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Concepto, Importancia y Características de La Administración
Concepto, Importancia y Características de La Administración
Conceptualización
Atendiendo a su origen la palabra “Administración viene del latin “ad” (dirección,
subordinación u obediencia), y significa cumplimiento de una función bajo el mando
de otro; esto tendencia) y “minister” (es, prestación de un servicio a otro1)
Tradicionalmente se define la administración como el arte (le hacer las cosas a
través de otros. Esta definición está basada en que los gerentes, funcionarios,
directivos, etc. cumplen con los objetivos de la organización en que se encuentren,
haciendo que otras personas desempeñen las tareas específicas que se requieren y
no realizándolas ellos mismos.
Sin embargo, existen una diversidad de definiciones de diferentes autores y
tratadistas, pero ninguna ha sido aceptada de forma universal. Veamos las
siguientes:
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Idalberto Chiavenato. Introducción a la Teoría General de la Administración.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
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“Compendio de Introducción a la Administración”
5. División del trabajo: acción mediante la cual una gran labor se segmenta o
fragmenta en labores pequeñas o simples para facilitar su ejecución.
6. Coordinación de recursos. Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y
analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.
7. Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para
producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados
con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.
Tomando como base los anteriores elementos Münch Galindo, Lourdes, en su libro
“Fundamentos de administración emite una definición integral de administración:
“Es el Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo
social para lograr sus objetivos con la máxima productividad”.
Características
La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras
disciplinas:
1. Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo
mismo en una empresa industrial que en el ejército, en un hospital, en un evento
deportivo, etc.
2. Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la
administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma:
mediante ésta se busca obtener determinados resultados.
3. Unidad temporal. Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y
etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La
administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen
simultáneamente.
4. Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una
organización formal.
5. Especificidad. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas,
tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. Es decir, no
puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la
contabilidad o la ingeniería industrial.
6. Interdisciplinariedad. La administración es afín a todas aquellas ciencias y
técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
7. Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias
de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es
inoperante
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Importancia
Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la gran
trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Sin embargo, es
necesario enunciar algunos de los argumentos más relevantes que fundamentan la
importancia de esta disciplina:
1. Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es
imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social
aunque, lógicamente, sea más necesaria en los grupos más grandes.
2. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para
lograr mayor rapidez y efectividad.
3. La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con
la aplicación de una buena administración.
4. A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la
comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento
de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo
cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.
Origen de la administración
Desde la época primitiva el hombre se ha caracterizado por ser eminentemente
social y para subsistir necesita determinados instrumentos que le sirven para
apropiarse de la naturaleza y satisfacer sus necesidades. Inicialmente el hombre era
nómada, recorría lugares, utilizaba los frutos de la naturaleza (frutas, granos,
ganado, etc.), satisfacía sus necesidades inmediatas y luego partía en busca de
otros lugares que le proporcionaran el alimento. Con el tiempo, sintió la necesidad de
asentarse en un solo sitio, se volvió sedentario. Escogía lugares que le
proporcionaran además del alimento, seguridad para él y su familia. Ya reunidos y
asentados Sienten la necesidad de buscar alimentos y protección para sus refugios.
Dado que ya no viajaban para buscar alimentos, comienzan a distribuir las
actividades de la comunidad. Los hombres más fuertes se dedicaban a cazar los
animales que les servirían de alimento y de abrigo. Las mujeres, niños y ancianos
(por ser muy vulnerables) se quedaban en casa para sembrar las semillas y trabajar
la tierra. Posteriormente, se dieron cuenta que era mejor para ellos criar y reproducir
los animales en lugar de salir a cazarlos. De esta manera surge los primeros indicios
de la división natural del trabajo: las mujeres sembraban, tejían, cuidaban de los
enfermos, cuidaban de los niños y comerciaban con otras tribus, los hombres se
dedicaban a cuidar el ganado y: luchaban contra las otras tribus que amenazaban su
seguridad. La necesidad del hombre de apropiarse de la naturaleza dio como
resultado la división natural del trabajo.
La división natural del trabajo consistió básicamente en lo siguiente:
Recordemos que cuando el hombre se asentó vivía en familia, varias familias
conformaban una comunidad.
En cada familia había hombres, mujeres, ancianos y niños.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Ejemplo:
El trabajo en el campo (agricultura), supongamos que estamos iniciando el período
lluvioso (esto es más o menos cerca del mes de mayo) y los productores están
pensando sembrar maíz, en estas fechas los agricultores tienen que hacer o realizar
el proceso agrícola. Este proceso consta de las siguientes etapas o pasos
secuénciales hasta llegar a cosechar el maíz y llevarlo a la venta. El proceso agrícola
se llevará a cabo a través de los siguientes pasos: 1) el agricultor realizará la roza del
terreno, es decir eliminará toda la maleza que se ha acumulado, 2) se procede a arar
el terreno, de forma a dejar la tierra suelta, 3) se realiza el “destronque”, es decir, se
eliminarán todos los troncos de malezas que hayan quedado como residuos después
de pasar el arado o tractor, 4) una vez preparado el terreno, se procede a colocar la
semilla en los surcos que fueron hechos con el arado, se harán hoyos en donde se
deberán disponer las semillas de maíz e ir tapando estos hoyos para que la semilla
no sea comida por los pájaros u otros animales, 5) una vez sembrada la semilla, la
etapa que sigue es la fertilización y limpieza continua de las plantas de maíz, esto
durante 30 -a 60 días - aproximadamente, que es el tiempo que demora la planta de
maíz en crecer y brindarnos sus frutos, 6) una vez que han surgido las “mazorcas” de
maíz, se procede al “acamado”, esto es, cuando el agricultor dobla hacia un lado las
plantas de maíz para que estas sean secadas por el sol, y el maíz pierda humedad y
esté disponible para la cosecha y 7) el último paso o etapa del proceso agrícola es la
cosecha de las “mazorcas” que para ese momento ya estarán secas.
A medida que las comunidades iban desarrollándose, se estableció claramente la
primera división social del trabajo, destacándose las siguientes formas de
organización que a continuación se muestran en el siguiente esquema:
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Ejemplo:
Una comunidad A, intercambiaba el sobrante de su producción: ganado, leche etc.
por productos agrícolas como granos, frutos con la comunidad C y peces con la
comunidad B. Por otro lado, la comunidad B intercambiaba peces con la comunidad
A y C, obteniendo de ellas ganado, granos, frutos. De igual manera, la comunidad C,
obtenía ganado, leche, carne, y peces de las comunidades A y C, a cambio ella daba
frutos y granos.
Los antecedentes más relevantes de la administración que surgieron de la
comunidad primitiva, se resumen en los siguientes aspectos:
1. Necesidad de asentarse en un solo sitio (se vuelven sedentarios), antes eran
nómadas, viajaban de un sitio a otro en busca de alimento y refugio.
