INDUSTRIAS CHARRITOS, S.

A DE
C.V.

PROCEDIMIENTO DE
CUENTAS POR PAGAR

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

L.C.P. Ramón González
Ing. Gabriel Barrios Escobar Lic. Eliazar Cabrera Paredes
Méndez
Supervisor de Ventas Gerente General Director General
1. OBJETIVO.

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1.1 Recibir todas las facturas emitidas por los proveedores por los servicios o
productos suministrados, para la programación del respectivo pago en tiempo
y forma registrándolas en el sistema.

2. ALCANCE.

2.1 Este procedimiento se aplicará en el área de cuentas por pagar de Industrias

Charricos, S.A. de C.V.

3. RESPONSABILIDADES.

3.1. Responsabilidades del Director General.

 Aprobar y difundir este procedimiento de trabajo.

 Proporcionar los recursos necesarios para la implantación de este

procedimiento de trabajo.

 Solicitar un informe periódico al jefe de cuentas por pagar del estado actual
de los saldos de proveedores.

 Autorizar todos los pagos a realizar a los proveedores en los tiempos

establecidos.

3.2. Gerente de Comercialización.

 Difundir e implantar este procedimiento de trabajo con el personal bajo su

responsabilidad.

 Mantener informado al Director General del estado actual de los saldos de

todos los proveedores.

 Monitorear el estado actual de las acciones a aplicar a los proveedores.

 Gestionar la autorización de los recursos necesarios para el pago a

proveedores.

 Realizar reuniones con el Gerente de General para la determinación de

controles a aplicar en las negociaciones con los proveedores.

3.3. Gerente General.

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 Aprobar y difundir este procedimiento de trabajo.

 Proporcionar los recursos necesarios para la implantación de este

procedimiento de trabajo.

 Solicitar un informe periódico al jefe de cuentas por pagar del estado actual
de los saldos de proveedores.

 Realizar negociaciones con los proveedores para definir las condiciones de

crédito a favor de la empresa.

 Establecer los controles o acciones necesarios a aplicar a los proveedores

por los servicios prestados o productos suministrados.

 Verificar la aplicación de las acciones necesarias para el logro de metas

establecidas en el historial de los saldos de proveedores.

 Realizar reuniones con el personal correspondiente para tomar acuerdos a

aplicar con los proveedores.

3.4. Jefe de Compras

3.5. Jefe de Cuentas por Pagar.

 Implementar este procedimiento de trabajo.

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 Entregar los contra recibos por cada factura recibida.

 Registrar todas las facturas recibidas en el sistema en tiempo y forma (folio,

proveedor, concepto, monto, etc.).

 Mantener actualizado el estado actual de los saldos de todos los

proveedores.

 Controlar todos los registros generados de sus actividades.

 Turnar al área de finanzas las facturas recibidas para su respectivo pago.

 Archivar y controlar temporalmente las facturas recibidas.

3.6. Gerentes o Jefes de Áreas.

 Recibir todos los productos o servicios solicitados.

 Firmar de Vo.Bo. Todas las facturas o vales generados por los servicios o
solicitados por su departamento.

 Entregar todos los vales, facturas recibidos al jefe de cuentas por pagar
para su respectivo pago.

 Proporcionar toda la información recibida al Jefe de Cuentas por Pagar para

mantener actualizado los saldos de proveedores.

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4. POLÍTICAS.
4.1. Por cada factura recibida se deberá generar un contra recibo.

4.2. Toda factura que se reciba deberá estar firmada de Vo.Bo. por el jefe y/o
responsable de su uso, justificando el motivo o del por qué se generó el
gasto.

4.3. El Jefe de Cuentas por pagar deberá enviar un informe diario del estado
actual de los saldos de los proveedores al personal correspondiente (Director
General, Gerente de Comercialización, Gerente General, Jefe de Compras y
contabilidad).

4.4. Los días autorizados para generar pagos a proveedores serán los días
viernes.

4.5. En el caso de la recepción del plátano el Gerente de Producción deberá

reportar al día siguiente la cantidad de producto considerado como merma
para descontarlo del monto original.

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5. DESARROLLO.
5.1. Procedimiento de Supervisión a Ventas con Acompañamiento
Responsable Paso Descripción de la Actividad
Jefe de Cuentas por 1 Recibe la factura o vale por el servicio o
Pagar producto suministrados.

