NORMAS Y PAUTAS METODOLOGICAS PARA LA ADMINISTRACION, ORGANIZACION Y TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS EN LOS ORGANOS DEL GOBIERNO REGIONAL PASCO. Directiva N* 001-2020-GRP- GRDS/DARP FORMULADO POR: DIRECCION DE ARCHIVO REGIONAL PASCO FECHA: 06 DE ENERO 2020 1. oBleTivo: Determinar y orientar el trabajo técnico archivistico que desarrollan los responsables de los Archivos de Gestién del Gobierno Regional, buscando su desarrollo y fortalecimiento con manejo adecuado de los recursos, conociendo su importancia para la modernizacién de la gestién publica y garantizar el control del patrimonio documenta’ Hl FINALIDAD 2.1 Brindar servicios de informacién oportuna y eficiente al Estado y a la ciudadania y facilitar la 1ocalizacién de los documentos para la recuperacién inmediata de la Informacién. 2.2 Aprovechar de manera integral la informacién existente, asi como prever el uso de espacios fisicos y de la disponibilidad de bienes (equipos, mobiliarios y otros) y de recursos necesarios de los archivos publicos (presupuesto, personal, etc.) 2.3 Garantizarla conservacién integral del patrimonio documental de la nacién y establecer disposiciones que permitan garantizar una transferencia uniforme del acervo documental. 2.4 Establecer las directrices que deberdn aplicarse para la estructura de un sistema de archivos idéneos y adecuados a las normas I, BASE LEGAL: + Constitucién Politica del Peri, art. 212, 1912 y 1962. * Ley N*. 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos con la finalidad de integrar, estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades publicas y privadas Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323. Decreto Ley N*, 19414 Y su Reglamento DS 022-75-£D, se faculta al Archivo General de la Nacién velar por la defensa, conservacién e incremento del Patrimonio Documental de la Nacién. Ley N@ 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacién. Decreto Supremo N® 011-2006-ED, Reglamento de la Ley N® 28296. * Resolucién Jefatural N°073-85-AGN/J. Que aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos. % Directiva N°. 002/2019-AGN/DDPA "Normas para la transferencia de documentos Archivisticos de las Entidades Publicas". Directiva N° 003-2019-AGN/DDPA. “Guia Técnica Archivistica Para Gobiernos Locales y Regionales.*% Directiva N° 006-2019-agn/DDPA: “Lineamientos para la foliacién de Documentos archivisticos de las Entidades Publicas”. ‘* Directiva N°. 001-2019-AGN-DC "Normas para la Conservacién de Documentos Archivisticos en la Entidad Publica’. “ Resolucién Jefatural N°442-2014-AGN/J, Reglamento de Infracciones y Aplicacién de Sanciones Administrativas del Sistema Nacional de Archivos. Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica % Decreto Supremo 070 -2013 PCM. Que modifica el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica. ‘ Resolucién Jefatural N°073-85-AGN/j. Que aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, e involucra los siguientes procesos de archivo. SNA 01 Administracién de Archivos ‘SNA 02 Organizacién de Documentos SNA 03 Descripcién Documental SNA 04 Seleccién Documental SNA 05 Conservacién de Documentos © SNA 6 Servicios Archivisticos * Directiva N° 009-2019-AGN /DDPA “Norma para la Administracién de Archivos en la Entidad Pablica”, ‘% Directiva N° 010-2019-AGN /DDPA “Norma para la Orgenizacién de Documentos Archivisticos en la Entidad Publica”. % Directiva N° 011-2019-AGN /DDPA “Norma para la Descripcién Archivistica en la Entidad Paiblica” ‘ Ordenanza Regional N° 408-2017-G.R.P/CR. Que aprueba ESTRUCTURA ORGANICA DEL GOBIERNO REGIONAL DE PASCO 2017 ALCANCE La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para todas las Unidades organi Direcciones Regionales y Archivos de Gestidn del Gobierno Regional Pasco NORMAS GENERALES Los Gerentes, Directores, Jefes y los que hagan sus veces dispandran el cumplimiento de la Directiva y las normas archivisticas emanadas por el ente Rector, Ley N° 25323, los responsables y lo asistentes designados, participaran obligatoriamente a las capacitaciones que se realicen periédicamente por parte de la Direccién de Archivo Regional Pasco, siendo sujetos a supervisién, monitoreo y evaluaciones. En todo momento se cumplird el Proceso Técnico Archivistico R. J. N°073-85-AGN/: 5.1 ADMINISTRACION DE ARCHIVO. 