Unidad 4 - Google Drive

Unidad 4: Google Drive
APLICACIONES DE
GOOGLE PARA EL
TRABAJO COLABORATIVO
E INDIVIDUAL
INDICE
Tema 1: ACCEDER A GOOGLE DRIVE Y A SU CONFIGURACIÓN ................................................................... 4

1.1. Cómo acceder a Google Drive .................................................................................................................... 4
1.2. Cómo acceder a Configuración ................................................................................................................... 1
1.3. Cómo acceder a Combinación de teclas ..................................................................................................... 7
Tema 2: BUSCAR EN GOOGLE DRIVE ................................................................................................................ 8

2.1. Cómo buscar archivos en el cuadro de búsqueda ...................................................................................... 8
2.2. Cómo filtrar tus resultados de Drive............................................................................................................. 9
2.3. Cómo buscar archivos por tamaño .............................................................................................................. 9
Tema 3: GESTIONAR CARPETAS Y ARCHIVOS ............................................................................................... 10

3.1. Cómo crear una carpeta ............................................................................................................................ 10
3.2. Cómo cambiar color a una carpeta............................................................................................................ 11
3.3. Cómo cambiar nombre a una carpeta ........................................................................................................ 12
3.4. Cómo crear un archivo .............................................................................................................................. 13
3.4.1. Crear un archivo desde tu casilla de correo electrónico ......................................................................... 13
3.4.2. Crear un archivo desde tu Unidad Drive................................................................................................. 14
3.5. Cómo cambiar el nombre a un archivo ...................................................................................................... 14
3.6. Cómo guardar un archivo .......................................................................................................................... 15
3.7. Cómo subir archivos y carpetas ................................................................................................................ 16
3.8. Cómo arrastrar archivos y carpetas........................................................................................................... 18
3.9. Cómo convertir archivos de Office en archivos de Google ........................................................................ 19
3.10. Cómo subir archivos o carpetas con el mismo nombre ........................................................................... 20
3.11. Cómo mover un archivo o una carpeta ................................................................................................... 20
3.12. Cómo arrastrar un elemento a una carpeta ............................................................................................. 21
3.13. Cómo copiar un archivo ........................................................................................................................... 22
3.14. Cómo eliminar un archivo o una carpeta ................................................................................................. 22
Tema 4: COMPARTIR CARPETAS Y ARCHIVOS .............................................................................................. 23

4.1. Cómo compartir un único archivo o una única carpeta .............................................................................. 23
4.2. Cómo compartir varios archivos o varias carpetas .................................................................................... 24
4.3. Cómo compartir y configurar permisos con determinadas personas ......................................................... 24
4.4. Cómo compartir un enlace restringido a un archivo o una carpeta ........................................................... 25
4.5. Cómo compartir un enlace público a un archivo o una carpeta ................................................................. 24
4.6. Cómo dejar de compartir o cambiar la configuración para compartir ......................................................... 28
4.7. Cómo buscar archivos compartidos contigo .............................................................................................. 29
4.8. Cómo añadir accesos directos a archivos compartidos contigo................................................................. 30
4.9. Cómo eliminar archivos o carpetas compartidos contigo ........................................................................... 31
Tema 5: GESTIONAR EL TRABAJO COLABORATIVO ..................................................................................... 32

5.1. Cómo añadir un comentario ...................................................................................................................... 32
5.2. Cómo editar o eliminar un comentario ....................................................................................................... 33
5.3. Cómo enviar un comentario a una persona específica.............................................................................. 34
5.4. Cómo responder a un comentario .............................................................................................................. 35
5.4.1. Responder a comentarios en documentos o presentaciones .................................................................. 35
5.4.2. Responder a comentarios en hojas de cálculo ....................................................................................... 35
5.5. Cómo cerrar un comentario ....................................................................................................................... 36

5.6. Cómo volver a abrir un comentario............................................................................................................ 36
5.7. Cómo ver todos los comentarios ............................................................................................................... 37
5.8. Cómo asignar una tarea en un comentario ............................................................................................... 37
5.9. Cómo reasignar una tarea ......................................................................................................................... 38
5.10. Cómo marcar una tarea como completada ............................................................................................. 39
5.11. Cómo sugerir cambios en Documentos de Google ................................................................................. 39
5.12. Cómo aceptar sugerencias de una en una .............................................................................................. 41
5.13. Cómo aceptar o rechazar todas las sugerencias..................................................................................... 41
5.14. Cómo buscar tareas y sugerencias sin resolver ...................................................................................... 42
5.15. Cómo chatear con otros usuarios en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones ......................... 43
5.16. Cómo ver todos los cambios que se hicieron en un archivo .................................................................... 44
5.17. Cómo volver a una versión anterior, cambiarle el nombre o copiarla ...................................................... 45
5.18. Cómo ver los cambios que se hicieron en Mi unidad .............................................................................. 46
5.19. Cómo ver los cambios que se hicieron en una unidad compartida ......................................................... 46
5.20. Cómo ver los cambios que se hicieron en un archivo o una carpeta ...................................................... 47
Tema 6: GESTIONAR MI UNIDAD DRIVE ........................................................................................................... 48

6.1. Cómo reordenar archivos y carpetas......................................................................................................... 48
6.1.1. Si usas la vista de lista para ver los archivos ......................................................................................... 48
6.1.2. Si usas la vista de cuadrícula para ver los archivos ............................................................................... 49
6.2. Cómo acceder a Elementos recientes ....................................................................................................... 49
6.3. Cómo destacar archivos y carpetas importantes ....................................................................................... 50
6.4. Cómo mover archivos a la Papelera.......................................................................................................... 51
6.5. Cómo recuperar archivos de la Papelera .................................................................................................. 52
6.6. Cómo eliminar un archivo definitivamente ................................................................................................. 53
6.7. Cómo vaciar la Papelera ........................................................................................................................... 54
1. ACCEDER A GOOGLE DRIVE Y A SU CONFIGURACIÓN