2. La existencia de necesidades que debían ser satisfechas.
3. El surgimiento de la división natural del trabajo por sexo y edad.
4. El hombre al ser eminentemente social requiere asociarse con otros hombres
para satisfacer de manera conjunta sus necesidades.
5. La satisfacción de necesidades, la cooperación y la especialización de las
actividades dan como resultado el proceso de trabajo y el intercambio de
productos entre las diferentes comunidades.
6. Todos estos elementos favorecieron el desarrollo de las comunidades, el
proceso de trabajo demandaba mayor nivel de cooperación y especialización, de
esta manera los miembros de las comunidades fueron adquiriendo nuevos
conocimientos y mayor experiencia.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Henry Mintzberg afirma que todos los gerentes poseen autoridad formal (poder
basado en el reconocimiento general de que determinado grupo o individuos tienen
el derecho a ejercer influencia dentro de ciertos límites, en virtud de su posición de la
organización) sobre las unidades de su organización y que la autoridad les confiere
un status, que hace que tengan relaciones son sus subordinados, colegas,
superiores y por lo cual desempeñan diferentes funciones o papeles.
Existe una serie de roles concretos que pueden desempeñar los gerentes, en
diferentes momentos.
Henry Mintzberg dice que el trabajo directivo consiste en diez actividades: En
ocasiones tiene que dirigir, ser intermediario o enlace, símbolo, vigilante, comparte
información, es vocero, toma iniciativa, maneja desacuerdos, asigna recursos,
negocia. Cataloga las 3 primeras como roles interpersonales, las siguientes 3 como
roles informativos y las últimas 4 como roles de decisión.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Roles interpersonales
Roles informativos
Recibir y comunicar información, sugiere Minztberg, son los aspectos más
importantes del trabajo de un administrador. Los administradores necesitan
información a fin de tomar las decisiones correctas, y otros miembros de la unidad u
organización dependen de la información recibida o transmitida a través de los
administradores.
Monitoreo: Los administradores constantemente buscan información que les sea de
utilidad, tanto dentro como fuera de la organización. Interrogan a los subordinados y
también recaba información no solicitada generalmente a través de su sistema de
contactos personales.
Divulgación: Los administradores distribuyen entre sus subalternos la información
importante a la que sin él no tendrían acceso.
Vocero: Transmiten parte de la información reunida a individuos que están fuera de
la unidad, incluso fuera de la organización. Mantener bien informados a los
superiores es parte de importante de este rol. Al igual que los diplomáticos, los
administradores pueden hablar de su trabajo dentro de la organización, o bien,
representar a toda la organización al tratar con clientes, contratistas y funcionarios
públicos.
Roles de decisión
Según Mintzberg, la información es “el insumo básico para los administradores que
tornan decisiones”, quienes desempeñan cuatro roles en la toma de decisiones.
Emprendedor: cuando recibe una idea, decide llevarla a cabo por medio de un
proyecto práctico. Su intención es mejorar la unidad. Inicia el cambio voluntario.
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Niveles administrativos
Los gerentes pueden trabajar en diferentes niveles de una organización y en
diferentes rangos de actividades dentro de ella, es decir que pueden clasificarse en
dos formas: por su nivel en la organización y por sus actividades organizacionales.
Por su nivel en la empresa:
Gerentes de primera línea, son las personas responsables del trabajo
de las demás, que ocupan el nivel mas bajo de una organización.
Gerentes medios, incluye varios niveles de una organización. Dirigen
las actividades de gerentes de niveles más bajos y en ocasiones
también las de empleados de operaciones.
Alta gerencia, es la responsable de administrar toda la organización,
reciben el nombre de ejecutivos.
Por sus actividades organizacionales:
Gerentes funcionales, sólo es responsable de un área funcional.
Gerente general, dirige una unidad completa, es responsable de todas las
actividades de esa unidad.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Ciencias Exactas
Ciencias exactas son aquellas que sólo admiten hechos rigurosamente
demostrables:
a) Matemáticas. No existe una definición de esta ciencia, aunque es indiscutible
que ha permitido grandes avances en la administración, principalmente en las
etapas de planeación y control. Sus aportaciones más importantes se
encuentran en el área de matemáticas aplicadas, específicamente en:
modelos probabilísticos, simulación, investigación de operaciones, estadística,
etc.
Disciplinas técnicas
Comprenden un cuerpo o conjunto de conocimientos que aún no se han conformado
como ciencia, pero que utilizan y aplican fundamentos científicos. Su carácter es más
bien práctico, que teórico.
a) Ingeniería Industrial. Es el conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el
óptimo aprovechamiento de los recursos del área productiva. La
administración y la ingeniería industrial están íntimamente ligadas, se
interrelacionan y se han hecho valiosas aportaciones entre sí. Ambas
disciplinas nacieron juntas, la diferencia entre ellas radica en que la ingeniería
industrial se enfoca al área de producción en las empresas industriales
primordialmente, y la administración es aplicable a cualquier tipo de empresa y
en todas sus áreas
b) Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros
de una empresa, con el propósito de informar e interpretar los resultados de la
misma. La contabilidad es un auxiliar de la toma de decisiones, una técnica de
control, y no debe confundirse con la administración.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Sin la técnica las explicaciones de la ciencia quedan a escala teórica, no pueden ser
instrumentadas ni puede operarse sobre los objetos de la misma. La técnica es el
vehículo natural de instrumentación de los descubrimientos de la ciencia. - -
La técnica realimenta a la ciencia al determinar la necesidad de mayor investigación
y profundización de ciertas áreas.
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La administración podría ser concebida como una ciencia que estudia a las
empresas y las organizaciones con fines descriptivos, para comprender su
funcionamiento, evolución, crecimiento y conducta.
Si la técnica actuara sin el conocimiento de lo que está sucediendo, se estaría ante
un ensayo empírico, actuando en forma no científica.
La administración es una disciplina que tiene por finalidad dar una explicación acerca
del comportamiento de las organizaciones, además de referirse al proceso de
conducción de las mismas. La administración es una ciencia fáctica, que tiene un
objeto real (las organizaciones). La técnica de la administración implica aceptar la
existencia de unos medios específicos utilizables en la búsqueda del funcionamiento
eficaz y eficiente de las organizaciones. Incluye principios, normas y procedimientos
para la conducción racional de las organizaciones.
La administración no solo busca explicar el comportamiento de las organizaciones,
sino que comprende un conjunto de reglas, normas y procedimientos para operar y
transformar esa realidad que son las organizaciones.
