Guía de estudio

Grado: Quinto Secretariado Materia: Catalogación y archivo Unidad: I Bimestre

Oficinista
Docente: Jaquelin Melissa Hernández Jacinto
Desarrollo de tema No. 1:

TEMA 1: Definición, importancia y origen

del archivo.

Archivo
Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como
recurso, proveen información y como activo, proveen documentación.
La información es un recurso vital de cualquier organización o
empresa. Adopta diferentes formas dependiendo de la tecnología con
la que se crea. Actualmente los documentos de una empresa pueden
ser archivados bajo tres formas diferentes papel, imagen o en formato
digital, Se ha creado también el almacenamiento de la voz, tecnología
que aún se investiga y que se le está dando atención por el potencial
que representa como futuro medio de almacenamiento.
En las organizaciones encontramos información importante traducida
en documentos que pueden encontrarse en papel: correspondencia
general, contratos, formularios, artículos de incorporación facturas,
etc. En imagen, como lo son las microformas y en forma digital en los
documentos que se archivan en discos duros discos flexibles,
pendrive (usb), discos compactos (cd's), etc

“Educar es Transformar Vidas”

DEFINICIÓN
La palabra archivo, deriva del latín "archivium", que significa el local en el
que se custodian documentos públicos o particulares.
Es el conjunto de documentos e información de toda especie,
ordenada de manera racional y adecuadamente registrada v
conservada, con el fin de divulgar o prestar información. Siendo el
archivo de cualquier empresa o entidad una fuente de registro y
conservación de toda la información de interés vital para la organización,
éste debe ser organizado de tal forma que provea, con la mayor precisión
posible, elementos informativos de asesoramiento.

G. Continolo dice: “el archivo es un instrumento creado para recoger

ordenadamente documentos en que constan los datos
y las informaciones de interés para la empresa, para
asegurar su perfecta conservación y para permitir su
rápida consulta por parte de los diversos sectores de
la misma”.
Jenkinson dice: “son documentos… diseñados o usados en el curso de
una transacción ejecutiva o administrativa (ya sea
pública o privada de la que (ellos) formaban parte, y
por consiguiente bajo su propia custodia, para su
propia información por la persona o personas
responsables de esa transacción y sus legítimos
sucesores".
Eugenio Casanova dice: "es la acumulación ordenada de documentos
que se crearon en el curso de sus actividades
por una institución, o por un individuo y que son
preservados para la realización de sus
propósitos culturales, legales o políticos por tal
institución o individuo”.

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Brennecke dice: "es el total de los papeles y documentos que
resultan de actividades mercantiles o legales de
un cuerpo legal o físico que se intenta para su
preservación en un lugar particular como
recursos o evidencias del pasado".
El archivo es una memoria viva de la empresa. Tiene participación
constante en vida. Es un centro activo de información. Es un
instrumento de control funcional A al administrador en la toma de
decisiones.
La finalidad principal de un archivo. ya sea pequeño, mediano o
grande, es registrar, disponer y conservar los documentos e
informaciones, de manera que permita su localización lo más
rápidamente posible siempre que fuere necesario.
Un archivo desorganizado dificulta el sistema administrativo de una
institución, porque hay dispersión de tiempo y esfuerzos
involucrando desde el más modesto empleado, hasta el más alto
dirigente.
Archivar no quiere decir simplemente guardar correspondencia y
documentos para quitárnoslos de enfrente. Archivar quiere decir
organizar sistemáticamente documentos y correspondencia de modo
que puedan ser localizados rápidamente cuando sea necesario.

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 Conocimientos preliminares de la organización del archivo

En primer lugar, se debe tener una visión general de las actividades

de la empresa cuyo archivo está siendo organizado. Conocer las
necesidades y dificultades encontradas en el funcionamiento del
archivo existente y que deben ser eliminadas o mejoradas ya sea en
cuanto al espacio, costo, demora en la localización de las
informaciones, extravió de documentos, etc.

