SENA VIRTUAL Comunidad Virtual de Aprendizaje Manejo de Herramientas Office 2007: ACCESS

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SENA Virtual Servicio Nacional de Aprendizaje Conocimiento para todos los Colombianos

SENA: Conocimiento para todos los Colombianos

Semana de Formacion No 2
Caso Ejemplo: Crear Formularios Tiempo estimado de formacin: 10 Horas Semanales

Objetivo de la Semana 2
Utilizar formularios rpidos para la adicin de informacin

Descripcion del Material de Curso

Este material de curso es una reproduccin PASO A PASO de los videotutoriales. Le permite visualizar por medio de imgenes informativas cada uno de los movimientos que debe seguir para alcanzar las actividades de Enseanza Aprendizaje Evaluacin.

Adicionalmente, Manejo de herramientas Office 2007: ACCESS, trae material de consulta extra en el link DOCUMENTOS DE APOYO, del menu principal.

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TEMA 1: Abrir una base de datos

1.1. Abrir una base de datos

T1
2

1 Ubicar la carpeta SAPAD, hacer doble clic para abrirla. 2. Hacer doble clic sobre BDNicolas

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3 4

5 6

3. 4. 5. 6.

Se abre la ventana principal de Access, se visualiza una advertencia de seguridad Hacer clic sobre el botn opciones Seleccionar habilitar este contenido Clic aceptar

1.2. Crear formularios rapidos M_Productos

Como ya se tienen las primeras tablas que manejaran el sistema de Nicols, se deben crear los formularios (ventanas) que permitan ingresar informacin a las tablas.

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3 2 4 1

1. 2. 3. 4.

En el panel de exploracin, seleccionar con clic, la tabla M_Productos Ir a la ficha crear. Ubicar le grupo formularios. Hacer clic en formulario.

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5. En el rea de trabajo, se visualiza el formulario M_Productos. Nota. El formulario es creado y se observa en vista presentacin. El formulario tiene el nombre de la tabla. Recuerde que los formularios rpidos son frecuentemente utilizados, cuando en su sistema encuentre tablas parmetro esto le permitir ahorrar tiempo en su desarrollo.

1.3. vista presentacion

Ir al material del curso para conocer su definicin

Ficha formato

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Ficha organizar

elementos del formulario

Dirjase al material de consulta para conocer los controles que se utilizan en los formularios. Este primer formulario, tiene los siguientes elementos o controles:

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modificar texto de las etiquetas

Como el formulario, ha sido creado por el asistente de Microsoft Access, se visualiza una etiqueta, con el nombre de la tabla. Como la tabla almacena los productos, se cambiara este nombre por uno adecuado.

1. Hacer doble clic sobre la etiqueta M_Productos, el cursor se visualiza sobre la etiqueta.

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2. Eliminar el contenido. M_Productos. Seleccione el texto. Presionar una de las teclas Suprimir.

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3. Ingresar el nuevo texto a visualizar. Crear Productos 4. Presionar enter. (Insertar imagen)

Activar hoja de propiedades

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1. En las herramientas de presentacin de formulario, hacer clic en la ficha organizar. 2. Ubicar el grupo herramientas, hacer clic en hoja de propiedades.

1.4.

Ver propiedades

Cada elemento que hace parte de un formulario y el mismo formulario, tienen propiedades nicas que lo identifican, as como comunes. Por ejemplo, el tamao de letra, tipo de letra, color de fondo, entre otras. Para ver las propiedades de un elemento, debe:
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3. Seleccionar con clic un elemento. 4. Observar la hoja de propiedades. Cuando se hace la seleccin de un elemento diferente, en la opcin tipo de seleccin se visualiza el nombre del elemento (Etiqueta1) y en la hoja de propiedades, se visualiza las opciones que tiene configurada.

Otra forma de seleccionar un elementos es haciendo clic en la flecha de la opcin tipo de seleccin y dar clic sobre el elemento deseado. Dirjase al material de consulta para saber ms acerca de las propiedades de los formularios.

Ejercicio
Seleccione un control y haga navegu por cada una de las pestaas para conocer las propiedades.

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TEMA 2: Cambiar propiedades de formulario

1. Normalizacin

T2
1 5 2 5 3 5

1. Dar clic en la opcin hoja de propiedades. 2. Ubicar Tipo de seleccin 3. Hacer clic sobre la flecha, seleccionar Formulario
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4 5

5 5

6 5

4. Hacer clic sobre la ficha todas 5. Ubicar la propiedad selectores de registro 6. Hacer clic sobre la flecha, seleccionar no.