Google Drive te permite guardar tus archivos de forma segura y abrirlos o editarlos desde cualquier dispositivo.
Al utilizarlo los/as integrantes de un mismo equipo pueden compartir documentos y/o carpetas que necesitan
trabajar en red, sin necesidad de encontrarse en un mismo edificio. Actualmente, la unidad de Drive de cada
cuenta incluye 15 GB de espacio gratuito.
NOTA: los 15 GB de espacio gratuito se comparten con el correo de Gmail y el contenido de Google Fotos.
1.1. Cómo acceder a Google Drive

Para ingresar a Google Drive podés:
• Ingresar a drive.google.com.
• Ingresar a tu correo electrónico y hacer clic en “Aplicaciones de Google” y elegir la aplicación
Drive.
Una vez allí dentro vas a ver "Mi unidad", que contiene:
• Los archivos y las carpetas que subiste.
• Los documentos, las hojas de cálculo, las presentaciones y los formularios de Google que creaste.
1.2. Cómo acceder a Configuración

1. Ingresá a Drive.
2. Hacé clic sobre el botón “Configuración” (icono de engranaje), ubicado en la esquina superior
derecha. Luego hacé clic en “Configuración”.
En la sección “General” vas a poder ver diferentes opciones para configurar:
• Almacenamiento: te brinda información del espacio usado, así como también, te permite “ver
elementos que ocupan almacenamiento” para que puedas descargarlos y/o borrarlos. Y, también, te
da la posibilidad de “Comprar espacio”, si querés hacerlo.
• Opciones para reemplazar elementos por accesos directos: Este proceso reemplazará todas las
ubicaciones de archivos y carpetas que se encuentren en varias ubicaciones, excepto una. Los archivos
y las carpetas se reemplazarán por accesos directos para ahorrar espacio en la cuenta.
• Convertir archivos subidos: al hacer clic en esta opción los archivos que subas al Drive se van a
convertir, de manera automática, al formato de editor de Documentos de Google.
• Idioma: en esta opción podés elegir el idioma para los servicios de Google. Si tu Unidad Drive está
configurada en un idioma extranjero, te sugerimos hacer clic en “Cambiar configuración de idioma” y
editar como idioma preferido “Español (España)”.
• Sin conexión: al hacer clic sobre esta opción vas a poder crear, abrir, editar tus archivos de
Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google aunque no tengas conexión a Internet.
• Densidad: con esta opción vas a poder cambiar el modo en que se muestran los archivos en Drive.
Podés elegir entre visita Normal, Cómoda o Compacta.
• Sugerencias: al tildar esta opción vas a tener los archivos importantes a mano en la sección
“Sugerida” de tu Unidad Drive.
En la sección “Notificaciones” vas a poder cambiar la configuración de notificaciones:
• Navegador: podés tildar esta opción si querés recibir las actualizaciones de Drive mediante el
navegador.
• Correo electrónico: podés tildar esta opción si querés recibir las actualizaciones a través de tu correo.
En la sección “Gestionar aplicaciones” vas a ver las aplicaciones conectadas a tu Drive y vas a poder
descargar más aplicaciones de Google Workspace Marketplace para editar imágenes y vídeos, firmar
documentos o enviarlos por fax, crear diagramas de flujo y mucho más.
Las aplicaciones que vienen predeterminadas son:

• Documentos de Google: crea y edita documentos.
• Hojas de cálculo de Google: crea y edita hojas de cálculo.
• Presentaciones de Google: crea y edita presentaciones.
• Formularios de Google: crea formularios y encuestas.
• Dibujos de Google: crea formas y diagramas.
• Google My Maps: permite crear y compartir mapas online fácilmente.
• Google Sites: crea y edita sitios web.
• Google Apps Script: crea y edita textos.
• Google Jamboard: la pizarra digital que captura ideas para acceder a ellas desde cualquier
dispositivo.
1.3 Cómo acceder a Combinación de teclas

2. Hacé clic sobre el botón “Configuración”, ubicado en la esquina superior derecha. Luego hacé clic en
“Combinación de teclas”.
Vas a encontrar una lista de las combinaciones de teclas que podés usar con Google Drive en la Web. Están
ordenadas según las acciones que podés hacer con las teclas: “Selección”; “Ir a”; “Aplicación”; “Crear”;
“Subida”; “Menús”; “Acciones”.
NOTA: otra forma de mostrar la lista de combinaciones de teclas en Google Drive es presionando Ctrl + / (para
sistema operativo Chrome OS, Windows) o ⌘ + / (para sistema operativo Mac). Esta combinación puede variar
en teclados de notebooks sin PAD numérico.
2. BUSCAR EN GOOGLE DRIVE

• Podés encontrar archivos en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones buscando
por: título del archivo; contenido del archivo; elementos destacados en imágenes, archivos PDF u otros
archivos.
• Solo podés buscar archivos guardados en Mi unidad. Los archivos guardados en carpetas compartidas
contigo no aparecerán en tu búsqueda a menos que las añadas a Mi unidad (ver tema 4.8. Cómo añadir
accesos directos a archivos de Drive compartidos contigo, página 30).
• También podés ordenar y filtrar los resultados de búsqueda.
2.1. Cómo buscar archivos en el cuadro de búsqueda

2. En la en la parte superior, escribí una palabra o una frase en el cuadro de búsqueda. Los resultados de
la búsqueda van a ir apareciendo a medida que escribas.
3. Apretá “Intro” en el teclado, para ver todos los resultados.
2.2. Cómo filtrar tus resultados de Drive

