CALDIA “Afio de la Universalizacién de la Salud” RESOLUCION DE ALCALDIA N° 624 -2920-A-MPr No, YO de Noviembre de 2020 vIsTos: Aa afore N° 52-2019-OAA/SG, de fecha 16 de julio de 2019, yel Informe Ampliatorio N° 02- 4020-OAA/SG-MPI, de fecha 28 de febrero de 2620. emitidos por ef Organo de Administracién de Ceetes¢l Informe Legal N° 752-2020-GAJ-MPI, de fecha 25 de novismtae kc 2020, emitido por la Gerencia de Asesoria Juridica, respecto a la aprobacion del proyecto ier Manual de Procedimientos ‘Téenicos Archivisticos del Archivo Centra, y; CONSIDERAND: Rue articulo 194 de la Ley N° 27680, Ley de Reforma Consitucional del Titulo IV de la Constitueién flies del Estado, concordante con el articulo Il del Titulo Prelisnay ac Av Ley Orginica de Municipalidades, Ley N° 27972, preseriben que las Municipalidades Sobiemo local que gozan de autonomia politica, econdmica y adm Que. articulo 43 de la Ley 27972, Ley Organica de Municipalidades, seiaia que las resoluciones de RG torueban y esuelven los asunto de caricter administrative dent del abs de Ta gestion de 4os gobiemos locales como autonomia adminsirativa municipal; 2s, atculo 27 del Decreto Supremo N° 008-52-1US, aprobs el Reglamento de la Ley N° 25323, Nzgniendo ta entrada en vigencia de tas normas y directivasemitidas pore Archivo General de la Nacién, como ente rector del Sistema del Sistema Nacional de Archivos, asimismo, establece que los arehios plblicos estin integrados por los archives pertenecientes a los padcres 4 Estado, organismos Deenomes consttucionales, Ministerios, Instituciones Pablicas Descentralizadee, Empresas Estatales de Rese Piblico y Privado, Empresas Mixtas con partcipacion accionata det Estado, Gobieros Regionales, Gobiernos Locales y las Notarias: Que. de conformidad con el articulo 19 del D.S. N° 014-2017-MINAM (Reglamento del D. Leg. N° Waites eublece que el wenerador de residuos manieipales debe realizar It coeeceton os residuos verona cnerde Jas earateristcas ics, quimicas y bicldicas, con el chee oo yorizacién y/o disposicion final. Dicha actividad solo esta permitida en la fuente fo gener eae den ees Slides municipales y plantas de valorizacién de residues slides enn Ininicipales, debidamente autorizadas y que cuenten con certficacion ambieye segin ci naif municipalidades deben regular el procsso de segrogacion de residues cola onc Ghent de su jurisdiccin, en ef marco del Programa de Segregaeion en ie Eucaes y Selectiva de Residuos Sélidos; ree elo 30 de ls norma citada antriormen:s, sefala gue los funcionarios, sea cual fure su nivel, 20 Bodrin conservar en su poder documentos generados en el ejercivie de ae funciones, estando obligados a remititlos al archivo correspondiente; Fee da ptay NP 25825, de fecha 10 de junio de 1991, ere6 el Sistema Nacional de Archivos con la Finalidad de estructurar, normativa y funcionalmente, los archives de las em idan Pablicas existentes en Scmbito nacional, para garantizar la defensa, conservacin, organizacion y sever del patrimonio documental de la Nacién; Que, mediante Resolucion de Aleeldia N° 1199.2012-A-MPI, de fecha 20 de diciembre de 2012, se Spr908 la Directiva N° 001-2012-OAA/SG-MPI, denominada “Directiva de Organioanin y Transferencia de Doeumentos Archivisticos” icacién de las unidades-organizaciones (unidades orgdnicas) de Ja Municipalidad Provir Quh, fon fecha 24 de enero de 2020, el Archivo General dela Nactén dej6 sin efecto algunas normas archivisticas que daban el marco legal ala Directiva N° 001-2012-OAA/SG MPL denominada *Directiva 4 Organizacién y Transferencia de Documentos Archivstcos". del mismo mode: ne emitido nuevos- ticipalidad Provincial de Ilo “Afto de la Universalizacién de la Salud” pigumentos normativos de trabajo, los mismes que se procede a detaliar: Resolucién Jfatural N° 022- 2019-AGN4J, Direetiva N° 02-2019-AGN/DDPA “Norma para la Transference at Documentos SOI AN DPE tases Piblicas", ResoluciénJefatural N° 023-2019-AGNI, Diectvg hen Jena CNDDPE “Guta Técnica Archivistca para los Gobietnos Regionales 5 Locales", Resolucién cede vito 2OI2AGNA “Lineamientos para la foliacién de documentos archintsive las fntidades piblicas”, Resolucion Jefatural N° 028-2019-AGNIJ; Directive: N° 08-2019-AGNIDDPA Ravwctiva para la Elsboracién del Programa de Control de Documentos de las entilete piblicas"; Fe erm jeatural N° 029-2019-AGNA que mola la Direstva N° 01-2018-AGNIDAY Neon para tpliminacion de documentos de archivos del sector piblico", en el extremo del liewy ©) del numeral Ne orapasiciones Generales” y Resolucién Jfatural N° 180.2019-AGNISG que prueba la Directiva Mibleg TAGNDDDPA “Norma para la Organizacién de Documentos Archiviniees enw centidad publica”: Bi on Oficio N° 042.2019-ARMOQ/GR.MOQ, el Director del Archivo Regional de Moguegua remite Sanforme N° 016-2019-NAVT/AL-AR-MOQJ/MOQ., de fecha 03 de julio de 2019; 4 ual, la Li Norma Alicia Vaccaro Tapia (Archivo Intermedio), concluye que (i) el Manual ‘de Procedimientos jicnieos Archivisticos del Archivo Central esté elaborado en base normes y directives Aactualizadas del (Que, mediante Informe N° 52-2019-OAA/SG-MPI, se da cuenta de haber levantado las observaciones CoP DO OPE na atvertenca de errores en i impresin, conforme al informe N° 019.2019 Rees SGPDO-GPE-MPI c Informe N° 158-2019-SGPDO-GPE-MP, se expidid un Inforge Ampliatorio N° 02- apa ee Ne az2020-RGCC-SGDPO-GPEMPI se concuye que ante Io indicado por la Razeraable de la Adminstracién de Archivos en sentido que se levamaron as obeoreecoaee a come seeds Moguegus contenidas en el Informe N° 016-2019-NAVIVAI-AR-MOGMCO oo, Son el pneaeieesileadas por la Sub Gerencia de Planes y Desarollo Organizaciona se opin ra Maaasaceonueamiento del Archivo Regional ‘de Moquegua en el marco del Sistema Nac oe ranatos €s Procedent a sprobecin del Proyecto Manual de Procedimientos Técntes Arch ooe Frautnielalidad Provincial de to, y con el Informe N° 249-2020-SGPDO-GPE-MPI. cl sob tes oo ptbaclon delete Orgnizacional, x de ln opinién qu se continde con el ramie respective saa aprobacién del mencionado proyecto de manu > Que, en ese contexto, el Informe N° 52-2019-0AA/SG, de fecha 16 de Julio de 2019, y et Informe Aes de BIRO ORNISGMPI, de fecha 28 de febrero de 2020, emiidos por el Ongar ae 17” Adtinisracién de Archivos, presenta el proyecto coregido del “Manual de Precedence Técnicos reer elas de Archivo Centra”, el cul cuenta con la opinién legal favorable a tenes acl fos fees N° 752-2020-GAI-MPI, de fecha 25 de noviembre de 2020, emiide por la Geronea oe Ann de Outen: AY Pathos ue, de acuerdo alo expuesto en la propuesta del Manual, dicho documento tiene por objeto uniformizer ete Provedimientos tésnicos archivstios en la Muniipalidad Provincial de lly crientando el trabajo LE tenico archivistcn que desarllan buscando su desanolo y ferclecinren coy ‘manejo adecuado de Fecursos conociendo su importancia para la medemizacién de la gestion publicg: Cues es de agregar que, se hace necesario que el Archivo Central tenga en euenta la Reso r Reni20-AGNUJ, de fecha 21 de enero de 2020, que dejé sin efecto la Resolucion lefung hens Se walt 31 de mayo de 1985, en el extremo que aprobé la Norma del Sisema Nectar op i cos, y aprobé la Diectiva N° 01-220-AGN/DPPA “Norma para Servicios Archiviticos en Ia Entidad Piblic”, afin de que se estblezcan normas’y ave generales que Pea eceeso préstamo, consulta y reproduceién del documento archivisneo + Sea’ atencién al ciudadano;ea eects Tor ten [= “Aiio de la Universalizacién de la Salud” Covina my it It covuncura actual generéa por el estado de emergenciasanitara a causa de la COVID-19, debe observatse la Resolucion Jefatural N® 079-2020-AGNJ, de feche 30 de Junio de 2020, Farr fe Ditective N° 002-2020-AGNIDPPA denominada “Directv que aprueba Lincemientee og Rrevenci6n. Seguridad y Actuacén en eumplimiento de las Normas dl Sistema Nacional de are fin de que adecte sus funcionamiento através de medidas de actuaciin y prevencion cn fe ejecucion de [pi plocesesy procedimnientostsenicos archivistico del Sistema Nacional de Archivos; mediacesceeice sreceeare® electronica y. de ser el caso, en forma presencia, asi como el monitoree, eevee y Feeeinen Ge gonsulis sobre ls acciones de prevencin en materi archivistca del Sistema Necione Archivos, mediante sesiones online, correo electrico y, de ser el caso, en forma presencia! Mangensecuencia, Y de conformidad con las atribuciones conferidas por la Ley Organics de Cunilpalidades, Ley N° 27972. y demés normas reglamentarias, contando con el vcto tenn ie la Gerencia de Asesoria Juridica; ‘SE RESUELVE: ARTICULO SEGUNDO: La presente disposicién es de cumplimiento obligatorio para todas les unidades de organizacion y/o unidades orgénicas de la Municipalidad Provincial de le YY entraré en vigencia a partir de la fecha. ARTICULO TERCERO: DEJAR la Directiva N° 001-2012-OAA/SG-MPI, denominada “Dy patina de Organizasion y Transferencia de los documentos archivsticos", aprobua con Reset “p\de Alcaldia N° 1199-2012-A-MPI, de fecha 11 de noviembre de 2012, toda deechaae informacién ‘cunicipal que se oponga a la resolucién que apruebe el citado Manual: “y ARTICULO CUARTO: DISPONER que el Archivo Central de Ia Municipalidad Provincial de ie epgan en cuenta la Resolucin Jefatural N° 010-2020-AGNIJ, de fecha 21 de enero de 2020" que See pigciva N* 01-2020-AGN/DPPA “Norma para Servicios Archivisticos en la Emtded Publices Drrea tie Rexolucion Jefaural N° 079-2020-AGNIJ, de fecha 30 de junio de 2020, que apete ip Directiva N° 002-2020-AGN/DPPA denominada “Directiva que aprueba Lineamientos de Prevencién, Seguridad y Actuacién en curmplimiento de las Normas del Sistema Nacional de Archives". } ARTICULO QUINTO: ENCARGAR @ la Gerencia Municipal, la Gerencia de Asesoria rita, la Gerencia de Planeamiento Estratégico y ta Secretaria General, el cumplimiento cabal de resolucién que apruebe el citado Manual.- A REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CI© MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ARCHIVO CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TECNICOS ARCHIViSTICOS 2 019 CCoredor Comercial 02 Mna"8* Av. Pedro Hula s/n Parga Zralirica Mail lea eit daltenpiatnssMunicpoed Pal dee Grae de Adminstrocn de Archie INDICE INTRODUCCION OPNATAWNE 8.1, 8.2. 8.3. 8.4. 85. 8.6, OBJETIVO . ALCANCE . FINALIDAD . BASE LEGAL . AMBITO DE APLICACION . RESPONSABILIDADES . VIGENCIA . DISPOSICIONES GENERALES - PROCEDIMIENTOS Administracién de Archivos Organizacién de Documentos Foliacién de Documentos. Transferencia de Documentos Eliminacién de Documentos Servicios de Informacién. 9. GLOSARTO DE TERMINOS 10. ANEXOS. Corredor Comerciel 02 Me "8" Av. Pedro Hulea#/n Pampa Tnalémbrica Mail lelae Merl Pron et Sige nina de Are INTRODUCCION La presente Directiva de Procedimientos Técnicos Archivisticos para la Municipalidad Provincial de Ilo, es un instrumento de Gestién Archivistica que ha sido elaborado teniendo en consideracién la normatividad vigente aprobada por el Archivo General de la Nacién. Comprende los procedimientos de: = Organizacién Documental. - Foliacién Documental. - Transferencia de Documentos. ~ Eliminacién Documental. ~ Servicio de Informacién. En la presente Directiva, se detalla parte del proceso técnico archivistico a realizarse en cada nivel de archivo de la Municipalidad Provincial de Ilo; asimismo, se han disefado formatos que facilitan su aplicacién, ‘Su cumplimiento seré de beneficio para la Municipalidad Provincial de Tlo, porque Permitird mantener centralizada y organizada toda la documentacién generada, 1 OBJETIVO Uniformizar los procedimientos técnicos archivistices en la Municipalidad Provincial de Tlo, orientando el trabajo técnico archivistico que desarrollan buscando su desarrollo y fortalecimiento con manejo adecuado de recursos conociendo su importancia para la modernizacién de la gestién publica. 