COD: PR-CI-003

AUDITORIAS INTERNAS Y/O EXTERNAS FECHA: 30-NOV-23

VERSIÓN: 002

1. OBJETIVO

Planificar, ejecutar y documentar auditorías internas o externas a los procesos y

lineamientos de la compañía, requisitos normativos de los sistemas de gestión y requisitos
legales aplicables.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es aplicable a todos los procesos de la compañía, inicia con a

la identificación de necesidades y elaboración del programa de auditoria anual y finaliza
con la entrega del informe de auditoría a las partes interesadas.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

 Se deben auditar todos los procesos y procedimientos de la compañía al menos una vez
al año antes de la revisión por la dirección anual.

 En las auditorias se debe comprobar que todos los procesos cumplen los requisitos
establecidos en los procedimientos y demás documentos del Sistema de Gestión de
Calidad.

 El personal que atiende la auditoria debe contar con completa disponibilidad según la
fecha acordada.

 El equipo de auditores deberá desempeñar su trabajo de forma ética e imparcial.

 El equipo de auditores debe contar con la competencia certificada como auditor interno o
externo.

 Los informes de la auditoría deberían reflejar con veracidad y exactitud los hallazgos de
auditoría.

 El auditor o equipo auditor deberá proceder con discreción en el uso y la protección de la

información adquirida. La información recolectada no deberá usarse inapropiadamente
para beneficio personal del auditor o de modo que perjudique los intereses legítimos de
los auditados y la compañía.

 Los auditores deberán ser independientes de la actividad que se audita.

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 Los auditores deberán mantener la objetividad a lo largo del proceso de auditoría para
asegurarse de que los hallazgos y las conclusiones de la auditoría están basados sólo en
la evidencia objetiva.

 La evidencia de la auditoría debe ser verificable tomando al menos dos muestras de la

información disponible. Debe aplicarse un uso apropiado del muestreo, ya que está
estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones
de la auditoría.

4. REFERENCIA NORMATIVA

 ISO 9001:2015: Sistemas de Gestión de Calidad.

 FT-JU-010 Matriz legal de M+D CONSTRUCTORA S.A.S.

5. REGISTROS

 FT-CI-003 Programa anual de auditoría

 FT- CI-004 Lista de chequeo auditoria
 FT- CI-005 Informe de auditoría

6. DEFINICIONES:

 Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría.

 Auditado: Organización o proceso que es auditado.

 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

 Auditoría combinada: Auditoría llevada a cabo conjuntamente a un único auditado (3.13)

en dos o más sistemas de gestión.

 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de

la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se
cumplen los criterios de auditoría.

 Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos.

 Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

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 Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo

auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

 Criterios de auditoría: Conjunto de requisitos como políticas, procedimientos o requisitos

utilizados como referencia. a la cual se compara la evidencia objetiva. Nota 1 a la entrada:
Si los criterios de auditoría son requisitos legales (incluyendo los reglamentarios), las
palabras “cumplimiento” o “no cumplimiento” se utilizan a menudo en los hallazgos de la
auditoría.

 Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.

 Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.

 Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable.

 Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Nota 1 a la

entrada: La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición,
ensayo o por otros medios. Nota 2 a la entrada: La evidencia objetiva con fines de auditoría
generalmente se compone de registros, declaraciones de hechos u otra información que
son pertinentes para los criterios de auditoría y verificables.

 Experto técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo

auditor.

 Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría

recopilada frente a los criterios de auditoría.

 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

 Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una

auditoría.

 Programa de la auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo

de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

 Sistema ERP: Software que actúa como sistema de información integrando las diferentes
áreas, y dejando una trazabilidad total que permite planificar los recursos empresariales.
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VERSIÓN: 002

7. PROCEDIMIENTO:
PR-CI-003 AUDITORIA INTERNA

Inicio/Fin Actividad Documentos PCC - Puntos de control Cargue en Sistema-ERP Decisión Conector
ÍTEM FLUJOGRAMA TIEMPO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Inicio Diagnosticar las necesidades específicas frente al establecimiento del

Líder del área de
Control interno y/o programa anual de auditoria considerando los resultados de OKR, la
1 2 días
quien haga sus criticidad de los procesos y los posibles riesgos del mismo, garantizando el
Diagnostico de veces ciclo de auditorias de calidad a todos los procesos mínimo una vez al año.
necesidades de auditoria

Líder del área de Según las necesidades, definir si se requiere:

¿Es Auditoria No
Control interno y/o
2 interna? 1 hora
quien haga sus Auditoría externa realizada por auditores ajenos a la compañía.
veces Auditoría interna llevadas a cabo por recursos de la misma compañía.
Si

En lo que respecta a la contratación de servicios de auditoría externa,

Líder del área de
resulta crucial solicitar la documentación que respalde la educación,
Solicitar contratación Control interno y/o
3 1 hora formación y experiencia como auditor. Este enfoque garantiza la calidad y
quien haga sus
competencia necesarias para llevar a cabo auditorías exhaustivas y
veces
precisas.

Elaborar / Ajustar el Elaborar la propuesta del programa anual de auditorías internas y/o externas
Programa anual de de la compañía en el documento FT-CI-003 Programa anual de
auditorias
auditorías y solicitar aprobación a la Dirección general y/o Gerencia.