La administración es “Ciencia y arte”. El arte, es el continente del conocimiento que
encierra un conjunto de actitudes personales, que mira a la realidad en forma
individual, vivencial o subjetiva, no tiene códigos, relaciones rigurosas, depende de la
personalidad y estilo de aquel que halla hecho el análisis de la situación.
Artes y ciencias porque la persona que administra aplica un esfuerzo para lograr el
manejo de las organizaciones, esto lo hace en forma individual, personal, y de este
modo resultan diferentes organizaciones con distintos enfoques aplicados y
deferentes consecuencias generadas por el manejo de esos recursos.
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LA OBRA DE TAYLOR
Taylor inició sus experimentos y estudios a partir del trabajo de obrero y, más tarde
amplio sus conclusiones para la administración general: su teoría siguió un camino
de abajo hacia arriba y de las partes hacia el todo.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Taylor aseguraba que las industrias de su época padecían males que podrían
agruparse en tres factores:
Para subsanar estos males, Taylor ideó su famoso sistema, que denomino
administración científica, conocido en los países de lenguas de origen latino con los
nombres de sistema de Taylor, gerencia científica, organización científica del trabajo
y organización racional del trabajo. Según el propio Taylor, la administración
científica es, ante todo, una evolución más que una teoría, y tiene como ingredientes
75% de análisis y 25% de sentido común.
Taylor comprobó que, en todos los oficios, los obreros aprendían la manera de
ejecutar sus tareas observando a sus compañeros vecinos. Notó que eso originaba
diferentes maneras y métodos de hacer la misma tarea en cada oficio, y una gran
variedad de instrumentos y herramientas diferentes en cada operación. Puesto que
entre los diferentes métodos e instrumentos utilizados en cada trabajo hay siempre
un método más rápido y un instrumento más adecuado que los demás, es posible
encontrar estos últimos y perfeccionarlos mediante el análisis científico y un detallado
estudio de tiempos y movimientos, en vez de dejarlos a criterio personal de cada
obrero. Este intento de sustituir métodos empíricos y rudimentarios por métodos
científicos en todos los oficios recibió el nombre de Organización Racional del
Trabajo (ORT).
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Para Taylor y sus seguidores, el instrumento básico para racionalizar el trabajo en los
obreros era el estudio de tiempos y movimientos. Partiendo de esta premisa,
comprobó que el trabajo puede efectuarse mejor y más económicamente mediante el
análisis del trabajo, esto es, de la división y subdivisión de todos los movimientos
necesarios para la ejecución de las diversas operaciones de una tarea. Al observar
metódica y pacientemente la ejecución de cada operación a cargo de los obreros,
Taylor vio la posibilidad de descomponer cada tarea y cada operación de la misma
en una serie ordenada de movimientos más sencillos. Los movimientos inútiles era
eliminados, mientras que los útiles era simplificados, racionalizados o fusionados con
otros movimientos para que el obrero economizara tiempo y esfuerzo. A ese análisis
del trabajo seguía el estudio de tiempos y movimientos o determinación, mediante el
cronometro, del tiempo medio que requiere un obrero común para ejecutar la tarea.
Para Gilbreth, el estudio de los movimientos tiene una triple finalidad: evitar los
movimientos inútiles en la ejecución de la tarea; ejecutar con la mayor economía
posible (desde el punto de vista fisiológico) los movimientos inútiles; dar a los
movimientos seleccionados una secuencia apropiada.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
7. Condiciones de trabajo:
Taylor y sus seguidores comprobaron que la eficiencia no sólo depende del método
de trabajo y el incentivo salarial, sino también de un conjunto de condiciones que
garanticen el bienestar físico del trabajador y disminuyan la fatiga.
- Mejoramiento del ambiente físico del trabajo, de manera que le ruido, la falta
de iluminación y comodidad general en el trabajo no reduzcan la eficiencia del
trabajador.
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9. Estandarización:
La organización racional del trabajo no sólo se preocupo por el análisis del trabajo, el
estudio de los tiempo y movimientos, la fatiga del obrero, la división del trabajo, la
especialización del obrero y los planes de incentivos saláriales, sino que fue más allá
y empezó a preocuparse además por la estandarización de los métodos y procesos
de trabajo y la estandarización de máquinas y equipos, herramientas e instrumentos
de trabajo, materias primas y componentes, con el fin de reducir la variabilidad y la
diversidad en el proceso productivo y, por consiguiente, eliminar el desperdicio y
aumentar la eficiencia.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Fayol parte de la concepción de que toda empresa puede ser dividida en ser grupos
de funciones, a saber:
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Fayol argumenta que “ninguna de las primeras cinco funciones mencionadas tienen
la tarea de formular el programa de acción general de la empresa, constituir el
cuerpo social, coordinar los esfuerzos ni armonizar sus acciones. La función técnica,
comercial, financiera, de seguridad y de contabilidad no gozan de dichas
atribuciones, pues éstas constituyen otra función, designada habitualmente con el
nombre de administración”.
CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de
administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las funciones
administrativas abarcan los elementos de la administración, es decir, las funciones
del administrador:
Aunque la administración es sólo una de las seis funciones cuya dinámica está
asegurada por la dirección, ocupa un lugar tan importante en las funciones de los
altos ejecutivos que, a veces parece que las funciones administrativas están
concentradas exclusivamente en la alta dirección, lo cual es falso.
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Jerarquía o cadena escalar: Línea de autoridad que va del escalón más alto al
más bajo. Es el principio de mando.
Orden: Debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su
lugar. Es el orden material y humano.
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TEORIAS DE LA BUROCRACIA
A partir de la década de 1940, las criticas hechas tanto a la teoría clásica (por su
mecanicismo) como a la teoría de las relaciones humanas (por su romanticismo
ingenuo) revelaron la falta de una teoría de la organización sólida y amplia que
orienta el trabajo del administrador. Algunos estudiosos buscaron inspiración para
esa nueva teoría de la organización en los escritos del economista y sociólogo, ya
entonces fallecido, Max Weber. Así surgió la teoría de la burocracia en la
administración.
ORIGENES DE LA BUROCRACIA
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VENTAJAS DE LA BUROCRACIA
Weber vio innumerables razones para explicar el avance de la burocracia frente a las
demás formas de asociación. Según él, comparar los mecanismos burocráticos con
otras organizaciones es lo mismo que comparar la producción de la máquina con
otros modos no mecánicos de producción. Según Weber, las ventajas de la
burocracia son:
Coherencia, pues los mismos tipos de decisión deben tomarse en las mismas
circunstancias.
Subordinación de los más nuevos a los más antiguos, de modo bien riguroso y
conocido, para que el superior pueda tomar decisiones relacionadas con los
niveles inferiores.