2 ALCANCE La presente Directiva de Procedimientos Técnicos Archivisticos es de obligatorio cumplimiento en las Oficinas del Archivo Central y/o de Gestién y Unidades Orgénicas de la Municipalidad Provincial de lo. Coredor Comercial 02 Mra°B” Av, Pedro lle /n Pampa Erlibrice MalleeMailed Proc deo de Adninstrcn de Aree 3. FINALTDAD Orientar la ejecucién de los procedimientos archivisticos en los diferentes niveles de archivo (gestién y periférico) en los gobiernos locales, y efectuar un correcto y efectivo control en el desarrollo de las actividades archivisticas en el dmbito local, 4 BASE LEGAL 41, Decreto Ley N° 19414, Ley que declara de utilidad publica la Defensa, Conservacién e Incremento del Patrimonio Documental. 4.2. Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos. 4.3, Decreto Supremo N° 022-75-ED, que aprueba el Reglamento del Decreto Ley N° 19414, 44. Decreto Supremo N° 008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley 25323. 4.5. Decreto Supremo N° 005-93-JUS que modifica el Decreto Supremo N° 008-92-JUS - Reglamento de la Ley N° 25323. 4.6. Decreto Supremo N° 005-2018-MC, que aprueba el Reglamento de Organizacién y Funciones del Archivo General de la Nacién, 47. Resolucién Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA “Norma para la Organizacién de Documentos Archivisticas en la Entidad Ptiblica”. 48, _Resolucién Jefatural N° 023-2019-AGN/J, aprueba la Directiva N° 003- 2019-AGN/DDPA, “Guia Técnica Archivistica para Gobiernos Regionales y Locales", 4.9. Resolucién Jefatural N° 076-2008-AGN/J, Reglamento de aplicacién de Sanciones Administrativas por Infraccién en contra del Patrimonio Documental Archivistico y Cultural de la Nacién. 4.10. Resolucién Jefatural N° 022-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA “Normas para la Transferencia de Documentos Archivisticos de las Entidades Publicas" 4.11, Resolucién Jefatural N° 026-2019-AGN/J, que aprueba Ia Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA “Lineamientos para la Foliacién de Documentos Archivisticos de las Entidades Puiblicas" 4.12, Resolucién Jefatural N° 029-2019-AGN/J, que modifica la Directiva N° 001-2018-AGN/DAT “Normas para la Eliminacién de Documentos del Archivo del Sector Publico”. Ccorreder Comercio 2 Mne8* A, Pedro Hues #/n Pampa Tralénbrica Mai lala et saldesiasse marge peS pad Pinca dee rg antes 5 AMBITO DE APLICACION La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para todos los niveles de archivo de la municipalidad, de conformidad con el articulo 2° del Reglamento de la Ley N® 25323, de creacién de! Sistema Nacional de Archivos, aprobado mediante Decreto Supremo N° 008-92-JUS. 6 RESPONSABILIDAD Los (as) servidores (as) piblicos (as) encargados (as) de los archivos de los Gobiernos Locales son encargados de dar cumplimiento a la presente directiva Los jefes inmediatos estén en la obligacidn de implementar al interior de sus unidades de organizacién las disposiciones emitidas en la presente directiva, en las acciones que le correspondan. 7 VIGENCIA La presente Directiva entrara en vigencia a partir de la fecha de aprobacién, dispuesta por Resolucién de Alcaldia de la Municipalidad Provincial de Tlo. 8 DISPOSICIONES GENERALES Son actividades archivisticas (Procedimientos) en los Gobiernos Locales: 8.1. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS: 8.1.1, DEFINICION Es una actividad que consiste en un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organizacién y funcionamiento de las unidades de organizacién de archivos del Gobierno Local. 8.1.2. ESTRATEGIAS ORGANIZACIONALES La administracién de archivos comprende ademds un conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacién, organizacién, direccién y control de los recursos fisicos, técnicos, tecnolégicos, financieros y humanos, para la eficiente gestién de los archivos del Gobierno Local Cored Comercial 02 Mra“8" Av Pedro Hullea s/n Panpe Iralinbrien Mall: eleaeia Nal elstrsi are napsQo: 8.1.3. RGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS REGIONAL O MUNICIPAL En los Gobiernos Regionales, Municipalidades Provinciales y Distritales, e! Organo de Administracién de Archivos (en adelante OAA) es el Archivo Central o quien asuma las funciones. Existen dos niveles de Archivo en las entidades: a. Nivel Central b. Nivel Desconcentrado. 8.1.4. ARCHIVOS DEL NIVEL CENTRAL En las entidades, se constituyen los siguientes archivos: a. Archivo de Gestién b. Archivo Periférico ¢. Archivo Central = Archivo de Gestién: Es el responsable de la organizacién conservacién y uso de los documentos producidos (recibidos y emitidos) en cada unidad de organizacién del Gobierno Local y de transferirios al Archivo Central de la entidad, al concluir su gestién o tramite y/o vencidos los periodos de retencidn establecidos en la Tabla de Retencién de Documentos para las Municipalidades y el Programa de Control de Documentos Archivisticos de la entidad, = Archivo Periférico: Es un archivo constituido por los documentos de cada unidad o Organizacional que por su naturaleza, complejidad de funciones, nivel de especializacién, volumen y ubicacién territorial asi lo demande. Se pueden conformar archivos perif 0s por funciones comunes, afinidad o similitud de documentos de dos 0 més unidades organizacionales La dependencia administrativa del Archivo Periférico corresponde a la unidad de organizacién (unidad orgénica) que Corredor Comercio 02 Mra *B" Av Pedro Hulea s/n Pampa Znalinbrica Mai: lalla Mal: ldo naicobon soup geMricpldad Poni dete on de Adminsccn de Ashie produce los documentos que ahi se custodian. Siempre deben contar con un servidor encargado. Los documentos de un archivo periférico son semiactivos. Archivo Central: Asume entre sus funciones: * Planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas a nivel institucional, asi como de la conservacién y uso de la documentacién proveniente de los archivos de gestién y periféricos e intervenir en la transferencia y eliminacién de documentos en coordinacién con el Archivo Regional de Moquegua. * Custodiar tnicamente documentos de archivo que han cumplido su vigencia administrativa o el trémite que les da origen. Para el Archivo Central no es valida la asignacién de términos como "Archivo Regional", "Archivo Municipal”, “Archivo General’, “Archivo Institucional’, sea en Gobiernos Regionales 0 Locales. * Se encarga de conducir y elaborar el Plan Anual de Trabajo Archivistico de la Municipalidad Provincial de Tlo, en el dmbito de su competencia conforme a la normatividad vigente. + Es responsable de coordinar con el Comité Evaluador de Documentos la aprobacién del Programa de Control de Documentos, la Eliminacién de Documentos y la aplicacién de tecnologias de informacién a la Gestién Documental del Gobierno Local, en el dmbito de su competencia, conforme a la normatividad vigente. * Asume la elaboracién y cumplimiento del Programa de Control de Documentos en lo referido a los periodos de retencién documental y los periodos de transferencia de un nivel de archivo a otro, elabora el cronograma anual de eliminacién de documentos conforme a la normatividad vigente, el cronograma anual de transferencia y lo remite al Archivo Regional de Moquegua. Corredor Comercial G2 Mra“B" Av. Pedro Hullea s/n Pampa Inainbries Mail: acl Nal etapa soumpebpeMunlpded Prove dee Grane Anson de Archive © Asesora, evalia y participa en la implementacién de proyectos que involucren la gestién, tratamiento, conservacién, servicio y sistematizacién de la documentacién e informacién. * Elabora y gestiona el plan anual de capacitaciones y desarrollo de las personas en materia de archivos, de acuerdo las disposiciones que al respecto establezcan la oficina de recursos humanos de la entidad. * Supervisa a los archivos de gestién y periféricos de la entidad, asi como al personal a cargo de la gestién documental para identificar problemas en materia archivistica. © Coordina con las unidades organizacas (unidades orgdnicas) sobre la necesidad de crear archives periféricos, y programar las especificaciones técnicas para su implementacién. + Es la encargada de solicitar ¢ implementar medidas de prevencién para la conservacién de los documentos, Por la naturaleza de sus funciones puede implementar y administrar sistemas que permitan el acceso a la informacién y documentacién, as{ como evaluar y supervisar los procesos de digitalizacién de documentos a nivel institucional 8.1.5. Archivos de nivel desconcentrado = Archivo Desconcentrado * Para el caso que corresponde a empresas, proyectos, dependencias, agencias de las entidades, que por su naturaleza externa ala entidad central, custodian el acervo propio de cada dependencia desconcentrada, + Esl responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas de la entidad desconcentrada, asf como de la conservacién y uso de la documentacién proveniente de los archivos de gestién y periféricos de esta unidad Corredor Comercial 2 Mra “B" Ay, Pedra Hullea/n Pampa Trolémbrice Mall: elcaldla sles ns noe smempiaob geBB ipl rein deo gue ts hdres de Asin desconcentrada e intervenir en la transferencia y eliminacién de documentos en coordinacién con el Archivo Central de la dependencia, * Enos Gobiernos Regionales los Archivos Desconcentrados corresponden a las Direcciones Regionales que tienen dependencia mixta (Nacional/Regional). ® Archivo Regional * Los Archivo Regionales tienen por finalidad la defensa, conservacién, incremento y servicio del Patrimonio Documental de la Nacién existente en la Regién. © Depende del Gobierno Regional y normativamente del Archivo General de la Nacién, conducen las actividades archivisticas del Sistema en su Jurisdiccién. * En su dmbito territorial regional son los encargados de supervisar y proteger el Patrimonio Documental Archivistico en cada una de las regiones, * El Archivo Regional dispone de dos archivos: ¥ Archivo Intermedio v Archivo Histérico, 8.1.6, Elaboracién de Diagnostico Situacional * El (la) servider (a) que asuma la responsabilidad de custodia, trabajo técnico, funciones del Archivo de Gestiin, Periférico, Central, Desconcentrado 0 Regional debe elaborar un diagnéstico situacional de archivos para el desarrollo de sus actividades, Planificacién y tratamiento técnico archivistico. * El diagnostico situacional de archivos debe contemplar el estado situacional de los archivos, los documentos, los incidentes y problemas de gestién. © Es recomendable que la entidad regule como obligatoria la rrecepcién del estado situacional del archive por cada servidor que Coedor Comercial 2 Mina 8" Av. ecko Hulleas/aPanpe Thlémbrice Mai: alcaldla Moi setteeBy scp Proce te ogre de Adminstocién de Archivo asuma la funcién de custodia, recepcién o tratamiento en el archivo. + Solicitar a las unidades de organizacién (Archivos de Gestién y Archivos Periféricos), el diagnostico situacional anual, como responsable de los documentos producidos en su of icina 0 aquellos que por la naturaleza de la gestién ameriten su custodia temporal en su archivo, el mismo que seré remitida al Grgano de Admministracién de Archivos de la Municipalidad Provincial de Tlo, de acuerdo al Anexo N° 01. Corredor Comercial 02 Mra” ‘Au Peeeo Hullea s/n Panga Traémbrien Wall: alcaldla Mai desldemei se sementad rods Adnintrainde Ache ANEXO NP 1 Formato de referencia para diagnostico situacional del Archivo Central I DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD Nombre de la entidad: id Provincial de Tlo Nombre de la méxima autoridad de la entidad Nombre de la servidora 0 servidor responsable del Organo de Administracién de Archivo 0 Archivo Desconcentrado Nombre del o la responsable del Archivo Central Direccion de la entidad Teléfono Correo electrénico de contacto E-mail: wuw.mpi.gob.pe I DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD IZ.1, Organizacién de la entidad: Si v No Cuenta con un Sistema Institucional de Archivos Si v No Existe un archivo central en la entidad El Archivo