CONSULTA DE

DOCUMENTOS

SOLICITUD DE CONSULTA
Recibe la solicitud de consulta o préstamo de documentos a
través de comunicación oficial interna o externa, correo
electrónico, telefónica o personalmente.

DILIGENCIAR FORMATO
Registrar los datos de la solicitud de la consulta o préstamo de los documentos en los
formatos 1104-FGDM-02 formato para consulta de documentos o en caso que sea
préstamo el formato 1104-F-GDM-03 formatos para registro de préstamo de documentos

VERIFICAR QUE LA INFORMACIÓN SOLICITADA NO TENGA

RESTRICCIONES DE CONSULTA
Verificar que la información que el usuario interno o externo
solicita no tenga restricciones de consulta.

SI LA INFO RMAC IÓN SOLI CITA DA TIEN E REST RICC IÓN

DE CONS ULTA SE DEVU ELVE
Si la información solicitada tiene restricciones de consulta se informa al
usuario que no podrá acceder a ella y debe especificarse en el formato
1104-F-GDM-02, Solicitud de Consulta de Documentos y la justificación
legal.

Realizar la búsqueda de la información en los inventarios

documentales u otros instrumentos de descripción
documental ayudas disponibles.

UBICAR LA DOCUMENTACIÓN
Ubicar el documento y verificar que la
información este completa.

Entregar el documento al usuario

Si el documento es para consulta se debe sacar copia del
documento y lo entrega al usuario, y si es para préstamo de
documento para los usuarios internos, se entrega y se deja
constancia en el 1104-F-GDM-03 formato para registro de
préstamo de documentos para su devolución.