JL OBJETIVO Reflexionar acerca del uso y utilidad del presupuesto como herramienta para la toma de decisiones en el sector educativo, y conocer algunas metodologias para su elaboracién e implementaci6n. | ( | __ Ys a ha cco Escaneado con CamScannera utilidad de recurrir a Ja elaboracién del presupuesto como herra- mienta para la toma de decisiones radica en que le permite a cual- quier entidad visualizar el futuro detectando oportunidades y riesgos, hacer uso eficiente, ordenado y racional de los recursos, verificar el cum- plimiento de las metas trazadas y alinear la operacién a la vision y mision institucional. En muchas ocasiones, después de oir el anuncio dentro del comité ejecutivo o de la seccién escolar de que es tiempo para empezar el proce- so presupuestal anual, se escucha un desanimo colectivo, acompafiado en la mayoria de las veces de comentarios pesimistas, como: {Serd titil realizarlo? Como se desarrolla el presupuesto operativo? jSdlo es una pérdida de tiempo! — jEs conveniente realizar presupuestos de largo plazo? {Se debe utilizar el presupuesto para la toma de decisiones 0 es sim- plemente un requisito? — jCuanta variacion se puede permitir entre el presupuesto y los nu- meros reales antes de tomar acciones correctivas? — iQuién prepara el flujo de efectivo y cual es el propdsito de éste? En este capitulo, trataremos de resolver estas y otras inquietudes. Debemos tomar en cuenta que, en la mayoria de las instituciones educa- i Escaneado con CamScanner78 cap.o. presupvestos tivas exitosas, este es un elemento determinante que les ha permitido lo- rar el liderazgo. va eee del presupuesto no tiene que ace eee gue a veces resulta por una mala comunicacion, det isn en su ln Bee mentacion, falta de compromiso de los miembros, as ee A revisin periédica son herramientas titiles para cualquier acc. departamento o seccién escolar, ya que le permite: 6.1, PRESUPUESTO OPERATIVO Bl presupuesto operativo scimaTEmmstadossfinanciesoermnioet. que son los estados financieros que estudiamos en el capitulo 4, con la varian- te de que contienen informacién a futuro en lugar de informacion histéri- a. Ten eee xe etl eo TEST AHESDS preestablecidas, visualizar la viabilidad econémica, asi como lograr una En una pequeiia encuesta sobre el presupuesto institucional realizada a personas que trabajan en instituciones educativas publicas y privadas en los diferentes niveles educativos, se encontraron los siguientes hallazgos: — El director lo realiza. — Se elabora por medio de comités ayudados por el contador o por el financiero de la institucion. Escaneado con CamScannerOP PAOOU PARA KLADOPAR EL ppesueEstO TT el cual se presen: ta a la direccion para, ara, en su ca aprobarlo. 180, modificarlo y posteriormente los por los diferentes directores divisionales ES ultimo, son conjuntado; S por un drea e: patronato 0 consejo para su aprobacio a y presentados al — Las instit A ii L ‘uciones mas pequefias promueven menos la partici- pacion de los sin = las escuelas a En la misma encuesta, se detecté que en las instituciones que se con- _ El presupuesto se elabora en forma participativa. Cada area es res- ponsable de su propio presupuesto, de modo que ‘mision de los mismos. — Se utiliza como una _ Los miembros estén mucho . — Cuentan co! . 6.2, PASOS PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO La elaboracion por primera vez del presupuesto operativo no es una tarea facil, dado que las siguientes Si — Altamente participativo. donde se logre el compromiso de todos los miembros. la pre — Realizado al amparo de la mision y vision institucional , con la pi caucién de s, y de asegurarse que cuen- Escaneado con Conseenner18 Algunos pasos sugeridos para su im] CAP 6 PRESUPUESTOD ——E——— , las cuales deben involucrarse no sdlo en su elabo- racién, sino también en su seguimiento y control. plementaci6n son: 1. tavalta-direcci6n ‘debe’ dar'a eonocer a'todos los miembros de ta, organizacion la misién y vision institucional, asi como una peque- fia presentacién de 2 |___—_ claridad supuestal, asi como de la recopilacion de los presupuestos divi- sionales o departamentales. 3. del proceso presupuesta fi ) lo, 4, Elaborar los formatos para cin resu- puesto, para lo cual se pueden utilizar hojas electronicas de célcu- Jo para facilitar la tarea de . 5. IS i la especificadas en el paso 3) con sus subordi fije claramente la botado por cada 4rea, asi como que 6. Recoleccién o concentracién de los formatos para vaciarlos en el modelo presupuestal de la institucién. 7. Aprobacién del presupuesto institucional. 8. Difusion del presupuesto. 