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EFECTIVIDAD DE 0 A 100 Siigo

AUTORES:

ALEXANDRA MILENA CARBONELL GOMEZ 1712010176

MARTHA PATRICIA PRADA PRADA 1922010111

ANGIE JOHANNA MENDOZA 1922010064

MARTHA PATRICIA MARTINEZ MORA 1922010050

PRESENTADO A:

LINA MARIA VELANDIA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE

NEGOCIOS
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BOGOTÁ, D.C.

2019

Tabla de contenido

Información del proyecto...................................................................................................4

Datos...............................................................................................................................4

Propósito y justificación del proyecto................................................................................4

Descripción del proyecto y entregables.............................................................................4

Requerimientos de alto nivel..............................................................................................6

Objetivos............................................................................................................................6

Riesgos iniciales de alto nivel............................................................................................6

Cronograma de hitos principales........................................................................................6

Presupuesto inicial asignado..............................................................................................7

Lista de Interesados (stakeholders)....................................................................................7

Requisitos de aprobación del proyecto...............................................................................8

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad..................................................8

Aprobaciones......................................................................................................................8
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Información del proyecto

Datos

Empresa / Organización Siigo S.A

Proyecto Efectividad de 0 A 100
Gerente de proyecto Johana Mendoza

Propósito y justificación del proyecto

La era digital ha traído grandes e importantes cambios que han repercutido en la

forma de comportarnos, comunicarnos e interactuar.

Hoy en día las empresas tienden a fijar su estrategia de marketing en función de

sus clientes y no tanto en función de sus productos, por eso es esencial para los
departamentos de marketing conocer sus necesidades y detectar oportunidades de
negocio.

Siigo S.A atrae a nuevos clientes a través de los Leads, esta información llega al
CRM de la compañía en donde es organizada y filtrada por un área encargada de
realizar este proceso para así entregarlo al asesor empresarial y allí iniciar proceso
de ventas, estas acciones dejan rastro en la red y, por tanto, generan datos que
deben ser analizados en tiempo real y para los cuáles los departamentos de
marketing elaborarían estrategias en tiempo récord para poder llegar al target
seleccionado, actualmente esta información se puede replicar n veces lo que hace
que la información no sea veraz, auténtica y confiable.
Así las cosas, este proyecto desea implementar BI en Siigo en el área comercial
que permita una mejor experiencia para los usuarios y mostrar contenidos ad-hoc,
siendo los mensajes que se transmiten más adecuados al perfil de nuestro target.
Adicionalmente las estrategias de BI buscan apoyar a las empresas con elementos
para identificar, medir y seguir estrategias que los lleven al cumplimiento de la
visión de la organización.

Descripción del proyecto y entregables

Aunque Siigo ya tiene implementado un sistema CRM y con un reporteador Power Bi

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se hace necesario integrar a estas herramientas la Inteligencia de Negocio, para dicha

implementación se definieron las siguientes fases, teniendo como premisa que las etapas
en un proceso de implementación de ingeniería de software son iterativas y se puede ir
mejorando continuamente:

 Etapa de Justificación: Caso de Negocio. se define el problema o la oportunidad

del negocio, y se propone una solución de BI.
 Etapa de Planificación: Se divide en dos partes:
a. Evaluación Infraestructura actual
b. Análisis de todas las variables que puedan verse afectados por el cambio a
implementar como personal, presupuesto, tecnología, representantes del
negocio y los patrocinadores.
 Etapa de Análisis del negocio:
a. Definición de requisitos del proyecto: es importante definir el alcance y
los requisitos de este toda vez que las posibilidades y las limitaciones de la
tecnología de BI durante el desarrollo del proyecto pueden ir variando
durante el ciclo del proyecto.
b. Análisis de Datos: el mayor desafío de todos los proyectos de BI es la
calidad de los datos de origen, que es uno de los principales problemas que
originó este proyecto por esta razón este es uno de los procesos que más
tiempo demanda en este proyecto.
c. Prototipo de la aplicación: Los prototipos también permiten a la Alta
Dirección ver el potencial y los límites del BI, lo que les da la oportunidad
de ajustar los requisitos del proyecto y sus expectativas.
d. Análisis de repositorio de metadatos: Los requisitos para que los tipos de
datos sean capturados y almacenados, deben ser documentados en un
modelo lógico de metadatos.
 Etapa de Diseño:
a. Diseño de bases de datos: uno o más objetivos de la base de datos de BI
es almacenar de forma general y detallada los datos del negocio,
dependiendo de las exigencias de Siigo.
b. Diseño Extraer/Transformar/Cargar (ETL): el proceso ETL es el más
complicado de todo el proyecto de BI. Este proceso se la va a dedicar
mayor tiempo debido a la mala calidad de la fuente de datos que por lo
general requiere mucho tiempo para ejecutar la transformación y los
programas de limpieza.
c. Diseño del repositorio de metadatos: El diseño tiene que cumplir los
requisitos del modelo lógico de metadatos.

