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      Herramientas para la contabilidad administrativa 
 

Por: Alma Ruth Cortés Cabrera

 

La nueva visión de las empresas, debe ser a largo plazo y de forma que integre las diversas áreas como un
todo. Solo así se puede cumplir con los factores conocidos de éxito, que son los siguientes:

Productividad

En este aspecto intervienen elementos como los recursos humanos, de tal forma que se puedan aprovechar
el talento, los materiales, los insumos y el tiempo a favor de la empresa, cualquiera que sea su giro. Sin el
personal adecuado, es prácticamente imposible realizar las actividades de forma correcta.

Competitividad

Este factor va ligado a la productividad y al uso adecuado del capital humano en función de los recursos
técnicos y la tecnología, pues de poco serviría contar con personal de amplia experiencia y con bastante
antigüedad en sus puestos, si la empresa no se preocupa por innovar o modernizar su proceso y su
tecnología. Lo anterior requiere ofrecer la capacitación necesaria al personal con el fin de que la solución de
problemas y ejecución de sus funciones sean eficaces.

Calidad

Este factor se logra sólo cuando se cubren los dos primeros e implica que la empresa sustenta valores en
cada persona que colabora en ella, es decir que lleva a la práctica los valores implícitos en la misión y la
visión, formando parte del modus vivendi de cada uno de los colaboradores.

Para ubicar a la contabilidad administrativa en el contexto de la organización es necesario identificarla

como un subsistema que tiene la misma importancia que la contabilidad financiera, puesto que también es
parte del proceso administrativo ya que ayuda a estructurar la planeación y al control en la empresa.

Muchas veces se confunde un sistema de contabilidad administrativa con un sistema de contabilidad de

costos, a tal punto que Horngren (2006) la define como parte del sistema de administración de costos, cuyo
fin es servir de apoyo en la toma de decisiones gerenciales y elaboración de informes financieros. Para
poder lograrlo, primero se deben acumular los costos y clasificarlos, para después ser asignados de acuerdo
al departamento, área, zona geográfica, actividad, etc.

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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
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de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
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La distribución anterior se concreta en obtener:

• Proyecciones de los efectos económicos de las decisiones de planeación y control.

• Cálculo sobre las utilidades al final de un periodo contable.
• Valuación de los activos para demostrar sus costos y recuperar la inversión que representan.
 
La administración de costos 
Según Ramírez (1997), el sistema de administración de costos se ve como un sistema de información
formado por una estructura y un proceso, mismos que dan forma a una filosofía con la aplicación de un
modelo. Los elementos o módulos que integran el modelo, se aprecian en la figura 1.

Figura 1. Sistema de administración de costos (Ramírez, 1997, p. 81).

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Para las empresas, la contabilidad de costos actual se debe desarrollar con un enfoque en cuatro
dimensiones, que sirven de apoyo en la generación de información elemental en la toma de decisiones.

El primer aspecto debe considerar la medición de costos, es decir, se debe contar con los datos necesarios
para determinar el costo de un producto: horas trabajadas, unidades producidas, materia prima consumida,
etc.

Otro aspecto debe orientarse al registro en libros contables (diario, mayor y auxiliares) del costo. Estos
registros deben validarse con los con los datos de la medición de costos, del aspecto anterior.

Un tercer aspecto debe considerar el análisis del costo, con el fin de planear operaciones, resolver
problemáticas, hacer una correcta selección de alternativas o identificar tendencias para seleccionar una
estrategia que dé buenos resultados a la empresa. La contabilidad de costos debe orientarse a reportar y
comunicar a los encargados de tomar decisiones información de manera clara y detallada que sea punto de
partida para los efectos internos y que además sirva como herramienta a los efectos externos de la empresa.

Por lo tanto, la contabilidad de costos se convierte en el punto de contacto de la contabilidad financiera y

la contabilidad administrativa, puesto que cumple con los objetivos internos y externos de la organización.