5.1.1 DefiniciénS12 5.13 5.1.4 Es el conjunto de funciones y actividades para gerenciar los archivos y otras instituciones archivisticas por los drganos que tiene competencia para ello. RESPONSABILIDAD 1. El titular de la Entidad Publica es responsable de! cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente directiva, 2, Se conformaré el Comité de implementacién y Mejoramiento (CIM) mediante Resolucién de la Alta Direccién para elaborar el Plan de Implementacién y Mejoramiento de Archivos (PIMA), en coordinacién con los archivos desconcentrados y el responsable del Archivo Central El Comité deImplementacién y Mejoramiento estaré Conformado por: ‘La alta direccién de la Entidad ‘El Grgano de Planeamiento y Presupuesto El Archivo Central ‘+ La unidad de organizacién que produce o custodia los documentos de acuerdo {asus funciones. Estrategias Organizacionales: La administracién de archivos comprende ademas un conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacién, organizacién, direccién y control de los recursos fisicos, técnicos, tecnoldgicos, financieros y humanos, para la eficiente gestién de los archivos en el Gobierno Regional La organizacién de los documentos dentro de los archivadores de palanca, expediente técnico y administrative, debe ser de acuerdo al organigrama institucional vigente. Ejemplo de Unidades Orgénicas del Gobierno Regional Pasco: GRPPAT Gros GROE GRI Ete, Archivos del Nivel Central: En las entidades, se constituyen los siguientes archivos: a. Archivo de Gestién b. Archivo Central © Archivo de Ge Es el responsable de la organizacién conservacién y uso de los documentos producidos (recibidos y emitidos) en cada unidad de organizacién del Gobierno Regional o Local y de transferirlos al Archivo Central de la entidad, al conducir su gestion o trémite y/o vencidos los periodos de retencién establecidos en el Programa de Control de Documentos Archivisticos de la entidad. * Archivo Central ‘Asume entre sus funciones: - Planiticar, organizar, dirigit, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivsticas anivel institucional, si como de la conservacién y uso de la documentacién proveniente de los archivos de gestién e intervenir en latransferencia y eliminacién de documentos en coordinacién con el Archivo Regional. ~ Custodiar dnicamente documentos de archive que han cumplido su vigencia administrativa o el trémite que les da origen. + Se encarga de conducir y elaborar el Plan Anual de Trabajo Archivistico en el mbito de su competencia conforme a la narmativa vigente. Es responsable de coordinar con el Comité Evaluador de Documentos, la eliminacién de documentos y la ampliacién de tecnologias de informacién a la Gestién Documental del Gobierno Regional = Asume la elaboracién y cumplimiento del Programa de Control de Documentos fen lo referido a los periodos de retencién documental y los periodos de transferencia de un nivel de archivo a otro, elabora el cronograma anual de eliminacién de documentos conforme a la normatividad vigente, el cronograma ‘anual de transferencia yo remite al Archivo Regional. = Aseso'4, evalia y participa en la implementacién de proyectos que involucren la & gestion, tratamiento, conservacién, servicio y_ sistematizacién de la documentacién e informacién del Ministerio de Educacién. + Elabora y gestiona el plan anual de capacitaciones y desarrollo de las personas en ‘materia de archivos, de acuerdo de las disposiciones que al respecto establezcan la oficina de recursos humanos de la entidad, + Supervisa los archivos de gestién y periféricos de la entidad, asf