Para encontrar archivos más fácilmente en Drive, podés limitar los resultados de búsqueda aplicando filtros.
2. En la parte superior, escribí una palabra o una frase en el cuadro de búsqueda.
3. Para limitar tu búsqueda, hacé clic en el icono “Opciones de búsqueda”.
4. Rellená cualquiera de las siguientes secciones:
• Tipo: tipo de archivo, por ejemplo, documentos, imágenes o PDFs.
• Propietario: persona a la que pertenece el archivo.
• Contiene las palabras: busca palabras y frases en el contenido de los documentos.
• Nombre del elemento: busca solo el nombre del archivo.
• Ubicación: si el archivo está en una carpeta concreta, en la "Papelera" o en "Destacados".
• Fecha de modificación: fecha en la que se modificó un archivo por última vez.
• Aprobaciones: Refiere a documentos con cambios solicitados por otros o uno mismo.
• Compartido con: personas que pueden ver, comentar o editar el archivo.
• Seguimiento: indica si el archivo tiene tareas asignadas a vos o sugerencias en archivos de
tu propiedad.
5. En la parte inferior, hacé clic en “Buscar”.
2.3. Cómo buscar archivos por tamaño

2. A la izquierda, hacé clic en “Almacenamiento”
3. Para invertir el orden, hacé clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo .
3. GESTIONAR CARPETAS Y ARCHIVOS

3.1. Cómo crear una carpeta
2. A la izquierda, hacé clic en “Nuevo” “Carpeta”.

3. Poné un nombre a la carpeta.

4. Hacé clic en “Crear”.
NOTA: otra manera rápida de crear una carpeta es haciendo clic derecho en cualquier parte de la pantalla; de
esta manera, aparece una solapa donde tenés que hacer clic en la opción “Nueva Carpeta”. Al hacer clic allí,
aparece un cuadro que te permite escribir un nombre para la nueva carpeta. Luego, tenés que hacer clic en
“Crear”.
3.2. Cómo cambiar color a una carpeta

Podés personalizar el color de las carpetas y los accesos directos a carpetas de Mi unidad. Los cambios de
colores que hagas solo se aplicarán a tu vista de Drive.
2. Hacé clic con el botón derecho en la carpeta que querés cambiar.
3. Hacé clic en “Cambiar color” y elegí el color que quieras. Podés cambiar el nombre de una carpeta
las veces que quieras.
3.3. Cómo cambiar nombre a una carpeta

2. Hacé clic con el botón derecho en la carpeta que querés cambiar.
3. Hacé clic en “Cambiar nombre”.
4. Escribí el nuevo nombre que querés poner.

5. Hacé clic en “Aceptar”. Podés cambiar el nombre de una carpeta las veces que quieras.
3.4. Cómo crear un archivo

• Podés crear distintos tipos de archivos: Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios.
• Para crear un archivo, podés optar entre dos opciones:
3.4.1. Crear un archivo desde tu casilla de correo electrónico:

1. Ingresá a tu cuenta de correo electrónico Gmail.
2. En la esquina superior derecha, hacé clic en el “Aplicaciones de Google” y elegí el tipo de archivo
que querés utilizar (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios).
3. Hacé clic en “Crear” para crear un archivo “En blanco” o hacé clic sobre la plantilla
predeterminada que querés usar.
3.4.2. Crear un archivo desde tu Unidad Drive:

2. A la izquierda, hacé clic en “Nuevo” y elegí el tipo de archivo que querés utilizar (Documentos, Hojas
de cálculo, Presentaciones, Formularios).
3. Colocá el cursor sobre la flecha hacia la derecha y hacé clic en la opción que querés usar (abrir el tipo
de archivo elegido “[…]en blanco” o abrir el tipo de archivo elegido “Desde una plantilla”
predeterminada).
3.5. Cómo cambiar el nombre a un archivo

Al crear un Documento, una Hoja de cálculo, una Presentación o un Formulario se asigna automáticamente el
nombre "Documento sin título", "Hoja de cálculo sin título", "Presentación sin título" o “Formulario sin título”. Para
cambiar el nombre del archivo:
2. Abrí el archivo al que querés cambiarle el nombre.
3. Hacé clic en el nombre en la parte superior del archivo.
4. Escribí un nuevo nombre.
5. Hacé clic en “Intro”.
NOTA: otra manera rápida de cambiar el nombre de un archivo es haciendo clic derecho sobre el archivo y elegir
la opción “Cambiar nombre”; así, aparece un cuadro que te permite escribir el nombre que quieras poner.
Luego, tenés que hacer clic en “Aceptar”. Podés cambiar el nombre de un archivo las veces que quieras.
3.6. Cómo guardar un archivo

• Cuando trabajás con conexión en los Documentos, Presentaciones y Formularios, los cambios se
guardan a medida que vas escribiendo.
• En las Hojas de cálculo, tenés que hacer clic fuera de la celda en la que estés escribiendo para que se
guarden los cambios.
• Para editar tus documentos de Google sin conexión a internet, activá el modo sin conexión:
NOTA: Si esta función no está disponible, Google te ofrecerá de instalar la Extensión de Chrome para
Documentos de Google sin conexión.
OPCIONAL: para acceder a tus documentos sin conexión a Internet, podés instalar "Drive para ordenadores":
2. Hacé clic sobre el botón “Configuración”, ubicado en la esquina superior derecha. Luego hacé
clic en “Instalar Drive para ordenadores”.
3. Seguí los pasos del instalador.
NOTA: podés encontrar más información sobre las funciones de Drive para ordenadores aquí:
Empezar a usar Google Drive para ordenadores
3.7. Cómo subir archivos y carpetas

2. En la parte superior izquierda, hacé clic en “Nuevo” “Subir archivo” o “Subir carpeta”.
3. Elegí el archivo o la carpeta que querés subir.