Central es el Organo de Administracién si v No de Archivos. El Archivo Central cuenta con un jefe 0 servidor Si v No encargado Dependencia del Archivo Central Oficina de Secretaria General Ubicacién Administrative i Ay. Malecén Costero N° 1200-1202 N® de archivos de gestién de la entidad N° de archivos desconcentrados i career Caer 02 Mra Ax Pedr Hula 4/a Pp Talinbriea Nel: lela a ona oe " sn gbMii Proc dee te ints de Ache emisién involucradas Areas Se aplica? Condicién laboral Capacitacién archivistica Ubicacién (es) del (los) local (es! Central (*) Gestién Periféricos Estanterfa Armarios Goaveteros Mesos de Trabajo Fotocopiadora multifuncional Fotocopiadora digital Escdner de superficie plana Cémaras de seguridad Teléfonos CCorredor Comercial G2 Mra"B" Av Peds Hulleas/Panpe Inalmbriea Ma: lela 2 Nol etatnn.cb ge swneaohperipe Prove eo Grane trac de Arco Extintores Impresora multifuncional Picador de papel eléctrico Empastadora Sillas giratorias Escritorios de melanine Computadoras Supresor de picos | Guillotinas Ventiladores Escaleras Equipos aire acondicionado Detectores de humo Silla fija de metal ‘Mesa metélica con ruedas ‘Sillas de madera Prensa para empastar Maquina espiraladora Archivador de planos melamine Cajonera rodable melamine Pizarra acrilica Sillén giratorio Emgrapador Comedor Comercial 02 Ma “8” Av. eds Hullea s/n PorpaTrakimbries Mall: lalla ol: lel aoe enwmpianbae 2Maia Proc! d e rsa ce Aeminsrccn de Ach Perforador Carrito porta archivadores Banquitos tipo escaleras Equipo de agua eee re Fi Fechas | Cantidad de Cédigo | Serie Documental extremas | Unidades Instalacién Soporte | Observaciones Notas del archivero: Comedar Comerciol 02 Mra *B" Av. Pedro Hillea s/n Panpe Tranbriea Mal lela “ Nol deatstnaieob oe sownmaiaberie Proc do gure de Adsisracence Arce INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVOS 1. Enel anexo consignar los datos generales de la entidad publica: Sector Gubernamental. Nombre oficial de la entidad. Nombre de la méxima autoridad de la entidad, Nombre de (la) servidor (a) responsable del Organo de Administracién de Archivos, nivel central 0 desconcentrado. fe. Direccion de la entidad. - consignar la informacién sobre la ubicacién de la entidad de acuerdo a su razén social, Teléfono. - consignar el ntimero telefénico del Archivo Central g. Correo Electrénico de Contacto. - Consignar la informacién de correo oficial, Las entidades piiblicas deben otorgar un correo institucional a cada archivo. peop 2. Consignar la informacién en el diagnostico situacional de archivos: a. Sobre la organizacién de la entidad, normatividad de gestién documental y archivos: N° de norma aprobada por la entidad © Fecha de emisién o publicacién © Elalcance de las éreas. Si es total consignar como reporte “TODA LA ENTIDAD". © En la consulta de si se aplica, consignar el criterio de aplicacién de la norma: “TOTAL, PARCIAL O NO SE APLICA”. b. Sobre el Personal, consignar informacién sobre la condicién laboral de cada servidor publico, el cargo que ocupa, en la formacién consignar la profesién u oficio que tiene cada servidor por ejemplo *CONTABILIDAD/TECNICO", “HISTORIADOR/PROFESIONAL", en capacitacién archivistica consignar si dispone de curso bésico, curso intermedio, diplomados, pasantias, entre otros. Conreder Comercial 02 Mra "8" Av, Pe Hull /n Pampa Inaba Mail: alcaldla Nal deltanpigeboe 6Ld «, Muricgliad Morel dete Got de Adninsracin de Ache Sobre el Local, consignar la informacién de cada uno de los archivos. En el caso de los archivos de gestién y periférices consignar la informacién de su totalidad, asi como la suma total de metros cuadrados y en material de construccién la informacién general de la misma. Solo consignar la informacién de la direccién del Archivo Central. En equipamiento, consignar informacién sobre muebles o equipos, cantidad, materia, estado de conservacién y observaciones como "buen estado", “mal estado", “deteriorado". En otros consignar informacién de recursos materiales. En Fondo 0 acervo documentario, la informacién es exclusiva del Archivo Central, se consigna las Series Documentales que custodia el Archivo Central, de esta forma el cédigo de serie, el nombre de la serie, los metros lineales, las fechas extremas, la cantidad de unidades de \stalacién, el soporte material (papel, audiovisual, electrénico) de los documentos que integran la serie. En observaciones el estado de conservacién (muy deteriorado, deteriorado, hongos, zonas perdidas, buen estado), frecuencia de auditorias (alta, mediana, baja), documentos y/o folios faltantes, ‘Corvedor comercial 02 Mra "B" Ay Pedr Hullea s/n Pampa Tnaimbrica Mi: alealda lt eld npisoboe wena 9e 6Muricpaltad Provincl 0 raat de Adoinistractn de cho 8.2. ORGANIZACION DE DOCUMENTOS ARCHIViSTIVOS: 8.2.1. 8.2.2. 8.2.3. DEFINICION Es una actividad archivistica, que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos producidos (emitidos y recibidos) por cada unidad de organizacién de la Municipalidad Provincial de Tlo. FINALIDAD Establecer las pautas y recomendaciones para la correcta organizacién de documentos archivisticos en las Entidades Publicas, de acuerdo a las normas de obligatorio cumplimiento del Sistema Nacional de Archivos. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS Para la aplicacién de la organizacién documental, se consideran dos principios archivisticos: * Principio de Procedencia Este principio seiala que cada documento debe estar en su fondo de procedencia y no deben mezclarse con otros. Corresponde a la relacién existente entre los documentos y las Entidades Pablicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su propia actividad. Mediante este principio se determina la existencia de un productor (Entidad Publica) para cada fondo documental, reconociendo también como productor de las unidades de organizacién de la estructura de la Entidad Publica * Principio de Orden Original Los fondos deben tener presente la organizacién (clasificacién y ordenacién) correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que los ha creado o a las actividades desarrolladas por las personas 0 entidades, En ese sentido no se debe alterar la organizacién del Fondo Documental de la Entidad Publica, ya que esta debe reflejar sus funciones de acuerdo a los procedimientos y normas internas. Para la aplicacién de este Cerredor Comercial 02 Mra "8" Av Pedro Hulles¢/n PonpaTralmbrica Mail: lela Noi stung arooe sump gob ”& Organ de Aeinatrein de Archive principio la organizacién documental se estructura y ordena, de tal forma que demuestre, sea el reflejo 0 resultado de su gestidn. 8.2.4. AGRUPACIONES DOCUMENTALES. Se identifica cada una de las agrupaciones documentales 0 unidad documental producida en las entidades. Para una mejor comprensién de la estructura del fondo documental la serie es la unidad indivisible: * Fondo Documental: Corresponde a todos los documentos producidos (emitidos y recibidos) en la Entidad Publica, por todas las unidades de organizacién (productores) en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de sus actividades, estructuras de acuerdo a criterios orgénicos, funcionales 0 mixtos * —Seccién Documental: Conjunto de documentos que corresponden a la divisién de un fondo documenta, Para la identificacién de cada seccin se toma en cuenta la unidad de organizacién 0 divisién funcional de la entidad publica sin mencionar el nivel jerdrquico. * Serie Documental: Es el conjunto de documentos que poseen caracteristicas comunes, producido por una unidad de organizacién en el ejercicio de sus actividades y funciones, regulado por una norma jerérquica y/o procedimiento y que por consiguiente, son archivados, clasificados y evaluados como unidad. El nombre de la serie es claro, conciso, de preferencia que sea irrepetible en otras series, salvo se precise ello en una norma o base legal. Evitar nombrar las series empleando tnicamente el tipo documental, siglas 0 abreviaturas. 8.2.5. UNIDAD DOCUMENTAL Es la parte menor invisible de una serie documental, que pude ser simple o compuesta, * Unidad Simple Dispone de un solo tipo documental o generado por un mismo acto, como por ejemplo: oficio, carta, informe, solicitud, memordndum, recibo, etc. Cored Comercie 02 na "8" Av. Pedro Hullea s/n Panpa Traémbriea Mail: lela Mot slaefoSea eaeras Prove rere Abn de eke * Unidades Compuestas Formado por dos o més documentos o tipos documentales correlacionados. Su contenido mantiene una unidad de informacién. Por ejemplo: El legajo de personal, la historia clinica, expediente administrativo, etc. 8.2.6. ETAPAS DE LA ORGANIZACION 8.2.6.1. Identificacién La identificacién documental tiene por objetivo el andlisis de los siguientes aspectos: = Organismo Productor de los Documentos, - Secciones (Ambitos funcionales/Funciones operativas/Actividades/Acciones). - Series Documentales - Tipos Documentales, 8.2.6.2, Clasificacién a. Orgénica En este tipo de clasificacién las series son agrupadas en razén de las divisiones administrativas (unidades de organizacién) o de la propia estructura orgénica de la Municipalidad Provincial de Tlo. b. Funcional En este tipo de clasificacién, las agrupaciones documentales responden a las funciones de la MPI, denotdndose en el Cuadro de Clasificacién, en el que se reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la MPI. c. Procesos En ese tipo de clasificacién las series documentales se conforman en atencién a cada proceso de gestién de la Entidad, 8.2.6.3. Ordenacién Nos permite establecer un orden secuencial de las series documentales. Existen diferentes sistemas de ordenacién, = Alfabético.- Consiste en la utilizacién del alfabeto, como criterio para la ordenacién, = Numérico.- Se utiliza el ndimero correlative para la ordenacién de expediente, Corredor Comercial 02 Mna°B" Av, Pedro Hull /n Papa Traimbrica Mai alee Mai ein wep 8 19(Bp ccvems:.. 8.2.6.4, = Cronolé documento. .- Es aquel en el que se utiliza la fecha de tramitacién del Asignacién de Signatura Tarea mediante la cual se establecen cédigos para identificar las secciones documentales y series documentales de la entidad. Pueden ser letras 0 ndmeros o la combinacién de ambos para su identificacién. Dichos simbolos representan a los nombres 0 titulos facilitando su inmediata localizacién. 8.2.7. DESCRIPCION ARCHIVISTICA: 8.2.7.1. 8.2.7.2. 8.2.7.3. DEFINICION Es un proceso archivistico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos archivisticos, con la finalidad de elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos. FINALIDAD a. Establecer un sistema y método integral de identificacién y reconocimiento de cada una las agrupaciones documentales. b. Garantizar el control, acceso y referencia suficiente de la informacién que custodia cada archivo. ¢. Brindar un efectivo servicio de informacién, INSTRUMENTOS Y AUXILIARES DESCRIPTIVOS Son documentos de gestién archivistica que permiten identificar cada agrupacién documental y la informacin que conserva. Son de cardcter oficial y testimonio de la actividad de descripcién archivistica en una entidad. Son instrumentos descriptivos: * Guia de Archivo Regional 0 Munici Es un documento de descripcidn archivistica que refleja el contenido o informacién archivistica de la entidad. a. Breve resefa del fondo documental: © Unidad Administrativa: reconoce la ubicacién en la estructura orgénica del archivo. Correder Comercial 02 Mra" Av Pedro Hille e/n Pampa Tralnbriea Mail: alalia Nai eid naaoae wep = 2ancy Pov es rau de Aaminsrosse de reine o Area de procedencia del Archivo: reconoce las unidades organizacionales. + Inventario de Series Documentales Son instrumentos de gestién archivistica que reflejan el contenido de una fraccién de serie a transferir desde el Archivo de Gestién 0 Periférico al Archivo Central, 0 del Archivo Central al Archivo Regional o Archivo General de la Nacién. De acuerdo a cada actividad archivistica se detalla su composicién. 