U NIVER SID AD T ECN OL ÓGIC A D E H OND UR AS

Ingeniería en Co mp ut ación

T í tu lo d e l t rab aj o :

“ S is te ma p a ra e l m an ej o d e co r re sp o n d en c ia ” p a ra

l a P a g a d u r ía G e n e ra l d e l E st ad o M a yo r C o n j u n to

S us te n ta do po r :

C a rl o s R ob er t o Ma ra di a ga G a r a y

N o . cu en t a 20 13 30 060 00 5

P re vi a op ci ó n al t í tul o d e :

I n g e ni e ro en com p u ta ci ó n

T e g u c i g a l p a M. D . C . Honduras C.A.

Agosto de 2022
U NIVER SID AD T ECN OL ÓGIC A D E H OND UR AS

AU TOR ID AD ES AC AD É M IC AS
P r e s i d e n t e J u n t a As o c i a d o s

Lic. Roger D. Valladares

Vicepresidente

Dr. Roger Enrique Valladares

Rector Nacional

Máster Javi er M ejí a

V i c e r r e c t o r Ac a d é m i c o

Dr. José Jesús Mora

Secretario General

Dr. Edgardo Enamorado

U NIVER SID AD T ECN OL ÓGIC A D E H OND UR AS

A U T O R I D AD E S D E C AM P U S T E G U C I G AL P A

D i r e c t o r a Ac a d é m i c a

Dra. Marina Sagrario Castellanos

Directora de carrera

M S c . L e i l a M a h e l i Ac o s t a C a s c o

Asesor Profesional

M S c . An t o n i o J o s é R o c h a M e n a

Asesora Técnico

Dra. Dora Eliset Rodríguez Espinoza

 D E D I C AT O R I A

Dedicada a Dios Todopoderoso estar siempre a mi lado

en las dificultades de la vida y por mantenerme fuerte en las

arduas horas de estudio al no decaer hasta alcanzar el

propósito tan anhelado por todo estudiante, como ser, la

culminación de sus estudios.

A mi madre, gracias por sus ánimos y consejos de

siempre.

A mis hermanos, en especial a mi ángel guardián, mi

hermana que hoy me cuida desde el cielo.

Y a mi hijo, por darme la motivación para salir

adelante y ser mejor cada día.

 AG R AD E C I M I E N T O S

Ante todo, Dios todopoderoso por iluminarme cada día

y llev arme por la senda del conocimiento diario.

A mis asesores por su paciencia y enseñanzas en el

desarrollo de la asesoría sobre la presentación del presente

proyecto.

A todos los catedráticos que compartieron sus

conocimientos en el transcurso de la realización de mis

asignaturas.

A quienes me han apoyado en mi trabajo de

graduación, Msc. Acosta, Msc. Rocha, Doctora Rodríguez

Espinoza, entre otros.

 C onten ido
Introducción 2

Obj e t iv o gene ra l 5

Obj e t iv os espec íf icos 6

CAPITULO I MARCO TEORICO 7

1.1 Sistemas de información 7

1.2. Entrada 8

1.3. P rocesam ien to 9

1.4. Salida 10

1.5. Retroalimentación 11

1.6. Sistemas de información manuales 12

1.7. Sistemas de información basados en computadora 14

1.8. Hardware 16

1.9. So ftwa re 18

1.10. Bases de datos 20

1.11. En to rno de desa rro llo N E TBEANS 8 .2 21

1.11.1 Características 21

1 .11 .2 . Ve rs ion es 23

1.11.3. Ventajas 24

1.12. Lengu aj es de p rog ram ac ión 26

1.13. Sistema gestor de base de datos (SGBD) 27

1.14. Mod e lo Re lac iona l 28

1.15. Diagramas Entidad/Relación 29

1.16. MYS QL se rv er 30
1.17. S is tem as in form á t icos redund ant es 31

CAPITULO II MARCO REFERENCIAL 32

CA PITULO III MA RCO CO NCEPTU AL 39

CA PITULO IV GENE RAL IDAD ES DEL PR OYEC TO 46

4.1 P lan team ien to de l pr ob lem a 46

4.2. Solicitud del sistema 52

4.2.1 Gerente General (Pagador General): 53

4.2.2 Sub-Gerente 53

4.2.3 Asistentes de Correspondencia: 53

4.2.4 Operadores de Sistemas (secretarias): 54

4.2.5 Reg is t rado res de da tos/ técn icos/ adm in is tra t iv os 54

4.3. Fac t ib ilid ad Técn ica , Económ ica y Ope rac iona l 54

4.3.1. Fac tib ilid ad Técn ica 54

4.3.2. Fac t ib ilid ad Económ ic a 55

4.3.3. Factibilidad Operacional 56

4.4. Aprobac ión del proyec to 56

4.5. D iseño de l s is tem a 57

4.6. Desa rro llo de l so ftwa re 58

4.7. Diseño de la base de datos 59

4.7.1. Mod e lo Co ncep tua l 59

4.7.2. Mod e lo Lóg ico . 59

4.7.3. Mod e lo F ís ico 59

4.8. Perfiles de usuario 60

4.8.1. Adm in is t rado r Gene ra l 60

4.8.2. Adm in is t rado r de Depa r tam ento 60

4.8.3. Adm in is t rado res de da tos 60

4.8.4. Adm in is t ra t iv os 61

4.9. Requisitos no funcionales 61

4.9.1. Escalabilidad 61

4.9.2. Disponibilidad 61

4.9.3. Seguridad 62

4.9.4. Man ten im ien to 62

4.9.5. Facilidad de uso 63

4.10. A lcances y lim it ac iones 63

4 .10 .1 . A lca nces 63

4 .10 .2 . L im itac iones 63

4.11. Re lac ión cos to /bene f ic io 64

4.11.1. Costo 65

4 .11 .2 . Bene f ic io 66

4.11.3. Anális is de la Razón B/C 67

CAPITULO V CO NCLUSIONES 69

CAPITULO VI RECOMENDACIONES 70

Bibliografía 71

AN E XOS 77
 Tabla de ilustraciones

Ilustración 1 Sistemas de información _______________________________ 7

Ilustración 2 Ejemplo de un sistema de información manual ____________ 13
Ilustración 3 Sistema de inform ación basado en com putadora ___________ 14
Ilustración 4 lenguajes de programació n (WordPress, 2022) . ___________ 26
Ilustración 5 m odelo relacional (Codigocompilado@gmail.com , 2015). ____ 29
Ilustración 6 características del modelo entidad /relación _____________ 30
Ilustración 7 organigrama de la pagaduría general. ___________________ 33
Ilustración 8 ubicación de la pagaduría genera l (G oogle, 2022)._________ 34
Ilustración 9 ejemplo de factibilidad operacional _____________________ 40
Ilustración 10 tipos de escalabilidad _______________________________ 43
Ilustración 11 costo del program a _________________________________ 65
Ilustración 12 beneficio por búsqueda de información _________________ 66
 1

R e su me n

El presente documento detalla paso a paso el

desarrollo de un programa para el manejo y control de la

documentación env iada y recibida en la Pagaduría General

del Estado Mayor Conjunto, a fin de tener un registro

actualizado de dicha documentación .

Según los tr ámites que se realizan para pago de

planillas, pago de viáticos, compras de material y equipo,

etc., facilitando las consultas sobre cualquier documento que

se encuentre en tránsito por la misma.

Considerando que se cuenta con el personal

experimentado con el equipo necesario para desempeñarse

como usuarios del sistema de cómputo a desarrollar.

 2

I n t ro d u cc i ó n

Actualmente nos encontramos en una nueva era de la

información, en la que la documentación dentro de las

empresas juega un papel fundamental.

Cuando hablamos de gestiones documentales podemos

entenderlo como un concepto que nos da la posibilidad de

distribuir, gestionar y compartir cualquier proceso interno

c o m o u n a m a n e r a d e m e j o r a r e l t r a b a j o e n e q u i p o d e f o r ma

remota.

Debido a la cantidad de información que las

organizaciones comparten día a día, mantener el control de

los procesos se vuelve cada vez más importante, por lo que,

adoptar herramientas que permitan la Gestión de Contenido

Empresarial crea una brecha de calidad, eficiencia y mejor

productiv idad, brindando un acceso a información de manera

segura, rápida y colaborativa entre los departamentos de las

organizaciones.
 3

Por lo general, la mayor parte de las organizaciones

están acostumbradas a l manejo

de su documentación en forma

física, pero debido a los

grandes volúmenes de

información que se manejan, la administración y localización

de dichos documentos se vuelve demasiado tardada.

