GESTIÓN DE COMPRAS

FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO

La función de aprovisionamiento está compuesta por aquellas actividades que

se ejecutan con la finalidad de seleccionar, adquirir y almacenar las materias
primas necesarias en el proceso productivo.
La importancia de una política de aprovisionamiento es obvia, por varias
razones:
Es la principal relación de la empresa con el proveedor y a aquella le interesa
tener cuanto antes el producto solicitado.
Desde el punto comercial a la empresa le conviene tener el menor stock de
materiales inmovilizados, pues una gran cantidad de existencias en el
inventario pues acarrear costos excesivos, y disminuir la competitividad de la
empresa.

La función de aprovisionamiento comprende las áreas de compras y de

almacenaje.
OBJETIVOS DE LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO

La función de aprovisionamiento comprende las áreas de compras y de

almacenaje.
MINIZAR COSTOS MAXIMIZAR EL SERVICIO
Minimizar la inversión de inventario Conseguir un inventario suficiente para
que la producción no se vea afectada
por desabastecimiento de materia
primas y demás insumos
Reducir al máximo los costos de Optimizar la inversión para que la
almacenamientos producción no carezca de materias
primas y otros materiales
Minimizar las pérdidas por daños, por Tener un sistema eficiente de
obsolescencias y por artículos información de inventarios
perecederos
Minimizar los costos de salarios del Mantener un sistema eficiente de
departamento de compras. transporte de los inventarios.
 FUNCIÓN DE COMPRAS

La función de compras es la responsable del proceso de adquisición de

insumos y materiales, en la cantidad necesaria, con la calidad adecuada
y a un precio conveniente, puestos a disposición de la empresa en el
momento requerido.

El departamento de compras es el encargado de recibir las solicitudes

de los materiales necesarios, de buscar los proveedores adecuados, y de
realizar las gestiones oportunas para que lleguen a los inventarios de la
empresa.

La gestión de compras, comprende las operaciones de recepción y

almacenamiento de los materiales.
 OBJETIVOS DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

La función de compras tiene fijado los siguiente objetivos:

1. Dar continuidad en el abastecimiento

2. Asegurar la calidad y cantidad de los suministros
3. Definir el nivel de inventarios, evitando disminución de los stock por pérdidas,
,mermas por obsolescencias y deterioro.
4. Estudiar nuevas fuentes de suministros
5. Mantener los costos de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles
adecuados.

Para alcanzar los objetivos anteriores es necesario que se tomen decisiones al

respecto:

Las especificaciones de los productos a adquirir, se deben tener estándares para su

adquisición, de no ser así deberán ser solicitadas al departamento requirente.
Las políticas de control de calidad en las que se deben de fijar los estándares
requeridos en el suministros, así como la entrega a tiempo oportuno.
 ACTIVIDADES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

La función de compras tiene fijadas las siguientes actividades:

1. Estudiar las fuentes de suministros
2. Búsqueda, selección y evaluación de proveedores
3. Control de las especificaciones de calidad requeridas
4. Gestión de negociación, incluyendo precios, condiciones de pagos y
plazos de entregas.
5. Seguimientos de las operaciones realizadas en todos los acuerdos y
condiciones establecidas con el proveedor.
6. Mantenimiento de registro actualizado de productos con información
referida a características técnicas, códigos de identificación,
proveedores, precios y condiciones de entrega y pagos.
7. Realización de pedidos, determinando los volúmenes y fechas de
lanzamiento previstos.
8. Recepción de pedidos y su control de calidad.
 DEPARTAMENTO DE COMPRAS

A continuación se detallan los dos modelos de los departamentos de compras

 Modelo Horizontal: un departamento se  Modelo Vertical: Es cada

encarga de todas las funciones de departamento se establece una
compras. unidad de compras

PRODUCCIÓN COMERCIAL COMPRAS

FINANCIERO COMPRAS
FINANCIERO COMPRAS COMERCIAL

PRODUCCIÓN COMPRAS

ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN COMPRAS

La evolución de los departamentos de compras van aunado de la competitividad del mercado,

según las necesidades de la empresa se debe contar con un departamento de compras que permita
la reducción de los costos de aprovisionamiento al máximo.
 LA MATRIZ DE KRAJIC

