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Auditoras
Autor: HCTOR SANTIAGO

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Presentacin del curso

La auditora es el examen crtico y sistemtico que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado. L a auditora interna en un control de direccin, es el control ms eficaz dentro de la empresa. La auditora interna tiene como objetivo ayudar a la direccin en el cumplimiento de funciones y responsabilidades. La auditora externa, es una herramienta de mejora basada en un marco de colaboracin entre cliente y suministrador. Las auditoras de calidad son una herramienta esencial de la gestin de calidad. Las auditoras son uno de los instrumentos que nos proporciona la gestin de la calidad para el logro de la mejora continua.

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1. Auditorias
Se define auditoria como proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. Los trminos ms significativos de la definicin se explican a continuacin: Sistemtico: Planificado con antelacin y metdico por naturaleza. Todo lo contrario a algo casual. Independiente: Realizado por personas que no tienen "conflicto de intereses". Libre de prejuicios. Proceso documentado: Se tienen que establecer y mantener un procedimiento documentado para auditar. Pruebas de auditora: Hechos que se pueden verificar. No ambigedades. Evaluacin objetiva: Evaluando hechos. No creencias ni opiniones. Criterios acordados: Poltica y objetivos de la organizacin. SGC Documentado. Requisitos del cliente, jurdicos y de reglamentacin.

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2. Auditoras internas
EL PORQU DE REALIZAR AUDITORAS INTERNAS Aparte de ser un requisito obligatorio de ISO 9001 en el SGC, resulta esencial desempear una actividad de monitorizacin, adems de las actividades de inspeccin del producto/ servicio. El sistema debera ser un "Sistema de Gestin de Calidad Activo". Ningn sistema es perfecto, y debe ser revisado con regularidad, porque siempre se puede mejorar para el beneficio de la organizacin y sus clientes. sta es la tarea de las Revisiones del Sistema por la Direccin y las Auditoras Internas. sta es una lista de los beneficios que se obtiene de adoptar las auditoras internas como base: Da confianza a la direccin de que el sistema se est implantando de la manera prevista. Proporciona un medio que confirma que la poltica de calidad se comprende y se est implantando. Proporciona un medio formalizado y estructurado de identificacin de deficiencias, mediante el que se acuerda una accin correctora y un seguimiento para confirmar la efectividad. Permite que la debilidad del sistema destaque antes de que se noten los problemas potenciales relacionados en la calidad del producto o servicio. Proporciona un marco conveniente para investigar los problemas en reas concretas, por ejemplo, en respuesta a problemas/quejas de calidad. Permite que el personal de otras secciones de la empresa vean cmo la de su trabajo afecta a otros departamentos, cuando se les utilice como auditores. Permite el intercambio de ideas, de forma que los rasgos satisfactorios de ciertas partes del sistema se puedan aplicar en otras partes. Permite que los operadores del proceso que se est auditando expresen sus puntos de vista de cmo conseguir que el proceso sea ms eficaz. Si el personal est involucrado en el funcionamiento de la empresa de forma ms amplia, esto puede dar lugar a aumentar su compromiso y motivacin.

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3. Auditorias. Objetivos y tipos de auditora

OBJETIVOS DE LAS AUDITORAS La auditoras normalmente estn diseadas teniendo en cuenta uno o ms de los siguientes propsitos: Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del sistema de calidad con los requisitos especificados. Determinarla eficacia del sistema de calidad implantado en cuanto a que cumpla los objetivos de calidad especficos. Proporcionar al auditado una oportunidad para mejorar el sistema de calidad. Cumplir los requisitos reglamentarios. Mantener en registros las evidencias encontradas en las distintas reas auditadas. TIPOS DE AUDITORAS Es importante sealar que otras partes interesadas pueden auditar el sistema de una organizacin. Una empresa puede invitar a una organizacin totalmente imparcial respecto a la empresa o carente de influencias a auditar el sistema. Los organismos de certificacin que han conseguido el Reconocimiento del Gobierno (acreditacin) pueden realizar estas evaluaciones. Y esto podra dar lugar a la certificacin y registro del sistema de la empresa evaluada. Este tipo de auditoras se conocen como Auditora de Primera, Segunda Y Tercera parte, respectivamente. -Auditora de Primera Parte (Auditora Interna) El sistema de la empresa es evaluado por la empresa misma. -Auditora de Segunda Parte (Auditoria a Proveedores) El sistema de la empresa es evaluado por el comprador o su representante. -Auditoria de Tercera Parte (Auditoria de un organismo certificador) El sistema de la empresa es evaluado por un organismo independiente. CICLO DE AUDITORA La eficacia del proceso de auditora debe mejorarse continuamente. Para facilitar esta mejora, todos los tipos de auditora tendrn que seguir este ciclo:

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Los diferentes actores en una auditora son: -Auditor/es: son las personas que llevan a cabo la auditora. Slo las personas que cumplen con ciertos requisitos necesarios pueden realizar una auditora de calidad. -Auditado: Es la organizacin o parte de la organizacin que se somete a la auditora. -Cliente: persona u organizacin que solicita la auditora. El cliente y el auditado pueden pero no tienen por qu ser la misma persona u organizacin.

