USOS Y ABUSOS DEL POWER POINT

I.- INTRODUCCIÓN
Los programas de presentación gráfica, como el MS Power Point, son
una de las herramientas de oficina más empleadas hoy. Su utilidad se
aprecia mejor en los ambientes en donde la exposición de ideas es
bastante frecuente, por ejemplo en las reuniones de evaluación de
proyectos, juntas de directorio, salas de exposición y el aula de
clases, por supuesto. El objetivo de estos programas es facilitar la
presentación de contenidos diversos mediante el uso combinado de
todo tipo de imágenes (estáticas y en movimiento, cuadros, fotos y
videos), además de texto y sonido, creando diapositivas que pueden
mostrarse en secuencia programada para apoyar una exposición. En
consecuencia, resulta ser una herramienta formidable para hacerse
entender por un auditorio. Sin embargo, el programa por sí solo no
tiene ninguna magia que hipnotice al espectador, esta magia es un
pequeño aporte de creatividad que corre por cuenta del usuario. En
este sentido, un empleo inadecuado del programa puede no solo
adormecer al auditorio sino producir una confusión total de ideas. Es
necesario pues, revisar ciertas pautas para evitar estas situaciones.
En resumen podemos enunciar tres condiciones básicas para
conseguir buenas presentaciones:
a) Dominio del programa
b) Manejo de técnicas de presentación de ideas
c) Arte y creatividad en el diseño gráfico.
El primer aspecto es materia del curso y es casi un hecho que todos
terminarán dominando el programa; sin embargo, esto no es una
garantía de que todos harán buenas presentaciones, del mismo modo
que aprender a emplear el óleo y los pinceles no garantiza que se
harán buenos cuadros. Por otra parte, está claro que en este curso no
nos involucraremos con técnicas de exposición de ideas. Y es posible
que solo una porción de alumnos se considere artista, aunque para
realizar buenas presentaciones no se requiere ser un artista
necesariamente. Frente a esto lo único que nos queda después de
enseñar el manejo del programa, es plantear algunas
recomendaciones acerca del buen uso del Power Point.
Algunos piensan equivocadamente que el propósito de una
diapositiva es tan solo mostrar un texto que aparece de alguna forma
espectacular o graciosa. Podemos esperar esto cuando los conceptos
no están bien definidos, las ideas no están claras o se han perdido
todas las prioridades. Muchos no tienen una idea imprecisa del
propósito de Power Point y lo usan solo para alardear de sus
habilidades. Otros lo desechan porque aun no le ven ninguna utilidad
en su vida diaria, por lo menos en estos tiempos. El objetivo de estas
líneas es ayudar a estas personas a que logren captar el sentido y las
proporciones de esta herramienta, ofrecerles una guía simple y clara
de lo que se debe y no se debe hacer. Pero antes de dar estas pautas
empecemos por lo más fácil y hagamos una ácida crítica de los
errores más frecuentes que se cometen en estas presentaciones
gráficas.
II.- USOS Y ABUSOS

La imagen de un texto.
Muchos emplean el Power Point como si fuera un reemplazo de la
pizarra. Esto puede ser aceptado cuando, en efecto, no hay ninguna
pizarra, pero aun así siempre es posible hacer algo bastante mejor
que mostrar solo textos. Una gran cantidad de presentaciones se
basa en textos y las más de las veces no son más que eso: puro texto.
Podríamos entonces preguntar ¿por qué no usar un simple procesador
de textos y mostrar fichas en la pantalla?
Una presentación “gráfica” basada en diapositivas repletas de solo
texto nos permite albergar al menos dos sospechas bien fundadas:
a) El expositor no sabe hacer otra cosa con el programa.
b) No tiene ninguna técnica para transmitir sus ideas.
Por lo general, estos expositores muestran una diapositiva repleta de
texto y a continuación leen su contenido. Esto, por supuesto, carece
de todo sentido. Sería mejor distribuir una separata y ahorrarnos la
exposición. Hablando en grandes rasgos podríamos afirmar que una
página de texto es la última opción a emplear en una diapositiva. La
primera regla que se extrae aquí es:
Las diapositivas no reemplazan la exposición. Solo la apoyan.

