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Instalación Optima OpenOffice.org

Ambientes Windows 95/98/98se/98me

por: luis e. vásquez r

mayo 23 de 2006
Índice de contenido
Introducción...................................................................................................................................... 2
1.Fase de Preinstalción:.............................................................................................................. 2
2.Fase de Instalación:................................................................................................................ 4
3.Fase de Configuración:........................................................................................................... 7
Introducción

Hace algunos días encontré una serie de correos tocando el tema de instalación y
adecuación de OpenOffice.org en ambientes Windows 9x (95/98/98se/98me),
tratando de hacer anotaciones y comentarios sobre su adecuada instalación. Este
punto tiene vital importancia pues a la fecha y según comentarios de Gartner Group,
W9x es usado en el 78% del total de los clientes instalados en el mundo. (
www.gartner.com )

Por lo anterior me permito hacer una serie de recomendaciones que han sido el
resultado de los múltiples procesos de instalación exitosos en ambientes de migración
(algunos bastante hostiles), desde Ms Office a OO.org. Para efectos de una buena y
simple presentación he partido el proceso de dicha instalación en tres etapas: Fase
de Preinstalción, Fase de Instalación, Fase de Configuración.

1. Fase de Preinstalción:

Uno de los puntos mas débiles en windows 9x, es el deficiente manejo de la memoria
Ram y de su muy importante asociada el área de Swap (espacio de su disco duro, vital
para el acceso a datos y programas por parte del usuario). Debido a esta pobre
característica un usuario típico de W9x, puede “...sufrir en un día típico de operación,
varias pantallas azules...”, que son un evidente síntoma de BLOQUEO y falla total de
operación del equipo.

Otro punto bastante débil en sus sistema de archivos, es la “..segmentación creciente

con el tiempo , de las áreas de disco duro...”, lo que ocasiona en sus equipos un
aumento sustancial de sus tiempos de respuesta y por consiguiente una pobre
productividad, que se vuelve critica en tiempo y que no es recuperada hasta “...que no
se re formatee o de fragmente el correspondiente disco duro y se reinstalen los
aplicativos y elementos requeridos del respectivo usuario.

En esta fase se recomienda realizar las siguientes actividades (todas estan

estrechamente relacionadas), en lo posible en el orden mostrado a continuación:

1. Desinstalar, si existen todas las versiones previas de OO.org.. Tenga

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totalidad con:
 cuidado al “borrar todos los archivos”, pues en algunas de las
instalaciones anteriores algunos usuarios almacenaban información en
áreas creadas y mantenidas por OO.org.
2. Usar una herramienta simple para realizar “.... una limpieza detallada ...”
del registro de la correspondiente maquina. Esto es especialmente
importante en equipos que tienen una gran volatilidad en procesos de
Instalación / actualización y remoción de aplicaciones.
3. De fragmentar el correspondiente disco duro. Esto se hace con el fin de
reducir significativamente los tiempos de acceso a dicho dispositivo.
Aunque W9x, tiene su programa para la De fragmentación es bastante
ineficiente y puede consumir grandes cantidades de tiempo para realizar
dicho proceso, por lo anterior recomiendo usar herramientas alternas
como Norton Utilties o alguna otra herramienta Open Source. (en este
punto seria bueno tener aportes de los usuarios de nuestra lista).
4. Redefinir el área de Swapping, no permitiendo que W9x la asigne y
administre automáticamente y por el contrario redefiniendola
manualmente de acuerdo a la siguiente formula: cuatro veces la ram del
equipo mas 32Mb y asignando este valor, como área de swap el mismo
valor para los campos “máximo” y “mínimo”.
5. Redefinir el correspondiente equipo como “servidor” (esto es solo
nominal), en el área de optimización en “el sistema de archivos”. Esta es
una característica “...que viene rezagada desde las viejas versiones de
Windows para Trabajo en grupo o versión 3.1x, ” y que asignará a su
disco mejor capacidad para el manejo lógico de “clusters de
información”.
6. La última operación de esta fase es reiniciar el equipo, pues durante el
nuevo proceso de “..carga y parametrización del kernell de W9x...”, se
hará con las nuevas definiciones. Por experiencia comprobada en varios
clientes, esto no solo mejorara el comportamiento total del equipo, sino
que el “..comportamiento de OO.org será substancialmente auto-
optimizado ...”

