PROCESO GESTI0N DE MEJORA DEL CODIGO:

MODELO INTEGRADO DE PLANEACION PRGM20-PRC01-lN05-FO01

Y GESTIONPROCEDIMIENTOGESTION DE LAlNFORMAcloNDOCuMENTADA

i VERSION:03

FECHA APROBAcloN18//09/2023

FORMATO CARACTERIZAcloN DE
ALCALDlDE UNICIPALTA
FORMATO Pagina 1 de 6

TABLA DE CONTENIDO

ENCABEZADO
CONTENIDO DEL FORMATO
CONDICIONES GENERALES
RECOMENDACIONES FORMATOS INTERNOS Y EXTERNOS
CONTROL DE CAMBlos
 PROCESO GESTloN DE MEJORA DEL CODICO:
a MODELO INTEGRADO DE PLANEACION PRGM20-PRC01-lN05-FO01

Y GESTION
PROCEDIMIENTO GESTION DE LAINFORIVIACIONDOCUMENTADA VERSION:03
caia
.,UNICIPALTA
FECHA APR0BACION18//09/2023

FORMATO CARACTERIZACION DE
ALCALDlDE
FORMATO Pagina 2 de 6

Todos los formatos deben tener como minimo la siguiente informaci6n:

1. ENCABEZADO

/ Parte jzquierda: Logotipo y la leyenda "Alcaldia Municipal de Cota".

/ En el centro: Titulo del documento en letra Arial No.11 en Negrilla y con maytlsculas
sostenidas, registrando los nombres del documento segdn los tres espacios de la tabla de
manera descendente respectivamente como se evidencia en el ejemplo.
v' Parte derecha: Corresponde a la Secretaria de Planeaci6n diligencjar los espacios en
orden descendente, letra Arial No. 8, iniciando de arriba abajo con el C6digo, Version,
Fecha de aprobaci6n y paginaci6n del mismo respectivamente.

Ejemplo:

C6DICO: PRSEG-PRCO1
NOMBRE DEL PROCESO

t__,", VERSION: 01

FECHA APR0BAC16N:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
e-|*ALCALDIAMUNICIPALDECOTA 00/00/0000

NOMBRE DEL FORMATO Pagina 1 do 13

2. CONTENIDO DEL FORMATO

La siguiente informaci6n aplica para todos los formatos que van al cliente externo:

2.1, DATOS DEL SOLICITANTE

NOMBRE Y APELLIDOdelsolicitante

Documento de ldentldad CC otro ccual?

iiiiiiiiiiiiiiiiiifi
NIT Numero

ndiciue en la casilla donde desea recibir la resDuesta a su solicitud (Una s ola oDci6n)
C6digo Postal
::rr:::b6onn::nc,a I

E,oe::r:n,co D 5::::#aae:Dp D
 PROCESO GESTION DE MEJORA DEL CODICO:
a,A MODELO INTEGRADO DE PLANEACION PRGM20-PRCO1-lN05-FO01

Y GESTION
VERSION:03
PROCEDIMIENT0 GESTION DE LA
` =:,,, lNFORMAcloN DOCUMENTADA
FECHA APR0BACION
1 8//09/2023
FORMATO CARACTERIZAcloN DE
ALCALDIA MUNICIPALDECOTA
FORMATO Pagina 3 de 6

2.2. TIPO DE SOLICITUD

Diligencie el tipo de lnformaci6n aue necesita

2.3. EN LA PARTE iNFERioR DEL FORrviATO DEBE CONTENER:

Dando cumplimiento a la ley 1581 de 2012, en mi calidad de titular de la informaci6n, autorizo a

la Secretaria de Planeaci6n de manera expresa, voluntaria, previa, explicita e irrevocable para
que recolecte, compile, confirme, notifique, emplee, analice, estudie, conserve, reciba, y disponga
de mjs datos personales, los cuales seran utilizados para dar una respuesta oportuna y efectiva
a mi solicitud. Manifiesto que los datos aportados en esta solicitud son ciertos y que cumplen con
los requisitos para acceder a la pretensi6n realizada. De manera expresa informo que he sido
informado (a) del tratamiento al que seran expuestos mis datos y su finalidad, conforme a la
"Politica de protecci6n de datos personales", la cual se encuentra disponible en el portal WEB

CIE
3. CONDIcloNES CENERALES
Firma Solicitante

3.1 Para la elaboraci6n de los formatos internos y externos del Sistema lntegrado de
Planeaci6n Gesti6n (SIPG) se deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:

• El contenido y estructura de cada formato varia de acuerdo a la necesidad requerida y la

informaci6n que se desea obtener, ya que es el registro o evidencia que queda de una
operaci6n, actividad o tarea.

• Los formatos pueden serelaborados en word y Excel.

• En caso de que se desee crear un nuevo formato se deben revisar las versiones vigentes de
otros formatos que puedan llegar a ser similares para garantizar la estructura y contenido.

• Todo formato debe tener instrucciones para su diligenciamiento en la parte posterior o como
anexo al mismo.

