Instrucciones para la contabilidad

de la congregación
(Siga estas instrucciones si la congregación usa una cuenta con un banco o una entidad
similar como medio principal para gestionar sus fondos. Si la congregación utiliza una caja
de dinero en efectivo como medio principal para gestionar sus fondos, utilice la versión para
efectivo del formulario Instrucciones para la contabilidad de la congregación [S-27c]).

Índice

Introducción 1, 2
Fondos de la congregación 3-10
Cuenta principal 3-6
Cuenta secundaria 7
Saldo máximo 8-10
Donaciones 11-16
Cajas de contribuciones 11
Recogida de contribuciones 12, 13
Depósitos en la cuenta principal 14
Transferencias electrónicas de donaciones 15
Acuses de recibo de donaciones 16
Aprobación de gastos 17-22
Coordinador del cuerpo de ancianos 17
Resoluciones de la congregación 18
Donaciones aprobadas por resolución 19-21
Procedimiento para presentar resoluciones 22
Traspaso de fondos con la sucursal 23-25
Pagos 26-28
Fondos insuficientes 28
Cómo registrar transacciones y preparar informes 29-46
Hoja de cuentas (S-26) 29-34
Conciliaciones 35, 36
Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30) 37-42
Verificación de la correspondencia de la sucursal 43-45
Cómo solucionar las discrepancias 46
Archivos 47-49
Archivo actual 47
Archivo de aprobaciones vigentes 48
Archivo histórico 49
Auditorías 50-52
Apéndices
A Cómo establecer la cuenta principal
B Uso de una cuenta secundaria
C Donaciones
D Traspaso de fondos con la sucursal
E Formas de pago
F Aspectos normativos y jurídicos

INTRODUCCIÓN
1. El cuerpo de ancianos debe asignar como siervo de cuentas a un hermano capacitado,
preferiblemente un siervo ministerial. El siervo de cuentas, bajo la supervisión del secretario,
es el responsable de llevar registros exactos de las cuentas de la congregación y
mantenerlos al día. Puesto que los fondos de la congregación se han donado
voluntariamente e implican un sacrificio personal deben usarse con cuidado y
apropiadamente (1 Cor. 4:2).

2. Utilice los formularios que la sucursal provee para llevar los registros de la contabilidad
de la congregación y siga las instrucciones que se dan en este documento y en los
formularios que se suministran como modelo. En los apéndices encontrará instrucciones
adicionales que conciernen específicamente al territorio de la sucursal. Cuando dos o más
congregaciones compartan un Salón del Reino, se debe mantener aparte un conjunto de
registros para los gastos gestionados por el Comité de Mantenimiento del Salón del Reino
(vea la versión para entidades bancarias de Instrucciones para la contabilidad del Comité
de Mantenimiento del Salón del Reino [S-42b]).

FONDOS DE LA CONGREGACIÓN
3. Cuenta principal. La congregación debe tener una única forma principal de gestionar
sus fondos, que en estas instrucciones y los formularios relacionados llamaremos cuenta
principal. En este documento se explica cómo usar una cuenta bancaria (o en una entidad
similar) como cuenta principal (vea el Apéndice A con respecto a cómo crear la cuenta
principal). En el archivo histórico se guardará una copia de todos los documentos y
acuerdos que se hayan necesitado para abrir la cuenta principal (vea el párrafo 49).

4. El cuerpo de ancianos autorizará a entre dos y cinco hermanos para que puedan hacer
pagos desde la cuenta principal. El siervo de cuentas no debe estar autorizado para
efectuar pagos desde la cuenta principal. El Comité de Servicio de la Congregación deberá
firmar una lista de los hermanos autorizados que se guardará en el archivo de aprobaciones
vigentes. Si se puede usar la banca electrónica, los hermanos aprobados tendrán acceso
a las funciones de pago electrónico por internet. Si los ajustes de banca electrónica
permiten enviar notificaciones, el secretario debe recibir una cada vez que se efectúe un
pago electrónico o se haga un cambio en los ajustes de las notificaciones. Aunque el siervo
de cuentas no estará autorizado a efectuar pagos, podrá supervisar la actividad bancaria
mediante una aplicación de banca por internet.

5. Cada mes, los extractos (o estados) de la cuenta principal deben entregarse al secretario
sin abrir y, si se obtienen electrónicamente, él debe descargarlos e imprimirlos. El secretario
debe revisar los extractos para verificar si hay irregularidades y poner sus iniciales en ellos
antes de entregárselos al siervo de cuentas para que haga la conciliación.

6. La Hoja de cuentas (S-26) es el principal libro de contabilidad para registrar las

transacciones de la cuenta principal. Si las transacciones están al día, el saldo existente se
determina con la cantidad indicada en “Cuenta principal/Saldo final” del recuadro “Resumen
de la hoja de cuentas” de la página 2. Si no se usa la versión electrónica de la Hoja de
cuentas, el siervo de cuentas puede optar por copiar las entradas de las transacciones en
un libro de contabilidad aparte para llevar un control del saldo existente en la cuenta
principal.

7. Cuenta secundaria. Vea el Apéndice B con respecto a las instrucciones para usar una
cuenta secundaria.

8. Saldo máximo. El cuerpo de ancianos debe esforzarse por mantener un saldo de los
fondos de la congregación que no supere el saldo máximo establecido. Para determinar el
saldo máximo se debe sumar la posición [e] “Total de gastos de la congregación” de cada
formulario Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30) de los pasados
12 meses y dividir el resultado entre 12. No deben incluirse los gastos que aparecen en
Informe mensual de los gastos de la congregación en caso de 1) una resolución de donación
puntual de los fondos sobrantes a la obra mundial o 2) un proyecto de reparación o
renovación de un Salón del Reino financiado por la sucursal (vea el párrafo 39). El cuerpo
de ancianos debe escoger una cantidad entre el doble y el triple del promedio mensual
obtenido para establecerla como el saldo máximo. En el archivo de aprobaciones vigentes
se debe guardar una anotación firmada por el Comité de Servicio de la Congregación que
especifique el saldo máximo aprobado. Dicho saldo debe fijarse cada año, a la vez que se
revisa la donación mensual para la obra mundial acordada por la congregación (vea el
párrafo 19).