8.3. FOLTACION DE DOCUMENTOS ARCHIViSTICOS: 8.3.1. DEFINICION La foliacién es una accién administrativa necesaria y obligatoria que consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas 0 folios, de todo documento archivistico 0 unidad documental recibida y/o generada, debe realizarse durante el proceso de orden: de acuerdo al orden cronolégico y/o numérico. 8.3.2. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la foliacién de documentos archivisticos como un elemento necesario para el control y gestién en los Organos de Administracién de Archivos de la Municipali de Ilo. 8.3.3. FINALIDAD - Orientar la accién de la foliacién, - Mantener la integridad del documento archivistico en las unidades \cionales (unidad orgénica) de la Municipalidad Provincial de rios uniformes para la foliacién de los documentos en los diferentes niveles de archivos de la Municipalidad Provincial de Ilo. Correder Comercial 02 Mne"2" Av. Podro Hulleas/nPonpe Znembriea Mai: lel Mai labia ne sono arr Se nasrscan ce Ah 8.3.5. |. DISPOSICIONES GENERALES De los Requisitos - La foliacién consiste en numerar en forma secuencial, cada hoja del documento del archivo. - La foliacién se efectia de manera manual o a través del empleo de una herramienta mecénica o automética que asegure la impresién legible de ntimeros correlatives en cada folio - La foliacién de documentos constituye un método de control en el registro de documentos archivistices producides por las entidades piblicas, en los sistemas de gestién decumental - La entidad piiblica de acuerdo a la necesidad practica y normativa internar que determina el sistema de ordenamiento 0 acumulacién, de sus documentos archivisticos. - Los documentos archivisticos son ordenados de acuerdo a las necesidades de la entidad, en forma secuencial cronolégica. REQUISITOS DE LA FOLIACION - Ladecumentacién archivistica a foliarse, previamente deberd estar clasificada y ordenada, respetando los principios archivisticos: el Principio de Procedencia y el Principio de Orden Original. = Ladocumentacién archivistica a foliarse previamente deberd estar depurada y/o seleccionada, es decir que, toda aquella documentacién no archivistica 0 aquella que no forme parte de un archivo, tales como folletos, boletines, revistas, tripticos, dipticos, folios en blanco y otras reproducciones de apoyo, no seré objeta de foliacién. - Las unidades documentales, no deberdn exceder de doscientos cincuenta (250) folios, siempre y cuando el volumen documental lo permita, en caso contrario, podrd dividirse en funcién de la cantidad de folios, pero siempre y cuando formando un solo texto, manteniéndose su unidad de informacién, Coreder Comercial 02 Na "B" Av Padro Hull s/t orp Tadldnbrica Maik alealela ei esta oa bse vmownpiabe 2Gyre. - La foliacién se realizara antes de cualquier proceso de descripcién, encuadernacién 0 proceso reprogrdfico, especialmente el de microfilmacién y digitalizacién de documentos. 8.3.6. DISPOSICIONES ESPECIFICAS De Ia foliacién - Elniimero de folio se registra en la parte superior derecha de cada hoja que conforme la unidad documental. - La foliacién manual debe efectuarse con lapicero de color azul, en caso de sello trodat u otro también debe ser de tinta color azul. - Lafoliacién se realizara en nimeros (ver anexo 1) y debe ser legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco. - La foliacién de los documentos se realizara de adelante hacia el final (manera ascendente), de tal manera que el primer documentos generado y/o producido serd el folio 01, segin se vaya acumulando los demds documentos. - Estos deben estar debidamente foliados por orden numérico y/o cronolégico, formando con todos ellos un solo cuerpo. - En caso el expedient supere los doscientos folios, mantiene su integridad, conformando tomos, los cuales deben mantener su foliacién correlativa, donde el segundo tomo continée la foliacién del primero y asi sucesivamente. = Los documentos archivisticos son compaginados siguiendo el orden regular del procedimiento que lo genera, formando cuerpos correlativos que no excedan de doscientos folios (200 folios). En atencién al pérrafo precedente, se considera que los recursos asignades para la compra de ttiles de escritorio son escasos, por lo que es conveniente foliar, formando cuerpos correlativos que no excedan de doscientos cincuenta folios (250 folios). Ref. Resolucién Jefatural N° 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 006-2019- AGN/DDPA “Lineamientos para la Foliacién de Documentos Archivisticos de las Entidades Pablicas” Conredor Comercial 2 ina *B* Ay, Pedro Hilla /n Pampa Tralénbriea Malt: eal ei earpiece 23Miceli Province ego de Adminsrecn de Ache Asimismo; indica dicha Directiva, que la entidad que tenga expedientes administrativos en trémite, a la fecha de aprobacién de los lineamientos para la foliacién de documentos archivisticos de las entidades publicas, mantendré el criterio y sentido de foliacién con el que se inicié el trémite. 8.3.7. De los documentos a fol - El documento archivistico de la entidad piblica, - Las hojas donde se hayan adherido documentos de formate menor ala medida de formato A4. - Los formatos de incorporacién, rectificacién y retiro que la entidad regule a través de sus disposiciones normativas internas. 8.3.8. De los documentos que no se folia - Las caratulas. - Las hojas que no contengan informacién en anverso ni reverso (hojas en blanco), - Las unidades documentales empastadas, foliadas 0 paginadas de Fabrica, - Elanverso y reverso de las hojas ya foliadas. 8.3.9. De la rectificacién: - Se recomienda que la servidora o el servidor que detecte errores en la foliacién de los documentos archivisticos producides en la entidad, proceda a su rectificacién, tachando la foliacién anterior con una linea oblicua y registrando sus datos (nombres, apellidos, cargo y firma) en el margen derecho de la ultima hoja del folio rectificado, Tomar como referencia el modelo adjunto (Ver Anexo N° 2). - En caso se detecten errores en la foliacién, como la repeticién del folio, ilegibilidad de! folio u omisién del folio, la entidad determinara el mecanismo final para su rectificacién. Se tomara como referencia el modelo adjunto (Ver Anexo N° 3). Asimismo, se procederd a corregir la foliacién en los documento (s) correspondientes. - Cuando los errores en la foliacién son detectados en documentos archivisticos procedentes de otras entidades, se agrega una constancia de rectificacién del folio. Tomar como referencia el Corredor Comercial 02 Ma "8" Av Peso Hulls /n anpe Tralémbrica Mall: elealdln ei cing ab oe Byya he Adnorccn ects modelo adjunto (Ver anexo N° 3). Los nuevos documentos que se agreguen, contindan la foliacién 8.3.10. De la incorporacién y retiro: - Laentidad establecerd una constancia de incorporacién, - _ Laiincorporacién de expedientes debe mantener la foliacién original de cada expediente; dejdndose constancia de su agregacién y su cantidad de folios. Ver formato de referencia (Anexo N° 4). Solo se folia la constancia de incorporacién. - Con el retino de documentos se emite la constancia respectiva, que se anexa y folia en el expediente. Ver formato de la referencia (Anexo N° 5). 8.3.11. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES. PRIMERA DISPOSICION: La entidad piblica, que no cuente con una norma interna de foliacién, deben elaborarla considerando los lineamientos para la foliacién de documentos archivisticos de las entidades publicas. SEGUNDA DISPOSICION: La entidad que tenga expedientes administrativos en trémite, a la fecha de oprobacién de los lineamientos para la foliacién de documentos archivisticos de las entidades piblicas, mantendré el criterio y sentido de foliacién con el que se inicié el trémite. Corredor Comercial 02 Mra" Av. Pedro Hullea s/n Pampa Tnalémbrica Mail alcelala Nol: alma enae swenppe 2BE ncpied Proved le Grae de Admins de rcs ‘Modelo del sello para el foliado En el caso de que se use el sello foliador u otro, la foliacién de los documentos se efectuara en ‘el éngulo superior derecho, con lapicero o tinta de color azul tal y como se muestra en el dibujo, a 001 | Covader Comer ciel 2 Mna“B” Av, Pedro Hulea/e Pampa Trlimbriea Mal elealdla ai elireioabos couple 26Mcp Prove de 0 tga de Adnisrectn de reno 8.3.12. GLOSARIO DE TERMINOS - Documentos Archivistico: Es aquel que contiene una informacién de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o juridica, institucién piblica y privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnolégico. - Expediente: Unidad documental compuesta por dos o més tipos documentales. Se forma con el objetivo de estructurar alos documentos que se producen (generan o reciben) en un acto administrativo, gestién operativo 0 procedimiento. - Foliar: Consiste en numerar los folios de un documento de archivo. - Folio: Hoja de un documento de archivo. ~ Incorporacién: Es un hecho administrative que consiste en insertar, adjuntar o cnexar folios con la autorizacién respectiva del funcionario responsable de la administracién o tenencia del documento, a fin de resolver el asunto. - Organo de Administracién de Archivos o Archivo Central: Es el responsable de planificar, organizar, dirigir,normar, coordinar, ¢jecutar y controlar las actividades archivisticas a nivel institucional, asi como de la conservacién y uso de los documentos provenientes de los archivos de gestién y periféricos e intervenir en la transferencia y eliminacién de documentos en coordinacién con el Archivo General de la Nacién. - Retiro: Consiste en segregar o separar momenténeamente uno mds documentos 0 fojas que forman parte de un expediente, ya sea por requerimiento de una autoridad, a solicitud del administrado, de oficio cualquier fuera la causa por conservacién del soporte fisico. = Unidad Documental: Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituide por uno o més documentos. De acuerdo a su composicién puede definirse como unidad documental simple (un solo tipo documental) 0 compuesta (de dos a mas tipos documentales), Conredor Comerciel 02 Mna"B" Av Pedro Hille 2/n Pampa Tnaimbriea Mil eleldla Mai: kala vcicoboe ssoumpaohe arrg ce Admired de Ache 8.9.12. ANEXOS © AnexoNro.01 Orden de la Foliacién de Documentos Archivisticos. © Anexo Nro.02 Formato de referencia de rectificacién de folios por errores generados en la misma entidad. © Anexo Nro, 03 Formato de referencia para la elaboracién de la constancia de rectificacién de folios por errores. ® Anexo Nro.04 Formato de referencia para la elaboracién de constancia de incorporacién. ® Anexo Nro.05 Formato de referencia para la elaboracién de constancia de retiro. Comedor Comercial 02 Mra" Av, edo Hulles#/n arpa Tralimbrica Mall lala al lomo ase ven mogeoe 28Muriel Provincial deo Goer de Adinitracn e Archive ANEXO N° 1 ORDEN DE LA FOLIACION DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS El registro del folio se realizara en el mismo sentido en que han sido acumulados los documentos (expedientes administrativos), respectando el orden establecido por la entidad publica, en forma cronolégica 24-09-2018 10.09.2018 4 1 18.09.2018 15.09.2018 3 2 15.09.2018 18.09.2018 2 3 10.09.2018 24.09.2018 1 4 Corredor Comercial 02 Mra 8" Av. Pedro Hullea s/n Papa Trlinbrica Mail: elaefa goles 2Mice Pracl ete Orgone de Aamir rei ANEXO N° 2 FORMATO DE REFERENCIA DE RECTIFICACION DE FOLIOS POR ERRORES GENERADOS EN LA MISMA ENTIDAD ‘Cuando los errores en la foliacidn se detecten en documentos archivisticos producidos en la entidad, se procederd a tachar con una linea oblicua, registrando en la parte inferior el correcto nimero de folio. Al final de la correccién, en el margen derecho de la ditima hoja con folio rectificado se registrard los nombres, apellides, cargo y firma de la persona responsable de la rectificacién del folio. Ejemplo: u 8 “ Nomtres | Cargo Firma Cored Comer 02 Mna"3" Ar Pdr allen e/a