PÚBLIC

DIRECCIÓN GENERAL
CENTRO NACIONAL DE FORMACIÓN POLICIAL

PLAN “GESTIÓN DE RIESGOS Y CONSERVACIÓN

DE DOCUMENTOS”.

San Salvador, marzo de 2022.

 ÍNDICE

Página No.

INTRODUCCIÓN
I. JUSTIFICACIÓN. 4
II. OBJETIVO. 4-5
A. GENERAL
B. ESPECÍFICOS
III. MARCO LEGAL. 5
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN. 5

V. VIGENCIA. 5
VI. MEDIOS. 5-6
VII. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. 6-7
VIII.DISMINUCIÓN DE RIESGOS. 7-8

IX. PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA EMERGENCIAS. 8

X. ESTABLECER PRIORIDADES. 8-9

XI. CAPACITACIÓN 9
XII. PROCEDIMIENTOS DE EMERGENCIA ANTES, DURANTE Y
DESPUES DE UN DESASTRE. 9-15
XIII. DISPOSICIONES GENERALES. 15-16
XIV. APROBACIÓN. 17
XV. PARTICIPANTES EN LA ELABORACIÓN Y REVISIÓN DEL PLAN
“GESTIÓN DE RIESGOS Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS” . 18
 INTRODUCCIÓN

El Centro Nacional de Formación Policial (PNC), como uno de los archivos

periféricos que depende de la Dirección General de la Policía Nacional Civil,
elabora el presente Plan “Gestión de Riesgos y Conservación de
Documentos”, el cual es de suma importancia para la protección de todos los
documentos que este Centro genere, reciba y que se encuentren resguardados
en situación de riesgo antes, durante y después de un desastre natural como
puede ser un terremoto; inundación e incendio entre otros que puedan suscitarse
y así, poder evitar que éstos se dañen o pierdan.

El referido plan se crea con la finalidad de dar cumplimiento a los lineamientos del
Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP), el cual rige que toda institución
debe de elaborar su propio plan particular.

Por lo que, como parte de la Policía Nacional Civil se debe estar preparado para
dar respuesta inmediata y afrontar ante una emergencia para que ésta no genere
un problema grave por el valor administrativo legal; fiscal e histórico de los
documentos en resguardo.
I. JUSTIFICACIÓN.

El Centro Nacional de Formación Policial considera de suma urgencia la

elaboración del Plan “Gestión de Riesgos y Conservación de Documentos”,
que tiene como finalidad la protección del Volumen documental que posee el
archivo periférico del referido Centro, esto, con el objetivo de prevenir y minimizar
daños por alguna catástrofe natural o también que ésta fuera causada por el
hombre como un incendio; inundación y terremoto entre otros, lo cual pone en
peligro la vida del Talento Humano que labora esta sede policial y personas
externas; así como también los documentos en resguardo lo cuales podrían
perderse y sufrir daños de gran magnitud por el material que han sido elaborados.
El presente plan se elabora para dar cumplimiento a los lineamientos establecidos
por el Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP).
Y así, poder mantener ordenado y actualizada la documentación del Archivo
Periférico, lo que facilitará la búsqueda de información para brindar una respuesta
oportuna cuando sea solicitada.

II. OBJETIVOS.

A. GENERAL
Establecer mecanismos para el manejo preventivo en caso de desastres
para la conservación y protección documental de los Archivos Periféricos y
del Talento Humano del Centro Nacional de Formación Policial.

B. ESPECÍFICOS
1. Implementar diferentes métodos para el resguardo y conservación de
documentos del Archivo Periférico de este Centro.
2. Prevenir y evitar pérdidas humanas y materiales en caso de desastres
naturales y aquellas causadas por el hombre, con el fin de proteger el
patrimonio documental, administrativo, legal, fiscal e histórico del Centro
Nacional de Formación Policial
3. Coordinar capacitación con la Unidad de Gestión Documental y Archivo
para el Talento Humano que conforma el Archivo Periférico del Centro
 Nacional de Formación Policial para una adecuada intervención al
momento de un desastre.
4. Dar cumplimiento a la base legal que rigen las normas de conservación
y protección de documentos institucionales.

III. MARCO LEGAL.

Para la aplicación del presente Plan “Gestión de Riesgos y Conservación

de Documentos”, se considera la normativa legal siguiente:

A. Ley de Acceso a La Información Pública, Artículos 40, 41, 42, 43 y 44.

B. Ley General de Archivo de la Nación, Artículos 6 y 7.
C. Constitución de la República de El Salvador, Artículo 63.
D. Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la
Policía Nacional Civil, Artículos 21, 23, 24, 116, 122.
E. Manual de Gestión de Riesgos de la Unidad de Gestión Documental y
Archivo.

IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

El ámbito de aplicación del presente plan “Gestión de Riesgos y

Conservación de Documentos” será para el Centro Nacional de Formación
Policial que genera y recibe documentación.

V. VIGENCIA.

El presente plan entrará en vigencia a partir de su aprobación y autorización

del señor Director General de la Policía Nacional Civil, el cual será revisado y
autorizado anualmente.

VI. MEDIOS.

A. Talento Humano:

Dependerá de la disponibilidad del Talento Humano del Centro Nacional

de Formación Policial.
1. Del Archivo Periférico del Centro Nacional de Formación Policial.
 2. Del Comité de Seguridad y Salud Ocupacional.
3. Talento Humano que se encuentre laborando en el Centro Nacional de
Formación Policial.
B. Recursos Materiales:

Dependerá de la disponibilidad del Talento Humano del Centro Nacional

de Formación Policial.

1. Extintores
2. Alarmas contra incendios
3. Des humificador
4. Señales informativas
5. Aspiradora
6. Termostato
7. Bomba Achicadora
8. Cámara Fotográfica

VII. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.

En vista de que no se puede prevenir un desastre natural; pero se pueden
identificar posibles riesgos que se susciten en el mismo para planificar
acciones que conlleven a la recuperación de los documentos deteriorados,
debido a que estos podrían presentar daños de gran magnitud; por lo que se
deben tomar medidas contingenciales.
 Evaluar condiciones ambientales y de vulnerabilidad de la
infraestructura del Centro Nacional de Formación Policial.
 Identificar y enlistar los factores geográficos, humanos y otros riesgos
que puedan perjudicar a los depósitos y sus documentos, así como
también la salud del Talento Humano del Archivo Periférico.
 Ubicación geográfica de la sede Policial y evaluación de riesgo del
Talento Humano de este Centro.
 Evaluación del edificio:

¿El edificio tiene una buena ubicación geográfica?.

¿Los desagües y drenajes funcionan adecuadamente y se limpian con
frecuencia?.
¿La cisterna se encuentra en óptimas condiciones? .

Evaluación de los sistemas preventivos:

¿Existen suficientes extintores contra incendio?

¿El Talento Humano sabe utilizarlo?
¿El edificio posee alarma contra robo e incendio?
¿El Talento Humano cumple las medidas de seguridad adecuadas?
¿Se le proporciona al Talento Humano Equipo de Protección Personal (EPP)
para la protección de su salud en el ejercicio de sus funciones?

VIII.DISMINUCIÓN DE RIESGOS.

Al tener identificados los riesgos en la sede policial debe establecerse un

programa que contemple actividades y los recursos necesarios para disminuir
los riesgos posibles.
A pesar de la vulnerabilidad de la infraestructura de este centro y los
documentos que se encuentran en resguardo dentro del mismo, estos son
supervisados con regularidad; así también, la infraestructura periódicamente
se repara para mejorar las condiciones de la misma y reducir los riesgos en
situaciones de emergencia.
Es por ello que el Talento Humano de este Centro forma parte del Comité de
Seguridad y Salud Ocupacional quienes realizan supervisiones y reuniones
constantes, lo cual contribuye a reducir los costos de las reparaciones de esta
sede.
 Otra acción que ayuda a reducir la vulnerabilidad de daños en los documentos
es establecer un inventario actualizado, lo cual ayuda a mejorar el sistema de
almacenamiento del Archivo Periférico. Basados en la Normativa
Institucional autorizado dentro de los Lineamientos de Gestión Documental y
Archivos.
Por lo que se debe mejorar el almacenamiento de los documentos debiendo
colocarse a una altura por encima del nivel del suelo, lo cual reduce o elimina
las posibilidades de daño de estos.
IX. PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA EMERGENCIAS.

Según el Lineamiento 7, articulo 6 de Gestión Documental y Archivos

establece que: ante los desastres que pueden ser accidentes menores,
desastres moderados, desastres mayores o catástrofes provocados por
inundaciones, fuego, vandalismo, conflictos sociales/armados, fenómenos
naturales, así mismo para las mudanzas, traslados o remodelaciones que
afecten los archivos, el ente obligado (PNC), deberá minimizar los riesgos
encontrados.

Que el Centro Nacional de Formación Policial a través del Archivo Periférico

coordine con el Comité de Seguridad y Salud Ocupacional la elaboración del
Plan de Emergencia.