Ejercicio. Cambiar las siguientes propiedades del formulario: Entrada de datos = Si Permitir eliminar = No Permitir filtros = No Permitir vista hoja de datos = No
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Permitir vista tabla dinmica = No Nota. La propiedad entrada de datos, se configura en SI, ya que solo se desea ingresar informacin. Para poder modificarla se crearan formularios diferentes. Dirjase al material de consulta para saber ms acerca de las propiedades de los formularios.

insertar logotipo

1 5 3 5

2 5

1. Hacer clic en la ficha formato. 2. Ubicar el grupo controles. 3. Hacer clic en la opcin logotipo

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4 5

5 5
4. Buscar la imagen en el disco. 5. Clic en aceptar La imagen es insertada en el encabezado del formulario, ahora se modifica su tamao. Cree una subcarpeta en la carpeta SAPAD, con el nombre Img. Aqu se almacenara todas las imgenes a utilizar. Descargue las imgenes del material del curso. Ejercicio. Modificar el tamao del logotipo.

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Autoformato
El autoformato se utilizara, para darle una mejor presentacin y apariencia al formulario creado.

2 5

1. Dar clic en la ficha formato. 2. Ubicar el grupo autoformato, hacer clic en la flecha inferior derecha.

3. Seleccionar con clic el formato deseado.

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Guardar Formulario

2 3

1. Dar clic en guardar 2. Ingresar un nombre que identifique que informacin manejara el formulario. Crear_Productos 3. Dar clic en aceptar o presionar enter.

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insertar informacin a la tabla M_Productos

1. En las herramientas de Presentacin de formulario, hacer clic en la ficha Formato. 2. Ubicar el grupo vistas, hacer clic en la opcin Ver. 3. Seleccionar Vista formulario.

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4 5 6 7

4. 5. 6. 7.

Escribir Pru y Presionar enter. Dar clic en el campo Descripcin, escribir Producto prueba; presionar enter. Ingresar el valor unitario. Presionar enter. Ingresar la cantidad en almacn. Presionar enter.

Dirjase al material de consulta para conocer la definicin de registro

crear botones de navegacion

Ir al material del curso para conocer ms acerca de los controles

Un formulario rpido permite crear una interfaz con el fin de comenzar a ingresar informacin a una tabla. Ntese, que siempre se visualizara al pie del formulario, el control de desplazamiento.

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Estos controles tambin pueden ser creados uno por uno, mediante la adicin de botones; para hacer esto se debe: 1. Abrir el formulario en vista diseo

Ubicar el grupo vista, hacer clic en la opcin Ver Seleccionar Vista diseo

2. Desactivar estos controles del formulario.

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Ir a la hoja de propiedades. Seleccionar formulario, en la opcin tipo de seleccin. Dar clic en las fichas todas. Ubicar la propiedad botones de desplazamiento, seleccionar No.

Botn Primero
1. EL formulario debe estar en vista diseo. Hacer clic en la ficha diseo. Ubicar el grupo vista. Hacer clic en la opcin ver. Seleccionar vista diseo.

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3 4

2. Ampliar el rea del pie del formulario haiendo clic sostenido y desplazar hacia abajo. 3. Ubicar el grupo Controles. 4. Hacer clic en Botn. El mouse cambia de apariencia.

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5 6 7

8
5. 6. 7. 8. Con clic sostenido dibuje un rectngulo, se ejecuta el asistente para botones de comando. En la lista categoras, seleccionar exploracin de registros. En la lista acciones, seleccionar Ir al primer registro. Clic siguiente.

Seleccionar la opcin deseada. Imagen, Clic siguiente

10
9. Digitar nombre del botn. CmdPrimero 10. Clic finalizar.
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Se visualiza un botn con una imagen en el centro, la cual indica que va al primer registro de la tabla.

Ejercicio. Adicione los botones, Ir al anterior registro, Ir al siguiente registro e Ir al ltimo registro. Nmbrelos CmdAnterior, CmdSiguiente y CmdUltimo respectivamente.

Adicionalmente, hay operaciones que se realizan sobre una tabla, operaciones como adicin de registros. De igual forma como se crearon los botones de desplazamiento, se creara el botn, para llevar a cabo esta tarea.

