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CONVENCIONES PARA CREAR UN DIAGRAMA DE RED INTRODUCCION

En todas las reas se tiene un lenguaje comn con el fin de que la comunicacin sea fluida y por supuesto se hable el mismo idioma, por esta razn es importante tener unas convenciones mnimas que te ayuden a entender esta primera parte del proceso. El diagrama de red es una representacin grfica de la forma como se va a ejecutar un proyecto, es importante que iniciemos este proceso con el diagrama de red por que de esta forma tu podrs ubicarte rpidamente y visualmente en que parte del proceso te encuentras y cual es la siguiente. Representa un Nudo o Evento, este significa que es el comienzo o el final de una tarea o actividad. Representa una tarea o Evento. # # Representa la primera fecha de inicio y final de una tarea o evento. Representa la ultima fecha de inicio y final de una tarea o evento.

Representa una tarea Virtual, esto significa que es una tarea o evento que no consume tiempo ni recursos y se hace para cerrar la ejecucin de una tarea o evento. Como vez las convenciones son muy pocas para desarrollar un diagrama de red, adems fciles de manejar y recordar, animo ya comenzamos y hasta ahora todo ha sido muy fcil verdad?.

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DEFINICIONES
Con el fin de que puedas comprender mas claramente el tema que estamos tratando he puesto inicialmente una serie de trminos que aparecern a continuacin, los cuales nos permitirn tener un lenguaje comn, espero sean lo mas claros posible para ti y por supuesto que los entiendas, en caso contrario no dudes en escribirme a mi correo.

1.

DEFINICIN DE PROYECTOS:

los proyectos se definen como conjunto de diseos, planos y clculos, plantas, alzados, perspectivas, etc., que determinan todo lo necesario para la construccin de una obra o Plan y disposicin que se forma para la ejecucin de una cosa de importancia. Los proyectos deben tener una fecha de inicio y una fecha final definida. 2. ETAPAS DE UN PROYECTO:

Formulacin: Es Expresar algo con trminos claros y precisos. Plantacin: Ejecucin: Control: planeado Trazar o formar el plan de una obra. Desarrollar lo planea, estrictamente. Regulacin de los procesos en ejecucin, es decir administrar lo

Retroalimentacin: El resultado de la formulacin, plantacin, ejecucin y el control, es decir luego de realizado el proyecto lo que queda es un conocimiento de dicho proceso, este es el que hace al experto. 3. GRUPOS DE TRABAJO EN LOS PROYECTOS

los grupos de trabajo en los proyectos deben ser multidisciplinarios, pues los gerentes de proyectos generalmente no conocen acerca de todas las reas que puede comprender un proyecto en particular.

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4. PERT - CPM Te= A+4M+B

Existen dos mtodos muy reconocidos, estos mtodos 6 son: el PERT ()es un mtodo estadstico, este mtodo utiliza una formula estadstica, la cual te permite calcular la duracin de una tarea o actividad, el mtodo CPM (Mtodo de la Ruta Critica) este es un mtodo que utiliza la informacin generada por la experiencia, claro que este mtodo tambin tiene en cuenta los tiempos finales de las actividades, en conclusin se dice que el mtodo CPM y el PERT son casi lo mismo por lo que vimos con relacin a la formula y a la experiencia. 5. HOLGURAS

Es el tiempo mximo que puede retrazarse la ejecucin de una tarea sin que esta retrace la ejecucin del proyecto. 6. TAREAS CRITICAS

Son todas aquellas tareas que deben realizarse en el tiempo estipulado, de lo contrario el proyecto en su totalidad se retrazara. 7. QUE ES RUTA CRITICA

en la plantacin de un proyecto tu generas una especie de camino a seguir, dicho camino tendr rutas cortas y rutas largas, la ruta mas larga es conocida como ruta critica, no es precisamente por lo largo sino por que lo que se planeo y se encuentra en ese camino debe realizarse en los tiempo estipulados, de lo contrario retrazara el proyecto. El curso que comenzaremos lo trabajaras con el mtodo CPM, es decir mtodo de la ruta Critica.