9. Si la cantidad de los “Fondos de la congregación disponibles al final del mes” [k] del
Informe mensual de las cuentas de la congregación excede durante varios meses el saldo
máximo, el cuerpo de ancianos puede recomendar a la congregación aprobar mediante una
resolución hacer una donación puntual a la obra mundial. El que habitualmente la
congregación tenga muchos o muy pocos fondos puede ser un indicador de que la cantidad
mensual que se ha resuelto donar a la obra mundial tendrá que ser ajustada la próxima vez
que se revise (vea el párrafo 19).

10. Puede que la congregación decida atender un futuro gasto que requiera ahorrar fondos
durante varios meses. Dicho gasto podría deberse al alquiler de un autobús para acudir a
la asamblea o de algún local para celebrar la Conmemoración. Los fondos destinados a
propósitos especiales no cuentan como parte del saldo máximo. Dado que normalmente la
sucursal financiará las obras de construcción y renovación de Salones del Reino, así como
las obras de reparación que excedan el saldo máximo de la congregación o del Comité de
Mantenimiento del Salón del Reino, la congregación no debe ahorrar fondos para tales
proyectos a menos que la sucursal se lo indique.

DONACIONES
11. Cajas de contribuciones. En el Salón del Reino se deben instalar cajas separadas
con el fin de recoger las contribuciones para los gastos de la congregación y para la obra
mundial. Se puede usar más de una caja para cada propósito. Además de usar los rótulos
que la sucursal provee, el cuerpo de ancianos puede optar por añadir los rótulos “Gastos
de la congregación” y “Obra mundial”. En ocasiones, la sucursal puede solicitar a la
congregación que se coloque temporalmente una caja de contribuciones adicional (para
más detalles vea el Apéndice C).

12. Recogida de contribuciones. Todas las donaciones se deben recoger después de

cada reunión, una vez que se haya marchado la mayoría de los asistentes. Siempre dos
hermanos recogerán juntos las contribuciones y ambos contarán el dinero. La cantidad
recogida se debe anotar en un formulario Registro de transacción (S-24) por duplicado y
marcar la casilla “Donación”. Se deben rellenar los duplicados del Registro de transacción
e indicar con claridad los nombres de los dos hermanos. El siervo de cuentas guardará uno
de los registros junto con los fondos recogidos (o uno de los dos hermanos se lo hará llegar)
y registrará el recibo en la Hoja de cuentas (S-26). El hermano que haya verificado la
cantidad le dará el otro registro al secretario, que conservará los registros que se le
entreguen y los hará disponibles cuando se haga la auditoría trimestral (para obtener más
detalles vea el Apéndice C).

13. El siervo de cuentas tiene la responsabilidad de hacer lo que razonablemente pueda

para cuidar de los fondos donados hasta que se depositen en la cuenta principal. Las
donaciones nunca deben usarse para atender asuntos personales, ni siquiera
temporalmente.
14. Depósitos en la cuenta principal. Las donaciones que se recojan de las cajas de
contribuciones por lo general se ingresarán semanalmente en la cuenta principal. Si eso
no es práctico, el cuerpo de ancianos puede aprobar que los depósitos se hagan con menos
frecuencia, pero al menos se debe realizar un depósito al mes después de la última recogida.
De ser así, en el archivo de aprobaciones vigentes se guardará este acuerdo firmado por el
Comité de Servicio de la Congregación. En el mismo depósito bancario no se deben
mezclar donaciones que se hayan recogido en meses diferentes El siervo de cuentas debe
registrar cada depósito en la Hoja de cuentas (S-26) (vea el párrafo 30). El comprobante
del depósito bancario debe guardarse en la misma carpeta del mes que la correspondiente
Hoja de cuentas.

15. Transferencias electrónicas de donaciones. Si lo aprueba la sucursal, pueden

aceptarse contribuciones para los gastos de la congregación realizadas mediante
transferencia electrónica a la cuenta principal. El siervo de cuentas debe supervisar la
actividad de la cuenta principal cada semana y registrar las contribuciones en la Hoja de
cuentas (S-26) en el mismo mes en el que se recibieron, si es posible (vea los párrafos 30
y 31). No es necesario rellenar un Registro de transacción (S-24) para donaciones recibidas
mediante transferencia electrónica. Cualquier extracto de movimientos que se reciba de un
proveedor de servicios para transferencias de donaciones enviadas a la congregación,
como las que se realizan a través de donate.jw.org, debe corresponderse con un abono en
la cuenta principal y después guardarse en el archivo actual. Si alguien desea que se le
reembolse una donación que hizo a través de donate.jw.org, debe contactar directamente
con la sucursal.

16. Acuses de recibo de donaciones. El siervo de cuentas o el secretario deben preparar

un acuse de recibo de donación o comprobante fiscal y entregarlo a quien hizo la donación
si lo necesita. Se debe guardar una copia en el archivo actual del mes en el que se recibió la
contribución. La sucursal enviará acuses de recibo a quienes hagan donaciones directamente
a la sucursal a través de donate.jw.org o por otros medios (vea el Apéndice C para más
información sobre acuses de recibo de donaciones y comprobantes fiscales).

APROBACIÓN DE GASTOS
17. Coordinador del cuerpo de ancianos. El coordinador del cuerpo de ancianos, u otro
anciano asignado en su ausencia, debe aprobar los gastos que se alistan más abajo. La
aprobación se indicará poniendo sus iniciales en las facturas originales o en los recibos de
compra. Si no hay facturas o recibos de compra, como al reembolsar los gastos de viaje a
un orador visitante, se usará un Registro de transacción (S-24) y se marcará la casilla “Pago”
para hacer constar que se aprueba ese gasto. Una excepción a este procedimiento es el
pago mensual de la congregación a la cuenta del Comité de Mantenimiento del Salón del
Reino, tal y como se describe en el punto 4. El siervo de cuentas puede ayudar verificando
que cada mes se reciben las facturas de los gastos habituales, como por ejemplo los de
suministros e impuestos. El siervo de cuentas no está autorizado a aprobar gastos. Las
facturas y los recibos aprobados se deben incluir en el archivo actual, en los meses en los
que se realizaron los pagos (encontrará más información sobre documentos para justificar
gastos en el Apéndice F).