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Botn nuevo registro

11 12 13 14

15
EL formulario debe estar en vista diseo. Hacer clic en la ficha formato. Ubicar el grupo vista. Hacer clic en la opcin ver. Seleccionar vista diseo. Ampliar el rea del pie del formulario haiendo clic sostenido y desplazar hacia abajo.Ubicar el grupo controles. 11. Hacer clic en botn. El mouse cambia de apariencia, con clic sostenido dibuje un rectngulo. 12. Se ejecuta el asistente para botones de comando. 13. En la lista categoras, seleccionar operaciones con registros. 14. En la lista acciones, seleccionar agregar nuevo registro. 15. Clic siguiente.

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16

17

16. Seleccionar la opcin deseada. Imagen Texto. Permite escribir el texto que visualizara el botn. Imagen. Permite especificar la accin con una imagen 17. Clic siguiente.

20

18

19

18. Digitar nombre del botn. CmdNuevo

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19. Clic finalizar. 20. Dar clic en guardar para salvar los cambios.

visualizar formulario final

Para ver como ha quedado el formulario, hay que abrirlo en vista diseo.

1. Ubicar grupo vistas, dar clic opcin ver 2. Seleccionar vista formulario Nota. Si desea ingresar un registro nuevo, haga clic en el botn nuevo y digite la informacin Dirijase al material de consulta para conocer la definico de registro

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cerrar formulario

1. Hacer clic en guardar para salvar los cambios realizados. 2. Clic en cerrar.

Ejercicio. Adicione 3 registros de prueba

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TEMA 3: Crear formulario manual. M_Personas

T3

2 1
1. Ir a la ficha crear. 2. Ubicar el grupo formularios. 3. Dar clic en diseo del formulario.

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Ejercicio. Cambiar las siguientes propiedades del formulario: Entrada de datos = Si Permitir eliminar = No Permitir filtros = No Permitir vista hoja de datos = No Permitir vista tabla dinmica = No Permitir vista presentacin = No Dirjase al material de consulta para saber ms acerca de las propiedades de los formularios.

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vista diseo
Ir al material del curso para conocer su definicin.

Ficha Diseo

Ficha Organizar

como empezar
Para iniciar, hay que definir sobre que tabla de las base de datos se va a basar el formulario.

Definir el origen de datos

El origen de datos, permite especificar la tabla sobre la cual va a trabajar el formulario.

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1 2

1. 2. 3. 4.

Ubicar la hoja de propiedades. Dar clic en la pestaa datos. Ubicar la propiedad Origen del registro, hacer clic en la flecha. Seleccionar la tabla que manejara el formulario. M_Personas.

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Guardar formulario

5 6

5. Dar clic en el botn Guardar 6. En la ventana visualizada, ingresar el nombre. Crear_Personas, clic Aceptar

Ampliar rea de trabajo

De acuerdo al formulario que se desea crear, es necesario ajustar el rea de trabajo (cuadricula), para que los controles queden bien distribuidos.

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7 8

7. Ubicar el mouse en la esquina inferior derecha. 8. Cuando el mouse cambie a una cruz con 4 esquinas, con clic sostenido arrastre, luego suele el boton del mouse.

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insertar controles al formulario

Control ficha

9 10

11

9. Clic en la ficha diseo, ubicar el grupo controles. 10. Seleccionar con clic el control Ficha. Dirjase al rea del formulario (cuadricula), note que la forma del mouse cambio. 11. Ubquese en la esquina superior izquierda, con clic sostenido, defina un rea, la cual especificara el rea del control ficha, luego suelte el boton del mouse. Observe que el control, tiene el tamao que usted defini.

Nota. Tambin puede simplemente hacer clic sobre el rea del formulario, esta operacin dibuja este control con un tamao predeterminado. Para modificar su tamao, seleccione el control y arrastre uno de los puntos.

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Cambiar nombre a la pgina

El control ficha, crea por defecto dos pginas. Para cambiar el nombre visualizado, debe:

13 12 14 4

12. Dar clic sobre la pgina. Pagina1. 13. En la hoja de propiedades, ubicar la ficha Todas. 14. Ubicar la propiedad titulo. Digite el nuevo texto. Informacin general, pulse enter.

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Ejercicio. Cambie el nombre de la siguiente pgina por Vendedores.

