SISTEMA DE PLANEAMIENTO

FASES DEL PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y

PROSPECTIVA- ESTRATÉGICA OPERATIVA EVALUACIÓN
ANALÍTICA

Identificación de Definición de la Permite poner en Sistema de

brechas, Cadena marcha la seguimiento
tendencias y estratégica: visión, estrategia y evaluación
escenarios objetivos, institucional
indicadores y
acciones.
 Planificación Institucional
• El proceso de elaboración de un Plan Estratégico se
desarrolla en cinco (05) fases:

▫ Fase Ideológica

▫ Fase Analítica

▫ Fase Programática

▫ Fase Operativa

▫ Fase Cuantitativa
Fase Ideológica
 Fase Ideológica
• Determinar del rol institucional.

• Establecimiento de la visión y misión

institucional.

• Establecimiento de los lineamientos generales

de política .
 Fase Ideológica
LA VISIÓN:

• Es la imagen futura que una organización desarrolla

sobre la realidad sobre la cual trabaja y sobre sí misma.

• Es atemporal. Puede durar para siempre como para un

periodo significativo.

• Incluye los cambios que deseamos lograr en el público

objetivo y en la imagen de la propia institución.

• Se orienta a resolver las siguientes preguntas:

▫ ¿Cuál es la imagen deseada?
▫ ¿Cómo deseamos ser en el futuro?
▫ ¿Qué deseamos hacer en el futuro?
 Fase Ideológica
LA MISION:
• Debe reflejar el ser de la organización.
• Se refiere de manera directa a su función general y
específica como institución de gestión pública.
• Normalmente se asocia al mandato otorgado por su
norma de creación que define su marco general de
actuación, la cual siempre esta sujeta nuevas
interpretaciones considerando la evolución normativa
del sector.
• Se orienta a resolver las siguientes preguntas:
▫ ¿Quiénes somos?
▫ ¿Qué hacemos?
▫ ¿Para quienes trabajamos?
 Fase Ideológica
LOS VALORES:
• Orientan la forma de actuación institucional y de
adopción de decisiones.
• Describen como debe ser la vida cotidiana del
personal, mientras se procura la visión y se
practica la misión.
Fase Analítica
 Fase Analítica
• Diagnóstico de la realidad interna y externa.

• Identificación de los macro problemas centrales que

afectan a la organización.

• El entorno puede ser subdivido en:

▫ Entorno general: tendencias globales del sector.
▫ Entorno específico: dinámica o circunstancias particulares
de los actores o población objetivo del ámbito o segmento
relevante para la organización.

• Análisis del ambiente operativo interno:

• Diagnóstico del marco regulatorio sectorial o sub-sectorial.
• Análisis de la capacidad técnica y operativa de la organización.
 Fase Analítica
DIAGNÓTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL:

• Proceso de identificación de los grandes problemas que

afectan el desenvolvimiento de los agentes privados y
públicos que actúan en el ámbito de trabajo de la
Institución.

• La situación actual, por lo general, es evaluada a través

del uso de indicadores de desempeño, los cuales reflejan
la contribución de la organización al desarrollo
económico y mejoramiento de la calidad de vida de la
población usuaria.

• Estos indicadores reflejan la existencia de determinados

macro problemas que deben ser proyectados en el plan
estratégico.
 Fase Analítica
• IDENTIFICACION DE MACRO PROBLEMAS
CENTRALES:
• Una vez identificados los problemas principales, se
seleccionan los macro problemas centrales que
serán atendidos con la implementación del plan
estratégico.

• Se identifican utilizando los criterios de: a)

gobernabilidad; b) prioridad política; y, c) nivel de
incidencia.

• La selección de problemas centrales permite un

procesamiento mucho más eficaz del plan.
 Fase Analítica
ANÁLISIS DE FACTORES CRÍTICOS
• Selección de los factores críticos que inciden en
cada uno de los macro problemas centrales, ya
sea por su magnitud, gravedad o por la
importancia atribuida por los propios usuarios o
beneficiarios de la Institución.