1) Gastos menores habituales. Estos gastos incluyen módicos reembolsos por el viaje
de los oradores visitantes (incluidos oradores de Betel enviados por la sucursal), la
impresión de información en invitaciones, artículos comprados para la predicación
pública organizada por la congregación y gastos similares (si hace falta una
resolución para el gasto de los oradores visitantes, vea el párrafo 18).
2) Cargos realizados por la sucursal. Estos cargos incluyen los gastos de la
congregación que ha pagado la sucursal. Aparecerán en el extracto provisto por esta
 y deben abonarse lo antes posible. Después de hacer el pago se debe anotar en
“Pagos por cargos a la cuenta” del formulario Registro de traspaso de fondos (TO-
62).
3) Gastos del superintendente de circuito. El coordinador del cuerpo de ancianos
puede pedir al superintendente de circuito que presente los gastos de la semana de
su visita, lo que puede incluir gastos de alimentación, artículos corrientes de oficina,
transporte que la sucursal no cubre y otros gastos personales moderados, como
limpieza en seco, zapatería y peluquería. El superintendente de circuito
proporcionará los recibos de las compras para que se le reembolsen los gastos.
Si los gastos de una semana son mayores de lo habitual, el superintendente de
circuito podrá dividirlos entre las congregaciones o presentarlos al superintendente
de asamblea. En caso de que la congregación o el circuito no puedan pagar el total
o una parte de los gastos, incluidos los de alojamiento, el superintendente de circuito
puede solicitar su reembolso a la sucursal.
4) Gastos de funcionamiento del Salón del Reino. Estos gastos incluyen 1) los de
los consumibles, suministros y servicios relacionados con el funcionamiento,
mantenimiento y reparación del salón, 2) los gastos generados por el capacitador de
mantenimiento durante su visita, tales como transporte y artículos de oficina y 3) los
gastos asociados al uso y mantenimiento de apartamentos que formen parte de las
instalaciones del Salón del Reino. Cuando solo una congregación use el Salón del
Reino, el cuerpo de ancianos debe establecer un límite razonable por pago que el
coordinador del cuerpo de ancianos pueda aprobar, con los fondos que la
congregación ya tiene en su cuenta, y que no sea un gasto habitual de
funcionamiento, como reparaciones o sustituciones de equipos. En el archivo de
aprobaciones vigentes se debe guardar un documento firmado por el Comité de
Servicio que registre esta cantidad. Cuando dos o más congregaciones compartan
el Salón del Reino, o cuando una congregación use el auditorio de un Salón del Reino
de una propiedad de Betel o de un Salón de Asambleas, en el archivo de
aprobaciones vigentes se deberá incluir un documento que registre las cantidades
mensuales que cada congregación aporta para el mantenimiento del Salón del Reino
según se haya indicado en el acuerdo escrito que esté en vigor.
5) Gastos de proyectos financiados por la sucursal. Abarcan los gastos
relacionados con un proyecto de renovación o reparación de un Salón del Reino
financiado por la sucursal pero desembolsados a través de la cuenta principal de la
congregación. Si dos o más congregaciones comparten el Salón, la sucursal enviará
los fondos a la congregación de contacto y la cantidad total se aportará al Comité de
Mantenimiento del Salón del Reino. Dado que los fondos de la congregación no se
usarán para los gastos de tales proyectos, no será necesaria una resolución para
aprobar estos gastos o para devolver los fondos restantes a la sucursal una vez
finalizado el proyecto.

18. Resoluciones de la congregación. Los gastos que se indican a continuación deben

ser aprobados por la congregación mediante una resolución (vea el párrafo 22).

1) Donaciones a la sucursal. Incluyen las donaciones de los fondos de la

congregación para la obra mundial y otros programas similares creados por la
sucursal.
2) Gastos de funcionamiento del Salón del Reino. Incluyen los gastos de reparación
o sustitución de equipos que excedan el límite que el cuerpo de ancianos haya
establecido por pago, el costo inicial de instalación del servicio de internet en el Salón
del Reino y el alquiler de un local para celebrar la Conmemoración. Estos gastos
 deben aprobarse mediante una resolución incluso si han sido autorizados por el
Departamento Local de Diseño y Construcción.
3) Gastos del superintendente de circuito. Estos gastos incluyen cualquier
contribución que la congregación haga para atender los gastos de alojamiento o del
vehículo del superintendente de circuito.
4) Gastos de los oradores. Para casos en que los oradores visitantes tengan gastos
de viaje que se salgan de lo habitual y no se cubran con las iniciativas particulares.

19. Donaciones aprobadas por resolución. Cada año de servicio, los ancianos deben
presentar a la congregación una resolución para donar mensualmente fondos de la
congregación a la obra mundial. La sucursal indicará a los ancianos una cantidad orientativa
por publicador para ayudarlos a determinar la cantidad de la donación mensual. Para
calcularla hay que multiplicar la cantidad sugerida por el número de publicadores activos de
la congregación. El cuerpo de ancianos evaluará si la cantidad mensual sugerida va a
suponer una carga para la congregación o si por el contrario esta puede donar dicha
cantidad o incluso más. La donación mensual acordada finalmente por el cuerpo de
ancianos debe presentarse en una resolución a la congregación para que la apruebe (vea
el párrafo 22).

20. La resolución para la donación mensual de la congregación a la obra mundial debe

redactarse según lo indicado en el Apéndice F. La donación acordada se enviará cada mes
y no en una única cantidad correspondiente a todo el año de servicio. La cantidad mensual
se debe incluir en la línea “Obra mundial (Resolución)” del Registro de traspaso de fondos
(TO-62).

21. Si en un determinado mes no se recogen suficientes contribuciones como para sufragar

todas las resoluciones aprobadas, no se deben solicitar más fondos. Los ancianos
determinarán si los fondos de la congregación disponibles al final de ese mes se podrán
usar para atender la resolución o resoluciones mensuales y si los fondos tomados para
cubrir ese déficit se podrán compensar durante los siguientes meses. No obstante, sería
apropiado que los ancianos recordaran a la congregación los compromisos mensuales
acordados. Si la congregación no pudiera seguir donando con regularidad las cantidades
acordadas, los ancianos analizarán la situación en la próxima revisión anual de las
resoluciones aprobadas.