Pampa rlinbiea ait lio at deal asoe omgMuriel Prot eno Grea de Adinsract dearcie ANEXO N° 3 FORMATO DE REFERENCIA PARA LA ELABORACION DE LA CONSTANCIA DE RECTIFICACION DE FOLIOS POR ERRORES PROCEDENTS DE OTRAS ENTIDADES ‘CONSTANCIA DE RECTIFICACION DE LA FOLIACION El que suscribe HACE CONSTAR (documento) con registro. i BE ASUMO vnnnnnnnne REcEpeionado el hha sido OBSERVADO por presenta. (Repeticién, ilegiblidad u omisién de folio) £l documento presentado cuenta con un total de... Follos registrados. Sin embargo, se ha observado.. folios. ingicar la ocurrencia del error), debiendo tener en total .. | En tal sentido, se agregala presente constancia a la unidad documenta. Fecha, Nombres y Apelidos: Cargo: Firma: Ejemplo: Continuar con la foliacién 2 Fol f 6 2 7 2 Constancia de 8 Rectificacion a] am ee ae someraabse aeS rc Provide cree eased FORMATO DE REFERENCIA PARA LA ELABORACION DE CONSTANCIA DE INCORPORACION ANEXO N° 4 CONSTANCTA DE EXPEDIENTES INCORPORADOS CANTIDAD DE EXPEDIENTES INCORPORADOS: CANTIDAD DE FOLIOS POR EXPEDIENTE: EXPEDIENTE ‘CANTIDAD DE FOLIO CANTIDAD TOTAL DE FOTAS INCORPORADAS: NOMBRES Y APELLTDOS: — Datos del personel que CARGO! Ls cE | realiza la incorporacién FIRMA: Ejemplo: { continuar con ui la foliacién =p Constancia de Incorporacién Expediente N* 2 incorporado Corredor Comercial 02 Nn "8" Av. Ped Hulles#/n PanpaTralimbrica Mi calla Mel: caldera ae swunsighoe RMunsell Prov es rae de Admirer de echo ANEXO N° 5 FORMATO DE REFERENCIA PARA LA ELABORACION DE CONSTANCIA DE RETIRO CONSTANCTA DE RETIRO FOLIO Unidad Orgénica, érea o dependencia que retira el documento: Documento o expediente a retirar Se deja constancia del retiro, por requerimiento de una autoridad a solicitud del administrado Por conservacién del soporte fisico del documento ; (Indicar el asunto del documento), de la(s) Foja(s) N° sissssinsn Ql nimero de folio), segin detalle que se consigna a continuacién: N° FOLIO DESCRIPCION DE LA FOJA RETIRADA | Lo cual consta los... dias del mes de. owe del OFIO Suscriben. Nombre y firma del funcionario Nombre y apellide del que recepciona el Responsable de la entrega documento ve 8° (+) Autorizado por Nombre del Jefe responsable... COP G0. rnannnrninnn : Firma... (*) Nota: En caso la constancia sea por requerimiento de una autoridad 0 @ solicitud del administrado, se debe considerar el V°8°, datos del jefe que autoriza el desglose y su firma. Entiéndase que, el que autoriza el desglose es el Jefe de la unidad orgénica u oficina donde se encuentra el documento. Conedor Comercial 02 Mea 8" Av Pedro Hullea#/n Papa Tnalinbrica Mal lala Not: seaktonetese seoumphoe 3ig mail Prone ee goa Adintracin de Archie 8.4, TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS: 8.4.1, 8.4.2. 8.4.3. DEFINICION Es una actividad archivistica que consiste en el traspaso de la fraccién de serie documental remitida desde el Archivo de Gestién o Periférico al Organo de Adiministracién de Archivos 0 Archivo Central para su custodia, al vencimiento de su periodo de retencién establecido en la Tabla de Retencién de Documentos para las Municipalidades y/o Programa de Control de Documentos Archivistico 0 de acuerdo al Cronograma de Transferencia de documentos aprabado por la entidad piblica. OBJETIVO Regular el procedimiento de transferencia de documentos archivisticos en la ‘Municipalidad Provincial de Tlo. FINALIDAD - Establecer disposiciones que permitan garantizar una transferencia uniforme del acervo documental. = Asegurar la conservacién e integridad del Patrimonio Documental de la Nacién, ~ Evitar la aglomeracién del acervo documental en el Archivo de Gestién, Periférico y del Organo de Administracién de Archivos de la Municipalidad Provincial de To, - Orientar las acciones archivisticas para la transferencia de los documentos de los archivos de gestién y periféricos hacia el Organo de Administracién de Archivos - Archivo Central, - Aprovechar la disponibilidad del espacio ffsico, equipos y materiales, en los archivos de gestién y periféricos de acuerdo al Programa de Control de Documentos o de la Tabla de Retencién de Documentos para las Municipalidades. Corredor Comercial 02 Mna"8" Av, Pedro Hille /n Pampa Trai Mai: lalla ost lesb naiaonoe PaMurscptdad Prova ee Grae de Admunsron de Arch - Garantizer la integridad y la conservacién del documento archivistico de la Municipalidad Provincial de Ilo. 8.4.4, RESPONSABILIDAD * El Organo de Administracién de Archivos 0 Archivo Central (en adelante OAA) es responsable de conducir, planificar, organizar, dirigir, norman, coordinar ejecutar y controlar la transferencia de los documentos archivisticos, * El Archivo de Gestién (en adelanta AG) y el Archivo Periférico, el cual se constituye por la complejidad de funciones, especializacién, y ubicacién territorial de las unidades de organizacién (en adelante AP), son responsables de seguir los lineamientos establecidos por el OAA para la transferencia de documentos archivisticos en la Municipalidad Provincial de Tlo. 8.4.5. DISPOSICIONES GENERALES Requisitos para la transferencia de documentos * Que los documentos se encuentren identificados y organizados archivisticamente (series documentales). + El documento archivistico debe estar correctamente ordenado, foliado, integro, con la limpieza y estado de conservacién adecuado. * El Organo de Administracién de Archivos conduce la transferencia de documentos archivisticos hasta la entrega y recepcién final, realiza el asesoramiento técnico al personal encargado del AG y AP de la entidad publica y dispone del registro correspondiente de fracciones de series receptadas, * La unidad de organizacién (en adelante UO) identifica las series documentales a transferir de acuerdo a su ciclo vital y periodos de retencién consignados en el Programa de Control de Documentos Archivisticos (en adelante PCDA). Los documentos archivisticos a transferir deben conformar series documentales. CCorredor Comercial 02 Mna "8" Av. Pedro Hullea s/n Panpe Tnalémbriex Mail eleldla Na: seatsoonetaaboe emma oerr de sn de ache © La UO designa a su representada para coordinar la transferencia con el OAA. + EIOAA elaborara un cronograma anual de transferencia aprobado por la Alta Dineccion de la entidad: para su elaboracién coordina con la UO y es el encargado de supervisar su cumplimiento en la entidad. * Para la elaboracién del Cronograma Anual de Transferencia se toma en cuenta que la actividad este programada en el Plan Anual de Trabajo Archivistico de la entidad (En adelante PAT), el crecimiento del volumen de documentos por cada UO, el valor de los documentos, la disponibilidad de personal, transporte, espacio y materiales. * Las entidades piblicas que no cuenten con un PCDA, deben realizar sus transferencias de acuerdo a un Crenograma Anual de Transferencia 8.4.6. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 8.4.6.1. De los tipos de transferencia Existen dos tipos de transferencia: Ordinarias y Extraordinarias, 8.4.6.1.1. De la transferencia Ordinaria Se programa, aprueba y ejecuta en un tiempo determinado. El reporte de la misma se consigna en el informe de evaluacién del PAT. 8.4.6.1.2. De la transferencia Extraordinaria - La transferencia extraordinaria es aquella que corresponde al traspaso de documentos archivisticos, que la entidad o las UO remitan a las entidades que asumen las funciones, al OAA de la entidad o al Archivo General de la Nacidn, cuando se encuentren en proceso de liquidacién, desactivacién, fusién 0 formen parte de un proceso de privatizacién. La Junta Liquidadora, el liquidador 0 Comisién de Privatizacién asume la responsabilidad de remitir oportunamente el acervo documentario a la Direccion del Archivo Intermedio (DAT) del Archivo General de la Nacién. Cocredor Comarca 02 Nra"B" Av Pedro Hulls 2/n Pana Tralémbriea Mail: eal Nl dol npiaeeoe snap 6Muriipldad Proc deo Soyo de Adninsracn de Aching - El acervo documental de las entidades publicas en proceso de fusién, es transferido al OAA o el que haga sus veces en la entidad absorbente. - El acervo documental de las entidades piblicas en proceso de privatizacién, pasa en calidad de custedia a la entidad privada que asume sus funciones. La custoc tiene cardcter transitorio mientras cumpla con sus fines administrativos, posteriormente es transferido a la DAT del Archivo General de la Nacién o al Archivo Regional de su jurisdiccién, previa calificacién, ~ Elacervo documental de las entidades piblicas en proceso de desactivacién es transferido a las entidades que asumen sus funciones, a fin de garantizar la continuidad en su gestién, en el dmbito de su jurisdiccién, - Elacervo documental de las entidades desactivadas o fusionadas, una vez que se haya cumplido con los fines administrativos en la entidad receptora, es transferido ala DAI del Archivo General de la Nacién, previa calificacién y segin las formalidades de Ley. - El acervo documental de las entidades ptiblicas de cardcter Nacional, para el desarrollo de la Transferencia de Competencias por Descentralizacién, es transferido contando para ello con el Expediente de Efectivizacién, que es el documento que contiene el Informe Final, Actas de Entrega y Recepcién, Actas Sustentatorfas y los documentos e Informacién generada durante el proceso de efectivizacién, organizado por cada uno de los Sectores, - El Archivo Regional de la jurisdiccién del transferente interviene asesorando y supervisando la transferencia del acervo documental, antes y durante su entrega recepcién, informando al Archivo General de la Nacién, - Elresponsable del OAA de cada Sector integrante del Gobierno Nacional materia de transferencia, actia como Secretario Técnico en todo el proceso de transferencia del Acervo Documental. Corredor Conerclal 02 Mra "8" Av. Pedro Hulls 5/nPamge Trolénbrica Mail lesa Malt salsomsions ne mnnpiatpe aured rv te ie dean de cine 8.4.6.2. CONDICIONES DEL DOCUMENTO ARCHIVISTICO PARA LA TRANSFERENCIA HACIA EL OAA - ARCHIVO CENTRAL Para la transferencia, el documento archivistico debe reunir las siguientes condiciones que toda entidad debe garantizar: ~ Cumplido su periodo de retencién, el archivo de gestién o periférico aparta los documentos colocéndolos en su respectiva unidad de archivamiento. - El documento debe estar identificado, clasificado y ordenando, conformando su respectiva serie documental. - No se remiten boletines, documentos de apoyo informative, normas legales, fotocopias de documentos originales, periédicos, revistas, borradores, ni formato o formulario en blanco. ~ La UO que custodia los documentos retira el material no archivistico que pueda deteriorar o perjudicar el documento archivistico (grapa, clips de metal, sujetadores metélicos, micas de pldstico, notas adhesivas con informacién no relevante y otros). - Los documentos de soporte electrénico 0 audiovisual (planos, radiografias, cartas geogrdficas, fotografias, videos, discos compactos, entre otros), que se encuentran adjuntos a los expedientes en soporte de papel pueden retirarse y referenciarse, de acuerdo a las especificaciones técnicas brindadas por el OAA. - El documento debe encontrarse valorado de acuerdo a su ciclo vital, trémite 0 periodo de retencién establecido en el PCDA actualizado y aprobado por la entidad, - El documento debe conservarse en un dptimo estado, sin enmendaduras, alteraciones fisicas, presencia de agentes xildfagos, para lo cual se deben controlar los factores de deterioro, - Para la transferencia, cada UO debe separar de sus unidades de organizacién los documentos a transferir y ubicarlos en su Unidad de Archivamiento predeterminados por el OAA. Se prohibe el uso de bolsas de plastico, cajas plasticas, sacos, micas u otros (Ver anexo 01) oredr Comercial 02 Mra"B" Av, Pedre Hille /n Pampa Inalibriea Mai elealaka Mal setaroiaboe tmuyigye 32Goce. - Cada unidad de instalacién 0 caja se recomiendo no exceda los 35 cm de altura y 8.5 em, 15 cm, 20 