PROF. JOSE B. ALARCON R. - INSTRUCTOR INDEPENDIENTE - REGISTRO INCE D-F-A112 Av. Universitaria. Edif. Aurora. Piso 3 Oficina 3-B.

Los Chaguaramos Caracas. Telfono 0414.257.80.93

REDACCIN
DE

INFORMES DE AUDITORA

MANUAL DEL PARTICIPANTE

CARACAS, 2004

REDACCIN DE INFORMES DE AUDITORA

DIRIGIDO A Profesionales que se desempeen en el rea financiera y Administrativa-contable DURACIN 16 Horas OBJETIVO GENERAL Adquirir habilidades en la aplicacin de tcnicas de Redaccin en la produccin del Informe de Auditora. OBJETIVOS ESPECFICOS Identificar y aplicar los pasos del proceso de la Redaccin en la Produccin del Informe de Auditora. Conocer y utilizar debidamente las Normas Gramaticales en el Proceso de Redaccin. Identificar y corregir errores de redaccin cometidos en la produccin de los borradores del Informe de Auditora. Evaluar la Redaccin del Informe de Auditora. CONTENIDO PROGRAMTICO 1. La expresin oral y escrita Caractersticas La composicin La Redaccin 2. El Informe de Auditora Estructura Niveles de remisin Introduccin El alcance Los hallazgos Causas y efectos 3. Evaluacin de un informe de Auditora Los vicios en la redaccin, entre otros Blablismo Redundancias Ambigedades Incoherencias Quesmo, Dequesmo Generalizaciones Omisiones Mal uso de signos de puntuacin Las desviaciones organizacionales Cuestionarios de evaluacin

REDACCIN

DEFINICIN
La Redaccin es un Proceso que nos permite expresar nuestras ideas por escrito. Equivale a "dibujar" lo que estemos pensando, a darle forma a nuestro pensamiento a travs de la palabra escrita.

IMPORTANCIA EN LA COMUNICACIN
Normalmente preferimos comunicarnos hablando, pero muchas veces esto no es lo ms indicado. Por ejemplo, un informe sobre un accidente o un reporte de novedades deben presentarse por escrito, pues para la Gerencia y para la Empresa, en general, son muy importantes como documentos donde se deja constancia sobre los pormenores de los hechos. En esta poca de grandes avances tecnolgicos y de un crecimiento y desarrollo acelerados, es cada vez mayor el nmero de personas que tienen que comunicarse por escrito.

CLASES DE REDACCIN
A. FORMAL: Sigue normas y procedimientos establecidos. Se dividen en: - Literaria - Cientfica - Tcnica - Gerencial Informe Tcnico-Administrativo-Auditora - Otros B. INFORMAL: Est libre de normas y procedimientos. coloquial. - Familiar - Personal Usa un lenguaje popular,

LAS NORMAS DE AUDITORA

Las normas de Auditora son los requisitos mnimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempea y a la informacin que rinde como resultado de un trabajo. Las normas de Auditora se clasifican en: a) Normas personales Se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir un trabajo profesional de Auditora y que debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional. El trabajo de Auditora debe ser desempeado por personas que teniendo un titulo profesional legal, tengan entrenamiento tcnico adecuado y capacidad profesional como auditores, ya que su finalidad es rendir una opinin profesional independiente. El auditor esta obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonables en la realizacin de su examen y en la preparacin de su informe. El auditor esta obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntos de su trabajo profesional. b) Normas de ejecucin del trabajo Existen ciertos elementos bsicos, fundamentales en la ejecucin del trabajo, que constituyen la especificacin particular, por lo menos el mnimo indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia. El trabajo de Auditora debe ser planeado adecuadamente, y si en l se emplean ayudantes, estos deben ser supervisados en forma apropiada. Se debe efectuar un estudio y evaluacin adecuado del control interno existente, sirva de base para determinar el grado de confianza y le permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que se van a dar a los procedimientos de Auditora. Mediante los procedimientos de Auditora, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para tener una base objetiva para su opinin. c) Normas de informacin

El resultado final del auditor es un informe mediante el cual da a conocer los resultados de su investigacin y la opinin que se ha formado. A travs de este informe el pblico y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor. La importancia que adquiere el informe tanto para el auditor como para su cliente hace necesario que tambin se establezcan normas que regulen la calidad y requisitos mnimos del informe.

EL INFORME DE AUDITORA
DEFINICION
Es un escrito, destinado a ser utilizado por ms de un lector, preparado generalmente a requerimiento, elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensin de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre ellas. El Informe de Auditora, segn su funcin, es un informacin, la interpreta, deduce Informe Analtico, pues presenta

conclusiones y formula recomendaciones. Por informe o dictamen de la revisin se conoce todo cuanto el auditor somete o propone a la atencin de su cliente con referencia a la labor ejecutada. Puede consistir en una simple carta. Si bien no es posible establecer un modelo ms o menos estndar, el modelo seleccionado debe reunir ciertas caractersticas para lograr una adecuada terminacin del anlisis practicado. El informe de Auditora y la tica Profesional La defensa de quien haya encomendado la revisin slo debe extenderse hasta donde sea compatible con la tica profesional. Ello implica que no es lcito torcer los anlisis para presentar favorablemente determinadas situaciones, cuando en realidad los hechos indican lo contrario.