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4. Auditorias. Clases de auditoras

CLASES DE AUDITORAS Las auditoras pueden abarcar a toda la empresa en general o nicamente a determinados sectores de actividad, a un proceso, servicio o producto concreto. La metodologa y las tcnicas a emplear son en los diferentes tipos de auditoras muy similares, pero, para preparar las auditoras hay que actuar de distinta forma segn las actividades, por ello es esta clasificacin de gran importancia. AUDITORA DE SISTEMA: Esta auditora tiene por objeto verificar la eficacia del sistema de calidad implantado en la empresa o en un sector concreto para asegurar la calidad del conjunto de sus productos y servicios. Este tipo de auditora abarca mucho ms que una auditora de proceso o producto. AUDITORA DE PROCESO: La auditora de procesos pretende verificar la eficacia del sistema de la calidad implantado en un proceso particular para asegurar la calidad de un producto o de un servicio. Se comprueba que las caractersticas del proceso cumplen con las especificaciones que de l se esperan. Las caractersticas de un proceso son las siguientes: -Qu debe hacerse -Quin debe llevarlo a cabo -Dnde y cmo debe ser hecho -Qu materiales, equipamientos y documentos son necesarios -Cmo debe ser dirigido y registrado La rigurosidad con que deben ser analizadas y cumplidas las caractersticas del proceso depende de la complejidad del proceso.

AUDITORA DE PRODUCTO (O SERVICIO): Estas auditoras verifican la adecuacin de las caractersticas de uno o de varios productos o servicios con las necesidades de los clientes y los reglamentos y normas con los que deben mantener la conformidad. Podra considerarse como una supervisin del producto. Hay auditoras de producto acabado y auditoras intermedias.

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5. Auditorias de primera y segunda parte

AUDITORAS INTERNAS O DE PRIMERA PARTE : El cliente y el auditado son la misma organizacin. Es decir, es organizada por la propia empresa, en sus propias instalaciones. Aunque puede existir una peticin del propio sector de la empresa o de otro sector para que se lleve a cabo. El auditor puede ser en este caso un miembro de la misma organizacin o una persona o grupo de personas subcontratadas, es decir, externas a la organizacin. La auditora interna es el medio de verificar que el sistema de la calidad implantado resulta apropiado y adems supone una herramienta de mejora permanente en la empresa. Los resultados de este tipo de auditoras se presentan al responsable del sector auditado que extraer personalmente las conclusiones oportunas, de acuerdo con la direccin y con el cliente. El anlisis de resultados y las conclusiones de la auditora son documentos internos de la empresa. AUDITORAS DE SEGUNDA PARTE: El cliente y el auditado no son la misma organizacin. Son auditoras externas. El auditor en este caso no pertenece a la organizacin auditada sino que proviene de la organizacin cliente o es una persona o grupo de personas subcontratadas, externas tanto al cliente como al auditado. La decisin de iniciar la auditora procede en este caso del cliente y debe ser aceptada por el suministrador que tiene, la empresa puede oponerse a someterse a dicha auditora, pero entonces tiene que enfrentarse a las posibles consecuencias, como la posible ruptura de relaciones comerciales. El cliente puede solicitar este tipo de auditora por varios motivos: -Auditora de evaluacin: antes de comenzar una relacin contractual con un suministrador, puede desear que se someta a una auditora para hacer una evaluacin del mismo. -Auditora de seguimiento: dentro de un marco contractual, el cliente puede desear evaluar de forma peridica a su suministrador. -Dentro del marco contractual, puede desearse evaluar al suministrador despus por ejemplo de la implantacin de una plan de acciones correctoras emprendido ante los resultados de una auditora anterior. En este marco la auditora es una herramienta de mejora basada en un marco de colaboracin entre cliente y suministrador. Los resultados de este tipo de auditoras deben permanecer en el marco de relaciones cliente/suministrador.

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6. Auditorias de tercera parte o certificacin

AUDITORAS DE TERCERA PARTE O DE CERTIFICACIN: Esta auditora la solicita la empresa a un organismo independiente y reconocido. Esta auditora tiene por objeto la evaluacin de la organizacin con la intencin de encuadrar sus actividades en el marco de un modelo determinado (por ejemplo la norma ISO 9001) Estas auditoras otorgan la concesin, conservacin o revocacin de una homologacin, certificacin, calificacin, consentimiento o habilitacin concreta. Este tipo de auditoras tienen una serie de reglamentos (distintos segn el tipo de evaluacin). La auditora del sistema de calidad ms conocida es la efectuada a partir de la norma internacional ISO 9001. Estas son certificaciones del sistema de calidad, pero tambin pueden efectuarse certificaciones de productos y servicios.

OBJETIVOS DE LAS AUDITORAS Las auditoras de calidad son una herramienta esencial de la gestin de calidad. Pero hay que saber emplear esta herramienta. Para ello es necesario antes de llevar a cabo cualquier auditora en el campo de la calidad, preguntarnos primero Cul es el motivo por el que se hace esta auditora? Las auditoras ofrecen una comparacin de lo que es y lo que debera ser, por lo que se convierten en la base para lograr un proceso de mejora continua en la empresa. Para lograrlo hay que seguir los siguientes pasos:

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1. Establecer las desviaciones a travs de las auditoras de calidad 2. Analizar dichas desviaciones 3. Establecer objetivos y planificar acciones correctoras 4. Llevar a cabo las correspondientes acciones correctoras 5. Controlar los resultados 6. Asegurar los resultados 7. Establecer nuevos objetivos

Uno de los objetivos de las auditoras de calidad es evaluar si es necesario introducir acciones de mejora o correctoras. Las auditoras son uno de los instrumentos que nos proporciona la gestin de la calidad para el logro de la mejora continua. (esta mejora puede explicarse empleando el ciclo PDCA que aparece en la figura anterior). BIBLIOGRAFA -AENOR (2000): Norma UNE-EN ISO 9000. Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin. -AENOR (2000): Norma UNE-EN ISO 9001. Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos. Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin. -AENOR (2000): Norma UNE-EN ISO 9004. Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la mejora del desempeo. Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin. -EFQM (1999): Modelo EFQM de Excelencia. Club Gestin de Calidad. -ISHIKAWA, K. (1994): Introduccin al control de calidad. Daz de Santos.

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