• Los factores críticos pueden ser visualizados

mediante un árbol de causas y efectos o árbol
de problemas.
Fase Programática
 Fase Programática
• Determinación de los objetivos estratégicos
generales y específicos.
▫ Objetivos Generales: representan las alternativas
potenciales de solución a los macro problemas
centrales.
▫ Objetivos Específicos: soluciones parciales pero
orientadas hacia la solución total.

• Identificación de los factores críticos que inciden

en la solución de los macro problemas centrales.
 Fase Programática
• OBJETIVOS GENERALES

• Son los objetivos de mediano y largo plazo: de 2 a 5 años.

• Están orientados al logro de la misión de la institución.

• Responden a la pregunta: ¿Qué deseamos cambiar de la

realidad interna y externa en la cual trabajamos?.

• Se determinan a partir de las soluciones que se plantean

para atender los problemas principales establecidos en el
árbol de problemas.

• Así, los estados negativos que muestra el “árbol de

problemas” se convierten en estados positivos que se al-
canzarían con la ejecución del plan estratégico.
 Fase Programática
• OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Es el resultado del último análisis del árbol de
problemas.
Fase Operativa
 Fase Operativa
• Determinación de las estrategias, políticas y/o
cursos de acción sustentados en:
▫ Las Fortalezas de la organización.
▫ Aprovechamiento de Oportunidades.
▫ Neutralización de sus Debilidades.
▫ Contrarrestar Amenazas.

• Los mecanismos de acción pueden ser:

actividades y/o proyectos.
 Fase Operativa
ANÁLISIS FODA

• El diseño de acciones estratégicas para alcanzar

cada objetivo planteado implica realizar un análisis
externo e interno utilizando la matriz FODA.

• Mediante la Matriz FODA:

▫ Se identifican las fortalezas y debilidades
institucionales que pueden influir en el logro del
objetivo.

▫ Se determinan las oportunidades y amenazas del

contexto externo que también pueden influir en el
logro del objetivo.
 Fase Operativa
FORTALEZAS
- Capacidades especiales con que
cuenta la institución.
- Permite una posición privilegiada
en el sector,
- Recursos, capacidades y
habilidades que se poseen.
- Actividades que se desarrollan
positivamente.
DEBILIDADES
- Factores desfavorables para la
institución.
- Recursos que no tiene, habilidades
que no poseen, actividades que no
se ejecutan adecuadamente.
OPORTUNIDADES
- Factores positivos en el entorno de
la institución.
- Estos factores permiten ventajas
competitivas.
AMENAZAS
Situaciones que provienen del entorno
y que pueden llegar a atentar incluso
contra la permanencia de la
organización.
 Fase Operativa
DISEÑO DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
• Las estrategias básicas se concretan en lineamientos
de política específicos y estos, finalmente, en
acciones.

• Las políticas son los medios por los cuales se logran

los objetivos estratégicos.

• Las políticas o estrategias comprenden conjuntos

amplios de acciones potenciales que requieren
decisiones de parte del titular de la institución y que
demandan recursos para su implementación.
 Fase Operativa
• Las políticas deben formularse procurando:
▫ Utilizar las fortalezas y superar las debilidades
para aprovechar las oportunidades.
▫ Utilizar las fortalezas y superar las debilidades
para contrarrestar las amenazas.

Así tenemos…
 Fase Operativa
Fortalezas Debilidades
Oportunidades ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO

Usar las fortalezas Superar debilidades internas

institucionales para aprovechando oportunidades
aprovechar las oportunidades externas.
del entorno.
(movilizar)
(aprovechar)
Amenazas ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA

Usar las fortalezas existentes Estrategias defensivas.

para evitar o reducir el Afrontar debilidades internas
impacto de amenazas y enfrentar amenazas
externas. externas.

(defender) (reforzar)
 Fase Operativa
• DISEÑO DE ACCIONES
Las políticas se materializan en acciones, que pueden tener
carácter temporal o permanente.
Permanentes Temporales
ACTIVIDADES PROYECTOS

Conjunto de tareas necesarias para mantener, Conjunto de operaciones limitadas en el

de forma permanente y continua, la tiempo, de las cuales resulta un producto
operatividad de la acción de gobierno. final.

Representa la producción de los bienes y Representa la creación, ampliación y/o

servicios que una Entidad lleva a cabo de modernización de la producción de los bienes
acuerdo a sus funciones y atribuciones y servicios, implicando la variación sustancial
o el cambio de procesos y/o tecnología
utilizada por la Entidad.