Conclusión Fase de Preinstalción:

Para algunos de nuestros amigos de la lista esta etapa lucirá no solo
como “... inútil..”, pues puede llegar a consumir una cantidad significativa
de tiempo, sino que en apariencia no tiene “...ninguna relación con el
funcionamiento e instalación nuestro producto...”. Sin embargo puedo
asegurarles, por una gran cantidad de experiencias previas, que esta
actividad redunda de manera real y significativa en la estabilidad y

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totalidad con:
 eficiencia operativa de OO.org .

En la próxima entrega detallaré la fase correspondiente de Instalación,

haciendo énfasis en que estas notas son dirigidas de manera especial a procesos
de migración desde Ms Office (cualquier versión) a OO.org.

2. Fase de Instalación:

Siempre he sido un perfecto convencido de que en el ambiente Windows las

instalaciones estándar de todo tipo de aplicaciones han sido diseñadas teniendo solo
en mente “... facilitar de manera importante el proceso de uso y operación del usuario
medio...”, por lo anterior la mayoría de las veces, los usuarios (por consiguiente me
incluyo), solo “... aceptamos las opciones presentadas ...” con la tecla “Enter”, para
concluir una instalación típica de la manera mas rápida posible.

No faltan también los usuarios que durante el mismo proceso siempre seleccionan “...
instalación del usuario...”, instalando todas las funcionalidades del producto, sin
importar ni los requerimientos de maquina, ni el tipo de usuario, ni el nivel de uso de la
respectiva herramienta.

Por supuesto OpenOffice.org no escapa a esta característica y en la mayoría de los

casos (según algunas de nuestras mas recientes experiencias) este numero se acerca
al 90% del total de los equipos usados. Si además tenemos en cuenta que OO.org es
un .componente informático funcionalmente integrado, “... esta instalación ciega ...”,
siempre da como resultado una pobre y limitada operación de nuestro excelente
producto, generando en el usuario rechazo inmediato, causado no solo por sus altos
tiempos de carga y ejecución sino por su escasa estabilidad.

De estas circunstancias es de donde provienen los justificados y agresivos

comentarios generados en ambientes de migración mal planeados y que por lo
general desembocan en proyectos fallidos de cambio, que no solo demeritan
injustamente nuestro producto, sino que le dan a la competencia focos reales de apoyo
para vender, promover y divulgar sus costosas soluciones licenciadas comercialmente.

Por lo anterior se recomienda realizar el proceso de instalación en dichos ambientes

siguiendo estas actividades en lo posible en la misma secuencia presentada:

1. Siempre determine de manera especifica el tipo de usuario que va a

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totalidad con:
 trabajar con nuestro producto, detallando de manera clara los
componentes de la herramienta integrada que van a ser necesarios para
la operación de sus actividades cotidianas, por supuesto la instalación se
hará de acuerdo a dicha clasificación. Aquí existen algunos lineamentos
que podrán ayudar de manera especial a la correcta tipificación de sus
usuarios:

i. Un operador que usa la suite de oficina para el desarrollo de

cartas y comunicados corrientes, memorandos internos y
externos y en general una serie de actividades íntimamente
relacionadas con el uso de un procesador de palabra típico y
ademas tiene contacto permanente con navegadores de
Internet y herramientas básicas de correo electrónico,
generalmente requieren Writer y Calc con todos sus
componentes y las funciones básicas de Impress. En este
usuario no deben instalarse por ningún motivo Draw, Base ni
Math, ademas de los componentes opcionales todos deberán ser
omitidos, salvo los filtros de imágenes, control de Activex y la
nueva extensión de Windows Explorer recientemente
adicionada.
ii. El mismo tipo de instalación deberá realizarse con usuarios
típicos de las hojas de calculo, que además tienen contante
interacción con navegadores de Internet y servicios múltiples
de correo electrónico y labores asociadas. En casos especiales
este tipo de usuarios tienen interacción con algunos motores
de bases de datos y con sus herramientas de qwery, por lo que
deberá instalarse el respectivo componente de HqSql y la
correspondiente versión de RJE (Java Run Time en versión
1.4.x o posterior). En este usuario también deben omitirse la
mayoría de los componentes opcionales del producto.
iii. Usuarios que crean presentaciones y desarrollan de manera
cotidiana elementos visuales para la promoción, mercadeo,
enseñanza y entrenamiento de todo tipo de bienes y servicios,
deberán tener instalados ademas de los componentes
planteados en el punto anterior, Draw e Impress, adicionándoles
una buena galería de objetos que complemente la pobre
disponibilidad de imágenes presentada en la versión estándar
de OO.org. ( www.openclipart.org ). También en este tipo de
usuario deben omitirse la mayoría de los componentes

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 opcionales del producto.
iv. Personal del Help Desk o de soporte de su instalación, que ha
sido capacitado para ayudar, entrenar y asistir a los usuarios
del producto. Estos últimos deberán disponer en sus equipos de
todos los componentes instalables de OO.org.