X. ESTABLECER PRIORIDADES.

La Seguridad del Talento Humano que labora en esta Institución prevalece en

situaciones de desastre; quiere decir que salvar los documentos no justifica
poner en peligro la vida del ser humano.

Después de suscitado el desastre se procederá a rescatar los documentos y

se pondrán en un lugar seguro para cuantificar el daño

Para asignar niveles de prioridad es necesario considerar aquellos

documentos de:

 Valor histórico
 Valor Monetario
  Insustituibles (Manuscritos y documentos originales)
 Carácter reservado
 Los definidos en La Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP)

XI. CAPACITACIÓN.

El Talento Humano del Archivo Periférico perteneciente al Centro Nacional de

Formación Policial deberá capacitarse de manera constante en lo que
respecta a la Seguridad y Salud Ocupacional y Conservación Documental la
cual será dirigida por el Comité de Seguridad y Salud Ocupacional.

XII. PROCEDIMIENTOS DE EMERGENCIA ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DE

UN DESASTRE.
A. PARA EMERGENCIAS ANTE UN INCENDIO:
El Incendio siendo un acontecimiento no controlado la cual puede afectar o
abrasar algo que no está destinado a quemarse, puede afectar estructuras
y a seres vivos, lo cual puede ocasionar hasta la muerte debido a la
inhalación de humo o por desvanecimiento, debido a la intoxicación y
posteriormente podrían presentarse quemaduras graves.
Para que este se produzca, deben existir tres componentes: combustible,
oxigeno y calor o energía de activación. Esto puede suscitarse también por
causas como fallas en instalaciones eléctricas; accidentes en la cocina,
velas y cigarrillos encendidos que pueden propagar fuego. También existen
incendios provocados por el ser humano como vandalismo.

1. MEDIDAS PARA PREVENIR UN INCENDIO

Así mismo ante la emergencia de un incendio se tomarán las siguientes

medidas:

a) Poner en marcha el Plan de Emergencia impartido por el Comité de

Seguridad y Salud Ocupacional.
b) Mantener números de emergencia en puntos estratégicos para llamar
al Cuerpo de Bomberos de El Salvador.
 c) Tener identificadas las salidas de emergencia y sitios donde se
ubican los extintores y los tableros de energía eléctrica.
d) Revisar la infraestructura del edificio o inmueble.
e) La División de Infraestructura de la Subdirección de Administración
debe realizar revisiones del sistema eléctrico periódicamente.
f) Poseer detectores automáticos de incendios.
g) Solicitar al Cuerpo de Bomberos capacitación para el Talento
Humano de este centro sobre tipos de fuego y el uso de extintores.
h) Solicitar al Talento Humano de este Centro que al retirarse de las
Instalaciones debe hacer una revisión minuciosa del área donde
están asignados y dejar apagados los equipos informáticos,
fotocopiadoras, scanner, luz eléctrica, etc.

2. MEDIDAS DURANTE UN INCENDIO

a) Llamar al Cuerpo de Bomberos, Cruz Roja y otros cuerpos de

socorro.
b) Contactar al Comité de Seguridad y Salud ocupacional para que se
active.
c) Mantener la calma del Talento Humano y activar el Plan de
Emergencia
d) Evacuar al Talento Humano y desalojar las instalaciones hacia un
lugar seguro, priorizando a los niños, adultos mayores y mujeres en
estado de gravidez.
e) Proteger con mascarillas o pañuelos al Talento Humano con el fin de
no verse afectados por el humo generado por el incendio
f) Que el Comité de Seguridad y Salud Ocupacional deberá hacer uso
de los extintores para sofocar el fuego si fuere de menor magnitud,
debiendo proteger la vida del Talento Humano.
g) Siempre y cuando sea seguro y con la autorización del Cuerpo de
Bomberos, se deberán rescatar los bienes patrimoniales.
 3. MEDIDAS DESPUES DE UN INCENDIO

a) No ingresar al inmueble hasta que brinde la autorización el Cuerpo

de Bomberos.
b) Esperar la evaluación del edificio, emitida por el Cuerpo de
Bomberos.
c) Organizar con las brigadas el rescate de los documentos mojados
con el fin de calcular la cantidad del daño.
d) Fijar mediante fotografías el sitio y los daños antes de actuar para el
análisis de la causa.
e) Poner en marcha el Plan de Emergencia y llevar registro de todas las
actividades.
f) Proteger los documentos y materiales que no están dañados y
trasladarlos a un lugar seguro.
g) Llevar un registro de los documentos que fueron afectados.
h) Los documentos que no fueron afectados se deberán empacar,
rotular e inventariarse.
i) Comunicar a los usuarios del Archivo Periférico del Centro Nacional
de Formación Policial del siniestro y del avance de reapertura de los
servicios que se prestan.
j) El Comité de Seguridad y Salud Ocupacional en coordinación con el
Archivo Central Periférico deberá elaborar un informe detallado para
presentarlo a las autoridades y modificar lo que sea necesario en el
futuro.
B. PARA EMERGENCIAS ANTE UN TERRREMOTO

