ACTIVIDAD DE PROYECTO #1

Ivan Edilson Arevalo Salinas

Angela Johhana Ruiz Acosta
Maria Juliana Gonzalez Tapias
Miguel Andres Guevara Rodriguez
Sebastian Fierro Cubillos
Yeisson Estiven Ortiz Torres

Fusagasugá, Cundinamarca
2021
 3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividad de reflexión Inicial

1. ¿Qué entiende por requerimientos funcionales de un sistema de

información?
RTA: Son el grupo de actividades esenciales que debe realizar el software
según las necesidades del cliente y de los interesados en el proyecto para el
correcto funcionamiento del sistema de información solicitado al grupo
desarrollador.

2. ¿Sabe usted para qué sirve el determinar las funcionalidades de un

sistema de información, al momento de intentar dar solución a una
necesidad o problema en particular?
RTA: Consideramos que sirve para identificar y clarificar cuál es el propósito
vital del sistema de información, buscando priorizar las funciones urgentes que
requiere el sistema y dejando en un segundo plano requerimientos con menos
impacto dentro del sistema o proceso y lograr satisfacer significativamente las
necesidades o problemas presentados.

3. Para realizar una recopilación de información y clasificarla

adecuadamente con miras a la definición de requerimientos de un sistema
de información: ¿Qué procedimientos cree que son necesarios para su
recolección, y con qué instrumentos?
RTA: Consideramos que los procedimientos esenciales para una correcta
definición de requerimientos son la entrevista la cual podemos acompañar de
cuestionarios o encuestas, la observación y apoyarla con lista de chequeos
para lograr recolectar la mayor información posible del proceso a sistematizar.

4. ¿Conoce alguna técnica o herramienta para determinar las funciones de

un sistema de información?
RTA: Diagramas de flujo, check list, mapa de procesos y formatos de
identificación de requerimientos funcionales y no funcionales.

5. El identificar las posibles funcionalidades de una solución informática,

¿qué ventajas aporta en las actividades de análisis, diseño, desarrollo e
implantación de un sistema de información?
RTA: Consideramos que tener clara la funcionalidad o propósito que va a tener
el sistema de información permite concebir un análisis más claro, unas mejores
ideas de diseño para posteriormente lograr una etapa de desarrollo fluida
minimizando errores, logrando que llegue a su etapa de implantación con poco
 riesgo de fallo logrando preservar la vida útil del software y que tenga una
adecuada aceptación por parte del cliente.

6. ¿Qué utilidad presta la clara definición de un problema o necesidad, y el

planteamiento de su objeto de estudio para definir la solución a
desarrollar?
RTA: Una clara definición del problema o necesidad ayuda a evitar
ambigüedades durante el proyecto y a su vez evita los problemas entre los
participantes del proyecto por disconformidades. También nos facilita la rápida
resolución de problemas que se generen durante el proceso, ya que tener clara
la necesidad permite dar soluciones coherentes a los inconvenientes que se
generen durante el proyecto.

7. ¿Qué dificultades u obstáculos considera pueden darse en la

identificación de requerimientos para poder definir las funcionalidades de
un sistema de información?
RTA: Se pueden presentar problemas de comunicación para lograr entender lo
que el cliente quiere, los requerimientos no llegan a ser claros y poco a poco se
distorsiona el norte del proyecto volviéndolo muy propenso al fracaso. Otra
dificultad es que el grupo de desarrolladores no cuente con los conocimientos
necesarios para atender y dar solución a los requerimientos del cliente. Y uno
de los obstáculos más importantes es la posible falta de recursos para poder
financiar el proyecto y haciéndolo inviable para el cliente.

8. ¿Por qué considera que el lenguaje técnico en idioma inglés es necesario

para la comprensión de las actividades que se abordan en procesos de
diseño y desarrollo de sistemas de información?
RTA: Consideramos que el idioma inglés es vital para el proceso de desarrollo
porque la gran mayoría de lenguajes de programación están desarrollados en
este idioma, además la mayoría de la información sobre software se encuentra
en inglés, información de la cual podemos extraer ideas para proponer y
generar diseños para el sistema de información a desarrollar. Además, es
conocida la importancia que tiene este idioma para el ámbito laboral del mundo
actual.