2. No instalar ni activar por ningún motivo la herramienta conocida como

“Quick Launch” o “inicio Rápido”, pues en ambientes W9x esto aumenta
de manera significativa los requerimientos para el manejo dinámico de los
recursos de ram de su equipo, en lo que definitivamente W9x no es
eficiente. Si se carga esta utilidad aumentaran de manera significativa
las famosas “...pantallas azules ..”, por consiguiente sus “caídas” e
interrupciones. Además su equipo “...no volverá a apagarse solo...” y
tendrá que hacerlo interrumpiendo el suministro de corriente, lo que en
W9x es desastroso y degenera de manera progresiva el rendimiento,
instalación y operación regular de la respectiva estación.

3. Activar el área de “inicio rápido” en la barra de tareas de W9x..

Simultáneamente crear un Acceso rápido (ShortCut) de la aplicación,
seleccionando para ello el correspondiente archivo ejecutable
(soffice.exe, swriter.exe, scalc.exe, simpress.exe, smath.exe, sdraw.exe
o sbase.exe), disponible en el subdirectorio “program” del área donde se
instalo previamente el producto. Por ningún motivo usar para este
propósito el ejecutable quickstar.exe pues esto activaría la carga del
“quick Launch” de OO.org. No olvidar copiar el recién creado icono a la
barra de de tareas de W95 en su sección de “inicio rápido”, y recomendar
al usuario su uso continuo. En este punto puede aprovecharse para
“...cargar de manera inmediata el servicio mas usado o deseado en el
respectivo equipo..”.
4. Si usted tiene que compartir la instalación de OO.org con cualquier
versión de Ms Office (en algunos procesos de migración es necesario
tener ambos productos instalados, sobre todo en las etapas iniciales del
cambio), no olvide dejar SIN MARCAR las respectivas opciones
presentadas en el proceso de instalación en el formulario “Tipo de
Archivo” y en el que se presenta una linea de opción para cada uno de los
tipos de archivos de Microsoft Office (Documentos Microsoft Word,
Hojas de calculo Microsoft Excel y Presentaciones de Microsoft
PowerPoint). Este punto tiene especial importancia, pues en el caso de
activar dichas opciones, se cambiaran totalmente las asociaciones de los

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 archivos doc, .xls, xla, xlb, dot, ppt, pps, etc, asignándolas a OO.org, así
cuando usted accione “doble click” en cualquiera de los archivos de este
tipo, lo cargara de manera inmediata OO.org en lugar del respectivo
componente de Microsoft Office. Esta última característica puede ser
ventajosa cuando solo se tiene instalado OO.org, pues así el usuario que
reciba en un correo, un anexo de Word (doc) , de Excel (xls) o de
PowerPoint (ppt, pps) podrá “...cargar, leer, modificar y almacenar..” sin
ninguna limitación el respectivo documento. Sin embargo puede también
presentar algunas dificultades en ambientes con los dos productos
instalados simultáneamente, pues el usuario quiere conservar las antiguas
asociaciones de los archivos de Ms Office, en este punto pueden
restablecerse las asociaciones perdidas con la siguiente linea de
comando: winword.exe /regserver (debe suministrarse toda la ruta del
respectivo ejecutable).

Conclusión Fase de instalación:

Para algunos de nuestros amigos de la lista esta etapa lucirá un poco
elaborada y de difícil ejecución, sin embargo al realizarla de manera
detallada por primera, no solo sera simple su posterior ejecución, sino que
una vez desarrollada de manera estándar, se apreciaran de manera
significativa, los excelentes resultados en los niveles de aceptación y uso
del producto.

En la próxima entrega detallaré la fase correspondiente de Configuración que

redondeara el proceso de instalación de OO.org en ambientes W9x. Por
supuesto seguiré haciendo énfasis en que estas notas son dirigidas de manera
especial a procesos de migración desde Ms Office (cualquier versión) a OO.org.

3. Fase de Configuración:

Después de realizar adecuadamente las dos fases anteriores, se deberá realizar la

fase final de Configuración que en todos los casos hará énfasis en los procesos de
migración y que podrá ser tomada como base no solo para Windows 9x, sino para
cualquier Sistema Operativo en el que se encuentre instalado OO.org.