Tipos de informes de Auditora

Los informes de Auditora se clasifican en dos clases: Informe corto denominado dictamen e Informe largo. Los informes cortos o dictmenes se extienden a favor de los accionistas, quienes no administran la empresa y tambin a favor de los acreedores. Los informes de Auditora largos (si son solicitados por el cliente) se extienden a favor de la administracin y podrn ser dirigidos a los accionistas, acreedores, analistas de crdito o de inversiones y otras personas interesadas. Partes generales de un Informe de Auditoria En general, la composicin del informe debe dividirse en las siguientes partes: a.- Introduccin b.- Texto propiamente dicho. c.- Conclusiones o certificacin de estados anexos. d. La Opinin del Auditor: LA REDACCIN Y EL INFORME DE AUDITORA El informe debe ser redactado de manera precisa, en lo que al lenguaje se refiere; es decir, no debe contener material de ms, ni tampoco de menos. A su vez, no debe contener un lenguaje muy rebuscado de manera de no confundir a los interesados y desviarlos del fin del informe de Auditora. La redaccin tiene que ser clara y precisa y no debe contener material sper abundante para impresionar a los que lean el informe. La sobriedad es otra condicin imprescindible. El abuso de expresiones tcnicas dificulta la comprensin del informe. Se deben evitar las explicaciones ambiguas y de carcter general. CLASES DE DICTMENES

Un auditor debe emitir un dictamen, segn corresponda, de las siguientes clases: A. Sin salvedades. B. Con salvedades. C. Negacin de opinin. D. Adverso. Dictamen sin Salvedades Si como resultado de su examen, un auditor no tiene oposicin alguna respecto al contenido y presentacin de los estados financieros. Dictamen con Salvedades Si un cliente no ha aplicado correctamente los principios de contabilidad o si un auditor no puede adherirse a normas de Auditora reconocidas debido a que se ha visto restringido en la aplicacin de procedimientos reconocidos de Auditora en el curso de esto, o si el auditor tiene incertidumbre respecto a una situacin, el informe de Auditora contendr un dictamen con salvedades. Dictamen en el sentido de no poder rendir una opinin Si un auditor se ve muy restringido por la administracin para llevar a cabo su labor de investigacin o bien, si las excepciones a las practicas seguidas por el cliente son de tal magnitud, o si el prrafo de alcance o procedimiento contiene tantas salvedades que provocara que este rindiera una opinin negativa, el auditor deber indicar que no podr rendir una opinin, sealando las razones para ello. Dictamen negativo Una opinin negativa o adversa debe expresarse cuando un auditor est en total desacuerdo con un cliente y no puede convencerlo a que cambie su(s) procedimiento(s), o cuando un cliente viola el reconocimiento de la aplicacin de principios contables reconocidos y se niega a cambiar su criterio.

LA CARTA DE SUGERENCIAS

Es vital que el contador pblico presente una carta de sugerencias constructivas encaminadas a reducir ineficiencias e incrementar las utilidades de sus clientes, adems de una carta que contenga sugerencias para el mejoramiento de los controles internos y contables. Con mucha frecuencia el contador pblico presenta en forma oral y completamente informal algunas ideas constructivas en plticas generales con su cliente. Esta prctica tiene dos desventajas potenciales: 1) Que el cliente adopte las sugerencias presentadas sin darle crdito al auditor por su contribucin. accin alguna. Con la finalidad de que la carta de sugerencias constructivas perciba la debida atencin por parte de la alta gerencia, es conveniente segregar cualesquiera comentarios relativos a controles internos y externos y presentar stos en una carta por separado dirigida al contador general o contralor de la compaa para que as la alta gerencia aborde los problemas planteados con mucha mas seriedad y atencin, puesto que se cubrirn problemas administrativos de gran inters para la empresa. Con anterioridad a la presentacin formal de la carta, es conveniente su discusin con funcionarios de la alta gerencia, de manera que se pueda verificar la autenticidad de las principales aseveraciones contenidas en la misma. Los beneficios de la carta son los siguientes: 1) Se motiva al grupo de Auditora a estar consciente de los problemas administrativos del cliente, elevndose a la calidad del trabajo de Auditora y se logra que el grupo de auditores encuentre mayor inters en su trabajo. 2) Se enaltece la imagen del auditor ante los ojos del cliente. El cliente llegar a apreciar en todos sus significados la identificacin del auditor con los objetivos principales de la gerencia. 2) Por no estar presentadas formalmente, el cliente puede inclinarse a no considerarlas con seriedad y a no emprender

LA REDACCIN DEL INFORME DE AUDITORA PASO A PASO

ESQUEMA

El esquema del Informe de Auditora generalmente est

fijado por la Empresa, con base en la Declaracin sobre Normas y Procedimientos de Auditora de la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela, para evitar duplicidad de formatos. Esto quiere decir que el primer paso ya viene dado por la propia Organizacin.