Documentos que se archivan:

1. La correspondencia que se recibe y las copias de las que se
escribe en toda oficina. Facturas, recibos, cheques cancelados,
estados de cuenta, etc.
2. Escrituras, récords clínicos, planos de construcción, etc.
3. Catálogos. libros, recortes de periódico y revistas.
4. Tarjetas con distintas informaciones

Importancia
Para una oficina moderna non de gran importancia las cartas que se
reciben o se despachan, los documentos de naturaleza variada,
catálogos o papeles que en cualquier forma se relacionen con el
negocio, la profesión o los asuntos que tienen a su carga dicha
oficina, porque al archivo es la memoria colectiva de la empresa.
Para que funcione bien precisa que:

1. Todos estén involucrados en la labor aceptando la

responsabilidad propia de cada uno.

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Cual es l fin pipal oe un winche

 2. El archivo sea tan accesible de manejar que cualquier empleado que
necesite la información depositada, pueda encontrarla de manera sencilla y
rápida en el momento preciso y el menor tiempo posible.
El comercio, la industria el gobierno y las profesiones diversas tienen
actualmente, la necesidad imperante de adoptar algún sistema científico
para la ordenación de papeles y documentos. De ahí la importancia del
archivo, ya que éste tiene que ver con los elementos más importantes de
una organización: sus documentos.

Tanto en la grande como en la pequeña empresa, el éxito se basa en la

programación del trabajo y en un conocimiento de las fechas, por lo que
deben archivarse los documentos, con un método, orden y precisión, para
hallarlos en el momento que sea necesario.

Origen

A partir del año 1455, cuando Gutemberg, perfecciono la imprenta, se produjo

una serie de escritos de toda especie, como los tratados comerciales,
internacionales, políticos, religiosos, artísticas: filosóficos, etc. Esto creó un
crecimiento de documentos y dio origen al archivo.
Ejemplos de esto se dan en:
1. Maguncia (Alemania) en el año 1495, se tuvo que legislar sobre la
ordenación y guarda de los documentos de la cancillería imperial, por su
crecimiento y desorganización.
2. España, el archivo del Reino de Castilla instituido por Cédula Real el 19
de febrero de 1549 por el Emperador Carlos V tenía treinta millones de
documentos.

Entre los estudiosos y teóricos que ensayaban sistemas y métodos de organización y control
de los archivos, aparece el Sistema Numérico Decimal del norteamericano Melvin Dewey
s archivos, aparece el Sistema Numérico Decimal del norteamericano Melvin Dewey (1876). La
(1876).
pomera definición del archivo la dieron los holandeses en 1898, "os el matorial que conserva
La primera una
definición delorganizada,
institución archivo lacomo
dieron losde
prueba holandeses en 1898,
derecho y elemento "es el material que
de consulta
conserva una institución organizada, como prueba de derecho y elemento de consulta”.

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Desarrollo de tema No. 2:

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 Por su organización
Centralizados: Hay una dependencia dentro de tu compañía que se encarga de manera
específica del manejo de los documentos. Este tipo de departamento suele llamarse
propiamente «archivo» y requiere de un orden superior al promedio, con personal
especializado encargado de realizar las labores de conservación, organización, acceso y
destrucción del archivo.
Toda vez que se requiera un documento será necesario acercarse a esta dependencia para
solicitarlo.
Descentralizados: Se trata de un tipo de organización donde cada dependencia de tu
compañía se hace cargo de la documentación que genera, incluyendo su clasificación y
manejo. Si tu empresa cuenta con este sistema, es probable que tengas dependencias
internas como «archivo de contabilidad», «archivo de almacén», «archivo de recursos
humanos», etcétera, pero no necesariamente cuentas con personal especializado.
Por su independencia, es necesario solicitar una consultoría periódica que revise y unifique
los métodos de manejo documental en cada área de la empresa.

Fines del archivo

1Satisfacen de manera económica las exigencias de las demás oficinas y servicios de la empresa.

1. Constituir un centro activo de información y documentación, de

manera que nos permita desarrollar nuestro trabajo en forma eficaz.

2. Ser un instrumento que nos ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios en lo que
afecta a las necesidades del buen funcionamiento de nuestro archivo.

