PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN, RE- TH-P-02

INDUCCIÓN, FORMACIÓN, CAPACITACIÓN Y VERSION 02

ENTRENAMIENTO 14-AGOS-2019

1. Objetivo

Elaborar y desarrollar un plan de formación, capacitación, entrenamiento, inducción,

reinducción de acuerdo con los criterios establecidos y las necesidades en cada proceso,
en cuanto al SGC, al SG-SST y respectivas actualizaciones de estas normas, de manera que
tenga el nivel de competencia suficiente para las exigencias del cargo.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todo el personal que labora e interviene directa e

indirectamente con la operación, el SGC y el SG-SST.

3. Responsabilidad

Gerente General:
-Responsabilidad de la revisión y aprobación del plan de capacitación, así como de la
aprobación del presupuesto requerido para la realización de las mismas.

Responsable del SG-SST:

-Responsabilidad de la gestión y coordinación de la detección de necesidades de
capacitación, el desarrollo y seguimiento de las mismas los registros asociados a su
realización y las medidas a que haya lugar.

Líderes de área:
-Responsabilidad por la detección de necesidades de capacitación del personal a su cargo,
la realización de las capacitaciones propias de su área y el seguimiento a la aplicación del
conocimiento en el puesto por parte del trabajador.

Trabajadores:
-Responsabilidad con cumplir con los horarios determinados para las capacitaciones,
previendo con anticipación aspectos laborales o personales que interfieran, interrumpan o
suspendan su participación.

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4. Requisitos.

 Siempre que ingrese un trabajador a la organización se le debe realizar la inducción

a la organización, al SG-SST y al de SGC.
 El proceso de Re-Inducción de la organización, el SG-SST y el SGC se debe realizar
por lo menos 1 cada dos años.
 En todas las inducciones, reinducciones o capacitaciones grupales presenciales se
debe diligenciar la lista de asistencia.
 Todas las inducciones, reinducciones o capacitaciones deben contar con la
evaluación de eficacia sobre inducción y/o reinducción.

5. Documentos Referenciados.

 Manual del SG-SST.

 TH-F-22 Matriz de capacitación.
 GHSEQ-F-48 Lista de asistencia.
 GHSEQ-F-08 Matriz de responsabilidades y autoridades.
 TH-M-01 Perfil y descripción de cargo.
 Presentación de inducción y/o reinducción.
 DE-F-10 Organigrama.
 DE-F-11 Mapa de Procesos.
 GHSEQ-F-47 Evaluación de eficacia sobre inducción yo reinducción.
 Pruebas de conocimientos.
 TH-F-22 Matriz de capacitación.
 TH-F-13 Evaluación de capacitación

6. Definiciones

 Capacitación: Actividades planeadas, para desarrollar en sus funcionarios y

colaboradores, nuevas habilidades, conocimientos y actitudes que les permitan
desempeñarse eficientemente en sus cargos actuales y futuros.

 Inducción: Información específica al cargo, dada a un nuevo colaborador para

realizar satisfactoriamente las funciones asignadas.

 Instructor Interno: Colaborador con la competencia, conocimiento y calificación

requerida para ejecutar una capacitación al interior de las instalaciones de la
organización.

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 Instructor externo: Persona, ajena a la organización con la competencia,

conocimiento y calificación requerida para ejecutar una capacitación a la

 Entrenamiento: Es la educación profesional que busca adaptar a la persona a

determinado cargo o puesto de trabajo. Su objetivo es buscar en el trabajador los
elementos esenciales para ejecutar un cargo de manera adecuada y a corto plazo.

 Inducción: Corresponde a un plan de actividades diseñado e implementado en un

tiempo definido, que facilita la incorporación y adaptación de las personas a un
nuevo cargo.

 Reinducción: Continuación de la inducción que se lleva a cabo a través de

capacitación o profundización de la inducción primera.

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7. Procedimiento.