Luego de su culminación, generalmente se

integra o da origen a una Actividad.
Fase Cuantitativa
 Fase Cuantitativa
• Diseño del sistema de monitoreo y evaluación
del plan.

• Selección de indicadores de desempeño y los

valores a alcanzar para cada indicador.

• Estimación de los recursos financieros

indispensables.

• Los indicadores juegan un papel indispensable

en la evaluación del cumplimiento del plan,
tanto en la etapa de diseño como en su
implementación.
¿CÓMO DETERMINO EL DESEMPEÑO DE UNA
INTERVENCIÓN O DE UNA GESTIÓN?
• La autoevaluación de una gestión es un proceso
permanente.

• Permite medir la capacidad de logro de resultados

de acuerdo a parámetros pre establecidos conforme
a los objetivos de la institución.

• Para esto, se debe haber fijado:

▫ Objetivos de corto y mediano plazo
▫ Relacionar los objetivos con la misión y visión
institucionales.
 INDICADORES DE DESEMPEÑO
• Herramientas para el levantamiento de
información cuantitativa respecto al
desenvolvimiento, logro o resultado en la provisión
de productos (bienes o servicios) de determinada
Institución.

• Siempre deben estar enmarcados en los Objetivos

Estratégicos y la Misión de la Institución que los
aplica.
 INDICADORES DE DESEMPEÑO
• Deben cubrir los aspectos más significativos de la
gestión, priorizando los objetivos principales de la
organización.

• Establecen una relación entre 2 o más variables

que al ser comparados con periodos anteriores,
productos similares o metas establecidas pueden
orientar respecto a los avances y logros de las
instituciones y sus programas.
 INDICADORES DE DESEMPEÑO
IMPORTANCIA

 Mejora la gestión interna de una institución para el

cumplimiento de sus metas.

 Mejora la eficiencia en la asignación de recursos.

 Mejora la transparencia entre agentes internos y

externos.

 Efectúa el seguimiento al logro de los objetivos y

productos estratégicos de una institución.
 INDICADORES DE DESEMPEÑO
TIPOS
AMBITO DE CONTROL DIMENSIONES DEL DESEMPEÑO

Orientados a la evaluación del

Orientadas a la medición del
desempeño
desempeño

Control de variables en relación a los Variables asociadas a cumplimiento de

objetivos establecidos y la manera
insumos utilizados, productos
generados y resultados obtenidos. como éstos son logrados: cumplimiento
de objetivo + uso de recursos +
satisfacción del usuario + oportunidad
del producto.
 INDICADORES DE DESEMPEÑO
Ámbito de Control
MEDICION DEL DESEMPEÑO

Se realiza a través de indicadores que deben estar orientados a:

• Procesos productos esenciales a ser desarrollados por cada entidad.

• Deben ser independientes de factores exógenos coyunturales.

• La elaboración del indicador debe realizarse bajo un costo razonable.

• Debe ser confiable, de fácil comprensión y oportuno.

• Debe ser único y no repetitivo.

• Debe identificar actividades para corregir y responsabilidades a asumir por los

funcionarios.

• La elaboración debe involucrar a todos los actores intervinientes en el proceso.

 INDICADORES DE DESEMPEÑO
Ámbito de Control
INSUMOS Y Recursos físicos, financieros y/o humanos utilizados para la
PROCESOS producción de bienes o servicios.

Actividades vinculadas con la ejecución o forma en el que el

trabajo es realizado para elaborar los productos (bienes
servicios).

Identificar los recursos necesarios para el logro de un

objetivo.

Ejemplos:

• Cantidad de profesionales contratados

• Gasto total en materiales
• Horas de trabajo utilizadas.
 INDICADORES DE DESEMPEÑO
Ámbito de Control
PRODUCTO Bienes producidos y/o servicios provistos por una
intervención (institución, programa, proyecto o actividad).

No determina el grado de cumplimiento de un objetivo o

resultado, por lo que debe ser complementado con
indicadores de resultado o impacto.

Se toma en cuenta la calidad de los bienes y servicios como

parte de un resultado a nivel de producto.