como al personal @ cargo de la gestién documental para identiicar problemas en materia archivistica, - £5 el encargado de solicitar e implementar medidas de prevencién para la conservacién de los documentos. Por la naturaleza de sus funciones puede implementar y administrar sistemas que permitan el acceso a la informacién y la documentacién, asi como evalvar y supervisar los procesos de digitalizacién de documentos a nivel institucional 5.2 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS: 5.2.1 Definicién Es una actividad archivistica, que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos producidos (emitidos o recibidos) por cada unidad de organizacién de las entidades, 5.2.2 Finalidad: * Establecer criterios uniformes para organizacién de los documentos en los diferentes archivos de las entidades. ‘© Facilitar el acceso y la documento archivis ‘* Mantener organizados los documentos de manera integral y orgénica, en cada una de sus agrupaciones documentales, como producto de las actividades que les dieron 5.2.3 Ciclo Vital del Documento Archivistico Regional o Municipal La gestién del documento archivistica inicia con la elaboracién del mismo hasta Su disposicién final (transferencia, conservacién 0 eliminacién). De esta forma transcurre por distintas fases: iciente recuperacién de informacién contenida en el5.2.4 Agrupaciones documentales Se identifica cada una de las agrupaciones documentales o unidad documental producida en las entidades. Para una mejor comprensién de la estructura del fondo documental la serie es la unidad indivisible: ‘+ Fondo Documental: Conjunto de agrupaciones documentales generadas por cada unidad organizacional o dependencia, que conforman la estructura de las entidades en el ejercicio de sus competencias. + Seccién Documental: Corresponde @ la divisién existente en el fondo documental, que por la naturaleza de las funciones o estructura orgénica dispone de un asunto principal o materia * Serie Documental sel conjunto de documentos que poseen caracteristicas comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente su disposicién final (conservacién, transferencia 0 eliminacién), es por unidad. * Document Archivistico: Es la unidad documental producida (recibida 0 emitida) en el ejercicio de una funcién, procedimiento, actividad, tarea o accién por persona natural, institucién publica 0 privada, contiene informacién de cualquier fecha, forma, soporte fisico y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnolégico. + Clasificacion En las entidades, el sistema de clasificacién es orgénica y funcional (mixto), el cual se observa en el Cuadro de Clasificacién de Documentos Archivisticos (CDA) de Ia entidad regional o municipal * Ordenamiento En las entidades, el sistema de clasificacién es cronolégico, numérico 0 alfabético. 5.2.5 Responsabilidad de Organizacién de documentos en el Archivo de Gestién ‘+ Eljefe oel/la servidor(a) responsable de cada unidad organizacional, es titular de los documentos producidos en su oficina 0 aquellos que por la naturaleza de la gestién ameriten su custodia temporal en el Archivo de Gestién, ‘© Cada unidad Organizacional es responsable de la ubicacién fisica de los documentos en unidades de archivamiento desde su recepcién hasta su transferencia definitiva al Archivo Central de la entidad. ‘© Elservidor responsable puede asignar o delegar de acuerdo a su reglamento de organizacién y funciones a un servidor como responsable de la gestién del Archivo de Gestién, previamente debe disponer de la entrega de cargo del servidor anterior o responsable del rea * En caso de no disponer de esta, debe informarlo oportunamente al servidor encargado del OAA 0 quien haga sus veces. yhTac INT * El encargado del archivo de gestién debe reportar el ordenamiento, préstamos, extravio o pérdida de cualquier documento recibido en la transferencia o cambio de gestién. * En caso de pérdida hurto, robo o destruccién debe reportarse