Política: Clave:

ITMSP/P02
Control de accesos de sucursal
Impulsora de Transportes No. de Revisión:
Mexicanos S.A. de C.V. 03

1. Objetivo

1.1. Establecer las normativas qué se llevarán a cabo para el control de accesos de sucursales de
Impulsora de Transportes Mexicanos S.A de C.V.

2. Alcance

2.1. A todo el personal que labora en sucursales de Impulsora de Transportes Mexicanos S.A. de
C. V.; contratado, subcontratado o suministrado.

3. Responsables

3.1. Es responsabilidad del Gerente de Seguridad Patrimonial el establecimiento, revisión y

actualización de la presente política.

3.2. Es responsabilidad del Gerente de seguridad patrimonial hacer cumplir las normas del
presente documento.

3.3. Es responsabilidad del Gerente de sucursal hacer cumplir las normas del presente documento.

3.4. Es responsabilidad del Encargado del Control de Accesos cumplir y hacer cumplir las normas
del presente documento.

3.5. Es responsabilidad del personal que labora en sucursales de Impulsora de Transportes

Mexicanos S.A de C.V.; contratado, subcontratado ó suministrado, cumplir las normas del
presente documento.

4. Condiciones / Normativas

4.1. El Gerente de sucursal nombrara a un encargado de administrar los accesos, al cual se le

denominará como “Encargado del control de accesos” para efectos del presente documento.

4.2. El Encargado de control de accesos deberá generar y mantener actualizado el inventario de

accesos que requieren ser controlados usando el formato “Claves de llaves de accesos de
sucursal” (ITMSP/F39). En el cual se enlistara la clave con la que se identificará el acceso y
su respectiva llave, así como el área responsable de dicho acceso.

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4.3. El Encargado de control de accesos deberá dar seguimiento al cambio de chapas y candados
de aquellas áreas que no cuentan con llave física y a la destrucción ó reciclado de llaves que
no abran ningún acceso del inventario realizado.

4.4. El Encargado de control de accesos deberá rotular o hacer rotular las llaves y asignar una
copia documentada a cada personal a cargo de una oficina o área que debe permanecer
asegurada.

4.5. El Encargado de control de accesos debe tener a resguardo un control maestro de llaves y
realizar pruebas documentadas de funcionamiento físico cada año (“Funcionamiento Físico
de Llaves” con clave de consulta ITMSP/F49).

4.6. El Encargado de control de accesos debe asignar llave(s) al personal a cargo de un área
controlada de manera documentada en el formato “Control préstamo y devolución de
llaves”,(ITMSP/F02) el cual debe estar debidamente lleno, resguardado y protegido, así como
ser actualizado cada que haya cambios en infraestructura ó en el personal.

4.7. El Encargado de control de accesos deber dar de alta como usuarios al personal de nuevo
ingreso en el dispositivo biométrico lector de huella y en las botoneras de control de acceso
para que estos chequen sus horarios de ingreso y salida, así como para los ingresos a áreas, si
así lo tiene permitido conforme al puesto del colaborador. El alta debe ser documentada en el
formato “Control de Alta y Baja de Huellas en Biométricos”. (ITMSP/F01).

4.8. El Encargado de control de accesos debe de dar de baja como usuario tanto en controles
biométricos como en botoneras de control de acceso a áreas, cuando deje de existir la
necesidad de que algún colaborador este incluido en estos controles de acceso; ya sea por que
dejó de tener relación laboral con la empresa, por cambio de sucursal o por cambio de
atributos por cambio de puesto. La baja debe ser documentada en el formato “Control de Alta
y Baja de Huellas en Biométricos”. (ITMSP/F01).

4.9. El encargado de seguridad electrónica debe tener el atributo de dar de alta y baja al personal
en caso de ausencia del Encargado de control de accesos.

4.10. El personal a cargo de llave(s) y/o de clave(s) de acceso debe hacerse responsable del uso y
cuidado de la(s) misma(s), así como de la chapa(s) y/o dispositivo(s) que aseguran dichos
accesos.

4.11. En caso de extravío de llaves por parte del personal a cargo de las mismas, estos deben
reportarlas inmediatamente al guardia de seguridad y al Encargado de control de accesos a fin
de que éste de seguimiento a que sea cambiado la chapa(s) y/o el candado(s).

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4.12. En caso de extravío de llave(s) por parte de los guardias de seguridad, estos deben reportarlas
inmediatamente al Centro de Monitoreo de seguridad y a su corporación a fin de que ésta
asuma el costo del cambio de la chapa(s) y/o candado(s).

4.13. En caso de requerirse acceso o cerrar un área controlada y que el personal a cargo de dicha
área no se encuentre, el Encargado de control de accesos debe asignar temporalmente al
personal el cual se encargará de abrir, y deberá prestar la(s) llave(s) que abre el acceso a
dicha área de manera controlada y documentada en el formato “Control de préstamo y
devolución de llaves” (ITMSP/F02). Así mismo quedará al pendiente que la llave le sea
devuelta.

4.14. En caso de que personal a cargo de llave(s) tenga inasistencias programadas por motivos de
vacaciones ó permisos, deberá regresar la(s) llave(s) al Encargado de control de accesos e
informar quién se queda bajo el control de dicha área durante su ausencia. El Encargado de
control de accesos deberá documentar la devolución de la llave(s) y el nuevo préstamo.
Cuando el personal titular se reincorpore nuevamente a labores, el personal a cargo
temporalmente deberá regresar la llave(s) al responsable del control de accesos. El Encargado
de control de accesos deberá documentar la devolución de la llave(s) y el préstamo al
personal titular que se reincorpora.

4.15. En caso de inasistencia programada (vacaciones, permisos, incapacidades), previamente el

Encargado de control de accesos, deberá asignar la llave del control maestro de accesos a
quién se quede cubriendo sus funciones, del cual deberá documentar el préstamo de la llave.
Cuando el Encargado de control de accesos se reincorpore a labores se deberá documentar la
devolución y préstamo de llave del control maestro.

4.16. En caso de que personal a cargo de llave(s) sea cambiado de puesto ó termine su relación
laboral con la empresa, deberá devolver inmediatamente las llaves asignadas al Encargado de
control de accesos.

4.17. En caso de que personal a cargo de llave(s) termine su relación laboral con la empresa y no
devuelva la llave(s), el Encargado de control de accesos deberá comunicarse con el área de
Recursos Humanos para que le sea descontado de su liquidación el monto correspondiente al
cambio de chapa(s) y/o candado(s) que tenía a su cargo.

4.18. En todos los casos de término de relación laboral ó cambio de puesto del personal, el
Encargado de control de accesos ó el Gerente de Sucursal, deberá informar al Jefe de
Seguridad, quien a su vez informará al guardia dicho cambio.

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4.19. En los casos en el que un colaborador, sea dado de baja como usuario en controles
biométricos y/o botoneras de control de accesos y no firmara su baja en el formato “Control
de Alta y Baja de Huellas en Biométricos” (ITMSP/F01), se procederá a recabar la firma del
Jefe del cual dependía o en su caso del Encargado del Control de Accesos.

4.20. En caso de desviaciones, errores u omisiones al procedimiento por parte de los colaboradores,
se tomarán acciones correctivas o preventivas utilizando el formato “Análisis Causa Raíz,
Acciones correctivas y preventivas” (ITMAUD/F04) y el formato de “Plan de acción”.
(ITMAUD/F05).

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