 Etapa de Construcción:
a. Desarrollo Extraer/Transformar/Cargar (ETL): Pre-procesamiento de los
datos y la creación de ampliaciones para complementar las capacidades de
la herramienta de ETL.
b. Desarrollo de Aplicaciones: El desarrollo de la aplicación es la
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finalización del prototipo, que son actividades que se traslapan con las
actividades de desarrollo de ETL y el desarrollo del repositorio de
metadatos.
c. Minería de datos: es importante tener en cuenta este ítem toda vez que el
retorno de la inversión real proviene de la información oculta en los datos
de la organización y esto solo lo analiza la minería de datos.

 Etapa de Implementación: una vez probado se liberan las bases de datos y

aplicaciones. El usuario final es el encargado de evaluar y revisar la funcionalidad
de BI en el área Comercial y Marketing.

Requerimientos de alto nivel

1. Para la implementación se requiere un cambio a nivel organizacional y cultural, es

preciso una participación activa de la Alta Dirección de Siigo para fomentar inicialmente
en los usuarios internos la ventaja de la implementación de BI.
2. Compartir recursos y mejores prácticas de una manera centralizada.

3. Establecer un centro de competencias de BI ya sea virtual o físico.

4. Estar preparados para el dinamismo y agilismo que requieren este tipo de

implementación.

Objetivos

Depurar los registros de datos de prospectos que llegan por diferentes medios, evitando
reprocesos y logrando disminuir costos y tiempos en la recolección de datos.

Objetivos Específicos

- Conectar todas las fuentes de datos que sirvan de insumo al área Comercial y
Marketing
- Analizar e interpretar la información interna y externa procedente de diferentes
fuentes y sistemas.
- Ampliar la capacidad de análisis y de reportes.
- Realizar proyecciones de futuro fiables en base a datos reales.
- Las solicitudes de los nuevos clientes, sean atendidas en el menor tiempo posible.
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- Construir una radiografía mucho más precisa del público objetivo y permitir entender
qué tipo de contenido genera mayor tráfico web.

Riesgos iniciales de alto nivel

1. Fallar al construir una arquitectura de información que sea flexible, consistente,

oportuna y con calidad de datos, haría que fallara el desarrollo del proyecto de BI.
2. Resistencia al cambio del personal involucrado.
3. No se cuente con el presupuesto necesario para la implementación.
4. Se ofrezca una herramienta que no sea apropiada para las necesidades del
negocio.