3.2 Los formatos internos y externos deben contener en la dltima

 PROCESO GESTION DE MEJORA DEL

.-_I MODELO INTEGRADO DE PLANEACION

Y GESTI0N
CODIGO:
PRGM20-PRC01-lN05-FOO1

VERSION:03
PROCEDllvIIENTO GESTION DE LAlNFORMACIONDOCUMENTADA

FECHA APROBACION18//09/2023
RE¥,,ALCALDIAMUNICIPALDECOTA
FORMATO CARACTERIZACION DE
FORMATO Pagina 4 de 6

3.2.1. CONTROL DE CAMBIOS

En el control de cambios se reglamenta y debe llevarse cada version de manera que se
evidencien las mejoras documentales y por ende el control de contenido de las versiones que se
deben aplicar con toda la trayectoria o antecedentes que ha tenido el documento. La metodologia
de incorporaci6n la imparte la Oficina de calidad y/a quien haga sus veces.

NOMBRE DEL FECHA DE

c6DIGo VERSION DESCRIPC16N DEL CAMBlo
DOCUIVIENTO APR0BAC16N
(F`egistrar todas las versiones,desdelamssantiguaalamasrectente,esdecirlamasreciente
(Relacionar ladltimaversl6nyc6digodeldocumento
(Relacionar el (De la Versi6n del
c6digo del (Registrar el nombredeldocumento) documento que se debe quedar en tlltima fila
dociimento) actualiza) incluyendo todos los antecedentes
que Se
actualiza) de las mismas y una brevedescrioci6ndeloscambios).

3.2.2. PIE DE PAGINA

NOMBRES, CARGOS Y FIRMAS RESPONSABLES DEL PROCESO:

/ La elaboraci6n corresponde al responsable de la asignaci6n de la tarea de elaborar el documento.
/ Revisi6n corresponde a quien tenga la competencia t6cnica y conocimiento legal del contenido del documento.
/ La aprobaci6n corresponde a quien tenga la competencia legal en virtud del desarrollo tematico del lnstructivo.
/ La tabla que sigue es puesta en la parte final del documento y antes del margen de finalizaci6n de la hoja.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE
CARGO
FIRMA

4. RECoMENDAcloNES FORrviATos iNTERNoS y EXTERNos

• Antes de su elaboraci6n, definir y plantear el prop6sito del formato para que su disefio sea
coherente y responda a las necesidades de los grupos de valor en funci6n del producto,
bien o servicio.
• Analizar si el formato es una herramienta funcional y apropiada para mejorar o fortalecer
los controles del proceso.
• Al momento de diseFiar y estructurar el formato, definir los campos estrictamente
necesarios que no generen un riesgo para la operaci6n, por carencia o exceso de
informaci6n.
• Propender por definir un disefio del documento que facilite el diligenciamiento, lectura y
consolidaci6n de la informaci6n de manera progresiva y 16gica a como se realice la
respectiva actividad o tarea.
 PROCESO GESTION DE MEJORA DEL CODIGO:
G-*11111-,•....i,, MODELO INTEGRADO DE PLANEACION PRGM20.PRC01-lN05-FOO1

Y GESTION
PROCEDIMIENTO GESTION DE LA VERSION:03

lNFORMACI0N DOCUMENTADA
FECHA APROBACION
1 8//09/2023
FORIUIATO CARACTERIZACI0N DE
ALCALDIA MUNICIPALDECOTA
FORMATO Pagina 5 de 6

• Definir un disef`o que coadyuve a la racionalizaci6n de tramites y que facilite la tarea de

quien diligencia la informaci6n y de quien realiza control sobre la misma.

Ejemplo de formato lr\terno..

Encabezado

T~ l±faz"i-Snif-too.Concoii.fro F.ch. i8 ®..brid."twolnrm-inLug..Vth.-

Cuerpo
 -IE PROCES0 GESTION DE MEJORA DEL
MODELO INTEGRADO DE PLANEACION
Y GESTI0N
PROCEDIMIENT0 GESTION DE LA
CODIGO:
PRGM20-PRC01-lN05-FO01

VERSION:03

lNFORIVIAcloN DOCUMENTADA
FECHA APROBACION
REREP
•, lit-ALCALDIAMUNICIPALDECOTA
FORMAT0 CARACTERIZACION DE
18//09/2023

FORMATO Pagina 6 de 6

5, CONTROL DE CArviBIoS

NOMBRE DEL FECHA DE

c6DIGO VERSION DESCRIPC16N DEL CAMBIO
DOculvIENTO APR0BAC16N
PRGM20- Formato
Modificaci6n: Se ajusta el c6digodelformato
PRC01 -lN05- Caracterizaci6n de 18/09/2023 03
FO01 Formato
Actualizaci6n y nueva codificaci6ndelformatocaracterizaci6ndeFormato-PRGM20-PRC01-lN04-FO01:
PRGM20- Formato
PRC01 -lN05- Caracterizaci6n de 23/o3rao2i 02
FO01 Formato

PRGM20- Formato Creaci6n del formato

PRC01-lN05- Caracterizacl6 n de 2Aicn i2!N2f j 01 caracterizaci6n de formato PRGM-
FO01 Formato PRC01-lN05