Uso de Ms Project

Resumen

¿Qué es un proyecto?
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, es decir que son los
paquetes de trabajo que constituyen la programación. Una tarea debe representar una
cantidad de trabajo significativa con una fecha de entrega definida. Esta debe ser lo
suficientemente corta para permitir el seguimiento regular de su progreso.
En Microsoft Project los tres factores que conforman cada proyecto son:
o Tiempo: el tiempo para completar el proyecto.
o Costo: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos;
personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
o Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para
realizarlos.

Hora + dinero + ámbito = calidad

A este triángulo se le conoce como el “triángulo de hierro”, o también conocido como las
“restricciones triples”. Esto en si se refiere a que no se puede cambiar el ámbito, la
programación o el presupuesto de un proyecto sin que al menos uno de las otras dos partes
se vea afectada.
Calidad es la cuarta parte del triángulo de proyecto. Se encuentra en el centro, donde
cualquier cambio en cualquier lado le afecta. Para cualquier proyecto determinado, la
calidad se define dentro del propio proyecto. Para algunas compañías, mantener un
proyecto en el presupuesto es la medida de calidad más importante.
Fases de un Proyecto

1. Fase de definición
 conceptualización de proyecto
 fase de planeación
 preparar listado de tareas
 asignar tiempos a las tareas
 asignar relaciones entre las tareas
 organizar las tareas según un esquema
 asignar recursos a las tareas
 verificar y ajustar conflictos con las asignaciones de recursos
 verificar y ajustar el cambio crítico
 asignar costos a las tareas y recursos
 checar presupuestos y disponibilidades
 guardar línea de base o plan provisional
 presentación de informes

2. fase de administración
 revelar información del avance del proyecto
 actualizar avances del proyecto con información actual
 verificar los supuestos y ajustes
 comparar con líneas de base

3. fase de cierre
 cierre del proyecto

¿Qué es la programación de un proyecto?

La programación de un proyecto consiste en la lista de tareas o actividades que se deseen
llevar a cabo y la cantidad de tiempo o duración que precisará cada tarea.
Microsoft Project utiliza las tareas, duraciones y demás información, como fechas y límites,
para construir la programación y proporcionarle un modelo realista del proyecto que va a
administrar.
Administración de proyectos
La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y
recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo,
recursos o costo.
Un proyecto tiene tres características.
o Es temporal y único. El diseño de una fábrica de automóviles es un proyecto porque
es una actividad puntual. La fabricación de automóviles en la fábrica es una serie de
actividades repetitivas y, por lo tanto, no es un proyecto.

o Tiene entregas claramente definidas. Las entregas permiten centrar la atención y

establecer fines en el proyecto. Los participantes no sentirán que sus esfuerzos en el
proyecto valen la pena si las entregas no están definidas claramente.

o Tiene un principio y un final. Sin una fecha final para el proyecto los participantes y
los inversores no disfrutarán de los resultados y las ventajas del proyecto que su
inversión ha hecho posible.

Las restricciones son factores que limitan las opciones del administrador de proyectos a la
hora de diseñar y administrar un proyecto. La mayoría de proyectos tienen tres
restricciones.
o Período de tiempo limitado. Las fechas de finalización para las entregas principales
normalmente fijan la duración general del proyecto.

o Personas y otros recursos limitados. Los administradores de proyectos normalmente

cuentan con un número limitado de personas para realizar el trabajo de un proyecto,
o con un presupuesto limitado.

o Ámbito reducido. Un proyecto se ve normalmente restringido por cuánto puede

lograr el equipo. Si el proyecto tiene demasiadas entregas o características, es
posible que no haya tiempo suficiente en la programación para hacerlo todo.
Aspectos clave para uso de Microsoft Projec
La programación de proyectos consiste en tres fases básicas: planeación, programación y
control.
1. La fase de PLANEACIÓN. Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades
distintas. Se determinan las estimaciones de tiempo para estas actividades y luego se
construye un diagrama de red (o de flechas), donde cada uno de sus arcos representa
una actividad.
2. El fin de la PROGRAMACIÓN es construir un diagrama de tiempo que muestra los
tiempos de iniciación y terminación para cada actividad, así como su relación con
otras actividades. Además, se debe señalar las actividades críticas en función del
tiempo y para el programa se debe mostrar los tiempos de holgura que puedan
utilizarse con ventaja cuando se deben usar eficientemente recursos limitados.
3. Por último, el CONTROL se limita a verificar el cumplimiento del programa.