al titular de la entidad con cargo a los procesos disciplinarios, civiles o penales que hubiera lugar. * El responsable de las unidades de organizacién debe rotular cada una de las unidades de archivamiento (ver referencia), asimismo mantener el orden fisico de los documentos en forma homogénea, separando los originales de las copias, no archivando material de apoyo informativo, ni material no archivistico. * En cada unidad organizacional deben recibirse documentos debidamente foliados y completos. Cualquier excepcién debe consignarse en la norma interna de cada entidad. ‘+ Las unidades de archivamiento (archivadores de palanca, files 0 sobres), siguen el mismo orden fisico 0 secuencia de acuerdo al cuadro de clasificacién © tabla de retencién de documentos que corresponde a cada unidad organizacional * Los archivadores de palanca, files 0 sobres deben disponer de espacio suficiente para su custodia temporal en el Archivo de Gestién o Periférico. 5.3 DESCRIPCION ARCHIVISTICA: 5.3.1 Definicién: Es un proceso archivistico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e intemnos de los documentos archivisticos con la finalidad de elaborar los instrumentos y auxiliares descri 5.3.2 Finalidad: a. Establecer un sistema y método integral de identificacién y reconocimiento de cada una las agrupaciones documentales. . Garantizar el control, acceso y referencia suficiente de la informacién que custodia cada archivo. . Brindar un efectivo servicio de informacién. 5.4 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS: 5.4.1 Definicion Es una actividad Archivistica que consiste en el traspaso de la fraccién de serie documental remitida desde el Archivo de Gestién o Periférico al Organo de ‘Administracién de Archivos 0 Archivo Central para su custodia, al vencimiento de su periodo de retencién establecido en el Programa de Control de Documentos Archivisticos © de acuerdo al Cronograma de Transferencia de documentos aprobado por la entidad publica 5.4.2. Finalidad: * Evitar la aglomeracién del acervo documental en el archivo de gestién, perifético y el Organo de Administracién de Archivos de las entidades.* Gestionar adecuadamente el documento archivistico en el archivo de las 5.43 entidades, Aprovechar la disponibilidad de espacio fisico en el repositorio de archivo. Garantizar la integridad y la conservacién del documento archivistico. Requisitos para la transferencia de documentos: Disponer del programa de Control de Documentos vigente en la entidad. Que los documentos se encuentren identificados, _organizados archivisticamente. * El documento archivistico debe estar foliado, correctamente ordenado, {ntegro, con la limpieza y estado de conservacién adecuado. 5.4.4 Etapas: + Coordinacién entre dependencias: El jefe OAA coordina con las unidades organizacionales o dependencias para la correcta aplicacién de esta actividad. ‘* _ Elaboracién de Cronograma de Transferenci El Organo de Administracién de Archivos con apoyo del Comité Evaluador de Documentos elabora e! cronograma de transferencia de documentos de archivo, de acuerdo a la importancia, volumen, jerarqula, accesibilidad y flujo de consultas de los documentos a transferir. ‘+ Preparacién de documentos a transferir: = Cumplido su periodo de retencién, El archivo de gestién separa los documentos ubicados en archivadores de palanca conformando paquetes. ~ Se separan grapas, micas de pléstico, sobre manila, con sujetadores de plastico o anillados de copias de documentos, boletines, folletos, afiches, ate, - Los documentos audiovisuales son separados de los documentos en soporte papel. Los cuales se referencian y colocan en contenedores (cajas) especiales. ~ Se coloca un rétulo o cardtula por cada unidad de archivamiento (file, paquete o folder] que es instalado en cada unidad de instalacién (caja). ~ Cada archivo de gestién es responsable del ordenamiento correlativo de cada unidad de archivamiento. - las unidades a transferir deben