4. Hacé clic en “Abrir” o hacé doble clic en el archivo o carpeta elegida. Mientras se carga, va aparecer
el siguiente cuadro en la pantalla.
NOTA: otra manera rápida de subir un archivo o subir una carpeta es haciendo clic derecho en cualquier parte
de la pantalla. De esta manera, va a aparecer una solapa donde tenés que hacer clic en la opción “Subir
Archivo” o “Subir Carpeta”. Elegí el archivo o la carpeta que querés subir; hace clic en “Abrir” o hace doble
clic sobre el archivo o carpeta elegida y va a aparecer el cuadro de carga.
3.8. Cómo arrastrar archivos y carpetas

2. Abrí la ruta de tu computadora donde se encuentra el archivo o la carpeta que querés arrastrar. Es
importante que tengas una de las dos pantallas minimizadas para que puedas verlas a la par.
3. Hacé clic en el archivo que querés arrastrar y, sin soltar el cursor, tenés que llevar el mismo hacia la
Unidad Drive.
3.9. Cómo convertir archivos de Office en archivos de Google

2. Abrí el archivo que querés convertir.
3. Hace clic en “Archivo” ”Guardar como documento/hoja de cálculo/presentación de Google”.

NOTA:
• Para convertir automáticamente todos los archivos de Office que subas en Documentos, Hojas de cálculo
o Presentaciones de Google, tenés que activar la opción “Convertir archivos subidos” en la
“Configuración” de tu Unidad Drive (ver el tema 1.2. Cómo acceder a Configuración, página 5).
• Los archivos que hayas subido anteriormente no se convertirán.
3.10. Cómo subir archivos o carpetas con el mismo nombre

Si subís un archivo o una carpeta con el mismo nombre que otro/a que ya existe, Google Drive te
avisa que estás subiendo un elemento que coincide con uno ya subido y te permite elegir entre dos
opciones:
o Reemplazar archivo actual.
o Mantener ambos archivos.
También podemos cancelar la acción en caso de que se tratara de un error.
2. Subí un archivo o una carpeta con el mismo nombre que otro/a que ya existe.
3. Elegí la opción que quieras: “Reemplazar archivo actual” y “Mantener ambos archivos”.
• Si decidiste reemplazar el archivo actual vas a observar en el margen inferior derecho que el mismo
figure con la leyenda "Versión n" (dependiendo el número de veces que lo hayas reemplazado).
• Si decidiste mantener ambos archivos, el más nuevo tendrá al final del nombre "(n)" (dependiendo
el número de veces que lo hayas subido con el mismo nombre).
3.11. Cómo mover un archivo o una carpeta

Podés mover un elemento desde cualquier parte de Google Drive: la ventana principal, el panel izquierdo o
los resultados de búsqueda.
2. Hacé clic con el botón derecho en el elemento que querés mover.
3. Hacé clic en “Mover a”.
4. Elegí o creá una carpeta y hacé clic en “Mover”.
NOTA: si movés carpetas con una gran cantidad de archivos o subcarpetas, es posible que los cambios tarden
algún tiempo en aparecer.
3.12. Cómo arrastrar un elemento a una carpeta

2. Hacé clic y mantené presionado el elemento que querés mover.
3. Colocá el elemento sobre la carpeta y soltalo.
NOTA: otra manera rápida de mover un archivo es arrastrando el mismo desde la pantalla principal de “Mi
unidad” a la carpeta que corresponda de “Mi unidad” que figura en el panel izquierdo.
3.13. Cómo copiar un archivo

2. Hacé clic con el botón derecho en un archivo.
3. Hacé clic en “Hacer una copia” .

NOTA: no podés copiar carpetas, solo archivos.
3.14. Cómo eliminar un archivo o una carpeta

2. Hacé clic con el botón derecho en el archivo o en la carpeta que querés eliminar.
3. Hacé clic en “Quitar”.
NOTA: si eliminás un elemento por error, podés restaurarlo (ver el tema 6.5. Cómo recuperar archivos de la
Papelera, página 52).
4. COMPARTIR CARPETAS Y ARCHIVOS
4.1. Cómo compartir un único archivo o una única carpeta

2. Hacé clic en el archivo o en la carpeta que querés compartir.
3. Hacé clic derecho y elegí la opción “Compartir” o hacé clic en el icono “Compartir” , ubicado
arriba a la derecha.
4.2. Cómo compartir varios archivos o varias carpetas

2. Mantené presionada la tecla Ctrl del teclado y seleccioná dos o más archivos o dos o más carpetas.
4.3. Cómo compartir y configurar permisos con determinadas personas

Cuando compartís un archivo o una carpeta con alguien, podés decidir cómo puede utilizarlo, según las
siguientes opciones:
• Lector: las personas usuarias pueden ver el archivo o la carpeta, pero no pueden editar, ni compartir
con nadie.
• Comentador: las personas usuarias pueden hacer comentarios y sugerencias, pero no pueden editar el
archivo o la carpeta, ni compartir con nadie.
• Editor: en el caso de los archivos, las personas usuarias pueden hacer cambios, aceptar o rechazar
sugerencias y compartir el archivo con otras personas. En el caso de las carpetas, las personas pueden
abrir, editar, eliminar o mover los archivos de la carpeta.
2. Seleccioná el archivo que querés compartir.
4. En "Compartir con personas y grupos", introducí la dirección de correo electrónico con la que
querés compartir el archivo.
5. Para cambiar qué pueden hacer las personas usuarias con tu archivo o carpeta, a la derecha, hacé clic
en la flecha hacia abajo y elegí entre “Lector”, “Comentador” o “Editor”.