Resultado de utilizar los elementos del indicador de insumo.

Ejemplos:
- km. De carreteras rehabilitadas
- Número de partos institucionales atendidos
- Número de inspecciones realizadas.
 INDICADORES DE DESEMPEÑO
Ámbito de Control
RESULTADO Progreso en el logro de los objetivos y metas propuestos por las
acciones.

Mide los cambios en el comportamiento, estado, actitud de los

beneficiarios (población objetivo) una vez recibidos los productos
generados por la intervención pública.

Contribuye a lograr otros cambios que son considerados los

propósitos últimos de las intervenciones: resultados finales
(impacto).

La idea es que estos resultados provoquen un impacto (resultado

final).

Ejemplos:
- Red de caminos y carreteras en buen estado.
- Tiempo de acceso promedio a un centro de salud.
 INDICADORES DE DESEMPEÑO
Ámbito de Control

IMPACTO Efectos producidos a consecuencia de los resultados

implementados.

Implican un mejoramiento de las condiciones de la

población beneficiada con el producto proveniente de la
intervención directa de la entidad.

Ejemplos:

- Disminución de niveles de desnutrición infantil.

- Rápido acceso a servicios de salud.
 INSUMOS/PROCESOS

INDICADORES DE PRODUCTOS
MEDICION
DEL DESEMPEÑO
RESULTADOS

IMPACTO

OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN DE LOS ÁMBITOS

NECESARIOS PARA CONTROLAR LA IMPLEMENTACIÓN DE
POLITICAS Y PROGRAMAS
 INDICADORES DE DESEMPEÑO
Dimensiones (Evaluación)
ECONOMIA Implementación de acciones con el mínimo de recursos.

Es el resultado de confrontar los indicadores de insumo

programados vs. los insumos realmente ejecutados.

Implica la capacidad que tiene una Entidad para administrar,

generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros para
lograr su misión institucional.

Ejemplos:

• Presupuesto ejecutado respecto al presupuesto programado.

• Porcentaje de recuperación de préstamos.
• Porcentaje de recursos generados en relación al gasto total
para la producción del bien o servicio.
 INDICADORES DE DESEMPEÑO
Dimensiones (Evaluación)
EFICIENCIA Combinación óptima de los recursos en el logro de objetivos.

Evalúa productividad: cantidad de insumos utilizados en cada producto

obtenido.

Evalúa la relación entre dos (02) magnitudes:

a) La elaboración de un producto (bien o servicio).

b) Los insumos que se utilizaron para alcanzar el nivel de producción.

La idea es la optimización de recursos: ejecución de prestaciones de

productos utilizando el mínimo de recursos posibles.

Por ejemplo:

• Costo por kilometro de carretera construido

• Costo del servicio provisto por usuario beneficiado.
• Cantidad de inspecciones realizadas en relación con la cantidad de
inspectores disponibles.
 INDICADORES DE DESEMPEÑO
Dimensiones (Evaluación)
CALIDAD Cómo esta siendo provisto el producto. Busca atención rápida,
directa y adecuada.

Depende de la satisfacción alcanzada por los usuarios de los

productos o servicios.

Capacidad de la entidad de responder en forma rápida y directa las

necesidades de sus clientes (usuarios/beneficiarios).

Criterios: oportunidad, accesibilidad, precisión, continuidad,

comodidad y cortesía en la prestación.

Ejemplos:

Tiempo de espera promedio para atención al público.

Número de reclamos de usuarios.
Usuarios satisfechos con relación al total de usuarios atendidos.
Tiempo de respuesta promedio a los reclamos.
 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

EFICACIA Logro de los objetivos propuestos con la intervención.

Se hace un contraste con el indicador de resultado para verificar la

proporción entre lo propuesto y lo efectivamente alcanzado.

Implica el grado de cumplimiento de los objetivos o resultados de

la intervención sin considerar los recursos invertidos para ello.

Siempre y cuando haya claridad en los objetivos de la institución se

podrá definir la eficacia de las acciones.

Ejemplos:

• Porcentaje de alumnos capacitados que consiguen un empleo al

finalizar el programa.
• Número de fiscalizaciones en relación al total de instituciones
por ser fiscalizadas.