cm de anche. - Cada archivo de gestién o periférico es responsable del ordenamiento correlativo de cada unidad de archivamiento. - Para las transferencias ordinarias, los documentos deben encontrarse ‘adecuadamente foliados, manteniendo el orden original del trémite y procedencia. Es responsabilidad del remitente asegurar la integridad fisica de! documento. - En caso que existan fondos y series documentales cerrades (conformados por documentos archivisticos que ya no se generen en la entidad, 0 no se encuentren consignados en el PCDA, pero son custodiados excepcionalmente por el AG o AP), se deben transferir con a autorizacién del OAA. Los documentos deben estar archivisticamente organizados, se exceptia su foliacién en caso no disponga de ella. - Cada unidad de instalacidén debe estar debidamente rotulado que detalla su contenido. Los datos a consignar en la misma son: Logo de la entidad. Unidad Organizacional 0 Seccién Documental Serie Documental Fraccién de la serie contenida en la unidad de instalacién Fechas extremas Numero de unidad de instalacién. eo o00000 - El valioso acervo documental que custodia la Municipalidad Provincial de Tlo, esté en constante consulta, requerimiento por parte del Poder Tudicial, acceso a la informacién en atencién Ley de Transparencia a los administrados interna, externa entre otras, - Las unidades de instalacién que se mantienen en uso comtin en la Municipalidad Provincial de Ilo, son los archivadores de palanca y/o archivadores tipo revisteros, por las siguientes razones: ¥ Constante requerimiento de los documentos de gestién los mismos que son requeridos en original. Coredor Cerca ©2 Mra“ fy. Peo Hula s/n apa Talore Mai lesa a aldo one 2rg shine de he ¥ Constante consulta y/o exhibicién por parte de los administrados, esta unidad de instalacién nos permite manipular cémodamente los documentos. ¥ Que esta unidad de instalacién cuenta con un sujetador en forma redonda de la misma forma del perforador lo que nos permite asegurar la conservacién e integridad del Patrimonio Documental de la Municipalidad Provincial de Tlo. Y La unidad de instalacién nos permite mantener organizados los documentos de manera integral. 8.4.7. ETAPAS DE LA TRANSFERENCIA 8.4.7.1. Presentacién.- En la fecha programada, el archivo de gestién o periférico transfiere los documentos al OAA, debiendo presentar el Inventario de Transferencia de Documentos (en adelante ITD) debidamente llenado y suscrito (Ver Anexo N° 2). 8.4.7.2. Verificacién.- El personal de! OAA verifica lo siguiente: = EIITD debe coincidir con los documentos materia de transferencia, - Elestado de conservacin de los documentos a transferir. = La foliacién conforme a la normatividad vigente. = Elrotulo de las unidades de archivamiento 0 conservacién. = En caso de contar con un sistema informético de archivo, los documentos materia de transferencia deben estar debidamente registrados en el mismo. = La cantidad de metros lineales debe coincidir 0 aproximarse a la cantidad programada o reportada en el ITP. - Al concluir el procedimiento suscriben el Acta de Transferencia (entrega y recepcién de documentos conforme) de los documentos transferidos. ~ Otros datos que considere pertinente el OAA. 8.4.7.3. Suscripcién del Inventario.- Finalizada la verificacién y subsanadas las observaciones, el OAA procede a recibir la transferencia de documentos suscribiendo el ITD, conservando el original y devolviendo una copia al archivo remitente, Todas las pdginas del inventario deben estar visadas por el Jefe del OAA y por el/la servidor(a) de la UO que cacredrConari 02 Mra" Av. Pera Halles s/n Pape Trlr Mei ele ‘na al =eMaric Prcal de To Gran Se Alara de Archive transfiere. El ITD es archivador y conservado para futuras consultas sobre transferencias realizadas con el OAA, Formato de rotulo de unidades de archivamiento emitido por la Directiva ‘Archivador de palanca Paquete En nuestro caso continuaremos usado como unidades de instalacién los archivadores de palanca y los archivadores de tipo revisteros, los mismos que no exceda los 35 cm de altura y 8.5 cm, 15 cm, 20 cm de ancho. Serie Documental: Actas de Sesién de Conceio Serie Documental: Resoluciones de Alcaldia Corredor Comercil G2 Mna“B" A, Pedro Hullea s/n Pompe Treibrica Ma clealdin Moi la ose wong 96Munda rove es Grea de amisrecdn de Ache = Seo cee ‘Serie Documental: Correspondencia ‘Sub Serie: Informes Renitidos ‘Serie Documental: Correspondencia Sub Serie: Memorandums Remitidos || Serie Documental: Correspondencia | Sub Serie: Oficios Remitidos Corredor Comercial 02 Mra8" Av, Pedro Hull s/n FanpaTralémbrica Mai eleala Na edte@nsizobee sump pe 4“&. aiid Province rane de Ads de Archie 8.4.8. GLOSARIO DE TERMINOS Archivo de Gestién.- Es responsable de la organizacién, conservacién y uso del documento archivistico y de transferir la fraccién de serie correspondiente al Archivo Periférico o Archivo Central, Archivo Periférico.- Es responsable del mantenimiento, uso de los documentos, de la conservacién proveniente del archivo de gestisn y transferirlos al érgano de administracién de archivos o archivo central de la entidad pidblica. Asesoramiento Técnico.- Accién de coordinacin y orientacién metodolégica que se brinda a los servidores encargados de la transferencia en las unidades de organizacién para integrar las tareas bajo un pardmetro y pauta comin, con el objetivo de concluir satisfactoriamente con lo programado, Cronograma Anual de Transferencia.- Calendario de trabajo que indica la fecha en la que se debe transferir los documentos que han cumplido su funcién administrativaal Organo de Administracién de Archivos o Archivo Central de la entidad. Fraccién de Serie.- Corresponde a un segmento de la serie documental dividido por fecha (aiios), numeracién o letras del alfabeto, que resulta de los periodos de retencién establecidos en el Programa de Control de Documentos Archivisticas (PCDA). Para la transferencia, las fracciones de serie estén ubicadas en sus respectivas unidades de archivamiento. Periodo de Retencién.- Tiempo (reflejado en afios) asignados a cada serie documental para cada fase de archivo (gestién, periférico 0 central). Para el caso del archivo de gestién, el periodo de retencién inicia una vez en la conclusién del trémite que le da origen, Programa de Control de Documentos Archivisticos (PCDA).- Es un documento de gestién archivistica que determina las agrupaciones documentales (fondo, seccidn y serie) y establece los valores y periodos de retencién de cada una de las series documentales de una entidad publica, Rotulacién.- Accién de colocar una caratula que incluya una signatura que sistematice la informacién de la agrupacién documental (fondo, seccién, Ccoredor Camereal 02 Mra“8" Av, Pedro Hulea s/n Pampa Traémbriea Mal lela Ni ide Snp.ees ‘imam ope 4uit Princ te igen haan eon serie), ubicacién y numero de la unidad de conservaciér y cédigo. - Serie Documental.- Es el conjunto de documentos que poseen caracteristicas comunes, el mismo tipo documental (informes, memoréndums, libros de contabilidad, etc.) 0 el mismo asunto y que por consiguiente, son archivados, usados y pueden ser transferidos, conservados o eliminados como unidad. fechas extremas - Transferencia de documentos archivisticos.-_ Procedimiento archivistico que consiste en el traspaso de la fraccién de serie documental retnitida desde el Archivo de Gestién o Periférico al Grgano de Administracién de Archivos 0 Archivo Central para su custodia, al vencimiento de su periodo de retencién establecido en el Programa de Control de Documentos archivisticos 0 de acuerdo al Cronograma de Transferencia de documentos aprobado por la entidad publica. - Unidades de Organizacién.- Conjunto de unidades agrupadas por nivel organizacional al interior de una entidad: Unidades de Organizacién Nivel Organizacional Organo Primer y Segundo Nivel Unidad Orgénica Tercer nivel ‘Subunidad Orgénica Cuarto nivel Area Quinto nivel - Unidad de Archivamiento 0 Conservacién.- Corresponde al material adecuado en el que se ubican los documentos para su archivo y conservacién, como cajas tipo archiveras, archivadores de palanca. Asimismo, en la presente directiva nos remite el modelo del rotulado ‘Anexo N° Ot (modelo de rotulado de la unidad de archivamiento para la transferencia). Como se puede apreciar solicita se indique el CODIGO DE LA SERIE DOCUMENTAL. En ese sentido, consideramos que se deben estandarizar los cédigos de las Series y/o Sub Series Documentales: Correspondencia (documentos remitidos y recibidos), consideramos que los cédigos y los sub cédigos asignarse en el rotulado y/o etiquetado de! valioso acervo documental de. Cored Comercial 02 Mna"B" Av, Pedro Hulls /n Popa nalémbrica Mail lela Nai elem see mangeMcp rod de De Orgs de Amintrecde de Archive la Municipalidad Provincial de Tlo, el mismo estaria representado de la siguiente manera. CODIGO DE LA SERTE DOCUMENTAL: CORRESPONDENCIA. 25.00 CORRESPONDENCIA —_—(cédigo de la Serie Documental) 25.01 Informes (cédigo de la Sub Serie Documental) 25.02 Memorandums (cédigo de la Sub Serie Documental) 25.03 Oficios (cédigo de la Sub Serie Documental) 25.04 Cartas (cédigo de la Sub Serie Documental) 25.05 Entrega de Cargos (cédigo de la Sub Serie Documental) 25.06 Circulares (c6digo de la Sub Serie Documental) 25.07 Solicitudes (cédigo de la Sub Serie Documental) 25.08 Citaciones y/o invitaciones (cédigo de la Sub Serie Documental) 25.09 Notificaciones (cédigo de la Sub Serie Documental) 8.4.9. ANEXOS © Anexo N° Ot: Referencia de rotulo de la Unidad de Archivamiento © Anexo N° 02: Inventario de Transferencia de Documentos. Cocredor Comerelal 02 Ma "8" Ay. Pedre Hulls 3/n apa Tnelémbrica Mal: lala Mai sla naigonae senna. pe “6usicpand Propel Te Grane de Amina Anh ‘Anexo N° O1 Modelo de referencia de rotulo de la Unidad de Archivamiento para la Transferencia LOGO DE LA ENTIDAD (NOMBRE DE LA ENTIDAD) UNIDAD DE ORGANIZACION (Grgano / Unidad Orgénica / Area o Dependencia) ‘SERIE DOCUMENTAL CODIGO DE LA SERIE DOCUMENTAL FRACCION DE SERIE (N® CORRELATIVO / FECHAS EXTREMAS / LETRAS) N° DE UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO. ANO DE TRANSFERENCIA cored Comercial 02 Mn" Av Pedro Hullea s/n Fanpa Inara Mail: lela Nat setae ompipteeModelo de rotulado Serie Documental: Resoluciones de Alcaldia (Documentos Remitides) WF secrnioromennens ALCALDIA RESOLUCIONES DE ALCALDIA 001-200 ALCA.01 (Fol. 001-250) ANO: 2 018 N° 01 TRANSFERENCIA 01-2019 Corvedor Comercial 02 Mne"8" Av. Pedro Hulls s/nPanpe Tralénbriee Mail: lela ©, swcomsoas PROVINCIAL DE ILO ALCALDIA RESOLUCIONES DE ALCALDIA 201-400 ALCA.O1 (Fol. 251-490) ANO: 2 018 N° 02 TRANSFERENCIA 01-2019 g q©, ccrsonomansers ALCALDIA RESOLUCIONES | DE ALCALDIA 401-650 ALCA.O1 (Fol. 491-740) ANO: 2 018 N° 03 ‘TRANSFERENCIA 01-2019 erredor Comercial 02 Mra“B" Av Pedre Hulls s/n Panpe Talénbrica Mail: alld “ fe ALCALDIA RESOLUCIONES DE ALCALDIA 651-900 ALCA.01 (Fol. 741-950) ANO: 2 018 N° 04 | TRANSFERENCTA 01-2019 it alengteosje rotulado Serie Documental: Correspondencia Informes Recibidos eerie SECRETARIA GENERAL SEGE.25.01 INFORMES ENE-JUL (Fol. 001-250) ANOo: 2 018 N° O01 ‘TRANSFERENCIA 01-2019 BB ornion PROVENCTAL DE ILO SECRETARIA GENERAL SEGE.25.001 INFORMES AGO-DIC (Fol. 251-500) ANO: 2 018 N° 02 ‘TRANSFERENCIA 01-2019 Corredor Comercial 02 Mra “B" Ay, Pedro Hiillea s/n Pampa Znaibriea Mail: lalla °SECRETARIA GENERAL SEGE.25.04 CARTAS ENE-JUL (Fol. 001-250) ANO: 2 018 N° O01 ‘TRANSFERENCTA rulado Serie Documental: Correspondencia Cartas Recibidas GB rcrnior PROVINCIAL DE ILO SECRETARIA GENERAL SEGE.25.04 CARTAS AGO-DIC (Fol. 251-500) ANO: 2 018 N° 02 “TRANSFERENCIA 01-2019 01-2019 Corredor Comercial 02 Mra "B" Av. Pedro Hula s/n Pape Talémbrice Nai eal Missile 10 sewoniaphneModelo de rotulado Serie Documental: Correspondencia Solicitudes Recibidas SECRETARIA GENERAL SEGE.25.07 SOLICITUDES ENE-JUL (Fol. 001-250) ANO: 2 018 N° 01 ‘TRANSFERENCIA 01-2019 carredor Comercial 02 SECRETARIA GENERAL SEGE.25.07 SOLICITUDES AGO-DIC (Fol. 251-500) ANO: 2 018 N° 02 TRANSFERENCIA 01-2019 Moa "8 Av Pedro Hules s/n Penge Tranbriea Mail: elealfo Nai: eae nce oe sunpgebpeSos Provicl de to Gran de entrench Anexo 02 Pg... De pags. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS. 1. Nombre de la entidad 2.Unidad de organizacién '3.Nombre de la servidora [*"qinventario elaborado por 5.N° de remisién 6.Aifo de remisién T.Metros lineales de doc a transferir ENF Unidad | 9 Nombre de las ToFeches | Hi canvided TE Ubicadibn Topoarifica 1 Observaciones otnformacin ae Series extremes _| de folos Complementaria Archvenients | Oacumentales [Del | Ad Wee] Wee | Niele Extorte | Cuerpo | Relda (ia) Luger y fecha de entrega (15) Firma y sello de la Autoridad que entrega Corredor Comercial (2 Mna "8" Av Pedro Hullea s/n Panpa Tnaldnbriea Mal: elalda Ea (16) Lugar y Fee (17) Firma y sello de la Autorided que recibe Wl: sessctnosaob oe onnago09eMalte roi ee Orne de directs de Archive INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE FORMATOS INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS. Indicar e! nombre de la entidad. Indicar el nombre de la unidad de organizacién cuyos documentos van a transferirse. Indicar el nombre del servidor (), a cargo de la Unidad de Organizacién. Indicar el nombre del responsable en la elaboracién del inventario. Anotar el niimero secuencial segtin la primera remisién de documentos realizada ‘anualmente por la Unidad de Organizacién al OAA. ohene 6. Anotar el ao en el que se realiza la transferencia. 7. Anotar la cantidad de metros lineales de documentos a transferir. 8. Anotar la cantidad total de las unidades de archivamiento a transferirse. 9. Anotar la serie o series documentales que conforman las unidades de archivamiento, 10. Indicar la fecha mds antigua y més reciente de cada una de las series, 11, Indicar la cantidad total de folios de la serie documental por cada unidad de archivamiento a transferir, 12, Dejar en blanco para uso del archivo receptor. Aqui se indica el lugar donde se encuentra archivada la unidad de archivamiento y el ntimero de estante, cuerpo y balda asignado a ella dentro del archivo. 13, Anotar les observaciones o infermacién complementaria necesarias para la mejor comprensién de los documentos a transferencia 14, Indica el lugar y fecha de la entrega de los documentos a transferir 15. Firma y sello del servidor que realiza la entrega de los documentos a transferir. 16. Indica el lugar y fecha de la recepcién de los documentos transferidos. 17. Firma y sello del servidor que recibe los documentos transferidos. (*) Las paginas deben numerarse consecutivamente, indicdndose con el nimero "uno" seguide de la preposicién "de" y ndimero total de piginas de tabla general. corredor Comercial G2 Mra“B" Ay, Padre Hullea s/n Pampa Talimbrica Mai: elealdla Malt ealdis@nsisnh ox 5Cryer iirc de Aci 8.5. ELIMINACION DE DOCUMENTOS ARCHIViSTICOS: 8.5.6. DEFINICION Es una actividad que consiste en la destruccién de las frac documental remitida desde el Archivo de Gestién o Archivo Periférico al Grgano de Administracién de Archivos 0 Archivo Central para su custodia, al cumplimiento de su periodo de retencién establecido en la Tabla de Retencién de Documentos para las Municipalidades y en el Programa de Control de Documentos Archivisticos 0 de acuerdo al Cronograma de Eliminacién de Documentos aprobado por el Plan Anual de Trabajos del Organo de ‘Admministracién de Archivos de la Municipalidad Provincial de Tlo. nes de serie 8.5.7. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la autorizacién de eliminacién de documentos innecesarios de los archivos en las entidades del sector piiblico en los diferentes niveles de los archivos de la Municipalidad Provincial de Ilo. 8.5.8. FINALIDAD * Garantizar la eliminacién de los documentos innecesarios que custodia la ‘Municipalidad Provincial de Tlo. + Descongestionar de manera eficiente y progresiva los repositorios de los diferentes niveles de archivos de la Municipalidad Provincial de Tlo. + Asegurar el uso racional de recursos, equipos, mobiliario y espacios fisicos. * Establecer directrices que permitan uniformizar criterios del procedimiento de eliminacién de documentos en los diferentes niveles de archivos de la Municipalidad Provincial de lo. + Evitar que las unidades de organizacién (unidades orgénicas) incurran en vicios procedimentales 0 efectden interpretacién inadecuada sobre las normas que regulan el Procedimiento de Eliminacién de Documentos. 8.5.9. RESPONSABILIDAD * El Archivo General de la Nacién, es el ente rector del Sistema Nacional de Archivos y los Archivos Regionales, son en el dmbito de su competencia y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, son los tinicos facultados para autorizar Ia eliminacién de documentos propuestos por las entidades de! Corredor Comercial 02 Mna"B" Av Pedro Hullea/m Pampa Trakinbrica Mail: elealeio Na lenny bgtMaicpied Prove eo gen de dire de rehire sector piblico. En nuestro caso, como primer ente rector quien autoriza el proceso eliminacién de documentos el Archivo Regional de Moquegua. En la entidad, el Organo de Administracién de Archivos o el que asuma sus funciones es responsable de conducir la elaboracién de la propuesta de eliminacién, el Comité Evaluador de Documentos asume la evaluacién de la misma y su aprobacién, La Direccion de Archivo Intermedio del Archivo Regional de Moquegua, casume la verificacién de los expedientes de propuestas de eliminacién, en funcién a los requisitos establecidos en la presente directiva, Asimismo, es responsable de elevar el expediente a la Comisién Técnica Regional de Archivos. La Comisién Técnica Regional de Archivos, emitird opinidn en Ultima instancia sobre las propuestas de eliminacién 8.5.10. PRINCIPIOS DE LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS 1, Principio de Legalidad / Autorizacién La eliminacién de documentos se realizara cuando hayan perdido completamente su valor y utilidad administrativa, de acuerdo a la norma vigente. Principio de Irreversibilidad La eliminacién se llevara a cabo empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstruccién y su posterior utilizacién de los documentos, as{ como la recuperacién de cualquier informacién contenida en ellos. Es deseable que el métode utilizado sea respetuoso con el medio ambiente ast como, en la medida de lo posible, el resultado se pueda reciclar, Principios de Seguridad y Confidencialidad Los documentos que incluyan datos de carécter personal o confidencial deben eliminarse de acuerdo con un procedimiento que garantice la preservacién de su informacién hasta el momento de su destruccién y la imposibilidad de recomposicién, tanto de la informacién como de los soportes, ‘Corredor Comerciel 02 Ma "B* Av. ed Hullea 8/n Pampa Enelémbrica Nl lei Mal: tstlaroioreae ‘omepashoe 55iS pal rine de goede nies rte 4. Principio de Oportunidad La eliminacién debe efectuarse en el tiempo necesario, de forma que ningiin documento debe ser eliminado antes de lo establecido; es también importante que no se conserven los documentos més tiempo de lo necesario. La eliminacién es una actividad programada por las entidades del sector publico, en caso existan motivos para conservar los documentos més allé de los plazos de retencién establecidos en la Tabla de Retencién de Documentos para las Municipalidades y en el Programa de Control de Documentos, se deben justificar dichos motives para su posterior modificacién, 5. Principio de Actuacién documentada El proceso de eliminacién debe siempre documentarse, de esta forma los inventarios, informes, actas de sesién, copias de correo electrénicos solicitando informacién adicional, oficios y registros son prueba de veracidad de las actuaciones durante el procedimiento. 8.5.6 DISPOSICIONES GENERALES @. La eliminacién es un procedimiento que consiste en la destruccién de documentos previa autorizacién de! Archivo General de la Nacién, en nuestro caso la Dineccion del Archivo Regional de Moquegua por ser el dmbito de su competencia, Los documentos de archivos que se propone a eliminar son aquellos que tienen valor temporal, en tanto son imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable o legal que los origino. b. El procedimiento de eliminacidn de documentos, es nico, implica responsabilidad funcional y administrativa, es conducide por el Organo de Administracién de Archivos el que asuma la funcién en la entidad y se rige por el principio de legalidad del procedimiento administrativo general. ¢. No serén autorizados a eliminar documentos que formen parte o sean sustento de un proceso contencioso, penal, comercial, arbitraje, investigacién fiscal 0 sean requerides por comisiones del Congreso de la Republica, el Ministerio Publico 0 la Contraloria General de la Republica, asf como las microformas que rno tengan valor legal Comedor Comerciel 02 na "8" Av. Ped Hille 2/n Panga Trades Mal ees Moi sei np saeepee dete Ooo densa Nese d. De existir series documentales propuestas a eliminar que fueron producidas por las unidades de organizacién (unidades orgénicas) desactivadas 0 cuyas funciones se extinguieron, se debe indicar ademés el nombre de la oficina que asume la funcién. e. Las entidades evitaran remitir copias de documentos de tramitacién interna (memorandums, notas, listados, indices, registros, informes, etc) que concluyan en el acuerdo de aprobacién del acta de sesién del Comité Evaluador de Documentos, copias de normas generales del Sistema Nacional de Archivos © documentos internos, salvo sea requerida por el personal acreditado de verificacién. f. La Direccion del Archivo Regional de Moquegua, recibird las solicitudes de autorizacién para eliminacién de documentos durante todo el afi. Para hacer efectiva su ejecucién en el mismo afio, deberdn ser presentadas hasta el treinta (30) de octubre de cada ao. 8.5.7. PROCEDIMIENTO PARA ENTIDADES QUE CUENTAN CON PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS. Requisitos para la Eliminacién de documentos con Programa de Control de Documentos (PCD). a. Les entidades cumplirdn con la eliminacién de documentos al vencimiento de su periodo/plazo de retencién, de acuerdo al Programa de Control de Documentos vigente. En consecuencia, solo se solicitara autorizacién de series documentales con periodo de retencidn vencido. b. Es un requisito previo para solicitar la autorizacién de eliminacién, que el Organo de Administracién de Archivos de la entidad presente su cronograma de eliminacién de documentos, el cual se incluye en el Plan Anual de Trabajo correspondiente, el que serd remitido al Archivo Regional de Moquegua, hasta el dltimo dia hébil del mes de febrero de cada afio. c. El expediente de eliminacién de documentos deberé contener los documentos que se sefalan en el siguiente orden. * Officio o Carta de la entidad dirigida a la Direccion del Archivo Regional de Moquegua, solicitando la autorizacién de eliminacién de documentos. CorredorConeria 2 Mna"8" Ay Fer Mullea s/n Fong Tralinrica Mal ale ab deida@asiabee en 2p 7i 8.5.8 Mund Proc des Grae de aminsrocn de Archi ‘© Un (01) inventario de eliminacién. (Ver anexo II) ‘* Una (01) copia autenticada de la Resolucién que aprueba el Programa de Control de Documentos (en adelante PCD), © Una (01) copia autenticada de cada serie documental propuesta a eliminar, extraida del Inventario de Series Documentales del PCD. © Una (01) muestra representativa de cada serie documental, rotulada y digitalizada en formato PDF, grabado en DVD © CD no regrabable. Las muestras documentales en soporte fisico no son consideradas necesarias para la autorizacién correspondiente, PROCEDIMIENTO PARA ENTIDADES QUE NO CUENTAN CON PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS. Requisitos para la Eliminacién de documentos sin Programa de Control de Documentos (PCD) a. El Comité Evaluador de Documentos de la Municipalidad Provincial de Tlo solicitara la autorizacién para la eliminacién de los documentos a la Direccion de! Archivo Regional de Moquegua. b. Es un requisito previo para solicitar la autorizacién de eliminacién, que el Organo de Administracién de Archivos de la entidad presente el cronograma anual de eliminacién de documentos, el cual se incluye en el Plan Anual de Trabajo correspondiente, los que deberdn ser remitidos a la Direccion de! Archivo Regional de Moquegua. Las entidades (rgano de Planificacién y Alta Direccion), brindaran las facilidades para que el plan de trabajo sea aprobado en el plazo correspondiente, de esta forma facilitar la eliminacién de documentos, c. Elexpediente de eliminacién deberd contener los documentos que se sefialan en el siguiente orden: = Officio 0 Carta de la Municipalidad Provincial de Ilo, dirigida a la Direccion del Archivo Regional de Moquegua, solicitando la autorizacién de eliminacién de documentos. ‘Cored Comercial 02 Mn "8 Av Pedro lea ¢/nPanpa Tralimbrie Mal eee Nal seidanaeb oe wou cheMarcle Provincia dee Granade Amica de Archie = Una (01) copia autenticada de! Acta de Sesién del Comité Evaluador de Documentos (Ver anexo I), - (Ol) Inventario de eliminacién (Ver anexo IT) ~ Una (01) muestra representativa de cada serie documental, rotulada y digitalizada en formato PDF, grabado en DVD 0 CD no regrabable. Las muestras documentales en soporte fisico no son consideradas necesarias para la autorizacién correspondiente. 