La práctica de la contabilidad de costos no es exclusiva de las empresas manufactureras, puesto que los
costos pueden ser de producción, servicio, desarrollo, distribución, administrativos, de venta, de oportunidad,
entre otros.

El costo se estima como una cesión de recursos para obtener un objetivo. El concepto es amplio pues
engloba todas las clasificaciones de costos que opera la contabilidad administrativa. Por otro lado, si sólo
observamos las funciones administrativas, al relacionar la contabilidad administrativa con la planeación y el
control, como parte del proceso administrativo, así como la toma de decisiones, se pueden identificar
herramientas que sirven a dichos sistemas, como se ven en la tabla 1.

   Presupuesto 
En la planeación  Modelo costo – volumen – 
   utilidad   
HERRAMIENTAS  Análisis marginal 
En la toma de  
DE LA  Análisis incremental 
decisiones  
CONTABILIDAD  Enfoque total 
ADMINISTRATIVA  Presupuestos 
   Costo estándar 
En el control 
   Contabilidad por áreas y 
   niveles de responsabilidad 
Tabla 1. Herramientas de la contabilidad administrativa (Garza, 2008).

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La planeación 
Para llevar a cabo cualquier planeación, primero debe establecerse un objetivo y posteriormente desarrollar
las estrategias o cursos de acción para lograrlo. Los presupuestos son una técnica cuantitativa que va de la
mano con la contabilidad para lograr el proceso de control, de los estados financieros, la publicidad, los
proyectos de inversión y cualquier programa en específico que le interese a la gerencia.

A manera de ejemplificar la utilidad que aportan estas herramientas a la contabilidad administrativa,

abordaremos el modelo de costo — volumen — utilidad, el cual se emplea para optimizar las utilidades y
estudia el impacto que tiene el volumen de producción sobre los costos y el precio.

Puede aplicarse sobre un solo producto o una mezcla de ellos. Los costos, según su comportamiento,
pueden clasificarse de la siguiente forma:

a) Costos variables, que son los que se modifican directamente y en proporción a la actividad que los
genera. Por ejemplo, el embarque de la producción
b) Costos fijos, que se mantienen en un rango. Por ejemplo, la capacidad instalada de producción.
c) Costos semi-variables o semifijos aumentan o disminuyen con las variaciones de actividades,
nunca de forma proporcional. Por ejemplo, la escasez de materia prima.

Otro elemento necesario para optimizar las utilidades, es el margen de contribución, que es la diferencia
entre las ventas y los costos variables, es decir, es la utilidad que se obtiene una vez que se han cubierto los
costos fijos. Puede calcularse de manera parcial, total, o en porcentaje.

La información que se requiere para calcular el modelo costo – volumen – utilidad es la siguiente:

 El precio unitario de venta del producto.

 El costo variable unitario.
 El margen de contribución, por unidad o en porcentaje.
 La utilidad esperada.
 La tasa de impuesto sobre la renta (ISR), así como de participación de los trabajadores en las
utilidades (PTU) de la empresa, si fuera el caso.

Lo anterior se puede apreciar de forma clara en el siguiente ejemplo:

Vamos a calcular el margen de contribución sobre una producción de 10,000 unidades.

   Unitario        Total  Porcentual 

 
Precio  $20  $200,000  100% 
Costo variable  $8  $80,000  40% 
Margen de contribución  $12  $120,000  60% 

Dado que la base para el modelo CVU (costo – volumen – utilidad) es el punto de equilibrio, debemos

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obtener la igualdad en ingresos y costos, es decir, el punto en que no se gana ni se pierde. De ahí surge la
fórmula para el modelo:

Ingresos= Costos totales

Los ingresos son resultado de multiplicar el precio por el volumen de producción:

Ingresos = (Volumen) (Precio)

Los costos totales, son precisamente la suma de los costos fijos y los costos variables en su totalidad:

Costos totales = Costos fijos + Costos variables totales

Costos Totales = Costos fijos + (Costos variables unitarios x Volumen)

Los costos variables, se obtienen al multiplicar el volumen de producción por el costo variable unitario:

Costos variables totales = Volumen x (Costo variable unitario)

Los costos fijos totales, se obtienen de multiplicar el volumen de producción por el margen de contribución:

Costos fijos totales = Volumen (Precio-Costo variable unitario)

Costos fijos totales = Volumen (Precio) - (Volumen) (Costo variable unitario)

Entonces se puede tener la fórmula para calcular el volumen bajo tres criterios:

Costos fijos totales

Despejando de la fórmula de Costos fijos totales Volumen=
(Precio -Costo variable unitario)
Para calcular el volumen de ventas en unidades Costos fijos totales
Volumen=
monetarias Margen de contribución porcentual
Considerando que el margen de contribución es la Costos fijos totales
Volumen=
diferencia entre el precio y el costo variable Margen de contribución unitario

Retomando el ejemplo, utilizando las mismas cantidades de los márgenes de contribución y costos fijos
totales de $60,000, la fórmula queda de la siguiente manera:

Costos fijos totales

Volumen=
(Precio -Costo variable unitario)

60,000  60,000 
Volumen=   =   5,000 unidades  o bien:  Volumen=   =   $100,000 
12  0.6 

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Entonces se podrá comprobar, para establecer el punto de equilibrio:

ESTADO DE RESULTADO 
Ingresos  5,000 unidades x $20 =  $100,000 
Costos variables  5,000 unidades x $ 8 =   $40,000 
Margen de contribución  $60,000 
Costos fijos totales    $60,000 
Resultado      $0 

Interpretación:

Al vender 5,000 unidades, la empresa no gana ni pierde nada, es a partir de este punto en donde puede
hacer consideraciones sobre lo que desea obtener de utilidades.

Una vez que se tiene el punto de equilibrio es sencillo tomar en cuenta otros datos que pueden ayudar en los
presupuestos y planes a corto plazo de la empresa. Continúa revisando el ejemplo:

Siguiendo el ejemplo anterior, cuando se desea una utilidad de $90,000 antes de impuestos,
tenemos:

60,000 + 90,000  12,500  60,000 + 90,000 

Volumen=   =   Volumen=   =   $250,000 
12  unidades  o bien:  0.6 

Y la comprobación se vería así:

ESTADO DE RESULTADO 
Ingresos  12,500 unidades x $20 =  $250,000 
Costos variables  12,500 unidades x $ 8 =   $100,000 
Margen de contribución  $150,000 
Costos fijos totales  $60,000 
Resultado     $90,000 

Interpretación:

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Para lograr una utilidad antes de impuestos de $90,000 se deben vender 12,500 unidades o bien un total de
$250,000 en ventas.

Si se agrega la utilidad deseada de $36,000 después de los impuestos, la fórmula quedaría:

Costos fijos totales + utilidad

Volumen=
Margen de contribución unitario

Costos fijos totales + utilidad

Volumen=
Margen de contribución porcentual

Si seguimos con el ejemplo y deseamos una utilidad de $36,000 después de impuestos y una tasa de 30%
de ISR y un 10% de PTU, tendríamos:

60,000 +  36,000  60,000 +  36,000 

10,000 
Volumen=  1 ‐ 0.40   =     o bien:  Volumen=  1‐0.40   =   $200,000 
unidades 
12  0.6 
 
 

ESTADO DE RESULTADO 
Ingresos  10,000 unidades x $20 =  $200,000 
Costos variables  10,000 unidades x $ 8 =   $80,000 
Margen de contribución  $120,000 
Costos fijos totales  $60,000 
Utilidad de operación                                                                  $60,000 
40% de ISR  y PTU  $24,000 
Resultado      $36,000 

Interpretación:

Para obtener una utilidad de operación (después de impuestos) de $36,000 se deben vender 10, 000
unidades o bien deben lograrse $200,000 de ventas.

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Referencias   

Garza, I. (2008). Contabilidad administrativa (2a. ed.) México: Pearson Prentice Hall.

Ramírez, D. (1997). Contabilidad administrativa. México: Mc Graw Hill.

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