Proyecto de Mejora ServiExpress

BESSY MARISOL RÁPALO CRUZ.

20182001872.

ENRIQUE JOSAFAT MEMBREÑO CÁCERES.

20172000643.

MARVIN ALEXANDER CRUZ ALVAREZ

20212000062

ABRIL 2023.

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE HONDURAS DEL VALLE DE SULA.

UNAH – VS.

TEORIA DE SISTEMAS.

0800
 INTRODUCCION

Bienvenido al anteproyecto del sistema ERP a desarrollar para ServiExpress. Este proyecto tiene

como objetivo desarrollar una plataforma en línea para la gestión de todos los procesos

administrativos y operativos de la empresa en cuestión. El sistema web se diseñará para

proporcionar a los usuarios una interfaz intuitiva y fácil de usar para la realización de tareas y

actividades específicas.

El sistema estará basado en tecnologías modernas y estará disponible desde cualquier lugar con

conexión a internet, dado que es un sistema web. La plataforma ofrecerá una amplia gama de

herramientas para la gestión de información, recursos y procesos, incluyendo la creación y

administración de cuentas de usuarios, almacenamiento de documentos y archivos, seguimiento de

tareas y actividades, entre otros.

Este documento incluye desde los objetivos del sistema, documenta todo el estudio preliminar, los

procesos y funcionalidades del sistema a desarrollar.

 OBJETIVOS DEL SISTEMA

Objetivo General:
Desarrollar una propuesta de un sistema informático para la empresa ServiExpress
que ayude a la automatización de las tareas administrativas diarias y que de soporte
al control de los envíos de paquetes.

Objetivos Específicos:

 Recopilación de información para determinar los requerimientos humanos y

los requerimientos de información que necesite el sistema a desarrollar.
 Definir el alcance del sistema, las funciones y limites que tendrá el sistema.
1.
 ALCANCE DEL PROYECTO

Al automatizar el sistema de la empresa ServiExpress tenemos como enfoque

principal el proporcionar un sistema web que ayude a los usuarios a tener
accesibilidad de los envíos y las entregas de paquetería. Se desarrollará un sistema
automatizado por el cual el usuario verá en cuanto tiempo llegaría su paquete, ver
en tiempo real la ruta de su paquete y además de opciones como: pagos en línea y
envíos a domicilio.

El sistema integrará un módulo de contabilidad que permitirá, desde el registro de

las operaciones diarias, el realizar diversos pagos varios, hasta el cierre contable
(mensual, anual).

En el módulo de aduanas generará reportes de acumulados, así como recibirá

información de importaciones del embarcador y de envíos de la naviera. Y permitirá
reportes internos al módulo de logística.

El módulo de logística proporcionaría un control de inventarios, al recibir el reporte

de paquetes liberados este crearía un horario de orden de paquetes con las rutas de
envíos.

El módulo de gerente general recibirá las propuestas de presupuestos de los

distintos módulos del sistema, así como la incorporación de personal, en lo cual el
sistema servirá de soporte para aprobarlas o rechazarlas. Recibirá informes de
desempeño de departamentos y el flujo del dinero para un mayor manejo y control.

El módulo de proveedores permitirá comunicación directa con sus principales

proveedores, ayudará en la documentación desde la elaboración de cotizaciones,
órdenes de compra, facturas y reportes.

El módulo de servicio al cliente brindará la información solicitada al usuario, brindará

apoyo de soporte técnico.
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Planteamiento:
ServiExpress se plantea la idea de automatizar todos los procesos administrativos
de la empresa, la automatización incluirá los siguientes departamentos: Ventas,
Contabilidad, Gerencia General y Recursos Humanos, de igual manera contará con
funciones para ayudar a la gestión con los proveedores y el manejo de los clientes.

Requerimientos:

 Que sea un sistema que sea seguro y fácil de usar.