22. Procedimiento para presentar resoluciones. Cuando sea necesario presentar una
resolución a la congregación, el cuerpo de ancianos analizará a fondo la cuestión y decidirá
el contenido de la resolución. Un anciano la presentará en la reunión de entre semana;
explicará breve y claramente la necesidad a la congregación y la recomendación del cuerpo
de ancianos. Se permitirá hacer preguntas sobre la cuestión a los asistentes antes de hacer
la votación. La votación de una resolución se realiza a mano alzada y solo pueden participar
los publicadores bautizados de la congregación, a menos que exista un requisito legal que
especifique algo diferente. Si la resolución es aprobada por la mayoría de los asistentes, se
pondrá la fecha y la firmarán el coordinador del cuerpo de ancianos y el secretario. Si se
aprueba hacer una donación puntual en un solo pago, la resolución se guardará en la
carpeta del mes correspondiente del archivo actual, y si se aprobó un pago o donación
periódica, se añadirá al archivo de aprobaciones vigentes (vea en el Apéndice F más
requisitos para presentar resoluciones).

TRASPASO DE FONDOS CON LA SUCURSAL

23. Utilice el Registro de traspaso de fondos (TO-62) para proporcionar los detalles y
documentar la aprobación de un pago o donación transferida a la sucursal cada mes. Al final
del mes, el siervo de cuentas deberá preparar el formulario introduciendo las
correspondientes cantidades en la sección “Donaciones y pagos” teniendo en cuenta las
contribuciones recogidas durante el mes, las donaciones aprobadas mediante resolución y
cualquier otro gasto incluido en el extracto de la cuenta de la congregación que envía la
sucursal. Toda donación puntual de los fondos sobrantes aprobada por resolución debe
sumarse a la donación mensual aprobada para la obra mundial en la línea “Obra mundial
(Resolución)”. Cada devolución de los fondos restantes de un proyecto de renovación o
reparación de un Salón del Reino financiado por la sucursal debe sumarse a la cantidad
enviada de las cajas de contribuciones en la línea “Obra mundial (cajas de contribuciones)”.
Después de que el siervo de cuentas haya rellenado el formulario, el secretario o un
hermano aprobado para hacer pagos deberá revisarlo y aprobarlo. Una vez aprobado, el
siervo de cuentas enviará el Registro de traspaso de fondos a más tardar el día 6 del mes
siguiente tal y como se indica en el Apéndice D.

24. La remesa que se envía mensualmente a la sucursal debe registrarse como un pago
desde la cuenta principal en la Hoja de cuentas (S-26) del mes que acaba de terminar.
El pago debe introducirse y fecharse como la última transacción del mes. (Vea el párrafo
30, puntos 1 y punto 2). Aunque la transferencia de fondos a la sucursal tendrá lugar durante
los primeros días del mes siguiente, el formulario Registro de traspaso de fondos debe
ponerse en la misma carpeta del mes que la correspondiente Hoja de cuentas.

25. Si el banco informa que no hay fondos suficientes en la cuenta principal para enviar la
remesa a la sucursal o si se detecta que la cantidad transferida no coincide con la indicada
en el Registro de traspaso de fondos, averigüen la razón del problema, puesto que se puede
deber a un error en la contabilidad. Si es necesario, la sucursal enviará instrucciones para
que la congregación reenvíe los fondos o corrija la diferencia.

PAGOS
26. Después de comprobar que se ha aprobado el pago de un gasto y que hay suficientes
fondos en la cuenta principal para cubrirlo, el siervo de cuentas debe asegurarse de que el
total a pagar y los datos del beneficiario están indicados con claridad en la factura, recibo
de compra o Registro de transacción (S-24) del pago. Después entregará el documento a
uno de los hermanos aprobados para hacer pagos. Este hermano no debe ser el mismo
que aprobó el gasto. El hermano que realice el pago debe revisar que el documento esté
aprobado y sea exacto, procesar el pago y anotar en el documento sus iniciales, la fecha y
cualquier número de referencia del pago. A continuación, debe devolverlo al siervo de
cuentas, quien hará constar la transacción en la Hoja de cuentas (S-26). Para obtener más
detalles sobre algunos métodos concretos de pagos desde la cuenta principal vea el
Apéndice E.

27. Cuando se necesite dinero en efectivo para realizar el pago de un gasto menor de la
congregación, un hermano debe pagar el gasto aprobado con sus fondos personales y
después la congregación se lo reembolsará mediante un pago de la cuenta principal (vea
el Apéndice E para la información relacionada con el pago en efectivo de recibos).

28. Fondos insuficientes. Si no hay fondos disponibles en la cuenta principal para pagar
las facturas pendientes, el siervo de cuentas debe notificarlo inmediatamente al secretario,
quien a su vez tratará el asunto con el cuerpo de ancianos. Si no se pueden pagar las
facturas del mes, se debe informar al Departamento de Servicio. En caso de que la
congregación no pueda cumplir su obligación financiera según se haya indicado en el
acuerdo escrito del Salón del Reino, el Comité de Servicio de la Congregación debe
comunicarlo enseguida al Comité de Mantenimiento del Salón del Reino (o al representante
que corresponda si la congregación utiliza el auditorio de un Salón del Reino de una
propiedad de Betel o de un Salón de Asambleas).

CÓMO REGISTRAR TRANSACCIONES Y PREPARAR INFORMES

29. Hoja de cuentas (S-26). Utilice la Hoja de cuentas como un libro de contabilidad de las
transacciones de la congregación. Cada mes utilice una nueva Hoja de cuentas. Introduzca la
información en la parte superior de la página 1. En el recuadro “Resumen de la hoja de
cuentas” de la página 2, anote en “Saldo anterior” de cada apartado las cantidades que
aparecen en “Saldo final” de los apartados correspondientes de la Hoja de cuentas del mes
que acaba de finalizar. Cuando se comience un nuevo mes, no hay que arrastrar los saldos a
las columnas “Entrada” y “Salida” de la primera página de la Hoja de cuentas. (Vea el Apéndice
F para obtener más detalles acerca del registro de transacciones).

30. Registre las transacciones ordenadas por fecha tan pronto se realicen. Las entradas
deben hacerse siguiendo las siguientes instrucciones para cada columna de la Hoja de
cuentas y basándose en los ejemplos que se muestran en el Modelo de hoja de cuentas
(con cuenta bancaria) (S-190b).