En esta fase se hace especial énfasis en la configuración de de Writer y Calc, que no

solo representan un poco mas del 87% de los usuarios típicos de herramientas de

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oficina, sino que es el área de mayor impacto en los usuarios de Microsoft Office. A
continuación se hacen una serie de recomendaciones “...que en apariencia no son
significativas ...”, pero que en su conjunto representan un enorme paso en un proceso
de cambio exitoso y adecuadamente planeado.

En su mayoría los pasos siguientes están eminentemente dirigidos a “...hacer sentir

complemente cómodos y confortables ...”, a los antiguos usuarios de Microsoft Office.
1. Sin abrir ningún documento, del menú “Archivo-Asistentes-Instalar
Diccionarios-Nuevos”, proceder a la instalación de las herramientas
correspondientes de corrección ortográfica, separación silábica y
sinónimos en su Idioma local y de manera inmediata cierre totalmente
OO.org.
2. Cargue el producto recién instalado y “Abra” un nuevo documento de
texto y active en su orden (no siempre será necesario), las siguientes
opciones y características.

i. Del menú VER desactive la opción “limites del texto”, esto

se hace porque los usuarios de Ms Office “.. no están
acostumbrados a visualizar las lineas horizontales y
verticales que demarcan el texto...”, y porque además puede
confundir a un usuario que al cargar un documento
previamente creado con Word, perciba el documento “....
como des configurado...” y tome acciones inmediatas de
rechazo en contra del uso de OO.org.
ii. Del menú VER, en la opción “escala”, active “Ancho de
Pagina”, pues así es como Word presenta su visualización.
iii. Del menú “Formato-Carácter” seleccione como fuente, Arial
en tamaño de 10 a 12 puntos. En Colombia este es el tipo de
fuente y el tamaño recomendado por Icontec, para todo la
creación de documentos. En el caso de cada país, se
recomienda tomar su respectiva especificación local.
iv. Del formulario, “Formato-Pagina” activar las opciones
“encabezado y Pie de pagina”, configurando en cada caso, las
dimensiones usadas en la plantilla normal.dot usada, de
manera estándar en su instalación.
v. Del mismo formulario “Formato-Pagina-Pagina”, seleccionar
formato “carta”, definiendo las mismas márgenes y la
orientación usadas en la plantilla normal.dot.
vi. En el menú “herramientas-Opciones” realizar los siguientes

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 ajustes:

● En “OpenOffice.org-Memoria de Trabajo”, redefinir

en las opciones “cache de Imagen” y “Memoria por
Objeto” con los valores 128mb y 8mb
respectivamente. Este cambio facilita grandemente la
compatibilidad con documentos Word que tengan un
numero considerable de imágenes y objetos OLE. En
este mismo formulario reducir la opción “Deshacer-
cantidad de pasos” a 50, este factor es especialmente
critico en maquinas W9x con ram igual o menor a
64Mb. También en este formulario percatarse de que
la opción “inicio rápido de OpenOffice.org “, este
desactivada.
● En “Cargar/Guardar-General”, área de “guardar”
activar las opciones: Crear siempre copia de
Seguridad, Guardar Información de Recuperación y
optimización tamaño para formato Xml y desactivar la
opción “avisar si no va a guardar...” . Esta ultima es
muy importante en usuarios Microsoft, pues desactiva
de manera permanente el molesto aviso que sale en
todo proceso de “guardar” o Guardar como”, cuando se
trata de salvar cualquier documento en formato
diferente al nativo ODT de OO.org.
● En “Cargar/Guardar-Propiedades VBA” y
“Cargar/Guardar-Microsoft Office”, active todas las
casillas presentadas pues estas opciones tiene las
funciones de: aceptar sin modificar todo el código
VBA que contenga el documento, protegiendo su
integridad para futuras ejecuciones en ambientes
Microsoft Office, además hace compatible el manejo
de imágenes y objetos OLE entre documentos
generados en Ms Office, actualizados/mantenidos y/o
modificados con OO.org y guardados de nuevo en
formatos Ms Office, para que sean posteriormente
compartidos/cargados sin dificultad por usuarios Ms
Office.
● En “Configuración de Idioma-Idiomas”, activar el
idioma previamente instalado en la opción “Idioma

