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Estudio de caso sobre Habilidades Generales

José L. Luna, Jorge A. Gómez, Yanerly L.Monsalve, Leandra P. Montalegre

Universidad UNIMINUTO

Competencias gerenciales Básicas

Jaime Alexander Rangel Cáceres

13 de Septiembre de 2023
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Estudio de caso sobre Habilidades Generales

1. Identifiquen y describan el problema la situación particular por analizar en relación

con la ética, el liderazgo, la gestión del cambio, el trabajo en equipo y la
comunicación del líder con el departamento seleccionado.

Organización

 En el taller de arquitectura de la secretaria de infraestructura al momento de entrega

de los proyectos al equipo de formulación es realizada por los mismos arquitectos que

también están a cargo de múltiples proyectos en espera. Esta situación provoca

retrasos tanto en las entregas de los proyectos actuales como en el diseño de proyectos

futuros, adicional a esta causa de retrasos se generan múltiples demoras en las

entregas finales debido a que una vez los proyectos se empiezan a ejecutar en obra,

los contratistas solicitan apoyo por parte de la entidad para poder suplir algunas dudas

técnicas, por lo tanto los mismos especialistas encargados del diseño deben posponer

sus actividades para suplir dichas solicitudes.

Planeación

 El Taller de arquitectura nace en el periodo de Rodolfo Hernández, con el fin de

satisfacer la necesidad de tener un equipo interdisciplinario capaz de construir los

proyectos pasando por todas las fases de prefactibilidad y factibilidad de un proyecto,

es decir, este equipo evitaría los procedimientos tediosos, tiempos extensos en

contratar consultorías de diseños y demás, ocasionando en varias oportunidades que

por reformas urbanísticas estos diseños se desactualizaran y se perdieran con el paso

de las administraciones. Aunque esta idea de un taller de arquitectura elimina muchos

procedimientos, ahorra tiempo y mucha plata para la ciudadanía, y esta idea se haya

fortalecido con la última administración de Juan Carlos Cárdenas. No obstante un

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peligro inminente con el que cuenta el Taller de arquitectura es que este no se fundo

como Oficina o área de la secretaria de infraestructura, es decir, es un imaginario en el

marco legal de la alcaldía, por lo tanto esta sujeta a que desaparezca con el cambio de

administración. Una gran problemática del Taller es que su direccionamiento a futuro

se ve nublado y entorpecido con el cambio de la administración, se encuentra a

expensas de las decisiones y objetivos de los próximos mandatarios.

Control y seguimiento

 Una de las causas más representativas de los retrasos en la entrega de los proyectos es

la falta de seguimiento y control de las actividades ejecutadas ya que en repetidas

ocasiones los proyectos presentan dificultades ya sean por viabilidad social o por

viabilidad técnica, lo que impide continuar con el desarrollo normal del proyecto.

Debido a que no se identifican a tiempo los problemas y simplemente se suspende su

ejecución, los especialistas dan prioridad a otras solicitudes dejando de lado gran

cantidad de proyectos que tienen inconvenientes que pueden ser fácilmente

solucionados pero que debido a la falta de conocimiento de la problemática por parte

del equipo en general, no se les da solución a tiempo y se ven afectadas por periodos

de tiempo muy largos.

Continuidad

 El taller de arquitectura es una “Sub-dependencia” de la secretaria de infraestructura

por lo tanto jurídicamente no es identificada ante la entidad, por esta razón no se

cuenta con un supervisor o figura de planta que se encargue de la revisión y

aprobación de los proyectos que se están diseñando por el equipo. Esto ha generado

conflictos internos significativos ya que el personal encargado es contratado por

términos fijos de 4-8 meses y cuando los proyectos empiezan a ser ejecutados las
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personas que intervinieron en los diseños ya no se encuentran laborando en la entidad

y nuevos especialistas deben hacerse responsables de proyectos de los cuales no

habían sido participes y de los cuales no tenían conocimiento.