Insertar etiquetas y cuadros de texto

Para comenzar agregar los campos en la ficha informacin general, hay que:

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16 17 15

15. Dar clic sobre la ficha Informacin general. 16. Ubicar el grupo herramientas en la ficha diseo, dar clic en la opcin Agregar campos existentes. Se visualiza la ventana Lista de campos. 17. En el grupo lista de campos disponibles para esta vista, se observan los campos de la tabla M_Personas, la cual fue configurada para este formulario, dar clic sobre el campo cNumIdPersona

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18

19

. 18. Con clic sostenido, arrastre hacia al rea de la ficha Informacin general, soltar boton del mouse. Se observa una etiqueta y un cuadro de texto. El texto de la etiqueta es el digitado en la propiedad titulo al momento de crear la tabla. Los dos controles estn seleccionados, se visualizan dos recuadros de color caf sobre el borde superior izquierdo. 19. Ubicar el curso del mouse sobre el cuadro del control texto, cuando cambie a una cruz de cuatro puntas, arrastrar con clic sostenido a una nueva posicin.

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Ejercicio. Adicionar los campos cNombre1 hasta cEmail

(falta adicionar los pasos de insertar las casilla de verificacion)

Adicionar controles ficha vendedores

Ya que este formulario manejara tambin la informacin de los vendedores, en la ficha vendedores, simplemente se adicionaran los campos que se necesitan de este.
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21 20

22

20. Hacer clic en la ficha Vendedores. 21. Verificar que la ventana lista de campos este activa. Para activarla: Ubicar el grupo herramientas, ficha Diseo. Dar clic en la opcin agregar campos existentes. 22. Ubicar el grupo campos disponibles en tablas relacionadas, seleccionar con clic el campo nSalario.

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24 23

23. Con clic sostenido arrastrar al rea de la ficha vendedores. 24. Soltar. Al hacer esta operacin, la tabla M_vendedores automticamente, pasa al grupo campos disponibles para la vista. 25. Seguir los pasos 23 24 para adicionar el campo nPorComision. 26. Clic guardar para salvar los cambios.

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Adicionar hojas control ficha

Como la tabla M_Personas, tambin est relacionada con los proveedores, se adicionar una ficha para capturar la informacin que solo es nica para esta persona.

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27 28

27. Hacer clic derecho sobre el control ficha. 28. Seleccionar Insertar pagina.

29

29. Cambie el titulo de la pgina. Clic sobre la nueva pagina En la hoja de propiedades, hacer clic en la ficha todas. Si la hoja de propiedades no est activa: Clic ficha diseo. Ubicar grupo herramientas. Clic opcin hoja de propiedades. Ir a la propiedad titulo. Digitar el nuevo texto. Proveedores.
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Recuerde que cuando se estn diseando los formularios, se trabaja constantemente, sobre la hoja de propiedades as como tambin en la lista de campos.

Adicionar campos ficha proveedores

31

32

30

33

30. Hacer clic en la ficha proveedores. 31. En las herramientas de tabla, dar clic en la ficha diseo. 32. Ubicar el grupo herramientas, dar clic en la opcin agregar campos existentes. 33. Ubicar el grupo campos disponibles en tablas relacionadas. Dar clic en el signo ms de la tabla M_Proveedores, seleccionar el campo nPorDescuento.
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34. Con clic sostenido, arrastre sobre el rea de la ficha.

Desactivar fichas
Como la informacin de los vendedores y proveedores, solo se debe ingresar cuando se selecciona una de las opciones, es necesario inicialmente, dejarlas inactivas, con el fin de que no se ingrese informacin que no se ha requerido.

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36 35 37

35. Hacer clic sobre la ficha vendedores. 36. En la ficha datos de la hoja de propiedades, ubicar la propiedad activado. 37. Seleccionar con clic la opcin no. 38. Ir a los pasos 35 - 37 para desactivar la ficha proveedores. 39. Dar clic en guardar para salvar los cambios.

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insertar logotipo

40 41

40. Hacer clic en la ficha Diseo. 41. Ubicar el grupo controles, hacer clic en la opcin logotipo

42

43
42. Buscar la imagen en el disco. Descargar la imagen Top del material del curso y gurdala en la subcarpeta Img de la carpeta SAPAD.
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43. Clic en aceptar.

44

44. La imagen es adicionada, en el encabezado al formulario 45. Modificar al tamao deseado.

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autoformato
El autoformato se utilizara, para darle una mejor presentacin y apariencia al formulario creado.

47 46 48

46. Dar clic en la ficha organizar. 47. Ubicar el grupo autoformato. 48. Hacer clic en la flecha inferior derecha, Seleccionar con clic el formato deseado.

