Función de Abastecimiento

El abastecimiento es la acción y efecto de proveer a alguien de cosas que necesita. Ese “alguien” al
que abastecemos puede ser cualquiera, por ejemplo, puede ser: Un consumidor al que hay que
proveer de bienes de consumo como comida, ropa, electrodomésticos, combustible, energía, etc.

El proceso de abastecimiento comprende la adquisición de materia prima y todas las actividades

necesarias para que una empresa opere correctamente. Desde la compra de suministros
indirectos hasta servicios internos y externos.

Diferencia entre ABASTECIMIENTO Y COMPRA

Compras implica:

 Tener conocimiento de la necesidad.

 Selección del proveedor que mejor calidad, servicio, financiamiento y condiciones otorgue.
 Negociación del precio.
 Acuerdo de la compra, hasta la entrega del producto, por el proveedor.
 Determinar el medio de transportación conveniente.

Abastecimiento implica:

 Conocimiento de la necesidad.
 Expedir la requisición.
 Hacer y esperar el pedido.
 Recibir los artículos o servicios.
 Controlar el inventario.
 Rotación del inventario a los departamentos.

Compras

- “Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y

del proveedor más apropiado”.
- “Adquirir adecuadamente materias primas y auxiliares, materiales, suministros, equipos y
servicios necesarios para que la empresa desarrolle sus funciones satisfactoriamente”.
- “Cuando se logra un balance entre la calidad y el precio de un producto; cuando se
adquiere algo verdaderamente necesario; cuando sabemos que nuestra adquisición es
verdaderamente útil y cuando estamos seguros que hicimos la compra correcta.

Abastecimiento

- Es procurar técnicamente de todos los recursos materiales que se requieren para el

adecuado cumplimiento de las actividades y el logro de las metas propuestas, cualquiera
sea su magnitud o importancia, costo, lugar y tiempo.
 - “Es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que
la compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas”.
- “Es la función logística que proporciona a las áreas de la empresa, los insumos, repuestos y
materiales necesarios para el cumplimiento de su misión productiva”.

Problemática
Uno de nuestros problemas más recurrentes con nuestros proveedores son el tiempo de entrega
de suministros solicitados.

Solución
Lograr que nuestros proveedores mejoren su servicio de entrega ya que es muy importante que
cumplan los tiempos acordados. De no ser así, se exponen a sanciones y a término de contrato con
nosotros, optando por otro proveedor que si cumpla con nuestras necesidades.

• Crear un plan de acción para minimizar las entregas no conformes.

Generar con mayor anticipación los pedidos a nuestros proveedores, lo cual tendrá mayor
tiempo para poder cumplir con el requerimiento solicitado por el cliente, con eso se podrá
aumentar la efectividad en los pedidos.

 Comunicación directa con el proveedor.

Al estar directamente relacionado con nuestro proveedor se podrá reaccionar dentro de la

operación en caso de contingencias y escasez de productos solicitados.

Ejercicio KPI

(On Time in full)

Pedidos entregados a tiempo 8

Total, de pedidos solicitados 10

EJEMPLO: de 10 pedidos solicitados diariamente a nuestro proveedor, 8 fueron entregados en los

horarios pactados.

8/10= 0.8 llevado a % 0.8*100 = 80% de efectividad y cumplimientos en los horarios pactados
FEEDBACK./ es una acción correctiva
1. Definir los procesos de compra que conforman tu ciclo de abastecimiento.

Cuando se trata de procesos de compra, cualquier cosa que puedas hacer para reducir la
carga de trabajo es una forma de mejorar la eficiencia.

Es indispensable que el departamento de compras y aprovisionamiento cuente con una

visión total de los procesos que conforman el ciclo de compras, las áreas de
oportunidades y los indicadores clave para tomar decisiones más acertadas.

Una vez definidos estos procesos, es posible conocer de qué forma se pueden optimizar y
aplicar estrategias para mejorar el rendimiento y lograr una gestión exitosa.

2. Automatizar el proceso de compra en la empresa

La búsqueda de proveedores es otro proceso que puede requerir de mucho tiempo y

esfuerzo por parte del equipo de compras. Por suerte, existen muchas herramientas
ideales como un software ERP para automatizar el proceso y reunir de manera eficiente
todos los datos referentes a cada proveedor por medio de un historial de compras
ordenado por fechas, precios o cualquier otra categoría.

Mediante la optimización de esta parte del proceso de compra e integración con todas las
funciones empresariales, puedes asegurarte de que con un solo clic podrás encontrar
toda la información que necesitas sin tener que perder el tiempo.