Debe contener: Objetivo y alcance, tipo de auditoría, (internas o externas),

Aprobar el Programa Líder del área de
anual de auditorias criterios a auditoria, metodología, recursos, meta, recursos y cronograma.
Control interno y/o
4 3 días
quien haga sus
Nota: Los criterios de auditoría pueden incluir políticas, procesos,
veces
procedimientos, criterios de desempeño (incluyendo objetivos), requisitos
legales y reglamentarios, requisitos del sistema de gestión, información
¿Se No
relativa al contexto y a los riesgos y oportunidades según determine el
aprobó?
auditado (incluyendo los requisitos de las partes interesadas pertinentes
externas/internas)
Si

El líder de Control Interno seleccionará a su grupo de Auditores (si lo

Líder del área de
Seleccionar equipo requiere) para cada auditoría, considerando la competencia, imparcialidad y
auditor Control interno y/o
5 4 horas experiencia de cada uno. También distribuirá o realizara las labores de
quien haga sus
revisión documental y preparación previa de la auditoría para garantizar el
veces
cumplimiento del objetivo y del alcance.

Con mínimo 10 días de anticipación se dará a conocer el Plan de Auditoría

a las partes interesadas a través de correo electrónico.
Líder del área de
Socializar plan de Control interno y/o El Líder deberá coordinar con el Responsable de cada Proceso los detalles
6 4 horas
auditoría quien haga sus para el desarrollo de las actividades de auditoría. Si por fuerza mayor se
veces presenta alguna objeción o cambio, el auditado deberá enviar comunicación
formal, en donde justifique y soporte el aplazamiento para determinar las
acciones a realizar .
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AUDITORIAS INTERNAS Y/O EXTERNAS FECHA: 30-NOV-23
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PR-CI-003 AUDITORIA INTERNA

Inicio/Fin Actividad Documentos PCC - Puntos de control Cargue en Sistema-ERP Decisión Conector
ÍTEM FLUJOGRAMA TIEMPO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Líder del área de Se prepara la auditoría realizando el análisis de los criterios de auditoría,
Preparar criterios Control interno y/o teniendo en cuenta los requisitos aplicables al proceso, área o actividad
7 1 día
de auditoría quien haga sus objeto de evaluación usando el formato FT-CI-004 Lista de chequeo de
veces auditoria.

El líder de auditoria junto con el Responsable del Proceso (citado

Realizar reunión de
Líder del área de previamente) y/ o Equipo Auditor designado (si aplica), realizará la reunión
10
8 apertura de Control interno o de apertura de auditoría para comunicar nuevamente el plan, objetivos,
minutos
auditoría auditor encargado responsabilidades, actividades y métodos a utilizar durante el desarrollo de
la auditoría.

Desarrollar la auditoría de acuerdo al plan de auditoria, el alcance y los

criterios de auditoria registrados previamente en el formato FT-CI-004 Lista
de chequeo de auditoria, solicitando y registrando evidencias objetivas.

Durante la auditoria se deben identificar:

Líder del área de
Ejecutar auditoria Control interno /
9 2 horas - Fortalezas
Auditor y/o quienes
- Oportunidades de mejora
hagan sus veces
- Hallazgos de auditoria (mayores o menores)

Para las auditorias contratadas con entidades externas, se permite la

presentación de los informes o uso de documentos propios del auditor
contratado.

Líder del área de Si durante la auditoria se presenta algún contratiempo que pueda ocasionar
¿Se Si
Control interno / el incumplimiento del plan establecido, se debe determinar registrar en el
10 presenta NA
interrupción Auditor y/o quienes informe de auditoria el paso a seguir. Se debe documentar cualquier
hagan sus veces contingencia presentada.

No

Líder del área de
Reunión de cierre
10 Control interno /
11
minutos Auditor y/o quienes
hagan sus veces
Al terminar las actividades previstas en el plan de auditoria, se realiza una
reunión con el o los lideres de procesos y se comparten los resultados
preliminares con los hallazgos de la auditoría. Cualquier opinión divergente
entre el auditor y el auditado, deben ser discutida y en lo posible resolverse.

Elaborar y entregar
informe de auditoria Elaborar el informe de auditoria en el formato FT-CI-005 Informe de
auditoría entregarlo en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles a partir
de la fecha de reunión de cierre al área de Gestión de calidad para que se
Líder del área de
realicen las acciones correctivas y/o de mejora pertinentes y al área de
PR-CA-002 Acciones Control interno /
12 5 días Direccionamiento estratégico para su conocimiento. Archivar la
correctivas y/o de mejora Auditor y/o quienes
documentación.
hagan sus veces
En caso de que el auditor sea personal externo se acepta el informe de
acuerdo con el formato del auditor contratado.
Fin
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VERSIÓN: 002

8. CONTROL DE CAMBIOS:

Versión Fecha de edición Razón de la actualización

Creación del procedimiento en el área de
001 21-jun-23
calidad
Actualización y traslado del procedimiento al
002 30-nov-23
área de control interno

9. APROBACIÓN:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

David Leonardo Buitrago María Alejandra Trujillo María Alejandra Trujillo
Cárdenas, Ingeniero de Pongutá, Coordinadora de Pongutá, Coordinadora de
Procesos Junior. Procesos de Calidad. Procesos de Calidad.
Fecha: 16/11/2023 Fecha: 30/11/23 Fecha: 30/11/23