BORRADOR

Consiste en escribir como si hablara con la persona a

quien va dirigido el Informe. Escriba palabras sencillas, sin detenerse a revisar errores. Deje "correr" su pensamiento, siempre y cuando haya lnea en su mente. Informe. El Borrador representa un Papel de Trabajo para el Redactor del

REVISIN Y CORRECCIN
Terminado el Borrador, REVSELO cuidadosamente y corrija todos los errores que detecte en cuanto a los Atributos del Informe Efectivo de Auditora. De ser necesario, somtalo a Validacin.

IMPRMASE
Una vez revisado el Borrador cuantas veces haya sido necesario, debe pasarlo en limpio para su entrega al mando superior inmediato, en forma manuscrita, mecanizada o computarizada.

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA REDACCIN

El Auditor de hoy da debe abocarse con diligencia a establecer una comunicacin efectiva, que cumpla con el cometido de informar de manera directa, objetiva y oportuna. Esta tarea, sin embargo, no es

fcil, especialmente cuando no se cuenta con las herramientas fundamentales, en el arte de redactar. Son muchos los profesionales destacados en el rea de Auditora, no obstante cuando se tienen que enfrentar a la comunicacin escrita presentan escollos u obstculos, dadas sus debilidades al respecto. En tal sentido, es recomendable atender a algunas sugerencias que facilitarn esta importante tarea: 01. Se Elaborar un plan de redaccin puede realizar describiendo puntos bsicos a travs de

pensamientos difanos, sabiendo qu se quiere comunicar y cul es la verdadera intencin. El xito en la redaccin est en el arte de condensar las ideas, en la originalidad y en la precisin. 02. Iniciar la redaccin de manera fluida

Se debe escribir, como si se estuviese hablando con alguien, del tema en cuestin. Despus de los primeros pasos, se va adquiriendo confianza y seguridad. Es importante dejar que las ideas fluyan, sin interrumpir el texto, hasta haber expresado los puntos fundamentales. Las correcciones se efectuarn en la tercera etapa.

03.

Revisin y correccin

Cuando se llegue a esta etapa, se debe estar pendiente que las ideas guarden relacin, que haya concordancia. Las palabras que se repitan deben ser sustituidas por sinnimos, los cuales son fuertes aliados en el momento de realizar una efectiva comunicacin.

Asimismo, se debe hacer buen uso de los signos de puntuacin, pues una coma o un punto mal utilizados crean confusin y oscurece cualquier escrito. No obstante, hay algo muy importante: quien no posea un buen vocabulario, jams podr expresarse con propiedad, dado que las palabras son las principales herramientas de la comunicacin. Leer asiduamente ayuda a enriquecer el lxico. 04. Utilizar acertadamente los conectores del idioma

Son los enlaces entre una idea y otra, entre un prrafo y otro. Tales como: en efecto, cabe destacar, asimismo, como consecuencia, sin embargo, por un lado, de hecho, en conclusin, en definitiva, entre otros. Para realizar un informe efectivo, es tambin los siguientes aspectos:

relevante

atender

Tratar, en lo posible, de usar el estilo impersonal. No falsear o exagerar los hechos. No abusar de tecnicismos innecesarios. Tratar que las opiniones estn fundamentadas. Mencionar el mayor nmero de datos. Ser objetivo.

ATRIBUTOS DEL INFORME DE AUDITORA

OBJETIVO
El Informe debe ser real, imparcial y estar libre de distorsin. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deben figurar sin prejuicios. Si se llegara a concluir que un Informe de Auditora contiene un error, el responsable del Departamento de

Auditora Interna debe evaluar la necesidad de emitir un Informe Rectificativo que identifique la informacin que se ha corregido. Este Informe Rectificativo deber ser distribuido a todas las personas que recibieron el informe de Auditora que se corrige.

CLARO
El Informe debe ser fcilmente comprensible y lgico. La Claridad podr mejorarse evitando el lenguaje tcnico innecesario y proporcionando suficiente informacin de apoyo. Las palabras deben ser sencillas y ordenadas, para que no confundan a nadie, ni se presten a doble interpretacin.

CONCISO
Conciso no quiere decir BREVE. El trmino Conciso se refiere a que el Informe debe ir directo a los hechos y evitar detalles innecesarios. Se trata de expresar ideas con el menor nmero posible de palabras. Escribir las palabras necesarias para decir lo que se tenga que decir, sin rodeos ni adornos. Toda palabra que sobre debe ser eliminada, sin llegar al extremo del efecto Telegrama.

COMPLETO
Quien redacta el Informe suele incurrir en el error de escribir para s mismo. Este error lo lleva a omitir informacin por considerarla obvia e innecesaria para l. En lugar de esto, debe estar consciente que escribe para otra persona y que esta otra persona necesita la informacin completa, para poder tomar decisiones correctas.

OPORTUNO
Se refiere a que el Informe de Auditora debe ser emitido sin retraso para que permita una accin efectiva rpida.

CONSTRUCTIVO
Este atributo se refiere a que el contenido del Informe de Auditora ayude a la organizacin y conduzca a las mejoras necesarias.