1) Columna “Fecha”. Para registrar contribuciones, anote la fecha en la que se

recogieron los fondos según su Registro de transacción (S-24) o la fecha de la
transferencia electrónica (vea el párrafo 31). Para registrar depósitos realizados
durante el mismo mes en el que se han recogido las donaciones, anote la fecha del
depósito. Para registrar depósitos de contribuciones recogidas el mes anterior, anote
como fecha el último día del mes anterior. Los fondos enviados a la sucursal siempre
deben registrarse y fecharse como la última transacción del mes. Para el resto de
desembolsos, registre las fechas de pago.
2) Columna “Descripción de la transacción”. Especifique el tipo de transacción.
Si se trata de un pago, debe señalar el nombre del beneficiario y cualquier número
de referencia del pago. Para los depósitos de contribuciones recogidas el mes
anterior se debe indicar la fecha entre paréntesis. En el caso de la remesa mensual
enviada a la sucursal, incluya entre paréntesis la fecha de la transacción indicada en
Registro de traspaso de fondos (TO-62). Bajo la entrada principal para la remesa a
la sucursal, enumere en líneas separadas cada tipo y cantidad de donación o pago
que se desglosarán en el Registro de traspaso de fondos. Asimismo, cuando se
detallen las donaciones para la obra mundial, las donaciones puntuales de fondos
sobrantes aprobadas deben anotarse separadas de las donaciones mensuales. De
manera parecida, la devolución de fondos sobrantes de un proyecto de renovación
o reparación de un Salón del Reino financiado por la sucursal debe indicarse
separada de la cantidad que se envía de las cajas de contribuciones a la obra
mundial.
3) Columna “CT”. Utilice los códigos de transacción indicados a continuación para
identificar el tipo de transacción. Si es necesario, el secretario puede aprobar que se
usen códigos adicionales. Para la remesa mensual enviada a la sucursal no
introduzca ningún código de transacción en la entrada principal o en las subentradas
de donaciones procedentes de las cajas de contribuciones. En cambio, introduzca el
código “G” en las subentradas relacionadas con pagos o donaciones aprobadas por
resolución. Los códigos de transacción serán de utilidad a la hora de recopilar la
información para el Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30).
 Código Categoría
OM Donaciones a la obra mundial
Donaciones para la congregación local recogidas en las cajas de
C contribuciones
Donaciones para la congregación local recibidas mediante
T transferencia electrónica
E Fondos recibidos para un propósito especial
Fondos recibidos de la sucursal para la renovación o reparación de
F
un Salón del Reino
I Intereses de la cuenta bancaria
D Depósito en la cuenta principal
G Gastos de la congregación
Gastos por proyecto de renovación o reparación de un Salón del
P Reino financiado por la sucursal y devolución de fondos sobrantes
al final del proyecto

4) Columna “Recibido”. En la columna “Recibido/Entrada”, introduzca las cantidades

de las donaciones registradas en Registro de transacción. En la columna
“Recibido/Salida”, anote las cantidades de las contribuciones que se depositen en la
cuenta principal. No utilice la columna “Recibido” para registrar donaciones recibidas
mediante transferencias electrónicas.
5) Columna “Cuenta principal”. Registre las cantidades de las transacciones que
sumen o resten fondos al saldo de la cuenta principal. En la columna “Cuenta
principal/Entrada” registre las cantidades recibidas mediante transferencias
electrónicas, depósitos e intereses generados por la cuenta. Las cantidades
registradas por depósitos en esta columna deben coincidir siempre con las
registradas en la columna “Recibido/Salida” utilizando la misma línea de transacción.
Si un depósito hecho a la cuenta principal es rechazado o modificado por el banco,
la cantidad del ajuste debe registrarse en la columna “Cuenta principal/Entrada”
como una transacción aparte. Anoten en la columna “Cuenta principal/Salida” todas
las cantidades correspondientes a pagos efectuados desde la cuenta junto con
cualquier comisión bancaria. Si se tiene que anular un pago realizado desde la
cuenta principal o si el banco rechaza un pago por falta de fondos, se anotará la
cantidad del pago en negativo en la columna “Cuenta principal/Salida”.
6) Columnas “Cuenta secundaria”. Utilice estas columnas para registrar las
cantidades que haya que sumar o restar de la cuenta secundaria que use la
congregación.
31. En caso de que no se haya registrado una transacción en la Hoja de cuentas de un mes
que ya se ha cerrado, se registrará en la del mes en curso. Pudiera tratarse de intereses
generados por la cuenta, comisiones bancarias y transferencias electrónicas de donaciones
a favor de la congregación. Cuando se registre la transacción, en la columna “Descripción
de la transacción” se anotará entre paréntesis la fecha real que aparezca en el extracto del
banco (vea el párrafo 35).

32. Si para registrar todas las transacciones de un mes se necesitan dos formularios Hoja
de cuentas, sume los totales de las columnas del primer formulario, anótelos en la primera
línea de transacción del segundo e indique “Totales arrastrados” en la columna “Descripción
de la transacción”.

33. Después de registrar la última transacción del mes en la Hoja de cuentas, sume y
registre los totales de las columnas “Entrada” y “Salida” de la página 1 y anótelos en el
recuadro “Resumen de la hoja de cuentas” de la página 2. Para calcular el “Saldo final” de
cada sección del recuadro, súmele al “Saldo anterior” la cantidad de “Entrada” y réstele la
de “Salida”. Sume todas las cantidades de “Saldo final” y anote el resultado en la línea “Total
de fondos al final del mes”.

34. Al cerrar el mes, la cantidad de “Recibido/Saldo final” del recuadro “Resumen de la hoja
de cuentas” debe ser siempre igual a cero. Si las cantidades de “Recibido/Entrada” y
“Recibido/Salida” son diferentes, es que o no se ha registrado el depósito de la última
recogida de donaciones del mes o se ha cometido otro error.