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DISEO DEL DIAGRAMA DE RED

Lo primero que necesitas para construir un diagrama de red es precisamente un proyecto a desarrollar, es decir definir claramente cuales sern las tareas a realizar, luego de esto utilizando las convenciones para crear un diagrama de red, comenzaremos a graficar la forma como se va ha ejecutar dicho proyecto, pero antes de que comencemos con el ejercicio tambin debes conocer algunas normas importantes para la construccin del diagrama de red. 1. Una actividad debe partir del evento o nudo donde se unen todas las tareas o actividades que la preceden. En la figura la actividad 3 esta precedida por la ejecucin de la actividad 1 y 2. 1

2.

Dos o mas actividades no pueden comenzar en el mismo evento o nudo y terminar en un evento o nudo comn, cuando esto sucede se coloca una actividad o tarea virtual, esta es solo una ayuda para la realizacin del diagrama de red. 1 3 Incorrecto 2 1 3 Correcto

2 3.

De un evento o nudo pueden salir o llegar varias tareas o actividades.

4.

En la construccin de un diagrama de red no se permite los circuitos cerrados o grupos de actividades en circulo. 1 2

3 Facilitador:

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Cuando se sigue el camino por una flecha y esta nos lleva nuevamente al punto de partida denota que la programacin de las actividades no esta bien definida.

Este es un ejemplo de lo que es un diagrama de red, si ya tienes tus notas relacionadas con las convenciones obsrvalas para que identificas cada uno de sus componentes en este diagrama. El diagrama siguiente te muestra una de las muchas formas que puede tener la programacin de un proyecto, este es un ejemplo de lo que significa realizar un diagrama de red, luego de tener el listado de las tareas a desarrollar comenzamos a darle un orden de ejecucin a dichas tareas, este por ejemplo es un caso en el que se pretende hacer una remodelacin en un estn de ventas, el cual conlleva una serie de actividades que muchas veces no tenemos en cuenta. Ejemplo de un Diagrama de Red.

PROYECTO REFORMAS

HACER MOSTRAD.

DISTRIBUIR MCIA.

Muy bien creo que ahora ya tienes una idea de lo que pretendemos realizar, te sugiero que revises el documento de convenciones y por supuesto este documento, con el fin de que identifiques claramente los pasos a seguir en el proceso. Buena suerte y animo.

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GUA DE CONSTRUCCION DE DIAGRAMA DE RED # 1

OBJETIVO
Aprender a construir un diagrama de red, de un proyecto cualquiera.

LOGRO
Tu podrs reconocer la forma como se ejecutara un proyecto de acuerdo a la programacin de tareas que has construido por medio del diagrama de red.

JUSTIFICACIN
La construccin de un diagrama red permite, en primer lugar ordenar las tareas y la forma de ejecucin de las mismas, lo que representa una gran claridad en el momento de planear un proyecto, adems de que te permite medir la duracin total del proyecto, si esta bien definido, despus de lo cual se podrn controlar los recursos, esta es la finalidad de generar proyectos, tener el control de toda una ejecucin cualquiera que esta sea.

TEMAS
Para la desarrollo del primer tema debes haber ledo:

Definiciones Convenciones Posteriormente debes dirigirte al: Ejemplo Para que veas como es un diagrama de red y reconozcas los componentes del diagrama; si los que viste en el apartado de las convenciones. Por ultimo te iras a la zona de practica donde encontraras un ejercicio, el que tu realizaras teniendo en cuenta los temas anteriores. Practica tipo CASO.

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Centro de Servicios y Gestin Empresarial Grupo de Telecomunicaciones e Informtica TIEMPOS

Luego de haber realizado el diagrama de red lo siguiente es que tu generes una tabla de tiempos, esta tabla de tiempos se generara con los tiempos de las actividades utilizadas para realizar el diagrama de red, tu te acuerdas de las convenciones utilizadas para definir los tiempos iniciales y los tiempos finales? Pues bien para que hagamos un recorderis debes tomar tus documentos de convenciones o tu diagrama de red, pues servir para ubicarnos con respecto al ejercicio que se quiere realizar. Se haba definido como tiempo de duracin de una tarea un numero de color azul, luego se defini el primer tiempo de ejecucin de las tareas simbolizados con un circulo con un numero de color rojo, por ultimo habamos definido como tiempos finales un rectngulo con un numero de color verde, estos son precisamente los datos utilizados para realizar una tabla de tiempos. La tabla de tiempos nos ayudara a evaluar cuales tareas son criticas en el proyecto, y cuales tareas tiene Holguras Recuerdas que son las holguras? Te sugiero que revises el documento de definiciones, pues all estn definidos todos estos trminos. Lo primero que se debe hacer es generar una tabla que permita vaciar todos los datos resultantes del diagrama de red. La tabla debe tener los siguientes campos componentes:

TAREA

DURACION

HOLGURA

PRIMERA FECHA INICIO FINAL

ULTIMA FECHA INICIO FINAL

la estructura de la tabla de tiempos es la que aparece en la parte superior, en esta tabla es donde se vaciar la informacin generada con el diagrama de red, de la siguiente forma:

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TAREA DURACION HOLGURA PRIMERA FECHA INICIO FINAL ULTIMA FECHA INICIO FINAL

Proyectar Reformas Enviar Personal de la Empresa Hacer Mostradores Distribuir Mostradores Despachar Mercanca F) Enganchar Personal G) Reformas al local H) Distribuir Mercanca y Limpiar

1 2 2 2 1 7 15 4

0 6 9 9 9 6 0 0

0 1 3 6 6 3 1 16

1 3 5 5 7 10 16 20

0 7 12 14 15 9 1 16

1 9 14 15 16 16 16 20

Para hallar las primeras fechas de inicio de cada tarea, lo que se debe hacer es ir listando las tareas e irle colocando la duracin de dicha tarea, luego de esto mirar la primera fecha de inicio de dicha tarea, ejemplo: proyectar reformas, donde comienza y tomar el valor que esta en un circulo con un numero de color rojo, como es la primera tarea que se realiza entonces el punto de partida es decir la primera fecha inicia en? 0 y termina en 1 que es la sumatoria de las tareas que la preceden, como no hay predecesoras para esta tarea, por esa razn comienza en cero, as se ira haciendo con cada una de las tareas, lo haremos nuevamente; la tarea enviar personal de la empresa, esta tarea comienza donde termina la tarea proyectar reformas, ya vimos que la tarea proyectar reformas tenia una duracin de 1 da, el acumulado para esta tarea sigue siendo 1, este ser el punto de partida para la tarea enviar personal de la empresa, es decir la primera fecha de inicio para esta tarea ser 1 y la ultima ser 3 que es la sumatoria de los tiempos ejecutados hasta este momento. De igual forma se har para hallar las fechas ultimas de ejecucin de una tarea, pero tomando los valores que se representan por un rectngulo con un numero de color verde, es importarte anotar que toda la ruta se evala con el valor de la ruta critica, es decir el valor mas alto de todas las rutas evaluadas representa la ruta critica; creo que tu ya leste las definiciones y entiendes los trminos que utilizo aqu, verdad?. Haremos un ejemplo de cmo hallar la ultima fecha de ejecucin de una tarea, lo haremos con las tareas que ya hemos colocado en la tabla de tiempos, partiremos del hecho de que ya hallamos la ruta critica, el valor de esta ruta critica es de 20 das, es el valor que se encuentra al final del diagrama en un rectngulo con un numero de color verte al interior. Observa que para la tarea de proyectar reformas la ultima fecha de ejecucin es 1, por que nos devolvimos restando los valores por la ruta critica que es la mas larga y como se dijo anteriormente esta representada por las lneas mas gruesas, es de anotar Facilitador:

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que la ruta critica siempre tendr una holgura de 0, pues esto supone que las tareas deben ejecutarse exactamente en el tiempo estipulado. Para hallar las holguras en esta tabla lo que debes hacer es lo siguiente, al valor que se encuentra en la celda de la Ultima Fecha, FINAL le debes restar el valor que se encuentra en la celda Primera Fecha FINAL, el valor de dicha resta representa la holgura para esa tarea en particular, es decir esa tarea podr tener un retrazo de tantos das, como ya viste en las definiciones las holguras son el mayor tiempo en que se puede retrazar la ejecucin de una tarea sin que este retrazo afecte la ejecucin del proyecto, en otras palabras, las tareas que tienen holgura se pueden demorar tantos das como holgura tenga y el proyecto no se vera afectado por dicho retrazo. Espero que hayas comprendido este tema de tiempos, por que lo que tu debes hacer es generar la tabla de tiempos para el CASO que se encuentra en el apartado de ejercicios. Buena suerte y por favor repasa tus notas, toma apuntes de los conceptos o procedimientos que realices y de los cuales no tienes claridad para que los tratemos en la sesin programada.

