Mis Puntos Lunaa

Regional Distrito Capital Fecha:
Centro de Gestión Administrativa Noviembre

PROGRAMA DE FORMACION 2014
Tecnólogo en Gestión Administrativa
Con el propósito de dar continuidad al proceso de formación y recopilar información para el entregable final
y así dar avances en la aprobación del resultado de aprendizaje DESPACHAR LOS DOCUMENTOS, de la
competencia ORGANIZAR DOCUMENTOS, asociado al proyecto de formación FORTALECIMIENTO A LAS
MICROEMPRESAS DE BOGOTÁ; se da inicio al desarrollo del presente taller.
INSTRUCCIONES:
● Tenga en cuenta, que, para desarrollar los puntos, debe utilizar el organigrama proyectado de la
microempresa.
● En el diagrama se debe visualizar el proceso, procedimiento y responsables, según el organigrama
de la microempresa.
● Diseñar planillas donde se solicite.
● El día de entrega es: 16 de Agosto del 2023, por plataforma Territorium a las 23:00pm.
● Dudas e inquietudes por medio del correo electrónico yeca1212@misena.edu.co .
TALLER
1. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS (definición)
1. Diagrama de flujo y procedimientos, con responsables para distribución de documentos
internos y externos.
2. Diagrama de flujo y procedimientos, con responsables para distribución de documentos
enviados (interno – externo) 2.
3. Planilla de Distribución de documentos internos y externos. Explique el diligenciamiento.
4. Planilla de Distribución de documentos enviados externos. Explique diligenciamiento.
2. PROCESOS DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL (definición)

i. Tamaño de papel. Carta u oficio
ii. Gramaje del papel. 70 90
iii. Tipos de tintas. 060 2001
iv. Número de copias y originales a manejar. 1 origi 1 copi
v. Tipo de letra y fuente. Arial 10 y 12
vi. Márgenes y Zonas del documento(personalizado). Superio 43 inferio 32 arriba 43
derecha 32. Zona
vii. Estilos de presentación (personalizados). Norma GTC BLOQUE, SEMIBLOQUE,
BLOQUE EXTREMO imagen de plantilla
viii. Definición de carta, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y ejemplo de la
Microempresa. Clases: organizacionales, oficiales(entidades privadas), personales
(entre personas) esquema de la norma y ejemplo de la empresa
CARTA: Es un comunicado escrita para las relaciones entre

entidades y personas naturales y también con sus empleados.
También se le puede llamar a esta definición oficio.
Clases: Según su estilo y su contenido, existen varias clases las cuales
son:
-Organizacionales: se hacen mediante el desarrollo de las actividades de la
organización.
-Oficiales: se hacen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado.
-Personales: se hacen entre personas que se conocen y permiten utilizar
un lenguaje informal.
Ejemplo de carta de distribución estilo bloque

Ejemplo de carta personal de la microempresa

ix. Definición de circular, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y ejemplo de la

Microempresa. Clasificación: carta circular (grupo de interés especifico) y circular
generalizada (términos generales)
CIRCULAR: Son comunicaciones escritas emitidas por una autoridad
superior a una inferior tanto interna como externamente y con el
mismo contenido y texto.
Clases: La circular general se enfoca en un grupo específico de
personas.
La carta circular está enfocada en forma personalizada y solo son
emitidas por los Consejos, la Rectoría, las Vicerrectorías, Secretaría
General, Decanaturas y Direcciones.
Ejemplo de circular estilo bloque

Ejemplo carta circular de la microempresa

x. Definición de Memorando, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y ejemplo de la

Microempresa. Cuales memorandos van a recomendar a la microempresa 2 tipos:
llamado de atención y felicitaciones
MEMORANDO: Son comunicaciones escritas que se utilizan para
difundir información, guías y procedimientos entre la empresa y sus
dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales.
CLASES: Mediante el llamado de atención se informa al empleado
del comportamiento que debe corregirse ya sea que está prohibido
o cuando no cumple adecuadamente sus funciones
Las felicitaciones se tratan de una estrategia utilizada para felicitar
al que haya echo una actividad satisfactoria y así motivar a los
empleados y reforzar el comportamiento deseado dentro de una
empresa
Ejemplo de distribución de memorando estilo bloque
Ejemplo de Memorando
llamado de atención de la
microempresa
xi. Definición de constancias, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y ejemplo de la

Microempresa. Clases: laboral (lo que hace la empresa)
CONSTANCIAS: Una constancia es un documento auténtico que
no necesita ser de solemnidad, puede ser personal
CLASES: Una constancia Laboral son documentos que confirma
que la persona ha prestado servicios en el mercado laboral durante
un cierto período de tiempo en sus instalaciones emitido por la
empresa
Ejemplo de constancia de Distribución en estilo bloque extremo
Ejemplo de constancia de trabajo de la microempresa

xii. Definición de certificado, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y ejemplo de

la Microempresa. Clases: laboral
CERTIFICADO: Un certificado es un documento de carácter probatorio,
público o privado que aprueba la autenticidad y la legalidad de un
hecho o acto solemne.
CLASES: Un certificado laboral es una carta de constancia de
trabajo
Ejemplo de Distribución de certificado en estilo bloque
Ejemplo de certificado laboral de la microempresa

xiii. Definición de Actas, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y ejemplo de la

