Gestión de

aprovisionamiento
JU A N A R I E L # 1 9

Z A I R # 3 1
Gestión de proveedores y sus riesgos
¿Qué es la Gestión de proveedores?
En el ámbito del Procurement, la gestión de proveedores es un meticuloso proceso de gestión y mejora
de las interacciones con los proveedores externos que suministran bienes o servicios.

Es el acto de encontrar, obtener y gestionar recursos que son vitales para las operaciones de una
organización. Esto incluye la evaluación de los puntos fuertes y las capacidades de los proveedores
en todo su ciclo de vida con una organización en relación con la estrategia empresarial global.

Es decir, la gestión de proveedores establece la relación entre un comprador y un proveedor, sujeta

a la obtención de bienes o servicios y su suministro a su organización, que a su vez define el tipo
de relación de trabajo que debe buscar desarrollar con sus proveedores.

Esta gestión es una habilidad blanda fundamental para todos los gerentes e involucrados en el
ciclo de compras y en la cadena de suministro.
Fases de la gestión de proveedores
Las fases o el flujo de procesos de la gestión de proveedores,
son los pasos que intervienen en una relación eficaz entre el
comprador y el proveedor.
Calificación

La calificación del proveedor es el primer paso del proceso de gestión de proveedores. Se utiliza
para evaluar a los candidatos y determinar si son lo suficientemente capaces de proporcionar los
bienes o servicios necesarios según los estándares establecidos por el comprador.
Clasificación

La clasificación de los proveedores es una parte importante del proceso de gestión de su ciclo de
vida. Es la etapa de segmentarlos en cuadrantes especificos en función de un conjunto
predefinido de parámetros como el riesgo de suministro, el gasto total, el costo total de la
propiedad, la calidad, la rentabilidad y el rendimiento, entre otros.
Colaboración
La colaboración con los proveedores es el proceso que allana
el camino para el desarrollo mutuo de proveedores y
compradores mediante la mejora de los procesos y la
innovación de los productos y servicios. Según una reciente
encuesta de McKinsey, las empresas que colaboran
profundamente con los proveedores, crecen dos veces más
rápido que sus pares que ignoran la colaboración con los
mismos.
Evaluación

La evaluación del proveedor es la última etapa del flujo del proceso de gestión de proveedores.
Esta etapa se utiliza para medir el rendimiento de un proveedor y asegurarse de que cumple las
condiciones contractuales preestablecidas. La evaluación se realiza en función de una serie de
parámetros como el plazo de entrega, el precio, la producción, la calidad, la técnica y los servicios.
Gestión de riesgo con proveedores:
Principales problemas

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La gestión de riesgo de Un 87% de los Solo el 44% de los El 28% de quienes Un 11% de quienes
proveedores es una encuestados ha tenido encuestados establece sufrieron incidentes ha tuvieron incidentes vio
situación latente para algún incidente por que son muy efectivos debido enfrentar sus actividades
cualquier industria que parte de un proveedor en administrar el riesgo grandes interrupciones completamente
dependa de manera que ha afectado sus de terceras partes. en el servicio. interrumpidas.
intensiva en el operaciones.
cumplimiento de
contratos por parte de la
cadena de suministro.
De acuerdo con un
reporte de Deloitte:
Sin embargo, hay riesgos que pueden ser más críticos para la
empresa, dependiendo de cómo impacte sus actividades el
incidente con el proveedor de servicios, como:
1- Interrupción del servicio al cliente

El proveedor se transforma
Estos riesgos en servicio al
en la cara de la empresa, por
cliente son especialmente
lo que el cliente asumirá que
críticos en empresas de
cualquier problema que
servicios financieros, la
presente el servicio es
industria energética y el
responsabilidad directa de
sector público.
ella.
2- Vibraciones a la ley y normativa vigentes
En este caso, tanto el proveedor como la empresa contratante
pueden asumir costos como multas. Deloitte estima que, en el
caso de empresas multinacionales, las faltas de terceros
pueden llevar a multas, compensaciones y pérdidas de
ingresos que varían entre los 2 y 50 millones de dólares.
3- Daño a la reputación de la empresa
contratante

A diferencia de otros riesgos de proveedores, la baja en la reputación y en la imagen tienden a ser

daños intangibles para la empresa. Sin embargo, puede desencadenar una cadena de
consecuencias, como la fuga de clientes y la caída del valor en la bolsa en empresas con
presencia bursátil.
4- Quiebre de la cadena de suministro

Si la logística se rompe, desencadena una serie de problemas que pueden afectar a otros
proveedores o arriesgar la pérdida del producto. Este riesgo preocupa principalmente a empresas
de servicios profesionales, infraestructura y la industria de la salud.
5- Riesgo de fraude

Los riesgos de este tipo son especialmente críticos para industrias como los servicios al
consumidor, telecomunicaciones, tecnología y manufactura.
6- Factibilidad económica del proveedor