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DISFUNCIONES DE LA BUROCRACIA
3. Resistencia al cambio.
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Las cuatro principales causas del surgimiento de la teoría de las relaciones humanas
son:
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EL EXPERIMENTO DE HAWTHORNE
A partir de 1924 la Academia Nacional de los Estados Unidos inicio algunos estudios
para verificar la correlación entre la productividad e iluminación en el área de trabajo,
dentro de los presupuestos clásicos de Taylor y Gilbreth.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
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“Compendio de Introducción a la Administración”
- Dicha teoría de los sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los
campos no físicos del conocimiento científico, en especial las ciencias sociales.
La teoría general de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no
pueden describirse significativamente en términos de sus elementos separados. La
comprensión de los sistemas sólo ocurre cuándo se estudian globalmente,
involucrando todas las interdependencias de sus partes. La TGS se fundamenta en
tres premisas básicas:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas: Las moléculas existen dentro de las
células, las células dentro de tejidos, los tejidos dentro de los órganos, los órganos
dentro de los organismos y así sucesivamente.
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CONCEPTO DE SISTEMAS
TIPOS DE SISTEMAS
Existe una gran diversidad de sistemas y una amplia gama de topologías para
clasificarlos de acuerdo con ciertas características básicas:
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Las organizaciones como parte de una sociedad mayor constituida por partes
menores.
Frontera o limite.
Morfogénesis.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Frederick Herzberg formuló la llamada teoría de los dos factores para explicar mejor
el comportamiento de las personas en situaciones de trabajo. Este autor plantea la
existencia de factores que orientan el comportamiento de las personas.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
trabajo. Como estas condiciones son administrativas y decididas por la empresa, los
factores higiénicos están fuera del control de las personas. Los principales factores
higiénicos son el salario, los beneficios sociales, el tipo de dirección o supervisión
que las personas reciben de sus superiores, las condiciones físicas y ambientales de
trabajo, la política y directrices de la empresa, el clima de relaciones entre la
empresa y los empleados, los reglamentos internos, etc. Son factores de contexto y
se sitúan en el ambiente externo que circunda al individuo.
3. Reconocimiento. 3. Salario.
Fuente: Andrew F. Sikula, Personal Administration and Human Resources Management, Nueva York, John
Wiley & Sons, Inc. 1976.
ESTILOS DE ADMINISTRACIÓN
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“Compendio de Introducción a la Administración”
McGregor, uno de los más famosos teóricos del enfoque del comportamiento en la
administración, se preocupó por comparar dos estilos antagónicos de administrar: un
estilo basado en la teoría tradicional, excesivamente mecanicista y pragmática (teoría
X), y e otro estilo basado en las concepciones modernas frente al comportamiento
humano (teoría Y).
TEORÍA X
TEORÍA Y
Fuente: Idalberto Chiavenato. Introducción a la Teoría General de la Administración. McGraw Hill. Santafé de
Bogota. 1999.
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APORTES A LA ADMINISTRACIÓN.
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IMPORTANCIA
VENTAJAS
DESVENTAJAS
v En algunos aspectos parece que está teoría es mucho más una manera relativa
de ver el mundo, que una teoría administrativa propiamente dicha.
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TOMA DE DECISIONES
Introducción
Durante la primera mitad del presente siglo predominó el punto de vista económico
para explicar la toma de decisiones, en especial el que provenía de la
microeconomía. La premisa fundamental de los economistas es que el administrador
toma decisiones acordes con el interés económico de la organización.
Los supuestos en que se fundamenta esta teoría es que el individuo, para tomar
decisiones, sigue un proceso racional con el cual llega a la decisión óptima, dado que
posee y entiende toda la información que influye en la solución del problema.
Modelo del bote de basura. Este modelo sostiene que en la toma de decisiones no
programadas, los administradores siguen un patrón aleatorio, es decir, al azar. Así, la
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“Compendio de Introducción a la Administración”
A diferencia de las estrategias de la sección anterior, que nos decían qué hacer, es
posible aprender a tomar decisiones acertadas. Es posible aprender el proceso de
toma de buenas decisiones estratégicas por medio de la práctica del decidir. Este
sitio Web se centra en la práctica del decidir, sobre la cual debe reflexionarse
suficientemente. Aprenderá a utilizar sus propias capacidades, siguiendo un proceso
focalizado y estructurado para tomar decisiones activa o proactivamente. La toma
activa de decisiones implica hacer una elección responsable, mientras que las
decisiones proactivas se refieren a la práctica y a la toma de decisiones en forma
anticipada, como si fuera "en caso de incendio".
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“Compendio de Introducción a la Administración”
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“Compendio de Introducción a la Administración”
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Introducción
Su área de acción fundamental es, por lo tanto, aquella que tiene relación con los
recursos humanos de la institución. La importancia que se le da al Desarrollo
Organizacional deriva de que el recurso humano es decisivo para el éxito o fracaso
de cualquier organización. En consecuencia su manejo es clave para el éxito
empresarial y organizacional en general, comenzando por adecuar la estructura de la
organización (organigrama), siguiendo por una eficiente conducción de los grupos de
trabajo (equipos y liderazgo) y desarrollando relaciones humanas que permitan
prevenir los conflictos y resolverlos rápida y oportunamente cuando se tenga indicios
de su eclosión.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Los orígenes del Desarrollo Organizacional pueden ser atribuidos a una serie de
factores entre los que se encuentran:
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5.1. Pionera: Es la iniciada por sus fundadores. Por se pequeña, sus procesos
son fácilmente supervisables y controlables, hay pocas tareas de rutina y un
gran volumen de improvisaciones.
6. Críticas a las estructuras convencionales: Las principales críticas que hacen a las
estructuras convencionales de organización son:
Es todo cambio planeado. El concepto tiene sus raíces justamente en la idea de una
organización y un sistema social. El desarrollo de la organización es un proceso
planeado de modificaciones culturales y estructurales, permanentemente aplicado a
una organización visualizando la institucionalización de una serie de tecnologías
sociales, de tal forma que la organización quede habilitada para diagnosticar, planear
e implementar esas modificaciones con o sin asistencia externa.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
En primer término es necesario precisar que el “agente de cambio" debe ser externo,
especialmente al comienzo de la intervención debido a que de esta forma hay
mayores posibilidades de influir sobre la autoridad, crear un ambiente adecuado para
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Por otra parte estos "agentes de cambio" comparten normalmente una filosofía
social, un conjunto de valores referentes al mundo en general y a las organizaciones
humanas en particular que se constituyen en parámetros básicos de su acción. Se
trata de conformar un sistema más eficiente, más humano y democrático. Lo se
constituye en la base para combatir las relaciones recelosas, disminuir la
competencia entre personas y los conflictos entre grupos, la rigidez que interfiere con
el desarrollo y la adecuación a las condiciones cambiantes del entorno, y así
sucesivamente. Porque no hay que olvidar que la discordia y las actuaciones
defensivas subsiguientes entraban la capacidad de la organización para resolver
problemas.