Con las nuevas proyecciones tecnológicas y en la

nuev a era, donde todo está enfocado a procesos tecnológicos

que faciliten el desarrollo de las tareas empresariales, la

mayor parte de las organizaciones están apostando a

disponer de programas digitales para el manejo y control de

la documentación.

Esta solución de software responde a una necesidad

básica de la gestión de contenidos digitales de la información,

obteniendo así los datos necesarios para su reproducción y

 4

distribución en las diferentes áreas con las que cuenta la

organización.

El propósito de automatización d e este proceso se

logrará mediante un análisis de requerimientos que, a su v ez,

facilitará los pasos que sean necesarios para el desarrollo de

esta solución tecnológica adecuada .

En consecuencia, el presente documento describe paso

a paso el trabajo realiz ado a fin de poner en práctica el

aplicativo para el manejo y control de correspondencia de la

Pagaduría General del Estado Mayor Conjunto, solicitado por

la alta Gerencia, con el propósito de mantener un registro e

informes diarios sobre las operaciones r ealizadas:

 pagos de planillas

 dietas

 viáticos

 compras de material

 adquisición de equipo

 actas de entrega
 5

Por consiguiente, poniendo en práctica las clases de

desarrollo, modelado de sistemas informáticos, optimización

de sistemas y diseño de redes de computadoras, con las

herramientas necesarias para la rápida solución de problemas

con los métodos de la Ingeniería en Computació n.

A continuación, se detallan las activ idades realizadas,

como ser:

 Desarrollo

 Administración de Base de Datos

 Administrador de Sistemas

O b j et i vo g en e r al

Automatizar el proceso para el manejo y control de la

documentación enviada y recibida para la gestión de datos

por las operaciones, actividades y procedimientos

 6

administrativos realizados en la Pagaduría General del

Estado Mayor Conjunto.

O b j et i vo s es p ec í f i co s

1. Definir el procedimiento para la implementación de un

sistema informático en la Pagaduría General del Estado

Mayor Conjunto.

2. Obtener un mejor manejo de los expedientes de informes

diarios, mensuales o cierres anuales digitalmente.

3. Actualizar de manera digital los registros de la

documentación por las operaciones realizadas en la

Pagaduría General del Estado Mayor .

4. Obtener beneficios en relación al tiempo de búsqueda

de información y manejo de la misma.

 7

C AP IT U L O I M AR C O T E OR IC O

1.1 Sistemas de información

Un sistema de información (SI) es un conjunto de

elementos o componentes interrelacionados que recaban

(entrada), manipulan (proceso), almacenan y distribuyen

(salida) datos e información y proporciona una reacción

correctiva (mecanismo de retroalimentació n) si no se ha

logrado cumplir un objetiv o.

Ilustración 1 Sistemas de información

 8

El mecanismo de retroalimentación es el componente

que ayuda a las organizaciones a cumplir sus objetivos, tales

como incrementar sus ganancias o mejorar su s serv icios al

cliente. (George, 2010).

1.2. Entrada

En los sistemas de información, la entrada se define

como la actividad consistente en la recopilación y captura de

datos. Por ejemplo, para generar los cheques de pago una

compañía, debe recabar el número de horas que cada

empleado trabajó antes de que se realice el cálculo y se

i m p r i m a n l o s c h e q u e s ( C c o r i ma n y a U s c a , 2 0 2 2 ) .

En los sistemas de evaluación de las univ ersidades, los

profesores deben entregar a la administración las notas que

obtuvieron los alumnos antes de que se les envíe a éstos un

resumen correspondiente a cada semestre o trimestre.

 9

1.3. Procesamiento

En el ambiente de los sistemas de información,

procesamiento significa la conv ersión o transformación de

datos en salidas útiles.

El procesamiento puede involucrar la realización de

cálculos, comparación de datos, toma de acciones alternas y

almacenamiento de datos para su uso futuro.

La conv ersión de datos en información útil es un

aspecto crítico en escenarios de negocios. El proc esamiento

p u e d e h a c e r s e e n f o r m a ma n u a l o c o n l a a y u d a d e u n a

computadora. (Chaco, 2021)

En una aplicación de nómina, el número de horas que

cada empleado trabajó debe conv ertirse en dinero neto. Otras

entradas que se incluyen muy a menudo son el número de DNI

del empleado y el departamento donde trabaja. (George,

2010).

El procesamiento puede involucrar primero la

multiplicación del número de horas trabajadas por la cantidad

de dinero que se paga por hora al empleado con el fin de

obtener el sueldo bruto.

 10

Posteriormente, las deducciones, se restan del sueldo

nominal con el fin de obtener el sueldo neto. Después de que

se han realizado estos cálculos y comparaciones, por lo

regular los resultados se almacenan.

El almacenamiento involucra mantener los datos y la

información disponible para su uso futuro, incluyendo la

salida, punto que se estudiará enseguida. (Hernandez Ramos,

2019)

1.4. Salida

En el ambiente de los sistemas de información, la

salida inv olucra la producción de información útil, por lo

general en la forma de documentos y reportes. Puede incluir

cheques de pago para los empleados, reportes para los

gerentes e información que se proporciona a los accioni stas,

bancos, agencias de gobierno y otros grupos.

En algunos casos, la salida de un sistema puede

conv ertirse en la entrada de otro. Por ejemplo, la salida de un

sistema que procesa órdenes de v enta se utiliza como entrada

de un sistema de facturación al cliente. (George, 2010).

 11

1.5. Retroalimentación

Un gerente podría utilizar esta retroalimentación para

tomar la decisión de ordenar más madera de su prov eedor.

Estas nuevas órdenes de inv entario se convierten en entradas

al sistema.

Además de este enfoque reactiv o, un sistema de

computadoras también puede ser proactivo, esto es, predecir

ev entos futuros con el fin de ev itar problemas.

Este concepto, conocido a menudo como pronóstico, se

utiliza para estimar ventas futuras y ordenar más inv entario

antes de que se termine cierto producto.

También se utiliza para predecir la magnitud y

ubicación de huracanes, los valores futuros de las acciones

en el mercado y la persona que ganará en los próximos

comicios. (George, 2010).

En los sistemas de información, la retroalimentación es

la información proveniente del sistema que se utiliza para

realizar cambios en las actividades de entrada y de

procesamiento. Por ejemplo, los errores o problemas podrían

 12

imponer la necesidad de corregir los datos de entrada o

realizar cambios en un proceso.

L a r e t r o a l i m e n t a c i ó n e s t a mb i é n i m p o r t a n t e p a r a l o s

administradores y las personas que toman decisiones. Po r

ejemplo, un fabricante de muebles podría utilizar un sistema

de retroalimentación computarizado para enlazar sus plantas

con sus proveedores.

La salida de un sistema de información podría indicar

que los niv eles de inv entario de caoba y roble están

disminuyendo, lo que representa un problema potencial.

(Reynolds & Stair, 2021 -2022).

1.6. Sistemas de información manuales

Algunos analistas de inv ersiones dibujan manualmente

gráficas y líneas de tendencias con el fin de ayudarse en la

toma de decisiones de inversiones. Mediante el registro de

datos acerca de los precios de las acciones (entrada) de los

últimos meses o años, dichos analistas desarrollan patrones

sobre papel graficado (procesamiento) que les ayudan a

 13

determinar cuáles van a ser los precios de las acciones en

los próximos días o semanas (salida).

Algunos inv ersionistas han hecho millones de dólares

mediante los sistemas de información manuales para el

análisis del mercado accionario .

Desde luego, en la actualidad una gran cantidad de

s i s t e m a s d e i n f o r m a c i ó n c o mp u t a r i z a d o s s i g u e n l o s í n d i c e s

de los mercados bursátiles y sugieren cuándo deben

comprarse o venderse g randes bloques (llamados programas

de comercio) con el fin de aprov echar las discrepancias del

mercado. (George, 2010).

Registro de datos Patrones Proyección

•Acerca de los precios de las •Desarrollar patrones sobre papel •Determinar cuáles van a ser los
acciones (entrada) graficado (procesamiento) precios de las acciones en los
próximos días o semanas (salida)

Ilustración 2 Ejemplo de un sistema de información manual

 14

1.7. Sistemas de información basados en computadora

Un sistema de información basado en computadora

(CBIS, por sus siglas en inglés: computer based information

system) es un conjunto único de hardware, software, bases

de datos, telecomunicaciones, personas y procedimiento s

configurado para recolectar, manipular, almacenar y procesar

datos para convertirlos en información.

