Manual Gran Hotel

Históricos – Impresión de Facturas

Desde esta pantalla se puede imprimir facturas en grupo, es decir, imprimir de
forma consecutiva todas las facturas archivadas que están comprendidas entre
dos números.

1. Impresión de facturas
Por defecto en pantalla aparece el listado de las últimas diez facturas emitidas,
diciendo de cada una de ellas:

• Fecha de emisión
• Número de factura
• Serie
• Nombre del cliente
• Importe de la base
• Importe del descuento
• Importe del IVA
• Importe total de la factura

En la parte superior del listado están las casillas en las que debemos introducir
las facturas que el programa debe localizar para poder imprimirlas de nuevo:

• Desde qué número de factura

• Hasta qué número de factura
• Serie de las facturas a imprimir
• Año de emisión de las facturas (para los hoteles en los que la numeración
de las facturas se reinicia cada año, es importante)

Una vez completado, hay que pulsar sobre el botón de Actualizar para que
nos las muestre en pantalla.

Pulsando sobre el botón de Imprimir se inicia el proceso de impresión de

todas las facturas del listado.

2. Eliminación y anulación de facturas de clientes

Desde esta pantalla también se puede eliminar la emisión de una factura. Solo
se tiene acceso si se dispone de la clave de máximo nivel.

Pulsando sobre el icono de la llave se accede a una nueva pantalla en la que

se efectúa esta operación.

Basta indicar en las casillas correspondientes el número de la factura, la serie

y la fecha en la que se ha emitido, y pulsar sobre una de las dos opciones
posibles.

Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y  96355.46.54 y corfu@ghcorfu.com y - 1 -

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Hay que tener en cuenta que cuando se emite una factura es cuando el
programa adjudica el número, y que por tanto, todas las facturas emitidas ya
tienen el número que le corresponde, y que no se utilizará más que para esta
factura.

2.1. Anulación de la impresión de una factura emitida y no

liquidada
Seleccionamos esta opción cuando, por ejemplo, desde Mano Corriente se ha
emitido una factura a un cliente, y antes de liquidarla queremos anular dicha
impresión, porque el cliente no se marcha hoy y se queda más días.

En este caso, el programa anula dicha impresión y por tanto, el número que le
corresponde. En la pantalla de Mano Corriente queda sin el número de factura
adjudicado, es decir, como si no se hubiera impreso nunca, y todos los cargos
en pantalla.

Este número de factura se recupera de forma automática solo cuando se trata

de la última factura emitida y posteriormente a ella no se ha emitido ninguna
otra. El programa se lo va a adjudicar a la siguiente emisión de factura.

En el caso de que posteriormente a la emisión de esta factura se haya impreso

otra, el programa no recupera este número de forma automática, sino que hay
que hacerlo de forma manual.

2.2. Eliminar factura impresa y liquidada

Otra opción es la de eliminar una factura ya emitida y liquidada. En este caso,
se trata de facturas que ya no están en Mano Corriente puesto que se han
liquidado.

Por eso, el programa anula la factura pero no recupera de forma automática el

número ni puede volver a imprimir los cargos que tenía la factura que se
elimina. Únicamente elimina la factura produciendo por tanto un salto en la
numeración.

Si se trata de la última factura emitida, el programa recupera el número y se lo

adjudica a la siguiente factura que se emita. Si no se trata de la última, sino que
posteriormente ya se han emitido otras facturas el programa no recupera este
número, produciéndose un salto en la numeración.

2.3. Histórico de eliminaciones

En la parte inferior se da un listado del histórico de operaciones realizadas
desde aquí, indicando

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• El número y serie de factura que se ha eliminado o anulado

• Si se trata de una eliminación o una anulación
• Si se ha recuperado el número de la factura o no, es decir, si falta ese
número de factura
• La fecha en la que se ha producido la acción
• La hora

3. Recuperación manual de un número de factura

Si en la numeración de las facturas se produjera un salto existen dos
posibilidades para recuperar el número no utilizado.

3.1. ¿Por qué se puede producir el salto en la numeración?

• Lo más normal es porque se elimine una factura desde esta opción de

Eliminar facturas y ya se hayan impreso facturas posteriormente, por lo
que el número de la factura eliminada queda sin uso.

• Puede producirse el salto por una modificación manual de la factura desde

la opción de Modificar Forma de Pago en el menú de Pendientes.

3.2. Posibilidad Manual de Recuperación del Nº de Factura

Es importante recordar que para la recuperación manual de un número de
facturas se necesita la clave de máximo nivel de accesos y a demás realizarlo
en un momento en el que, desde ningún ordenador se trabaje en la facturación.

Existe la posibilidad de recuperar un número de factura de forma manual,

siguiendo los pasos siguientes:

3.2.1. Primer paso: anotar el número de factura a recuperar

Antes de iniciar el proceso debemos anotar el número de factura que vamos a

recuperar.

3.2.2. Segundo paso: Localizar el número de factura siguiente y anotarlo

Lo primero que debemos hacer el localizar el último número de factura utilizado

y cuál debe ser el siguiente y anotarlo. Para ello, basta con ir a la pantalla de
Numeración de Facturas (dentro de Cargos Variables) en el menú de
instalación.

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3.2.3. Tercer paso: Cambiar el número

En esta tabla cambiamos el número de la que va a ser la próxima factura por

la del número que queremos recuperar.

3.2.4. Cuarto Paso: Emitir factura

Inmediatamente vamos a emitir la factura a la pantalla correspondiente: Mano

Corriente, factura de agencias, factura de abono, factura de servicios.

Y nos aseguramos de que no se va a emitir ninguna otra factura hasta que

nosotros demos la nueva orden

3.2.5. Quinto paso: Volver a recuperar la numeración de facturas

Volvemos a Numeración de facturas y ponemos el número que hemos anotado

en el paso dos y es el que correspondería al siguiente número en el proceso
normal.

Es importante asegurar que este número es el correcto, puesto que un error

aquí puede producir duplicaciones o saltos importantes de numeración de las
facturas. Por eso, se recomienda este procedimiento solo a los que disponen
de clave de máximo nivel y pueden parar el trabajo de los demás durante un
momento. Hay que ser consciente de los problemas que puede acarrear no
hacerlo correctamente:

• Que mientras tenemos alterada la numeración, desde otra estación de

trabajo alguien genere otra factura.

• lo que es peor, que se nos olvide volver a poner la numeración correcta por
lo que estaríamos duplicando la numeración.

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3.3. Posibilidad Automática de Recuperación del Número de

Factura
Esta opción es accesible solo para los niveles 0 y 1 (Administrador y Director).

Nos permite asignar un número concreto de factura elegido por nosotros a una
factura de agencia.

Se hace desde la pantalla de facturación a agencias.

3.3.1. Primer paso: acceder a numeración

Hacemos <clic> en la llave que aparece en la parte inferior derecha de la

pantalla de facturación a agencias (siempre que el usuario sea de nivel 0 o 1)

3.3.2. Segundo paso: introducir número y serie de factura a recuperar

Aparecerán dos recuadros en la parte inferior derecha de la pantalla. El primer

recuadro es para poner el número de factura, el segundo para poner la serie

3.3.3. Tercer paso: validar los datos

Volvemos a hacer [clic] en la llave para validar los datos.

3.3.4. Cuarto paso: emitir factura

Si el número no ha sido usado, la factura de agencia que hagamos en este

momento, tendrá la numeración solicitada.

Después de emitir la
factura la numeración
continuará tal y como
estaba antes de iniciar el
proceso.

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