3. Instituir un centro de promoción del trabajo: solicitudes, pedidos de artículos no disponibles, etc.

4. Asegurar una conservación de los documentos tanto activos como inactivos.

5. Proporcionar los mejores servicios al menor costo posible.

Nota: en empresas pequeñas el archivo desarrolla funciones de biblioteca y hemeroteca; de

oficina de estudios y en algunos casos se llevan las estadísticas.

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Funciones
Las funciones de un archivo, por tanto, es reunir, organizar/conservar y difundir/servir documentos.
Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de archivo:
▪ Conservación de documentos: Organizar la documentación administrativa.

▪ Centro activo de información: Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no

es periódico.

▪ Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.

▪ Medio de consulta: Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos
instrumentos necesarios.

▪ Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos.

▪ Elemento probatorio: Cuando el organismo o entidad pretende demostrar cómo se hizo o se

realizó un acto.

Desarrollo de tema No. 3:

Ciclo de vida de un archivo

El ciclo de vida de un documento, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como
el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o
destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y
morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y,
más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención.

La utilidad del correcto ciclo de vida de un documento

El ciclo de vida de un documento es primordial para la gestión de la documentación de la empresa, ya
que se estima que el 20% de los registros se archivan incorrectamente y se pierden para siempre.
Además, el correcto funcionamiento de este ciclo puede evitar la pérdida de tiempo causada por el
hecho de que varias personas tengan que recuperar los archivos desde diferentes lugares y
departamentos, así como la duplicidad de documentos. Por esa razón es importante establecer un
estado para el documento, pues es de vital importancia que todos conozcan qué tareas faltan por
realizar, quién debe pasar el documento a quién, quién lo ha visto ya, etc.

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¿Qué etapas atraviesa este ciclo?
Estas son las fases por las que atraviesa un documento a lo largo de su ciclo vital:

O sea que, todo documento tiene que pasar por las cuatro etapas: se clasificará y ordenará, se
guardará y se actualizará, se transferirá y finalmente se eliminará o guardará en el archivo histórico.

1. Creación: consiste en la preparación de un borrador con una estructura predeterminada. Este

documento pasará por diferentes manos, con lo que tiene que respetar una estructura y unas
normas de redacción para que todos los empleados que estén involucrados en su consulta o
manipulación puedan entenderlo. En el ámbito de la abogacía, un ejemplo sería una sentencia,
una ley de enjuiciamiento civil, u otros documentos que requieran uniformidad en su contenido.
2.
Organización y clasificación: gracias a los metadatos es posible etiquetar documentos.
Normalmente se usan para la administración de los documentos electrónicos. Los metadatos
proporcionan un contexto, descripción e información adicional, como el título, la persona que
lo creó y cuándo, a qué departamento(s) pertenece, cuándo se modificó por última vez y por
quién, quién tiene acceso o quién puede actualizarlo. Estas etiquetas o metadatos dan lugar a la
clasificación y organización de los documentos, lo cual sirve de utilidad en cada uno de los
pasos del ciclo de vida de un documento y para procesos relacionados.

3. Orden y conservación: Un buen ciclo de vida debe establecer diferentes niveles de

acceso para los documentos y evitar así la desorganización en este flujo de colaboración. Esto
puede variar desde la simple aportación de opiniones, hasta la responsabilidad total del
documento, manejando, por ejemplo, los aspectos financieros y políticos de la empresa.

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Ojo: un buen seguimiento del ciclo de vida de un documento puede unificar los procedimientos para
evitar situaciones indeseadas. Un ejemplo de este tipo de situaciones es la duplicidad de tareas que
ocasiona la pérdida de tiempo por parte de varios empleados al realizar la misma tarea de forma
simultánea.
4. Transferencia: la empresa selecciona qué versiones del documento se entregarán a la siguiente
persona de la cadena para que lo visualice o edite. Esta fase implica el cumplimiento de unas
normas de calidad, por ejemplo, las normas ISO.

Permanencia o eliminación: se ocupa de garantizar tanto la permanencia de los documentos como su

eliminación dentro del archivo digital de la empresa. Se seleccionan qué versiones del documento se
van a guardar y cuáles no es necesario mantener. En esta etapa es fundamental el cumplimiento de las
normas vigentes para la destrucción de datos pasado un cierto tiempo.