Ilustración 3 Sistema de información basado en computadora

La nómina, pedidos y el sistema de control de

inv entarios de una compañía representan ejemplos de un

CBIS.
 15

Lloyd ́s I n s u r a n c e 1, de Londres, ha comenzado a

utilizarlo para reducir las transacciones en papel y

conv ertirse en un sistema electrónico de seguros .

Este nuev o cbis le permitirá asegurar personas y

p r o p i e d a d e s d e u n a m a n e r a m á s e f i c i e n t e y e f i c a z.

Con frecuencia, la firma asegura artículos poco

usuales, como las piernas de la actriz Betty Grable, las manos

de Keith Richards, de los Rolling Stones, y la probable

aparición del monstruo de Lock Ness (Nessie) en Escocia, lo

cual podría resultar en un enorme pago para la persona que

o b s e r v e a l m o n s t r u o p o r p r i me r a v e z. ( G e o r g e , 2 0 1 0 )

Algunos autos nuevos y aparatos domésticos contienen

hardware de computadora, software, bases de datos e incluso

telecomunicaciones para controlar su operación y otorgarles

mayor utilidad, lo cual se conoce con el nombre de

computación integrada, omnipresente y ubicua.

La tecnología de la informac ión (T I) se refiere al

hardware, software, bases de datos y telecomunicaciones.

1
El Lloyd's o Lloyd' s of London es un mercado de seguros
británico. Sirve como lugar de encuentr o para empresas financieras o
aseguradoras
 16

La infraestructura tecnológica de un negocio incluye

todo el hardware, software, bases de datos,

telecomunicaciones, personas y procedimientos que se

configuran con el fin de recabar, manipular, almacenar y

procesar datos para convertirlos en información. (George,

2010).

La infraestructura tecnológica es el conjunto de recursos

compartidos de los sistemas de información que constituyen

la base de cada sistema de información basado en

computadora. (George, 2010).

1.8. Hardw are

El hardware consiste en el equipo de cómputo que se

utiliza para llevar a cabo actividades de entrada,

procesamiento y salida. Se refiere al soporte físico, al

conjunto de elementos materiales que componen una

computadora. (Monroy, s.f.) .

 17

Los dispositivos de entrada incluyen teclados, ratones

y otros periféricos para señalar, instrumentos de escaneo

automático y equipo que pueda leer caracteres en tinta

magnética.

Con frecuencia, las firmas que realizan inv ersiones

utilizan tecnología de respuesta oral con el fin de permitir a

sus clientes acceder a sus estados de cuenta y otra

i n f o r m a c i ó n a t r a v é s d e c o m a n d o s d e v o z.

Los dispositivos de procesamiento incluyen circuitos

integrados de computadora que contienen la unidad central

d e p r o c e s o y l a m e m o r i a p r i n c i p a l . ( M o n r o y, s . f . ) .

Los av ances en el diseño de circuitos integrados

permiten alcanzar mayores velocidades, menor consumo de

potencia y mayor capacidad de almacenamiento. La velocidad

del procesador constituye también un aspecto importante.

(George, 2010).
 18

1.9. S o f tw a r e

El software comprende todo el conjunto de programas,

procedimientos y rutinas asociados con el funcionamiento de

un sistema informático. (Gregersen, s.f.)

Estos programas de computadora que gobiernan la

operación de ésta y que permiten que procese la nómina,

envíe facturas a los clientes y proporcione a los

administradores información que les posibilite incrementar

las ganancias, reducir los costos y ofrecer un mejor servicio

a los clientes.

Con la ayuda del software, las pers onas pueden

trabajar a cualquier hora y en cualquier lugar.

Por ejemplo, el software que controla las herramientas

de manufactura puede utilizarse para fabricar partes casi en

cualquier parte del mundo; el que proporciona Fab Lab 2

controla herramientas co mo cortadoras, máquinas de molido

y otros dispositivos.

2
Un Fab lab es un taller de fabricación digital de uso personal,
es decir, un espacio de producción de objetos físicos a escala personal
o local que agrupa máquinas controladas por or denador es
 19

Un sistema de Fab Lab, el cual tiene un costo de

alrededor de 20,000 dólares, se utiliza para fabricar etiquetas

de radiofrecuencia con el fin de rastrear animales en

Noruega, partes de motores para que los tractores se puedan

desplazar en la India sobre granos procesados, y muchas

otras aplicaciones fabriles.

Los dos tipos de programa que existen son el software

de sistema, como, Microsoft W indows Vista, el cual controla

las operaciones básicas de la computadora, tales como el

a r r a n q u e y l a i m p r e s i ó n , y e l s o f t w a r e d e a p l i c a c i ó n , c o mo

Microsoft Office 2007, que permite llevar a cabo tareas

específicas, entre ellas el procesamiento de palabras y la

creación de hojas de cálculo. (George, 2010).

El software es necesario para computadoras de todo

tamaño, desde las portátiles pequeñas hast a las

supercomputadoras de gran capacidad. Aunque la mayoría

puede instalarse desde cd, en la actualidad una gran cantidad

de paquetes de software se pueden descargar a trav és de

internet. (George, 2010) .

 20

1.10. Bases de datos

Una base de datos es un conjunto organizado de

hechos e información que por lo general consta de dos o más

archivos de datos relacionados. La base de datos de una

organización puede contener hechos e información acerca de

sus clientes, empleados, inventar io, v entas de sus

competidores, compras en línea y mucho más.

La mayoría de los administradores y ejecutivos

c o n s i d e r a n e s t a h e r r a m i e n t a c o m o u n a d e l a s p a r t e s má s

valiosas de un sistema de información basado en

computadora.

En la actualidad, un gran núm ero de compañías de

seguros de gastos médicos ha puesto a disposición de sus

c l i e n t e s s u b a s e d e d a t o s a t r a v é s d e i n t e r n e t . A e t n a 3, p o r

ejemplo, ofrece datos importantes acerca de temas relativos

a la salud a millones de sus clientes, que también pueden

colocar su propia información, como mediciones de la presión

sanguínea tomadas en casa, en una enorme base de datos.

3
Aetna, Inc. Es una empresa de los Estados Unidos que ofrece
servicios de seguros.
 21

Sin embargo, permitir el acceso a esta información

también representa riesgos (George, 2010) .

1 . 1 1 . E n t o r n o d e d e s a r r o l l o N E T B E AN S 8 . 2

NetBeans IDE ofrece herramientas de primera clase

para el desarrollo de aplicaciones web, empresariales, de

escritorio y móv iles Java.

Es consistentemente el primer IDE en admitir las

ú l t i m a s v e r s i o n e s d e J D K , J a v a E E y J a v a F X. P r o p o r c i o n a u n a

visión general inteligente para ayudarlo a comprender y

administrar sus aplicaciones, incluida la compatibilidad con

t e c n o l o g í a s p o p u l a r e s c o m o M a v e n . ( O r a c l e . c o m, 2 0 2 2 )

1.11.1 Características

Con sus características de desarrollo de aplicaciones

de extremo a extremo, la mejora constante de Jav a Editor y

las continuas mejoras de v elocidad y rendimiento, NetBeans

IDE establece el estándar para el desarrollo de aplicaciones

con tecnologías de vanguardia listas para usar (Oracle.com,

2022).
 22

La Plataforma NetBeans es un marco de trabajo de

aplicaciones genéricas principalmente para aplicaciones de

escritorio Jav a. La principal v entaja de la Plataforma

NetBeans es su arquitectura modular predefinida.

(W o r d P r e s s , 2 0 2 2 ) .

NetBeans IDE 6.5, lanzado en noviembre de 2008,

amplió las características existentes de Jav a EE (incluyendo

e l s o p o r t e d e J a v a P e r s i s t e n c e , E J B 3 y J A X -W S ) . A d e m á s , e l

p a q u e t e N e t B e a n s . (W o r d P r e s s , 2 0 2 2 ) .

Enterprise soporta el desarrollo de aplicaciones

empresariales Java EE 5, incluyendo herramientas de diseño

visual SOA, herramientas de esquema XML, orquestación de

servicios web (para BPEL) y modelado UML. El paquete de

NetBeans IDE para C/C++ admite el desarrollo e n C/C++ y

F O R T R A N . (W o r d P r e s s , 2 0 2 2 ) .

J a r o s l a v T u l a c h 4, q u e d i s e ñ ó l a a r q u i t e c t u r a b á s i c a d e l

IDE, ideó el nombre NetBeans (de Network y Java Beans) para

4
Jaroslav Tulach es el arquitecto de API de Oracle Labs con
sede en la República Checa .
 23

describir lo que harían los componentes. El IDE sería la forma

d e e n t r e g a r l o s . (W o r d P r e s s , 2 0 2 2 )

1.11. 2. Versiones

NetBeans IDE 6.8 es el primer IDE que ofrece

compatibilidad completa con Jav a EE 6 y GlassFish Enterprise

Server v3.