8.5.9. PROCEDIMIENTO PARA ELIMINACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO, POR SUSTITUCION DE SOPORTES. «a. Las entidades podrdn solicitar la eliminacién de los documentos archivisticos por sustitucién del soporte de papel por microformas con valor legal, de acuerdo a lo sefialado por el Decreto Legislative N° 681 "Uso de Tecnologias Avanzadas en Materia de Archivos" y sus modificaciones, adjuntando adicionalmente: ~ Una (01) copia simple de la Resolucién de autorizacién de la conversién de archivos a microformas. ~ Una (01) copia simple del Certificado de idoneidad técnica para la Produccién de Microformas y cumplimiento de las Normas Técnicas, otorgadas por el organismo de certificacién acreditado por la autoridad competente. = Una (01) copia simple del Acta de Cierre y Acta de Conformidad del proceso de micro grabacién, correspondiente a la propuesta de eliminacién = Una (01) copia simple del Certificado de Idoneidad técnica del Micro archivo para el almacenamiento de Microformas con valor legal, otorgadas por el organismo de certificacién acreditada por la autoridad competente. ~ Un (01) inventario de eliminacién (ver anexo II) ~ Una (01) copia cutenticada de Resolucién que aprueba el PCD. ~ Una (01) copia autenticada de cada serie documental propuesta a elimina, extratda del Inventario de Series Documentales del PCD. - Una (01) muestra representativa de cada serie decumental, rotulada y digitalizada en formato PDF, gravada en DVD 0 CD no regrabable. La muestra documental en soporte fisico papel no es necesaria para la ‘autorizacién correspondiente. Cerveder Comercial 02 Mna“B" Av, Pedro Hullca5/nPanpe Trambriea Nall: alcalifa Mal kale orang ge@ 8.5.10. Musil Provill dete rg de Admistresin de Arch EVALUACION DEL EXPDIENTE DE AUTORIZACION PARA ELIMINACION DE DOCUMENTOS. a. La Direccion del Archivo Regional de Moquegua, verificara el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de autorizacién para la eliminacién de documentos (el expediente). b. Las entidades pdblicas velaran porque el expediente presentado, este correctamente foliado, asegurando su integridad fisica, la presencia de las firmas correspondientes, fecha extremas, metros lineales y datos auténticos antes de su presentacién, c. La Direccion del Archivo Regional de Moquegua, evaluara el expediente de eliminacién, En caso de existin observaciones se devolverd mediante oficio a la entidad solicitante (Municipalidad Provincial de Ilo), (Ver anexo IIT). d. La Municipalidad Provincial de Ilo, dispone de diez (10) dias hdbiles para subsanar cualquier observacién, caso contrario se dard por concluido el trdmite, e. La Direccion de! Archivo Regional de Moquegua, una vez evaluado el expediente y de no existir observaciones, programara una visita a la ‘Municipalidad Provincial de Ilo, La cual estaré a cargo de personal acreditado, que estaré encargado de verificar la informacién del expediente, realizando las coordinaciones con la Municipalidad Provincial de Ilo, f. El personal acreditado de la Direccion del Archivo Regional de Moquegua verificara la existencia, el ordenamiento y la medicién de los documentos propuestos a eliminar, podré tomar fotogréficas a los ambientes y a los documentos propuestos, en presencia del Jefe del Organo de ‘Administracién de Archivos de la Municipalidad Provincial de Ilo, 0 su representante. g. Si durante la visita se verifica que los documentos propuestos a eliminar esta ubicados en un lugar que no cuente con las medidas mfnimas de seguridad, accesibilidad y salubridad, se suspenderé la misma hasta que se gerantice las condiciones necesarias en un plazo no mayor de siete (7) dias hébiles, caso contrario concluird el trémite y seré devuelto el expediente. Coedor Comercial 02 Mr “B” Av. Pedro Hull s/n Panpe Tnelimbrice Mei lela ai sean bse sonanp9b 6 %0& 8.5.11 Muni Proce dete rae de Adina de Arche h. Las entidades que cuentan con dependencia en el extranjero, presentaran la solicitud de autorizacién de eliminacién de aquellos documentos conservados en dichas sedes, quedando exentos de la visita de verificacién. i, Al concluir la verificacién, ambas partes consignaran el total de metros lineales y suscribirdn el acta en sefial de conformidad (Ver anexo IV). El Organo de Administracién de Archivos de la Municipalidad Provincial de Ilo, es responsable de la custodia temporal de los documentos durante el procedimiento de autorizacién |. Elpersonal acreditado elaborara un (01) informe técnico (Ver anexo V) y lo presentara a la Direccion de! Archivo Regional de Moquegua. k. La Dineccion del Archivo Regional de Moquegua ser responsable de derivar el expediente a la Comisién Técnica de Archivos de la regién de Moquegua, para la opinién respectiva, si el dictamen en desfavorable se archivara el procedimiento, debiendo notificar a la Municipalidad Provincial de Tlo, |. En caso que la Comisién Técnica de Archivos de la regién de Moquegua, contemple opinidn favorable solo en algunas series documentales, notificara a la entidad solicitante (Municipalidad Provincial de Tlo) la obligacién de separar los documentos autorizados para su posterior medicién. m. Con la opinién favorable refrendada en acta de sesién, la Direccion del Archivo Regional de Moquegua emite la resolucién de autorizacién correspondiente. . DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS, 1. Los titulares de los Archivos Regionales en el émbito de su jurisdiccién son los responsables de hacer efectiva la presente directiva. b. Los Archivos Regionales deberdn tener conformado su Comisién Técnica Regional de Archivos, que se encargara de evaluar los expedientes de eliminacién, brindando opinién favorable de ser el caso para la emisién de la respectiva Resolucién Directoral, de conformidad a lo dispuesto en el Coredor Comercial 02 Mna"8" A, Pedro Huila s/n Pampa ZnaKibrica Mall: alcalea Noi lng se ome gee aQa. Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos, ¢. Los Organos de Admninistracién de Archivos desconcentrados y de las regiones, solicitaran la eliminacién de documentos al Archivo Regional correspondiente, el cual cumplird con las disposiciones de la presente directiva, previa opinién favorable de su Comisin Técnica Regional de Archivos, conforme establece el literal k del articulo 24° del Reglamento del Sistema Nacional de Archivos, aprobado mediante el Decreto Supremo N® 008-92-JUS. d. Autorizada la eliminacién de documentos, las entidades piiblicas son responsables de dictaminar el uso posterior de los soportes fisicos declarados innecesarios. 8.5.12. DISPOSICIONES TRANSITORIAS. a. Los expedientes de eliminacién de documentos presentados hasta la fecha de publicacién de la presente directiva serdn tramitados en aplic norma vigente. b. Los archivos centrales de las entidades piblicas deberdn formular el cronograma de eliminacién propuesto durante el afio para el inicio del respectivo trémite. in de la 8.5.13. GLOSARIO DE TERMINOS - Comité Evaluador de Documentos (CED): Es designado por la més alta autoridad institucional y es el encargado de conducir el proceso de elaboracién del Programa de Control de Documentos Archivisticos, la eliminacién de documentos archivisticos y la transferencia documental - Documentos Archivistico: Es aquel que contiene una informacién de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurfdica, institucién publica o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnolégico. - Soporte Fisico: Material donde se registra la informacién del documento archivistico, entre los cuales se encuentra el papel, medio electrénico, audiovisual, entre otros. ~ Seccién Documental: Conjunto de documentos que corresponde a la divisién de un fondo documental, Para la identificacién de cada seccién documental Comedor Comercial 02 Mna 8" Av Pedro Hull s/n Pampa Tnlinbriea Mail: lealdla Mal: alds@npadboe onigee e& Mricpaod Previn dete rene de inane Archie ‘tomando en cuenta la unidad de organizacién o divisién funcional de la entidad piblica, - Serie Documental: Es el conjunto de documentos que poseen caracteristicas comunes, el mismo tipo documental (informes, ‘memoréndums, libros de contabilidad, etc) 0 el mismo asunto y que por consiguiente, son archivados, usados y pueden ser transferidos, conservados © eliminados como unidad. Ejemplos de series documentales: 1.- Actas de Sesién de Concejos 2.- Resoluciones de Alcaldia ~ Decretos de Alcaldia 4. Convenios de Cooperacién Técnica 5.- Resoluciones de Concejo 6. Acuerdos de Concejo - Ordenanzas Municipales 8.- Expedientes de Separacién Convencional y/o Divorcio Actas de Comisién de Regidores 10.- Edictos Municipales 1L- Transferencia de Gestién 12.- Libro de Reclamaciones 13.- Correspondencia, 8.5.14. ANEXOS ‘Anexo N° 1 Modelo de Acta de Sesin del Comité Evaluador de Documentos. ‘Anexo N° 2. Inventario de Eliminacién de Documentos, ‘Anexo N° 3. Devolucién de Expediente por Inconsistencia, Anexo N’ 4 Acta de verificacién de medicién de documentos propuestos a eliminar. Anexo N° 5 Esquema de informe de verificacién a presentar por el personal acreditado por el archivo intermedio del AGN. oredorConercil 02 Mva8" Av Pedro Hull s/n Pane Talib Walt laa At eaters sins ohge 63port. ANEXO N° 1 MODELO DEL ACTA DE SESION DEL COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS ACTA N® 001-2019-CED-MPT horas del dia .. En la ciudad de ... de dos mil Sito en , se reunid el Comité Evaluador de Documentos de la Municipalidad Provincial de Tio, designado mediante Resolucién de Alcaldia N° 1309-2009-MPI de fecha 13 de agosto del 2.009, con la asistencia del (la) Seftor (a) Presidente del Com sefior. tmiembro, el sefior (es) Jefe (3) de la (s) Unidades Orgénica (s) euyos documentos se evalday Y el sefor (a) . Jefe (a) del Organo de Administracién el Asesor Legal como de Archivos, quien actia como Secretaria, El Comité evalué las series documentales consideradas innecesarias por las oficinas de ‘su procedencia que propone el Organo de Administracién de Archivos que se detallan en el inventario para su eliminacién, confrontando las muestras documentales anexadas al expediente. De lo actuado los miembros del comité acuerdan emitir opinién favorable sobre la eliminacién de los documentos de las siguientes oficinas: Coredor Comercial 02 Mra"B" Ay. Pedr Halle s/n Pampa Tnairiea Mail: lealdia Mol eaters vemnnpigb oe o