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insertar etiqueta- crear personal

49 51 50 52

49. Dar clic en la ficha diseo. 50. Ubicar el grupo controles, hacer clic en la opcin etiquetas. Observe que el mouse cambia de apariencia 51. Sobre el encabezado del formulario, dibujar un rectngulo, digitar Crear personal. 52. En la ventana de propiedades, cambiar: Tamao de la fuente = 20 Color de texto = #84A1C6

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modificar propiedades
Se modificaran unas propiedades de los formularios, con el fin de crear los propios controles.

53. Desactivas los botones de navegacin Ir a la hoja de propiedades. En la opcin tipo de seleccin, escoger formulario. Hacer clic en la ficha todas. Ubicar la propiedad botones de desplazamiento Seleccionar no. 54. Desactivar el selector de registros. Ir a la hoja de propiedades. En la opcin tipo de seleccin, escoger formulario. Hacer clic en la ficha todas. Ubicar la propiedad selector de registros Seleccionar no.

Ejercicio. Adicionar los botones de desplazamiento al igual que el botn de adicin.

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Activar fichas Utilizacin primer cdigo

Cuando se est ingresando la informacin de la persona, se puede especificar si una persona es un vendedor o un proveedor, si no se especifica una de estas opciones, quiere decir que es un cliente.

2 4 5 3

Al hacer clic sobre una de estas casillas, la pestaa correspondiente, se debe activar. Para hacer esto se debe: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Seleccionar el objeto casilla de verificacin. Es Vendedor Dar clic en la ficha eventos de la hoja de propiedades. Ubicar la propiedad al hacer clic, hacer clic en el botn Se visualiza la ventana Elegir generador. Seleccionar con clic generador de cdigo. Clic aceptar.

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10

7 8 9 12

7. Se observa el editor de cdigo de Visual Basic 8. Para el control, se crea Private sub nEsVendedor_Click() End sub 9. Digite Me.TabCtl0.Pages(1).Enabled = True Private Sub nEsVendedor _Click() Me.TabCtl0.Pages(1).Enabled = True Me.TabCtl0.Pages(1).SetFocus End Sub 10. Clic en el botn guardar para salvar los cambios. 11. Repetir los pasos 1 11 para adicionar el cdigo de la casilla de verificacin para el proveedor Private Sub nEsProveedor _Click() Me.TabCtl0.Pages(2).Enabled = True Me.TabCtl0.Pages(2).SetFocus End Sub 12. Cerrar editor.

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Visualice el formulario en vista formulario. 13. Cerrar formulario. Nota. Cada pgina del control ficha, tiene un ndice que la identifica, iniciando con 0. Quiere decir que la ficha Informacin general es 0, la ficha vendedores es 1, la ficha proveedor es 2

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insertar informacin a la tabla M_personas

2 3

1. 2. 3. 4. 5. 6.

En las herramientas de diseo de formulario, hacer clic en la ficha diseo. ubicar el grupo vistas, hacer clic en la opcin ver. Seleccionar vista formulario. El cursor se visualiza en el cuadro de texto Nro. Identificacin. Ingresar 93 y Presionar enter. Digitar la informacin bsica del cliente hasta email.

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adicionar registro a la tabla m_personas

1. Hacer clic en el botn siguiente o hacer clic en el botn nuevo 2. Los campos del formulario se visualizan vacios.

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insertar informacin en las tabla m_personas y m_vendedores

1. Abrir el formulario en vista formulario, digitar la informacin bsica de la pestaa Informacin general. 2. Hacer clic en el campo Es vendedor.

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3. Se activa la ficha vendedores. 4. Ingresar la informacin adicional. Ejercicio. Insertar informacin en la tabla M_proveedores. Siga el procedimiento anterior. Insertar 4 registros de prueba.

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T4
TEMA 4: Formularios Cotizacin_Detalle y subformularios T_Cotizacion y Tformularios y subformularios T_Cotizacion y T-Cotizacin_Detalle
Dirjase al material de consulta para saber ms acerca de las propiedades de los formularios. Ahora se creara el formulario que manejar las cotizaciones que se le harn a los clientes.

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1. 2. 3. 4.

Ir a la ficha Crear. Seleccionar diseo del formulario Hacer clic en guardar. Digitar el nombre Crear_Cotizaciones, clic aceptar.

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5 6 7 8

5. 6. 7. 8.

Activar la hoja de propiedades. Hacer clic en la ficha datos. Ubicar la propiedad origen del registro. Hacer clic en la flecha, seleccionar la tabla T_Cotizacion

10 11
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9. Hacer clic en la ficha todas. 10. Ubicar la propiedad selector de registro. 11. Seleccionar no.