Los desarrolladores que alojan sus proyectos de código

abierto en kenai.com se benefician además de la integración

de la mensajería instantánea y el seguimiento de incidencias

y la navegación directamente en el IDE, la compatibilidad con

el desarrollo de aplicaciones web con PHP 5.3 y el marco

Symfony, y la mejora de la finalización del código, los

diseños, las sugerencias y la navegación en los proyectos

J a v a F X . (W o r d P r e s s , 2 0 2 2 ) .

NetBeans IDE 6.9, publicado en junio de 2010, añadió

compatibilidad con OSGi, Spring Framework 3.0, inyección de

dependencias de Java EE (JSR-299), Zend Framework para

PHP, y una navegación por el código más sencilla (como las

anotaciones “Is Overridden/Im plemented”), formato,

 24

sugerencias y refactorización en varios lenguajes.

(W o r d P r e s s , 2 0 2 2 ) .

1.11.3. Ventajas

Las ventajas secundarias son las soluciones

reutilizables de la Plataforma NetBeans, como su marco de

trabajo de acoplamiento y sus componentes enchufables

listos para usar, en combinación con las herramientas

proporcionadas por su SDK, el IDE de NetBeans, en particular

su galardonado Constructor de GUI 5 “Matisse” para diseñar

c o m p o n e n t e s d e G U I . (W o r d P r e s s , 2 0 2 2 ) .

Aunque se trata de un producto independiente, no es

necesario descargar la plataforma NetBeans por separado.

Normalmente, se desarrolla la aplicación en el IDE de

NetBeans y luego se excluyen los módulos que son

específicos del IDE pero que no son necesarios para su

a p l i c a c i ó n . (W o r d P r e s s , 2 0 2 2 ) .

5
Una GUI combina el diseño vi sual y las funciones de
pr ogr amación. Por esto, ofrece botones, menús desplegables, campos
d e n ave ga ci ón, ca mp o s d e b úsq ued a, i cono s y wi dge ts .
 25

La mayoría de los desarrolladores reconocen el IDE de

NetBeans como el IDE de Java original y gratuito. Es eso, ¡y

m u c h o m á s! E l I D E N e t B e a n s d e A p a c h e o f r e c e s o p o r t e p a r a

varios lenguajes (Java, PHP, JavaFX, JavaScript, etc.) y

frameworks, y pronto se incorporarán más (C/C++).

(W o r d P r e s s , 2 0 2 2 ) .

La plataforma NetBeans es un marco genérico para

aplicaciones Swing de escritorio comerciales y de código

abierto. Proporciona la “fontanería” que de otro modo tendría

que escribir usted mismo, como el código para gestionar las

ventanas, conectar las acciones a los elementos del menú y

actualizar las aplicaciones en tiempo de ejecución.

(W o r d P r e s s , 2 0 2 2 )

El soporte incorporado para las herramientas de control

de v ersiones Subv ersion, Git y Mercurial en NetBeans IDE

permite la integración, entrega y despliegue de aplicaciones

construidas con NetBeans IDE tiene incorporadas funciones

de arrastrar y soltar para desarrollar aplicaciones de interfaz

gráfica de usuario utilizando el marco Swing en Java.

(W o r d P r e s s , 2 0 2 2 ) .
 26

En general NetBeans es un buen IDE, es muy solidario,

gratuito, fácil y eficiente. Soporta múltiples idiomas.

Disponible en múltiples plataformas como Linux, Mac,

W i n d o w s (W o r d P r e s s , 2 0 2 2 ) .

1.12. Lenguajes de programación

NetBeans ofrece muchos lenguajes de programación:

 JAVA  Java SE
 Java ME  Java EE
 Maven  C++
 PHP  Groovy
Fuente: (Pchardwarepro.com, 2022)

Ilustración 4 lenguajes de programación (WordPress, 2022) .

 27

1.13. Sistema gestor de base de datos (SGBD)

Una base de datos podría definirse como una colección

de datos interrelacionados que son almacenados en un

soporte informático. Algunas razones que justifican su uso

s o n s u c a p a c i d a d p a r a a l ma c e n a r g r a n d e s v o l ú m e n e s d e

información, la optimiza ción de su gestión, la facilidad para

realizar consultas y la exactitud, rapidez y fiabilidad en su

administración. (Cobo, Gomez, Pérez, & Roch, 2005)

Aunque en ocasiones son términos que se confunden,

a la hora de hablar de las bases de datos debe distinguirse

lo que es propiamente la información almacenada (datos,

restricciones y relaciones) y el conjunto de programas que

actúan de intermediarios entre la información y el usuario

(Cobo, Gomez, Pérez, & Roch, 2005) .

Las bases de datos constituyen hoy en día los

elementos clav e sobre los que se apoyan los sistemas de

información de empresas e instituciones. (Cobo, Gomez,

P é r e z, & R o c h , 2 0 0 5 ) .
 28

Una compañía sueca llamada MySQL AB originalmente

desarrolló MySQL en 1994. La compañía de tecnología de los

Estados Unidos Sun Microsystems luego tomó el control por

completo cuando compró MySQL AB en el 20 08. El gigante de

la tecnología estadounidense Oracle adquirió Sun

Microsystems en el 2010, y MySQL ha sido propiedad de

Oracle desde entonces. (Cobo, Gomez, Pérez, & Roch,

2005).

1.14. Modelo Relacional

Para la generación de bases de datos se utiliza

habitualmente el denominado “modelo relacional”. Este

modelo se basa en representar los datos mediante tablas con

diferentes atributos a modo de columnas.

La existencia de atributos comunes en las tablas

permite establecer rela ciones entre ellas. (Cobo, Gomez,

P é r e z, & R o c h , 2 0 0 5 ) .
 29

I lust rac ión 5 m odelo relacional (Codigoc ompilado@gm ail.com, 2015) .

1.15. Diagramas Entidad/Relación

Estos gráficos son de ayuda para decidir las distintas

tablas que deben ser utilizadas en la base de datos.

Existe una amplia v ariedad de herramientas,

pertenecientes a la categoría de las denominadas

herramientas CASE (Computer Aided Software Engineering),

que permiten realizar estos gráficos y al mismo tiempo

generar la base de datos propiamente dicha (Cobo, Gomez,

P é r e z, & R o c h , 2 0 0 5 ) .

Los diseños de bases de datos suelen apoyarse en

diagramas a través de los cuales se tratan de visualizar las

diferentes entidades que interv ienen, las relaciones entre

 30

ellas y el tipo de estas rela ciones. (Cobo, Gomez, Pérez, &

Roch, 2005) .

Ilustración 6 características del modelo entidad /relación

(Ovando, 2022).

1.16. MYSQL server

El Sistema Gestor de Base de Datos MySQL es un

sistema de administración de bases de datos relacionales

rápido, sólido y flexible.

Es ideal para crear bases de datos con acceso desde

páginas web dinámicas, para la creación de sistemas de

transacciones on-line o para cualquier otra solución

profesional que implique almacenar datos, teniendo la

 31

p o s i b i l i d a d d e r e a l i z a r m ú l t i p l e s y r á p i d a s c o n s u l t a s . ( R a mo s

Martín, 2011) .

MySQL ofrece v arias ventajas respecto a otros

sistemas gestores de bases de datos:

 Tiene licencia pública, permitiendo no sólo la

utilización del programa sino también la consulta y

modificación de su código fuente. Resulta por tanto fácil de

personalizar y adaptar a las necesidades concretas. (Ramos

Martín, 2011) .

 El programa está desarrollado en C y C++, lo que

facilita su integración en otras aplicaciones desarrolladas

igualmente en esos lenguajes. (Ramos Martín, 2011).

 Puede ser descargado gratuitame nte de internet

haciendo uso de su licencia GPL. (Ramos Martín, 2011).

1.17. Sistemas informáticos redundantes

Los sistemas informáticos redundantes son aquellos

que están disponibles y a los cuales se puede acceder,

aunque una parte de éste falle (Sites.google.com, s.f.)

 32

C AP IT U L O I I M AR C O R E F E R E N C I AL

Pagadu rí a G en eral d el Estado M ayo r Con jun to : es la dependencia encargada

del manejo y control de las actividades administrativ as , organizado de la manera

siguiente:

 Gerente General (Pagador General)

 Sub Gerente (Jefe de operaciones administrativas)

 Asistentes de Correspondencia

 Operadores de Sistemas (secretarias)

 Registradores de datos

 Personal técnico

 Personal administrativo
 33

Ilustración 7 organigrama de la pagaduría general.