Tipos de documentos y su ciclo de vida

En la actualidad, en cualquier actividad comercial se trabaja con documentación muy diversa: e-mails,
facturas, fichas de empleado, nóminas, pedidos o recibos. No todos estos documentos comparten el
mismo ciclo de vida necesariamente. Algunos, como notas de llamadas telefónicas o correos no
deseados, tienen ciclos de vida cortos, ya que son descartados después de la primera lectura. Otros,
como la correspondencia diaria, son archivados durante un determinado periodo de tiempo para más
tarde ser desechados, normalmente un par de años después de su creación.

Independientemente del tipo de documento del que se trate, el ciclo de vida de todos ellos debe
siempre respetar unas normas de calidad.

E-mails
En primer lugar, se generan los correos electrónicos, a continuación, se clasifican según unos
parámetros determinados que cada empresa estime oportunos (por cliente, por fecha, por tipo de
caso…) y, por supuesto, siguiendo una política de archivado de e-mails. En caso de no tener la función
de recepción del correo electrónico integrada en el sistema de gestión documental, esto
obstaculizaría la productividad y la eficacia en el flujo de información de una empresa.

Correo postal
Aunque cada vez más empresas están avanzando hacia la consecución de una oficina sin papel, a día
de hoy las empresas aún siguen recibiendo documentos físicos, como por ejemplo correos postales. Lo
que las organizaciones pueden hacer es digitalizar estos documentos e incluirlos en el ciclo de vida del
documento digital. Esto permite que se asignen los flujos de trabajo necesarios y que se informe a la
persona adecuada.

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Facturas
Incluyen datos de vital importancia que engloban a todas las personas involucradas en un proceso de
compra: proveedores, clientes; así como el coste, el IVA, etc. El primer paso debe ser la aprobación de
gastos, seguido del almacenamiento del documento. Una vez está la factura almacenada, se genera un
flujo de aprobación. Si la factura se aprueba, se publica dentro de unos espacios de publicación
internos del personal. Facturas se suelen manejar tanto en sistemas de ERP, como en gestores
documentales. Hoy día la mayoría de sistemas ERP permiten llevar la contabilidad electrónica,
controlar la producción, el almacén, los inventarios, etc.
Por último, pero no menos importante, dado que por ley se deben conservar las facturas durante cinco
años, se asigna un calendario de conservación a las mismas. La tendencia en estos últimos años es
hacer uso de la factura electrónica. Muchos documentos que incluyen transacciones, como órdenes
de pedidos o reclamación de seguros son referenciados durante semanas o meses después de su
creación. El tiempo durante el cual este tipo de documentos suelen estar archivados varía entre 6 y 10
años con el fin de satisfacer la legalidad y los requerimientos pertinentes de auditoría.

Nóminas
El ciclo de vida de la nómina incluye aquellas funciones que se deben llevar a cabo para informar de
los elementos que intervinieron en el trabajo en cuestión y cómo se pagó la mano de obra. Toda esta
información puede incluirse en los diferentes módulos que pueden instalarse en un software de
Recursos Humanos.

Conservación de la información
Para conservar los documentos se debe:
1. Adoptar medidas para asegurar la conservación material de los documentos.
2. Tener mantenimiento y control de las instalaciones del archivo (edificio, instalaciones eléctricas,
estanterías, muebles, etc.)
3. Controlar las fuentes de deterioro, destrucción o desaparición de los documentos; control de
humedad, incendio, robo, etc.
4. Restaurar los documentos deteriorados.
5. Reproducir la documentación representativa.
6. Aplicar adecuadamente los criterios y métodos de la organización documental (clasificación y
ordenación).

EL REGISTRO
El registro es el lugar donde se centralizan las entradas o salidas de documentos que deben ser
anotados en libros u otros medios. Su fin es el control de todos los documentos que entran o salen de
las oficinas, de la empresa o entidad.

Clases de registro
1. Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto
de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos.

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 a. Registro general de entrada: se hará el asiento de todo escrito que se reciba y se utilizan dos
procedimientos.

▪ Registro único: un libro para los diferentes departamentos.

▪ Registro múltiple: un libro por cada departamento de la misma empresa que reciba
correspondencia.
b. Registro general de salida: se anotará la salida de los escritos y comunicaciones oficiales
dirigidos a otros órganos o particulares, Pueden utilizarse procedimientos de registro único o
múltiple.