Si una empresa tercerizada carece de liquidez para cumplir con sus obligaciones, se arriesga la
disrupción del servicio. Esto es de vital importancia, sin importar si hablamos del sector público o
privado.
Ventajas o beneficios de la gestión de
proveedores
Ahora que entendemos por qué es necesaria la gestión de
proveedores, veamos cómo puede beneficiar a las
organizaciones:
Gestionar eficazmente una base de
proveedores cada vez mayor
La base de proveedores de las organizaciones está
aumentando, lo que es consecuencia de un sinfín de factores,
como los procesos empresariales cada vez más globalizados
que dan acceso a proveedores globales, el aumento de la
complejidad de las cadenas de suministro, el aumento de la
escala de las operaciones de las organizaciones, etc.
Conseguir un ahorro de costos y un control
de calidad
Contar con prácticas sólidas de gestión de proveedores
permitirá a las organizaciones identificar oportunidades de
ahorro de costos en la cadena de suministro y examinar la
calidad de la producción de los proveedores. Esto repercute
directamente y contribuye a los resultados de la empresa.
Mejorar la transparencia del suministro de la
organización

Cuando se dispone de un sistema de gestión de proveedores, éste permite racionalizar

información y datos valiosos sobre el ciclo de vida de los proveedores. Permite a las
organizaciones tener una mayor transparencia sobre el número y el tipo de proveedores
contratados y su rendimiento, y ayuda a identificar áreas de mejora y a diseñar estrategias para
mejorar aún más su rendimiento.
Seguimiento del cumplimiento de los
parámetros pertinentes

Cada proveedor tiene que cumplir unos parámetros específicos establecidos para asegurarse de
que está cumpliendo los requisitos de la organización. Utilizando un sistema de gestión de
proveedores, puede evaluar el cumplimiento de los parámetros establecidos e identificar el ámbito
de mejora para obtener el máximo valor.
Evaluar y mitigar el riesgo de los
proveedores
Identificar y mitigar el riesgo de los proveedores es otro
beneficio inequívocamente crítico de tener una gestión
eficiente para la organización. A medida que las cadenas de
suministro y las relaciones con los proveedores resultantes se
vuelven complejas, también aumenta la probabilidad de que
se produzcan riesgos perjudiciales para los proveedores. La
gestión de proveedores ayuda a identificar y evaluar el
impacto de los riesgos de los proveedores y a idear medidas
adecuadas para mitigarlos.
Creación de un proceso de gestión de
proveedores
Ahora que hemos identificado la necesidad y los beneficios
de la gestión de proveedores, es necesario establecer el
proceso de gestión. Este guiará a una organización sobre las
estrategias que tiene que emplear para gestionar todo el ciclo
de vida de los proveedores contratados de forma exitosa.
¿Cómo un sistema de gestión de riesgo de
contratos permite mitigar riesgos?

La realidad, es que aunque las

Sin embargo, ese riesgo se
empresas estén alineadas y
reduce de manera significativa si
cuenten con un compromiso de
la empresa cuenta con más
la alta gerencia, carecen
herramientas para monitorear y
normalmente de las herramientas
hacer un seguimiento, pero no
y tecnologías de apoyo para
siempre se encuentra la
administrar los riesgos de sus
tecnología adecuada.
proveedores.
1- Tomar resguardos para gestionar
alternativas de manera rápida:
Un sistema de gestión de contratos facilita tanto el
seguimiento de los mismos como la mejora continua. Un
sistema de apoyo permite que el administrador tome nota de
eventuales vacíos en la contratación de proveedores y evite
cometer el mismo error dos veces. Con ello, se puede
perfeccionar la elaboración de contratos tomando en cuenta
la experiencia con proveedores anteriores.
2- Estandarizar la gestión de contratos
asegurando parámetros:

Un sistema de gestión de
las empresas están buscando
contratos acompaña a la
la consistencia en los
empresa en la preparación de
estándares de servicio que
bases de licitación o contratos
exigen a los proveedores,
y la estandarización de sus
independiente del área de la
requerimientos y procesos de
empresa que lo exija.
validación.
3- Monitorear de manera oportuna el
cumplimiento de fechas e hitos:

La gestión oportuna de Una administración digital de

compensaciones o costos contratos y documentos
que deba asumir el legales permite establecer
proveedor depende de hitos de utilización, y
manera integral de cómo se automatizar alertas de
exija el cumplimiento del vencimientos de fechas
contrato. clave.
4- Reportar incidentes de manera oportuna:

Ante la eventualidad de una

emergencia en la cadena de
suministro, cualquier
incumplimiento de contrato debe
ser reportado de manera oportuna,
para asignar responsabilidades y
multas tanto con la empresa
contratante como con sus clientes.
Para ello, un proceso automatizado
facilita la recopilación de
antecedentes de una gestión
administrativa o legal con el
proveedor, en base a información
precisa y fidedigna.
5- Facilitar la búsqueda de información:
Un sistema de gestión documental permite ahorrar tiempo
considerable en digitalizar, clasificar y ubicar documentos.
Asimismo, facilita la posterior trazabilidad de la información.