 Un sistema que sea web.
 Un sistema que permita un pago móvil.
 Que permita la retroalimentación de los clientes y empleados.
 La página web debe estar en inglés y español.

Restricciones:

 El presupuesto excederse de $ 50,000.

Flujos que se cambiaron para agregar los de cliente que no cabían:

Flujo del sistema a gerente general: propuesta de presupuesto.

Flujo de gerente general al sistema: aprobación o rechazo de propuesta de

presupuesto.

Flujo de proveedor al sistema: factura de pedido solicitado.

Flujo de sistema a proveedor: resolución de reclamos.

Flujo del sistema a proveedor: orden de compra.

Flujo del sistema a proveedor: información de pago.

Flujo de proveedor al sistema: confirmación de pedido.

Flujo de proveedor al sistema: información de devoluciones.

Flujo faltante:

Flujo de contabilidad al sistema: propuesta de presupuesto.

DISEÑO DE LA BASE DE DATOS
 METODOS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN1

Servicio al cliente:
Método: entrevista.

1) ¿Qué tipo de información reciben el personal de servicio al cliente de los

clientes de manera semanal?

3) ¿Cuáles son los principales canales de comunicación que utilizan los clientes
para contactar con el servicio al cliente (por ejemplo, correo electrónico, chat en
vivo, teléfono, redes sociales)?

4) ¿Qué proceso o tarea es repetitivo y puede automatizarse para mejorar la

eficiencia del servicio al cliente?

5) ¿Qué características le gustaría ver en el nuevo sistema?

6) ¿Hay alguna característica o funcionalidad que los clientes le han comentado

que desean ver en el sistema de servicio al cliente que actualmente no existe?

7) ¿Cómo se miden actualmente los indicadores de rendimiento del servicio al

cliente (por ejemplo, tiempos de respuesta, satisfacción del cliente)?

8) ¿Qué informes genera el departamento? ¿Con que frecuencia?

9) ¿Hay algún requisito específico sobre la forma en que se desarrollan los

informes o el análisis de datos?

10) ¿Servicio al cliente con que otros departamentos tiene mayor interacción?

1
Se utiliza la estructura tipo diamante, dado que es ordenarlas según otra estructura, pierden secuencia las preguntas
Recursos humanos:
Método: entrevista.

1) ¿Puede hablarme acerca de las tareas que realiza el personal de recursos

humanos?

2) ¿Podría describirme el proceso de selección que sigue la empresa para

contratar a nuevos empleados?

3) ¿Podría explicarme cómo funciona el proceso de elaboración y gestión de

nómina?

4) ¿Qué métricas utilizan para evaluar el desempeño del personal?

5) ¿Puede describir de qué forma se realiza las capacitaciones?

6) ¿Con que departamento hay más intercambio de información?

7) ¿Qué tipos de informes realiza el departamento y con qué frecuencia?

Contabilidad:
Método: entrevista.

1) ¿Cómo se lleva a cabo el proceso de facturación para los clientes?

2) ¿Cuáles son los tipos de impuestos que se aplican a las facturas de

paquetería y cómo se manejan?

3) ¿Cómo se registran los gastos de envío, tales como los costos de envío y los
costos de los materiales de embalaje?

4) ¿Qué cálculos y procesos que le gustaría automatizar con el sistema?

5) ¿Qué información de los pagos de los clientes es importante almacenar?

6) ¿Qué formas de pago aceptan?

7) ¿Cómo se lleva a cabo el registro de las nóminas?

8) ¿Cómo manejan los problemas en las facturas o pagos de los clientes?

11) ¿Cómo se registran y manejan los reembolsos de los clientes?

12) ¿Qué informes financieros son los más importantes para la empresa y cómo
se generan estos informes?
Departamento de aduanas:
Método: entrevista.

1) ¿Qué información requiere antes de hacer el proceso de importación?

2) ¿Cuáles son las características claves que se debe tener en cuenta para que
el módulo de aduanas funcione correctamente y cumpla con las necesidades del
departamento?