Cronograma de hitos principales

WBS Hito Fecha Inicio Fecha Fin

1 Etapa de Justificación 1/01/2020 28/02/2020
2 Etapa de Planificación 1/03/2020 30/04/2020
2.1 Evaluación Infraestructura actual 1/03/2020 30/03/2020
2.2 Análisis de todas las variables 1/03/2020 30/04/2020
3 Etapa de Análisis del negocio 1/05/2020 30/09/2020
3.1 Definición de requisitos del proyecto 1/05/2020 15/05/2020
3.2 Análisis de Datos 16/05/2020 30/08/2020
3.3 Prototipo de la aplicación 1/09/2020 30/09/2020
3.4 Análisis de repositorio de metadatos 1/09/2020 30/09/2020
4 Etapa de Diseño 1/10/2020 30/03/2021
4.1 Diseño de bases de datos 1/10/2020 30/11/2020
Diseño Extraer/Transformar/Cargar
4.2 (ETL) 1/12/2020 28/02/2021
4.3 Diseño del repositorio de metadatos 1/03/2021 30/03/2021
5 Etapa de Construcción 1/04/2021 30/06/2021
Desarrollo Extraer/Transformar/Cargar
5.1 (ETL) 1/04/2021 30/05/2021
5.2 Desarrollo de Aplicaciones 1/04/2021 30/05/2021
5.3 Minería de datos 1/06/2021 30/06/2021
6 Etapa de Implementación 1/07/2021 30/08/2021

Presupuesto inicial asignado

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Valor estimado: Cincuenta millones de pesos mtc ($50.000.000)

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Felipe Gerente de Mercadeo David Ortiz
Alvarado mercadeo
Carolina Líder de filtros Mercadeo John Martínez
Méndez
John Jairo Gerente Comercial Esteban Pérez
Mejia nacional de ventas
Adriana Líder de ventas Comercial Esteban Pérez
Rueda Bogotá
John Martínez Líder de Ventas Comercial Esteban Pérez

Requisitos de aprobación del proyecto

WBS Requerimento de Aprobación Validador

1 Etapa de Justificación
2 Etapa de Planificación
3 Etapa de Análisis del negocio
4 Etapa de Diseño
5 Etapa de Construcción
6 Etapa de Implementación
Alta Dirección
Área Técnica del proyecto
Gerente del Proyecto
Alta Dirección / Área Técnica del proyecto
Alta Dirección
Áreas involucradas

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

El gerente del Proyecto es Johanna Mendoza, colocar rol que desempeña dentro de la

empresa

El nivel de autoridad del Gerente del Proyecto corresponde a:

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I. Liderar y controlar los procesos de iniciación, planeación, ejecución, seguimiento y

control y cierre del proyecto.
II. Liderar todos los procesos de integración de las áreas de conocimiento del proyecto.
III. Liderar el plan de manejo del alcance del proyecto. Aprobar las órdenes de cambio
del proyecto, de acuerdo con los procedimientos internos.
IV. Liderar el plan de manejo del cronograma del proyecto.
V. Liderar el plan de manejo del presupuesto del proyecto.
VI. Liderar el plan de calidad del proyecto.
VII. Adquirir, dirigir, mantener y controlar el equipo asignado al proyecto.
VIII. Liderar el plan de comunicaciones del proyecto. Incluir el gerenciamiento de los
interesados del proyecto (Stakeholders internos y externos).
IX. Liderar el plan de riesgos del proyecto.
X. Liderar el plan de adquisiciones del proyecto.

Aprobaciones

Patrocinador Nivel Autoridad

Martha Patricia Prada

Alexandra Carbonell

Martha Patricia Martinez

Ciclo de vida del proyecto

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Fuente: Elaboración propia

Fase 1 Inicio del proyecto

Como inicio del proyecto se debe tener claro cuál es el problema en el cual se focaliza y se aplica
a desarrollar. Para este caso hace referencia a una disminución en los costos por la duplicidad de
leads al momento de ingresar al CRM de Siigo.

Fase 2 Planeación

Dando continuidad al desarrollo del proyecto durante la etapa de planeación se tendrá previsto el
análisis de información relevante para el desarrollo. Adicionalmente se realizará verificación de
temas muy importantes como lo son la infraestructura actual de la compañía y los beneficios
financieros que traerá a futuro este desarrollo.

Fase 3 Documentación

Dentro de la etapa de documentación se validará toda la información relevante para la ejecución

de este proyecto al igual que la definición de los requisitos y se realizará el análisis de datos y
metadatos.

Fase 4 Ejecución

Esta fase es muy importante y definitiva dentro del desarrollo de este proyecto puesto que se
proyecta realizar la ejecución del diseño de las bases de datos para la implementación del
Datamart. En conjunto las distintas áreas dispuestas para la ejecución de este proyecto aplicaran
los desarrollos que haya lugar.