12

13

12. Ubicar la propiedad botones de desplazamiento 13. Seleccionar no. 14. Ampliar el rea del formulario. Ejercicio. Cambiar las siguientes propiedades del formulario: Entrada de datos = Si Permitir eliminar = No Permitir filtros = No Permitir vista hoja de datos = No Permitir vista tabla dinmica = No

Insertar logotipo
(Dirijase a insertar logotipo pagina 18)

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Activar la ventana lista de campos.

16 17

15

15. Ubicar el grupo herramientas en la ficha diseo. 16. Hacer clic en la opcin agregar campos existentes 17. Seleccionar con clic el campo nNumCotizacion, mantener oprimido el boton izquierdo del mouse, arrastrar a la seccin encabezado del formulario.

18. Repetir el paso 17 para agregar los campos dFechaCotizacion y cConcepto

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Consultas de seleccin
Las consultas como su nombre lo indica, permiten buscar informacin sobre una o varias tablas de una base de datos. Si se desea saber que personas de la tabla M_Personas son clientes, simplemente se hace una consulta donde los campos nEsVendedor y nEsProveedor sean cero, quiere decir que no tengan un check en la casilla de verificacin. Dirjase al material de consulta para conocer ms acerca de las consultas

2 1
1. Hacer clic en la ficha crear. 2. Ubicar el grupo otros, hacer clic en la opcin diseo de consulta.

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4 5 6

3. 4. 5. 6.

Se visualiza el generador de consultas. Seleccionar la tabla M_Personas. Clic agregar. Clic cerrar.

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10

12

11

7. Se visualiza la tabla con su estructura. 8. Hacer doble clic sobre los campos que se desean en la consulta. cNumIdPersona, cDireccion, cTelefono, cEmail, nEsVendedor, nEsProveedor. 9. En la parte inferior se visualizan cada uno de los campos. 10. Al final de la consulta adicionar la columna NombreCliente de la siguiente forma:
NombreCliente: [M_Personas]![cNombre1] & " " & [M_Personas]![cNombre2] & " " & [M_Personas]![cApellido1] & " " & [M_Personas]![cApellido2]

Esto crea la columna con el nombre completo del cliente. Activar la casilla mostrar de esta nueva columna. 12. En la opcin criterio de las columnas nEsVendedor y nEsProveedor ingresar el numero 0.
11.

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Esto quiere decir que se desea ver la informacin de las personas que no son vendedores y proveedores. 13. Para ver el resultado, ubicar el grupo resultados. 14. Hacer clic en ejecutar.

14 13

Se visualiza la informacin que hasta el momento se han ingresado

15

15. Volver a la vista diseo Ubicar el grupo vistas Hacer clic en la opcin ver Seleccionar vista diseo
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16 17

16. Guardar la consulta. Hacer clic en guardar. En la ventana digitar. VarListadoClientes. Clic aceptar. 17. Cerrar la consulta.

Insertar cuadro combinado - Clientes

Como la cotizacin que se est realizando es para un cliente, se utilizara una lista para seleccionar al cliente. Se utilizara la consulta anteriormente creada para configurar el control.

19

20

19. Ubicar el grupo controles. Ficha diseo. 20. Seleccionar el control cuadro combinado.

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23 24 25 21

21. Seleccionar con clic el campo cNumIdCliente. 22. Con clic sostenido, arrastrar el campo al rea del formulario. 23. Se ejecuta el asistente de cuadros combinados. 24. Seleccionar la opcin deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta. 25. Clic siguiente.

27 26 28
26. Seleccionar consultas del grupo ver. 27. Seleccionar de la lista VarListadoClientes.
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28. Clic siguiente.

29

30
29. Hacer clic en el botn >>. 30. Clic siguiente.

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31 32
31. Seleccionar el campo para ordenar. En este caso se ordenara por nombre. NombreCliente. 32. Clic siguiente.

33 34

33. Se visualizan los campos a mostrar. 34. Clic siguiente.

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35. Se pregunta qu columna tiene el valor a almacenar. Como las tablas, M_Personas y T_Cotizacion estn relacionadas por los campos cNumIdPersona y cNumIdCliente respectivamente, seleccionar cNumIdPersona. 36. Clic siguiente.

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37. Se pregunta que el valor seleccionado donde se almacena en la tabla T_Cotizacion. Seleccionar cNumIdCliente.
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38. Clic siguiente.