9. Control y revisién del presupuesto. a Escaneado con CamScanner18 6.3, TECNICAS DE PRESUPUESTACION Existen varias técnicas dis, las principales son: ponibles para elaborar un presupuesto, pero “se tiene que ; | 0 cuyo calculo es complejo de realizar, ane Por ejemplo, en departamentos muy grandes, la energia eléctrica, el teléfono, la papeleria, el fotocopiado, los articu- los de escritorio, las comisiones bancarias, etcétera, * Base cero. Consiste en que todas las cantidades dél presupuesto . Es muy tittil cuando se determinan : : como los gastos de viaje (cuantos viajes va realizar, a qué destinos y su duracién), el material didactico (cudntos alumnos se tienen por grupo), la adquisi- cién de equipo, el mantenimiento de la planta fisica (metros cuadra- dos de pintura), etcétera. ‘La técnica o combinacion de técnicas que se escoja debe estar basada ven diversos factores, com _aprobaran el presupuesto, Uno de los renglones de presupuestacién més incierto dentro de una i i ya que la (numero de sa- Con estos datos se logra determinar el numero de alumnos que se espera atender durante el proximo ciclo escolar. Pero, por otro lado, también de- bemos considerar factores econémicos y de mercado, como Ia inflacion esperada, los servicios prestados y las colegiaturas de instituciones compe- tidoras, para lograr estipular el monto de las cuotas del proximo periodo escolar. Escaneado con CamScannerQD cap.6 presupuestos cconocen los mecanismos para calcular las ‘os a retener. Para salvar este incon. rar el presupuesto de sueldos, sala- rea solamente manifieste el niime- sables de las areas operativas des Prestaciones otorgadas y los impuest veniente, recomendamos que al elabot tios y prestaciones, el responsable de ai ; ro de personas a su cargo y su categoria 0 tabulador, para que el area de néminas realice los célculos necesarios. En las ae que no cuen- tan con este departamento o que este servicio eS prestado be baa extemo, se puede operar determinando un factor que considere el gasto correspondiente a prestaciones e impuestos. Para priorizar los gastos, debemos dividirlos en dos: * Gastos reductibles. Nos permiten algiin campo de maniobra antes “de que se vea afectada la operacién institucional, por lo que en algunos casos podemos diferirlos para eal siguiente ciclo escolar, reduc su smport lassie . Por ejemplo, en caso de due onunacon ea maybe pueden sini suelds administrativos, apoyo a programas académicos, actividades extra- curriculares de alumnos, cursos de actualizacién, planes de creci- miento, etcétera. * Gastos irreductibles. Son todos aquellos gastos indispensables que se requieren para la operaci6n diaria, de tal suerte que si elimi- namos alguno, inmediatamente podemos dafiar el buen desempeiio de la institucion. Algunos ejemplos son el sueldo de profesores, algunos sueldos administrativos, las becas, la papeleria y los servi- cios (luz, agua, teléfono). 6.4. NIVELES DE CONTROL EN LA DISPOSICION DEL PRESUPUESTO Existen muchos niveles de control y esto depende de la institucion. Para su establecimiento, debemos tomar en cuenta su tamafio y compleji- dad. Algunos elementos a considerar son: Escaneado con CamScannerresumen Bl — Entre mas compleja sea la institucin, se debe tener una delegacion ‘geanautonmdosporel deer nae oes ‘Os ‘or. — Aplicar diagramas de Pareto para no hacer desgastante |: i6 0 paralizar las decisiones. 7 — Contar con el personal adecuado en cada una de las Areas. RESUMEN E] presupuesto es una herramienta para la toma de decisiones, ya que per- mite visualizar el futuro y tomar las medidas necesarias, con objeto de reducir riesgos y maximizar las oportunidades que se pueden presentar. En las institu- ciones exitosas, ha sido un elemento determinante que les ha permitido lograr el liderazgo, La elaboracién del presupuesto debe ser un proceso altamente patticipativo, y debe contar con el apoyo de Ia alta direccién. Algunos pasos para su imple- mentacién son: 1. Difusion a toda la comunidad por parte de la alta direccién. 2. Determinar claramente a los responsables del proceso y las tareas a realizar. 3. Contar con formatos claros para compendiar la informacion pre- supuestal. 4. Fijar fechas para recopilar la informacién de los diferentes departamen- tos funcionales. 5. Recoleccién de la informacion y elaboracién del modelo presupuestal institucional. 6. Difusion del presupuesto. 7. Control y revision del presupuesto. Las técnicas mas comunes para elaborar un presupuesto son base historica y base cero, cuya utilizacion depende de los requerimientos especificos de cada institucién. Con el propésito de priorizar los gastos. en las instituciones educativas se han dividido en gastos reductibles y gastos irreductibles, con lo cual se logra un mejor manejo al momento de tomar decisiones. Escaneado con CamScanner