Dirección

 El taller de arquitectura, a la fecha no cuenta con un procedimiento claro donde se

especifique, los documentos, requisitos, formatos, tiempos de entrega, responsables de

la consolidación de la información de los proyectos diseñados y estructurados para la

respectiva entrega al área de formulación y contratación de la secretaria, siendo esto

así la causa de atrasos en los tiempos de entrega de los proyectos, genera conflictos

internos y atrasos por entregas incompletas al área de formulación.

Estructura

 No se cuenta con el personal de apoyo especifico en el taller de arquitectura al área de

la supervisión de las obras que se encuentran en ejecución, causando que los

supervisores den directrices erróneas en cuanto al diseño inicial de las obras.

2. Identifique y describan, de manera detallada, los actores y los contextos que

intervienen en la situación o en el problema.

Estructura Organizacional Alcaldía de Bucaramanga

La Alcaldía de Bucaramanga es una entidad territorial orientada a servir a la comunidad

promoviendo el bienestar y el desarrollo humano. Como máxima autoridad ejecutiva, el

alcalde lidera la gestión y toma de decisiones para el desarrollo social, económico y urbano

de la ciudad.
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Imagen 1. Organigrama Alcaldía de Bucaramanga

Fuente: Alcaldía de Bucaramanga. (s.f.). Organigrama de la Alcaldía de Bucaramanga [Organigrama].

Recuperado de https://www.bucaramanga.gov.co/sin-categoria/estructura-organica-organigrama/

La Alcaldía de Bucaramanga cuenta con nueve (9) secretarías con responsabilidades

específicas y trabajan de manera coordinada para brindar servicios, implementar programas y

proyectos, y asegurar el bienestar de la comunidad. La Secretaría Jurídica brinda

asesoramiento legal y representa a la alcaldía en procesos judiciales, mientras que la

Secretaría de Planeación se encarga de la planificación estratégica, el desarrollo urbano y la

protección del medio ambiente. La Secretaría de Hacienda gestiona los recursos financieros y

garantiza la transparencia en su uso, mientras que la Secretaría Administrativa se encarga de

la gestión interna y la coordinación de las dependencias administrativas. La Secretaría de

Educación formula y ejecuta políticas educativas, y la Secretaría del Interior vela por la

seguridad ciudadana y promueve la participación ciudadana. Por su parte, la Secretaría de

Infraestructura se encarga de la construcción y mantenimiento de la infraestructura física, y la

Secretaría de Desarrollo Social implementa programas de bienestar y atención a poblaciones

vulnerables. Finalmente, la Secretaría de Salud y Ambiente se ocupa de la promoción de la

salud, la prevención de enfermedades y la protección del medio ambiente. Estas secretarías

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trabajan en conjunto para asegurar el desarrollo integral y el bienestar de la comunidad de

Bucaramanga.

DEPENDENCIA ESCOGIDA: TALLER DE ARQUITECTURA

El taller de arquitectura es un equipo multidisciplinario que se dedica a desarrollar proyectos

que consideren aspectos sociales, culturales y medioambientales. Su objetivo es generar

soluciones arquitectónicas y urbanísticas que respondan a las necesidades de las

comunidades, fomentando la participación ciudadana y teniendo en cuenta la sostenibilidad.

Imagen 2. Organigrama Taller de arquitectura - secretaria de infraestructura

Fuente: Propia

El equipo está conformado por trabajadores sociales que establecen contacto con la

comunidad para comprender a fondo sus necesidades en términos de infraestructura.

Posteriormente, el equipo de topografía realiza el levantamiento de las áreas que serán

intervenidas, brindando información precisa y detallada para el diseño arquitectónico. El

grupo de arquitectos se organiza según el tipo de proyecto, como espacios públicos

(corredores ambientales, parques, plazoletas), infraestructura social (salones comunales,

centros de vida, bibliotecas) e infraestructura educativa (colegios).