Asimismo, un sistema ERP te permite realizar otras funciones importantes como la

elaboración de órdenes de compra, facturación de cuentas por pagar, notas de crédito,
generación de pedidos en múltiples divisas y más.

>> 4 tips para optimizar tu proceso de planificación de compras

3. Uso de aplicaciones móvil para acelerar el proceso de compras

El uso de los dispositivos móviles ha influenciado en gran medida en las prácticas de los
negocios y los procesos de compra no son la excepción. Es importante que todos los
involucrados en la cadena de suministro estén bien informados sobre cada parte del
proceso.

Mediante las aplicaciones móviles, todos los empleados están al día con lo que está
ocurriendo en la organización con los socios, proveedores y clientes. Esto permite tomar
decisiones rápidas y asertivas.

4. Comunicación con el equipo de abastecimiento

Esta práctica puede parecer muy obvia, sin embargo, es necesario recordar que es
mantener la comunicación en todos los niveles organizativos es indispensable para
mejorar todos los procesos, incluyendo las compras.

Si tus colaboradores participan activamente en la toma de decisiones y tienen acceso a

los documentos escritos que explican exactamente cómo funcionan los procesos dentro
de la organización, las posibilidades de confusión y pérdida de tiempo se disminuyen al
mínimo.

Solicitar la opinión acerca de las estrategias utilizadas en los procesos de compras en

diferentes áreas, como finanzas, contabilidad, operaciones, mantenimiento, seguridad o
medioambiente pueden ayudar a mejorar la calidad de las operaciones y contribuir al éxito
de la organización.

5. Establecer alianzas con los proveedores clave

Muchas organizaciones establecen acuerdos formales a largo plazo con las empresas
que les proveen la materia prima que requieren para ofrecer sus servicios y satisfacer a
sus clientes.

El objetivo de estas alianzas es crear una relación ganar-ganar entre el comprador y

el vendedor, y trabajar en conjunto para mejorar la comunicación, disminuir las fallas e
innovar para mejorar la cadena de suministro.

6. Planea adecuadamente tus compras

Una práctica que puede marcar la diferencia a la hora de evaluar los resultados del
proceso de compras es la correcta planeación y determinación de los aspectos necesarios
antes de elaborar un pedido.

No tomar en cuenta los tiempos de entrega o no evaluar distintos presupuestos antes de

hacer un pedido puede traer problemas por una administración de inventarios deficiente
que generar incumplimiento con los clientes.

Por lo tanto, es indispensable mantener un orden y un planning que incluya además la

cantidad correcta de materia prima o los servicios puntuales que la organización necesita
para evitar hacer compras innecesarias y elevar los costos del inventario.

Realiza gratis el TEST para saber si tu empresa está presentando señales de que
puede mejorar el desempeño del área de compras con un software ERP.
Un asistente de planificación como el que incluye SAP Business One es la
herramienta ideal para ayudarte a estimar las necesidades y hacer tu proceso de comprar
mucho más ágil, que es algo que te puede dar una ventaja competitiva.

Con estas prácticas es posible promover un proceso de compras más estructurado,

adecuado y eficiente para obtener mejores resultados y así mejorar sustancialmente los
márgenes de ganancia.

El ERP SAP Business One te permite llevar a cabo una gestión exitosa de tu
departamento de compras y abastecimiento para contar con una visión completa de los
procesos de compra, de las áreas de oportunidad y de los indicadores clave que te
permitirán tomar decisiones de negocio más acertadas.

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funcionalidades.

Impacto
El que podamos contar con un buen proveedor, que cumpla con los tiempos y calidad de servicio
es clave para el desarrollo de nuestras actividades. De todos los escenarios posibles, este es sin
duda el más peligroso para la empresa. Porque si llega fuera del plazo pactado y además sin las
cantidades esperadas, lo que tiene muchas posibilidades de terminar en rotura de stock.

Hay 2 formas de actuar que nos pueden ayudar ante una situación como esta:

• Acudir a otros proveedores

• Hacer pedidos de artículos alternativos

Para finalizar, todo lo que hemos abordado hasta aquí tiene que ir en consonancia con una visión
integral de la situación. Es importante poner especial atención en la colaboración con nuestros
proveedores (intercambiando información de forma controlada de modo que optimicemos
nuestra relación con ellos).
Sin duda alguna, la falta de rigurosidad en las entregas o la cadena de promesas incumplidas por
parte de los proveedores terminan afectando todo el ecosistema productivo, como de valor de su
empresa y credibilidad.