considerar al maximo de folios permitidos, siendo 350 folios en un archivador de palanca lomo ancho. ~ Cada unidad de instalacién (caja o paquete) debe tener una cardtula que detalla su contenido. Los datos a consignar en las misma son: (© Logo de la entidad (© Unidad Organizacional o Seccién Documental © Serie Documental / Tipo de Documento ° Fraccién de la serie contenida en la unidad de instalacién. Fechas extremas © Numeros de unidad de instalacién * Verificacién de entrega y recepcién vEl responsable de los documentos en el Archivo de Gestién y el Jefe del OAA son responsables de delegar la responsabilidad de verificar el acervo documentario a transferir en la dependencia remitente. Al concluir el procedimiento suscriben el inventario de transferencia (entrega y recepcién conforme) de los documentos transferidos. Registro de Transferencias Las entidades disponen de un registro anual de transferencias efectuadas en la entidad publica, regulado mediante una norma interna. 5.5 CONSERVACION DE DOCUMENTOS. 55.1 55.2 55.3 55.4 LOCAL DE ARCHIVOS El local estar ubicado distante de los lugares que pueden ocasionar un siniestro y de lugares excesivamente hiimedos. Preferir el uso de locales construidos con material noble, evitandose el revestimiento de muros y paredes con materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.) * Ellocal de archivo debe tener basicamente dos ambient 1) Depésitos 2) Area de trabajo técnico y administrativo ‘Las instalaciones eléctricas y las instalaciones sanitarias deberdn conservarse en perfecto estado. El mobiliario archivistico (estanteria_peso pesado, archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben de ser preferentemente de metal y contar con extintores actualizados, y los otros enseres necesarios deberén estar adecuados al proceso archivistico, EL CONTROL DE LOS FACTORES EXTERNO “ Fumigar el local por lo menos 2 veces al afio, para evitar el deterioro de los documentos, Ventilar por medios natural o mecénico, sobre la base de la utilizacién racional de las puertas y ventanas, y/o con el empleo de equipos omaquinas (ventiladoras, aire acondicionado, extractores de aire, etc.) _Evitarla incidencia directa o perpendicular de l luz natural o artificial sobre los documentos. EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS #- Servir mediante copias los documentos solicitados. ‘ Evitar cualquier tipo de restauracién empirica. ‘ No.usar productos quimicos alguno directamente sobre los documentos. ‘Los documentos deteriorados por agentes biol6gicos (insectos, hongos, bacterias, etc.) deberdn separarse de los documentos buenos. MEDIDAS DE SEGURIDAD ‘ Prohibir el ingreso de personas extrafias en los depésitos de los archivos centrales. ‘No fumar, comer o beber en los depdsitos, drea de trabajo o en cualquier otro lugar donde existen documentos. rn*% Desconectar los servicios eléctricos, sanitario, etc. al término de la jornada laboral y revisarlo periddicamente. ‘% Disponer de extintores de polvo quimico seco, con carga vigente y cuyo ‘manejo debe ser conocido suficiente por el personal de archivos. ‘ Realizar inspecciones rutinarias para detectar infecciones de agentes bil6gicos. 5.6 SERVICIOS DE CONSULTA, PRESTAMO Y REPRODUCCION DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS 5.6.1 Definicién Son actividades archivisticas que consisten en la puesta a disposiciones del Usuario del documento archivistico o el acceso a la informacién contenida en este. 5.6.2 Finalidac + Facilitar al usuario el servicio de entrega de informacién, acceso, garantizado el uso adecuado del acervo documental, asi como dar fe del documento que se otorga. * Descongestionar periédicamente los archivos. '* Aprovechar los espacios fisicos y equipos disponibles. 