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Una vez finalizado el diseño arquitectónico, los proyectos son entregados a los ingenieros

especialistas en diversas áreas, como ingeniería estructural, eléctrica, hidrosanitaria, de

comunicaciones, mecánica y vial. Cada ingeniero aporta su experiencia y conocimientos para

asegurar la viabilidad técnica y funcional del proyecto.

Actores y Contexto.

A continuación, se detalla los actores y contextos que intervienen en la problemática con

respecto a cada uno de las partes de proceso administrativo:

Proceso Entorno y contexto Actores

Administrativo
Estabilidad política en la Alcaldia Alcalde
Político Visión y Misión de los nuevos mandatarios municipales
con respecto al Taller de Arquitectura Alcalde
Leyes y Normatividad referentes a una Oficina de diseño en Alcalde- secretaria
la Alcaldía Jurídica
Jurídica Políticas, Acuerdos que afecten la operación del Taller de Alcalde- Secretaria
Planeación Arquitectura Jurídica
Leyes Nacionales y municipales con la contratación de las Presidente-Alcalde-
Cps Jurídica-
Económico Presupuesto de recursos propios para la contratación de Cps Alcalde-Secretaria
en el Taller de arquitectura de Hacienda
Socio Interés y preferencias de la ciudadanía en el momento de
Cultural elegir mandatario Ciudadanía
Alcalde-
Estabilidad política en la coordinación del Taller Coordinador-
Lideres de Áreas
Político
Alcalde-
Visión y Misión de los nuevos mandatarios municipales Coordinador-
con respecto al Coordinador en el Taller de Arquitectura Lideres de Áreas
Organización Leyes y Normatividad referentes a figura de Coordinador y Alcalde-
jerarquías del Taller de Arquitectura Coordinador-
Jurídica Lideres de Áreas
Leyes Nacionales y municipales con la contratación de las Presidente-Alcalde-
Cps Jurídica-
Poco Presupuesto de recursos propios para la contratación
Económico de profesionales que se encarguen para la entrega de los Alcalde-Secretaria
proyectos de Hacienda
Visión y Misión de los nuevos mandatarios municipales
Político con respecto a las herramientas tecnológicas de diseño y
procedimientos Alcalde
Dirección Leyes y Normatividad referentes a las herramientas y Alcalde- secretaria
procedimientos a implementar Jurídica
Jurídica
Políticas, Acuerdos que afecten la obtención de
herramientas tecnológicas Alcalde- Tics
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Leyes Nacionales y municipales con la contratación de las Presidente-Alcalde-

Cps Jurídica-
Presupuesto de recursos propios para la contratación de Cps Alcalde-Secretaria
en el Taller de arquitectura de Hacienda
Económico
Presupuestos limitados para herramientas tecnológicas, Alcalde-Secretaria
como Share Point y Hadward de diseño de Hacienda
Interés y preferencias de la ciudadanía en las mesas de Ciudadanía
concertación de los proyectos
Socio Atrasos de los proyectos por inconformidades de la Ciudadanía
Cultural ciudadanía
Tecnología Limitada para software de seguimiento y TICS- Alcalde
almacenamiento de la información
Tecnológico Pocas licencias para herramientas de Diseño TICS- Alcalde
Leyes y Normatividad referentes al seguimiento de las Alcalde- Secretaria
Jurídica actividades de las Cps Jurídica
Leyes Nacionales y municipales con la contratación de las Presidente-Alcalde-
Cps Jurídica-
Presupuesto de recursos propios para la contratación de Cps Alcalde-Secretaria
en el Taller de arquitectura de Hacienda
Económico
Control TICS- Alcalde
Poco presupuesto para liciencias de One drive y Share Point
Intereses y preferencias de la ciudadanía en la ejecución de Ciudadanía
las obras
Socio Atrasos de los proyectos por inconformidades de la Ciudadanía
Cultural ciudadanía
Tecnológico Tecnología Limitada para software de seguimiento y
almacenamiento de la información TICS- Alcalde

3. Definan los objetivos del estudio de caso, teniendo en cuenta las habilidades

gerenciales.