Microempresa. Clase: comité, comité paritario. Recomendadas
ACTAS: Las actas muestran lo que se discutió en una reunión o
situación en particular, estos documentos que tienen valor
administrativo, legal, judicial e histórico.
CLASES: Las actas de comité es donde quedarán recogidos todos los
acuerdos que han sido hablados y adoptados en una reunión, para
así poder conseguir certificación de lo que ha ocurrido y darle
validez legal.
acor Las actas de comité paritario de
dad Salud y Seguridad en el trabajo es
os un documento en el que se
por relacionan los temas tratados y
este
mis
mo
Ejemplo de acta administrativa

Ejemplo de acta de Flor de Loto
xiv. Definición de Informes,

clases, ejemplo de la
Norma GTC 185 y ejemplo
de la Microempresa.
Clases: resumen ejecutivo,
corto, extenso. Esquema
resumen ejecutivo
INFORMES: Es un
documento que
consiste en
información obtenida
de una actividad
empresarial o laboral
Transcriptor: Luna Enciso
CLASES: -Resumen
ejecutivo, que tiene de una a tres páginas
-Informe corto, que consta de una a 10 páginas
-Informe extenso, de 11 páginas en adelante.
Esquema (páginas 1 y 3) de resumen ejecutivo Página final

Ejemplo
xv. Definición de tarjetas protocolarias, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y

ejemplo de la Microempresa. De cada una de las clases. Clases: tarjeta
presentación, invitación, agradecimiento
xvi. Definición de sobres, ejemplo de la Norma GTC 185 de la Microempresa. sobre los
modelos y tipos de distribución. Clases: norma gtc Modelos: 1y2, distribucion 3
tercios.
xvii. Definición de correo electrónico. Norma gtc. Netiqueta
El correo electrónico según la norma GTC 185, el correo electrónico es un sistema
que permite la comunicación con uno o más usuarios a través de Internet desde
cualquier parte del mundo. Este medio también se puede utilizar para enviar
archivos adjuntos, incluidas cartas, memorandos, circulares y otros documentos.
xviii. 10 Tips para tener en cuenta al momento de redactar un correo electrónico.
- No utilizar el correo electrónico para la resolución de temas complicados
- No contribuir en mensajes de cadena
- Utilizar las letras mayúsculas en los casos especificados en el libro ortografía
de la Real Academia Española
- Analizar lo que se va a contestar y entender el contexto del mensaje antes de
contestar un mensaje individual
- Antes de enviar el correo identificar bien a la persona que se le enviará, ya
que existen nombres parecidos.
- Al momento de enviar un correo o mensaje donde se incluya muchas
personas o grupos corporativos, se recomienda utilizar con copia oculta, para
evitar que entre ellos se envíen archivos basura.
- No enviar copias de correo electrónico a personas que no necesitan un
mensaje determinado
- Ser breve y conciso al momento de enviar un mensaje
- Subir archivos sin virus y que no sean tan pesados
- No utilizar formatos o codificaciones propios de los mensajes, sino los
compatibles con la internet
xix. Establecer los parámetros de la configuración de la firma, en el correo de la

empresa. Logo, nombre nuestro, cargo, datos de la empresa.
3. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS (defina)

1. Diagrama de flujo y procedimientos, con responsables. Según la norma gtc muere en
distribución
2. Planilla de trámite o enrutamiento de documentos. explique el diligenciamiento. Fecha
numero radicado, firma, fecha de entrega

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2. PROCESOS DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL (definición)

CARTA: Es un comunicado escrita para las relaciones entre

Ejemplo de carta de distribución estilo bloque

Ejemplo de carta personal de la microempresa

ix. Definición de circular, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y ejemplo de la

Ejemplo de circular estilo bloque

Ejemplo carta circular de la microempresa

x. Definición de Memorando, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y ejemplo de la

xi. Definición de constancias, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y ejemplo de la

Ejemplo de constancia de trabajo de la microempresa

xii. Definición de certificado, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y ejemplo de

Ejemplo de certificado laboral de la microempresa

xiii. Definición de Actas, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y ejemplo de la

Ejemplo de acta administrativa

Ejemplo de acta de Flor de Loto

xiv. Definición de Informes,

Esquema (páginas 1 y 3) de resumen ejecutivo Página final

xv. Definición de tarjetas protocolarias, clases, ejemplo de la Norma GTC 185 y

xix. Establecer los parámetros de la configuración de la firma, en el correo de la

3. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS (defina)

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