El terremoto es un sismo que provoca una sacudida la cual se produce con

el choque de las placas tectónicas que son fragmentos de la litosfera (la
capa más superficial de la tierra), por lo que se deben tomar las siguientes
medidas antes, durante y después del mismo:

1. MEDIDAS PARA EMERGENGIA ANTE UN TERREMOTO

Así mismo ante la emergencia de un terremoto se tomarán las siguientes

medidas:

a) Activar el Plan de Emergencia del Comité de Seguridad y Salud

Ocupacional.
b) Verificar las condiciones del edificio y ubicar las áreas más seguras
y las más peligrosas.
c) Colocar de manera estratégica rótulos de señalización informativa
de entradas y salidas de emergencia
d) Realizar ejercicios de evacuación para que el Talento Humano
conozca las zonas seguras y la manera de cortar el suministro
eléctrico y de agua evitando incendios e inundaciones.
e) El Comité de Seguridad y Salud Ocupacional debe tener
conocimientos básicos de primeros auxilios; un botiquín de
emergencias y una camilla.
f) Asegurar los estantes y los objetos que contienen estos
g) Mantener despejadas las vías de acceso y evacuación.
h) Tener linternas, radios portátiles de comunicación, botiquín de
primeros auxilios, cascos, chalecos, silbatos.

2. MEDIDAS DURANTE UN TERREMOTO

a) Mantener la calma y evitar el pánico, no correr, no gritar y salir
despacio para no atropellar a nadie y si puede ayudar a alguien,
deberá hacerlo.
 b) Evacuar de forma inmediata al Talento Humano priorizando a las
personas con discapacidad, personas de la tercera edad, mujeres
embarazadas, niños y niñas.
c) Mantenerse alejado de ventanas y protegerse en los lugares
señalados como seguros.
d) Que el Comité de Seguridad y Salud Ocupacional señalice el Punto
de Encuentro.
e) Ubicarse en lugares abiertos, lejos de edificios, paredes, árboles y
cables de alta tensión.
f) Esperar las instrucciones por parte del Comité de Seguridad y Salud
Ocupacional.

3. MEDIDAS DESPUÉS DE UN TERREMOTO

a) Actuar según las normas establecidas previamente en el Plan de
Emergencia.
b) Dirigirse a las zonas seguras ya establecidas sin perder la calma.
c) Observar si alguien está herido, y si lo está aplicar los primeros
auxilios.
d) Utilizar señales sonoras o luminosas en caso de quedar atrapado.
e) No caminar por lugares donde hay vidrios rotos, cables de energía
eléctrica, etc.
f) Evitar mover a las personas lesionadas y esperar la ayuda
especializada.
g) No regresar a las áreas dañadas sin previa autorización
h) Elaborar un informe detallado a las autoridades.
i) Los documentos que no fueron afectados se deberán empacar,
rotular e inventariarse.
j) Fijar mediante fotografías el sitio y los daños antes de actuar para el
análisis de la causa.
k) El Comité de Seguridad y Salud Ocupacional en coordinación con el
Archivo Central Periférico deberá elaborar un informe detallado para
 presentarlo a las autoridades y modificar lo que sea necesario en el
futuro.

C. PARA EMERGENCIA ANTE INUNDACIONES

Las inundaciones pueden definirse como la ocupación por el agua de
zonas o áreas que en condiciones normales se encuentran secas, estas
se producen debido al efecto del ascenso temporal del nivel del rio, lago u
otro.

1. MEDIDAS PARA EMERGENGIA ANTE UNA INUNDACIÓN

Así mismo ante la emergencia de una inundación se tomarán las siguientes
medidas:

a) Evitemos depositar basuras o escombros en los ríos, quebradas o

alcantarillas.
b) Ubicar rutas de evacuación y los sitios más seguros (albergues).
c) Investigar si el edificio está en una zona de posible inundación, si es
así, estar preparado.
d) Contar con un Plan de Emergencia conocido por todo el Talento
Humano impartido por el Comité de Seguridad y Salud Ocupacional.
e) Tener identificadas las rutas de evacuación y otras vías alternas.
f) Tener un botiquín de primeros auxilios, agua potable y lámparas de
mano.
g) Colocar la documentación de la institucione 30 cm por encima del piso.
h) Que la Subdirección de Administración a través de la División de
Infraestructura evalúe el funcionamiento de las alcantarillas y el sistema
de drenaje de este edificio donde se encuentra el Centro Nacional de
Formación Policial.