7.1. Detección de necesidades.

Etapa Descripción Responsable Documentos
La inducción y re inducción de personal se
realiza de la siguiente manera:

Se tiene establecido una matriz de

TH-F-22 Matriz de
capacitación en la cual se identifican los
capacitación
temas a tratar al nuevo empleado; este
formato varía de acuerdo a las necesidades
GHSEQ-F-08 Matriz de
de inducción de cada cargo; El jefe directo
responsabilidades y
debe encargarse de asegurar una inducción
Inducción y Re-inducción

autoridades
adecuada a las funciones del cargo.
Responsable
TH-F-01-01 Perfil y
Se cuenta con una presentación de la de RRHH
descripción de cargo
inducción y/o reinducción que contiene
aspectos relevantes propios de la Responsable
Presentación de
organización como la Misión, Visión, SG-SST
inducción y/o
Políticas, Mapa de procesos, organigrama,
reinducción.
entre otros. También contenidos relevantes
del sistema de gestión de seguridad y salud
DE-F-10 Organigrama
en el trabajo y el sistema de gestión de
calidad.
DE-F-11 Mapa de
Procesos.
Su gestión se podrá realizar por medio de
correo electrónico enviando la presentación
en formato PDF o personalmente, utilizando
los recursos necesarios.
Evaluación de eficacia
sobre inducción y/o

Cada que se realice el evento de inducción y

reinducción se deberá aplicar una GHSEQ-F-47
evaluación de eficacia sobre inducción y/o Evaluación de eficacia
reinducción. Si el trabajador no aprueba la sobre inducción yo
evaluación se deberá reprogramar un reinducción
segundo evento enfocado a aquellos
aspectos que no quedaron claros.

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Es de gran importancia que los miembros de

HDL reciban capacitaciones relevantes para su
cargo y para su crecimiento personal y con
esto lograr un mejoramiento continuo de
nuestro talento humano.

Los líderes de área o procesos junto con la

persona responsable de sistemas de gestión
llevaran a cabo anualmente la detección de
necesidades de entrenamiento y capacitación,
para esto se debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:

- Perfil y descripción de cargo.

- Matriz de identificación de peligros y
valoración de riesgos en SST.
- Actos y condiciones inseguras.
- Reuniones del COPASST.
- Auditorias anteriores.
Líder de
Formación, Capacitación y Entrenamiento

- Acciones de mejora de los reclamos de los

proceso
clientes.
- Encuesta de satisfacción.
Responsable
- Indicadores.
del SG-SST
TH-F-22 Matriz de
Teniendo identificada ya las necesidades se
capacitación
registra la información en la matriz de
capacitación contemplando los siguientes
mecanismos para la obtención de la
información:

1. Solicitud directa: El trabajador solicitara a

su jefe inmediato incluir su requerimiento
de capacitación, siempre y cuando esté
relacionado con el cumplimiento de los
objetivos del cargo y tenga incidencia
directa con la calidad de su trabajo.

2. Modificación del trabajo: Los líderes de

áreas y los jefes inmediatos, evaluaran las
necesidades de modificaciones totales o
parciales en las rutinas de trabajo,
métodos, procesos o procedimientos, que
afecten o tengan incidencia directa en la

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4. Evaluación de desempeño: Los líderes de

área y los jefes inmediatos, evaluaran y
determinaran la necesidad de capacitación
y entrenamiento, producto de los
resultados grupales o individuales de la
evaluación de desempeño.

5. Sistemas de gestión: El responsable de

sistemas de gestión, revisara la matriz de
peligros, reunión del COPASST, TH-F-11 Llamado de
normatividad vigente en SST, atención
modificaciones o cambios al SGC para
programar la capacitación e informar y
actualizar a los funcionarios en estos
temas.
Formación, Capacitación y Entrenamiento

Al recolectar la información, el responsable

del área talento humano y el responsable de GHSEQ-F-48 Lista
sistemas de gestión, priorizaran los resultados de asistencia.
obtenidos y planearan el cronograma en la
matriz de capacitación.

Las capacitaciones tienen dos niveles:

- Nivel básico: Deberá ejecutarse durante los

seis meses siguientes al ingreso de la TH-F-13
organización. Evaluación de
- Nivel complementario: Son aquellas capacitación
capacitaciones que se programan para
mejorar las competencias de los
trabajadores y se derivan de los programas
de vigilancia epidemiológica, matriz de
peligros y demás actividades de los sistemas
de gestión. GHSEQ-F-07
Informe indicadores
Las capacitaciones son de carácter obligatorio de gestión. –
para los miembros de la empresa y la Talento humano
inasistencia injustificada puede acarrear una
sanción o llamada de atención. dichas
capacitaciones se realizarán trimestralmente.

