CURSO DE

ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO
Introducción

“La administración del tiempo; es uno

de los recursos más apreciados. Sin
embargo, se trata de un bien que no
se puede ahorrar, sino que pasa, no
retrocede y es imposible de recuperar.
Si se malgasta, se derrocha algo muy

valioso ”
Para aprender a valorar el tiempo y a
planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto
como a medio y largo plazo, es imprescindible:

◼ Identificar metas, objetivos y prioridades.

◼ Conocer las prácticas habituales en cuanto a la
organización y planificación del tiempo.
◼ Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la
planificación del tiempo.
◼ Seleccionar las estrategias más idóneas para
alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.
◼ Lograr habilidades suficientes en la administración
del tiempo que sirvan tanto en la vida
académica como en la vida profesional
 Concepto

Amoroso Cansado Feliz Triste Excitado Enojado

¿Cómo amaneciste hoy?

“El tiempo es nuestro recurso más valioso. Al analizar el

uso del tiempo podemos descubrir la manera más
eficaz de emplearlo, tanto en el trabajo como fuera
de éste.”
La administración del
tiempo se puede
definir como una
manera de ser y una
forma de vivir. Hoy, se
puede considerar al
tiempo como uno de
los recursos más
importantes y críticos
de los administradores
y gerentes.
ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO
SON:

◼ Puede ser un enemigo a vencer o un

aliado si lo logramos organizar.
◼ Puede ser un recurso escaso, si no se
controla en función de las prioridades
que se le asignen a las actividades diarias
aun emprendedor.
◼ Puede ser un amigo o un enemigo en el
logro de los objetivos y metas que se
planteen.
◼ No se puede comprar.
◼ No se puede atrapar, detener o regresar.
◼ Es lo más valioso que tiene los individuos,
por lo que hay que utilizarlo con el
máximo grado de efectividad.
◼ Se dice que nadie tiene suficiente
tiempo, sin embargo todo el mundo tiene
todo el tiempo que hay. Esta es la gran
paradoja del tiempo.
Control del
tiempo

“Lo que importa más

nunca debe estar a
merced de lo que
importa menos”
Goethe
Administrar las preguntas.

Un gerente
constantemente
interrumpido
dispone de poco
tiempo para
tareas
importantes.
Dinámica.
◼ Conteste las siguientes preguntas.
◼ Lealas calmadamente, analícelas y
respondalas en una hoja personal. No piense
en administrar el tiempo, piense en su vida.

1. ¿Qué puede hacer usted, que no este

haciendo ahora y que, si lo hiciera
regularmente, representaría una tremenda
diferencia positiva en su vida personal?
2. ¿Qué produciría resultados similares en su vida
profesional o en su empresa?
Dinámica.

◼ Conteste la dinámica de Registro y

análisis del tiempo.
◼ Siga las instrucciones del facilitador.
◼ Tiene un tiempo de 10 minutos máximo.
Las actividades en una organización podemos dividirlas en 3
grupos principales:

◼Grupo 1: Tareas Rutinarias (por ejemplo redactar un informe,

verificar actividades del área, etc.).
◼Grupo 2: Proyectos en curso (por ejemplo organizar una
reunión con el cliente, dar seguimientos a actividades futuras,
etc.)
◼Grupo 3: Planificación y desarrollo (analizar y crear nuevas
formas de hacer las cosas, adelantarse a los problemas o
mejorar los procesos o sistemas).

De acuerdo a la dinámica realizada identifique el grupo al cual

pertenecen las actividades descritas.
 DISTRIBUCION IDEAL DEL TIEMPO

Tareas
rutinarias
15%

Proyectos en
Planificación y
curso
desarrollo
25%
60%

DISTRIBUCION REAL DEL TIEMPO

Planificación y
desarrollo
15%

Proyectos en
Tareas
curso
rutinarias
25%
60%
Analice

◼ Compare lo que
escribió en el
cuestionario.
◼ ¿En que grupo caen
la mayoría de sus
actividades?
Analice además su uso del tiempo:

◼¿Realizó tareas que debería hacer otro?

◼¿Hay pautas repetitivas en el registro? Siempre me
dedico a tareas del Grupo I por las mañanas.
◼¿Suelo tardar más de lo calculado para una tarea?

◼¿Dispongo del tiempo suficiente para ser

innovador?
◼¿Realizó un análisis de tareas a CORTO plazo y
tareas a LARGO plazo?, ¿cómo las controlo?
Decálogo para Juntas
1. Puntualidad Inicio-Final
2. Secretario de acuerdos (minuta de acuerdos y
asistencia)
3. Agenda (enviada antes a los participantes, tiempo,
temas, responsables, seguimiento).
4. Moderador.
5. Llevar libreta, pluma y calculadora. Tomar notas.
6. Evitar las interrupciones.
7. Acuerdos concretos, claros y concisos.
8. Respeto de ideas.
9. Orden y participación.
10. Repaso de acuerdos.
Reflexión

“El reto no
esta en
administrar el
tiempo, sino
en
administrarse
uno mismo. ”
La gallina de los huevos de Oro - Esopo
La historia cuenta que un granjero un día va al corral
donde tenía a sus gallinas y encuentra un brillante
huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide
llevar el huevo a su casa donde comprueba que el
huevo es de oro auténtico. Desde ese día, todas las
mañanas el granjero encuentra un huevo de oro
debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se
hace rico. Mientras aumenta su riqueza, también
aumenta su impaciencia con los huevos que pone la
gallina. En un intento por obtener todo el oro de la
gallina de una sola vez, la abre, pero no sólo no
encuentra nada adentro sino que la mata. Con la
muerte de la gallina, sobreviene también la
desaparición de su riqueza
◼ Esta antigua fábula, mantiene vigente el enorme
desafío al que nos enfrentamos hoy las personas:
La cuestión de la sostenibilidad y el uso del
tiempo.
◼ Muchas veces, al igual que el granjero de la
fábula priorizamos los resultados a corto plazo (los
huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro
bienestar a largo plazo (la gallina).
◼ Para responder a esta pregunta necesitamos
pensar en una manera de manejar el tiempo que
desplace a los métodos tradicionales basados
primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y
alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la
Importancia y la Efectividad
Dinámica. Evaluación de aptitud.
◼ La clave de una buena administración es saber
administrar el tiempo.
◼ Conteste el cuestionario que se le entregara.
Sea tan sincero como pueda.

1. Sume los puntos de sus respuestas.

2. 32 – 64: Aprenda a usar el tiempo con
eficacia.
3. 65 – 95: Tiene una aptitud razonable de
administrar el tiempo, puede mejorar.
4. 96 – 128: Emplea el tiempo con eficacia.
Priorizar Tareas.
¿Tarea urgente
e importante?
NO SI ¿Tiene que
acabarla hoy? Actúe
NO SI inmediatamente
¿Es una tarea
urgente o es
importante? ¿Tiene un
NO SI
plazo? Disponga de
NO SI tiempo para
hacer la tarea

Fije un plazo
realista

¿Es una tarea

rutinaria? ¿Le permite trabajar esa Fije un periodo
NO SI tarea con más eficacia? para hacer la
NO SI tarea

¿Es una tarea Hágala en un

necesaria? momento de
No la haga:
NO SI poca actividad
elimínela
Conclusiones.
1. Evite tener siempre actividades URGENTES y
NO IMPORTANTES.
2. Planee las actividades IMPORTANTES.
3. Desee tiempo para agendar actividades
personales, de familia y sociales.
4. Dialogue para evitar duplicidad de
actividades.
5. Delegue las actividades que no le
corresponden.
6. Desarrolle el hábito de llevar una agenda de
actividades.