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39. Se digita el nombre que desea tener la etiqueta. Digitar cliente. 40. Clic finalizar.

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41. Activar la hoja de propiedades para terminar de configurar el cuadro combinado. Ficha diseo. Ubicar grupo herramientas. Dar clic en la opcin hoja de propiedades. 42. Verificar en la hoja de propiedades que este seleccionado cNumIdCliente. 43. Dar clic en la ficha todas. 44. Ubicar la propiedad ancho de columnas. 45. Digitar 0,0,0,0,15. Presionar enter Como hace falta visualizar la direccin, el nmero telefnico y el correo electrnico, se adicionaran tres etiquetas, para lo cual:

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46. Ubicar el grupo controles. 47. Seleccionar el control etiqueta.
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48. Desplazarse al rea del formulario. 49. Con clic sostenido, dibujar un rectngulo. 50. Soltar. 51. Se observa el curso dentro del cuadro. 52. Digitar direccin cliente. 53. Pulsar enter. 54. Repetir los pasos 47 52 para adicionar las etiquetas Telfono y Email.

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55. Cambiar propiedades. 56. Seleccionar la etiqueta direccin cliente. 57. Hacer clic en la ficha todas de la hoja de propiedades.
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58. Ubicar la propiedad nombre. 59. Digitar DireccionCliente 60. Presionar enter.

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61. Repetir los pasos 56 60 para cambiar el nombre de la etiquetas Telfono y Email por TelefonoCliente y EmailCliente Respectivamente.

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62. Seleccionar el cuadro combinado del cliente. 63. Hacer clic en la pestaa eventos. 64. Ubicar el evento al cambiar. 65. Hacer clic en el botn

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66. De la ventana elegir generador, seleccionar generador de cdigo.

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67. Se observa: Private Sub cNumIdCliente_Change() End Sub

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68. Digite: Private Sub cNumIdCliente_Change() DireccionCliente.Caption = cNumIdCliente.Column(1) TelefonoCliente.Caption = cNumIdCliente.Column(2) EmailCliente.Caption = cNumIdCliente.Column(3) End Sub 69. Clic guardar para salvar los cambios en el editor 70. Clic cerrar.

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71. Clic guardar para salvar los cambios en el formulario. 72. Visualice el formulario en vista formulario

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Insertar subformulario detalle de la cotizacin

Dirjase al material de consulta para saber ms acerca de las propiedades de los formularios. Como se va a realizar un listado de los productos que llevara el cliente, para esto se utilizara un subformulario para visualizar el detalle. 73. Ubicarse en la ficha diseo. 74. Ubicar el grupo controles. 75. Hacer clic en subformulario 76. Dibujar sobre el rea del formulario un rectngulo.

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77. Se visualiza el asistente para subformularios. 78. Verificar que este seleccionada la opcin, usar tablas y consultas existentes. 79. Clic siguiente.

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80. En la opcin tablas/consultas. Seleccionar la tabla T_Cotizacion_Detalle.

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81. En la lista campos disponibles, seleccionar nNumCotizacion. 82. Hacer clic en el botn >.

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83. Repetir el paso 81 82 para adicionar los campos cIdProducto, nCantidad, nValorUnitarioItem, nValorIVAItem, nTotalPagarItem. Los dems campos no se incluyen. 84. Clic siguiente.

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85. Se definen los campos que relacionan el encabezado del formulario con el subformulario. Como se sabe que se est crearon para llenar las tablas de las cotizaciones, hacer clic en la opcin definir la ma propia. 86. En el grupo campos del formulario, seleccionar nNumCotizacion. 87. En el grupo subformulario, seleccionar nNumCotizacion 88. Clic siguiente.

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89. Digita nombre para el formulario. Digitar Crear_Cotizacines_Detalle. 90. Clic finalizar.

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91. Modificar el tamao del subformulario. 92. Seleccionar uno de sus bordes 93. Con clic sostenido arrastrar.

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TEMA 5: Modificar elementos de subformulario

Una vez insertado el subformulario, se puede modificar.

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Como los productos, se encuentran en una tabla, en el detalle se creara una lista para que el vendedor al momento de hacer la cotizacin, haga una seleccin.

Crear consulta de seleccin

Dirjase al material de consulta para conocer los tipos de consultas de Microsoft Access Primero que todo se crea una consulta sobre la tabla M_Productos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Hacer clic en la ficha crear. Ubicar el grupo otros. Seleccionar diseo de consulta. Se visualiza el generador de consultas. Seleccionar la tabla M_Productos Clic agregar. Clic cerrar.