Fase 5 Implementación y formación

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Una vez ejecutadas las anteriores etapas se debe generar un plan de capacitación para que esta
nueva implementación para Siigo sea un éxito al momento de su ejecución definitiva.

Fase 6 Control

Seguimiento de la implementación del Datamart, proceso que se hará una vez este
implementado.

Proceso para cada fase del ciclo de vida

Fuente: Elaboración propia

Herramientas y técnicas para utilizar

Gestión del tiempo

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Dentro de las acciones a realizar es controlar que todas las actividades se realicen dentro de los
tiempos pactados del cronograma, cumpliendo con todos los estándares de calidad que se
requiera para culminar de manera exitosa el proyecto.

Fuente: Guía del PMBOOK

Gestión del Costo

Para una compañía como Siigo es muy importante planificar muy bien los gastos y dentro del
proyecto es muy importante conocer desde un inicio cual va a ser su costo final, para de esta
manera planificar muy bien las acciones y poder controlar y gestionar los costos que este
implica.

Las acciones a realizar son:

 Estimar los costos

 Determinar el presupuesto

Gestión de las comunicaciones

Es muy importante que la compañía en general se encuentre enterada de manera general no

específica de lo que se pretende realizar en el proyecto. Toda comunicación debe ser muy bien
elaborada y enfocada al público objetivo, es decir, no todos los comunicados aplican para todo el
personal.
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Las comunicaciones a utilizarse se realizarán a través del correo interno de la empresa, es decir
la información es confidencial de la compañía y en algunos casos del personal que pertenece al
proyecto. No debe ser de conocimiento de los clientes.

Otra manera de comunicación será a través de reuniones periódicas idealmente liderada por la
gerente del proyecto y sus líderes funcionales donde se informarán los avances del proyecto y se
notificarán los alcances del mismo.

Gestión del Alcance

La definición de lo que se busca realmente desarrollar dentro de Siigo con los procesos a
desarrollar sin salirse de los lineamientos planteados inicialmente, es decir, que esta definición
permita tener la claridad del alcance del proyecto para la empresa.

Fuente: Guía del PMBOOK

Gestión de riesgos

La importancia de la gestión del riesgo esta en minimizar a futuro posibles fallas en el desarrollo
y ejecución del proyecto y su principal objetivo es incrementar los eventos positivos y disminuir
o evitar al máximo los eventos negativos.
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Fuente: Guía del PMBOOK

Forma en que se ejecutará y controlará el trabajo

Los procesos de ejecución y control van muy ligados dentro del desarrollo del proyecto, debido a
que la ejecución debe estar verificada o supervisada para alcanzar el objetivo final del mismo.

Desde nuestro frente funcional se realizará la ejecución de los procesos. Esta ejecución abarca
desde la planeación, evaluación actual de la empresa, análisis del negocio, elaboración de los
entregables, formalización de los nuevos procesos, certificación de la nueva funcionalidad y
certificar la formación de todo el equipo que lo requiera.

El área de control se encargará de dar seguimiento no solo al cronograma de trabajo para el

proyecto, si no que estará al pendiente que cada etapa se realice de manera adecuada para el
cumplimiento de todos los estándares que se requiera.
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Fuente: Elaboración propia

PARTE ALEXANDRA

Procedimiento para Crear y Aprobar la EDT

Los pasos que se realizaron para la elaboración de la EDT son los siguientes:

1. El EDT del proyecto de acuerdo a la herramienta de descomposición, identificándose

primeramente los principales entregables, que en el proyecto actúan como fases. En el

proyecto se identificaron 6 fases teniendo en cuenta el ciclo de vida del proyecto.

2. Una vez Identificados los principales entregables, se procede con la descomposición

del entregable en paquetes de trabajo, los cuales nos permitirán conocer al mínimo

detalle el costo, trabajo y calidad incurrido en la elaboración de cada uno de los

entregables.
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3. Al finalizar la elaboración de cada paquete de trabajo establecido se procederá con una

última revisión y ajustes necesarios.

4. Entrega de la EDT para que sean revisados y aprobados por las partes interesadas que

hacen parte del proyecto.