La matriz de Krajic es un modelo en

el que se agrupan los productos
PRODUCTOS PRODUCTOS

IMPACTO DE LA COMPRA
comprados por la empresa en APALANCADO ESTRATÉGIC
función de dos parámetros: S OS
(Ofertas (Alianzas con
Competitivas) proveedores)

1. Impacto que tiene en el

resultado de la empresa.
PRODUCTOS
2. Riesgo en el suministro de dichos PRODUCTOS CUELLO DE
productos. RUTINARIOS BOTELLAS
(Sistema de (Aseguramient
Contratación) o del
Suministró)
Esta matriz se establece en cuatro
cuadrantes como observamos en la
RIESGO DE SUMINISTRO
siguiente imagen:
 COSTO DE LAS COMPRAS

Existen varios criterios que definen el costo de compra a continuación se

detalla en la siguiente imagen dos de estos criterios:

COSTO DE
COMPRAS: + Impuestos no
Precio neto de recuperables
compras
Valor de
entrada de
las
existencias + Derechos arancelarios o
en el PRECIO DE impuestos no recuperables
almacén ADQUISICIÓN: +Costo de transporte
Precio neto de compra +Otros costos hasta el
almacén
 ESTRATEGIA DE COMPRAS

Las estrategias de compras deben ser:

Un plan documentado de la relación comprador-proveedor con objetivos,

estrategias, implementación e indicadores de manera integrada y coherente.
Debe ser proveedora de ventajas sostenidas y de largo plazo sobre nuestros
competidores.
Es un documento vivo y consensuado con las partes afectadas que sirva como
herramienta de comunicación efectiva
Parte de un proceso iterativo que de objetivos claros en un entorno
cambiante.

Llegando a este punto se puede ser capaz de desarrollar una estrategia de

compras que permita conocer los objetivos de la empresa y los del área de
compras.
 ESTRATEGIA DE COMPRAS

Las estrategias de compras debe incluir decisiones sobre los siguientes

aspectos:

1. Las decisiones de comprar al exterior productos o servicios

desarrollados internamente forman parte de esta estrategia.
2. Cambios en la base de proveedores, estos cambios se enmarcan
generalmente en la línea de reducir o consolidar proveedores en
niveles de idoneidad.
3. Definición de las necesidades de sistemas de información para
cubrir el seguimiento y la medida dela ejecución de las compras.
4. Relación del área de compras con otros departamentos de la
empresa.
5. Programas de estandarización, centrados en la reducción de
referencias, materiales o procesos productivos o en la homologación
de proveedores.
 INDICADORES DE COMPRAS

Un departamento de compras tiene cinco grandes grupos de indicadores

que miden su correcto funcionamiento:

1. Indicadores de innovación; que miden los nuevos materiales o servicios

utilizados y los nuevos proveedores.
2. Indicadores de servicios, que miden las cantidades entregadas y el
tiempo de entrega.
3. Indicadores de costo, que miden el costo de los productos y servicios
comprados, así como las evoluciones históricas de los costos y las
causas que provocan alteración.
4. Indicadores de calidad, que miden la calidad del producto o servicio
comprado.
5. Indicadores de flexibilidad, que miden la efectividad con la que los
productos o servicios comprados se integran en el flujo de materiales
propios de la empresa (tiempos de entrega, flexibilidad de respuesta a
los cambios de plan, etc).
 PEDIDOS Y ORDENES DE COMPRAS

Es el documento físico por escrito en el cual se estipula la cantidad y

calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el
solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo
que seria risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o
servicios.

El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión,

pero nunca variará su objetivo: hacer la solicitud de algún bien o
servicio.
 SOFTWARE O SISTEMAS DE COMPRAS

Es donde se configuran las rutinas de su actual circuito de compras, pueden

partir desde una solicitud interna de compras, las autorizaciones
correspondientes, el pedido de cotización al proveedor, la autorización
pertinente y su pase a esta de orden de compra, el registro y chequeo de la
mercancía entregada con el informe de recepción y la carga de la factura de
compra.
Estos software son sumamente flexible a la hora de adaptarse a su esquema
administrativo de gestión, configurar el circuito que desee, con el esquema
de formularios, puntos de autorización y control que considere pertinente,
entre estos formularios se pueden nombrar:
•Precios de proveedor
•Precios de artículos
•Solicitudes de compras
•Pedidos de cotización
•Ordenes de compras
•Facturas
 ÍNDICES DE COMPRAS