9. ¿De qué forma la formación que recibe en el SENA le puede aportar

elementos fundamentales para interactuar en contextos productivos y
construir su proyecto de vida acorde con sus aspiraciones y
motivaciones?
RTA: Aportes de la formación de cada uno de los integrantes

Yeisson Ortiz:
Considero que la formación brindada por el SENA al estar enfocada en el
mundo laboral nos permite adquirir conocimientos y competencias necesarias
para adentrarnos en el mundo laboral y así lograr realizar una buena función
dentro del mundo productivo.

Maria Juliana Gonzalez Tapias: me brinda unas competencias que serán

fundamentales en mi proyecto de vida, en el momento de empezar la vida
laboral tengo que tener los conocimientos necesarios para destacar y llevar un
buen trabajo en el área que me estoy especializando

Miguel Angel Guevara Rodriguez:

La formación que recibo en el SENA me aporta unos elementos fundamentales
a través del curso que estamos desarrollando al adquirir unos conocimientos,
aptitudes y capacidades al momento de ingresar en el mundo laboral en alguna
organización o al crear mi propia idea de negocio y poder tener un buen
desempeño en las actividades que se nos presenten dentro de las empresas.

Sebastian Fierro Cubillos:

La formación que recibo del sena me permite construir y dar pie a nuevas ideas,
para de esta manera desarrollar aptitudes y competencias que me garanticen el
éxito dentro de una determinada área o actividad. Además me brinda la
oportunidad de enfocar mis conocimientos y emprender hacia nuevos
senderos.

Ivan Edilson Arevalo Salinas:

Me permite construir de manera personal y laboral para poner mis
conocimientos necesarios y útiles para enfrentar en el futuro.

Angela Ruiz:
El SENA nos brinda los conocimientos, las bases para desarrollar nuestro
trabajo cuando ya nos encontremos en el mundo laboral y así poder
desempeñarnos correctamente.
 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1.

“DIAGNOSTICAR MEDIANTE LA RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE

INFORMACIÓN EL ESTADO ACTUAL DE UNA ORGANIZACIÓN, TENIENDO EN
CUENTA SU MAPA DE PROCESOS PARA IDENTIFICAR LAS NECESIDADES
DEL CLIENTE”.

A continuación, se describen las actividades a realizar y las evidencias asociadas

que el aprendiz debe entregar.

Identificar el problema o necesidad de sistemas de información.

Con el fin de obtener la necesidad o problema a solucionar como proyecto de

sistemas de información, se debe elaborar y aplicar dos instrumentos (entrevista y
encuestas) con base a las técnicas de recolección de datos apropiadas, para
generar la identificación de la necesidad o problema a solucionar en el curso. Para
ello se debe identificar en una empresa una necesidad y con ayuda del tutor virtual
aplicar correctamente las técnicas de recolección de datos, y sus resultados se
deben analizar obteniendo así la situación problema y la idea de solución a través
de un sistema de información.

1. Identificar el ámbito empresarial:

ÁMBITO EMPRESARIAL DE LA EMPRESA

Empresa: Unikasas Ltda

Gerente: Nelson Fierro

Ubicación: Calle 22 (sector balmoral)

Dominio del problema: La empresa requiere un software de ventas la cual permita

a las personas interesadas en los productos ofrecidos por la empresa visualizar el
gran catálogo de productos y recientes construcciones realizadas, también la
empresa busca que el software permita a las personas contactarse mediante los
medios de comunicación encontrados en el sistema de información.

Contexto:
Organizacional: La empresa cuenta con una estructura organizacional funcional
en la cual el cliente destacó 4 áreas como las de mayor relevancia para la
empresa.
Operacional: Dentro del contexto operacional de la empresa se encuentran las
siguientes áreas: ventas, marketing, administración y producción.