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Centro de servicios y Gestin Empresarial Grupo de telecomunicaciones e Informtica . EJEMPLO

Este es un caso de ejemplo para que tu veas como se realiza un diagrama de red, es algo muy sencillo pero se debe tener cuidado en el momento de hacer la programacin pues una equivocacin en la programacin puede hacer que la duracin del proyecto sea mayor a la esperada o a la programada y por ende tambin hara el proyecto mucho mas costoso de lo que se podra pensar. Se pretende montar un ALMACE, luego de haber terminado la negociacin del local, lo que sigue ser la adecuacin del local. Estas son las tareas contempladas para alcanzar dicho objetivo: ACTIVIDAD
A) Proyectar Reformas B) Enviar Personal de la Empresa C) Hacer Mostradores D) Distribuir Mostradores E) Despachar Mercanca F) Enganchar Personal G) Reformas al local H) Distribuir Mercanca y Limpiar

DURACION
1 2 2 2 1 7 15 4

Nota: el orden que aparece aqu no es necesariamente el orden a seguir en dicho proyecto.
ENGANCHAR PERSONAL

7
PROYECTO REFORMAS

1
1

ENVIAR PERS.

3
2

HACER MOSTRAD.

DISTRIBUIR MOSTRAD.

6
4

16
DESP. MCIA.

20
DISTRIBUIR MCIA.

14

15

4 16

20

15 Observa la secuencia que se presenta aqu, observa el orden en que se deben ejecutar las tareas, de acuerdo a ello se calculara la duracin del proyecto, es decir hallaremos la RUTA CRITICA, creo que tu ya sabes que es una ruta critica VERDAD!

REFORMAR

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Todo proyecto tiene una serie de tareas que se deben ejecutar, debo aclarar que cuando se estn identificando las tareas se debe ser muy detallo, es decir se deben tener en cuenta todas las tareas del proyecto, para efectos del ejemplo se usan pocas tareas, la ideas es que tu veas como se realiza el diagrama de red. Es importante que leas los documento sugeridos, para que puedas entender el ejercicio, creo que en este momento tu ya debes haber ledo el documento de convenciones .

# El numero de Color azul representa la duracin de la tarea.

El numero de color rojo representa la primera fecha de ejecucin de una tarea, pero este dato es una sumatoria de las tareas antecesoras, es decir este numero al final representara la ruta critica. Ya leste las definiciones? Esta flecha de lnea mas gruesa representa la secuencia a seguir para hallar la ruta critica en este ejemplo, la ruta critica es el camino mas largo a seguir en un proyecto, la pregunta seria, por que se debe tomar el camino mas largo?, la respuesta es que esa ruta critica contiene todas las tareas, es decir en ese tiempo se debe ejecutar completamente el proyecto. Este recuadro representa la ultima fecha de ejecucin de una tarea, se halla devolvindose a partir del valor de la ruta critica, restndole la duracin de cada tarea, es importante anotar que todas las tareas se evalan con los valores de la ruta critica. 20 #

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ACERCAMIENTO A LA APLICACIN MICROSOFT PROJECT 2000 INTRODUCCION Existen actualmente una cantidad de herramientas para planear, seguir, controlar y evaluar proyectos, esa es la finalidad del curso, adquirir destrezas en el manejo de una de tantas herramientas, la herramienta con la que trabajaremos ser con la aplicacin llamada Microsoft Project 2000. Como casi todas las herramientas tiene fortalezas pero tambin tiene debilidades, las que se conocern ha medida que se este trabajando con la aplicacin, cuando ello suceda tendrs la posibilidad de compararla con otras aplicaciones y ver sus reales fortalezas y debilidades, al igual que los mbitos en los cuales podrs utilizarla. Como se ha dicho ya en otros apartes de este curso, la finalidad del curso es planear y controlar la ejecucin de un proyecto y que mejor ayuda que una herramienta que te mantenga informado de los acontecimientos que se suceden y de los cuales no se tiene el control total y que adems de ello te permitir hacer modificaciones en cualquier momento, todo esto es lo que se quiere transmitir con el curso de software para planear y hacer seguimiento a los proyectos. A continuacin tu veras una descripcin de las dos principales ventanas que utilizaremos en Microsoft Project 2000 y los componentes de dichas ventanas. Objetivo El objetivo fundamental de este tema es que tu te familiarices con la aplicacin su apariencia y sus componentes. Logros Al terminar este tema, estars en capacidad de definir claramente en que rea de la aplicacin se deben declarar los recursos y donde se declaran las tareas, que son los dos elementos fundamentales para planear, seguir y evaluar un proyecto. Ruta para llegar a la Aplicacin Inicio Programas Microsoft Projec2000.