2 registra

Identifican la (s) Ruta (s) menos productiva (s)

basado en el porcentaje de cumplimiento a la
Supervisor de Ventas meta o los reportes recibidos de
3 incumplimientos.
Gerente Comercial Genera un plan de supervisión y turna al
4 Gerente de Comercialización para su Vo.Bo.

Recibe, verifica el programa de supervisión y

procede según sea el caso:

4.1. En caso de que el programa de

supervisión tenga comentarios le indica al
4 supervisor y devuelve para su corrección y
reinicia el procedimiento en el paso 3.

Supervisor de Ventas 4.2. En caso de que el programa de

5 supervisión no tenga correcciones firma de
Vo.Bo. y devuelve para su implementación.

Recibe el programa de supervisión autorizado

y prepara la papelería para realizar el recorrido
programado y procede según sea el caso:

5.1. En caso de la supervisión sea de carácter

selectivo verifica a que personal es

5.2. En caso de que la supervisión sea con

6 acompañamiento en una ruta, le indica al
vendedor correspondiente de la supervisión en
el momento de iniciar (sorpresivamente).

7 Verifica que la unidad de Reparto lleve la carga

completa y la papelería correspondiente (notas
de venta, hoja de liquidación, etc.).

Verifica que el vendedor llene “ICSA.60.80.09

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Verificación de Unidad de Reparto”. Procede
según sea el caso:

7.1. En caso de que la unidad no se encuentre

en condiciones operables, la envía al taller y
solicita con el responsable de logística una
unidad de repuesto. Continúa el procedimiento
Vendedor/Supervisor
en el paso No. 8.
8
Supervisor 7.2 En caso de que la unidad se encuentre en
condiciones operables, continúa el
9 procedimiento en el paso subsecuente.

Realizan las visitas planeadas en el rutero de

10 clientes.

Verifica que el Vendedor realice sus

actividades indicadas con cada cliente.

11 Retroalimenta al Vendedor después de

observar la ejecución de sus actividades con
cada cliente en los aspectos que le falte
mejorar.

Verifica que el vendedor llene correctamente

su libreta de rutas y procede según sea el
caso:
Vendedor
11.1. En caso de que existan más clientes a
12 visitar reinicia el procedimiento en el paso 8.

Supervisor 11.2. En caso de que ya no haya más clientes

por visitar, continúa el procedimiento en el
13 paso 12.

Informa al Supervisor que la ruta ha finalizado

y realiza un conteo físico de existencias y
devolución para cuadrar su liquidación.

14 Elabora y Entrega un plan de acción al

vendedor indicándole las acciones necesarias
a realizar (diario o semanal) y recaba firma de
compromiso.

15
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Genera un reporte ICSA.50.80.016 “Reporte
de Supervisión” contemplando todos los
puntos a corregir, fechas de cumplimiento y el
estado actual de cada uno de ellos por ruta y
entrega al Gerente de Comercialización.

Fin del Procedimiento.

1.1. Diagrama de Flujo

2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

6.1 ICSA.10.10.01 Manual de Calidad.

6.2 ICSA.20.20.01 Procedimiento de Elaboración y Control de

Documentos.

6.3 ICSA.60.40.03.GC Procedimiento de Atención a No Conformidades de

Ventas.

6.4 ICSA.60.61.02 Protocolo de Servicios a Comercios, tiendas de

conveniencia, etc.

3. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.

7.1 ICSA.60.80.02 Reporte de Supervisión.

7.2 ICSA.60.80.09 Verificación de Unidad de Reparto.

7.3 ICSA.60.80.07 Rutero.

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7.4 ICSA.50.90.01 Reglamento Interno de Trabajo.

4. CONTROL DE CAMBIOS.

Revisión en Fecha de
Descripción de la Modificación
uso Revisión

01 15/01/11 Elaboración y Revisión del procedimiento documentado

5. LISTA DE DISTRIBUCIÓN.

5.1. Este es un documento controlado y solamente los puestos de trabajo

incluidos en la lista de distribución que se muestra a continuación pueden
tener copia del mismo.

PUESTO COPIA
Director General 1
Representante de Calidad 2
Gerente Comercial 4
Supervisor de Ventas 5

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