35. Conciliaciones. Tan pronto se reciba el extracto bancario de la cuenta principal, el

siervo de cuentas debe conciliar el saldo bancario final usando la sección “Cuenta bancaria”
del recuadro “Conciliación de la cuenta principal” de la página 2 de la Hoja de cuentas (S-
26) del mes que acaba de finalizar. Una vez rellenado, la cantidad de “Saldo bancario
conciliado” debe ser igual la cantidad de “Cuenta principal/Saldo final” en el recuadro
“Resumen de la hoja de cuentas” de la misma hoja. Si hay una diferencia, el siervo de
cuentas lo notificará al secretario de inmediato (vea el párrafo 46). La cantidad “Saldo
bancario conciliado” también debe corresponderse con la de cualquier otro libro de
contabilidad que se use.

36. Si la congregación tiene una cuenta secundaria, concilie el saldo final del extracto de la
cuenta usando el recuadro “Conciliación de la cuenta secundaria” de la página 2 de la Hoja
de cuentas del mes que acaba de finalizar. Una vez rellenado, la cantidad del “Saldo
conciliado” debe ser igual a la de “Cuenta secundaria/Saldo final” en el recuadro “Resumen
de la hoja de cuentas” de la misma hoja. Si hay discrepancias, el siervo de cuentas lo
notificará al secretario de inmediato (vea el párrafo 46).

37. Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30). Utilice el Informe

mensual de las cuentas de la congregación para resumir los ingresos y los gastos que se
han registrado en la Hoja de cuentas (S-26) del mes que acaba de terminar e informar del
saldo de fondos al final de ese mes (vea el Modelo de informe mensual de las cuentas de
la congregación [con cuenta bancaria] [S-191b]). Comience cada Informe mensual de las
cuentas de la congregación arrastrando la cantidad [i] “Fondos de la congregación al final
del mes” del mes anterior a la cantidad [a] “Fondos de la congregación al comienzo del mes”
del nuevo mes.

38. En la categoría “Recibido para la congregación” de la sección “Ingresos” agrupe todas

las cantidades de las donaciones recibidas para los gastos de la congregación (entradas
con los códigos de transacción “C”, “T”, “I” o “E”). Utilice una línea aparte en la categoría
“Recibido para la congregación” para agrupar las cantidades recibidas de la sucursal para
un proyecto de renovación o reparación de un Salón del Reino (entradas con el código de
transacción “F”). Use la categoría “Otros ingresos” para agrupar las cantidades recogidas
de las cajas de contribuciones para la obra mundial o de cualquier otra caja que se haya
colocado temporalmente por indicación de la sucursal (vea el párrafo 11), lo que abarca las
registradas con el código “OM”. Al agrupar las cantidades en la sección “Ingresos”
no incluya las transacciones de depósitos, marcadas con el código “D”.

39. En la categoría “Gastos de la congregación” de la sección “Desembolsos”, agrupe las

cantidades correspondientes a los pagos por gastos de la congregación, comisiones
bancarias y cantidades que se ha acordado mediante resolución enviar a la sucursal
(registradas con el código de transacción “G”). Agrupe en una línea aparte las donaciones
puntuales de fondos sobrantes para la obra mundial aprobadas por resolución. Emplee
líneas separadas en la categoría “Gastos de la congregación” para anotar las cantidades
gastadas en un proyecto de renovación o reparación de un Salón del Reino financiado por
la sucursal y el sobrante que se devolvió a la sucursal al finalizar la obra (entradas con el
código de transacción “P”). Utilice la categoría “Otros desembolsos” para agrupar las
cantidades recogidas de las cajas de contribuciones que se enviaron a la sucursal, lo que
incluye las transacciones marcadas con el código “OM”. Al agrupar las cantidades en la
sección “Desembolsos” no incluya las transacciones de depósitos, marcadas con el código
“D”.

40. Si aplica, utilice la sección “Fondos de la congregación reservados para propósitos

especiales” para agrupar las cantidades de los fondos recogidos para propósitos especiales
(vea el párrafo 10).

41. Una vez rellenada la página 1 del Informe mensual de las cuentas de la congregación
(S-30), la cantidad [i] “Fondos de la congregación al final del mes” debe ser igual a la
indicada en “Total de fondos al final del mes” del recuadro “Resumen de la hoja de cuentas”
de la página 2 de la Hoja de cuentas. Si hay alguna diferencia, es que se ha cometido un
error. Si son iguales, rellene el “Anuncio mensual de las cuentas de la congregación” de la
página 2 del Informe mensual de las cuentas de la congregación. En el anuncio, rellene los
apartados relacionados con las cajas adicionales de contribuciones solo cuando la sucursal
lo haya indicado a la congregación.

42. Una vez rellenado el informe, el siervo de cuentas debe entregar una copia al secretario
para que lo revise. Este enviará una copia del informe al coordinador del cuerpo de ancianos
para que se encargue de que se lea a la congregación el “Anuncio mensual de las cuentas
de la congregación”. En el archivo actual del mes se debe guardar el Informe mensual de
las cuentas de la congregación y la correspondiente Hoja de cuentas junto con toda la
documentación que justifique las transacciones.

43. Verificación de la correspondencia de la sucursal. La sucursal enviará a la

congregación un acuse de recibo de donación cada mes. También enviará un extracto si
durante el mes ha realizado cargos a la congregación (vea el párrafo 17, punto 2).
El secretario revisará estos documentos por si hay irregularidades y se los entregará al
siervo de cuentas.

44. El siervo de cuentas debe comparar cada mes el acuse de recibo de donación o el
extracto de la sucursal con el correspondiente Registro de traspaso de fondos (TO-62). Si el
acuse de recibo de donación o el extracto no contiene los fondos enviados por la
congregación, deberán aparecer en el acuse de recibo o extracto del siguiente mes.
Si no es así o existe alguna diferencia, el siervo de cuentas informará al secretario, quien
lo notificará al Departamento de Contabilidad adjuntando, si es posible, copia de los
documentos relacionados con la discrepancia.

45. Archive el acuse de recibo de donación y todos los extractos recibidos de la sucursal
con el correspondiente Registro de traspaso de fondos (vea el párrafo 24).

46. Cómo solucionar las discrepancias. Deben analizarse minuciosamente para saber
por qué se han producido. Si se ha cometido un error o la razón no puede determinarse, el
coordinador del cuerpo de ancianos y el secretario deben aprobar una entrada de ajuste en
los registros rellenando un Registro de transacción (S-24). Se indicarán la cantidad
necesaria para solucionar la discrepancia y la razón del ajuste. El siervo de cuentas
registrará este ajuste como una transacción en la actual Hoja de cuentas (S-26). El Registro
de transacción debe colocarse en el archivo del mes en que tuvo lugar el ajuste.