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Donde encontraras en primer lugar una hoja llamada, DIAGRAMA DE GANTT o tambin conocida como HOJA DE TAREAS. Ver tambin el documento HOJA DE RECURSOS

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DIAGRAMA DE GANTT Primera Ventana de Microsoft Project2000 1 2 4 5 1 2 3 4 5 6 7 Esta ventana esta compuesta por las siguientes reas: rea Roja: 1. 2. 3. 4. 5. Barra de Titulo Barra de Mens Barra Estndar Barra de Formato Barra de edicin o Texto. 3

rea Negra:

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1. Calendario: permitir ver las fechas de programacin de una tarea determinada. 2. Diagrama de gant: mejor conocido como HOJA DE TAREAS. Es en esta ventana donde iremos a declarar todas y cada una de las tareas que se realizaran en el proyecto. 3. Diagrama de Red: a medida que valla haciendo la programacin se ira generando el diagrama de red, el que representara la ruta critica, te acuerdas del diagrama de red que tu realizaste? Pues bien la aplicacin tambin lo genera, el hecho de que tu lo realizaras es para que sepas de donde salen las cosas. 4. Gant de Seguimiento: Permite ver que porcentaje de una tarea se ha ejecutado o desarrollado. 5. Uso de Tareas: Permite ver el tiempo destinado asignado a la ejecucin o realizacin de una tarea. 6. Grafico de Recursos: Permite ver grficamente la asignacin o sobre asignacin de los recursos, adems de las fechas de programacin y el porcentaje asignado de cada recurso en la realizacin de una tarea. 7. MAS VISTAS. rea Verde: En esta zona se declaran todas y cada una de las tareas a realizar en el proyecto, prstale atencin a la imagen que parece a continuacin, esta tambin corresponde al rea verde. rea Azul: En esta zona se ve el diagrama de gantt, este se va construyendo a medida que se van declarando las tareas y sus respectivas duraciones, lgicamente las barras mas grande denotan una mayor cantidad de tiempo. Facilitador:

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Con este indicador y justo en esa posicin dars un clic sostenido y arrastraras hasta el extremo derecho, para poder ver completamente la ventana que corresponde a la hoja de tareas, por favor reconoce sus campos.

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1. Indicadores: Columna que contiene todos los posibles indicadores utilizados en cada una de las tareas, indicadores tales como calendario asignado, tareas que se repiten, comentario para las tareas, indicadores de alerta para indicar que una tarea puede tener sobre asignaciones y algunos otros, de los que hablaremos en el caso en que se presenten. 2. Nombre de Tarea: en estas casillas digitaras los nombre de las tareas que componen el proyecto. 3. Duracin: En este espacio se debe colocar la duracin de la tarea, en tiempo, en (horas h, minutos min, Das d, Semanas sem, Meses me) 4. Comienzo: Este campo al igual que el siguiente se llenan automticamente, ha medida que se ingresan las duraciones de las tareas, de acuerdo al calendario fijado, las tareas se van programando automticamente. Facilitador:

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5. Final: como el campo anterior tambin se llena automticamente de acuerdo a la duracin de la tarea, al calendario y la programacin que se haga de dicha tarea. 6. Predecesoras: las predecesoras son las tareas que se realizan o se ejecutan antes de, es decir, en esta columna se colocara el numero correspondiente a cada tarea y el orden en que se va ha ejecutar dicha tarea. 7. Nombre de los Recursos: En esta columna van ha aparecer los recursos asignados a la realizacin de una tarea determinada, los mismos que sern visibles en el diagrama de gantt al final de una tarea determinada. Duracin: Este recorrido tiene una duracin de 2 horas, esto con el fin de que tu puedas repasar detenidamente el tema y reconocer las partes componentes de la ventana. Por favor remtete al apartado de ejemplos para que realices el ejercicio propuesto para este tema. Animo, es el momento de comenzar a trabajar. Chao y Buena suerte.