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Por otra parte, es bien sabido que en la acción de los equipos de trabajo y en su
productividad juega un rol esencial las modalidades de relaciones humanas a las
cuales ellos se conformen. En efecto, del tipo de relaciones humanas en que se
desenvuelvan depende fundamentalmente el éxito o fracaso de la puesta en práctica
de planes, proyectos y políticas que les corresponda desarrollar.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
a) Cíclico: El logro de un objetivo requiere de distintas formas y vías para llegar a él,
para ello se desarrollan una serie de etapas que se ejecutan en un determinado
orden y este proceso ha de repetirse de forma continua, dando inicio a otro nuevo
ciclo de decisiones.
c) Universal: Los procesos administrativos son aplicados por todos y cada uno
de los integrantes de la empresa, por ser universal, obliga a que todos los miembros
de la empresa conozcan las funciones fundamentales y sus etapas, así a como
ejecutar cada una de ellas, a fin de que se realicen con el mayor rigor científico-
técnico.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones mas que en
otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan
apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción.
La dirección efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o
hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual
manera el control no puede ejercerse en el vacío debe haber algo que controlar.
1.
Planeación
5. 2.
Retroalimentación
Control Organización
3.
4. Integración
Dirección de personal
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“Compendio de Introducción a la Administración”
I. La Función de Planeación
Al diseñar un ambiente para el desempeño eficaz de las personas que trabajan en
grupos, la tarea más importante de un administrador es asegurarse de que todos
comprendan los propósitos y objetivos del grupo y sus métodos para lograrlos. Para
que el esfuerzo de grupo sea eficaz, las personas deben saber la que se espera de
ellas. Esta es la función de la planeación. Es la más básica de todas las funciones
administrativas. La planeación incluye seleccionar misiones y objetivos y las acciones
para alcanzarlos; requiere tomar decisiones: es decir, seleccionar entre diversos
cursos de acción futuros. Así la planeación provee un enfoque racional para lograr
objetivos preseleccionados. La planeación también implica, intensamente, la
innovación administrativa.
La planeación permite salvar la brecha que nos separa del sitio adonde queremos ir.
Hace posible que ocurran cosas que de lo contrario no hubieran sucedido. Aunque
pocas veces se puede predecir el futuro con exactitud y aunque factores fuera de
nuestro control pueden interferir con los planes mejor preparados, si no se planea, se
deja que los sucesos ocurran por casualidad. La planeación es un proceso que
requiere un esfuerzo intelectual; requiere determinar conscientemente los cursos de
acción a seguir y basar las decisiones en propósitos, conocimientos y estimaciones
bien estudiados.
Definición de planeación
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Burt k. Scanlan : Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas,
planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información
para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
4) Unidad: Todas las áreas del organismo social deben subordinar sus planes a un
plan rector, a un plan general, por lo que deben ser consistentes en sus enfoques
y armónicos para que no se contrapongan unos a otros.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Establecer los objetivos o estándares que deben usarse para facilitar el control. Si
no estamos seguros de lo que tratamos de alcanzar, como podremos determinar si
lo hemos alcanzado. Sin la planeación no puede haber control.
La Organización formal
Organización informal
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“Compendio de Introducción a la Administración”
1. Es de carácter continuo y todos los cambios que sufra la empresa deberán ser
adecuados por ésta etapa.
2. Es un medio a través del cual se establece la forma idónea de lograr los
objetivos de la empresa.
3. Suministra los métodos para que se realicen las actividades eficientemente
con un mínimo de esfuerzo.
4. Evita la lentitud y la ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
5. Elimina la duplicidad de mando y funciones.
a) Dividir la carga de trabajo entera en tareas que pueden ser ejecutadas, en forma
lógica y cómoda, por personas y grupos. Esto se conoce como la División del
trabajo.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Señala que el trabajo puede ser fragmentado en las partes que lo componen. Estas
pueden asignarse a trabajadores individuales, quienes se especializan en dichas
tareas.
Las formas de división del trabajo han sido favorecidas por la mecanización y por el
advenimiento de la línea de ensamble, así como por la administración científica, la
capacitación, el estudio del trabajo, y los sistemas de reconocimiento.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
b) Departamentalización.
Los gerentes, con el objeto de seguir la pista de esta maraña de relaciones formales
de una organización, suelen preparar un organigrama que describe la forma en que
se divide el trabajo. En un organigrama los cuadros representan la agrupación lógica
de las actividades laborales que llamamos Departamentos. Por lo tanto la
departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en
cuanto a que actividades laborales, una vez que han sido divididas en tareas, se
pueden relacionar en grupos “parecidos”. Como se puede suponer, existen muchas
variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y
departamentos de una organización serán diferentes que los de otras.
c) Jerarquía.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
d) Coordinación
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Principios De Organización
Unidad de Mando.- Para cada función debe existir un solo jefe y un solo programa
de acción.
Jerarquía.- Una organización debe contar con una serie de niveles jerárquicos
desde la autoridad suprema hasta los puestos de menor importancia. Dentro de
esto, la vía jerárquica es la ruta que sigue la autoridad y la comunicación al pasar
por todos los niveles. Todos los integrantes de la organización participan en
distintos grados y modalidades.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
División de la Organización
Estos tipos de divisiones pueden ser identificables en las empresas, al igual que su
aplicación en formas mixtas en las que varias formas de división se mezclan de
acuerdo a las necesidades y peculiaridades.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
III. Integración
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“Compendio de Introducción a la Administración”
2) Selección: Escoge a los distintos candidatos que estén más aptos para cada
puesto
4) Desarrollo: Busca desenvolver las cualidades de cada persona tiene para obtener
su máxima realización posible
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“Compendio de Introducción a la Administración”
IV. Dirección
Es el planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones de la
empresa, a fin de lograr los objetivos que esta persigue y así mismo, los pueda
alcanzar.
Es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones, incluye la tarea de
fincar los objetivos, alcanzarlos, determinación de la mejor manera de llevar a cabo el
liderazgo y ocuparse de la manera de planeamiento e integración de todos los
sistemas, en un todo unificado.
El desafío de la dirección:
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Aquí se encuentra la tarea relacionada con los aspectos más concretos y detallados
de la organización, los planes de trabajo son a corto plazo, los responsables de este
nivel, se ven obligados con frecuencia a atender la producción rutinaria de todos los
días.