Orden del dia de la primera reunión:

1. Saludo.
Solicitud de autorización para la grabación de la entrevista.
 2. Presentación del equipo desarrollador del proyecto y los clientes interesados
en el sistema de información
3. Inicio de la entrevista siguiendo las pautas del cuestionario realizado y
enviado previamente al cliente.
4. Socialización de conclusiones extraídas de la entrevista.
5. Compromisos
6. Despedida.
Fecha de la reunión: 28/04/21 a las 3 PM.

Objetivo de la primera reunión: Realizar una presentación formal de las partes

que van a involucrarse en el proyecto y así contextualizarse y obtener información
para proceder a la identificación de la necesidad que tiene nuestro cliente dentro
de su organización.

Personas con las cuales queremos mantener contacto constante (Ejemplo: Jefe de
ventas):

Presentación del equipo de trabajo

Recolectar información más detallada de la organización

2. Diseñar Instrumentos:

Cuestionario Entrevista #1

FORMATO Código FRI-C-001

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN Versión 01

CUESTIONARIO
Fecha 28/04/2021

Nombre de la empresa UNIKASAS LTDA

 Formato de Escrita Audio Virtual x Video
la entrevista

Entrevistado Sebastian Fierro Tel 3134632261

r

Entrevistado Nelson Fierro Tel 3214067600

Duración 30 minutos Fecha 28/04/2021 Hora 15:00 hs

Área de la aplicación Área administrativa de la empresa Unikasas ltda.

Nombre del Desarrollo e implantación de un sistema de ventas dirigido a la

proyecto empresa Unikasas LTDA del municipio de Fusagasugá

Tema Identificación de necesidades de información de la empresa Unikasas

Ltda.

Objetivo Conocer las necesidades de la organización mediante la información

proporcionada por el cliente y el personal involucrado en las áreas de
la empresa.

Permiso para grabación de la entrevista Sí x No

Bloque de preguntas

1. ¿Qué es Unikasas?

Inicialmente Unikasas es una empresa destinada a la fabricación de materiales y

venta de material esencial para ensamblar casas prefabricadas, brindándole al
cliente casa en prefabricado y en bloquelon de distintas clases como cabañas,
casas de uno o dos pisos, chalets. Se maneja una gran gama de productos.

2. ¿Cómo nació la empresa?

La empresa comenzó inicialmente yo vinculandome desde abajo, aprendiendo del

arte y visualizandome como en un futuro como empresario, pudiendo brindar a la
gente el conocimiento y que se vinculen a trabajar con uno, eso seria lo principal
para emprender poco a poco.

3. ¿A qué sector económico pertenece la actividad económica de la empresa?

Al sector de la construcción.

4. ¿Cuánto tiempo lleva la empresa en el mercado?

La empresa está consolidada y constituida hace 12 años.

5. ¿Cuál es la misión de la empresa?

La misión y visión de la empresa es fabricar, comercializar e instalar materiales,

principalmente cada dia y cada proyecto que uno entregue tratar de dar lo mejor de
sí, que los clientes queden satisfechos con el producto que uno les entrega tanto
de parte de uno como de parte del cliente, la gente ya lo comienza a recomendar y
darse uno más a conocer en el mercado.

6. ¿Cuál es la visión de la empresa?

La misión y visión de la empresa es fabricar, comercializar e instalar materiales,

principalmente cada dia y cada proyecto que uno entregue tratar de dar lo mejor de
sí, que los clientes queden satisfechos con el producto que uno les entrega tanto
de parte de uno como de parte del cliente, la gente ya lo comienza a recomendar y
darse uno más a conocer en el mercado.

7. ¿Cuáles son los objetivos principales de la empresa?

Principalmente todo depende del comienzo de un cliente adquiere con uno el

producto y eso también depende muchas más cosas, pero todo comienza desde
que el cliente se dirige a donde está uno y verifica las instalaciones y la legalidad
de la organización.

Darse uno a conocer tanto en el mercado de manera personal o en las redes

sociales.

Ser un referente dentro del sector de la construcción.

8.¿Cuáles son los productos y/o servicios que ofrece la empresa?

