Registro de actividades en

Jira
¿Qué deseamos lograr con esta iniciativa?
Objetivos

1. Autogestión y autoorganización de las personas para garantizar tener espacios estratégicos y eficientes.
2. Contar con insumos para la nivelar demanda, capacidad de las personas.
3. Conocer la dedicación de nuestros colaboradores para determinar si se está invirtiendo mucho tiempo en actividades
que no impactan positivamente el negocio/objetivo del proyecto.
4. Evidenciar al sponsor el control de la gestión a los roles del proyecto alineados al objetivo de las Líneas de Negocio.
¿Qué roles deben registrar los tiempos en Jira?
Roles

1. Product Owners
2. Scrum Masters
3. QAs
4. Desarrolladores
5. Arquitectos
6. PO Masters
7. QA Masters
8. Procesos
9. Líderes técnicos
10. Jefes de equipo
¿Qué actividades debo registrar en Jira?
Se debe registrar el 100% de las actividades realizadas durante mi jornada laboral. Ej: Actividades propias del proyecto,
actividades programadas por talento humano, permisos, licencias, pausas activas etc.

¿Cómo debo registrar las actividades?

1. Existen dos formas de hacer registro de tiempos:

a. Directamente en las historias de usuario si mi actividad hace parte del desarrollo de la misma (Ej: Actividades
propias de desarrollo de software y QA).
b. Mediante la funcionalidad integración Google Calendar con WorkLog para las actividades que tenga
programadas en agenda (Ej: Ceremonias, sesiones con negocio, gestión de proyecto).
2. Las actividades se deben asociar a la Spike Meeting de cualquiera de los proyectos a los cuales pertenezca.
3. No es obligatorio hacer el registro de actividades en el proyecto específico que realice mi actividad. Puedo seleccionar
cualquier spike meeting para hacer mi registro.
4. No se deben crear historias de usuario sólo para registro de tiempos, pues puede impactar las métricas de cumplimiento
del proyecto.
¿Qué actividades debo registrar en Jira?
● A continuación se detallan los 19 tipos de actividades generales a registrar en Jira (Actividad General)
● Se pone detalle de actividades como ejemplo o guía para realizar la clasificación en el registro
● Se sugieren algunas actividades que pueden ser propias de un rol específico de los cuales registran tiempos
¿Cómo integro Jira con mi Calendario?

● Ingreso en Jira a Aplicaciones > Clockwork

● En el menú izquierdo, My Work y doy click en el Botón Google Calendar ubicado en la parte superior derecha
● Me logeo con mis cuenta de el correo registrada en JIRA en la cual tengo mi calendario de actividades
Estratégias de registro de actividades

1. Opción : Registro en Historias de Usuario, Incidentes productivos y Spike.

Aplica únicamente las actividades Arquitectura, Desarrollo, QA.
Estratégias de registro de actividades

2. Opción : Integración Clockwork - Google Calendar

Aplica para todas las otras actividades registradas en mi calendario. Ej: Seguimiento presupuesto, sesión
con línea de negocio, weekly con mi líder etc.
¿Cómo sabremos si hemos tenido éxito?

Métrica de éxito

1. Total de horas registradas en Jira / Total de horas disponibles en el mes = 100%

Preguntas Frecuentes

1. ¿Cada cuánto debe una persona garantizar el tener sus actividades registradas en Jira (Ej: diario, semanal, mensual)
Diario - Ideal al finalizar la mañana y la tarde
2. A partir de qué fecha debo registrar el 100% de mis actividades en Jira
A partir del mes de mayo del 2023
3. ¿Cuál es la capacidad ocupada mínima requerida para cada rol?
100%
4. ¿Qué acciones se tomarán para las personas que tengan una capacidad de ocupación menor a la mínima definida?
Validar información que tengamos 3 meses y definir las acciones con Jefe directo asignación
5. ¿Qué acciones se tomarán para las personas que tengan una capacidad ocupada superior al 100%?.
Validar información que tengamos 3 meses y definir las acciones con Jefe directo asignación
6. ¿Qué rol vela a diario por el registro de las actividades del equipo?
Scrum Master para equipos que tengan y Jefes directos
7. ¿Qué rol realizará reportes generales de las actividades registradas de las personas, con qué periodicidad?
Diana Sánchez - Jefe de control de calidad - Mensual
Gracias