TEMA 1.

SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS.
CONCEPTOS BÁSICOS
 CONCEPTOS BÁSICOS
Sistema:

• “Cleland y King definen al Sistema como: El conjunto de partes regularmente

interactuantes e interdependientes que forman un todo unificado”.

• “West Churman lo define, por su parte, como: El conjunto de partes coordinadas

para lograr un conjunto de metas. Es decir, que los sistemas integran un conjunto
de elementos, que operan agrupadamente hacia el o los objetivos generales del
todo”.

• “Rodríguez Valencia lo define así: Es un conjunto organizado, formando un todo, en

el que cada una de sus partes están interrelacionadas a través de un orden lógico,
que concatena sus actos hacia un fin determinado”.
CONCEPTOS BÁSICOS

Componentes básicos de un Sistema:

• Objetivo. Es la finalidad o razón de ser

del sistema, en otras palabras es el
producto que se desea como resultado de
la acción de los elementos.
• Elementos, Entes capaces de producir
las acciones que debidamente combinadas
pueden lograr el objetivo.
• Interrelaciones, Transacciones entre
los elementos, de modo que sus acciones
o disposiciones conduzcan al objetivo
deseado.
(Valencia, Estudio de Sistemas y procedimientos
administrativos, 2002)
CONCEPTOS BÁSICOS

La Teoría de Sistemas:

• La Teoría de Sistemas, es un
enfoque para el estudio científico de la
realidad, diferente al de las ciencias
clásicas. Esta teoría fue introducida por
el pensamiento neoclásico de la
administración, casi desde un principio,
El principal esquema conceptual de
esta Escuela, fue presentado por F. J.
Roethlisberger y W. Dickson, en su
libro Management and the worker, en el
año de 1939. (Valencia, 2000)
CONCEPTOS BÁSICOS

La Teoría de Sistemas:

• El autor T. Hopkins (Integration; its meaning

and application, Appleton Century-Crofts, N.Y. ,
P. 36-49) ha esbozado seis guías que ponen de
relieve la importancia de la TOTALIDAD, del
sistema:
1. El todo debe ser el principal foco del
análisis, recibiendo las partes una atención
secundaria.
2. La integración es la variable más
importante en el análisis de la totalidad.
La integración se define como: el grado de
interrelación de las diversas partes que integran
al todo.
CONCEPTOS BÁSICOS

La Teoría de Sistemas:

3. Las modificaciones posibles en cada parte,

deben ser ponderadas con relación a los
efectos posibles en cada una de las otras
partes.
4. Cada parte tiene alguna función que
desempeña, a fin de que el todo pueda
cumplir su propósito.
5. La naturaleza de la parte y su cometido, se
determinan por su posición dentro del todo.
6. Todo análisis empieza con la experiencia
del todo. Las partes y sus interrelaciones
deben evolucionar, para adaptarse mejor al
propósito (Valencia, 2000)
CONCEPTOS BÁSICOS
 CONCEPTOS BÁSICOS

El Sistema organizacional
Enfoques de Sistemas:

MEDIO AMBIENTE

• En sí, consiste en investigar las

formas más generales de Sistema
de metas Sistema
organización, lo cual implica, ante y valores Técnico

todo, el estudio de los elementos

del sistema, las interrelaciones entre Sistema
ellos, la investigación de los Administrativo
procesos que unen las partes del
sistema a sus objetivos o los
elementos fundamentales de los Sistema
Personal
sistemas organizacionales. . (Valencia,
2000)

Adaptado por Fremont. E. Kasr, op. Cit., o. 118

CONCEPTOS BÁSICOS

El Sistema Administrativo:

• Está relacionado básicamente, con

la Toma de decisiones para Planear,
Organizar, Dirigir y Controlar el
esfuerzo del personal en una
organización. (Valencia, 2000)
CONCEPTOS BÁSICOS

El Sistema Administrativo como

Sistemas Abiertos:

• El autor Johnson, fue de los

primeros autores que identificó a los
organismos administrativos, como
sistemas sociales Considera a la
empresa como in sistema
relativamente aislado o Sistema
Abierto. (Valencia, 2000)
CONCEPTOS BÁSICOS
 CONCEPTOS BÁSICOS

Procedimiento:

• “Gómez Ceja: Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen

una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al
logro de un fin determinado”.

• “Barrios: Es el conjunto de rutinas específicas de trabajo en las que se incluyen

el flujo de documentos, la manutención de registros, el establecimiento de
normas de trabajo, arreglo de espacio, etc.”.

• “Koontz y O´Donnell: Son planes en cuanto establecen un método habitual de

manejar actividades futuras. Son verdaderas guías de acción, más que de
pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben
cumplirse”.
(Valencia, Estudio de Sistemas y procedimientos adminsitrativos, 2002)
CONCEPTOS BÁSICOS

Ejemplos de Procedimientos:

• Una fábrica requiere de – para

producir un artículo.
• Una oficina requiere de – para
tramitar un documento.
• Un comercio requiere de – para
vender un producto.