Según sea el tipo de organización, la dirección de operación puede comprender una
gran variedad de personal, además de los encargados de fábricas afectados a la
producción y de los jefes eventuales, hay a veces catedráticos, científicos y
administradores sindicales, que son los que ejercen el trabajo propio de las
organizaciones y la diversidad de sus cargos, ayuda también a definir la labor de la
dirección de operación.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Autoridad
1. Definición.
1. Legitimo: Es el que está derivado del puesto oficial que ocupa, por ejemplo:
Un capitán de la milicia, tiene el poder sobre los tenientes, sargentos y
soldados rasos, por el grado que ocupa.
2. Coercitivo: Derivado de la habilidad de una persona para influir temor en otro
individuo y está basado en las expectativas del subordinado, de que recibirá
un castigo por no estar de acuerdo, o por no acatar las ordenes o creencias
del superior y podrá no ser objeto de aumentos o promociones e incluso
puede ser cesado por no obedecer.
3. Recompensa: Es lo opuesto al poder coercitivo, porque se deriva de la
facultad de conceder recompensas por obedecer los deseos del superior,
como es tener un buen trato, elegir el tiempo de vacaciones, grandes
aumentos o promociones por obediencia.
4. Experto: Se deriva de la percepción o creencia del subordinado de que el
supervisor posee una habilidad o conocimientos o experiencias en ciertas
áreas. En consecuencia, el subordinado busca satisfacer los deseos e
instrucciones del superior.
5. Referencia: Se identifica el individuo con el líder, a quien se tiene una gran
estima, que es admirado y con frecuencia imitado por el subordinado, con
frecuencia el líder, es una persona de más edad y se considera prudente,
honrado y congruente.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Autoridad de línea:
Autoridad Staff
Liderazgo
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“Compendio de Introducción a la Administración”
1. Legitimo: Es el que está derivado del puesto oficial que ocupa, por ejemplo:
Un capitán de la milicia, tiene el poder sobre los tenientes, sargentos y
soldados rasos, por el grado que ocupa.
2. Coercitivo: Derivado de la habilidad de una persona para influir temor en otro
individuo y está basado en las expectativas del subordinado, de que recibirá
un castigo por no estar de acuerdo, o por no acatar las ordenes o creencias
del superior y podrá no ser objeto de aumentos o promociones e incluso
puede ser cesado por no obedecer.
3. Recompensa: Es lo opuesto al poder coercitivo, porque se deriva de la
facultad de conceder recompensas por obedecer los deseos del superior,
como es tener un buen trato, elegir el tiempo de vacaciones, grandes
aumentos o promociones por obedientes.
4. Experto: Se deriva de la percepción o creencia del subordinado de que el
supervisor posee una habilidad o conocimientos o experiencias en ciertas
áreas. En consecuencia, el subordinado busca satisfacer los deseos e
instrucciones del superior.
5. Referencia: Se identifica el individuo con el líder, a quien se tiene una gran
estima, que es admirado y con frecuencia imitado por el subordinado, con
frecuencia el líder, es una persona de más edad y se considera prudente,
honrado y congruente.
Viene de una relación compleja entre: El líder, el guiado, la organización y los valores
sociales, económicos y políticos. Por lo que todo gerente debe de lograr cierto grado
de integración de fuerzas viables y complejas, o de lo contrario, habrá un vacío en el
liderazgo del gerente, necesario para desempeñar con efectividad su puesto
administrativo. Ser líder, incluye cosas tales como valores que tiene esa persona, sus
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Motivación
Cuando los empleados disfrutan en sus trabajos, encuentran el trabajo retador y les
agrada el entorno de trabajo, por lo común ponen el mayor empeño en sus tareas y
las ejecutan con entusiasmo, en otras palabras, están motivados para rendir una
producción óptima, por otra parte si los empleados no pueden esperar el final de la
jornada de trabajo, están alejados del resultados de sus esfuerzos y consideran que
su trabajo es terriblemente aburrido, no rendirán su mejor esfuerzo.
Para crear un entorno motivacional, todo lo que se puede hacer; es crear un entorno
en el cual cualquier motivación innata que exista en el individuo pueda expresarse en
la forma de trabajo efectivo. Por lo que el gerente va a hacer un creador de entorno,
por medio de los siguientes diez conceptos que los debe de considerar:
Comunicación
El gerente astuto, sabe que la gente está influenciada por muchos factores y los
toma en cuanta al interactuar con ella. La comunicación es necesaria en todas las
relaciones humanas y esto conlleva a enfrentarse con la influencia e importancia del
comportamiento humano. Y puede llegarse el caso de que la comunicación es difícil
entre dos personas que no se respetan o agradan una a la otra.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
eficazmente y sea seguida con diligencia, y que el control administrativo sea aplicado
con efectividad.
Propósitos de la comunicación:
Proceso de comunicación:
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“Compendio de Introducción a la Administración”
V. El Control
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten en los
diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa evaluar las ejecuciones
tanto a nivel genérico como específico a fin de determinar la acción correctiva
necesaria. El control se aplica a las áreas básicas de la empresa y a cada una de
sus subfunciones.
CONTROL
CONCEPTOS BÁSICOS:
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“Compendio de Introducción a la Administración”
- Asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa con los planes diseñados
para alcanzarlos.
DEFINICIÓN DE CONTROL:
PROCESO DE CONTROL
De contar con medidas apropiadas para determinar estándares exactos sobre que se
hace. La evaluación del desempeño real o esperado es sencilla mas no en todas las
actividades resulta fácil establecer estándares exactos.
Los trabajos menos técnicos pueden ser difíciles de evaluar así como la complicación
para elaborar estándares para estas tareas, ocasionando un control más complejo;
pero con mayor frecuencia puede ser incluso de más importancia.
Estándares.- Los estándares son criterios con los que se mide el desempeño real o
esperado, con ella es más fácil corregir las desviaciones. Los administradores saben
exactamente donde se tiene que aplicar las medidas correctivas en la asignación de
tareas individuales o de grupos. Las correcciones de estas desviaciones es el punto
en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de
administración. Las modificaciones podrán hacerse corrigiendo los planes o metas
sin olvidar el objetivo primordial.
¿Cómo?
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“Compendio de Introducción a la Administración”
PROCESO DE CONTROL
Por otra parte se encuentran las mediciones intangibles, los cuales son difíciles de
reunir datos sobre ellos; por tanto se debe de depender de medios tales como el
criterio y pistas indirectas. Algunos de los intangibles son: El desarrollo de ejecutivos,
la buena moral de los empleados, comunicación efectiva y compras eficientes.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Las correcciones son aplicadas por quienes tienen la autoridad sobre el desempeño
real, esto puede implicar la modificación del plan, una modificación organizacional, o
simplemente un cambio en la motivación. La reimplantación del objetivo en la mente
de los empleados o la revisión de una política y su aplicación puede ser todo lo que
se necesite.