6. Eligí si querés notificar a las personas:
a. Si querés notificar a las personas a las que les estás compartiendo un archivo o una carpeta,
marcá la casilla junto a “Notificar a los usuarios”. De esta manera, aparece un recuadro donde
podés escribir un mensaje que les llegará por correo electrónico a las casillas añadidas.
b. Si no querés notificar a las personas, desmarcá la casilla.
7. Hacé clic en “Enviar”.
NOTA: en caso de compartir un archivo o una carpeta con una dirección de correo electrónico que no
pertenece a una cuenta de Google, las personas usuarias sólo pueden ver el archivo y/o la carpeta.
4.4. Cómo compartir un enlace restringido a un archivo o una carpeta

• Con un enlace restringido, solo las personas añadidas previamente van a poder abrir y usar este
enlace.
• Las personas que reciban el enlace van a poder utilizarlo de acuerdo a los permisos que les hayas
otorgado previamente (“Lector”, “Comentador” o “Editor”).
2. Seleccioná el archivo o carpeta que querés compartir.
4. Hacé clic en "Obtener enlace".
5. Elegí la opción “Restringido”.
6. Hacé clic en “Copiar enlace” y luego en “Hecho”.

7. Copiá y pegá el enlace en un correo electrónico o en otro lugar para compartirlo.
4.5. Cómo compartir un enlace público a un archivo o una carpeta

• Con un enlace público, cualquier persona usuaria de Internet va a poder abrir y usar este enlace.
• Las personas que reciban el enlace van a poder utilizarlo de acuerdo a los permisos que le otorgues
(“Lector”, “Comentador” o “Editor”).
2. Seleccioná el archivo o carpeta que querés compartir.
, ubicado
3. Hacé clic derecho y elegí la opción “Compartir” o hacé clic en el icono “Compartir”
4. Hacé clic en "Restringido".
5. Elegí la opción “Cualquier persona con el enlace”.

6. Para decidir qué pueden hacer las personas usuarias con tu enlace público cuando lo compartas,
seleccioná: “Lector”, “Comentador” o “Editor”.
7. Hacé clic en “Copiar enlace” y luego en “Hecho”.
8. Copiá y pegá el enlace en un correo electrónico o en otro lugar para compartirlo.
NOTA:
• Otra manera rápida de obtener un enlace es haciendo clic derecho sobre el archivo o carpeta que querés
compartir; de esta manera aparece una solapa donde tenés que hacer clic en la opción “Obtener
enlace”.
• También, podés obtener un enlace seleccionando el archivo o carpeta que quieras compartir y haciendo
clic en el icono “Obtener enlace” , ubicado en la esquina superior derecha.

NOTA:
• Cuando accedan a tu archivo personas usuarias que no hayan iniciado sesión en una cuenta de Google,
aparecerán como personas usuarias anónimas con figuras de animales.
• Cuando compartís una carpeta, los archivos y subcarpetas que contiene se compartirán según los
permisos de configuración que hayas elegido para la carpeta. Luego, si querés, podés cambiar la
configuración para compartir de las subcarpetas y archivos incluidos.
4.6. Cómo dejar de compartir o cambiar la configuración para compartir

Si compartís un archivo o una carpeta con otras personas, la persona propietaria y cualquiera que tenga
permiso para editar, podrán cambiar las opciones para compartir.
2. Seleccioná el archivo o carpeta que querés trabajar.
3. Hacé clic derecho y elegí la opción “Compartir” o hacé clic en el icono “Compartir” , ubicado arriba
a la derecha.
4. Buscá a la persona con la que querés dejar de compartir o a quien querés cambiarle la configuración
para compartir:
• Para dejar de compartir, a la derecha de su nombre, toca la flecha hacia abajo y hace clic en
“Retirar acceso”.
• Para cambiar la configuración para compartir, a la derecha de su nombre, toca la flecha hacia
abajo y hace clic en el permiso que quieras otorgarle (“Lector”, “Comentador” o “Editor”).
5. Para guardar los cambios, toca “Guardar”.
4.7. Cómo buscar archivos compartidos contigo

Podés buscar los archivos que otros/as compartieron con vos en Google Drive. En "Compartido conmigo"
podés ver:
• Los archivos compartidos contigo.
• Las carpetas compartidas contigo.

• Los archivos compartidos mediante enlace que abriste.
La lista se ordena de forma descendente, empezando por el último archivo que se compartió e incluye la
siguiente información:
• El nombre del documento.
• El propietario del archivo.
• La fecha en la que se compartió el archivo.
2. En el panel izquierdo, hacé clic en “Compartido conmigo”.
4.8. Cómo añadir accesos directos a archivos compartidos contigo

Si querés organizar los archivos compartidos, añadí un acceso directo a ellos. Podés colocar el acceso directo
dentro de "Mi unidad" o en cualquier unidad que hayan compartido contigo.
3. Selecciona el/los archivo/s o la/las carpeta/s a los que querés añadir un acceso directo.
4. Hacé clic con el botón derecho en el/los archivo/s o la/las carpeta/s que hayas seleccionado y elegí
la opción “Añadir acceso directo a Drive”.
5. Elegí una carpeta donde querés añadirlos.