3) ¿Cuáles son los tipos de impuestos y tarifas que se aplican a las

importaciones y cómo se manejan?

4) ¿Qué posibles riesgos se pueden evitar o manejar a través de un sistema

automatizado?

5) ¿Cómo se manejan las retenciones y los rechazos de las importaciones por

parte de aduana?

6) ¿Con que departamento hay más intercambio de información?

7) ¿Qué información reciben del departamento de contabilidad?

8) ¿Cómo se realizan las verificaciones de cumplimiento de la documentación

aduanera?

9) ¿Cómo se manejan las comunicaciones y los acuerdos con los proveedores

de transporte y los agentes de carga?

10) ¿Cómo se asegura la confidencialidad de los datos y la información de los

clientes y de sus importaciones?
Departamento logístico:
Método: entrevista.

1. ¿Cuáles son los tipos servicios de paquetería que ofrecen a los clientes y
cómo se coordina el envío de esos paquetes?
2. ¿Qué información es fundamental para la gestión del envío de paquetes y
cómo se recopila actualmente?
3. ¿Qué características debería tener el nuevo módulo de logística para facilitar
el proceso de envío de paquetes?
4. ¿Qué información deben estar disponibles en todo momento, para el personal
de logística y cómo se accede a ella actualmente?
5. ¿Cómo se realiza el seguimiento del envío de paquetes y cómo se informa a
los clientes sobre el estado de su envío?
6. ¿Qué herramientas o sistemas de información utilizan actualmente para la
gestión de la logística?
7. ¿Cómo le gustaría que el módulo de logística contribuyera a mejorar la
eficiencia y calidad de los servicios de la empresa?
8. ¿La empresa de paquetería cuenta con un sistema de seguimiento de
paquetes?
Gerente general:
Método: Entrevista

1. ¿Cuáles son los principales objetivos que la empresa busca alcanzar al tener
todas las tareas administrativas automatizadas?

2. ¿Cuáles son las áreas de la empresa que se verán más impactadas por el
nuevo sistema?

3. ¿Qué informes del departamento de contabilidad necesita recibir?

4. ¿Qué informes del departamento de recursos humanos necesita recibir?

5. ¿Considera útil un sistema que le ayude en la toma de decisiones?

6. ¿Se requerirá la integración del módulo de gerencia general con otros

sistemas de la empresa?

7. ¿El módulo de gerencia general debería de integrarse con otros

departamentos?

8. ¿A quiénes más del personal a su cargo deberíamos de entrevistar?

Clientes:
Método: Cuestionario

https://forms.gle/YHuWYMF7rm2khsnL6
Enlace del cuestionario que se aplica a los clientes.
Proveedores:
Método: Cuestionario

https://forms.gle/26peYKZmsRG6cziy62
Enlace del cuestionario que se aplica a los proveedores.

2
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PLANEACION DEL PROYECTO
 REQUERIMIENTOS OPERATIVOS Y DE EJECUCIÓN DEL
PROYECTO

Personal requerido:

- Dos analistas de sistema

- Tres programadores (back-end, front-end, Diseñador gráfico UI y UX)

Arquitectura y Hardware:

El sistema será desarrollado, será web haciendo uso de las siguientes tecnologías,
HTML, Vue.JS y Bootstrap. La base de datos será de suscripción, Servicio de Bases
de Datos Relaciones de Amazon (RDS). Ya que es una base de datos
administrable, y el precio es anual es inferior al precio de una licencia de Oracle
perpetua, posee un mayor soporte técnico, es más flexible y escalable.

El hardware que se utilizará, será:

- Equipo de redes, (router, switch).

- Laptops y computadoras de escritorio para ingresar al sistema.
- Impresoras láser, para la impresión de guías de envíos.
- El servidor será alquilado.
- El manejador de base de datos RDS Oracle, será alquilado.

Además de la compra del dominio de la página web.

 ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO

Estimación del presupuesto.

items Cantidad Rubro Precio unitario Total

1 2 Salario de Analista HNL 250,000.00 HNL 500,000.00

2 3 Salario de programadores HNL 180,000.00 HNL 540,000.00
4 1 Compra de dominio web anual HNL 4,000.00 HNL 4,000.00
5 1 Alquiler anual de servidor EC2 HNL 15,000.00 HNL 15,000.00
6 1 Alquiler anual de Base de datos administrable RDS HNL 2,000.00 HNL 2,000.00
7 1 Router AR2200 HNL 5,000.00 HNL 5,000.00
8 Gastos de papelería HNL 3,000.00 HNL 3,000.00
9 Gastos extras HNL 2,000.00 HNL 2,000.00
10

Total del presupuesto HNL 1,071,000.00

 FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA

El sistema integrará un módulo de contabilidad que permitirá, desde el registro de

las operaciones diarias, el realizar diversos pagos varios, hasta el cierre contable
(mensual, anual). Se integra con el departamento de RRHH para hacer efectivo el
pago de las nóminas, entre otros. Así mismo servicio al cliente generará el reporte
correspondiente y abrirá un registro de dicha consulta.

En el módulo de aduanas generará reportes de acumulados, así como recibirá

información de importaciones del embarcador y de envíos de la naviera. Y permitirá
reportes internos al módulo de logística. Esta integrado con el departamento de
contabilidad para la realización de los pagos de derechos aduaneros y demás
impuestos especiales de las cargas a importar.

El modulo de recursos humanos, permite realizar las nominas de pago, llevar el

control de entradas y salidas, el calculo de prestaciones. Además de una
dashboard, para ver el desempeño de los empleados, de asistencia de empleados,
con indicadores de reclutamiento, y herramientas para la gestión de habilidades y
talentos.

El módulo de logística proporcionaría un control de inventarios, al recibir el reporte

de paquetes liberados este crearía un horario de orden de paquetes con las rutas de
envíos. Para ello se utiliza una guía única para cada paquete, en donde se incluyen
todos los datos del destinatario, está guía permite al cliente hacer el seguimiento de
su paquete.

El módulo de gerente general recibirá las propuestas de presupuestos de los

distintos módulos del sistema, así como la incorporación de personal, en lo cual el
sistema servirá de soporte para aprobarlas o rechazarlas. Recibirá informes de
desempeño de departamentos e informes financieros para un mayor manejo y
control.
El módulo de proveedores permitirá comunicación directa con sus principales
proveedores, ayudará en la documentación desde la elaboración de cotizaciones,
órdenes de compra, facturas y reportes. Además de dar la opción de reclamos a los
proveedores.

El módulo de servicio al cliente brindará la información solicitada al usuario, brindará

apoyo de soporte técnico. El usuario podrá comunicarse por medio de llamadas,
correos electrónicos, mensajes instantáneos con servicio al cliente, por cualquier
duda o reclamo que pueda tener.

El sistema permitirá la personalización de la interfaz de usuario y de las

funcionalidades para adaptarse a las necesidades individuales de los usuarios.
 CONCLUSIONES

En conclusión, después de haber analizado detalladamente los procesos de la

empresa y los establecer los requerimientos necesarios, recomendamos que la
empresa ServiExpress apruebe el proyecto aquí propuesto de desarrollo del sistema
ERP propuesto. Creemos firmemente que este proyecto será una inversión valiosa
para la empresa, ya que permitirá integrar y optimizar los procesos de manera más
eficiente y efectiva, y mejorar la toma de decisiones.

Además, la implementación del sistema ERP también permitirá una mayor

centralización y gestión de la información, lo que mejorará la colaboración y la
comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa. Por lo tanto,
esperamos que la empresa considere seriamente nuestra recomendación, para
poder avanzar con la siguiente etapa de desarrollo.
ANEXOS