 34

La Pagaduría General del Estado Mayor Conjunto , se encuentra u bicada en el Bo.

Concepción, 3ra. y 4ta. av enida, 14 y 15 calle, frente al parque el soldado, Estado Mayor

Conjunto, Comayagüela, DC.

Ilustración 8 ubicación de la pagaduría general (Google, 2022).

 35

E s t a d o M a y o r C o n j u n t o d e l a s F u e r z a s Ar m a d a s : e s e l

Órgano Superior Técnico de asesoramiento, Planificación,

Coordinación y Supervisión, dependiente de la Secretaría de

Estado en el Despacho de Defensa Nacional y tendrá las

f u n c i o n e s c o n s i g n a d a s e n l a L e y C o n s t i t u t i v a d e l a s F u e r za s

Armadas, art. 2836 (Judicial, 1982).

Sistema de Registro de Empleados Públicos (SIREP) :

Programa adscrito a la Secretaría de Finanzas para

validación de planillas y registro de personal del Estado

Mayor Conjunto desde el año 2014.

Sistema de Ad m i n i s t r a c i ó n de Personal ( S I AP ) :

Programa adscrito a la Div isión de Recursos Humanos para

el manejo y control de personal del Estado Mayor Conjunto.

Sistema de Ad m i n i s t r a c i ó n de Personal de las

F u e r z a s Ar m a d a s ( S I AP F F A A) : P r o g r a m a a d s c r i t o a l E s t a d o

Mayor Conjunto para la administración de personal de las

Fuerzas Armadas.

Zimbra: gestor de correo electrónico institucional de las

Fuerzas Armadas.

6
Ref or mado por Decr et o No. 245- 98 del 19 de s ept iembr e de 1998 y public ado en el
Diar io Of ic ial l a Gac et a. No. 28, 778 de f echa 29 de en er o d e 1999. Rat if ic ado por Dec r et o
No.2-99 de fec ha 25 de enero del 1999. public ado en el Diario Ofic ial la Gac eta No. 28,775
de fec ha 26 de enero del 1999.
 36

Misión del Estado Mayor Conjunto de las Fuerzas

Armadas: Defender la integridad territorial y la soberanía de

la República, mantener la paz y el imperio de la constitución

los principios de libre sufragio y la alternabilidad en el

ejercicio de la Presidencia de la Republica.

Cooperar con la Policía Nacional en la conservación del

orden público con las Secretar ías de Estado y demás

instituciones a solicitud de estas en las labores de

alfabetización, educación, agricultura, protección del

ambiente vialidad, comunicaciones, sanidad y reforma

agraria.

Participar en las misiones internacionales de paz,

prestar apoyo logístico de asesoramiento técnico en

comunicaciones y transporte, en la lucha contra el

narcotráfico y crimen organizado; colaborar con personal y

medios para hacer frentes a desastres naturales y situaci ones

de emergencia que afectan a las personas y los bienes (FFAA,

2022).

Visión del Estado Mayor Con jun to las Fuerzas

Armadas: Mantener en el tiempo un alto profesionalismo y

liderazgo en todos los niveles de mando que aseguren tener

una institución baluarte, en la defensa Nacional y Seguridad

 37

Interna del País actualizada constantemente en el Desarrollo

Humano, Técnico, Académico y T ecnológico en su Equipo.

Lo que permitirá seguir disuadiendo las amenazas

Internas y Transnacionales contribuyendo con el Desarrollo

Nacional; al mismo tiempo mantener la Seguridad, la Paz y la

Estabilidad Nacional y de ser necesario cooperar con la Paz

Mundial.

Valores del Estado Mayor Co n junto las Fuerzas

Armadas:

 Calidad en la prestación de serv icio.

 Compromiso - Identificar y sentir como propios los

objetiv os comunes y proponer mejoras para su dar un servicio

de calidad.

 Proximidad - Comprensión y cercanía a las

necesidades de l personal civil y militar.

 Empatía. Nos ponemos en la piel de los

ciudadanos.

 Trabajo en equipo - Fomentar la participación de

todos para lograr un objetivo común, la satisfacción de l

personal militar.
 38

 Creatividad e Innovación - Apostamos por la

mejora continúa buscando soluciones creativ as y eficientes

que garanticen la sostenibilidad de la organización.

 Responsabilidad social - Nos comprometemos

social y culturalmente con la comunidad, dev olviendo a la

sociedad parte de lo que recibimos de ella .

 Honestidad - Actuar con integridad personal,

equidad y transparencia en las relaciones profesionales y

personales. (FFAA, 2022).

 39

C AP IT U L O I I I M AR C O C ON C E P T U AL

 Entrevista cara a cara (f2f): es

un procedimiento de recolección de aspectos en el que

participa la manifestación del estudio con el objetivo

de efectuar la conversación personalmente y verificar el

comportamiento y las respuestas de

los integrantes para agenciarse más comunicación.

(Inv estigacion, 2022)

 Factibilidad Técnica : Es la evaluación de los

requerimientos técnicos de un proyecto o producto para poder

av eriguar qué recursos técnicos necesita.

Se centra en el hardware y software disponibles a ser

utilizados en un proyecto (Corvo, 2019).

 Factibilidad Económica: En esta parte de la

f a c t i b i l i d a d e c o n ó m i c a d e b e mo s t e n e r e n c u e n t a q u e s i e m p r e

se debe demostrar claramente que el proyecto está siendo

factible económicamente, lo que esto significa es que la

inv ersión que se está realizando en ese mo mento es

justificada por la ganancia que se va generando por la

p r o d u c c i ó n q u e s e o b t i e n e ( Ma r c o t e o r i c o . c o m, 2 0 2 2 ) .
 40

 Factibilidad Operacional: La factibilidad

operativa consiste en el análisis de los recursos productivos,

incluidos los humanos, necesarios para la realización de un

proyecto económico (Arias, 2022).

Ilustración 9 ejemplo de factibilidad operacional

 Base de datos: Es un conjunto de datos

almacenados sin redundancias innecesarias en un soporte

informático y accesible por distintos usuarios y aplicaciones.

Los datos deben estar estructurados y almacenados de

forma totalmente independiente de las aplicaciones que la

utilizan (Josué, 2006).

 Gestor de base de datos: Una colección de datos

relacionados entre sí, estructurados y organizados, y un

conjunto de programas que acceden y gestionan es os datos

(Josué, 2006) .
 41

 Caso de uso: Interacción típica entre un usuario y

un sistema de cómputo (Roman, 2022).

 Usuario (informática): son los operadores de las

computadoras y aplicativos (George, 2010) .

 HTTP: Hypertext Transfer Protocol, en español,

Protocolo de Transferencia de Hipertexto. Es el protocolo

usado en cada transacción de la W eb.

HTTP fue desarrollado por el consorcio W 3C y la IETF.

HTTP define la sintaxis y la semántica que utilizan los

elementos software de la arquitectura web (clientes,

servidores) para comunicarse. Es un protocolo orientado a

transacciones y sigue el esquema petición -respuesta entre

un cliente y un serv idor. 7 ` HTTP es un prot ocolo sin estado,

es decir, que no guarda ninguna información sobre

conexiones anteriores (VILLADA2008, 2022).

 FTP: El protocolo File Transfer Protocol, en

español Protocolo de Transferencia de Archivos, define la

manera en que los datos deben ser transferidos a trav és de

una red TCP/IP (VILLADA2008, 2022).

 42

 HTML: Lenguaje compuesto de una serie de marcas

o etiquetas que permiten definir el contenido y la apariencia

de las páginas web. Aun que se basa en el estándar SGML 1,

no se puede considerar que se un subconjunto de él.

(VILLADA2008, 20 22).

 Servidor w eb: Un serv idor web se encarga de

mantenerse a la espera de peticiones HTTP llevadas a cabo

por un cliente HTTP. En la actualidad los serv idores web más

utilizados son Apache Server y Microsoft Internet Information

Services (VILLADA2008, 2022) .

 Seguridad informática: Se conoce como

seguridad informática al proceso de prevenir y detectar

amenazas en los sistemas informáticos que puedan poner en

riesgo, sobre todo, la data.

