

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