ARCHIVOS
47. Archivo actual. Este archivo contiene todos los registros contables, lo que incluye el
último trimestre auditado y los meses posteriores hasta el momento. (Para obtener más
detalles acerca de los aspectos normativos y jurídicos, vea el Apéndice F). Prepare una
carpeta de registros contables para cada mes que contenga los siguientes documentos:

1) Hoja de cuentas (S-26).

2) Los formularios Registro de transacción (S-24) de las donaciones y los comprobantes
de depósitos bancarios ordenados como aparecen en la Hoja de cuentas.
3) Todos los extractos de donaciones electrónicas recibidas de proveedores de
servicios (vea el párrafo 15).
4) Toda documentación que justifique los gastos de la congregación, como facturas,
recibos de pagos y resoluciones de pagos o donaciones puntuales.
5) Registro de traspaso de fondos (TO-62).
6) Copias de los acuses de recibo de donación entregados por la congregación.
7) Acuse de recibo de donación y otra correspondencia financiera de la sucursal.
8) Informe mensual de las cuentas de la congregación (S-30).
9) Toda la correspondencia relacionada con la cuenta principal y la cuenta secundaria,
incluido el extracto mensual.
10) Informe sobre la auditoría de las cuentas de la congregación (S-25b) en el último
mes de cada periodo auditado.
48. Archivo de aprobaciones vigentes. Este archivo contiene una única carpeta que
incluye los siguientes documentos:

1) Una lista de los hermanos aprobados para realizar pagos desde la cuenta principal
(vea el párrafo 4).
2) Una anotación con el saldo máximo aprobado para los fondos de la congregación
(vea el párrafo 8).
3) Si aplica, una copia del acuerdo o acuerdos que autorizan a otra entidad a transferir
electrónicamente fondos a la cuenta principal o desde la misma.
4) Si aplica, una anotación confirmando que se aprueba hacer depósitos de las
donaciones de la congregación con una frecuencia inferior a una vez por semana
(vea el párrafo 14).
5) Si solo una congregación usa el Salón del Reino, una anotación con la cantidad
máxima que el coordinador del cuerpo de ancianos puede aprobar para gastos de
funcionamiento diferentes de los habituales (vea el párrafo 17, punto 4).
6) Si dos o más congregaciones usan el Salón del Reino, o la congregación emplea el
auditorio de una propiedad de Betel o de un Salón de Asambleas, una anotación que
registre las cantidades mensuales que la congregación aportará para el
mantenimiento del Salón del Reino según se haya indicado en el acuerdo escrito que
esté en vigor. Además, una copia de la aprobación de cualquier modificación
temporal de esa cantidad (vea el párrafo 17, punto 4).
7) Cualquier resolución para hacer pagos o donaciones periódicas.
49. Archivo histórico. Los registros contables que ya no es necesario mantener en el
archivo actual deben pasarse a un archivo histórico separado dentro del archivo de la
congregación y guardarlos durante el periodo de tiempo indicado en el Apéndice F.
Asimismo, los documentos del archivo de aprobaciones vigentes que hayan sido
actualizados deben traspasarse al archivo histórico. El archivo histórico puede organizarse
de forma similar al archivo actual o, si es más práctico, se puede utilizar un sobre grande
para los registros de cada año. También debe contener una carpeta aparte para todos los
documentos bancarios que tengan que conservarse de forma permanente (vea el párrafo 3).

AUDITORÍAS
50. Utilice el Informe sobre la auditoría de las cuentas de la congregación (S-25b) para que
el coordinador del cuerpo de ancianos o alguien designado por él haga una auditoría
trimestral de los registros de contabilidad. No obstante, ni el secretario ni el siervo de
cuentas podrán realizar la auditoría, ni se podrá usar a la misma persona para hacer
auditorías consecutivas. Los trimestres auditados serán siempre de septiembre a
noviembre, de diciembre a febrero, de marzo a mayo y de junio a agosto. Se auditarán las
cuentas una vez se hayan recibido los siguientes documentos que muestren la actividad de
los meses de la auditoría y tras completar las conciliaciones necesarias: 1) extractos
bancarios, 2) extractos y acuses de recibo de donación de la sucursal y 3) extractos de
proveedores de servicios que procesen las donaciones electrónicas.

51. El siervo de cuentas no debe estar presente durante la auditoría, pero el auditor podrá
contactar con él si falta alguna documentación o para contestar preguntas concretas.
Cualquier problema que se detecte se analizará cuando el auditor repase su informe con el
secretario y el siervo de cuentas. Se hará un anuncio a la congregación que diga: “Se han
auditado las cuentas de la congregación del trimestre que concluyó el [fecha]”. Después,
en la carpeta del último mes auditado se incluirá el Informe sobre la auditoría de las cuentas
de la congregación rellenado.