Para cada capacitación debe quedar registro

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7.2. Establecimiento del plan de capacitación.

El responsable del área de talento humano, y responsable de sistemas de gestión

presentaran las necesidades de capacitación a la Gerencia General para su revisión y
aprobación.

7.3. Planeación de lá capacitación.

Una vez se encuentren aprobadas las necesidades de capacitación, el responsable del área
de talento humano y el responsable de sistemas de gestión establecerán los contactos y la
logística para su coordinación y ejecución.

Es responsabilidad del área de talento humano y el responsable de sistemas de gestión,

buscar la reducción de costos dando prioridad a la utilización de medios y recursos
internos y realizando alianzas con las entidades de seguridad social, cajas de
compensación y demás entidades con las que se tenga contacto, ellos se encargaran de
difundir anualmente el plan de capacitación, comunicando a cada funcionario sobre su
designación a los eventos de capacitación cuando aplique.

7.4. Organización y ejecución de la capacitación

Es responsabilidad área de talento humano y del responsable de sistemas de gestión la

administración integral del Plan de capacitación de cada uno de los trabajadores, teniendo
en cuenta el tipo de capacitación (interna o externa).

7.5. Registro de capacitaciones.

El área de talento humano y el responsable de sistemas de gestión son responsables de la

recepción, archivo, actualización y manejo de los registros de capacitación de toda la
organizacion, entregar material necesario para el control de asistencia, con el fin de dejar
el registro de personal que toma la inducción, reinducción, formación, capacitación y/o
entrenamiento, igualmente se deja copia del contenido de los cursos, certificaciones o
diplomas remitiendo al área de personal a quien corresponda para ser adjuntadas a las
hojas de vida.

El área de talento humano es el responsable de mantener actualizadas las estadísticas de

capacitación por trabajador, áreas, temas e instituciones, preparando y presentando a la
Gerencia General los resultados.

7.6 Evaluación de la capacitación.

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Sera responsabilidad de cada capacitador, realizar la evaluación de validación del

conocimiento aprendido de la información impartida en la capacitación, a cada una de los
trabajadores para garantizar la asimilación del conocimiento adquirido.

Se considera adecuado los resultados cuya calificación promedio este por encima del 70%
de ser así se considera optimo el proceso de calificación dada al trabajador y se procederá
con los registros generales de resultado de las capacitaciones; caso contrario se deberán
identificar actividades de refuerzo con el o los trabajadores que aplicase.

Cuando el resultado de la evaluación de la capacitación no supere el 70% promedio de su

calificación, será del área de talento humano, del responsable de sistemas de gestión y del
jefe inmediato, programar y ejecutar junto a este, actividades de refuerzo y seguimiento a
la información relacionada con la capacitación impartida, garantizando el cumplimiento de
los objetivos propuestos de formación y entrenamiento.

Anualmente se realizará la evaluación del plan de capacitaciones teniendo en cuenta los

siguientes criterios:

 Cumplimiento del programa frente a trabajadores beneficiados, cubrimiento,

intensidad y asistencia de funcionarios.
 Aplicación de conocimientos en el puesto de trabajo o al interior de la
organización.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

MARIA ALEJANDRA TRUJILLO LINA MARIA BULLA

PONGUTA Responsable de RRHH JOSE HERNAN BULLA
Responsable de sistemas de gstion Gerente general

Realizar la inducción al nuevo conductor proveedor de transporte. Ver TH-P-02.

1. Por medio de una presentación digital se transmite la información correspondiente

sobre la organización, el SGC y SST de HDL LOGISTICA S.A.S. Al finalizar la sesión
se evalúa la eficacia de la inducción y/o reinducción a través de una evaluación
escrita o digital.

2. La reinducción será aplicada a proveedores de transporte con dos o más años de

antigüedad en la empresa.

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3. Las capacitaciones son establecidas en la matriz de capacitación y su asistencia se

registra en el documento GHSEQ-F-48 Listado de asistencia. Las capacitaciones
programadas son de carácter obligatorio, por ende, la inasistencia injustificada implica
que cada proveedor se hará responsable de tomar por su propia cuenta la temática
correspondiente a la matriz de capacitación y hacer llegar evidencia o soporte de la
capacitación.

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