Xavier Reyes Director General Universidad Jeannette Klein Mxico

Por medio de la presente aprovecho para enviarle un Cordial saludo y comentarle los avances de la restructuracin de la Universidad, es un bosquejo general el cual si gusta puedo ampliar de forma personal. Direccin General. Agrupamiento de las secretarias generando una responsabilidad compartida, quedando esta en manos de la Secretaria de la Sra. Jeannette, la cual consiste en que todas manejen el mismo procedimiento, siendo apoyo a la direccin general, se manejo la lista de prioridades as como reportes al jefe directo. Manejo y organizacin de la agenda de todo el personal. Expresin y comunicacin con la direccin General por parte de la secretaria, as como la planeacin y organizacin de agendas de trabajo y personales. (Aun pendientes por trabajar) Falto la planeacin de agendas y la organizacin del rea. Direccin de extensin Universitaria. Se pidi un boceto de la estructura del rea y un esqueleto para la expansin de la misma, los permisos y el impacto de mercado posiblemente no estn hechos para abrir los cursos en San Diego, lo importante en este momento es generar la sinergia como si ya estuviramos en proyeccin. Direccin de Certificacin. Sesin con el rea de promocin, trabajo y compromiso, aqu generamos una comunicacin directa con relaciones publicas, llegando a un acuerdo de inscritos para el siguiente ciclo escolar el cual empieza en Enero. Este compromiso generado por el rea de ventas, relaciones pblicas y la direccin fue de 45 inscritos, generando el compromiso de una planeacin de ventas para estos 5 meses, donde la revisin ser semanal por parte del gerente de la Direccin. Por cambios en promocin, se dieron bases de integracin laboral y responsabilidad del puesto, as como los lineamientos para los reportes al gerente de esta direccin por falta de un jefe directo del rea, se genero una corresponsabilidad con el personal, siendo ellos responsables de avisar cualquier cambio, movimiento, permiso y reportes de esta rea. Se trabajo con Relaciones Pblicas para la integracin del puesto y los requerimientos de la misma, as como se aportaron herramientas para la organizacin y cumplimiento de objetivos. Se verificaron tambin proyecto y planeacin de los mimos, as como fechas de entrega y seguimiento a clientes, proveedores y gente involucrada en el rea. (Proyectos a cumplir ya autorizados en el siguiente reporte)

Direccin Acadmica. Sesin con el rea de control escolar, dando herramientas para una atencin cordial y funcional a los clientes (alumnos), tambin se dio una pltica de atencin continua y se pusieron ejemplos de como dar una atencin de calidad orientada a objetivos claros. Se manejo el esquema de prioridades para evitar la falta de tiempo y la organizacin de esta rea. Pendientes: Junta con coordinadores del rea Tcnica, Mercadotcnica y Publicidad as como el rea de diseo. Esta rea requiere un curso de integracin laboral, esta peticin la generaron en una junta de la direccin, el cual incluye una retrospeccin de los objetivos claros de la atencin al cliente, un bosquejo de la integracin y aplicacin de mecanismo para el stress y empata a l cliente, se tiene prospectado para el 26 de Agosto a las 17 Hrs y consta de 20 personas, esta en espera de su autorizacin y se dara en las instalaciones de la escuela por parte de un servidor. Direccin Administrativa. Intranet: Con el rea de sistemas ya se tiene acceso a la intranet, las dems reas ya estn enviando la informacin que se requiere en esta pagina, aun cuando ya la puede visualizar se esta trabajando para que las bases de datos estn claras y en tiempo, por mucho requieren tener una dilacin de un da en algunas reas, en otras ser en lnea. Ah sido lento este proceso por que el rea de sistemas por el inicio del ciclo escolar esta entregando usuario y contraseas a los alumnos nuevos, ya se verifico con la direccin y buscaremos momentos donde se puede avanzar en el proyecto. Comentarios: Todos los das trabajo con la direccin de Certificacin lo cual ah generado resultados favorables con la gerencia, no as con las dems direcciones, deje esta semana para que empezaran con el inicio de cursos, pero es recomendable trabajar con cada direccin para que esta sinergia tenga la efectividad deseada, lo que estamos generando es un trabajo continuo, donde las direcciones no vuelvan a su zona de confort, generando un sentido de urgencia con los directores ellos van a permear esta situacin a su personal, para esto requerimos accin en sus compromisos y disponibilidad para las juntas. Las juntas proporcionan herramientas, comunicacin y cumplimiento de objetivos, es normal que los directores estn de acuerdo en no tener estas juntas ya que las ven como perdida de tiempo, ya que en estas se toman acuerdos, plazos y soluciones objetivas para dar claridad a cada direccin, le pido su apoyo para que los directores independientemente de su trabajo generen el tiempo necesario para las misma. A continuacin le envi el programa de trabajo. Direccin de Certificacin: Martes de 16 a 18 hrs Direccin de Administracin: Mircoles de 16 a 18 hrs

Direccin Acadmica: Jueves de 16 a 18 hrs. Viernes: Junta de direcciones y dudas de cualquier rea. Cada viernes se tiene una junta con gerente y el siguiente viernes con directores de cada rea, se juntan las reas para que la comunicacin sea contexto en todo el departamento, as como se visualizan los trabajos en la semana de cada direccin quedando enteradas y comunicadas de los mismos. Es importante comentar que cada da se trabaja con una direccin y con el personal ejemplo: el martes con la direccin de certificacin, aqu podemos trabajar, con la direccin y el rea de relaciones pblicas o promocin o diseo etc. nunca trabajamos con todas las reas juntas. De antemano se la importancia del tiempo y la relacin con el trabajo, pero en estos cursos damos herramientas que ayudan a la optimizacin de recursos, tiempo y planeaciones, siendo esto un esquema estructurado administrativo, por tal motivo requiero de su apoyo para la aplicacin del mismo, como podr darse cuentas no se quitan muchas horas a cada direccin son solo 2 a la semana y otras 2 donde los gerentes y directores planean los requerimientos de la siguiente semana. Tambin requiero una lnea de trabajo con respecto, a las reas de oportunidad que identifique de su empresa, esto me ayuda a ser asertivo y rpido en el proceso de planeacin y estructuracin de los problemas De antemano agradezco su atencin al presente informativo y quedo de usted para cualquier comentario al respecto.

Cesar Corona Gortarez Lic. En Sistemas Administrativos con especialidad en ITIL.