Esta rama de la ciberseguridad se encarga de mantener

lejos de las manos de intrusos todos los recursos informáticos

y de data, que suelen ser vulnerados con el objetivo de

cometer fraude, hacer extorsiones o vender la información

(Compueducacion.mx, 2019) .
 43

 Ciberseguridad : La ciberseguridad es la práctica

de proteger sistemas, redes y programas de ataques digitales

( C i s c o . c o m, 2 0 2 2 )

 Escalabilidad: el término escalabilidad en

informática se refiere a la capacidad técnica de una

infraestructura informática o de software para adaptarse al

fuerte crecimiento de la demanda (Aguirre, 2020) .

Ilustración 10 tipos de escalabilidad

 Funcionalidad: Funcionalidad Adecuación

Capacidad del producto software para proporcionar un

 44

conjunto apropiado de funciones para tareas y objetivos de

usuario especificados (Muñoz Sagarvinaga, 2009) .

 Programación : refiere a la acción de crear

programas o aplicaciones a trav és del desarrollo de un código

fuente, que se basa en el conjunto de instrucciones que sigue

el ordenador para ejecutar un programa (Concepto, 2013 -

2022).

 Ordenador portátil: es un ordenador que integra

todos los elementos necesarios para un correcto

funcionamiento, entre ellos una fuente de alimentación a

batería, una pantalla y un teclado, dispuestos en una carcasa

pequeña (Es.ccm.net, 2012).

 Código fuente: se define como el conjunto de

líneas de textos, que son las pautas que debe seguir el

ordenador para llevar a cabo el programa escrito el

f u n c i o n a m i e n t o d e l a c o m p u t a d o r a ( Xf a c t o r t e c h . c o m , 2 0 2 0 ) .

 Disponibilidad: Se trata de la capacidad de un

servicio, de unos datos o de un sistema, a ser accesible y

utilizable por los usuarios (o procesos) autorizados cuando

estos lo requieran.
 45

Supone que la información pueda ser recuperada en el

momento en que se necesite, evit ando su pérdida o bloqueo

(MINIK, 2019).

 Ap l i c a t i v o : E s u n t i p o d e s o f t w a r e q u e f u n c i o n a

c o m o u n c o n j u n t o d e h e r r a mi e n t a s d i s e ñ a d a s p a r a r e a l i z a r

tareas y trabajos específicos en tu computador

(Edu.gcfglobal.org, 2022) .

 Relación costo/beneficio : análisis de costos y

beneficios marginales Principio económico que establece que

deben tomarse decisiones financieras y llevarse a cabo

acciones solo cuando los beneficios adicionales excedan los

costos adicionales (Gitman, 2012).

 46

C AP IT U L O I V GE N E R AL ID AD E S D E L P R O YE C T O

4.1 Planteamiento del problema

Cada organización mantiene una div ersidad de

información dependiendo del rubro al que se dedique y de

igual manera, mantiene sus propias inquietudes en relación

al manejo de la misma.

Por lo tanto, no hay un punto específi co para dar inicio,

todo depende significativamente de varios elementos, tales

como las necesidades más importantes que se deben cubrir,

los problemas actuales que se identifican en la s

organizaciones y la inclinación de las mismas para adaptar

nuev as tecnologías al entorno de trabajo.

Desde los inicios de la escritura, la gestión de

documentos ha sido una necesidad para mantener cualquier

tipo de inves tigación. Pero en temas de la gestión en entornos

empresariales, estos procesos son llev ados a cabo por

div ersos individuos que administran los repositorios físicos

de documentos.

La cantidad de información manejado por las

organizaciones depende de algun os factores, tales como: Los

años de existencia que posee la empresa, las áreas o

 47

departamentos que conforman dicha empresa y el recurso

humano con el que cuentan.

Con el auge de la computación y la intensificación de

los procesos informáticos y comunicati v os en la gestión

empresarial comenzamos a hacer uso de documentos

electrónicos y la búsqueda de nuevas alternativas como ser

las bases de datos, conceptos que, con el tiempo,

rev olucionaron el tratamiento de información dentro de las

empresas.

Incluir una mejora en la gestión de datos generada por

la Pagaduría General del Estado Mayor Conjunto , se ha v uelto

una necesidad v isible con el paso de los años y que mejor

manera de automatizar este proceso, que de forma digital

mediante un programa que se dedique a la gestión

documental. Dando beneficios en relación al tiempo de

búsqueda de información y manejo de la misma.

La Gerencia de la Pagaduría General del Estado Mayor

Conjunto, al no contar con un registro digital para el control

de la correspond encia enviada y recibida, ya que actualmente

existe un alto volumen de documentos por parte de la

organización, recibida y enviada en físico y vía correos

electrónicos, la cual en la actualidad se registran alrededor

 48

de ciento cincuenta a doscientos documentos diarios, en

tomos físicos (cuadernos únicos tamaño oficio), como se ha

venido trabajando de forma manual , el proceso se ha vuelto

totalmente lento.

El incremento del volumen en la información manejada

por la misma, hace que la información no se a localizada de

manera eficiente lo que conllev a a un consumo de tiempo

innecesario que carece de control y seguimiento.

Por consiguiente, después de escuchar las sugerencias

de los encargados del manejo de la documentación ( envío y

recibo de la misma), por tanto, al carecer de una información

más expedita sobre dichos tramites, se da cuenta que

necesita una solución de software para el control y

seguimiento de la correspondencia, relacionada con los

trámites que competen a esa Dependencia.

A fin de lograr obtener informes diarios, semanales o

mensuales, sobre el estado de la documentación para un

mejor manejo y control, así como consultas históricas sobre

dichos tr ámites.

Esta organización maneja diversidad de documentos de

importancia, tales como: memorandos, circulares, actas de

entrega, planillas y recepción de equipo por parte de los

 49

colaboradores, boletines, manuales de información, entre

otros.

Es por ello, que el presente Proyecto de Graduación

crea la posibilidad de dar una solución de software que sea

confiable, automatizada, rápida y segura para el manejo de la

documentación , a trav és del desarrollo del programa de

manejo y control de documentos, para el uso interno de esta

empresa.

Determinando los requisitos de la información, para

saber cómo solucionar el problema, se ha iniciado el estudio

de los procesos siguientes:

a. Estudio de reportes y documentos relacionados:

Reservado al uso interno por tratarse de documentos

clasificados como confidencial o secreto.

b. Observación del proceso actual

Para el ingreso de la documentación existen procesos

de registro manual mediante cuadernos únicos, tamaño oficio,

en los cuales se registra la documentación recibida o enviada,

especificando lo siguiente:
 50

1. Nombre del documento:

 Circular  Notificación

 Solicitud  Acuse de recibos

 Remisión  Planillas

 Oficio  Pagarés

2. Procedencia: oficina o persona que prepara o presenta

dicho documento :

 Jefatura del Estado Mayor Especial

 Sub Jefatura del Estado Mayor Especial

 Inspectoría del Estado Mayor Especial

 Auditoría General del Estado Mayor Especial

 Div isión de Recursos Humanos

 Div isión de Información Estratégica

 Div isión de Adiestramiento

 Div isión de Logística

 Div isión de Informática

 Div isión de Sanidad

 Div isión de manejo de ecosistemas y ambiente

 Div isión de Unidades orgánicas

 Div isión de la Fuerza Armada

 51

 Div isión de la Fuerza Aérea

 Div isión de la Fuerza Naval

 Div isión de la Historia Milit ar

 Div isión de la industria militar

 Div isión hospitalaria militar

 Div isión de la reserv a militar

 Div isión de prev isión militar

3. Fecha de recibido o env iado.

4. Una breve descripción del documento.

5. Nombre de la persona que lo tramita.

6. Nombre de la persona que lo recibe o envía.

7. Instrucciones para el jefe del Departamento:

 Departamento de beneficios

 Departamentos de cuentas por pagar

 Departamento de planillas

 Departamento de archivo

Seguidamente se procede a pasar la documentación al

Gerente, mediante carpetas destinadas para la separación de

la documentación.

Luego la documentación sale con las instrucciones para

cada uno de los departamentos.

 52

c. Tomar muestras de formas y documentos

Se tomaron muestras de las formas y documentos

relacionados con el problema de software, a fin de completar

la propuesta, reservado al uso interno por tratarse de

d o c u m e n t o s c l a s i f i c a d o s c o mo c o n f i d e n c i a l o s e c r e t o .

4.2. Solicitud del sistema

Elaboración de la solicitud del sistema: se obtuv o como

result ado de las entrevistas cara a cara (f2f) a los potenciales

u s u a r i o s d e l p r o g r a m a , c o mo p a r t e d e l a i n v e s t i g a c i ó n d e

campo, con las personas directamente relacionadas al

p r o b l e m a , t e n i e n d o c o m o v e n t a j a l a d i s p o s i c i ó n d e l t i e mp o

necesario para observ ar el contexto en el que se

desenvuelven los futuros usuarios, con preguntas como las

siguientes:

¿Qué requiere del aplicativo?