El abuso de los efectos

Los programas de presentación gráfica nos proporcionan una serie de
efectos que dinamizan la aparición de los contenidos, a la vez que
incorporan una alternativa de sorpresa que ayuda mucho a mantener
el interés del auditorio cuando es adecuadamente utilizado. Sin
embargo, en ocasiones el abuso de estos efectos opaca al contenido
mismo y llega a ser irritante, en especial cuando el efecto no guarda
ninguna relación con el contenido y se hace evidente que su empleo
está orientado más a llamar la atención sobre las habilidades en el
manejo del programa que sobre el tema en exposición. La saturación
de efectos provoca un resultado contraproducente en el auditorio
pues se concentran más en el efecto que en el contenido, se distraen,
pierden el hilo de la exposición, acaban irritados e impacientes.
Algunos efectos pueden causar la risa del auditorio cuando el
contenido en sí requiere seriedad. No olvidemos que los efectos solo
son un accesorio que adorna al contenido y que su uso debe estar
orientado a reforzar el contenido y no a competir con él. A veces es
evidente que el expositor no ha sabido distinguir entre la importancia
del contenido y la del efecto añadido. La segunda regla que nos deja
este punto es:
Los efectos no deben competir con el contenido.

La secuencia inadecuada
Las diapositivas deben aparecer en una secuencia perfectamente
coordinada con la exposición, de modo que apoyen el entendimiento
de cada etapa del asunto tratado y para que la transmisión de las
ideas sea fluida. No hay nada más desastroso que interrumpir una
exposición para pasar a la bochornosa operación de buscar hacia
atrás y hacía adelante la diapositiva que conviene presentar en ese
momento. Esto indica que las diapositivas se han fabricado sin seguir
un orden lógico o antes de planificar completamente la exposición del
tema en cuestión. Una situación de este tipo no solo es una evidencia
de que la exposición no ha sido adecuadamente planificada, sino que
representa una falta de respeto al auditorio, un desprestigio personal
para el expositor, y en general, una pérdida de tiempo para todos. En
los casos en que una misma diapositiva puede ser mostrada más de
una vez, esta debe aparecer en la secuencia tantas veces como sea
necesaria. La enseñanza que esto nos deja es:
La idea de usar diapositivas es ganar tiempo, no perderlo.

El exceso de información
Casi siempre es necesario mostrar contenidos de tipo numérico, en
especial cuadros estadísticos. Sin embargo, la estadística es una
ciencia que maneja mucha información y algunas tablas mostradas
en una diapositiva pueden resultar de poca utilidad si se trata de
series numéricas extensas. Encontrarnos con una diapositiva repleta
de números, aunque se encuentren muy ordenados en columnas,
desalienta a cualquiera de seguir el tema. Por lo demás, no todos
están en condiciones de distinguir el cúmulo de cifras que se
muestra. En consecuencia, apelar a este tipo de información en una
diapositiva es, por lo general, una pérdida de tiempo, ya que en nada
apoya a la exposición. Para evitar esto, es preferible seleccionar la
información más relevante y elaborar una gráfica estadística
apropiada que muestre de manera simple, clara y directa el punto
que se desea transmitir. Una enseñanza de esto podría ser:
La abundancia de información no es lo relevante

El estilo contraproducente
Los programas como Power Point proporcionan una enorme cantidad
de estilos para elegir en cada elemento posible de usar, tales como el
fondo, la letra, colores, bordes, líneas, símbolos, etc. Esto resulta a
veces tan tentador que muchos apelan a esta inagotable cantera de
estilos para confeccionar cada diapositiva, obteniendo como producto
final una serie de diapositivas tan coloridas y extravagantes que
acaban afectando los sentidos. Por supuesto, una presentación de
tales características va en desmedro de la exposición de las ideas.
Ante esta observación, muchos alegan que “las cosas están para ser
usadas”. Claro que nadie puede culpar a nadie por sus gustos;
después de todo, el mal gusto no es un delito. De todos modos
conviene tener presente que los estilos deben usarse con arreglo al
tema a exponer y al auditorio al que va dirigido. Pero principalmente
no perder de vista que el objetivo es transmitir ideas y no hacer una
exposición de cuadros. Lo que no entra en consideración es en
realidad el gusto del expositor sino el del auditorio. Elegir un estilo
infantil para tratar un asunto serio ante un auditorio mayor es andar
gravemente desubicado. En general podríamos decir que cuanto más
importante es el tema a exponer y más elevado el nivel del auditorio,
los estilos van perdiendo su importancia hasta convertirse en
elementos perturbadores. Para concluir este punto resaltemos esta
enseñanza:
La presentación es para exponer ideas, no cuadros