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DURACION
Este curso de Programacin y Seguimiento de Proyectos tiene una duracin total de 40 horas en su primera fase, es decir el modulo bsico son 40 horas.

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HOJA DE RECURSOS Para llegar a la Hoja de Recursos bastara con dar clic sobre el botn de MAS VISTAS, hasta ver el botn de Hoja de Recursos, al cual le dars clic. Esta ventana permite declarar los recursos a utilizar en el proyecto, tales como: maquinaria, muebles y enceres, recursos humanos, vehculos y dems. A continuacin har una descripcin de las partes componentes de esta ventana.

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1. Indicadores: Columna que contiene todos los posibles indicadores utilizados en cada una de los recursos, indicadores tales como calendario asignado, documentacin de los recursos, en el supuesto que se tenga un documento previamente elaborado tambin se podra vincular a cada una de las tareas o recursos, comentario para los recursos, indicadores de alerta para indicar que Facilitador:

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un recurso puede tener sobre asignaciones y algunos otros, de los que hablaremos en el caso en que se presenten. 2. Nombre del Recurso: En esta columna es donde se digitaran los recursos, bien sea recursos humanos, muebles, enceres, vehculos y dems. 3. Tipo: En esta columna se definir el tipo de recurso, si es de tipo MATERIAL o si es de Tipo TRABAJO, cuando el recurso tiene un salario fijo mensual, cuando el proyecto lo realiza una empresa con su recurso humano, estos recursos tienen asignado el tipo TRABAJO; cuando se contrata un tercero para realizar cierta labor , se arrienda un vehculo, un computador, etc, estos recursos se definen como de tipo MATERIAL. 4. Iniciales: Esta columna se llena automticamente con la primer inicial del nombre del recurso. 5. Grupo: Si se tiene una serie de recursos que conformen un grupo, en esta columna se define a que grupo pertenece dicho recurso. 6. Capacidad Mxima: para los recursos de tipo Trabajo la capacidad mxima ser del 100% este 100% significa que el recurso trabaja tiempo completo, es decir 8 horas al da, el 50% representara medio tiempo. Cuando el recurso es de tipo Material no tendr capacidad mxima por que se asume que dicho recurso trabajara en el horario que le sea asignado. 7. Tasa Estndar: Esta columna permite asignar el valor hora, valor mes, del recurso, cuando es de tipo Trabajo, si el recurso es de tipo Material tendr un valor total, asignado en esta columna, es decir se contrata un computador para el proyecto, cual es el valor total del alquiler de dicho computador? ($500.000) este ser el valor asignado a dicho material. 8. Tasa Hora Extra: Si el recurso trabaja mas horas de las normales, es decir si trabaja mas de las 8 horas, se debe dar un valor de hora extra, para evitar la sobre asignacin del recurso. 9. Costo Uso: En la columna de costo uso se debe colocar un valor para aquellos recursos cuya utilizacin demande una remuneracin cada vez que esta

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suceda, es decir si se tiene un recurso de asesoria cada vez que se requiera de este recurso se deber pagar el valor asignado en esta casilla de costo uso. 10. Acumular: En esta columna se debe seleccionar la forma como ser calculado el valor total del recurso, si por: a. Prorrateo: Significa que se har un calculo del tiempo asignado del recurso a la ejecucin o realizacin de una tarea, ese tiempo ser cuantificado de acuerdo a los valores asignados para cada recurso en la columna de Tasa Estndar y este valor ser el asignado como costo del recurso en esa tarea especifica. b. Comienzo: Este valor se asignara a cada recurso, si la forma de consumo del recurso es descontado al inicio del proyecto. c. Fin: Este valor se asignara a cada recurso, si la forma de consumo del recurso es descontado al finalizar el proyecto. 11. calendario: en esta columna se debe seleccionar el calendario laboral para cada recurso si lo tiene y si no se debe asignar el calendario del proyecto, para que dicho recurso labore con el calendario global del proyecto.

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