5.6.3 Requisitos: ‘+ Consultas, préstamos y expedicién de copias para el usuario interno: Es necesaria la presentacién de: 2. Solicitud / formato visado por el jefe inmediato o responsable. b. Solicitud via correo institucional o propio del Archivo Central del Gobierno Regional. . Completar el formato de consulta, + Consulta, préstamo o expedicién de copias para usuarios externos: a. Solicitud escrita con los requisitos de acuerdo a la norma interna de cada entidad. ‘© Consultas de Informacién y Documentos El (la) responsable del archivo recibe de la Oficina de Trémite Documentario, o la que haga sus veces, la solicitud de acceso de informacién por escrito 0 por correo electrénico institucional. La entidad debe velar porque el Archivo Central (Gobierno Regional), disponga de un correo institucional b. La responsable 0 el responsable del archivo ubica los documentos solicitados y entrega la referencia de informacién al usuario por via similar que fuese presentado el requerimiento de informacién. €. Laresponsable o el responsable del archivo deja constancia de la atencién brindada en el registro de consultas de la entidad. 5.6.4 Préstamos de Documentos Archivisticos: ‘+ La responsable o el responsable del archivo recibe del usuario o usuaria la solicitud, formato 0 correo electrénico 0© La responsable o el responsable del archivo ubica revisa y entrega el documento archivistico solicitado, deja constancia de la extraccién de su Unidad de archivariento e instalacién a través de una papeleta 0 constancia de préstamo, en esta se consigna el nombre del solicitante, numero de documento de identidad y area donde labora, firma y fecha correspondiente. * La duracién de un préstamo de documentos se recomienda no exceda los siete (07) dias habiles, de ser necesario este periodo se puede prorrogar y ampliar por motivos justificados de acuerdo a la norma interna de cada entidad 5.6.5 Reproducci6n de Documentos Archivisticos La responsable o el responsable del Archivo: © Recibe del usuario, el formato debidamente suscrito (firma) o a través de correo electrénico institucional y el pago de tasas correspondientes. © Ubica, evalua y sirve el documento requerido. * Exide, fotocopias o reproduccién digital (digitalizacién), dejando constancia del servicio prestado. ‘VI NORMAS ESPECIFICAS 6.1 Para una mejor organizacién, administracién, en cuenta lo siguiente:( PASTA Y/O LOMOS) 6.1.1 Referente a los distintivos en los Archivadores de palanca se ha de tener en cuenta los siguientes datos (anexo 1): Membrete (segtin sector) Logotipo del archivo Signatura de la oficina o entidad Afio de ejecucién 5. Numero indicado en la leyenda ‘agen de la entidad debernos tener 6.1.2 Referente alos expedientes técnicos y/o administrativos se ha de tener en cuenta los aspectos siguiente: Oficio y/o entidad Tipo de documento N" de expediente Folios 5. Afio 6.1.3 Tipos de colores por unidad orgénica en el Gobierno Regional Pasco y sus direcciones respectivas (Tener en cuenta el organigrama del GOREPA). > GOBERNACION REGIONAL Color azul oscuro > VICE GONERNACION Color azul oscuro > CONSEJO REGIONAL Color verde oscuro PROCURADURIA PUBLICA REGIONAL Color naranja > ORGANO DE CONTROL INTERNO (OCI) Color guinda > GERENCIA GENERAL REGIONAL Color blanco of> GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLO ECONOMICO —Color celeste > GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL Color amarillo % GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA, Color rojo > GERENCIA REGIONAL DE RR. NN. Y GMA. Color verde > GERENCIAREG. DE PLANEAMIENTO, PPTO, YACOM.T. Colorazul eléctrico 6.2 Las relaciones entre los archivos de gestién y el archivo central seré de mutua colaboracién y de coordinacién. 6.3 Para los fines de la presente Directiva se considera como norma aplicable en todo los 6rganos del gobierno regional. 