La imagen fuera de contexto

Hay ocasiones en que una materia no requiere mayor soporte de
imágenes para ser transmitida y comprendida. En otras ocasiones es
el expositor quien no sabe qué mostrar en las diapositivas para
acompañar su exposición o alguna parte de ella. Esto provoca a veces
tal ansiedad e inseguridad que no se le ocurre nada mejor que colocar
una imagen cualquiera, supuestamente aproximada o vinculada. Por
ejemplo, si es que está hablando acerca de la niñez, decide mostrar
imágenes de niños jugando; o si está ha/blando de sexualidad
muestra imágenes de parejas en situaciones diversas. En verdad tales
imágenes no ayudan absolutamente en nada para comprender mejor
lo que se está exponiendo ya que todo el mundo sabe lo que es un
niño o una pareja, por el contrario, actúan como un elemento de
distracción para el auditorio que así pierde la atención sobre el
discurso siendo más atraído por las imágenes que por el expositor.
Debemos volver a repetir que las diapositivas solo tienen sentido
cuando ayudan al discurso. No son algo que tenemos que mostrar
obsesivamente para distraer al auditorio o para evitar que el auditorio
se duerma. Esta lección la podemos resumir así:
Las imágenes deben servir para facilitar la comprensión, no
para distraer

El álbum de fotos
Otro error muy común es emplear las diapositivas como un álbum de
fotos que se muestran en secuencia. Esto es el extremo opuesto de
mostrar puro texto. Si bien el programa se presta para realizar ambas
funciones, en realidad ninguna de ellas es su verdadero propósito. Así
como podemos emplear el más simple procesador de textos para
mostrar unas páginas de texto, también podemos mostrar fotos con
un software más apropiado para tal fin, como por ejemplo un
procesador de imágenes que nos permite programar una simple
exposición de fotos sin tener que recurrir a la tarea de generar
diapositivas, permitiéndonos incluso, si fuera necesario, añadir textos
sobre las fotos y retocarlas de muchas maneras útiles para resaltar
detalles.
Hay muchos programas para crear álbumes de fotos y mostrarlas una
por una, si eso es lo que se desea, aunque la mayor parte de las
veces bastará con emplear tan solo el visor de imágenes de Windows.
Para resumir este punto diremos:
No tiene que emplear Power Point si puede usar algo más
apropiado

III.- RECOMENDACIONES
Para comenzar ordenemos nuestros pensamientos y clarifiquemos los
conceptos. El programa Power Point es una herramienta de ayuda
para la exposición de ideas, proyectos, materias, temas, etc. En
consecuencia, el punto principal es la materia a exponer. De esto se
desprende que el primer paso debe ser preparar la exposición en
cuanto a su contenido teórico. Hecho esto, el siguiente paso es
planificar una estrategia para transmitir esta información al auditorio
específico al que nos vamos a dirigir. Es durante esta planificación
cuando decidimos emplear las diapositivas. Naturalmente no es
obligatorio usarlas, pero si lo hacen no es para copiar el texto de la
exposición en cada diapositiva, o para mostrar nada más que una
serie de fotos. El sentido de las diapositivas es emplear imágenes,
cuadros sinópticos, mapas semánticos, esquemas conceptuales,
gráficos estadísticos, etc., cuya oportuna aparición sea un apoyo vital
para la comprensión del tema. Ese y nada más que ese es el
propósito de emplear diapositivas. Visto así, lógicamente significa que
la preparación de cada diapositiva demanda un trabajo a veces
extraordinario, pues no solo se trata de ubicar las imágenes sino de
preparar los cuadros, mapas y todo tipo de contenidos gráficos
necesarios. Si fuera el caso, podrían usarse otros programas para tal
efecto, aunque Power Point integra la mayor parte de las
herramientas de Word y Excel ya que forma parte de la familia del MS
Office. Una vez completado el proceso de generación de contenidos, o
de ubicarlos quizá en otros programas, el paso final es integrarlos en
las diapositivas, importándolos desde su origen. El último paso es
añadirles un toque de elegancia apelando moderadamente a los
efectos especiales de presentación de cada elemento de la
diapositiva. Esto podría ser incluso algo indispensable para
sincronizar su aparición con el momento adecuado durante la
exposición.
Aunque no debiera ser necesario, debemos advertir que hay partes
indispensables en toda presentación:
1) Una tapa o carátula que muestre:
a. El nombre de la Institución.
b. El título del tema
c. El nombre del autor y expositor.
d. La fecha
2) Si viene al caso, un índice que advierta el contenido de la
exposición.
3) Las diapositivas que apoyan la exposición del tema.
4) Una bibliografía final o una lista de las fuentes.

Durante la primera presentación siempre es necesario estar

preparado para tomar
nota de las modificaciones que se deben hacer a fin de sincronizar
mejor los tiempos, ampliar los contenidos, quitar o agregar algo
según la reacción del auditorio y otras cosas por el estilo, hasta
quedar finalmente terminada y convertida en una valiosa herramienta
didáctica de apoyo efectivo en la transmisión del conocimiento, cual
es su propósito final.