2. Registro auxiliar: los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas de
su organización, otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y
comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda
anotación que efectúen.

3. Registro de archivo: sirve para inscribir aquellos documentos que han sido archivados.

Contenido de los registros

1. Número de inscripción. (Orden temporal de recepción).
2. Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento.
3. Identificación del interesado.
Funciones del registro

Todo documento que entre o salga de una empresa debe ser registrado para que quede
constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la
localización de un determinado escrito o documento además de:

1. Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad.

2. Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado).
3. Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
4. Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo directamente ya
que en el registro quedan anotados.

Desarrollo de tema No. 4:

Clasificación de un archivo

ORGANIZACIÓN
Para preparar y realizar la clasificación de un archivo se debe.

1. Establecer una corriente regular de trabajo, evitando que los papeles se acumulen y se
trasladen en bloque a archivos en intervalos regulares.

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 2. Preparar el material: la técnica o método de preparación de los papeles para el archivo varía
según el género de la actividad y la organización de las fichas.

Movimiento de los documentos

Para prestar documentos que se encuentran en el archivo se debe:

1. Establecer normas precisas.

2. Determinar quiénes tienen acceso al archivo.
3. Determinar cómo puede prestarse el material de archivo.
4. Establecer la duración del préstamo de los documentos

Los elementos que se consideran en la organización de un archivo son:

• Nombre: que origina el orden alfabético.

• Local: que origina el orden geográfico.
• Fecha: que origina el orden cronológico.
• Asunto: que origina el orden de asunto

Para organizar un archivo se debe tener una visión general de las actividades de la empresa u
órgano cuyo archivo está siendo organizado. Conocer las necesidades reales y dificultades
encontradas en el funcionamiento del archivo existente, que deben ser eliminadas o mejoradas ya sea
en cuanto al espacio, costo, demora en la localización de las informaciones, extravió de documentos,
es decir todo lo que fuere deseable para el mejoramiento de los servicios

Para organizar el archivo se debe tener en cuenta las reglas siguientes:

1. Eliminar los formularios impresos innecesarios.

2. Instalar los archivos en locales eficientes.
3. Efectuar todas las investigaciones para reducir el espacio en los archivos.
4. Organizar desde la fase de la llegada de los documentos hasta su archivo.
5. Asignar como encargado del archivo a una persona entrenada.
6. Establecer: procedimientos estándar para la inserción de los documentos, sistemas
unificados de clasificación. Formatos de los papeles de oficina, ficheros y accesorios
unificados.

La organización del fondo documental de un archivo responde a dos necesidades:

1. Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza
del organismo reflejado en el y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han
sido creados.

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 2. Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos, es decir, aquella que
permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder
físicamente a ellos, para dar respuesta a la única ubicación posible del documento dentro de la
estructura organizativa del fondo documental.

Para que estos dos propósitos de la organización del fondo se materialicen es necesario utilizar
instrumentos de descripción y búsqueda documental y realizar previamente las tareas de clasificación,
ordenación e instalación del fondo, en ese orden.

CLASIFICACIÓN
«Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o
clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y
orden original».

TIPOS DE CLASIFICACIÓN

Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los documentos.
Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien según las actividades de las
que son resultado.

Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa que le permita su

funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas de la
institución de la que emanan.

Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de la percepción
que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se agrupan tras analizar el contenido
de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que traten.

Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se

clasifican:

• Por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.

• Por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo de cada

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 una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.

• Por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de documentos

referidos al procedimiento de un mismo asunto.

• Por documentos sueltos.

INSTALACIÓN
La instalación de los documentos en el depósito es la última tarea en
la organización del fondo documental. Consiste en la ubicación
física de los documentos en las estanterías, mediante unidades de
instalación (cajas, legajos y libros) que se pueden ordenar por
secciones, series, subseries o numeración correlativa.

Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, se

identifica con una asignatura que haga referencia a la unidad de
instalación que lo contiene y su orden dentro de la misma. De esta
forma se conocerá de manera inequívoca, la ubicación física del
expediente dentro del depósito.

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