6.4 Los responsables de los archivos Centrales y el Titular del pliego son los responsables de tener los archivos organizados segtin los procesos archivisticos correspondientes, aspecto en concordante con la Ley N"25323- Ley del Sisterna Nacional de Archivos y el cumplimiento de la Ley N° 19414, Ley que declara de utilidad piblica la Defensa, Conservacién e Incremento del Patrimonio Documental y Ley N* 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacién, VII DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 7.1 Los trabajadores en los archivos centrales y de gestién que laboran o personal capacitado, adecuan el horario de atencién alas necesidades del usuario. 7.2. Las relaciones y coordinaciones entre los archivas de Gestién, Archivos Centrales y Archivo Regional; seré de manera permanente. 7.3 Lasupervisin y monitoreo se realizarén en forma continua, como medio de seguimiento ycontrol al cumplimiento del desempefio en gestion archivistica. 7.4 Los responsables de los Archivos Centrales y de Gestién deberd cumplir eficazmente con las disposiciones de la Direccién de Archivo Regional Pasco y cumplir con las funciones de conservacién de documentos, registro e investigaci6n sobre la existencia de documentos histéricos y de gestién importante en su jurisdiccién, informando de su existencia a la Direccién de Archivo Regional Pasco. En materia fotogréfica se recomienda el acopio de 100 fotogratias y luego derivarlas a la DAR Pasco para los fines y acciones - correspondientes. VIII DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES Déjese sin efecto cualquier disposicién o normativa regional precedente a esta directiva, 1X RESPONSABILIDAD Los (as) servidores (as) puiblicos (as) encargados (as) de los Archivos de Gestion de las Unidades orgéinicas, Direcciones Regionales y de las diferentes areas del Gobierno Regional Pasco. X — GLOSARIO DE TERMINOS © Comité Evaluador de Documentos (CED): Es designado por la mas alta autoridad institucional y es el encargado de conducir el proceso de elaboracién del programa de control de° documentos archivisticos, la eliminacién de documentos archivisticos y la transferencia documental. Documentos Archivisticos.- Es aquel que contiene una Informacion de cualquier fecha, forma Y soporte, producido o recibido por persona natural o juridica, institucién publica o privada een el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnol6gico. Organo de Administracién de Archivos (OAA) o Archivo Central: Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas a nivel institucional, asi como de la conservacién y uso de los documentos prevenientes de los archivos de gestién y periféricos e intervenir en su transferencia y eliminaci6n en coordinacién con el Archivo General de la Nacién, Programa de Control de Documentos Archivisticos (PCDA): Es un documento de gestidn que determina las agrupaciones documentales (fondo, seccién y serie) y establece los valores y periodos de retencién de cada una de las series documentales de una entidad del sector publico. Esté conformado por la Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD), Tabla de Retencién de Documentos Archivisticos (TRDA) y el indice Alfabético (IA). Soporte Fisico: Material donde se registra la informacién del documento archivistico, entre los cuales se encuentra el papel, medio electrénico, audiovisual, entre otros. Seecién Documental: Es el conjunto de documentos que corresponde a la division de un fondo documental. Para la identificacién de cada seccién documental se toma en cuenta la Unidad de organizacién o divisién funcional de la entidad publica Serie Documental: Es el conjunto de documentos que poseen caracteristicas comunes, el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de contabilidad, etc.) 0 el mismo asunto y que por consiguiente, son archivados, usados y pueden ser transferidos, conservados © eliminados como unidad. Plan de Implementacién y Mejoramiento del Archivo (PIMA): Es un documento de gestién archivistica que se elabora para la creacién, implementacién y mejoramiento del sistema de archivos en la entidad. Este documento permite al encargado del archivo realizar la focalizacién, diagnéstico y propuesta técnica para la implementacién y mejora del archivo en la entidad. Unidades de Organizacién.