2. MEDIDAS DURANTE UNA INUNDACIÓN

 a) Cortar o suspender el suministro eléctrico y el agua potable.
b) El Talento Humano deberá mantener la calma; no entrar en pánico, no
correr, no gritar y salir despacio para no sufrir daños personales.
c) Atender las instrucciones del Comité de Seguridad y Salud
Ocupacional.
d) Evacuar de forma inmediata al Talento Humano priorizando a las
personas con discapacidad, personas de la tercera edad, mujeres en
estado de gravidez, niños y niñas.
e) Contactar a los servicios de emergencia correspondientes.
f) La brigada especializada deberá rescatar documentación, inmobiliario
y equipo siempre y cuando no pongan en riesgo su vida.

3. MEDIDAS DESPUÉS DE LA INUNDACIÓN

a) No ingresar al edificio hasta que las autoridades correspondientes lo
permitan.
b) Proteger los documentos y materiales que no están dañados y
trasladarlos a un lugar seguro.
c) Los documentos que no fueron afectados se deberán empacar, rotular e
inventariarse.
d) Asegurarse que el sistema eléctrico esté desconectado.
e) Si el edificio tiene agua bombéelo con la bomba achicadora para sacar
el agua retenida.
f) Fijar mediante fotografías el sitio y los daños antes de actuar para el
análisis de la causa.
g) El Comité de Seguridad y Salud Ocupacional en coordinación con el
Archivo Central Periférico deberá elaborar un informe detallado para
presentarlo a las autoridades y modificar lo que sea necesario en el
futuro.
h) Trasladar y proteger los documentos y equipo que no fueran afectados
por el agua hacia un lugar seguro para evitar robo y saqueo.
 i) Trasladar los documentos mojados a un área de preselección y
recuperación determinado con anterioridad.
j) Utilizar ventiladores para mantener los niveles ambientales adecuados.

XIII. DISPOSICIONES GENERALES.

A. El presente Plan “Gestión de Riesgos y Conservación de

Documentos” será de carácter obligatorio y entrará en vigencia una vez
sea aprobado por la Dirección General de la Policía Nacional Civil de El
Salvador.
B. El Departamento de Supervisión de Gestión Documental y Archivo de la
UGDA, deberá comprobar que se le de cumplimiento a este plan.
C. La Jefatura del Centro Nacional de Formación Policial deberá brindar el
apoyo necesario a este Archivo Periférico para que los Archivos de
Gestión y Especializados implementen la normativa de este Plan.
D. Estará dirigido y coordinado por el encargado del Archivo Periférico del
Centro Nacional de Formación Policial y Por el Comité de Seguridad y
Salud Ocupacional de este edificio.
XIV. APROBACIÓN.

El presente PLAN “GESTIÓN DE RIESGOS Y CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS”, ha sido aprobado por la Jefatura del Centro Nacional de
Formación Policial y será de estricto cumplimiento.

San Salvador, de de dos mil

COMISIONADO S-029 ANDRÉS ALEXANDER RAMÍREZ MEDRANO

JEFE DEL CENTRO NACIONAL DE FORMACIÍN POLICIAL
XV. PARTICIPANTES EN LA ELABORACIÓN Y REVISIÓN DEL PLAN “GESTIÓN
DE RIESGOS Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS”

ELABORADO POR:

______________________________________________________
SUBCOMISIONADA S-288 LORENA EVELYN HERNÁNDEZ LÓPEZ
CENTRO NACIONAL DE FORMACIÓN POLICIAL

______________________________________________________
SUBINSPECTOR E-784 JUAN JOSÉ JURADO MARTÍNEZ
CENTRO NACIONAL DE FORMACIÓN POLICIAL

______________________________________________________
ADMINISTRATIVO HENRY BENJAMÍN RIVERA AYALA
ENCARGADO DEL ARCHIVO PERIFÉRICO
DEL CENTRO NACIONAL DE FORMACIÓN POLICIAL
Vo. Bo.

______________________________________________________
SUBCOMISIONADA S-244 LIDIA NOEMY GONZÁLEZ DE LÓPEZ
SUBJEFA DEL CENTRO NACIONAL DE FORMACIÓN POLICIAL