6. Hacé clic en “Añadir acceso directo”.
4.9. Cómo eliminar archivos o carpetas compartidos contigo

Si alguien compartió un archivo o una carpeta con vos que ya no querés ver, podés eliminarlos.
3. Selecciona el/los archivo/s o la/las carpeta/s que querés eliminar.
4. Hacé clic con el botón derecho en el/los archivo/s o la/las carpeta/s que hayas seleccionado y elegí la
opción “Quitar”.
NOTA:
Si eliminás un archivo o una carpeta compartido/a de tu propiedad:

• Las personas que puedan ver, comentar o editar el archivo o carpeta podrán realizar una copia hasta
que lo/a elimines definitivamente.
• Para eliminar el archivo o carpeta definitivamente (ver el tema 6.6. Cómo eliminar un archivo
definitivamente, página 53).
Si eliminás un archivo o carpeta compartido/a del que no sos persona propietaria:

• Se eliminará de tu servicio Drive, pero otras personas colaboradoras podrán seguir accediendo al
mismo/a.
• Si, previamente, generaste un acceso directo lo/a vas a seguir viendo en la Unidad donde lo/a hayas
añadido. Si lo/a abrís, volverá a aparecer en "Compartido conmigo".
5. GESTIONAR EL TRABAJO COLABORATIVO

• Podés colaborar con otras personas usuarias en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de
Google para:
o Añadir, editar o eliminar comentarios, o responder a ellos.
o Asignar tareas.
o Realizar sugerencias.
• Para realizar trabajo colaborativo en archivos de Microsoft Office, te recomendamos que conviertas los
archivos al formato de Documentos de Google (ver el tema 3.9. Cómo convertir archivos de Office
en archivos de Google, página 19).
5.1. Cómo añadir un comentario
2. Abrí el documento, la hoja de cálculo o la presentación en la que querés trabajar.
3. Resaltá el texto, las imágenes, las celdas o las diapositivas que querés comentar.
4. Para añadir un comentario, hacé clic en “Insertar” y luego en “Comentar” .
5. Escribí tu comentario y hacé clic en “Comentar”.
NOTA: también podés añadir un comentario, resaltando el texto, las imágenes, las celdas o las diapositivas
que querés comentar y, luego, haciendo clic en el icono “Añadir Comentario” .

5.2. Cómo editar o eliminar un comentario

3. En el comentario que querés editar o eliminar, hacé clic en el icono “Más” .

4. Hacé clic en “Modificar” o en “Eliminar”.
5.3. Cómo enviar un comentario a una persona específica

Para asegurarte de que una persona vea un comentario, podés mencionarla para que reciba una notificación
por correo electrónico con tu comentario. Podés mencionar a más de una persona.

5. Escribí tu comentario y en alguna parte del comentario, escribí @ o + justo delante de la dirección de
correo electrónico de la persona a la que querés mencionar (por ejemplo
@ddc.areadecomunicacion@gmail.com).
6. Hacé clic en “Comentar”.
5.4. Cómo responder a un comentario
5.4.1 Responder a comentarios en documentos o presentaciones

2. Abrí el documento o la presentación en la que querés trabajar.
3. Hacé clic en el comentario.
4. Escribí tu respuesta y hacé clic en “Responder”.
5.4.2 Responder a comentarios en hojas de cálculo
2. Abrí la hoja de cálculo en la que querés trabajar.
3. Hacé clic en la pestaña de la celda donde está inserto el comentario.
4. Escribí tu respuesta y hacé clic en “Responder”.
5.5. Cómo cerrar un comentario


3. Hacé clic en el comentario que querés cerrar.
4. En la esquina superior del comentario, hacé clic en el icono “Resolver” .

5.6. Cómo volver a abrir un comentario

3. Hacé clic en icono “Comentarios” , ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.

4. Elegí el comentario cerrado y hacé clic “Reabrir”.
5.7. Cómo ver todos los comentarios

3. Hacé clic en el icono “Comentarios” , ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
4. Para cerrar, volvé a hacer clic en el icono “Comentarios” .

5.8. Cómo asignar una tarea en un comentario

Podés utilizar los comentarios para asignar tareas a personas específicas, al hacerlo se enviará un correo
electrónico a la persona asignada y será la responsable de marcar la tarea como completada.

correo electrónico de la persona a la que querés asignárselo (por ejemplo
@ddc.areadecomunicacion@gmail.com).
6. Hacé clic en la casilla junto a "Asignar a [nombre]".
7. Hacé clic en “Asignar”. La persona a la que hayas asignado la tarea recibirá un mensaje de correo
electrónico.
5.9. Cómo reasignar una tarea

correo electrónico de la persona a la que querés reasignárselo (por ejemplo @ddcyca@gmail.com).
5. Hacé clic en la casilla junto a "Reasignar a [nombre]".
6. Hacé clic en “Reasignar”. La persona a la que hayas reasignado la tarea recibirá un mensaje de
correo electrónico.
5.10. Cómo marcar una tarea como completada


4. En la esquina superior derecha del comentario, hacé clic en “Listo”.
5.11. Cómo sugerir cambios en Documentos de Google

Podés sugerir modificaciones de un documento sin cambiar el texto original. Para esto necesitás tener permiso
como “Comentador” o “Editor”. Si la persona propietaria aprueba tus sugerencias, estas sustituirán al texto
original.
2. Abrí el documento en el que querés trabajar.
3. Seleccioná el texto que querés cambiar. Aparecerá un botón en el margen derecho. Hacé clic en
“Sugerir cambios” .
4. Asegúrate que esté activado el icono “Modo de sugerencias” , ubicado en la esquina superior
derecha.
5. Editá el documento:
• Tu cambio se mostrará en otro color. Si eliminás algo, quedará tachado.
• Si querés dar más información, hacé clic en tu sugerencia y escribí un comentario. Después,
hacé clic en “Responder”.
6. La persona propietaria del archivo recibirá un correo con tus sugerencias y podrá decidir si las acepta o
no.
5.12. Cómo aceptar sugerencias de una en una