- Conjunto de unidades agrupadas por nivel organizacional al interior de una entidad. Para la presente gula corresponde a cada secci6n documental. = Nivelde | Nivel organizacional Organizaci6n Srgano Primer y Segundo nivel Unidad Tercer nivel organica [Sub unidad orgénica | Cuarto nivel Area Quinto nivel i ia DDIRECTORA DE anchive EGIONSTANEXOS: Anexo N’ 1 Anexo N° 2 Anexo N’ 3 ‘Anexo N° 4 Modelo de los sellos y elementos de lomo para los archivadores Jomo ancho. Formato de rétulo de unidades de archivamiento. Formato de referencia de rotulo de a Unidad de archivamiento para transferencia. Formato de referencia para la transferencia de documentos archivisticos e instrucciones.ANEXO N° MODELO DE SELLOS ELEMENTOS QUE CONTIENE EL LOMO DE LOS ARCHIVADORES GOBIERNO REGIONAL GOBERNACION Folio N° GOBIERNO REGIONAL GERENCIA GENERAL Folio N°_ GOBIERNO REGIONAL ADMINISTRACION Folio N° GOBIERNO REGIONAL TESORERIA Folio N° GOBIERNO REGIONAL ABASTECIMIENTOS Folio N° LOGO GOREPA MEMBRETE (Seguin sector) SIGNATURA GERENCIA, DIRECCION, OFICINA, AREA O SIMILAR NOMBRE DE LA SERIA ANO DE EJECUCION NUMERO INDICADO EN LA LEYENDAANEXO N°2 Formato de rétulo de unidades de archivamiento. By, | CALIDAD | CAIAN® 1 Oi oc ‘ORGANO: UNIDAD ORGANICA: SERIE DOCUMENTAL: CORRELATIVO DE: FECHAS EXTREMAS: OBSERVACIONES: otANEXO N"3, Modelo de referencia de rétulo de la Unidad de archivamienta para transferencia, ‘TRANFERENCIA LOGO DE LA ENTIDAD Afi (NOMBRE DE LA ENTIDAD) UNIDAD DE ORGANIZACION (Organo / Unidad Organica / Area o Dependencia) ‘SERIE DOCUMENTAL CODIGO DE LA SERIE DOCUMENTAL FRACCION DE SERIE (N® CORRELATIVO / FECHAS EXTREMAS / LETRAS) DE UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO ARO DE TRANFERENCIA asANEXO NTA. Formato de referencia para la transferencia de documentos archivisticos. (Logo dela entidad) PAB ane BE PBS (*) INVENTARIO DE TRANFERENCIA DE DOCUMENTOS 1. Nombre de Ia entidad 2. Unidad de organizacién 3. Nombre del Servidor (a) 4, Inventario elaborado por 5. 6. 1 3. N* de remisién . Afio de remisién . Metros lineales de doc. A transferir (14) Lugar y fecha de entrega (26) Lugar y fecha de recepcién (25) Fitma sello de la Autoridad que entrega (27) Firma sello de la Autoridad que recibe\ Qr INSTRUCCIONES INVENTARIO DE TRANFERENCIA DE DOCUMENTOS, Indicar el nombre de la entidad Indicar el nombre de la unidad de organizacién cuyos documentos van a transferirse Indicar el nombre del servidor(a), a cargo de la Unidad Organizacién Indicar el nombre del responsable en la elaboracién del inventario Anotar el niimero secuencial segtin la primera remisién de documentos realizada ‘anualmente por la Unidad de Organizaci6n al OAA. Anotar el afio en el que se realiza la transferencia ‘Anotar la cantidad de metros lineales de documentos a transferir. ‘Anotar la cantidad total de las unidades de archivamiento a transferirse. ‘Anotar la serie o series documentales que conforman las unidades de archivamiiento. . Indicar la fecha més antigua y mas reciente de cada una de las series. . Indicar la cantidad total de folios de la serie documental por cada unidad de archivamiento a transferir . Dejar en blanco para uso de archivo receptor. Aqui se indica el lugar donde se encuentra archivada la unidad de archivamiento y el nimero de estante, cuerpo y balda asignado a ella dentro del archivo. 13. Anotar las observaciones 0 informacién complementaria necesarias pare la mejor comprensién de los docunientos a transferencia, 14. Indica el lugar y fecha de la entrega de los documentos a transferir. 15. Firma y sello del servidor que realiza la entrega de los documentos a transferir. 16. Indicar el lugar y fecha de la recepcién de los documentos transferidos. 17. Firma y sello del servidor que recibe los documentos transferidos. (*} Las paginas deben numerarse consecutivamente, indicéndose con el nero “uno” seguido de la preposicién “de” y ndimero total de paginas de tabla general. 23