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 predeterminado-Occidental”. Además si se quiere
facilitar la creación de texto vertical tanto en
documentos de texto como en hojas de calculo se
deberán activar ambas opciones de “Asistencia para
el Idioma Mejorada”.
● En “OpenOffice.org Writer-Compatibilidad”, estar
seguro de activar las opciones “No agregar espacio....”
y “Tenga en cuenta el estilo del...”, pues son de
mucha importancia en la carga y lectura integral de
documentos de texto previamente creados en
cualquier versión de Word.
● Si usted usa las diferentes opciones de “Combinación
de Correspondencia” y requiere su envió automático
usando los servicios de correo electrónico , active las
opciones respectivas en “OpenOffice.org Writer-
Correo electrónico de Combinación de
correspondencia”. Esta es una excelente alternativa
para automatizar completamente procesos periódicos
de circularización de información.
vii. Después de realizar los pasos anteriores es de suma
importancia guardar dicho documento como plantilla usando
el menú “Archivo-Plantillas-Guardar” en área de Mis
Plantillas con el nombre “predeterminado” (no es necesario
usar este nombre), terminando con el botón “Aceptar”. A
continuación usando el menú “Archivo-Plantillas-
Administrar”, dar “doble click” en Mis Plantillas,
seleccionando el nombre “predeterminado” o el usado en el
proceso anterior y desde el botón “Comandos”, activar la
opción “Definir como plantilla predeterminada”. Esta
operación conservara en este documento, TODAS las
opciones y definiciones realizadas en los pasos anteriores,
de tal manera que cuando el usuario “Abra un nuevo
Documento de Texto” , encontrará predefinidas de manera
permanente las opciones a las que se encontraba
acostumbrado “...a ver en su interacción regular con Word de
Microsoft ...”

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 3. Ahora “Abra” una nueva hoja de calculo, y active en su orden (no
siempre será necesario), las siguientes opciones y características.

i. Del menú principal “Formato-Celdas”, seleccionar en sus

respectivos formularios la fuente y tamaño usados
previamente en Excel de Microsoft.
ii. En el menú principal “formato-Pagina” definir todas las
opciones antes presentadas en el menú principal de Excel
“Archivo-Configurar pagina”, haciendo esta presentación
exactamente igual a las usadas previamente por el usuario.
iii. Después de realizar los pasos anteriores es de suma
importancia guardar dicha hoja de calculo como plantilla
usando el menú “Archivo-Plantillas-Guardar” en área de Mis
Plantillas con el nombre “predeterminado” ( este
“predeterminado” es diferente al creado anteriormente en
Configuración de los documentos de texto), terminando con
el botón “Aceptar”. A continuación usando el menú “Archivo-
Plantillas-Administrar”, dar “doble click” en Mis Plantillas,
seleccionando el nombre “predeterminado” o el usado en el
proceso anterior y desde el botón “Comandos”, activar la
opción “Definir como plantilla predeterminada”. Esta
operación conservara en este documento, TODAS las
opciones y definiciones realizadas en los pasos anteriores,
de tal manera que cuando el usuario “Abra una nueva Hoja de
Calculo” , encontrará predefinidas de manera permanente
las opciones a las que se encontraba acostumbrado “...a ver
en su interacción regular con Excel de Microsoft ...”
iv. En el menú principal de Calc, “herramientas-Opciones”
realizar los siguientes ajustes:

● En “OpenOffice.org-General” en el área de
“Configuración de entradas”, activar las opciones
“extender Formato” y # expandir referencias al
insertar filas/columnas en los bordes”. Estas opciones
integraran automáticamente las filas/columnas
insertadas en los extremos de cualquier área
previamente definida, adicionando de manera

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 inmediata no solo sus formatos sino sus
características de color, forma, bordes, fuentes ,etc.
● En “OpenOffice.org-Imprimir”, activar ambas
opciones en las áreas de “Paginas” y “Hojas”. Esto no
solo eliminará del proceso de impresión “...todas las
hojas vacías ...”, sino que también imprimirá “...solo
las hojas seleccionadas ...”, de la misma manera que lo
hace Excel de Microsoft.

Conclusión Fase de Configuración :

Este proceso también luce bastante engorroso y difícil de realizar, sin
embargo su potencial y logros reales son tan importantes que realizarlo
siempre redundará en beneficios supremos para procesos serios de
migración. Además solo se realiza por una sola ocasión.

A partir de esta nota empezare a remitir algunos tips importantes que nuestro
producto desarrolla y ejecuta de manera excelente y que en todos los casos
representan funcionalidades superiores o inexistentes en cualquier versión de
Microsoft Office.

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