Los índice mas usados para medir la gestión de compras son los siguientes:
 Índice de compras: nos indica la importancia de las compras con
respecto a las ventas en términos porcentuales:
Compras Totales
x 100
Ventas totales

 Índice de Costo departamento de compras: nos mide el costo del

departamento en relación al valor de las compras.
Compras Totales
Costo de Personal de Compras

 Índice del costo de pedido de compras: se determinará por el

cociente entre el costo del departamento de compras y el numero de
pedidos emitidos.
Costo de Personal de Compras
Números de pedidos anuales
 ÍNDICES DE COMPRAS

Los índice mas usados para medir la gestión de compras son los siguientes:

Índice de rotación de stock de materias primas: Indica el número de

veces que rota el stock medio respecto a la cantidad de materias primas
compradas. Compras anuales de materia prima
Stock medio anual

Índice de período medio de pago: Mide los días que tarda la empresa por
término medio a pagar a sus proveedores
365
compras anuales/ saldo medio anual de proveedores

Índice de rechazos: Relación entre el valor de las devoluciones y el valor de

las compras expresadas en términos porcentuales.
Devoluciones en compras
x 100
Compras anuales de materiales
 EJEMPLOS ÍNDICES DE COMPRAS

1. La empresa Botello S.A. dedicadas a la compra de garrafas, proporcionando

información respecto al consumo, existencia, durante el período que se indica del
año 2016.
PERÍODO
DESDE HASTA DÍAS CONSUMO EXISTENCIAS
01/01/2016 31/03/2016 91 20,000.00 120,000.00
01/04/2016 30/06/2016 90 24,000.00 100,000.00
01/07/2016 30/09/2016 91 35,000.00 130,000.00
01/10/2016 31/12/2016 91 28,000.00 120,000.00
107,000.00 470,000.00

1. Adicionalmente brindaron esta información:

2. Las ventas del año anterior ascendieron a 850.000 bs.
3. Los costos salario del departamento de compras fueron 150.000 bs.
4. Se han emitido 350 pedidos
5. Las devoluciones anuales de compras ascendieron a 5.000 bs.
6. El saldo medio de proveedor es de 25.000bs.
7. Considerando esta información calcular los indicadores de gestión de
compras.
 EJEMPLOS ÍNDICES DE COMPRAS

Considerando esta información calcular los indicadores de gestión de compras.

Compras Totales 107,000.00

x 100 x 100 18.35%
Ventas totales 850,000.00

Compras Totales 107,000.00 0.71333 Bs.

Costo de Personal de Compras 150,000.00

Costo de Personal de Compras 150,000.00 428.571 Bs.

Números de pedidos anuales 350.00

Compras anuales de materia prima 107,000.00 24%

x 100 x 100
Stock medio anual 455,000.00

365 365.00 85.28 días

compras anuales/ saldo medio anual de (107000/25000)
proveedores

Devoluciones en compras 5,000.00 5%

x 100 x 100
Compras anuales de materiales 107,000.00
 EJEMPLOS ÍNDICES DE COMPRAS

2. La empresa Visión General S.A. dedicada a la venta de aires acondicionados,

proporcionando información respecto al consumo, existencia, durante el
período que se indica del año 2016.

1. Compras totales fueron de 225.000 bs.

2. Compras anuales fueron de 230.000 bs.
3. El stock anual fue de 545.000 bs.
4. Adicionalmente brindaron esta información:
5. Las ventas del año anterior ascendieron a 750.000 bs.
6. Los costos salario del departamento de compras fueron 70.000 bs.
7. Se han emitido 850 pedidos
8. Las devoluciones anuales de compras ascendieron a 5.500 bs.
9. El saldo medio de proveedor es de 5.000bs.
 EJEMPLOS ÍNDICES DE COMPRAS

Considerando esta información calcular los indicadores de gestión de compras.

Compras Totales 225,000.00

x 100 x 100 18.35%
Ventas totales 750,000.00

Compras Totales 225,000.00 3.21 Bs.

Costo de Personal de Compras 70,000.00

Costo de Personal de Compras 70,000.00 200 Bs.

Números de pedidos anuales 350.00

Compras anuales de materia prima 230,000.00 42%

x 100 x 100
Stock medio anual 545,000.00

365 365.00 7.93 días

compras anuales/ saldo medio anual de (225000/5000)
proveedores

Devoluciones en compras 5,500.00 2%

x 100 x 100
Compras anuales de materiales 230,000.00