3. Elegí un comentario donde haya una sugerencia.
4. Haz clic en “Aceptar” o en “Rechazar” .

5.13. Cómo aceptar o rechazar todas las sugerencias

3. Hacé clic en “Herramientas” “Ver los cambios sugeridos”.
4. Aparecerá un cuadro en la parte superior derecha.
5. Para ver cómo quedará tu documento con o sin los cambios, hacé clic en la flecha hacia abajo y
elegí una opción.
6. Hacé clic en “Aceptar todo” o en “Rechazar todo”.
5.14. Cómo buscar tareas y sugerencias sin resolver

1. En la parte derecha del cuadro de búsqueda de Drive, hacé clic en la flecha hacia abajo .
2. Desplazate hacia abajo y, junto a “Seguimiento”, hacé clic en la flecha hacia abajo y elegí la
opción “Solo tareas” o “Solo sugerencias”.
3. Hacé clic en “Buscar”.
4. En los resultados, junto a los archivos aparece un círculo con el número de tareas/sugerencias sin
resolver.
5. Hacé clic en el círculo [número] para abrir el archivo e ir al primer comentario sin resolver.
5.15. Cómo chatear con otros usuarios en Documentos, Hojas de

cálculo y Presentaciones
Si dos o más personas tienen tu archivo abierto, podés colaborar en documentos, hojas de cálculo o
presentaciones a través del chat.
3. Si dos o más personas tienen tu archivo abierto, hacé clic en “Mostrar chat” para abrir un chat de
grupo.
4. Escribí el mensaje que quieras y presioná “Intro”. Podés recibir comentarios al instante sin tener que
salir del archivo.
5.16. Cómo ver todos los cambios que se hicieron en un archivo

Si colaboras con varias personas en un archivo, puede ser difícil identificar quién realizó determinados cambios
y ver cuándo los realizó. Google Drive te permite llevar un control de los cambios en los archivos compartidos.
Para esto necesitas acceso de Propietario o de Editor al archivo.
3. Seleccioná “Archivo” “Historial de versiones” “Ver el historial de versiones”.
4. Hacé clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de
tiempo, vas a ver lo siguiente:
• Los nombres de las personas que editaron el documento.
• Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya hecho esa persona
aparecerán en ese color.
5.17. Cómo volver a una versión anterior, cambiarle el nombre o copiarla

3. Seleccioná “Archivo” “Historial de versiones” “Ver el historial de versiones”:

• Para convertir una versión anterior en la activa, selecciona “Restaurar esta versión”.
• Para dar un nombre a una versión, hacé clic en el icono “Más” “Poner nombre a esta
versión”.
• Para crear una copia de una versión anterior, hacé clic en el icono “Más” “Hacer una
copia”.
5.18. Cómo ver los cambios que se hicieron en Mi unidad

2. En la parte superior derecha, hacé clic en “Ver detalles” .

3. Seleccioná la pestaña “Actividad” y podrás ver toda la actividad de Mi unidad.
5.19. Cómo ver los cambios que se hicieron en una unidad compartida
1. Ingresá a Drive y, a la izquierda, seleccioná una unidad compartida.
2. Seleccioná un elemento y en la parte superior derecha, hacé clic en “Ver detalles” .

3. Selecciona la pestaña “Actividad”.
5.20. Cómo ver los cambios que se hicieron en un archivo o una carpeta
2. Hacé clic sobre el archivo o carpeta.
3. En la parte superior derecha, hacé clic en “Ver detalles” .

4. Seleccioná la pestaña “Actividad”.
6. GESTIONAR MI UNIDAD DRIVE

6.1. Cómo reordenar archivos y carpetas
Podés ordenar tus documentos de Google y otros archivos para encontrarlos fácilmente, de cuatro formas:
• Nombre: ordena los archivos alfabéticamente por nombre.
• Última modificación: ordena los archivos por el último que cambió un usuario.
• Última modificación mía: ordena los archivos por el último que cambiaste.
• Últimos abiertos por mí: ordena los archivos por el último que abriste.
6.1.1. Si usas la vista de lista para ver los archivos

2. Hacé clic en el icono “Vista de lista”.
3. Hacé clic en la columna por la que querés ordenar los archivos.
6.1.2. Si usas la vista de cuadrícula para ver los archivos

2. Hacé clic en el icono “Vista de cuadricula”.
3. En la parte superior derecha, hacé clic en la categoría por la que están ordenados los archivos
actualmente, como "Nombre" o "Última modificación".
4. Hacé clic en la categoría por la que querés ordenar los archivos.
6.2. Cómo acceder a Elementos recientes

• En “Reciente” podés visualizar los archivos, documentos, hojas de cálculo, formularios y
presentaciones que abriste recientemente.
• Los mismos aparecen ordenados desde la fecha más reciente hasta la fecha más lejana.
• Si borrás un archivo de “Reciente” tiene el mismo efecto que si lo borrás desde su ubicación de
origen, es decir, se irá a la “Papelera”.
2. En la parte izquierda, hacé clic en “Reciente”.
6.3. Cómo destacar archivos y carpetas importantes

Podés marcar archivos o carpetas importantes para encontrarlos rápidamente más adelante:
2. Hacé clic con el botón derecho en un archivo o una carpeta y seleccioná “Añadir a Destacados”.
3. Para ver todos los archivos y las carpetas destacados, ve a la izquierda y hacé clic en “Destacados”.
6.4. Cómo mover archivos a la Papelera

Si querés eliminar tus archivos de Google Drive, tenés que moverlos a la papelera. Los archivos de la papelera
se eliminarán automáticamente después de 30 días. Cuando envías un archivo a la papelera, ocurre lo siguiente:
• Si sos la persona propietaria del archivo, las personas con las que lo hayas compartido podrán crear una
copia.
• Si no sos la persona propietaria del archivo, al quitarlo de tu unidad de Drive, solo se eliminará de tu
unidad.
2. Hacé clic en un archivo.
3. Hacé clic en el icono “Quitar” , ubicado en la esquina superior derecha.
NOTA: otra forma de enviar un archivo a la papelera es haciendo clic con el botón derecho en un archivo; y
elegir la opción “Quitar” .