(Valencia, Estudio de Sistemas y

procedimientos administrativos, 2002)
CONCEPTOS BÁSICOS
CONCEPTOS BÁSICOS

Responsables de los
sistemas y procedimientos:

• El trabajador.
• Supervisor.
• Administradores de niveles
intermedios.
• Altos funcionarios.
• Coordiador de la unidad de
sistemas y procedimientos
(Valencia, Estudio de Sistemas y
procedimientos administrativos, 2002)
 CONCEPTOS BÁSICOS

Sistema Operativo:

Cualquiera de las actividades que son llevadas a cabo por un organismo social
para cumplir con sus objetivos y planes, conforma un sistema operativo que
interrelaciona los recursos de operación con las tareas necesarias para alcanzar
los objetivos.

“Pozo Navarro define al sistema operativo como: Un conjunto de actividades

sistemáticas que enlazan operaciones finas para cumplir algún objetivo y cuyos
productos informativos y decisiones de funcionamiento pueden estar enlazados
en el ordenador, integrando su red informacional dentro de la del conjunto de la
gestión de la compañía.”.
 CONCEPTOS BÁSICOS

Sistema Operativo:

“Rodríguez Valencia: Es un conjunto de recursos humanos y otro tipo de

recursos, cuyas actividades sistemáticas, se concatenan de tal manera que
persiguen lograr un objetivo concreto, y en los que se generan traslados de
información, bienes o servicios mediante procedimientos establecidos”.
(Valencia, Estudio de Sistemas y procedimientos administrativos, 2002)
CLASIFICACIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

“Son los que se identifican con la función administrativa, en su sentido más

amplio”.
• Manejo de documentación.
• Información
• Proyectos
• Programas de trabajo
• Presupuestos
• Normas de trabajo
• Contabilidad
• Control de producción
• Entre otros

(Valencia, Estudio de Sistemas y procedimientos administrativos, 2002)

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
RAZONES,VENTAJAS DE LOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
 Razones:

• “La finalidad del estudio de los sistemas y procedimientos

es ayudar a la dirección a planear y obtener las metas de la
empresa; a que haga del conocimiento general lo que se
RAZONES, persigue; a contribuir a que el personal pueda satisfacer esos
deseos. La revisión de ambos elementos de la administración
VENTAJAS DE LOS busca, entre otras cosas, mejorar los métodos, disminuir los
PROCEDIMIENTOS costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante la
ADMINISTRATIVOS eliminación de la duplicación del trabajo, de ineficiencias y de
desperdicios, así como desechar procedimientos anticuados”.

• (Valencia, Estudio de Sistemas y procedimientos

administrativos, 2002)
 Ventajas:

• Los procedimientos correctamente diseñados e

implantados generan diversos provechos. En todo tipo de
organizaciones (publicas o privadas), por medio del
RAZONES, establecimiento de sistemas y procedimientos
VENTAJAS DE LOS administrativos, se logran ciertas ventajas, como las
siguientes: .
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
• Conservar el esfuerzo administrativo.
• Ayudar a imponer un nivel de consistencia en toda la
organización.
• Facilitar la delegación de autoridad y la fijación de
responsabilidad.
 Ventajas:

• Conducir al desarrollo de métodos más eficientes de

operación.
RAZONES, • Permitir importantes economías de personal.
VENTAJAS DE LOS • Facilitar la acción de controlar.
PROCEDIMIENTOS
• Ayudar a lograr la coordinación de actividades.
ADMINISTRATIVOS
(Valencia, Estudio de Sistemas y procedimientos
administrativos, 2002)
LOS DEPARTAMENTOS DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS
 LOS DEPARTAMENTOS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

La inclusión de un departamento de sistemas y procedimientos depende del

tamaño de la organización, entre más grande sea la empresa, mayor será la
necesidad de incluir esta actividad técnica especializada que denominamos
"sistemas y procedimientos". En términos generales, un departamento de
sistemas y procedimientos desarrolla las siguientes actividades:
 LOS DEPARTAMENTOS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

1) Elaboración de instructivos de procedimientos o sea el planteamiento por

escrito de la forma en que debe realizarse cada trámite. Todos los instructivos
unidos forman el manual de operaciones o procedimientos.
2) Elaboración del organigrama, análisis de puestos, análisis de cargas de trabajo.
Estos puntos se documentan en lo que se denomina como el manual de
organización.
3) Analizan la viabilidad de sistemas manuales, mecanizados o electrónicos para
la producción de información y proponer alternativas de solución.
4) Implementan medidas preventivas o correctivas de control derivada de las
observaciones de las auditorías administrativas u operativas.
 LOS DEPARTAMENTOS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

5) Definición del equipo que facilite la realización del trabajo y hacer un estudio
sobre el aprovechamiento del espacio de trabajo.
6) Diagnostican sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
7) Asesoran a las unidades administrativas en la interpretación y aplicación de
los sistemas y procedimientos implantados.
8) Realizan una labor de investigación permanente para allegar a la organización
elementos de tecnología de punta en forma ágil y oportuna.
 REFERENCIAS

Referencias
Valencia, J. R. (2000). Introducción a la administración con Enfoque de Sistemas. Distrito
Federal, México: ECAFSA.
Valencia, J. R. (2002). Estudio de Sistemas y procedimientos administrativos. Distrito
Federal: CENGAGE.