Objetivos.

 Implementar un plan de evaluación de las competencias del personal

 Realizar una reestructuración de las responsabilidades y las áreas.

 Establecer procedimientos claros, con tiempos de entregas de los proyectos y

responsables

 Implementar herramientas tecnologías para realizar el seguimiento y control de

actividades.
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4. De acuerdo con el objetivo del estudio de caso, planteen una propuesta de mejora para

las habilidades gerenciales del líder departamento que permita aumentar la

competitividad organizacional.

Teniendo en cuenta las falencias ya presentadas, el taller de arquitectura como primera

acción a implementar es un plan de evaluación de habilidades y competencias, es decir, debe

realizar una evaluación exhaustiva de las habilidades y competencias del equipo

interdisciplinario actual, con el fin de identificar las fortalezas, debilidades individuales y

colectivas del equipo.

Con los resultados obtenidos de la evaluación de habilidades, se debe realizar una

reestructuración de roles y responsabilidades, es decir, evaluar y ajustar los roles y

responsabilidades dentro de cada equipo para garantizar una distribución equitativa de la

carga de trabajo y una clara delimitación de funciones. Esto ayudará a evitar confusiones y

superposiciones de responsabilidades, mejorando así la eficiencia y la colaboración dentro del

taller. Adicionalmente se debe establecer canales de comunicación claros y efectivos dentro

del equipo. Por ejemplo, se deben implementar reuniones regulares, tanto individuales como

en grupo, para compartir información, discutir problemas y alinear los objetivos.

Además, fomentar una cultura de retroalimentación constructiva la participación de los

miembros de cada equipo en la toma de decisiones y la resolución de problemas relacionados

con sus respectivas áreas de responsabilidad. Esto promoverá un sentido de propiedad y

compromiso, además de aprovechar el conocimiento y la experiencia de los miembros del

equipo para abordar las falencias y debilidades identificadas. Seguidamente se debe

estructurar los diferentes procedimientos con los requisitos, documentos, responsables y

plazos con el fin de establecer el mecanismo de revisión y entrega de los proyectos.

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Una vez establecidos los canales de comunicación y los procedimientos se debe evaluar e

implementar herramientas tecnológicas que puedan mejorar la eficiencia y la productividad

de los diferentes equipos del taller de arquitectura, por ejemplo, sistemas de gestión de

proyectos, plataformas de colaboración en línea como SharePoint y software de seguimiento

de tareas y distribución de cargas que pueden facilitar el trabajo en equipo, la coordinación y

el seguimiento de los proyectos.

Finalmente, una vez establecidos las herramientas tecnológicas para el seguimiento de los

proyectos y en cada equipo se debe definir métricas de desempeño claras y medibles para

evaluar el rendimiento. Con el fin de monitorear regularmente el progreso y brindar

retroalimentación basada en los porcentajes de avances de cada área del diseño.

5.
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Referencias bibliográficas:

Hernández, S., Palafox, G. y Aguado, C. (2020). Administración: Pensamiento, procesos

estratégicos y administrativos para la era de la inteligencia artificial. McGraw-Hill

Interamericana.

Bernal, C. A, y Sierra, H. D. (2017). Proceso administrativo para las organizaciones del siglo

XXI (3.a ed.) Pearson.

Vrontis, D., Sakka, G., and Amirkhanpour, M. (2015). Management innovation and

entrepreneurship: A global perspective. Cambridge Scholars Publisher.

Alcaldía de Bucaramanga. (s.f.). Organigrama de la Alcaldía de Bucaramanga [Organigrama].

Recuperado de https://www.bucaramanga.gov.co/sin-categoria/estructura-organica-

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Alcaldía de Bucaramanga. (s.f.). Nuestra Alcaldía. Recuperado de

https://www.bucaramanga.gov.co/transparencia/nuestra-alcaldia/

Tovar, R. A. (2012). Habilidades Gerenciales. Bogota: Ecoe ediciones.

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