La corrección de la desviación debe de ir acompañada por una responsabilidad fija e
individual. La acción remediadora es preferible a la acción correctiva; este último
paso en el proceso de control implica más que buscar dificultades y corregirlas,
busca la verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de
la discrepancia. En esta forma se obtiene una genuina ayuda y cooperación y
además de una actitud favorable hacia el control; y esto es de especial importancia.
Introducción
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“Compendio de Introducción a la Administración”
dictan los hechos, con lo cual se pueden evitar los posibles obstáculos y, en caso de
no poderse evitar, se reconocen como existentes y se incluyen dentro de los planes,
junto con las previsiones respectivas para enfrentarse a ellos.
Uno de los elementos mas importantes dentro de una organización es el control y
para recurrir a la elaboración de cualquier plan, este elemento también se torna de
suma importancia. El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una
perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el
control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en
el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el
proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos
cuantitativos, forma parte central de la acción de control.
Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un
contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el
éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente
técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan
factores culturales, organizativos, humanos y grupales.
PLANEACION
Según el diccionario de la lengua española plan es: Proyecto, programa de las cosas
que se van a hacer y de cómo hacerlas.
Por lo que bien podríamos decir que los planes que se realizan en la empresas se
refieren a la forma en que las cosas se van a hacer dentro de la empresa por
determinado período de tiempo.
El Proceso de Planeación
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Características:
Cómo ejemplo se puede citar que el propósito de una empresa puede ser:
“Incrementar las utilidades sobre la inversión de los accionistas “. Aquí, no se
cuantifican las utilidades, y cuando se elabore un plan, deben de considerar los
propósitos como guía que subordina las acciones futuras de la planeación.
Así, el Incremento de las Utilidades se fija para satisfacer a los accionistas que
invierten en la empresa y por último si cambiara la estructura social repercutiría en lo
económico y el propósito inicial no tendría validez y serviría para un solo período. Su
importancia radica en que sirven de cimiento a los demás elementos de la
planeación, orientan a los responsables de la planeación sobre el curso de acción,
además de identificar a la empresa y la sociedad con una imagen de responsabilidad
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Características:
Ejemplo: “Lograr una utilidad neta de quince millones de pesos durante los dos
primeros años”.
Clasificación:
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“Compendio de Introducción a la Administración”
3- Determinación de premisas.
Este paso requiere explicitar las premisas, suposiciones consistentes, para realizar
los pronósticos del futuro, fijar las políticas clave y desarrollar los planes de la
empresa. En relación a los pronósticos, la aproximación y determinación a los futuros
escenarios en los que se prevea va a estar situada la empresa no debe significar un
análisis exhaustivo, sino de aquellas variables más significativas para el problema
abordado. Respecto de las políticas y planes, habrá que identificar parámetros y
condiciones límite o las restricciones determinantes de las posibles soluciones de los
problemas (aspectos importantes: volumen de ventas, tamaño del mercado, cambios
en las regulaciones comerciales, los gustos futuros de los clientes y consumidores o
las evoluciones tecnológicas).
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Clasificación:
Tácticas o Departamentales. Son lineamientos específicos que refieren a cada
departamento.
Operativas o Específicas. Se asignan a los niveles inferiores quienes las
aplican en sus decisiones.
Políticas. La palabra política proviene del Griego “Politike”, que significa “Arte de
Gobernar una Nación”, el diccionario la define como: “Arte o traza conque se maneja
un asunto” y traza significa “Plan para realizar un fin”, este vocablo tiene dos
acepciones; una que significa la adquisición y ejercicio del poder y la otra la que
identificamos como la Etapa de la Planeación. Las políticas son guías para orientar la
acción, son criterios, lineamientos en los generales a observar en la toma de
decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una
organización. Son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de objetivos y
facilitan la implementación de las estrategias.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Clasificación
En base al nivel jerárquico en que se formulen y con las áreas que abarquen pueden
ser:
Estratégicas o generales. Se formulan en el nivel de toma de decisiones y
establecen lineamientos que guían a la empresa.
Implícitas. Cuando no existe una política, origina ciertos lineamientos que se
aceptan por ser lógicos y hacen costumbre en la organización. Se recomienda
que se legitime esta política y se fije cumpliendo las normas y se conviertan en
formalizadas.
Importancia.
Su importancia es imprescindible porque:
* Facilitan la delegación de autoridad.
* Motivan y estimulan al personal al dejar que tomen ciertas decisiones
* Evitar perdidas de tiempo a las autoridades superiores.
* Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
* Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
* Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
* Indican al personal, como deben actuar en sus funciones.
* Facilitan la inducción del personal.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Clasificación:
Lo programas son tácticos y operativos:
Los Tácticos, se establecen para una área o actividad; ejemplo, un programa
de producción.
Los Operativos, se establecen en las unidades o secciones de las que consta
una actividad; ejemplo, programa de fabricación de motores. Los programas
operativos son más específicos que los tácticos, y ambos son parte de una
estructura compleja, por lo que, deben darse a conocer ya que unos se
subordinan y afectan a otros.
Importancia.
Los programas son necesarios porque suministran información, sirven como
herramienta de control, identifican a los responsables de realizarlos, disminuyen
costos, orientan sobre las actividades que deben realizarse, determinando el tiempo
por lo que evitan la duplicidad de esfuerzos.
Importancia.
* Determinan el orden lógico de las actividades.
* Promuevan eficiencia y especialización.
* Delimitan responsabilidad, eliminando duplicidades.
* Determinan como hacerse, cuando hacerse y quién lo hace.
* Son aplicables en funciones repetitivas.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
8.- Presupuestación.
Constituye la fase final, convirtiéndose todos los planes en números. Serán la
expresión numérica de los resultados esperados. El presupuesto es un plan de todas
o algunas de las fases de actividad de la empresa expresada en términos
económicos (monetarios) junto con la comprobación subsecuente de las
realizaciones de dicho plan. Los presupuestos son indispensables al planear ya que
a través de ellos, se proyecta en forma cuantificada los elementos que necesita la
empresa para lograr sus objetivos. Consisten en determinar la mejor forma de
utilización y adecuación de recursos, además de controlar las actividades de la
organización en términos financieros. Un presupuesto es un esquema escrito de tipo
general y/o específico que determina por anticipado en términos cuantitativos, el
origen o asignación de recursos de la empresa para una período específico.
Tipología de planeación
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“Compendio de Introducción a la Administración”
1. Por su duración:
Planes a corto y largo plazo. Una regla práctica es que los planes a corto plazo
cubran 1 año o menos, los planes a mediano plazo cubran de 1 a 2 años, y los
planes a largo plazo cubran 3 años o más hacia el futuro. Es muy probable que la
alta gerencia deba establecer los planes y el rumbo a largo plazo para la
organización en su conjunto, mientras que los niveles inferiores de la administración
se concentran más en actividades a corto plazo que sirven para alcanzar los
objetivos generales a largo plazo. Sin embargo en todos los niveles deberán conocer
éstos últimos y tratar de trabajar en beneficio de los mismos.