52. Cuando se haya finalizado la auditoría, se destruirán las copias de los formularios
Registro de transacción (S-24) de las donaciones correspondientes al periodo auditado que
entregó el secretario, pero se devolverán a este las copias del Registro de transacción que
se vayan a necesitar en la siguiente auditoría.
S-27b-S Pe 5/21
APÉNDICE A CÓMO ESTABLECER LA CUENTA PRINCIPAL
1. La cuenta se debe abrir a nombre de dos hermanos, preferiblemente ancianos o siervos
ministeriales, que deberán firmar un acuerdo indicando que el saldo de esa cuenta es
propiedad de la congregación. En el archivo histórico se guardará el acuerdo firmado y se
debe suministrar una copia de este a cada uno de los hermanos involucrados.
APÉNDICE B USO DE UNA CUENTA SECUNDARIA
1. Fondos depositados en la sucursal. Si lo aprueba el cuerpo de ancianos, la
congregación podría depositar fondos en la sucursal. Esto permite disponer de fondos para
apoyar los intereses del Reino mientras la congregación no los utiliza. No debe verse como
un acuerdo bancario ni tampoco se pagarán intereses por depositar fondos en la sucursal.
Los fondos depositados en la sucursal se usarán como una cuenta segundaria.
1) Traspasos. El Registro de traspaso de fondos (TO-62) se utiliza para aprobar e
iniciar traspasos de fondos y depositarlos en la sucursal. El traspaso podría
efectuarse junto a la remesa mensual, o en cualquier otro momento utilizando un
Registro de traspaso de fondos aparte. Si los detalles del traspaso se introducen en
jw.org, en el formulario se anotará el número de confirmación suministrado en jw.org
una vez completado. Puesto que el cuerpo de ancianos puede tomar la decisión de
enviar fondos a la sucursal o solicitar su reintegro, no es necesario presentar una
resolución a la congregación.
2) Donaciones. Los fondos depositados en la sucursal pueden donarse a la obra
mundial. Si se aprueba por resolución, el secretario comunicará al Departamento de
Contabilidad, a través del correo de jw.org, la cantidad contribuida (vea el párrafo 9).
3) Registro de transacciones. Los incrementos y las reducciones en el saldo de los
fondos depositados en la sucursal deben registrarse en la Hoja de cuentas (S-26)
usando las columnas “Cuenta secundaria/Entrada” y “Cuenta secundaria/Salida”.
Si las transacciones están actualizadas, el saldo existente se determina con la
cantidad indicada en “Cuenta secundaria/Saldo final” del recuadro “Resumen de la
hoja de cuentas” de la página 2.
4) Extractos. La sucursal enviará un extracto de los fondos depositados en la sucursal
si ha habido operaciones durante el mes. El secretario debe revisar los extractos
para comprobar que no haya irregularidades y entregarlos al siervo de cuentas.
APÉNDICE C DONACIONES
1. Donaciones a la obra mundial. Las donaciones recogidas para la obra mundial deben
enviarse mensualmente a la sucursal. Los publicadores pueden decidir hacer sus
donaciones para la obra mundial directamente a la sucursal, usando donate.jw.org o de
otras maneras. No se debe desanimar a los publicadores de usar tales métodos, aunque
eso implique que las cantidades que se depositan en la caja de contribuciones para la obra
mundial en el Salón del Reino sean menores.

2. Acuses de recibo de donaciones. Las congregaciones no están autorizadas a emitir

acuses de recibo de donación con beneficios fiscales. Para mayor información,
comuníquese con el Departamento de Contabilidad de la sucursal.
APÉNDICE D TRASPASO DE FONDOS CON LA SUCURSAL
1. Al siervo de cuentas se le debe asignar la función “Traspasar fondos de la congregación”
en el dominio jw.org de la congregación. Cuando se haya aprobado el Registro de traspaso
de fondos (TO-62) y se haya efectuado el pago a la sucursal, el siervo de cuentas introducirá
los detalles del traspaso en jw.org, incluyendo el número de referencia del pago y anotará
el número de confirmación indicado en jw.org en el Registro de traspaso de fondos. Si los
fondos se traspasan mediante un giro bancario o un depósito bancario, el recibo del giro o
del depósito deberá adjuntarse al Registro de traspaso de fondos.
APÉNDICE E FORMAS DE PAGO
1. Pagos electrónicos desde la cuenta principal. Se deberá imprimir el recibo que emite
la banca por internet o la aplicación de pago electrónico con el total y el beneficiario del
pago. El siervo de cuentas debe confirmar, lo antes posible, que la cantidad y el beneficiario
indicados en el recibo del pago son correctos.

2. Retiradas electrónicas de fondos de la cuenta principal. Si es posible, la

congregación puede autorizar a otra entidad para que haga retiradas electrónicas desde la
cuenta principal de la congregación. Para iniciar el acuerdo, el secretario y otro hermano
autorizado a realizar pagos deben firmar el formulario de autorización requerido y guardar
una copia firmada de la autorización en el archivo de aprobaciones vigentes.

3. El coordinador del cuerpo de ancianos deberá aprobar y poner sus iniciales en la factura
mensual del proveedor que indica la cantidad que se adeudará, tal como se hace con otras
facturas y recibos de compras. La factura mensual deberá añadirse al archivo actual del
mes en el que se realizó la retirada.

4. Pagos en efectivo de recibos. Antes de utilizar el dinero de las contribuciones para

hacer un pago aprobado debe haberse registrado la cantidad total recogida en las cajas de
contribuciones en el formulario Registro de transacción (S-24). No debe darse dinero en
efectivo de las cajas de contribuciones como adelanto para realizar una compra ni deben
utilizarse las casillas “Depósito en la caja de efectivo” ni “Adelanto de efectivo” del formulario
Registro de transacción.

5. Después de verificar que se ha recogido suficiente efectivo para pagar el gasto, el siervo
de cuentas deberá poner en el documento sus iniciales y anotar la fecha, el beneficiario y
la cantidad en la factura, recibo de compra o Registro de transacción del pago, y después
entregar el dinero en efectivo recogido en las cajas de contribuciones a cambio del
documento. Quien reciba el dinero (u otro hermano al que se le haya pedido que observe
la transacción) deberá escribir su nombre y poner la fecha en la factura, recibo de compra
o Registro de transacción del pago, confirmando así que el pago se ha efectuado.

6. El siervo de cuentas deberá registrar la cuantía total recogida de las cajas de

contribuciones indicadas en el formulario Registro de transacción en la columna
“Recibido/Entrada” de la Hoja de cuentas (S-26) mientras que la cantidad total del pago en
efectivo se anotará como una transacción aparte en la columna “Recibido/Salida”.
La cantidad restante se anotará como otra transacción aparte en las columnas
“Recibido/Salida” y “Cuenta principal/Entrada” (vea el párrafo 30, puntos 4 y 5, y el Modelo
de hoja de cuentas [con cuenta bancaria] [S-190b]).
APÉNDICE F ASPECTOS NORMATIVOS Y JURÍDICOS
1. Procedimiento adicional para presentar una resolución. Utilicen este texto para
redactar la resolución para la donación mensual de la congregación a la obra mundial: “La
congregación ______________ resuelve donar la cantidad de ________ cada mes para la
obra mundial durante el año de servicio _____. Esta donación mensual se tomará de los
fondos que se obtienen de las donaciones para la congregación”.

2. Retención de registros. Cada mes se deben sacar copias impresas o electrónicas de

los formularios para los archivos de contabilidad. Los documentos del archivo histórico
deben guardarse durante cinco años.