¿Qué experiencia tiene en el uso de programas?

¿conoce el procedimiento de registro manual de la

documentación ?
 53

De las entrevistas cara a cara (f2f) con las preguntas

mencionadas anteriormente se obtuvo la siguiente

información:

4.2.1 Gerente General (Pagador General) :

S o l i c i t a i n f o r m e s d i a r i o s , s e ma n a l e s y m e n s u a l e s s o b r e

las operaciones relacionadas con el trabajo que compete a

esa dependencia, según las instrucciones recibidas

(reservado al uso interno por tratarse de documentos

clasificados).

4.2.2 Sub-Gerente (jefe del Departamento de Operaciones

Administrativ as) :
Pretende un mejor control sobre las instrucciones que

se giran a r azón de los documentos que designa el Gerente

General como prioritarios (altamente reserv ados o secretos

por seguridad nacional).

4.2.3 Asistentes de Correspondencia:

Según lo observado, cuentan con los conocimientos

básicos en computación para logar un registro digital de los

documentos que se tramitan en la Pagaduría General del

Estado Mayor Conjunto.

 54

4.2.4 Operadores de Sistemas (secretarias):

Su experiencia permite la elaboración de informes

solicitados por la Gerencia, así mismo, realizan los regist ros

físicos.

4.2.5 Registradores de datos/técnico s/administrativo s

Es el personal que mantendrá actualizada la

información en el sistema a fin de obtener informes

actualizados.

4.3. Factibilidad Técnica, Económica y Operacional

El sistema solicitado es rentable, analizado desde la

factibilidad técnica, factibilidad económica y factibilidad

operacional, la cual se detalla a continuación:

4.3.1. Factibilidad Técnica

D e t e r m i n a n d o q u e e l p r o b l e ma p u e d e r e s o l v e r s e c o n e l

hardware y software, no se necesita nuev a tecnología, ya que

e l e q u i p o d e c ó m p u t o c u m p l e c o n l o s r e q u e r i m i e n t o s m í n i mo s

para la implementación del software requerido para la

solución del problema.

 55

Asimismo, existe la necesidad de acceso libre para el

desarrollo del sistema ya que no hay dis ponible un usuario

para desarrolladores externos (practicantes) lo que limita

grandemente el trabajo de desarrollo, al tener que recurrir a

personal técnico de la institución, para el acceso de

i n s t a l a c i ó n d e I D E y/ o c o m p l e m e n t o s d e d e s a r r o l l o .

Especificac iones del equipo que se encuentra

actualmente en uso y que se ocupara para la instalación del

aplicativo:

 P C c o n p r o c e s a d o r : 1 1 t h G e n I n t e l ( R ) C o r e ( T M) i 5 -

1135G7 @ 2.40GHz 2.42 GHz.

 Memoria RAM instalada: 8.00 GB (7.73 GB usable)

 Tipo de sistema: Sistema operativo de 64 bits,

procesador basado en x64.

 W indows 11 Home Single Language

 Costo aproximado de Lps. 15,000.00 cada equipo.

4.3.2. Factibilidad Económica

La creación de la solución de software es rentable,

considerando que no existen costos para su desarrollo, razón

por la cual se considera una verdadera solución para el

 56

registro y control de correspondencia de la Pagaduría

General del Estado Mayor Conjunto .

Asimismo, el investigador tiene la capacidad

económica de sufragar los costos y el tiempo disponible para

el desarrollo del aplicativo.

4.3.3. Factibilidad Operacional

El sistema será utilizado, por los usuarios (a mi criterio

una parte muy esencial) , según las necesidades definidas en

las entrevistas detalladas anteriormente , a fin de obtener un

mejor registro y control de la correspondencia, definiendo de

una manera clara y sencilla las tareas que van a realizar los

usuarios del sistema, según se detalla a continu ación:

Administrador general (1 usuario)

Administradores de departamento ( 4 usuarios)

Registradores de datos (15 usuarios)

Administrativ os (5 usuarios)

4.4. Ap r o b a c i ó n d e l p r o y e c t o

El manejo y control de la documentación dentro de la

organización son ineficientes, debido a que, algunos

colaboradores no documentan los datos, siendo este un

 57

problema administrativo cuando ese colaborador decide

terminar relaciones con la organización, o al surgir algún

inconveniente de búsqueda de un documento que se necesite

con urgencia.

Tal documentación puede ser: actas, informes,

memorandos, planillas, manuales de usuario, procesos,

comunicados, boletines.

Es por ello que se propone el diseño e implementación

del programa para el manejo y control de corresponden cia,

para uso interno de la organización, basado en una

plataforma de software libre para ayudar a la organización a

mejorar la gestión de documentos .

Por consiguiente, e n base a lo documentado en la

solicitud y estudio de factibilidad con la administració n/alta

gerencia de la organización de la pagaduría general de

Estado Mayor Conjunto se definió que el proyecto se

desarrollaría.

4.5. Diseño del sistema

Se procede con el diseño lógico, realizando diagramas,

las tablas, seleccionar las estructuras de almacenamiento, el

 58

diccionario de datos, así como describir las entradas y

salidas, a lo cual se reservan el derecho de uso interno de la

empresa por tratarse de información clasificada como

confidencial o secreto .

El entorno de desarrollo a utilizar es NetBeans 8.2, por

definición, un entorno de desarrollo integrado libre,

prediseñado, hecho principalmente para el lenguaje de

programación Jav a, con gestor de b ase de datos MySQL

Server.

Asimismo, es muy solidario, gratuito, fácil y eficiente ,

soporta múltiples idiomas, disponible en múltiples

plataformas como Linux, Mac, W indows , por consiguiente, es

el entorno más empleado en mis clases de programación

( O r a c l e . c o m, 2 0 2 2 ) .

4.6. D e s a r r o l l o d e l s o f tw a r e
Se procede con el diseño físico y es aquí donde se

realiza la codificación del software.

En esta fase aparte de programar, también

documentamos el código fuente de este, po rque un software

que carece de documentación en su código fuente difícilmente

podrá trascender.
 59

4.7. Diseño de la base de datos

4.7.1. Modelo Conceptual

Se utilizan para representar la realidad a un alto nivel

de abstracción. Mediante los modelos conceptuales se puede

construir una descripción de la realidad fácil de entender.

(García Sánchez, 2005).

Se utiliza para la abstracción de la base de datos, para

construir una descripción para entender en la realidad .

4.7.2. Modelo Lógico.

Es una descripción de la estructura de la base de datos

en términos de las estructuras de datos que puede procesar

un t ipo de SG BD (SIST EMA DE G EST IO N DE BASE DE

DATOS).

Un modelo lógico es un lenguaje usado para especificar

esquemas lógicos (modelo relacional, modelo de red, etc.).

El diseño lógico depende del tipo de SGBD que se v aya

a utilizar, no depende del producto concreto. (García

Sánchez, 2005)

4.7.3. Modelo Físico

Es una descripción de la implementación de una base

de datos en memoria secundaria: las estructuras de

 60

almacenamiento y los métodos utilizados para tener un

acceso eficiente a los datos. Por ello, el diseño físico

depende del SGBD concreto y el esquema físico se expresa

mediante su lenguaje de d efinición de datos. (García

Sánchez, 2005).

4.8. Perfiles de usuario

4 . 8 . 1 . Ad m i n i s t r a d o r G e n e r a l
Niv el de usuario más alto, categoría #1, cuenta con

todos los permisos y todas las funcionalidades, no tiene

ninguna restricción para consultar, editar o eliminar.

Es aquella persona responsable de la implementación,

configuración, mantenimiento, documentar, monitor ear y

asegurar el funcionamiento correcto de l programa.

4 . 8 . 2 . Ad m i n i s t r a d o r d e D e p a r t a m e n t o
Usuario de alto nivel, categoría #2, todos los permisos

para gestionar documentos e informes, excepto modificación

de usuarios de sistema.

4 . 8 . 3 . Ad m i n i s t r a d o r e s d e d a t o s
Usuarios de nivel intermedio, categoría #3, con

permisos elev ados, no puede generar informes, pero puede

 61

realizar ajustes de actualización de ingreso de la

documentación al sistema .

4 . 8 . 4 . Ad m i n i s t r a t i v o s
Usuarios de bajo nivel, categoría #4, con permisos para

el registro de la documentación solamente.

Son usuarios que sólo tienen acceso a la lectura de

documentos, sin opción a editar el contenido existente.