Materiales como principalmente manejamos dos líneas: la línea de prefabricado y

la línea de bloquelon, si hablamos de prefabricado normal se ofrece plaqueta, la
teja en fibrocemento, los perfiles que son galvanizados, la ornamentación tipo
aluminio, ya si hablamos de bloquelon, el bloquelon que normalmente se conoce,
va compuesto con los perfiles un poco más grande, pero entonces son dos gamas
distintas, las de prefabricado una y la de bloquelon otra.
9. Describa el proceso mediante el cual se crea(n) lo(s) producto(s) y/o
servicio(s) ofrecido(s) por la empresa. (Pasos)

Inicialmente la compra de la materia prima para hacer el proceso de transformación

de la materia prima y en caso de la línea de bloquelon se compran las unidades
para su almacenamiento y sacar sus derivados como por ejemplo un aula, una
casa de un piso de dos pisos para una futura venta. Inicialmente con los materiales
con que se fabrica la plaqueta es arena de rio, gravilla y cemento y en la
ornamentación se maneja un 80% de la industria de metaleria como malla
electrosoldada, pasamanos y tubos estructurales.

Proveedores

10. ¿Qué tipo de estructura organizacional tiene implementada la empresa?

● Estructura funcional
● Estructura por procesos

11. Dependiendo de la estructura organizacional seleccionada nombre las

áreas funcionales o procesos de su organización.

Las principales ventas y marketing. Administración como segunda opción.

12. ¿Actualmente la empresa tiene documentadas las funciones de las áreas

o caracterizados sus procesos?

No, por el momento no las detallamos muy bien, porque solo es por áreas,
principalmente al ingreso es la oficina, luego es el área de fundición y el área de
ornamentación.

13. ¿Cuántos empleados conforman la empresa?

Actualmente hay 20 empleados directos.

14. ¿Actualmente la gestión y administración de la información es llevada de

forma manual o digital? Teniendo en cuenta su respuesta explique cómo
realiza dicha gestión.

Ahorita todo se está realizando de manera manual, como documentos, planos,

facturas, todo de manera presencial por decir así.
¿Cuanto termina su proceso ustedes lo archivan? Un ejemplo para explicarles,
por decir que un cliente llega y dice que quiere adquirir una casa, eso es un
proceso, una casa es una operación, ¿que implica eso? implica que el cliente
primero vaya y conozca las instalaciones, segundo, uno de empresario le genera
un plan al cliente, tercero, reconocimiento del terreno donde se va a instalar la casa
y cuarto es la culminación del contrato, obviamente todo eso va archivado para
comprobar que todo fue como se acordó de ambas partes.

15. ¿En qué medio físicos o digitales es almacenada la información generada

en la empresa?

Archivadores físicos

16. ¿Cómo realiza la consulta o recuperación de la información de la

empresa, cuando se requiere generar un reporte de la misma?

Medios físicos se manejan en esa cuestión, también hay otra opción que es como
todo almacenarlo en una memoria y tenerla almacenada para reclamos que puedan
surgir a futuro para tener todo comprobado y archivado.

17. ¿Qué problemas presenta la empresa por la falta de sistematización de la

información?

Pérdida de los documentos o daños de los mismos.

18. Teniendo en cuenta las respuestas anteriores, ¿Cuál es la necesidad de

información que le gustaría sistematizar en la empresa?

Un software de ventas, en el cual un cliente pueda acceder de manera directa,

obviamente personas principalmente que estén interesadas en adquirir el producto,
principalmente enseñándole las variedades que uno maneja, modelos recientes
que se hayan instalados, poniendo la ubicación donde lo puedo encontrar a uno,
numero de telefono y demas.

Software personalizado según las necesidades del cliente.

19. ¿Qué áreas funcionales o procesos de la empresa estarían involucradas

en el desarrollo de la solución de la necesidad que se pretende satisfacer?

Principalmente área de ventas y área de administración.