Conceptos, términos y aspectos claves para el uso de Microsoft Project:

Ámbito: Conjunto de tareas necesarias para conseguir el objetivo del proyecto.
Ámbito del producto: Conjunto de características, funciones, especificaciones y calidad
final que tiene dicho producto una vez terminado.
Ámbito del proyecto: Trabajo requerido para realizar el proyecto y conseguir el objetivo, el
producto final.
Campos: Un campo contiene un tipo de información y forma parte de una tabla, de una
vista de formulario o del área de fase temporal de una vista de uso. Son los espacios en
donde se incluye una serie de datos.
Entre las características relevantes de estos campos tenemos:
o Campos de tareas y de fases temporales de tareas. Los campos de tareas contienen
información relacionada con las tareas. Los campos de fases temporales de tareas
contienen información sobre cómo se distribuye una tarea durante su ciclo de vida.
o Campos de recursos y de fases temporales de recursos. Los campos de recursos
contienen información de cada recurso, incluidos los datos resumidos de todas las
tareas asignadas a cada recurso. Los campos de fases temporales de recursos
contienen información sobre cómo se distribuye cada recurso mientras el recurso
está disponible en el proyecto.
o Campos de asignaciones y de fases temporales de asignaciones. Los campos de
asignación contienen información de cada asignación. Los campos de fases
temporales de asignaciones contienen información sobre cómo se distribuye cada
asignación durante su ciclo de vida.
Costos: En muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor
parte de los costos.
Costo Fijo: Está enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo elaborado se
establece un costo en el que el recurso no interviene.
Comienzo: Se trata de la fecha de comienzo de una tarea o proyecto.
Diagrama de Gantt: es un recurso para visualizar las tareas de un programa, sus tiempos y
sus relaciones.
Demora: Lapso de tiempo en que una tarea puede variar su fecha de comienzo respecto a la
fecha fijada inicialmente para esa tarea.
Duración de tarea: es el periodo de tiempo que transcurre entre la fecha de comienzo de una
tarea y su fecha de finalización.
Estados de distribución de recursos: Este puede ser Infra asignado (capacidad inferior a la
que pueden desarrollar), Totalmente asignado o Sobre asignado.
EDT: Estructura de Desglose o descomposición del trabajo del Proyecto, es una
descomposición jerárquica orientada al entregable del Proyecto, relativa al trabajo que será
ejecutado por el Equipo del Proyecto para lograr los objetivos del Proyecto.
Fase de planificación de un proyecto: es la más importante de toda la vida del mismo. En
esta se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como la duración de
cada tarea, agregando al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos. Se asignan
estos recursos a las tareas.
Filtros: Un filtro es un conjunto de criterios que permiten mostrar tareas, recursos o
asignaciones específicos.
Gestión de costos: Comprende la estimación, el registro y control de los costos de los
recursos humanos y materiales del proyecto.
Gráfico de recursos: Este grafico permite ver los recursos sobreasignados en color rojo y
los recursos asignados en color azul.
Grupo: es un conjunto organizado de datos. Muestra una categoría específica de
información del proyecto. Los grupos permiten clasificar y ver tareas, recursos o
información de asignación resumida de distintas maneras.
Hito: Punto de control de objetivo intermedio antes de que el proyecto finalice. Es un punto
de referencia que marca acontecimientos importantes en un proyecto, y que se utiliza para
controlar el progreso del proyecto.
Líneas base: es un grupo de puntos de referencia de fechas de inicio, fechas de finalización,
las duraciones, trabajo y coste calcula) que puede establecer para grabar el plan del
proyecto original cuando se haya completado y restringido ese plan.
Objetivo: Meta final objeto del proyecto. Resultado que debe obtenerse. Puede ser un
producto o un servicio.
Optimización del plan: Es ajustar el plan de trabajo de manera que se mantengan los
objetivos de calidad de la obra pero mejorando la relación existente entre los recursos
empleados y los resultados obtenidos.
Optimización de la programación: tiene por objeto asegurar que la obra se realiza dentro de
un margen de tiempo aceptable
Optimización de presupuesto: El presupuesto o costo del Proyecto es una de las partes
principales del armado del proyecto.
Producto o servicio: Objetivo final de todo proyecto. Será único y deberá satisfacer a un
mercado.
Plan provisional: es un conjunto de datos del proyecto actual que guarde después de que
comience el proyecto y puede comparar la línea de base para evaluar progreso del proyecto.
Recursos de un proyecto: Son el equipamiento y el personal del que se dispone para
desarrollar un proyecto.
Recursos sobre asignados: La sobreasignación de recursos se produce como resultado de
asignar a un recurso más tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible.
Ruta crítica: es la secuencia de tareas que deben finalizar a tiempo para que el proyecto
entero finalice a tiempo.
Screen: es el formato tipo gráfico o de fase‐temporal.
Tareas: son las actividades que se realizan en un proyecto. Las tareas sirven para hacer un
seguimiento de las actividades que tiene pendientes por hacer.
Tarea crítica: es aquella que se debe completar según la programación para que un proyecto
pueda finalizar a tiempo.
Tipos de costo de recursos: Costo por unidad de tiempo (es el costo por la unidad de tiempo
previamente determinada, puede ser costo por mes, semana, día, hora,) y Costo por uso
independientemente del tiempo