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8. Hacer doble clic sobre los campos cIdProducto, cDescripcion, nPorIVA,nValorUnitario, nStock. 9. En la parte inferior se ven los campos a visualizar. 10. Desmarcar la casilla mostrar de la columna nStock.

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11. En el campo criterio de la columna nStock digitar >0. Quiere decir que la consulta solo traer los productos que existan. 12. Clic en el botn guardar. 13. Digitar VarListadoProductos 14. Clic aceptar. 15. Clic cerrar.

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Cambiar controles cuadro de texto por cuadros combinados
16. Seleccionar el cuadro de texto cIdProducto. 17. Dar clic derecho

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18. Ubicar la opcin cambiar a 19. Seleccionar cuadro combinado 20. En la hoja de propiedades, hacer clic en la ficha datos. 21. En la propiedad origen de fila hacer clic en la flecha. 22. Seleccionar la consulta creada. VarlIstadoProductos

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23. Dar clic en la ficha todas. 24. Ubicar la propiedad nmero de columnas. 25. Digitar 5 26. En la propiedad ancho de columnas, digitar 0,15,0,0,0

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Nota. Si en cualquier momento desea ver cmo est quedando el formulario, vea el formulario en vista formulario.

Tamao de los controles

El asistente de formulario, crea los controles con un mismo tamao. Para modificarlos cada uno de forma independiente debe: 1. Seleccionar todos los controles.

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Seleccione la etiqueta Nro. Cotizacion. Haga clic sobre el recuadro visualizado en el borde superior izquierdo

2. 3. 4. 5.

Ir a la ficha organizar. Ubicar el grupo diseo de controles. Dar clic en quitar. Se visualiza un cuadro caf en el borde superior izquierdo del control.

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Ejercicio. Modifique la etiqueta Crear_Cotizacin_Detalle por Detalle Cotizacion

Botones desplazamiento subformulario

1. 2. 3. 4. Dar clic en el cuadro de la esquina superior izquierda. En la hoja de propiedades, ubicar la propiedad botones de desplazamiento Seleccionar no. Clic en guardar para salvar los cambios.

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Orden de tabulacin
Permite configurar la forma de ingresar a los campos de un formulario al oprimir la tecla enter o tabulador. 1. Seleccionar el formulario principal. Hacer clic sobre el recuadro superior izquierdo. 2. Hacer clic en la ficha organizar. 3. Ubicar el grupo diseo de controles.

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4. Hacer clic en orden de tabulacin 5. Verifique que en el grupo seccin, se encuentre seleccionado encabezado.

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6. En el grupo de orden personalizado se observa el orden actualmente. 7. el orden seria: cNumIdCliente, nNumCotizacion, dFechaCotizacion, cConcepto, Cotizacines_Detalle 8. para modificar el orden, seleccionar cNumIdCliente. 9. Con clic sostenido arrastrar al principio. 10. Clic aceptar. 11. Para visualizar le cambio ver el formulario en vista formulario.

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Ejercicio. Insertar los botones de navegacin (Primero, anterior, siguiente y ltimo) as como el botn agregar nuevo registro. Al crearlos no olvide nombrarlos CmdPrimero, CmdAnterior, CmdSiguiente, CmdUltimo y CmdNuevo respectivamente. Ejercicio. Cambiar las siguientes propiedades de los formularios: Entrada de datos = Si Permitir eliminar = No Permitir filtros = No Permitir vista hoja de datos = No Permitir vista tabla dinmica = No Permitir vista presentacin = No Dirjase al material de consulta para saber ms acerca de las propiedades de los formularios.

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Insertar informacion tablas cotizaciones

1. abrir el formulario en vista formulario.

2. 3. 4. 5.

Seleccionar un cliente. Presionar enter. Digitar 1 en el campo Nro. Cotizacion Ingresar la fecha actual. Presionar enter Digitar una descripcin. Cotizacion de prueba. Presionar enter.
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6. Ojo. Como las tablas estn relacionadas, el nmero de la cotizacin ingresado en el encabezado, se ingresa en este campo numero cotizacin en el detalle. 7. Seleccionar un producto. 8. Digitar la cantidad. 9. Los clculos de los valores se hace de forma manual.

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Nota. Mas adelante en el curso, se realizara los procedimientos para llenar automticamente estos valores.

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