4.9. Requisitos no funcionales

4.9.1. Escalabilidad
Con este requisito no funcional nos referimos

directamente al rendimiento del programa que estamos

diseñando, de manera que, al momento de aumentar los

usuarios de manera significativa, su rendimiento no se vea

afectado.

4.9.2. Disponibilidad
Con la disponibilidad contemplamos el requisito de

confiabilidad del aplicativo, si existe alguna falla en algún

componente, no debe existir pérdida de información.

 62

4.9.3. Seguridad
Dicho acceso se puede realizar mediante la

autenticación directamente por medio de correo electrónico y

contraseña.

El programa utiliza un caché del sistema de archiv os.

Esta caché almacena datos de sesión de usuarios.

La seguridad del sistema está directamente

relacionada con los roles con los que cuenta cada uno de los

usuarios. Si el usuario no tiene acceso para edición, su

nav egación dentro de l programa será restringido.

El acceso al programa debe ser validada mediante

usuarios que ya hayan sido creados, sin opciones a que otros

usuarios externos al sistema puedan ingresar a él.

4.9.4. M antenimiento
El programa debe estar debidamente documentado

dentro de los manuales, así como también el mantenimiento

del mismo, siendo responsable de este proceso un único

administrador del departamento de informática.

 63

4.9.5. Facilidad de uso

El programa debe ser agradable al usuario final para

que su adaptabilidad y su uso se manejen de manera sencilla

y agradable.

4 . 1 0 . Al c a n c e s y l i m i t a c i o n e s
4 . 1 0 . 1 . Al c a n c e s
Todo recurso humano interno de la empresa se v erá

beneficiado por el uso del programa, alcanzando un impacto

positivo, ya que, automatiza un proceso que se realizaba de

forma manual, y a lo largo de su implementación obtenemos

el logro de optimización en t iempos y recursos dentro de la

compañía.

4.10.2. Limitaciones
Para el practicante es necesario la asignación de un

usuario para la instalación de software de desarrollo y

aplicaciones ya que el acceso está limitado.

En esta versión del sistema no se realizarán copias de

seguridad automáticas tanto de las bases de datos, archivos

de configuración del mismo , ni de documentos, no se realizará

 64

inv estigación de procesos organizacionales que no estén

relacionados con la administración documental.

4.11. Relación costo/beneficio

La relación costo-beneficio (B/C), conocida también

como índice neto de rentabilidad, es un cociente que se

obtiene al dividir el Valor Actual de los Ingresos totales netos

o beneficios netos (VAI) entre el Valor Actual de los Costos

de inversión o costos totales (VAC) de un proyecto.

𝑉𝐴𝐼
𝐵/𝐶 =
VAC

El resultado de la relación costo – beneficio debe de ser

mayor a 1, para representar un grado de rentabilidad.

(Sinnaps.com/blog -gestion-proyectos, p. 2018).

Para la pres ente propuesta ser ía div idir el beneficio que se

obtendría con la implementación de dicho proyecto entre el

c o s t o d e l e q u i p o p a r a l a a g i l i za c i ó n d e e s t e t r a b a j o .

Razón B/C = Valor de los beneficios obtenidos

Costo de la aplicación
 65

4.11.1. Costo
En relación a los costos por el uso del programa, es un

sistema gratuito y abierto.

El precio estimado por la venta de este proyecto, así

como el equipo que se utilizará , asciende a Lps. 203,000.00,

según se detalla en la siguiente cotización:

F ech a: 01 de junio d e 2022

Nombre del proyecto: sistema para el manejo y control de

correspondencia

Organización: Pagaduría General del Estado Mayor Conjunto

Desarrollador: ingeniero inf ierí Carlos Roberto Maradiaga

Pago desarrollador L. 350.00 por hora

Pago tester L. 450.00 por hora
Computadoras L. 15,000.00 por unidad

Ilustración 11 costo del programa

 66

4.11.2. Beneficio

Los beneficios para la Pagaduría General del Estado

Mayor Conjunto, serán:

Económicos por la implementación de este sistema

s o n a l t o s , d e b i d o a q u e u t i l i za r u n s i s t e m a p a r a e l m a n e j o y

control de documentos, disminuye directamente la utilización

de papel y mantenimientos del hardware encargado de

impresiones y fotocopias de los documentos ,

aproximadamente L. 1 32,000.00 al año .

Ahorro en tiempo en relación a la búsqueda de

información sobre los documentos , a razón de 7 personas que

buscan información con un sueldo mensual de L. 15,000.00

por un periodo de tres horas diarias cada persona:

Sueldo anual (3 horas Total anual

diarias)
(Lps.)

(Lps.)

9,750.00 68,250.00

Ilustración 12 beneficio por búsqueda de información

 67

L a c e n t r a l i z a c i ó n d e d o c u me n t o s , f a c i l i t a n d o s u

consulta.

El aumento en el volumen de la información deja

de ser un inconveniente, pues todo se encuentra al alcance

de los usuarios que tienen control y acceso al aplicativo.

4 . 1 1 . 3 . An á l i s i s d e l a R a z ó n B / C
Con una estimación de ingresos (beneficio) de

L. 200,250.00 como ahorro en la utilización de papel ,

mantenimientos del hardware y tiempos perdidos en búsqueda

de documentos, tiempo y dinero, que puede ser inv ertido en

o t r a s a c t i v i d a d e s y u n c o s t o d e L . 2 0 3 , 0 0 0 . 0 0 , e n e l p r o g r a ma ,

la relación quedaría:

Con una relación B/C de 0.9 864 la implementación d el

programa financieramente estaría muy cerca de ser v iable en

el primer año de uso, ya que para ello se requiere una relación

≥ a 1, pero a partir del segundo año la relación B/C quedaría

de la manera siguiente:
 68

Con una relación B/C de 1.9729, después del segundo año de

uso, se recuperaría la inversión de la implementación del

programa, ya que la relación es ≥ a 1, por consiguiente se

recuperaría la inversión.
 69

C AP IT U L O V C ON C L U S I ON E S

1. Se definió que el proyecto se desarrollaría por

tratarse de una solución de software necesario para la

realización de las funciones principales de la Pagaduría

General del Estado Mayor Conjunto .

2. La puesta en práctica del aplicativ o, es una parte

esencial para la elaboración de informes diarios, seman ales,

mensuales o cierres anuales .

3. El sistema será utilizado, por los usuarios para la

actualización del registro de la documentación por las

operaciones realizadas en la Pagaduría General del Estado

Mayor Conjunto.

4. La relación entre beneficios y el tiempo de

búsqueda de información por el manejo de la misma, no

representa un ahorro para poner en práctica el aplicativo solo

en la Pagaduría General del Esta do Mayor Conjunto.

5. Con una relación B/C de 0. 9864, la implementación

del programa financieramente está muy cerca de ser viable,

en el primer año de uso, ya que para ello se requiere una

relación ≥ a 1 pero a partir del segundo año de uso la relación

B/C es de 1.9729, por consiguiente se recupera la inversión .

 70

C AP IT U L O V I R E C OM E N D AC I O N E S

1. Completar el desarrollo del aplicativo por tratarse

de una solución de software necesario para el manejo y

control de correspondencia en la Pagaduría General del

Estado Mayor Conjunto.

2. Actualizar la información en el sistema para la

elaboración de informes diarios, semanales, mensuales o

c i e r r e s a n u a l e s , l o s c u a l e s i mp o r t a n t e p a r a e l f u n c i o n a m i e n t o

de la organizació n.

3. Ev itar la rotación de los usuarios del sistema que

actualizaran los registros de la documentación enviada y

recibida en la Pagaduría General del Estado Mayor Conjunto

por tratarse de un elemento importante para mantener vivo el

aplicativo.

4. Según la relación del costo por un valor

(L. 203,000.00) y el beneficio por un valor ( 200,250.00), la

Pagaduría General no experimentará un ahorro neto con la

solución de software propuesta en el primer año, razón por la

cual se recomienda la implementación del aplicativo a nivel

de todas las oficinas que conforman el Estado Mayor Conjunto

de las Fuerzas Armadas.

 71

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AN E X O S

Ane xo 1 , m enú p r inc ipa l : p erm ite e l re g is t ro de la c or respo ndenc ia

recibida para su manejo y control.
 78

Anexo 2 , confirmac ión para guardar el regis tro de un doc umento .

 79

Ane xo 3 , v isua lizac ión de l a loj am ien to de la b ase de d atos .

 80

Ane xo 4 , m ode lo en t idad / re lac ión de l ap lica t iv o