6.5. Cómo recuperar archivos de la Papelera

Si hay algún archivo de la papelera que querés conservar, podés colocarlo de nuevo en "Mi unidad".
2. A la izquierda, hacé clic en “Papelera”.
3. Hacé clic en el archivo que querés restaurar.
4. En la parte superior, hacé clic en el icono “Restaurar” .
NOTA: otra forma de restaurar un archivo de la papelera es haciendo clic con el botón derecho en un archivo;
y elegir la opción “Restaurar” .
NOTA: podés ordenar por fecha los archivos que enviaste a la papelera para encontrar fácilmente los más
antiguos o los más recientes.
6.6. Cómo eliminar un archivo definitivamente

Después de eliminar un archivo definitivamente, cualquier persona con la que lo hayas compartido dejará de
tener acceso a él.
3. Hacé clic en un archivo.
4. En la parte superior, hacé clic en el icono “Eliminar definitivamente” .
NOTA: otra forma de eliminar definitivamente un archivo de la papelera es haciendo clic con el botón derecho
en un archivo; y elegir la opción “Eliminar definitivamente” .

6.7. Cómo vaciar la Papelera

3. Asegurate de que no haya archivos que querés conservar.
4. En la parte superior derecha, hacé clic en “Vaciar papelera”.

Unidad 4 - Google Drive

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Unidad 4 - Google Drive

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Unidad 4: Google Drive

Tema 1: ACCEDER A GOOGLE DRIVE Y A SU CONFIGURACIÓN ................................................................... 4

Tema 2: BUSCAR EN GOOGLE DRIVE ................................................................................................................ 8

Tema 3: GESTIONAR CARPETAS Y ARCHIVOS ............................................................................................... 10

Tema 4: COMPARTIR CARPETAS Y ARCHIVOS .............................................................................................. 23

4.9. Cómo eliminar archivos o carpetas compartidos contigo ........................................................................... 31

Tema 5: GESTIONAR EL TRABAJO COLABORATIVO ..................................................................................... 32

5.4.2. Responder a comentarios en hojas de cálculo ....................................................................................... 35

5.5. Cómo cerrar un comentario ....................................................................................................................... 36

Tema 6: GESTIONAR MI UNIDAD DRIVE ........................................................................................................... 48

1. ACCEDER A GOOGLE DRIVE Y A SU CONFIGURACIÓN

1.1. Cómo acceder a Google Drive

1.2. Cómo acceder a Configuración

En la sección “General” vas a poder ver diferentes opciones para configurar:

En la sección “Notificaciones” vas a poder cambiar la configuración de notificaciones:

Las aplicaciones que vienen predeterminadas son:

1.3 Cómo acceder a Combinación de teclas

2. BUSCAR EN GOOGLE DRIVE

2.1. Cómo buscar archivos en el cuadro de búsqueda

2.2. Cómo filtrar tus resultados de Drive

2.3. Cómo buscar archivos por tamaño

3. GESTIONAR CARPETAS Y ARCHIVOS

2. A la izquierda, hacé clic en “Nuevo” “Carpeta”.

3. Poné un nombre a la carpeta.

3.2. Cómo cambiar color a una carpeta

3.3. Cómo cambiar nombre a una carpeta

4. Escribí el nuevo nombre que querés poner.

3.4. Cómo crear un archivo

3.4.1. Crear un archivo desde tu casilla de correo electrónico:

3.4.2. Crear un archivo desde tu Unidad Drive:

3.5. Cómo cambiar el nombre a un archivo

3.6. Cómo guardar un archivo

3.7. Cómo subir archivos y carpetas

3. Elegí el archivo o la carpeta que querés subir.

3.8. Cómo arrastrar archivos y carpetas

3.9. Cómo convertir archivos de Office en archivos de Google

3. Hace clic en “Archivo” ”Guardar como documento/hoja de cálculo/presentación de Google”.

3.10. Cómo subir archivos o carpetas con el mismo nombre

3.11. Cómo mover un archivo o una carpeta

4. Elegí o creá una carpeta y hacé clic en “Mover”.

3.12. Cómo arrastrar un elemento a una carpeta

3.13. Cómo copiar un archivo

3. Hacé clic en “Hacer una copia” .

NOTA: no podés copiar carpetas, solo archivos.

3.14. Cómo eliminar un archivo o una carpeta

4. COMPARTIR CARPETAS Y ARCHIVOS

4.1. Cómo compartir un único archivo o una única carpeta

4.2. Cómo compartir varios archivos o varias carpetas

4.3. Cómo compartir y configurar permisos con determinadas personas

en la flecha hacia abajo y elegí entre “Lector”, “Comentador” o “Editor”.

4.4. Cómo compartir un enlace restringido a un archivo o una carpeta

5. Elegí la opción “Restringido”.

6. Hacé clic en “Copiar enlace” y luego en “Hecho”.

4.5. Cómo compartir un enlace público a un archivo o una carpeta

5. Elegí la opción “Cualquier persona con el enlace”.

clic en el icono “Obtener enlace” , ubicado en la esquina superior derecha.

4.6. Cómo dejar de compartir o cambiar la configuración para compartir

5. Para guardar los cambios, toca “Guardar”.

4.7. Cómo buscar archivos compartidos contigo

• Las carpetas compartidas contigo.

4.8. Cómo añadir accesos directos a archivos compartidos contigo

5. Elegí una carpeta donde querés añadirlos.

4.9. Cómo eliminar archivos o carpetas compartidos contigo