Ley 594 de julio 14 de 2000 - Archivo General de la Nacin GUIA PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

ACUERDO 042 DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION http:// www.manizales.unal.edu.co /archivo/descargas/acuerdo_042. Pdf LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ES IMPORTANTE POR CUANTO Facilita el acceso a los documentos y a la informacin Favorece el control por parte del encargado del archivo Ahorra de trabajos a las personas que los necesitan Agiliza la Gestin de la Entidad Beneficia al usuario Refleja una Buena organizacin DOCUMENTO DE ARCHIVO Se entiende por documento administrativo de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, toda informacin textual, sonora o en imgenes, fijada en cualquier soporte material, generada o producida por las diferentes dependencias y personas adscritas a la Entidad en desarrollo de sus funciones y como testimonio de sus diferentes actividades Decretos - Archivo General de la Nacin CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS Y SU CICLO VITAL ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO VALORES PRIMARIOS Administrativos Legales Fiscales Contables Funcionales VALORES SECUNDARIOS Histricos Cientficos Culturales Misionales DISPOSICION FINAL ELIMINACION ALMACEN DE PAPEL Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias Pocas personas saben lo que hay Los documentos llegan como pueden Cada persona conserva o elimina o le qu le parece oportuno Es difcil encontrar y consultar un documento

Todo el mundo puede acceder

ARCHIVO DE DOCUMENTOS Documentos importantes que hay que conservar, clasificar y ordenar Inventario de los documentos con la descripcin correspondiente Traslado organizado al archivo central Criterios nicos de conservacin y eliminacin Consulta y prstamo de la documentacin en forma gil y oportuna Acceso para el personal autorizado Manual de gestin de documentos

DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVO ABARCA EXCLUYE Todos los documentos esenciales para el desarrollo de una actividad continuada de un rea administrativa Los documentos que acredite un valor administrativo y que forman parte de un procedimiento Documentos que establecen responsabilidad fiscal Documentos que aporten valor legal, contable o jurdico en las actuaciones de la empresa Documentos que reflejan la historia de la entidad Todos los documentos y libros conservados como referencia o material de consulta Las copias de documentos originales, excepto de aquellos documentos de los que nicamente tengan copia Boletines de noticias sin actualidad o importancia vigente Notas, tarjetas, invitaciones particulares Cotizaciones desactualizados Todo escrito a lpiz puesto que no tiene valor jurdico PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR Para archivar los documentos debemos seguir los siguientes procedimientos ORDEN: Hay que disponer metdicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, el cualquier momento en que parte se hallan. ORGANIZACIN: La organizacin permite a la persona un mayor rendimiento y le ofrece la satisfaccin de ver sus planes realizados. PREVISION: Dedicar a las tareas de archivo el tiempo que sea necesario para mantenerlo al da PRONTITUD: Los documentos que son solicitados al archivo deben encontrarse en forma inmediata CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta y demostrar complacencia al dar informacin que le soliciten o al buscar los documentos que le pidan.

SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como el secretario u oficinista en general, deben ser personas altamente reservadas. CONCETRACION: Debe ejecutar con toda atencin las labores del archivo ACTUACIONES DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA DAN ORIGEN A:

UNIDADES DOCUMENTALES: Son piezas documentales que produce o recibe una unidad administrativa de acuerdo a las funciones asignadas y esto a su vez conforman las series documentales SERIE: INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS ORDEN DE PROCEDENCIA ORDEN ORIGINAL Ordenacin: Por meses y dentro de cada mes en orden cronolgico Fallo Sep. 12/07 Pruebas Ago. 30/07 Descargos Agosto 15/07 Indagacin Julio 05/ Denuncia Junio 30/07 Investigacin Disciplinaria COMO ORGANIZAR LOS ARCHIVOS DE GESTION DOCUMENTOS RECIBIDOS CORRESPONDENCIA RECIBIDA Solicitud Serie Respuesta Correspondencia despachada COMUNICACIONES INTERNAS SUB. TECNICA TESORERIA REGISTRO AUTOMOTOR LICENCIAS CONTABILIDAD DIRECCION GENERAL COMUNICACIONES INTERNAS SUB. FINANCIERA DIFERENTES SERIES DOCUMENTALES: ORDENACION ALFABETICA PROVEEDORES INVENTARIOS CUENTAS DE COBRO CAJA MENOR Capacitacin de personal Actas Consejo Directivo ACTAS VIATICOS ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION FONDO SERIE DOCUMENTAL Y TIPOLOGIA Los documentos producidos Por una oficina no deben Mezclarse con otros. Se determina que documento va primero y cual va despus. Los documentos deben archivarse y organizarse de acuerdo al orden que le dio el rea productora Permite identificar, localizar Y recuperar la informacin Para la gestin. Principio de procedencia Principio de orden original Marcacin de legajos, Cajas e inventario

TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

ARCHIVO CENTRAL PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL Cumplir con el cronograma (del 1 de enero al 31 de enero de todos los aos) Valoracin y seleccin de la documentacin. Elaboracin de Inventario documental PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL Recepcin de Transferencias Revisin y cotejo. Verificacin de firmas y foliacin.

Verificacin retiro copias y material metlico. Ubicacin. FOLIACION Cada tipologa Documental se Le debe asignar en la parte superior Derecha en forma Ascendente de Abajo hacia Arriba haciendo La respectiva Foliacin por cada Documento dentro De la carpeta, Utilizando lpiz Negro Alcalda de Bucaramanga 3 Alcalda de Bucaramanga 2 Alcalda de Bucaramanga 1 CONDICIONES PARA OBSERVAR EN EL PROCESO DE FOLIACION Asignar un nmero consecutivo a cada folio escrito en la parte superior derecha del documento. El nmero debe ser registrado a lpiz de mina negra. La foliacin se efecta respetando la ordenacin cronolgica que presenta la unidad de conservacin (carpeta, libro, legajo, etc... Si existe otra foliacin, esta se anular con una lnea diagonal (/) o una (X) y quedar como validad la ltima realizada. MARCACION Las carpetas o legajos se identificaran con un rtulo autoadhesivo el cual debe ubicarse en la parte superior derecha y debe contener los siguientes datos Ubicacin del stiquer Caja

No_____________ Carpeta No ____________________ Cdigo de la Dependencia______ Cdigo de la Serie Documental Nombre de la Serie Documental Fecha Mes___________ Ao_________ No de folios______--

MARCACION DE LA CARPETA O LEGAJO Las carpetas o legajos se identificarn con un rtulo autoadhesivo el cual debe ubicarse en la parte superior izquierda y debe contener los siguientes datos Ubicacin del stiquer Caja No_________ Carpeta No___________ Nombre de la Serie Documental Mes_________________ Ao__________________Folios___________

MARCACION DE CAJAS No CAJA CODIDO DEL AREA

1 100 ACTAS: Actas Consejo Directivo Vigencia Folios 1 2 3 4 El lomo del legajo o carpeta debe descansar sobre la base de la caja de izquierda a derecha FORMATO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

UNIDAD ADMINISTRATIVA_________________REGISTRO DE ENTRADA_______DIA_____MES_____AO No caja/legajo 1-1 Cdigo 100 NOMBRE DE LA SERIE O CONTENIDO ACTAS ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO FECHAS EXTREMAS INICIAL FINAL AO MES DIA VIGENCIA NO DE FOLIOS UNIDAD DE CONSERVACION ENTREGADO POR_________________RECIBIDO POR____________________________

FIRMA_____________________________ FIRMA______________________________ CARGO_____________________________CARGO________________________________