En ausencia de una jerarquía integrada de objetivos y un plan a largo plazo, hay un
gran riesgo de que las presiones de los eventos diarios puedan crear confusión y
distraer la atención de las tareas importantes. En otras palabras, podemos estar
trabajando arduamente pero sin resultados sustentables y claros a largo plazo.
2. Por su utilización:
Una Política, es un plan permanente que comunica lineamientos flexibles para tomar
decisiones y emprender acciones de los empleados en circunstancias específicas.
Por ejemplo, en relación a con la fuerza laboral, las políticas típicas de recursos
humanos, abordan temas tales como la contratación, despido, evaluación del
desempeño, aumentos salariales y disciplina del empleado.
Los procedimientos o reglas son planes permanentes que describen con exactitud
qué acciones han de tomarse en situaciones específicas. A menudo se encuentran
estipuladas en los manuales del empleado como procedimientos de operación
estándar.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Modalidades de planeación
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“Compendio de Introducción a la Administración”
1) El horizonte del tiempo: Los planes estratégicos suelen contemplar varios años
o incluso decenios a futuro. En el caso de los planes operativos, el plazo
considerado suele de ser un año.
Enfoques de planeación
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“Compendio de Introducción a la Administración”
d) Planeación de abajo hacia arriba, inicia con las ideas desarrolladas en los
niveles administrativos inferiores. Conforme los planes avanzan hacia arriba en la
jerarquía de un nivel al siguiente expresan necesidades y caminos congruentes
con la perspectiva del nivel de operaciones.
Técnicas de Planeación
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Toma de decisiones
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Definir objetivos
Búsqueda de alternativas más adecuadas para el alcance de los objetivos.
Evaluación y comparación de esas alternativas.
Implementación de esas alternativas.
Tipos de decisiones:
Control
Como decíamos anteriormente en la tercera unidad donde nos referíamos al control
como parte del proceso administrativo, El control es una etapa primordial en la
administración, pues nos permite verificar cuál es la situación real de la organización;
si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos, no podríamos obtener información veraz, respecto de cada uno de
los procesos en cada área de nuestra empresa
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el
mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige
para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen
materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos
gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a
las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar
los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.
Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra
muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de
esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad
no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener
ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración
japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los
movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de
una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal
manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del
consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una
calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea
hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar
autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no
disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la
índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el
gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participación en el trabajo.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del
proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los
dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos
con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados
corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo
control"
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“Compendio de Introducción a la Administración”
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“Compendio de Introducción a la Administración”
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“Compendio de Introducción a la Administración”
DEFINICIÓN DE EMPRESA
Grupo social en el que a través de la administración de sus recursos, del capital y del
trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las
necesidades de una comunidad. Conjunto de actividades humanas organizadas con
el fin de producir bienes o servicios.
PALABRAS CLAVE:
Concepto de Empresa
La teoría clásica nos ofrece un concepto de empresa meramente económico, que si
bien es cierto la empresa es producto de esa combinación y coordinación de factores
de producción, no es suficiente para entender la relación entre la empresa y el
entorno. Hoy en día se habla que la empresa no es simplemente la coordinación de
factores, sino, que es una unidad productiva, una unidad de dirección,
Financiera, una organización y un sistema, los que enriquecen el concepto de
empresa.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Ejemplifico un servicio.
La Universidad Centroamericana para ofrecer sus diversas carreras, realiza una
combinación de recursos humanos, dinero e infraestructura para ofertar el servicio de
formación de profesionales.
Ejemplifico un Producto
La Unión de Cooperativas la Chontal para producir hortalizas. Combina el recurso
tierra, materias primas e insumos, recursos humanos, equipos, instrumentos de
trabajo, dinero y se organiza en función de la producción de tomates, chiltoma,
zanahoria y lechuga.
Ejemplo:
La decisión sobre precios de los productos, sobre la venta a uno de nuestros
clientes, la modificación del diseño del producto principal de la empresa, las compras
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Ejemplo
Los bancos que captan dinero del público, para luego ubicarlos en empresas que le
generan un interés. Así también las empresas que invierten en ampliaciones, bien
sea de infraestructura o tecnología, considerándolas de esa forma proyectos.
Ejemplo:
Toda empresa tiene un director a su desarrolla su span de control y niveles
jerárquicos (autoridad), asigna tareas y responsabilidades, agrupa al personal por:
departamento, división, secciones, supervisa y otorga premios o castigos, son quizás
lo elementos comunes en una estructura organizacional.
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“Compendio de Introducción a la Administración”
Ejemplo:
Existen empresas que disponen de una dirección financiera, dirección
administrativas, dirección de operaciones, dirección de mercado y dirección de
personal, cada uno de estos subsistemas cumplen funciones específicas pero de
acuerdo a un solo objetivo y misión de la empresa.
Sobre la base de los conceptos anteriores, podemos ahora desarrollar un concepto
más integral de empresa.
Concluyamos:
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“Compendio de Introducción a la Administración”
en, es decir, como la toma de decisiones de una empresa puede ser modificada por
el comportamiento de variables exógenas.
Para el diario actuar, las empresas cuentan con recursos para poder brindar en
tiempo y forma los bienes o servicios que le demanda el mercado, a continuación
veremos algunas generalidades de estos.
RECURSOS
Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una
serie de elementos, recursos o insumos que conjugados armónicamente contribuyen
a su funcionamiento adecuado, dichos recursos son:
1. Recursos Materiales:
Son los bienes tangibles con que cuenta la empresa para poder ofrecer sus servicios,
tales como:
2. Recursos Técnicos:
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“Compendio de Introducción a la Administración”
3. Recursos Humanos:
Estos recursos son indispensables para cualquier grupo social; ya que de ellos
depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos. Los Recursos Humanos
poseen las siguientes características:
a. Posibilidad de desarrollo.
b. Ideas, imaginación, creatividad, habilidades.
c. Sentimientos
d. Experiencias, conocimientos, etc.
Estas características los diferencian de los demás recursos, según la función que
desempeñan y el nivel jerárquico en que se encuentren pueden ser: obreros,
oficinistas, supervisores, técnicos, ejecutivos, directores, etc.
4. Recursos Financieros:
Son los recursos monetarios propios y ajenos con los que cuenta la empresa,
indispensables para su buen funcionamiento y desarrollo, pueden ser:
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
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4. OTROS CRITERIOS
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