20. ¿Qué miembros de la organización participarán en el desarrollo de la
solución aportando documentación y describiendo requerimientos?
(Ejemplo: Líderes de área o proceso)
Inicialmente la parte de gerencia la cual está al mando del señor Nelson Fierro y la
secretaría de la empresa.

21. ¿Existen interesados externos que aporten de manera directa o indirecta

requerimientos a la solución que se pretende sistematizar? (Ejemplo:
Entidades gubernamentales, legislación nacional, normatividad vigente)
No

22. ¿La empresa se compromete a facilitar formatos, documentos e

información específica y esencial para el desarrollo del sistema de
información?

Si

No

23. ¿Quién o quiénes serían los miembros de la organización designados

para autorizar requerimientos y documentos en nombre de la empresa?

Principalmente los integrantes del área de gerencia, la segunda persona es la

secretaría en caso de que el gerente no se encuentre presente en la planta.

24. ¿Cuales son las expectativas de la empresa respecto al sistema de

información a desarrollar?

Un sistema eficiente para el cliente y para la empresa que permita brindarle calidad
y buena atención a los usuarios.

25. ¿Desearía que la solución a implementar esté orientada a la web o

escritorio?

Escritorio

Observaciones:
La entrevista fluyó según lo previsto, la información por el cliente fue clara aunque
aún hay mucha información adicional por especificar.

Encontramos poca claridad en la misión y visión de la empresa, esta información la

podemos ampliar con un documento informativo de la empresa que nos fue
entregado días atrás.

Los objetivos principales de la empresa no parecen estar muy claros, aunque el Sr.
Nelson Fierro especifica que la empresa busca ser referente en el mercado y
satisfacer las necesidades de los clientes de la mejor manera posible.

3. Ejecutar las entrevistas:

● Se realizó la primera entrevista al gerente de la empresa Unikasas el señor
Nelson Fierro

https://drive.google.com/file/d/1fjGwkzF02ab4oatLX9ztc_I9SsWFl9NY/view?
usp=sharing

4. Describir la situación problema e identificarlo:

Según lo descrito por el cliente, la empresa requiere un software de ventas el cual
permita a las personas interesadas en los productos ofrecidos por la empresa
visualizar el gran catálogo de productos y recientes construcciones realizadas,
también la empresa busca que el software permita a las personas contactarse
mediante los medios de comunicación encontrados en el sistema de información y
que los clientes puedan realizar su respectiva cotización.

5. Plantear una solución desde el punto de vista de sistemas de información:

Planteamiento de la solución: Se desarrollara un sistema ágil y eficaz con el cual
se responderá a las solicitudes de cada uno de los clientes de manera eficiente, se
contará con una copia de seguridad o backup para respaldar dicha información en
caso de que se llegue a requerir, evitando de esta manera posibles inconvenientes
como daño en el archivo o pérdida del mismo.
El software estará enfocado a la web para que el cliente ubicado en cualquier lugar
del país pueda visualizar y analizar los productos ofrecidos por Unikasas, el
sistema de información contará con todo el catálogo de productos de la empresa,
además, se mostrarán los medios para contactarse con la empresa en caso de
estar interesado en los productos.
6. Validar la solución o idea: con el problema obtenido del análisis anterior y la
idea de solución se debe elaborar un cuestionario para validar si esa idea es
necesaria y se ajusta a la solución del problema. Diseñara este instrumento con la
asesoría del instructor antes de la aplicación del cuestionario a través de la
encuesta definiendo lo que se quiere medir. Un ejemplo de pregunta en la encuesta
sería: “Usted cree que la idea propuesta puede solucionar el problema…”. Esta se
puede realizar a través de herramientas TIC o en forma física a una muestra de la
población. si la empresa es pequeña se aplicará a toda la empresa. Si la empresa
es mediana o grande a una población aplicando lo aprendido en la técnica de
encuestas y muestreo.

7. Tabular la información: con las encuestas realizadas deberá cuantificar los

resultados a través del proceso de tabulación y generar un informe de validación de
la idea donde se podrá analizar qué se debe mejorar de la idea o si por el contrario
la idea propuesta está alineada con la situación problema.