Procedimiento para Realizar la Validación del Alcance

 Al término de elaboración de cada entregable estos deben pasar por control de calidad

interno antes de ser enviado al sponsor.

 Luego deberá ser presentado al sponsor del proyecto, el cual se encargará de aprobar o

presentar las observaciones del caso. Si el entregable es aprobado, es enviado a las

áreas interesadas. Se realiza la documentación de conformidad.

 Primero, el Gerente del proyecto se encarga de verificar que el entregable cumpla con

lo acordado en la Línea Base del Alcance. Si el entregable es aprobado es enviado a

las áreas interesadas, pero si el entregable no es aprobado, el entregable es devuelto a

su responsable junto con una Hoja de Correcciones, donde se señala cuáles son las

correcciones o mejoras que se deben hacer.

 Segundo, a pesar que el Gerente del proyecto se encarga de verificar la aceptación del

entregable del proyecto, las áreas interesadas también puede presentar sus

observaciones respecto al entregable, para lo cual requerirá reunirse con el Gerente del

proyecto, y presentar sus requerimientos de cambio o ajuste. De lograrse la aceptación

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de estas áreas y de tratarse de un entregable muy importante, se requerirá la firma de

un Acta de Aceptación del entregable.

Procedimiento para Procesar y Aprobar los Cambios al Alcance

Los cambios en el alcance serán identificados de la siguiente manera:

 Se creara un comité de control de cambios quien será quien revise y apruebe los

cambios.

 En las actas de reuniones periódicas establecidas con el Gerente del proyecto

Los cambios en el alcance serán identificados mediante su impacto:

 Alto: Cuando el Gerente de Proyecto estima que el cambio tiene un impacto de 50% o

mayor al alcance del proyecto.

 Mediano: Cuando el Gerente de Proyecto estima que el cambio tiene un impacto del

20% o mayor al alcance del proyecto.

 Bajo: Cuando el Gerente de Proyecto estima que el cambio tiene un impacto del 5% o

mayor al alcance del proyecto.

Procedimiento de control de cambios al alcance

El procedimiento se dará mediante los siguientes pasos:

 Paso 1. Miembros del equipo identifican un cambio potencial.

 Paso 2. Líder de proceso identifica necesidad para solicitud de cambio.

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 Paso 3. Líder de proceso elabora y aprueba solicitud de cambio para presentación al

comité de control de cambios.

 Paso 4. Comité de control de cambios revisa las solicitudes de cambio. El Comité

revisará todas las solicitudes con estatus de “Nuevo” que estén en la bitácora de

control de cambios. El Comité revisará la descripción detallada y los beneficios a la

solicitud y determinará si procede con un análisis posterior o rechazará la solicitud

 Paso 5. El Comité de control de cambios aprueba o rechaza la solicitud de cambio

basado en el análisis detallado.

 Paso 6. Comunicar los cambios en el alcance.

Requerimientos para solicitud de cambios al alcance del proyecto

Para presentar una solicitud de cambios se creó un modelo de solicitud donde se podrá

determinar qué tipo de cambio se requiere y cuál es su impacto. (Ver Anexo1)

Este anexo incluye las secciones para especificar la categoría de cambio realizado,

descripción del cambio, justificación e impacto sobre variables de línea base o procedimientos de

dirección de proyectos.

Anexo 1. Solicitud de cambio

(NOMBRE DEL PROYECTO)

FECHA (dd/mm/aaa)

Datos de la solicitud de cambio

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Nro. de control solicitud de cambios

Solicitante del cambio

Área solicitante

Gerente del proyecto

Categoría del cambio

Marque las que apliquen

Causa/ Origen del Cambio

Descripción del Cambio

Justificación del Cambio

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Impacto del Cambio en la Línea Base

Alcance:

Cronograma:

Costo:

Calidad:

Implicaciones de Recursos (Materiales y Capital Humano)

Implicaciones para los Interesados

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Implicaciones en la Documentación del Proyecto

Riesgos

Comentarios
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Aprobación

Firmas del Comité de Control de Cambios

NOMBRE CARGO FIRMA